Herramientas, Estudios y Sistemas Innovadores Fortalecimiento de la capacidad de respuesta de emergencia en Las Américas - CERA

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1 Herramientas, Estudios y Sistemas Innovadores Fortalecimiento de la capacidad de respuesta de emergencia en Las Américas - CERA Introducción El Centro de Referencia en Preparación Institucional para Desastres (CREPD) tiene como objetivo asistir a los componentes del Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja en el fortalecimiento de las capacidades de las Sociedades Nacionales en preparación para desastres, a través del desarrollo de metodologías, herramientas, técnicas de aprendizaje y procesos de armonización, considerando la experticia y las mejores prácticas de las propias Sociedades Nacionales, y bajo la coordinación de la Oficina Regional para América de la Federación. El Centro contribuye al fortalecimiento de las capacidades de las Sociedades Nacionales en la preparación para desastres, implementando los siguientes ejes: EJES DE TRABAJO Formación Instrumentos y herramientas Asesoría técnica Generación del conocimiento En el marco del proyecto Fortalecimiento de la Capacidad de Respuesta a Emergencia en las Américas (CREA) que se implementa en cinco países de América: Nicaragua, República Dominicana, Jamaica, Haití y Honduras con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá y de la Cruz Roja Canadiense; el Centro ha brindado asistencia técnica en el marco de los ejes antes mencionados. Como producto de este trabajo en conjunto con técnicos y voluntarios de las Sociedades Productos Estudio de factibilidad para instalar Centros de Operaciones de Emergencia Página 2 Virtualización de herramienta de evaluación DRCE Página 3 Herramienta Herramienta de diagnóstico de manejo de información Página 4 Estudio de red de radiocomunicación Página 5 Presupuesto para planes de respuesta y contingencia Página 6 Sistema de diseño curricular por competencias Página 7 Nacionales, Secretariado de la Federación y Cruz Roja Canadiense, se han desarrollado herramientas innovadoras que han fortalecido los sistemas locales de respuesta, propiciando el desarrollo institucional organizado.

2 Estudio de factibilidad para instalar Centros de Operaciones de Emergencia (COE) Evaluación de la capacidad técnica, organizativa y de infraestructura de las organizaciones de respuesta, con el propósito de expandir y mejorar el sistema de respuesta local, identificando polos de desarrollo regionales en preparación y manejo de emergencias a desastres. 1. Formularios - Infraestructura - Servicios y sosteniblidad - Competencias técnicas 2. Metodología - Investigación bibliográfica - Investigación de campo - Análisis e interpretación 3. Informe - Análisis de riesgos - Administración y finanzas - Infraestructura - Dotrina COE Determina la pertinencia de la inversión en el fortalecimiento del mecanismo de respuesta (COE). Identifica oportunidades para fortalecer el sistema de manejo de desastres. Establece polos de desarrollo de interés de la Sociedad Nacional. Determina áreas prioritarias de intervención en manejo de desastres. Equipo técnico, profesionales en tres áreas: doctrina de COE, administración y Finanzas, Infraestructura y servicios. Equipo de coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia, punto focal de la organización, socio cooperante, punto focal de seguridad. y recursos. 2 Mes Mes Días Revisión y adaptación de herramientas de evaluación al contexto de la Sociedad Nacional. Mapeo de capacidades, recursos y riesgos. Determinación de la muestra objeto de estudio, con base a priorización previa. Coordinación con instituciones locales: académicas, científico técnicas y de protección civil. Implementación de la evaluación: visitas de campo de acuerdo con la priorización. Elaboración y presentación de informe final. Reunión para presentación de resultados. Formularios, entrevistas, directa. encuestas, observación Paso 1: Investigación bibliográfica sobre riesgos, en el contexto de la Sociedad Nacional. Paso 2: Adaptación de la herramienta al contexto. Paso 3: Integrar equipos de trabajo Paso 4: Capacitar al equipo en el uso de herramientas. Paso 5: Definir recursos humanos y materiales y rutas para las visitas de campo. Paso 6: Implementación del estudio, analizando y registrando diariamente los resultados obtenidos. Paso 7: Reunión para análisis y redacción de informe. Paso 8: Socialización de resultados que incluye un taller de análisis por parte de los interesados. 1. Evaluación del estado y condiciones físicas y estructurales de las instalaciones y edificios. 2. Evaluación del estado de las capacidades financieras y de sostenibilidad de las filiales. 3. Evaluación de los aspectos técnicos y doctrinales de un COE. 4. Descripción de escenarios de riesgo a desastres identificando las principales amenazas, vulnerabilidades y las capacidades existentes. 5. Visualización de resultados mediante un dashboard para la toma de decisiones. 6. Taller de análisis de resultados y entrega de informe final. 1. El compromiso político y estratégico de la organización es clave para el éxito del estudio y por ende en el fortalecimiento del sistema local. 2. Es clave la integración de un buen equipo técnico que permita la identificación y evaluación oportuna de los hallazgos en los principales ejes del estudio. 3. Es importante definir claramente la muestra a estudiar, lo cual permitirá: Definir las rutas para las visitas de campo y el aprovechamiento de los recursos. 4. La elaboración de un plan de acción posterior a la entrega del informe final es clave para el seguimiento de los resultados.

3 Virtualización de herramienta de evaluación DRCE Herramienta que permite evaluar el mecanismo de preparación y respuesta a desastres y crisis de las instituciones de respuesta, mediante un sistema de recolección de datos y visualización de resultados en tiempo real. 1. Fuentes de verificación 2. Formularios de recolección de datos 3. Dashboard 5 Áreas 19 Criterios Indicadores 260 Permite la elaboración de planes de acción integrados. Establece una escala de medición de los avances en preparación para desastres, y desarrollo de la organización. Provee un mapeo de capacidades y recursos de las Sociedades a nivel regional. Medición del impacto de la inversión de los socios estratégicos. Equipo Técnico multidisciplinario, profesionales en diferentes especialidades en gestión de riesgo de desastres con amplia experiencia de campo reconocida. Equipo de coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia, punto focal de la Sociedad Nacional, socio cooperante, punto focal de seguridad. y recursos: software para recolección, procesamiento y visualización de datos, computadora y dispositivos móviles. Mes Sem Días Determinación de la muestra objeto de estudio, con base a priorización previa. Coordinación con instituciones locales: académicas, científico técnicas y de protección civil. Implementación de la evaluación: visitas de campo de acuerdo con la priorización. Elaboración y presentación de informe final. Reunión para presentación de resultados. Formularios en línea, entrevistas, observación directa, dashboard, registro de fuentes de verificación. Paso 1: Sensibilización y aceptación por la Sociedad Nacional. Paso 2: Definir metodología de evaluación: simulación, simulación simulacro, tiempo real. Paso 3: Preparativos y logística, integración de equipo evaluador, presupuesto, elaboración de guiones de simulación, agenda de implementación. Paso 4: Implementación. Llegada del equipo evaluador, despliegue a las filiales, entrevista a actores internos y externos, registro y análisis diario de resultados. Paso 5: Análisis. Conclusiones, redacción de recomendaciones, revisión e interpretación de gráficos en dashboard. Paso 6: Informe preliminar. Presentación inicial de resultados. Paso 7: Informe final, documento revisado y entregado a la Sociedad Nacional 1. Análisis de resultados en tiempo real. 2. Establecimiento de línea de base, intermedia o final. 3. Se cuenta con un registro histórico de los resultados de las evaluaciones. 4. Visualización de resultados que permiten una mejor interpretación y análisis de datos. 5. Gráficos comparativos en evaluación intermedia o final. 1. Será de vital importancia elaborar un plan de acción, priorizando las recomendaciones del informe final para la implementación a corto, mediano y largo plazo, asignando responsables y presupuesto. 2. El plan de acción debe estar vinculado a otras actividades que la organización ya esté ejecutando. 3. El equipo evaluador debe estar integrado por profesionales formados en diferentes áreas, tomando en cuenta que se evalúa todo el mecanismo de respuesta que incluye: áreas políticoestratégicas, áreas de soporte, áreas técnicas y de respuesta. 4. Dentro del equipo se debe contar con el soporte técnico de IT para manejo y limpieza de bases de datos, programación de formularios y dashboard de visualización. 3

4 Herramienta de diagnóstico de manejo de información Evaluación de la capacidad técnica, organizativa y de infraestructura de las organizaciones de respuesta, con el propósito de expandir y mejorar el sistema de respuesta local, identificando polos de desarrollo regionales en preparación y manejo de emergencias a desastres Departamentos objeto de estudio Criterios de evaluación Indicadores Gráficas de resultados Establece una escala de medición de los avances en manejo de información. Provee un mapeo de las herramientas de manejo de información y su funcionamiento. Medición del manejo de información en los diferentes departamentos de la organización. Determina la pertinencia de la inversión en herramientas para el fortalecimiento del manejo de la información. Identifica oportunidades para fortalecer el sistema de manejo de información. Equipo Técnico, profesionales en manejo de información y los referentes de las unidades o departamentos de la organización que son objeto de estudio. Coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia, punto focal de la organización, socio cooperante. y recursos. 4 Mes Sem Días Diseño del ejercicio. Determinación de la muestra objeto de estudio (filiales, sede nacional, otras organizaciones). Coordinación con instituciones locales: científico técnicas y de protección civil, beneficiarios de intervenciones. Implementación de la evaluación: Simulación o en tiempo real. Análisis de resultados. Elaboración y presentación de informe inicial. Reunión para presentación de resultados. Formularios de la herramienta de diagnóstico de manejo de información, entrevistas, observación directa, revisión documental. Paso 1: Sensibilización y aceptación por la Sociedad Nacional. Paso 2: Compartir la herramienta con los coordinadores y actores claves. Paso 3: Preparativos y logística, integración de equipo de soporte y elaboración de agenda de implementación y convocatoria. Paso 4: Implementación. Presentación inicial de la herramienta mediante plenaria, objetivos, funcionamiento, entrevista con los coordinadores de cada departamento, taller de evaluación por departamento con equipos de trabajo, registro y análisis de resultados. Paso 5: Análisis. Conclusiones, generación de gráficos, revisión e interpretación de gráficos, redacción de recomendaciones en base a los resultados versus la priorización y pertinencia. Paso 6: Presentación inicial de resultados a los actores involucrados como también a las autoridades de la organización. Paso 7: Informe final, documento revisado y entregado a la Sociedad Nacional. 1. Análisis de resultados en materia de gestión de información. 2. Establecimiento de línea de base o intermedia para medir el progreso o crecimiento. 3. Catálogo de herramientas y sistemas tecnológicos que facilitan y mejoran la gestión de la información. 4. Visualización de resultados mediante gráficos que permiten una mejor interpretación y análisis de datos. 5. Priorización de necesidades. 1. Es clave priorizar las necesidades y elaborar un plan para dar seguimiento a las recomendaciones. 2. Dar a conocer el objetivo del diagnóstico es de vital importancia para prevenir la resistencia en la implementación. 3. Es importante el compromiso y entrega de los participantes al llenar los formularios con veracidad y así garantizar que de los resultados son fidedignos.

5 Estudio de red de radiocomunicación Estudia la infraestructura y funcionamiento de las redes y sistemas de radiocomunicación de una organización, identificando vulnerabilidades y priorizando recomendaciones para acciones correctivas que fortalezcan los actuales sistemas. 1. Infraestructura Infraestructura y equipo 2. Administración Administración interna Administración externa 3. Funcionamiento Uso y mantenimiento de equipo Prioriza las inversiones a corto, mediano y largo plazo en la red de radiocomunicación. Amplía el catálogo de proveedores de servicios. Establece un proceso escalonado de estandarización de equipos, así como la migración de sistemas análogos a digitales según la legislación del país. Permite un mapeo de recursos e identificación de mejores sitios para la instalación de equipos, así como la reorganización de la red. Equipo Técnico, profesionales en telecomunicaciones con experiencia en manejo de desastres. Equipo de coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia, punto focal de la Sociedad Nacional, socio cooperante, proveedor del servicio, punto focal de seguridad. Equipo de logística, coordinador de la actividad, responsable del presupuesto, conductores, vehículos, permisos para ingresos, equipo de diagnóstico. Mes Mes Días Elaboración de herramienta de evaluación. Determinación de sitios de interés para la evaluación, con base a priorización previa. Coordinación con instituciones locales: proveedores de servicios, propietarios de los sitios de repetición, coordinación interna de la organización. Implementación del diagnóstico: visitas de campo. Reunión de análisis de resultados. Reunión para presentación de resultados. Elaboración y presentación de informe final. Listas de chequeo, encuestas, entrevistas, laboratorio y equipo diagnóstico, observación directa. Paso 1: Revisión documental: marco legal de país, revisión de contrato de proveedores de servicios, identificación de potenciales proveedores, revisión de otros informes relacionados, mapeo de equipos y recursos. Paso 2: Integrar equipos de trabajo. Paso 3: Definir recursos humanos y materiales y rutas para las visitas de campo. Paso 4: Implementación del diagnóstico: sitios actuales y posibles de repetición, empresas proveedoras, pruebas en carretera, equipos bases, móviles y portátiles. Paso 5: Reunión para análisis y redacción de informe. Paso 6: Presentación de resultados. 1. Elaborar un diagnóstico del estado, cobertura y calidad del sistema de radiocomunicación. 2. Evaluar el estado de: Infraestructura, gestión del sistema, equipos, sitios de repetición en todos sus niveles. 3. Diseñar un plan de mejora en cobertura y calidad del sistema de radiocomunicación a corto, mediano y largo plazo, que incluya alianzas estratégicas con socios y/o empresas privadas. 1. Conocer la legislación de país relacionado a las telecomunicaciones, es fundamental para los preparativos y la implementación del estudio, esto permitirá identificar los requerimientos, así como orientar de manera oportuna las recomendaciones de mejora. 2. Previo a la implementación de diagnóstico se deben tener establecidos los resultados esperados basado en la visión de la organización. 3. Es de mucha importancia que la organización cuente con una unidad o departamento con la expertise técnica para interpretar, orientar e implementar los resultados del diagnóstico. 5

6 Presupuestos para planes de respuesta y contingencia El presupuesto para planes de respuesta y contingencia está concebido como los primeros fondos disponibles para hacer frente a una situación desastres o crisis y pretenden proveer a las organizaciones la capacidad financiera para iniciar la respuesta mientras se activan otros fondos (cooperación interna o externa). 1. Elaboración del presupuesto - Estimación de los costos para la respuesta - Movilización y captación de recursos para la respuesta Formato de presupuesto - Instructivo - Presupuesto detallado: 9 segmentos - Resumen del presupuesto Para la identificación e implementación de estrategias para la recaudación de fondos y el establecimiento del fondo de emergencia de una organización. Permite que la planificación operativa sea un instrumento para captación de fondos. Permite considerar otros gastos administrativos relacionados a la respuesta. Vincula los planes de acción o llamamientos para emergencia desde los preparativos institucionales. Permite la operación inmediata posterior al impacto de un evento adverso. Equipo técnico, profesionales en administración y finanzas, gestión de riesgo, movilización de recursos. Equipo de coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia y punto focal de la organización. y recursos. 6 Mes Sem Días Integrar equipo técnico. Revisar los planes de respuesta de la organización (escenarios y costos de operaciones anteriores). Implementación del taller: Desarrollo de los 7 pasos para elaborar el presupuesto, listar las acciones para vincularlas con la movilización de recursos. Revisión y aprobación de los presupuestos. Seguimiento a los presupuestos por parte de oficina responsable. Guía de pasos para la elaboración de presupuestos, formularios, formatos de presupuestos. Paso 1: Integrar equipos de trabajo Paso 2: Revisión documental: análisis de los planes de respuesta y operaciones anteriores. Paso 3: Implementación del taller, desarrollo de agenda, elaboración de presupuestos. Paso 4: Presentación y aprobación del presupuesto. Paso 5: Entrega de informe final. Paso 6: Presentación a socios cooperantes. 1. Herramienta de presupuesto vinculada a formularios utilizados a nivel regional. 2. Guía de aplicación para implementación e instructivo para llenado de herramienta de presupuesto. 3. Pasos para la gestión y recaudación de fondos posterior al estimado de costos para la respuesta. 1. Sera necesario lograr el compromiso de las autoridades de la organización para convertir la planificación para desastres en una herramienta útil para la gestión y recaudación de fondos. 2. El equipo evaluador debe estar integrado por profesionales formados en finanzas, movilización de recursos, áreas técnicas y respuesta que permitan considerar los diferentes enfoques durante la estimación de costos asociados a las operaciones de emergencias. 3. Es de vital importancia el conocimiento de las implicaciones económicas de una operación de emergencia, lo que permite a las organizaciones reflexionar sobre la cobertura y alcance de los servicios a los que se comprometen en los procesos de planificación a emergencias 4. Los escenarios de desastres se convierten en los insumos principales para la estimación y establecimiento de los prespuestos de respuesta.

7 Diseño curricular por competencias Es el proceso mediante el cual se estructuran programas de estudio con el fin de dar respuesta a necesidades priorizadas de formación, orientando los aprendizajes al logro de competencias mediante un proceso dinámico y participativo. 1. Enfoque integrador teoría y práctica 2. Focalización de los aprendizajes 3. Organización de las competencia 4. Alcance de las competencias Organiza el currículo de una organización. Brida los lineamientos y directrices para la puesta en marcha de los planes de estudio. Establece una ruta de aprendizaje para los alumnos. Equipo técnico, profesionales en el área de educación con conocimientos de investigación, grupos de especialistas en las áreas técnicas a desarrollar. Equipo de coordinación, es un equipo integrado por el Centro de Referencia, punto focal de la organización, socio cooperante, responsable de centro de capacitación de la institución. y recursos Mes Meses Mes Investigación diagnóstica. Fundamentación pedagógica Definición de perfiles de egreso. Selección y organización de competencias. Selección y organización de contenidos (plan de estudio). Definición de metodología. Definición de un sistema de evaluación. cuestas, entrevistas, grupos focales, reuniones técnicas de diseño, taller de implementación. Paso 1: investigación documental sobre el contexto de la institución. Paso 2: Proceso de consulta con el referente de capacitación de la organización. Paso 3: Integrar equipos de trabajo de las diferentes especialidades a considerar en el diseño curricular. Paso 4: Elaborar el documento rector del diseño curricular. Paso 5: Inducción al personal de la institución para la implementación. Paso 6: Socialización de resultados con las autoridades. 1. Plan de capacitación general de la institución. 2. Planes de estudio por especialidades. 3. Recomendaciones pedagógicas para la implementación. 4. Taller de introducción al diseño curricular. 1. Es fundamental el involucramiento de los referentes de capacitación de la organización para un desarrollo óptimo del proceso. 2. Es imprescindible la conformación de un grupo de trabajo de especialistas. 3. Es importante definir los canales de comunicación para canalizar la información para contar con una clara directriz de trabajo. 4. Es primordial establecer un participativo y dinámico involucrando a todos los sectores de la institución. 5. La calidad del proceso está vinculada con los tiempos óptimos para la preparación, diseño e implementación. 7

8 Los Principios Fundamentales el Movimiento de la Cruz Roja y la Media Luna Roja Humanidad El Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, al que ha dado nacimiento la preocupación de prestar auxilio, sin discriminación, a todos los heridos en los campos de batalla, se esfuerza, bajo su aspecto internacional y nacional, en prevenir y aliviar el sufrimiento de los hombres en todas las circunstancias. Tiende a proteger la vida y la salud, así como a hacer respetar a la persona humana. Favorece la comprensión mutua, la amistad, la cooperación y una paz duradera entre todos los pueblos. Imparcialidad No hace ninguna distinción de nacionalidad, raza, religión, condición social ni credo político. Se dedica únicamente a socorrer a los individuos en proporción con los sufrimientos, remediando sus necesidades y dando prioridad a las más urgentes. Neutralidad Con el fin de conservar la confianza de todos, el Movimiento se abstiene de tomar parte en las hostilidades y, en todo tiempo, en las controversias de orden político, racial, religioso o ideológico. Independencia El Movimiento es independiente. Auxiliares de los poderes públicos en sus actividades humanitarias y sometidas a las leyes que rigen los países respectivos, las Sociedades Nacionales deben, sin embargo, conservar una autonomía que les permita actuar siempre de acuerdo con los principios del Movimiento. Voluntariado Es un movimiento de socorro voluntario y de carácter desinteresado. Unidad En cada país sólo puede existir una Sociedad de la Cruz Roja o de la Media Luna Roja, que debe ser accesible a todos. Y extender su acción humanitaria a la totalidad del territorio. Universalidad El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, en cuyo seno todas las Sociedades tienen los mismos derechos y el deber de ayudarse mutuamente, es universal. Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y la Media Luna Roja Esta publicación ha sido elaborada por la Federación Internacional de Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y Media Luna Roja (FICR) con el apoyo técnico del Centro de Referencia en Preparación Institucional para Desastres (CREPD) y el auspicio de Cruz Roja Canadiense Agradecimientos: Al gobierno de Canadá, Cruz Roja Canadiense y el proyecto CERA, por hacer posible el desarrollo e implementación de las herramientas, sistemas y metodologías presentadas en este documento, las cuales son de utilidad para la región de América y otras a nivel global. Centro de Referencia en Preparación para Desastres (CREPD), de la Federación Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja Por la Excelencia y el conocimiento Aprende crea - transforma Para más información, diríjase a: 17 calle Poniente y Avenida Henry Dunant, Centro de Gobierno. San Salvador, El Salvador Teléfono: crepd.americas@ifrc.org Sitio web: