Fecha: Octubre 6 de 2011 Hora inicio: 8:00 am Hora finalización: 10:00 am. Juan David Ortega

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1 Departamento Ingeniería de Procesos Proceso de Autoevaluación con fines de renovación de la Acreditación Acta No 20: Autoevaluación de las características (Factor 6) Fecha: Octubre 6 de 2011 Hora inicio: 8:00 am Hora finalización: 10:00 am Lugar: Eafit Llano Grande REUNIÓN CONVOCADA POR DOCENTES DE MEDIO TIEMPO Y TIEMPO COMPLETO DOCENTES CÁTEDRA EGRESADOS Departamento Juan David Ortega Paula Marcela Hernández Alex Armando Sáez Vega Valeska Villegas Escobar Jaime Alberto Escobar Sergio Urrego Luisa Fernanda Posada Uribe Carlos Arturo Correa Edison Gil Pavas Kevin Molina Tirado Diego Andrés Acosta Catalina Giraldo Estrada ESTUDIANTES Gustavo Uribe Henao María Catalina Rojas INVITADOS RELATOR Mónica Lucia Vargas Alex Sáez, Paula Marcela Hernández TEMAS DEL ORDEN DEL DÍA ACTIVIDADES REALIZADAS Y/O PROGRAMADAS 1. Presentación y calificación de la característica 34: sistemas de comunicación e información 2. Presentación y calificación de la característica 35: Dirección del programa 3. Presentación y calificación de la característica 36: Promoción del programa DESARROLLO DE LA SESION 1. Presentación y calificación de la característica 34: Sistemas de comunicación e información La Institución cuenta con una red de sistemas y mecanismos que facilitan la comunicación y el registro de información al interior de la Universidad y del Programa. La pagina web, que hace parte de esta red, es donde se informan las políticas, campañas y novedades más importantes de la comunidad universitaria, y tiene accesos (Links) a las diferentes dependencias de la Universidad y a toda la red de sistemas y Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 1

2 mecanismos de información ( Algunos de los sistemas de aplicaciones que permiten a los empleados y estudiantes acceder a su información académica o laboral actualizada son: Sistema de programación de materias (AYRE), Sistema de programación académica (SIPA), Registro de notas (ULISES), Sistema de registro de notas (SIRENA), Sistema de consulta de las hojas de vida y situación de los estudiantes (ZEUS), Seguimiento laboral (AUTOGESTIÓN), Planeación (PLATINO), Asignación docente (ZEUS), EAFIT Interactiva (que permite la comunicación de grupos y asignaturas, es decir comunicación docente - alumnos), Consulta de correo electrónico y notas a través de celulares, CRM (Sistema para la administración de la Relación con los clientes - MERCURIO). Adicionalmente, la Institución cuenta con un departamento de archivo y documentación (CAD) donde se guarda registro del flujo de información escrita en la Universidad. Para el personal contratado en la universidad, existe el sistema de correo electrónico interno, donde se intercambia información entre todos los integrantes de la comunidad, y la red interna denominada entrenos, que destaca las novedades y eventos de mayor relevancia institucional. Se cuenta con un canal interno de televisión vía web, donde se proyectan los eventos y conferencias de interés para la comunidad universitaria (en VIVO) y la emisora digital de la Universidad EAFIT (ACUSTICA). Semanalmente, los Jefes de departamento se reúnen con el Decano de la Escuela de Ingenierías, donde se desarrolla el flujo de información en la Escuela. Así mismo, dentro del programa de Ingeniería de Procesos, los Profesores se reúnen en un grupo primario con una frecuencia programada, donde se redacta un acta pública que queda como registro de las decisiones y conclusiones de dichos colectivos (anexo B 36). El Departamento cuenta con dos carteleras localizadas en el tercer piso del bloque 3, en donde se ubica información relevante para el programa y una cartelera en el bloque 13 donde se encuentran los laboratorios de Procesos. Los grupos de investigación del programa también cuentan con carteleras en donde ubican información de su interés. Además, el programa publica en la revista de Ingeniería de Procesos información relevante en todas las direcciones jerárquicas. La Universidad EAFIT cuenta con el Centro de Informática, que es una unidad de apoyo logístico y guía de los avances tecnológicos al interior de la Universidad. Un gran número de las aplicaciones informáticas comunes para la Institución han sido desarrolladas al interior de la Universidad, inclusive algunas de ellas son utilizadas actualmente por otras instituciones de educación superior. Dentro de las funciones del Centro de Informática se encuentra realizar la mejora, actualización, mantenimiento y adaptación de las diversas aplicaciones de modo que soporten las necesidades académicas y administrativas de la Universidad. Para conocer la apreciación de profesores, estudiantes y personal administrativo sobre la eficacia de los sistemas de información y de los mecanismos de comunicación horizontal y entre niveles jerárquicos, se realizaron talleres y encuestas con los siguientes resultados: A los docentes se les preguntó mediante taller (anexo B 1a) Qué apreciación tiene de la comunicación y la orientación académica existente entre los administradores del programa (decano, jefe de dep artamento y jefe de carrera) con los docentes?, a lo que respondieron La comunicación con el personal administrativo es abierta y cordial, no obstante, se dificulta el acceso a medida que aumenta el nivel jerárquico. Se recomienda que exista mayor acompañamiento en cuanto a la orientación académica para los profesores nuevos de cátedra o tiempo completo. Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 2

3 A los estudiantes se les preguntó mediante taller (anexo B 1b) Qué apreciación tiene de la comunicación y la orientación académica existente entre los administradores del programa (decano, jefe de departamento y jefe de carrera) y los estudiantes?, sus respuestas fueron: La comunicación con los Jefes y docentes es buena, acogen las opiniones de los estudiantes y están dispuestos a orientarlos cuando los buscan de buena manera. La comunicación y la orientación académica por parte de los administradores del programa han sido muy buenas ya que muestran gran disponibilidad para atender las inquietudes y necesidades de los estudiantes. Demuestran gran interés en el mejoramiento continuo del programa. No conocen al decano ni cuáles son sus funciones. Por ejemplo deberían presentarlo en la materia Introducción a la ingeniería de procesos. La comunicación con los Jefes es buena y eficiente. La comunicación en general es muy efectiva; se nota que los miembros de la carrera se esmeran por satisfacer las necesidades e inconformidades de los estudiantes. El grupo considera importante que les presenten al Decano, pues no lo conocen, los jefes de carrera y departamento siempre están atentos a los estudiantes, a demás se reúnen semanalmente con los docentes pero no informan lo suficiente para conocer cómo va la carrera. Se reconoce la buena actitud a la hora de informar a los estudiantes por medio de correo, lo que está sucediendo en la Universidad, sin embargo no todos los estudiantes cuentan con la facilidad para revisar estos medios y hace falta un acompañamiento más verbal al estudiantado. Se recomienda establecer un mecanismo para que los directivos del programa (Decano de escuela) tenga mayor comunicación con los estudiantes. Al personal administrativo se le preguntó mediante encuesta (anexo B 2c) si los sistemas de información disponibles para el uso de la comunidad universitaria (EAFIT Interactiva, Ulises, EntreNos, etc.) constituyen mecanismos eficaces de comunicación dentro del programa de Ingeniería de Procesos, sus respuestas fueron: Adicionalmente, se les preguntó si existe una transmisión eficaz y oportuna de la información que se genera en el programa de Ingeniería de Procesos a través de los directivos, profesores y est udiantes adscritos al programa, a lo que respondieron: Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 3

4 Por lo anteriormente citado, el grupo concluyó que existen suficientes sistemas de información y mecanismos de comunicación que propician la comunicación y el registro de la información y que están acordes con las características y necesidades del programa. La Institución cuenta con adecuadas políticas de actualización de los sistemas de información y comunicación; y los miembros de la comunidad académica (directivos, personal administrativo, profesores, estudiantes) tienen acceso suficiente a los recursos de comunicación y sistemas de información del programa. El grupo observó que los sistemas de información son suficientes y buenos, sin embargo aportan que no se encuentran bien articulados, retrasando procesos de recuperación de información y actualización de los mismos. El grupo observó que el sistema de información INVESTIGA es bueno, sin embargo hay muchas cosas que entorpecen el trabajo de los docentes ya que la información no puede ser matriculada en su totalidad por los ellos. En cuanto a la información que se envía por el CRM, se observó que es desechada por los destinatarios, ya que son correos masivos que pueden ser de poco interés para algunas personas, por ello el grupo propuso que para garantizar que la información llegue al publico objetivo, se deben enviar directamente desde los programas, teniendo en cuenta a los egresados de Ingeniería de Procesos. Por lo expuesto anteriormente, el grupo autoevaluador consideró que la característica se cumple en alto grado y le asignó una calificación de Presentación y calificación de la característica 35: Dirección del programa Existen varios documentos institucionales que definen los lineamientos y las políticas para la gestión de los diferentes programas de la Institución: Estatutos Generales (anexo B 5): Artículos 12, 14, 18 y 31: funciones del Rector y Vicerrector, Consejo Académico, Consejo de Escuela. Proyecto Educativo Institucional (anexo B 7) Plan Estratégico de Desarrollo (anexo B 11) Los lineamientos y las políticas institucionales de la Universidad, por lo tanto del programa de Ingeniería de Procesos, son definidas en el siguiente orden de jerarquía: Consejo Superior, Consejo Directivo, Consejo Académico, Consejo de Escuela y grupo de Jefes de Departamento. Para conocer la apreciación de profesores, estudiantes y personal administrativo del programa sobre la orientación académica que imparten los directivos del programa y sobre el liderazgo que ejercen, se realizaron talleres y encuestas con los siguientes resultados: Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 4

5 A los docentes se les preguntó mediante taller Qué apreciación tiene de la comunicación y la orientación académica existente entre los administradores del programa (decano, jefe de departamento y jefe de carrera) con los docentes? A lo que respondieron: La comunicación con el personal administrativo es abierta y cordial, no obstante, se dificulta el acceso a medida que aumenta el nivel jerárquico. Se recomienda que exista mayor acompañamiento en cuanto a la orientación académica para los profesores nuevos de cátedra o tiempo completo. Además se les preguntó Cuál es su apreciación sobre el liderazgo que ejercen los directivos del programa (decano, jefe de departamento y jefe de carrera) en su gestión académica? Y su respuesta fue: Se destaca el acertado relevo generacional en las jefaturas de la carrera y el departamento, lo cual ha aportado gran dinamismo a la gestión. Desde estos cargos el contacto con los docentes es permanente, sin embargo, no se percibe lo mismo desde la decanatura. (anexo B 1a) A los estudiantes se les preguntó mediante taller Cuál es su apreciación sobre el liderazgo que ejercen los directivos del programa (decano, jefe de departamento y jefe de carrera)?; las respuestas que dieron son: No hay mucha información sobre estas actividades. No conocen al decano pero si conocen a los Jefes de Carrera y de Departamento y están siempre dispuestos a atender sugerencias y a incentivar a los estudiantes en la apropiación de la carrera. La labor de liderazgo desempeñada por los jefes de departamento y de carrera es muy buena, evidencia verdadero sentido de pertenencia e interés por intervenir en políticas internas del programa académico de acuerdo con las necesidades de los estudiantes. Respecto a las funciones de decano, en ocasiones son desconocidas, a tal punto que no se conoce quién es la persona que ejerce el cargo. La labor del decano pasa desapercibida, no conocen sus funciones. Falta información acerca de cuáles son las funciones, las cuales siempre se deben llevar a cabo y hay desconocimiento de los responsables del cargo. Se propone al inicio de la carrera divulgar a los estudiantes cuales son las funciones de los directivos del programa. Esta actividad se podría efectuar en Introducción a la Ingeniería de Procesos. A pesar del poco interés por parte de los estudiantes de conocer los procesos que realizan los directivos, estas personas tienen funciones muy importantes y llevan a cabo un gran número de actividades en pro de los estudiantes y demás miembros de la facultad de Ingeniería y del programa de Ingeniería de Procesos. El decano ha hecho muchas cosas por las carreras de Ingeniería, las cuales se evidencian físicamente. Cabe anotar que este no es receptivo. El jefe de carrera y de departamento también ha hecho buenas labores y los estudiantes evidencian el mejoramiento. No obstante, en los dos casos los estudiantes consideran que falta más interacción con ellos. Debido a que los que en verdad conocen la labor de los jefes y el decano son los representantes, ellos son un puente entre los estudiantes y el departamento; sería mucho mejor que exista mayor interacción con los estudiantes sin necesidad de receptores. La secretaria del decano en muchas ocasiones es quien resuelve los problemas de este. Los jefes deberían interactuar más con los estudiantes. Paula en alguna ocasión fue grosera con una estudiante por ello la estudiante no la vuelve a buscar. (anexo B 1b) Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 5

6 Al personal administrativo se le pidió mediante encuesta que calificara de 1 a 5 - siendo 5 la mayor calificación- La capacidad e iniciativa del Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Carrera y Coordinadores de la Escuela de Ingeniería para orientar el programa de Ingeniería de Procesos Sin Información Decano 0% 0% 0% 15% 62% 23% Jefe de Departamento 0% 0% 0% 8% 62% 31% Jefe de Carrera 0% 0% 0% 8% 62% 31% Coordinadores de área 0% 0% 0% 0% 23% 77% Para conocer el porcentaje de profesores y personal administrativo del programa que conoce las políticas que orientan la gestión del programa, se realizaron encuestas: A los docentes se les preguntó Conoce usted los reglamentos, lineamientos, criterios que orientan la administración académica y de recursos del programa de Ingeniería de Procesos? (anexo B 2a) Al personal administrativo se le preguntó Conoce usted las políticas que orientan el programa de Ingeniería de Procesos? (anexo B 2c) Con la información expuesta, el grupo concluyó que el liderazgo y capacidad de orientación académica de los directivos del programa es muy buena. Sin embargo, las funciones para la gestión del programa no están suficientemente claras, definidas o delimitadas en cuanto a la administración del programa. Asimismo, falta conocimiento por parte de los estudiantes de las directrices, funciones y lineamientos de la gestión del programa, aunque reconocen su liderazgo. La forma de operación de los distintos consejos y comités relacionados con la gestión del programa es apropiada. El grupo observó que muchas de las funciones de los jefes de carrera y departamento no son claras, por ello, se propuso darlas a conocer en las reuniones de departamento. Por lo expuesto anteriormente, el grupo autoevaluador consideró que la característica se cumple en alto grado y le asignó una calificación de Presentación y calificación de la característica 36: Promoción del programa Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 6

7 En la Universidad todos los criterios y políticas para la divulgación y promoción de los programas están a cargo de Mercadeo Institucional, el cual fue creado en el año 2004 con la misión de diseñar y ejecutar estrategias para posicionar la marca e imagen institucional y los programas académicos de pregrado, de posgrado, de extensión y los servicios académicos. Mercadeo Institucional diseñó el plan de mercadeo el cual está conformado por diferentes tácticas, entre ellas las necesarias para promocionar los programas de pregrado y de posgrado. Las tácticas de Mercadeo con que se promocionan los programas de pregrado en la Universidad EAFIT son: Visitas a colegios de Medellín Recolección de bases de datos Participaciones en ferias y visitas a otras ciudades Programa Medellín universitaria Expo-universidad Programa bachilleres en las aulas Talleres académicos de pregrado Experiencia EAFIT. Donde se invita a los estudiantes de grados décimo y once a que conozcan la Universidad y sus programas. Experiencia EAFIT para padres de familia. Esta reunión se realiza con los padres de familia de los estudiantes de los colegios de Medellín. Programa conoce a EAFIT, visitas guiadas. Visitas a empresas Universidad de los niños La publicidad que se realiza a los programas se hace mediantes publicaciones oficiales (Folleto estudia en EAFIT, Guía de aspirantes, Plegable del programa), avisos en medio masivo (Avisos de prensa a nivel local y a nivel regional), internet (Pagina bachilleres, página Web Institucional Programa) y medios de comunicación en colegios. La página web de la Institución hace una labor de publicidad, pues allí se encuentran todos los aspectos relacionados al plan de estudio del programa. La correlación entre lo que se promociona en el programa frente a la formación de los estudiantes como Ingenieros de Procesos es acorde con su perfil de egresados y se evidencia en la pagina del programa Tal. La información publicada siempre es corroborada por la jefatura de la carrera. Es reiterativo que la promoción del programa en visitas a colegios presenta deficiencias por el desconocimiento y apropiación de conceptos por parte de mercadeo institucional, quienes, como metodología de trabajo, invitan estudiantes de la universidad y muchas veces no hay entre ellos ingenieros de procesos. Si bien la Institución definió unas estrategias de Mercadeo, el programa de Ingeniería de Procesos realiza algunas actividades con el fin de promocionar más la carrera. Algunas de ellas son: Un día con el ingeniero de procesos, en el que se movilizan estudiantes bachilleres a diferentes empresas donde se estén desempeñando egresados del programa. Los egresados reciben a los bachilleres y les muestran en su empresa cuáles son sus funciones (el programa se inició en el 2010) Expoprocesos: En las muestras de productos de estudiantes del programa se invita a los colegios de Medellín Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 7

8 Eventos académicos (jornadas, foros) se hace invitación a colegios Grupo Ingeniería de Procesos Facebook Actualización pagina web video bachilleres Visitas a laboratorios. Durante la experiencia EAFIT y las charlas con bachilleres se programan visitas y en ocasiones practicas en los laboratorios de procesos Para conocer la apreciación de profesores, estudiantes, egresados, personal administrativo y empleadores sobre la pertinencia, calidad y veracidad de la información que transmiten los medios de promoción del programa, se realizaron encuestas cuyos resultados son: A los docentes se les preguntó: Cómo califica usted la información relacionada con el programa que se presenta a través de los medios de promoción (periódico, página web, plegables, experiencia EAFIT, expo procesos, etc.)? (anexo B 2a): A los estudiantes se les pidió que calificaran de 1 a 5 - siendo 5 la máxima calificación - si la información relacionada con el programa que se presenta a través de los medios de promoción (periódico, página web, plegables, experiencia EAFIT, expo procesos, etc.) ha sido (anexo B 2b): A los administrativos se les preguntó Considera usted que la información relacionada con el programa que se presenta a través de los medios de promoción (periódico, página web, plegables, etc.) es pertinente, actualizada y veraz? Si 77% 10 No 8% 1 Sin información 15% 2 Total 100% 13 A los egresados se les preguntó: Cómo calificaría la promoción su programa? (anexo B 2d): La promoción del programa académico Número de Personas % 1 5 2,4 Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 8

9 , , , ,4 Total general El grupo autoevaludor concluyó que existen políticas institucionales para promocionar con veracidad las características, actividades y realizaciones del programa y el departamento de Mercadeo Institucional es el área de apoyo a las dependencias académicas para la divulgación y promoción de los programas. La Resolución 5511 de 21 de agosto de Registro calificado da cumplimiento de las normas legales para difundir el programa. Hay correlación entre las estrategias de promoción y divulgación del programa y la naturaleza del mismo, sin embargo, falta mayor correlación en algunas de las estrategias empleadas por mercadeo institucional. La información que suministra y la inclusión de personal del departamento de Ingeniería de Procesos a algunas estrategias de mercadeo institucional resultan insuficientes. El grupo observó que el departamento de comunicación y cultura, cuya misión es fortalecer los procesos comunicacionales y culturales, dentro y fuera de la Universidad, también hace publicidad para los programas, siempre y cuando sea solicitado por las carreras. Como acción de mejora, el grupo autoevaludor propuso que los estudiantes del programa, realicen visitas a los colegios, para explicarles a los alumnos qué es y qué hace un Ingeniero de Procesos. Semestralmente contratar un monitor para que se encargue del mercadeo del programa. Por lo expuesto anteriormente, el grupo autoevaluador consideró que la característica se cumple en alto grado y le asignó una calificación de 4.9. Se anexa la presentación hecha por el relator para la exposición y evaluación de las características 34, 35, 36 (anexo B 4f). Ingeniería de Procesos Universidad EAFIT 9