FACTURAS Y DOCUMENTOS CUÁNTO TIEMPO CONSERVARLOS? Recomendaciones al consumidor

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1 Fecha de actualización 08/01/2015 FACTURAS Y DOCUMENTOS CUÁNTO TIEMPO CONSERVARLOS? Recomendaciones al consumidor Instituto Municipal de Consumo 1

2 Este documento forma parte de una serie de materiales informativos desarrollados por el Instituto Municipal de Consumo como soporte del Programa de Asesoramiento en la Gestión de la Economía Doméstica que el Ayuntamiento de Madrid pone a disposición de los ciudadanos, a través de la Oficina Municipal de Información al Consumidor, en su sede central (OMIC Central). Con este programa de asesoramiento se les ofrece apoyo para la gestión de su economía doméstica, facilitándoles herramientas para la elaboración de su presupuesto personal o familiar, fomentando así el ahorro y el consumo responsable de productos y servicios. Gran parte de nuestras actividades que realizamos cotidianamente generan documentos, por ejemplo, facturas, tiques, recibos, resguardos, contratos, extractos bancarios, certificados de garantía etc. Es importante conservar estos documentos ordenados y bien clasificados durante el periodo que nos puedan resultar de utilidad. En la actualidad el formato digital predomina a la hora de archivar y organizar nuestros documentos del hogar, pudiéndose, además, consultar muchos de los mismos a través de Internet. Sin embargo, es necesario que conserve los originales de ciertos documentos (facturas, contratos, recibos, escrituras, presupuestos...) imprescindibles a la hora de hacer valer sus derechos, como puede ser reclamar el cumplimiento de una obligación contractual, un mal servicio, un pago indebido o la devolución de una compra defectuosa; o para probar un hecho determinado que exija que usted presente información documentada del mismo. Pero... CUÁLES SON ESTOS DOCUMENTOS Y CUÁNTO TIEMPO ES CONVENIENTE GUARDARLOS? A continuación le ofrecemos unos consejos útiles a este respecto. 2

3 Facturas y documentos. Cuánto tiempo conservarlos? Tipo de documento Facturas o justificantes de pago de sus compras de bienes y contratación de servicios. Justificantes de pago de colegios, gimnasios, etc. Recibos y facturas incluidos en la declaración de la renta. Contratos. Pólizas de seguros y último recibo de pago Facturas de hoteles, restaurantes o billetes de transporte. FACTURAS Tiempo de conservación Como mínimo, mientras dure la garantía. Mientras dure el curso o la actividad. Cuatro años desde el final del plazo voluntario de su presentación. Mientras estén vigentes. Hasta que finalice o se rescinda el contrato. Durante un año. Aclaración Si tiene algún problema con la misma guárdela hasta que se solucione. Durante este periodo de tiempo las autoridades fiscales pueden investigarla y, por tanto, pedir que se muestren estos documentos. Después conviene guardarlos 15 años plazo máximo en general para iniciar una reclamación por incumplimiento. Si hay alguna irregularidad hasta que esta se subsane. Es importante, sobre todo, si ha habido alguna anomalía. 3

4 AUTOMOVIL Tipo de documento Tiempo de conservación Aclaración Factura de compra del automóvil y justificante de pago. Contrato de venta del coche usado. Contrato del seguro, justificante de pago y la Carta verde. Permiso de circulación y Tarjeta de inspección Técnica de Vehículos (ITV) Justificante del pago del Impuesto de Circulación. Facturas de las sucesivas reparaciones y operaciones de mantenimiento. Hasta que termine de pagar el coche y mientras sea su propietario. Hasta que compruebe en el Registro de la Dirección General de Tráfico (DGT) que ya no es titular del vehículo y, en todo caso, como mínimo 6 meses. Hasta 2 años después de que deje de estar en vigor o se resuelvan las reclamaciones pendientes para los seguros de daños Mientras sea propietario del vehículo. Al tratarse de un impuesto, consérvelo al menos durante 4 años. Como mínimo 3 meses, que es el plazo de garantía de las mismas. 5 años en el caso de los seguros personales. En caso de venta conserve una copia hasta el cambio de titularidad en el Registro de vehículos en la DGT. Tiene trascendencia tributaria adicional. una Si además tiene garantía comercial, durante el plazo que esta conceda. Las piezas sustituidas tienen una garantía de 2 años. 4

5 Facturas y documentos. Cuánto tiempo conservarlos? Tipo de documento Documentos relativos a la construcción de la vivienda. Contrato de alquiler, inventario, estado de la vivienda en el momento de la entrada, prueba de pago de la fianza, copia de las cartas enviadas fehacientemente, así como los justificantes de la recepción. Facturas y prueba de pago de gas, electricidad, agua, teléfono móvil o fijo, televisión de pago, etc. Escritura de compra de un inmueble o de un terreno. Presupuesto y hojas de encargo de trabajos realizados en el hogar. Contrato de préstamo hipotecario. VIVIENDA Tiempo de conservación Mientras mantenga la titularidad. 15 años desde la finalización del contrato. Durante 5 años. Toda la vida o, al menos, hasta los 6 meses posteriores a su transmisión. Durante el plazo de vigencia previsto en el documento. Hasta que finalice el pago de la hipoteca y una vez realizada la escritura de liberación de la misma. Aclaración Al menos, durante los respectivos plazos de garantía (mínimo 10 años). 5

6 BANCOS Tipo de documento Tiempo de conservación Extractos de cuentas. Una vez comprobado que son correctos no es necesario guardarlos (si se precisa se puede pedir un duplicado). Comprobantes de cajeros automáticos y de tarjetas. Contratos de crédito y justificantes de pago. Hasta verificar la exactitud del cargo que aparece en su extracto de cuenta mensual. Es necesario conservarlos mientras dure el crédito y hasta su cancelación. Aclaración Muchos bancos dan la opción de correspondencia electrónica. Los extractos que reflejen un pago importante (impuestos, compra de alguna propiedad ), consérvelo con los documentos relacionados con la transacción. Si un justificante de pago con tarjeta refleja una cantidad importante o del mismo se deriva el ejercicio de un derecho, es aconsejable archivarlo con los documentos relacionados con esa transacción. 6

7 Facturas y documentos. Cuánto tiempo conservarlos? Tenga en cuenta que: Puede utilizar los servicios de factura electrónica y extractos digitales; los ofrecen muchas empresas de servicios, tanto las de suministros como bancarias. Ahora bien, si prefiere recibir las facturas en papel las empresas no pueden cargarle ningún importe adicional por la emisión de las mismas. Con ello se ahorra mucho espacio y tiempo de revisión, clasificación y archivo; además se contribuye al ahorro de papel, colaborando así con la protección del medio ambiente. Escanear los documentos para su conservación en formato digital es también un buen modo de reducir el volumen de nuestros papeles. 7

8 Cómo acceder al servicio de asesoramiento en la gestión de la economía doméstica? Este folleto forma parte de una serie de materiales divulgativos del programa de Asesoramiento en la Gestión de la Economía Doméstica. Si desea obtener asesoramiento personalizado debe solicitar cita previa a través del sistema corporativo de citas del Ayuntamiento de Madrid, utilizando uno de los canales siguientes: - Internet: - Teléfono: 010-Línea Madrid ( si llama desde fuera de Madrid). - Oficinas de Atención a la Ciudadanía de Línea Madrid. - Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC cental). Príncipe de Vergara 140, MADRID. Horario de atención Lunes a viernes laborables en horario comprendido entre las 9 y las 14 horas. 8

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