Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 1

Transcripción

1 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 1 PONENCIA MESA 4: LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LAS OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS Elaborada por: Raúl Florencio Aguilera Celaya Titular del OIC en el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán raul.aguilerac@quetzal.innsz.mx

2 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 2 Presentación La presente ponencia muestra la metodología que pudiera utilizarse, a manera de guía, en el trabajo que realizan los Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de auditoría o revisiones de control, al revisar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos. De igual forma ésta metodología puede servir a las propias instituciones, en la autoevaluación que hagan en estas mencionadas obligaciones. No olvidemos que el soporte para entregar a los ciudadanos la información que soliciten, ejerciendo su derecho de acceso a la información, son precisamente los archivos y en la medida que éstos estén adecuadamente ordenados y organizados más fácil y mejor será nuestra tarea como servidores públicos para poder otorgarla en tiempo.

3 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 3 Índice de contenidos. ANTECEDENTES I.- Objetivos II.- Fundamento III.- Auditoría Pública IV.- Ejecución de la revisión IV.1.- El Comité de Información IV.2.- Organización de los archivos IV.3.- Control de gestión gubernamental IV.4.- Archivos de trámite, concentración e histórico IV.5.- Instrumentos de consulta y control archivístico IV.6.- Expedientes de archivo y su conservación IV.7.- Documentos electrónicos V.- Conclusiones ANEXO: Fundamento legal

4 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 4 ANTECEDENTES Durante años, los archivos de las instituciones públicas fueron despreciados, ya que su manejo era considerado como una actividad poco digna y de poca monta. Tan es así que cuando se quería castigar a un empleado se le mandaba al área de archivo. De igual forma, las remuneraciones a dicho personal eran de bajo nivel; ello trajo como consecuencia que fueran pocos los servidores públicos especializados en las técnicas relacionadas con la archivonomia. Sin embargo y para fortuna de los entes públicos, a partir del pasado reciente, los archivos han tomado la relevancia que merecen, teniendo hoy en día una gran importancia, ya que se considera a la información como uno de sus activos más importantes. Lo anterior ha permitido que cada vez más y más servidores públicos se especialicen en esta materia, trayendo como consecuencia un mayor reconocimiento a su actividad. A partir de las publicaciones de, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), el 11 de junio de 2002 y de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de Las Dependencias y Entidades de La Administración Pública Federal (Lineamientos), el 20 de febrero de 2004, las instituciones públicas en el país adquieren diversas obligaciones en materia de transparencia, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos. En los considerandos enunciados en los referidos Lineamientos, se destaca que la LFTAIPG descansa en el principio de acceso a la información, contenida en los expedientes y documentos que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a la información pública gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas. Lo que hace necesario que para el ejercicio del derecho de acceso a la información sea indispensable que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad; asimismo que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, por lo que las dependencias y entidades deberán prever la aplicación de tecnologías de la información en el manejo documental; Que el acceso restringido a la información reservada y confidencial requiere asegurar su conservación y custodia, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, y que los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Estas obligaciones a que se hace mención son susceptibles de ser revisadas por parte de las diferentes instancias fiscalizadoras y en particular por el OIC de cada institución; en virtud de ello es imperativo que los responsables de coordinar las actividades relacionadas con la organización, administración y conservación de los archivos en las instituciones públicas, revisen el cumplimiento de sus obligaciones en esta materia.

5 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 5 I.- OBJETIVOS Toda norma tiene una razón de ser, un objetivo más noble que el de imponer sanciones a quienes incumplan con sus preceptos. Una norma como las que hoy nos ocupan, por regla general tiene como propósito mejorar la gestión de las instituciones públicas, lo que se traduce en mayor eficiencia, eficacia y economía. Como servidores públicos en muchos casos nos preocupamos más por no ser objeto de sanciones, que por cumplir con sus objetivos, trayendo como consecuencia en muchos casos la simulación. El cumplir con el objetivo de la norma por si mismo nos lleva al cumplimiento de sus condiciones y plazos. En éste orden de ideas, es recomendable que las instituciones realicen ejercicios de autoevaluación sobre el cumplimiento de sus obligaciones en materia de organización, administración y conservación de los archivos de su sistema de archivos. Por lo anterior se presentan cómo objetivos del presente trabajo: Objetivo General Hacer conciencia en los servidores de la APF, de la importancia que reviste: mantener ordenados y adecuadamente resguardados los archivos de las instituciones públicas; cumplir con los objetivos de la normatividad aplicable en la materia de la administración de los sistemas de archivos y los beneficios que todo ello conlleva. Objetivos específicos Dar a conocer a los servidores públicos auditados, la metodología que se utilizará en el trabajo de auditoría pública a la coordinación de archivos. Proporcionar un procedimiento a los auditados, que les permita realizar una autoevaluación sobre la situación que guardan sus obligaciones en materia de archivos. Servir de guía para el personal de auditoría que participa en este tipo de revisiones.

6 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 6 II.- FUNDAMENTO Los principales preceptos normativos aplicables al trabajo de auditoría pública, ya sea una auditoría o una revisión de control, son los que a continuación se detallan: 1.- La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; 2.- Reglamento de la LFTAIPG; 3.- Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 4.- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de Las Dependencias y Entidades de La Administración Pública Federal. 5.- Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. En documento anexo se detallan los preceptos de la normatividad mencionada, los que, con el fin de mejor proveer, podrán ser consultados al aplicarse la guía de revisión del capítulo IV.- Ejecución de la auditoría como pronta referencia al aplicar la guía de revisión

7 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 7 III.- AUDITORÍA PÚBLICA La auditoría pública es una herramienta de apoyo a la función directiva de la Administración Pública Federal, misma que, como actividad independiente de las actividades del auditado, promueve el cumplimiento de la normatividad y el cumplimiento de sus metas y programas sustantivos. En éste orden de ideas, la actividad de auditoría, en los OICs, aplicada a verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos por cada una de las normas aplicables a la función de organización, administración y conservación de los archivos, brindará información valiosa a los titulares de las instituciones públicas, sobre la situación que prevalece en relación con el manejo de sus archivos, que como ya se comentó contiene la memoria de cada ente público. La conclusión de toda auditoría pública, se presenta al ente auditado en el documento final denominado Informe de Auditoría en el que se plasman los hallazgos, denominándose según sea el caso, como observaciones o acciones de mejora. Para cada rubro a procedimiento a revisar se elaboran documentos de trabajo en los que se plasman los resultados de las entrevistas y documentos revisados y en su caso se describan los hallazgos. A estos documentos en auditoría pública se les conoce con el nombre de cédulas.

8 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 8 IV.- EJECUCIÓN DE LA REVISIÓN Recopilar, registrar y analizar información. La ejecución del trabajo de auditoría pública consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica y sistemática para que el auditor público se allegue de los elementos informativos necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. A continuación se presenta, a manera de lista de verificación (check list), una serie de actividades contenidas en el procedimiento de revisión y la documentación a consultar, para comprobar el cumplimiento a lo establecido en la normatividad en materia de administración y conservación de los archivos, la cual puede variar dependiendo de la especialidad de la información en cada dependencia o entidad.

9 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 9

10 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 10 RUBRO: OBJETIVO: 1.- El Comité de Información Comprobar que se haya constituido el Comité de información; que sesione oportunamente y; que se haya emitido la normatividad interna específica en la materia de archivos No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.1.1 Verificar la existencia el Comité de Información y sus actividades. Revisar la existencia del Manual de Integración del Comité de información. Revisar el expediente que contenga las carpetas y demás documentación relacionada con las sesiones del comité. Verificar que el comité haya expedido criterios específicos en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, como parte de su normatividad específica en esta materia. En su caso, revisar que se hayan publicado en la página interna de la institución y/o se haya promovido su conocimiento y comprensión entre los servidores públicos de la institución. Art. 29 LFTAIPG Art. 43 Reglamento de la LFTAIPG Lineamientos Tercero y Cuarto

11 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 11 RUBRO: OBJETIVO: 2.- Organización de los archivos Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que posee la institución. No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.2.1 Llevar a cabo entrevista con el encargado de la coordinación de archivos del Instituto y aplicar cuestionario. Comprobar que exista el nombramiento por parte del titular de la institución. Analizar los documentos que acrediten su competencia y experiencia en materia de archivonomia. Revisar el listado de los responsables de archivos de trámite para cada una de las diferentes áreas administrativas de la institución. Revisar si existen manuales de procedimientos específicos para la administración del sistema de archivos institucional. Lineamientos Quinto y Sexto

12 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 12 RUBRO: OBJETIVO: 3.- Control de gestión gubernamental Verificar la existencia y operatividad de las áreas de oficialía de partes y control de gestión gubernamental No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.3.1 Verificar la existencia del área encargada del control de gestión. Verificar la existencia del área encargada de recibir, registrar y tramitar la documentación externa que se recibe en la institución. Revisar el documento con el que se registra y da seguimiento a los documentos oficiales que ingresan a la institución (ficha de control). Revisar si existen manuales de procedimientos específicos para las actividades de control de gestión institucional. Lineamientos Octavo y Noveno

13 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 13 RUBRO: OBJETIVO: 4.- Archivos de trámite, concentración e histórico Verificar la forma en que operan los diferentes tipos de archivo en la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en que se conservan los archivos No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.4.1 Llevar a cabo entrevista con los responsables de archivo de trámite y aplicar cuestionario. Revisar los nombramientos de cada uno de los responsables de los archivos de trámite, su perfil y la capacitación que ha recibido Revisar que se lleve una captura y registro puntual de los expedientes de cada área, en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística. Lineamiento Décimo IV.4.2 Verificar la existencia de archivo de concentración. Revisar los documentos que utiliza éste archivo para el control documental (inventario de transferencia). Revisar la infraestructura del área y las condiciones en que se conservan los expedientes. Lineamiento Decimoprimero IV.4.3 Verificar que, en caso de considerarse necesario, la existencia el área de archivo histórico. Verificar la infraestructura del archivo histórico y las condiciones físicas en que se conservan los documentos históricos. Lineamiento Decimosegundo

14 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 14 RUBRO: OBJETIVO: 5.- Instrumentos de consulta y control archivístico Comprobar que se hayan elaborado los instrumentos de consulta y control, que propicien la organización, conservación y localización expedita de los archivos sustantivos y administrativos de la institución. No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.5.1 IV.5.2 IV.5.3 IV.5.4 IV.5.5 Verificar la existencia del Cuadro General de clasificación Archivística. Verificar la existencia del catálogo de disposición documental. Verificar la existencia de los inventarios documentales: general, de transferencia y de baja. Verificar la existencia de la Guía simple de archivos. Verificar la existencia de índices reservados. Revisar que se haya expedido oportunamente y que se encuentre actualizado. Revisar que contenga: los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. Revisar que el inventario general se haya elaborado por expedientes, de los aperturados a partir del 13 de junio de En caso de expedientes aperturados antes del 12 de junio de 2003, el inventario se podrá elaborar hasta nivel de series documentales. Revisar que se haya expedido, actualizado anualmente y que contenga la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como la dirección teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos y el nombre y cargo del responsable. Revisar que existan índices reservados y que se actualicen al menos cada seis meses. Lineamiento Decimotercero Lineamientos Decimotercero y Decimoséptimo Lineamiento Decimotercero. Artículo transitorio Octavo de los Lineamientos. Lineamiento Decimotercero Art. 17 LFTAIPG Arts. 31 y 33 RLFTAIPG

15 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 15 Lineamiento Decimoséptimo RUBRO: OBJETIVO: 6.- Expedientes de archivo y su conservación Comprobar que se establezcan plazos de conservación, se defina el destino final de los archivos; así como que los expedientes se identifiquen con nomenclatura homogénea. No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.6.1 IV.6.2 Verificar que los expedientes se identifiquen con la portada o guarda exterior. Verificar las bajas documentales Revisar que el expediente contenga los datos de identificación, considerando el cuadro general de clasificación archivística, como son Fondo, sección, serie y número consecutivo. Para los documentos clasificados como reservados o confidenciales revisar que además contenga la leyenda a que se refiere los lineamientos expedidos por el IFAI. Revisar que se haya solicitado al AGN la baja. Revisar que exista el dictamen de valoración emitido por el AGN. Revisar que se hayan elaborado las actas de de baja documental y que estén debidamente requisitadas. Revisar que dichos documentos (solicitudes de dictamen, el dictamen, y las actas) se hayan digitalizado y publi- Lineamiento Decimoquinto Artículo 30 RLFTAIPG Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el Instituto. Lineamientos Decimonoveno y Vigésimo

16 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 16 cado en el sitio de internet. Revisar la forma en que se le dio el destino final. IV.6.3 Verificar que se conserven los inventarios de baja documental. Revisar que se conserven al menos por cinco años dichos inventarios. Lineamiento Vigesimoprimero. IV.6.4 Verificar los espacios físicos en los que se conservan los archivos Revisar que el espacio físico este diseñado y destinado exclusivamente para recepción y resguardo de documentos. Tanto para los archivos de trámite como para el archivo de concentración. Revisar si existen sistemas de control ambiental, en su caso, y/o sistemas contra incendios Lineamiento Vigesimosegundo

17 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 17 RUBRO: OBJETIVO: 7.- Documentos electrónicos Verificar que se hayan tomado las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos en la institución. No. ACTIVIDAD Y/O PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN A CONSULTAR DISPOSICIÓN NORMATIVA IV.7.1 Verificar la forma en que se resguardan los archivos electrónicos. Revisar cómo se clasifican y estructuran y si se da capacitación a los servidores públicos para conocer las diferentes formas de identificarlos. Revisar si existen respaldos de los archivos electrónicos. Lineamiento Vigesimotercero IV.7.2 Verificar si existe un sistema informático para la captura y registro de expedientes. Revisar si existe un desarrollo e implementación de un sistema informático para la captura, registro y control del sistema de archivos institucional. Verificar si existe coordinación con el área de informática para la automatización de los archivos y la gestión de documentos electrónicos. IV.7.3 Verificar que los expedientes registrados se ajusten a las series documentales establecidas en los instrumentos de consulta y control documental de la institución. Revisar que los sistemas de registro sólo contengan expedientes de series incluidas en el cuadro general de clasificación archivística. No se capturarán expedientes distintos a los incluidos en tales instrumentos tales como: minutarios, diarios oficial, libretas y cuadernos de apunte, catálogos, etc.

18 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 18

19 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 19 V.- CONCLUSIONES Es de capital importancia que el sistema de archivos de cada una de las instituciones públicas se encuentre debidamente ordenado y organizado, bajo criterios uniformes, con códigos de clasificación homogéneos; en espacios asignados y preparados para contener y resguardar los documentos que contienen los expedientes de los tres diferentes tipos de archivos institucionales -de trámite, de concentración e histórico-. Esta sistematización de los archivos institucionales, soporta el principio de acceso a la información pública gubernamental a que tienen derecho los mexicanos. De ahí la relevancia que adquiere atender los objetivos de la norma de la materia. Es por ello que en éste documento se recomienda que las dependencias y entidades de la APF realicen periódicamente ejercicios de autoevaluación, para verificar el grado de cumplimiento a los preceptos normativos aplicables en ésta materia, utilizando cualquier metodología que este a su alcance. Conclusiones 1. Darle a sistema de archivos institucional el valor que merece por contener uno de los activos más valiosos de la dependencia o entidad, la INFORMACIÓN. 2. Dar cabal cumplimiento a los preceptos normativos en materia de: transparencia y rendición de cuentas y administración y conservación de archivos. 3. Realizar periódicamente autoevaluaciones al sistema de archivos de la institución.

20 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos ANEXO Normatividad aplicable 1.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental: Artículo 2. Toda la información gubernamental a que se refiere esta Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala. Artículo 3. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:. III. Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico; Artículo 4. Son objetivos de esta Ley: I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos; II. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados; III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados; IV. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados; V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho. Artículo 17. Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada. Artículo 29. En cada dependencia o entidad se integrará un Comité de Información que tendrá las funciones siguientes:.. V. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda; Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y en-

21 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 21 tidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. 2.- Reglamento de la LFTAIPG: Artículo 30. Los expedientes y documentos clasificados como reservados deberán llevar una leyenda que indique su carácter de reservado, la fecha de la clasificación, su fundamento legal, el periodo de reserva y la rúbrica del titular de la unidad administrativa. Artículo 31. Los titulares de las unidades administrativas elaborarán, de conformidad con los requisitos establecidos en el artículo 17 de la Ley, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Artículo 33. Los expedientes y documentos clasificados como reservados, serán debidamente custodiados y conservados conforme a los lineamientos que expida el Instituto y, en su caso, los criterios específicos que emitan los Comités. Los titulares de las dependencias y entidades deberán conocer estos últimos y asegurarse de que son adecuados para los propósitos citados. Artículo 42. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. Artículo 43. Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requiera, los Comités establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al artículo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se emitan o modifiquen. Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capítulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes. Artículo 45. Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades administrativas de las dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se adopten por éstas, deberán contar con la documentación que los sustente. Artículo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los

22 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 22 Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo. 3.- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de Las Dependencias y Entidades de La Administración Pública Federal: Tercero. Las dependencias y entidades establecerán y supervisarán a través de los comités de información, criterios específicos de organización y conservación de archivos, de conformidad con lo previsto por el artículo 29 fracción V de la Ley y 43 de su Reglamento. Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley, observarán los presentes Lineamientos; los titulares de dichas unidades administrativas podrán determinar los criterios específicos en materia de organización y conservación de la información que poseen. Cuarto. Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente. Los órganos internos de control de las dependencias y entidades vigilarán, en el ámbito de sus respectivas atribuciones, el estricto cumplimiento de los presentes Lineamientos. Quinto. La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades. Sexto. Las dependencias y entidades podrán contar con un área coordinadora de archivos. El responsable del área, con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecerá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. Noveno. Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente); II. El asunto (breve descripción del contenido del documento); III. Fecha y hora de recepción, y

23 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 23 IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo). Décimo. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: Decimoprimero. Las dependencias y entidades contarán con un archivo de concentración, adscrito, en su caso, al área coordinadora de archivos. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: Decimosegundo. Las dependencias y entidades establecerán un archivo histórico, de así considerarse necesario, adscrito al área coordinadora de archivos, en su caso. Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. Los inventarios documentales: a. General, b. De transferencia, c. De baja, y IV. La guía simple. El Archivo General de la Nación proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los instrumentos de consulta y de control archivístico. Decimoquinto. Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. Decimoséptimo. En cumplimiento de la fracción III del Lineamiento sexto, el titular del área coordinadora de archivos, o el titular del archivo de concentración de cada dependencia o entidad, en su caso, actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad.

24 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 24 Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley. Decimonoveno. Al concluir los plazos establecidos en el Lineamiento anterior, las dependencias y entidades, a través del área coordinadora de archivos, o del responsable del archivo de concentración, según sea el caso, solicitarán al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. Vigésimo. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de la dependencia o entidad correspondiente, de acuerdo con el artículo 7 fracción XVII de la Ley. Vigesimoprimero. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. Vigesimosegundo. Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros: I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y II. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. Vigesimotercero. Las dependencias y entidades tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. Vigesimocuarto. Las dependencias y entidades aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales. Vigesimoquinto. Las dependencias y entidades realizarán programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus recursos. 4.- Reglamento de la SFP ARTÍCULO 79.- Los titulares de los órganos internos de control tendrán, en el ámbito de la dependencia, de sus órganos desconcentrados o entidad de la Administración Pública Federal en la que sean designados o de la Procuraduría, las siguientes facultades:.. IX.- Programar, ordenar y realizar auditorías, investigaciones y visitas de inspección e informar de su resultado a la Secretaría, así como a los responsables de las áreas auditadas y

25 Los Órganos Internos de Control y las obligaciones en materia de archivos 25 a los titulares de las dependencias, las entidades y la Procuraduría, y apoyar, verificar y evaluar las acciones que promuevan la mejora de su gestión. Las auditorías, investigaciones y visitas de inspección señaladas podrán llevarse a cabo por los propios titulares o por conducto de sus respectivas áreas de quejas, auditoría interna y auditoría, desarrollo y mejora de la gestión pública o bien, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría u otras instancias externas de fiscalización;