Reuniones y Conferencias

Transcripción

1 Company LOGO Reuniones y Conferencias Profa. Migdalia Valentín Ortiz

2 Dentro de una organización la mayoría de las decisiones se hacen durante o como resultado de la reunión de negocios. Las reuniones de negocios pueden ser informales, de dos o más empleados de la compañía o la misma puede ser estructurada con muchos participantes y una agenda estructurada. El Asistente Administrativo de un ejecutivo puede estar envuelta en la planificación de una reunión, desde la etapa inicial de la planificación de la reunión hasta el seguimiento. Así que juega un papel importante para que una reunión sea efectiva. Las reuniones de negocios son planificadas por varias razones: intercambiar información, resolver problemas complejos del negocio y la oportunidad de conocerse entre sí.

3 Reuniones informales Son llevadas a cabo en los predios de la compañía. Los participantes son empleados y/o visitantes de la compañía. No envuelven arreglos complicados. Pueden ser avisadas o sin aviso previo.

4 Reuniones Informales Si un ejecutivo solicita una reunión no programada, la Asistente Administrativa debe determinar: hora y fecha Notificar a los participantes

5 Reuniones Informales Para una reunión informal programada las responsabilidades de la Asistente Administrativa incluye: Preparar una convocatoria para los participantes. Preparar el lugar donde se va a llevar a cabo la reunión. Preparar un resumen de la reunión para distribuirlo entre los participantes.

6 Tipos de Reuniones Informales Formales Vía Telefónica Por computadora Circuito cerrado por televisión

7 Deberes del Asistente Administrativo Si la reunión se lleva a cabo en la oficina del ejecutivo, el Asistente Administrativo debe asegurarse de: Salón en orden Suficientes sillas disponibles Material organizado Tomar nota

8 Reuniones Multinacionales Reunión en la que algunos de los participantes no hablan inglés o que el inglés sea su segundo idioma. Estas reuniones en su mayoría son reuniones formales, que requieren planificación y la preparación de una agenda.

9 Reuniones Multinacionales Es importante que la agenda sea enviada a los que asistirán a la reunión con anticipación. Conseguir a un intérprete Asistir en la preparación de los visuales. Preparar el material a distribuirse. Si se produce una minuta debe usar una grabadora.

10 Reuniones Formales Para una reunión formal la Asistente Administrativa es la encargada de: Coordinar la fecha y hora de la reunión. Seleccionar y reservar el lugar. Enviar una convocatoria. Preparar una agenda. Organizar el material a entregarse. Buscar cualquier equipo a utilizarse. Grabar la reunión. Preparar una minuta y distribuirla.

11 Reservación Salón de Reuniones Si la reunión se va a llevar a cabo en un salón de Conferencias la Asistente Administrativo deberá verificar si existe uno disponible. Si la reunión se va a llevar a cabo en un hotel el Asistente Administrativo debe reservar un salón adecuado con privacidad y de fácil acceso para personas con impedimentos.

12 Reservación Salón de Reuniones Cuando el Asistente Administrativo tenga separado el salón donde se va a celebrar la reunión debe estar informada de: Forma de acomodar las sillas y mesas. Número de invitados. Número de almuerzos a servir. Hora del almuerzo Tener a mano lista del personal contacto del hotel.

13 Reservación Salón de Reuniones Si se utilizan salones de conferencia electrónico, estos salones están equipados con computadoras personales con programas conectados a una red. Los participantes se comunican por computadora y algunos comentarios se pueden ver proyectados en una pantalla al final del salón.

14 Solicitud Equipo Especial El solicitar equipo necesario para el uso durante una conferencia es deber de una Asistente Administrativo. gráficas caballetes pizarras especiales proyectores verticales proyectores diapositivas VCR computadora

15 Notificación de la Reunión La Asistente Administrativa es responsable de notificar a los participantes de la reunión; esto envuelve 4 pasos a seguir: Hacer anotaciones en la agenda Mantener lista de direcciones Preparar y enviar la notificación Dar seguimiento

16 Orden de la Conferencia o Reunión La Asistente Administrativa deberá preparar una agenda para seguir la secuencia o su orden en la reunión y hacer una minuta de la reunión. Es importante que la Asistente Administrativo conozca el propósito de la reunión. Modelo de orden de la agenda Llamada al orden Pase de lista Certificación de quorum Lectura de minuta anterior Anotación de la minuta

17 Modelo de Orden de la Agenda Informe de los oficiales Informe de los comités Informe de comités especiales Asuntos sin resolver Asuntos nuevos Citación a los comités Nominaciones y elecciones Fecha próxima reunión

18 Los Arreglos de última hora son deberes de la Asistente Administrativo. Deberá verificar lo siguiente: Aire acondicionado Mesas y sillas Si se va a grabar preparar unos labels con el nombre del que va a hablar. Tener las leyes de la organización Tener una lista de visitantes Tener los nombres de los que van a presentar los temas. Hacer arreglos para que no hayan interrupciones con teléfonos sonando. Si va a abandonar el área de la reunión, solicitar permiso al ejecutivo.

19 Grabación de la Reunión Si la Asistente Administrativo está a cargo de grabar la reunión, debe ir preparada con un registro de firmas, la agenda, el libro de minutas y cualquier otro material que se pueda necesitar: Debe estar familiarizada con los asuntos a discutirse. Deberá leer las minutas anteriores, la agenda, propuestas y otra información que se vaya a repartir a los miembros. Debe sentarse al lado del que preside. Reportará si hay quorum.

20 Grabación de la Reunión Presentará por escrito las mociones. Reportes o presentaciones complicadas se deben adjuntar a las minutas. Deberá anotar toda la información importante. Al leer la minuta no se debe leer la fecha, hora y lugar. Es importante leer quien llegó tarde y quien se fue temprano de la reunión anterior.

21 Grabación de la Reunión Si la Asistente Administrativa tiene que leer la minuta debe leerla en voz alta y clara. Luego de leer la minuta el presidente preguntará si hay que hacer correciones o añadir algo a la minuta y luego se pasará a su aprobación. Los cambios se deben escribir en tinta roja en la minuta y originales y entregar con los cambios en la siguiente reunión.

22 Grabación de la Reunión Algunas organizaciones crean comités temporeros para cotejar las minutas antes de que se lean. Otras reuniones distribuyen las minutas para revisión a todos los socios antes de las reuniones. En las notas que se hacen hay que escribir la moción como se presentó originalmente.

23 Grabación de la Reunión Al terminar los asuntos ese mismo día anunciar la fecha de la próxima reunión. Recopilará todos los documentos leidos y reportes del comité para que formen parte de las minutas. Verificar las dudas antes de abandonar la reunión.

24 Seguimiento de una Reunión Luego de terminar una reunión la Asistente Administrativo es responsable de darle seguimiento a las actividades tales como: Organizar la Sala de Conferencia Preparación de resoluciones Preparar cartas de agradecimiento Procesar documentos para el pago de honorarios y cuentas de gastos. Distribuir las minutas para la firma.

25 La Preparación de Resoluciones Puede ser por escrito Transcrita por la Asistente Administrativo. Firmarla Distribuirla Incorporarla a la minuta

26 Preparación de la Minuta La preparación de la minuta es la parte más importante de una reunión: Las minutas de una reunión son compactas y simples. Las minutas oficiales (formal) deben ser preparadas en orden de acontecimientos, detallada, expresión exacta de todas las mociones y resoluciones. Deben estar listas para firmar 5 días después de la reunión.

27 Preparación de la Minuta Acciones futuras en acuerdo Deben ser escritas en oraciones en tiempo pasado. Mantener un indice de las minutas realizadas en organización por temas con el año y número de la página de cada acción tomada.

28 La Asistente Administrativa como participante de una reunión Deberá informarse del material a discutirse durante la reunión. Llegar temprano Anotar cualquier pregunta que necesita aclarar. Organizar sus comentarios Examinar mentalmente como presentar una idea. No interrumpa No sea hostil Antes de presentar una idea debe de informar al ejecutivo.

29 Reuniones Corporativas y Minutas A las corporaciones se les requiere, por ley, mantener las minutas de accionistas y reuniones de directores. Los accionistas usualmente se reunen unas vez al año, pero las reuniones de directores son más frecuentes. Estas minutas son archivadas con extrema importacia legal. Estas minutas son guardadas por la Asistente Administrativo o una ejecutiva. Son guardadas en libros por separados. Los libros están protegidos de sustitución o eliminación de páginas.

30 Reuniones Corporativas y Minutas Las páginas están pre-enumeradas, firmadas y fechadas por la Asistente Administrativa de la Corporación. Las carpetas se encuentran con llaves protegidas de alteración o falsificación. Las correciones son escritas y las porciones incorrectas son descartadas en tinta. Los cambios son iniciadas en los margenes.

31 Conferencias y Convenciones Conferencia Es una discusión o consulta de algo importante, a menudo es una reunión formal. Convención Es una reunión anual de los delegados o socios de un grupo profesional, es una reunión formal.

32 Planificando Responsabilidades La planificación de una convención o conferencia requiere del esfuerzo de una Asistente Administrativa todo un año y es necesario encargarse de ciertos detalles. Localización de la reunión Pequeños salones de conferencias para discusión de grupos, cenar y funciones sociales. Reservación de habitaciones para el acomodo de participantes fuera de la ciudad a un precio especial. Estimado de la asistencia Preparar lista de futuros lugares paara la convención con especificaciones detalladas de las facilidades, número de cuartos, tamaño de salón de reuniones.

33 Salón de Conferenciantes Puede ser que se le solicite a la Asistente Administrativa hacer los contactos con futuros conferenciantes, se puede comunicar por carta o llamadas telefónicas. En el contacto inicial la Asistente Administrativo deberá discutir con el conferenciante: El día Localización Nombre de la Convención Asistencia que se espera en la sección de conferenciantes. Tema preferido Duración de la presentación Honorarios y gastos Equipo que necesita Arreglo del cuarto deseado Solicitar un bosquejo biografico

34 Publicidad y Registro La preparación del material de publicidad, incluyendo el programa y las instrucciones para registrarse, deben ser preparados por adelantado y enviadas a los participantes. La Asistente Administrativa puede ser responsable: Revisar los escritos Distribuir los materiales de publicidad Preparar los comunicados de prensa. Determinar el mejor medio de publicidad

35 Publicidad y Registro Colectar y depositar las cuotas de registros. Preparar paquetes de lápices, boligrafos, papel de notas, name tag, boletos para las comidas y literatura para la distribución en la convención. Realizar reservaciones en el hotel para los conferenciantes. Determinar el orden adecuado de donde las personas se van a sentar. Seguimiento si se incluyen exhibidores de equipo y/o técnicas de una profesión en especifica, al espacio de cada exhibidor asignado.

36 Responsabilidades durante la Conferencia La Asistente Administrativa tiene el reto de hacer su trabajo de una manera eficiente durante la conferencia, aunque la planificación haya sido la mejor siempre pueden ocurrir problemas. Aunque puede ser que la Asistente Administrativa no esté envuelta en el proceso de registro, debe revisar: Las mesas de registros que estén puestas. Los paquetes de obsequio y name tag estén ubicados en un área conveniente. Una computadora, impresora y otro equipo de oficina deben estar disponibles en la mesa de registro.

37 Responsabilidades durante la Conferencia Asegurarse que los micrófonos estén funcionando adecuadamente. Enviar taquillas de cortesía a la esposa (o) del conferenciante para la hora del almuerzo. Poner letreros en las diferentes secciones para dirigir el tráfico. Tener agua fría para los conferenciantes. Revisar el número de asientos en la plataforma. Revisar los manteles y poner place cards en las mesas de acuerdo al protocolo.

38 Resposabilidades durante la Conferencia Verificar que el equipo que requiere el confereciante este en el salón y que funcione adecuadamente. Asegurarse que hay una persona disponible para proyectar cuando el conferenciante vaya a ofrecer su presentación. Suficiente material para distribuirlo

39 Seguimiento a la Conferencia La Asistente Administrativa es responsable del seguimiento a lo relacionado con la conferencia y su confenciante. Coodinar la devolución del equipo utilizado. Las evaluaciones cumplimentadas de los procedimientos y facilidades enviarlas al comité. Los conferenciantes e invitados deberán ser asistidos en el check out. Enviar cartas de agradecimiento. Informes de gastos deben ser completados y procesadas. Hacer recomentaciones para otras conferencias.

40 Tele Conferencia La Tele Conferencia permite que dos o más personas en localizaciones geográficas diferentes se comuniquen electrónicamente. La Tele Conferencia es muy efectiva en reuniones informales, reuniones de ventas y secciones de adiestramiento. Beneficios: Reducción en tiempo de viajes Son más sencillas La toma de decisiones es más rápida Oportunidad de envolver personal no incluidos.

41 Audio Conferencia En la Audio Conferencia sólo se utiliza el sonido. Los speakerphones son generalmente usados por los conferenciantes en este tipo de reunión. Las llamadas de conferencias pueden ser hechas de varias maneras: Operadora llama a los participantes en una hora específica. Participantes llaman a una hora específica y son conectados a una conferencia por el operador de la reunión.

42 Audio Conferencia Responsabilidades de una Asistente Administrativa: Preparar y enviar una agenda y otra información antes de la reunión. Reservar un salón de conferencias. Determinar el servicio a utilizar. Establecer el orden de las personas cuando van a hablar. Transmitir gráficas a través del fax. Asegurarse que haya grabadora y/o micrófonos de ser necesario. Tomar minutas (notas) de la reunión.

43 Video Conferencia La Video Conferencia en adición a tener capacidad de audio, le provee al participante por tele video fotografía a los participantes de las diferentes localizaciones que se esta celebrando la conferencia. También es utilizado para: Entrevistar candidatos por Gerentes de Recursos Humanos. Diseñar y desarollar nuevos productos.

44 Video Conferencia La Asistente Administrativa a cargo de la Video Conferencia debe: Comunicarse con los participantes para acordar la hora. Arreglar el equipo y la operadora. Conseguir un salón de conferencias. Grabar y tomar notas.

45 Conferencia de Computadora Utilizando terminales de computadoras unidos tales como de grupo las reuniones se pueden llevar a cabo en un grupo de personas de varias localizaciones geográficas. Le provee al participante: Mensajes a los miembros del grupo en los terminales. Registros de las discusiones y documentos son guardados ( save ). No tienen que estar presentes a la misma hora y día. Pueden incluir gráficas, slides, transparencias, retratos y notas escritas.

46 Conferencia de Computadora Las responsabilidades del Asistente Administrativo son: Notificar al ejecutivo cuando los mensajes son recibidos. Obtener información adicional. Llamar a otros ejecutivos para ver su input antes de la conferencia Preparación de gráficas y otra documentación.

47 Estilos de Acomodar la Sala de Reuniones Estilo Sala de Juntas Las mesas se acomodan de forma rectangular u ovalada con sillas en ambos lados y cabeceras. Es sugerido para pequeñas discusiones.

48 Estilo Sala de Juntas con hueco

49 Estilo Lounge

50 Estilo Salón de Clases

51 GRACIAS POR SU ATENCION