Administrador Delegado

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1 1 BPMS 2 Intranet 3 Document Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules Manual Administrador Delegado (30 Septiembre 2014) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE 1. FUNDAMENTOS CAPAS USUARIOS Y LOGINS LAS 11 FAMILIAS ESTRUCTURA INICIAL DESPUÉS DE LA INSTALACIÓN Contenido de la Estructura Inicial Primeras Acciones PROTECCIÓN Y PERMISOS Protección Fronteriza o Perimetral Protección Interna Logins y Contraseñas Personalidades: AdminPortal, Administrador Delegado, Usuario Común Acceso a Procesos y Tareas Libres Acceso a Documentos Acceso a Elementos de las Familias Acceso a Comunicados Protecciones y Permisos: Resumen CONFIGURAR ESTRUCTURA ESTRUCTURA: PANEL GENERAL LICENCIA: CLAVE ACTIVACIÓN LICENCIA: SESIONES DE USUARIOS Logins Grupos de SharePoint Usuarios en la Sesión Log de Sesiones Log de Concurrencia Control de Actividad de Usuarios Formulario de Inicio de Sesión ENTIDAD: DATOS ADMINISTRADORES: ADMINPORTAL AdminPortal: Administradores Delegados AdminPortal: Acciones Especiales Permisos en opciones de Estructura ADMINISTRADORES: CORREO ADMINISTRADORES: PARÁMETROS ADMINISTRADORES: MULTIIDIOMA CALENDARIOS: CREAR Y EDITAR DICCIONARIOS: TÉRMINOS Términos Generales Claves Prefijo/Sufijo Grupos de Campos DICCIONARIOS: ROLES DICCIONARIOS: PERFILES DICCIONARIOS: RECINTOS SEGUROS Diccionarios: Formularios DICCIONARIOS: CONSULTAS PÚBLICAS DICCIONARIOS: GALERÍAS SERVICIOS WEB: ACCESO SERVICIOS WEB: LISTA ADAPTADORES: CONECTAR COMUNICADOS: ZONAS Crear nueva Zona de Publicación Definir el Circuito de Aprobación para una Zona COMUNICADOS: PERMISOS MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 2 de 182

3 3. ESTRUCTURA. FAMILIAS VENTANA DE ÁRBOL Y CLASES (VAC) Conexión ERP Pestaña Editar Árbol Pestaña Crear / Editar Clases Editar Clases Crear Clases Pestaña Ubicar Clases Pestaña Clases Preferentes EMPLEADOS: PORTAL Portal Empleados. General Portal Empleados: Páginas de Entrada Portal Empleados. Paneles de Navegación Portal Empleados. Contenidos Portal Empleados: Enlaces Predefinidos EMPLEADOS: ÁRBOL Y EMPLEADOS Pestaña Crear / Editar Empleados Adjuntar Imagen Pestaña Editar Árbol Editar Niveles Eliminar Niveles Crear Niveles Cambiar la posición de Niveles Empleados: Grupos REGLAS: ÁRBOL Y CLASES PROCESOS: ÁRBOL Y CLASES PROCESOS: ENTORNO Ventana de Ejecución Tarea Patrones Grid Mis Tareas de Proceso TAREAS LIBRES: ÁRBOL Y CLASES Crear Clase Tareas Internas Permisos de Lectura DOCUMENTOS: ÁRBOL Y BIBLIOTECAS / ALMACENAMIENTOS CUENTAS: ÁRBOL Y CLASES Clases de la Familia de Cuentas Sectores Económicos: Árbol Roles Personales Ficha de Roles Personales Importar Roles Personales Exportar Roles Personales a Excel ÍTEMS: ÁRBOL Y CLASES PROYECTOS: ÁRBOL Y CLASES ÁREAS: ÁRBOL Y CLASES ANEXOS: CREAR Y EDITAR Gestionar Sitios SharePoint Gestionar Anexos Crear Anexo Determinar dónde debe actuar el Anexo Configurar la estructura de la Lista (Columnas, Vistas y Permisos) Columnas Ejemplo: Configuración de Anexo Configurar Columnas Vistas y Permisos FAMILIAS PROPIAS RELACIONES ENTRE FAMILIAS PLATAFORMA DE INTERACCIÓN AMPLIA MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 3 de 182

4 4.1. USUARIOS EXTERNOS. PORTALES Aspecto del Portal Externo Crear Portal Externo Identificación Diseño Botonera (Marco vertical) Crear/Editar Botones (Marco vertical) Modificar un Portal Externo Vincular Clases de Cuentas con Portales Externos Página Inicial USUARIOS EXTERNOS. DOCUMENTOS USUARIOS EXTERNOS. ÍTEMS USUARIOS INVITADOS. IDIOMA Y ESTILO USUARIOS INVITADOS. FORMULARIOS GESTIÓN CONTENIDOS & COMERCIO ONLINE APÉNDICE. EJECUCIÓN DE PROGRAMAS EXTERNOS DESDE TAREAS PROGRAMADAS MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 4 de 182

5 Estimado Lector, Este manual se ha confeccionado con dos propósitos a la vez: Por un lado, servir de consulta para orientar en el manejo del sistema AuraPortal a los usuarios Administradores que trabajan con él. Por otro, servir como instrumento de enseñanza y seguimiento de las operativas de AuraPortal sin necesidad de tener el sistema instalado. Este segundo propósito es la razón por la que las explicaciones a lo largo del mismo se ofrecen con más detalle del que sería estrictamente necesario en un mero manual de uso y también con una profusión de imágenes cuya misión es mostrar el aspecto que cabe esperar en las ventanas de trabajo a lo largo del funcionamiento diario con el sistema. Una lectura reposada y atenta del manual, sin necesidad de estar frente al ordenador, probablemente será suficiente para entender bastante bien la estructura y funcionamiento de AuraPortal en lo que concierne a los Administradores Delegados que son en definitiva los que deben conocer la aplicación a fondo. Este documento se completa y complementa con otros documentos que son tratados aparte, los siguientes: 1. Monografías: Recintos Seguros Conexiones Externas e Integración Transacciones y Compensaciones Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Modelización (incluye un Tutorial de Creación de una Clase de Proceso y su Ejecución) Formularios Dinámicos Gestión Documental (Bibliotecas, Documentos Base y Firma Digital) Planning Tareas de Sistema Reglas de Negocio WIP (Plataforma de Interacción Amplia) Grupos de Campos y Tratamientos Distribuidos (Tomos 1 y 2) Gestión de Contenidos Comercio Online Familias Propias Relaciones entre Familias 2. Guías: Usuarios Invitados Instalación de AuraPortal Instalación de Utilidades Transmisión de Credenciales Actualización Datos Panel Procesos BPM Modeler Visio y Java Expresiones Regulares Integración Facebook Inicio de Sesión Certificado Personalización Idiomas 3. Manuales: Adapters Server Importador Servicios Web MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 5 de 182

6 Gracias por su elección de AuraPortal. Nuestra misión es darle, en forma de resultados, la contraprestación que Ud. merece por haber depositado en nosotros su confianza. AuraPortal 1. FUNDAMENTOS 1.1. Capas El sistema completo de AuraPortal sobre el que trabajan los usuarios se estructura en tres capas: Capa FAP. Funciones de usuario de AuraPortal. Capa SPT (SharePoint). Plataforma MS SharePoint Products and Technologies. Abarca las funciones de SharePoint Services y SharePoint Portal Server. En general, es suficiente con SharePoint Services. Capa SQL. Base de datos MS SQL Server FAP. La capa FAP (Funciones de Usuario de AuraPortal) contiene la parte superior de la programación de AuraPortal abarcando todas las ventanas de la interfaz y la gestión de las 9 familias: Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. 2. SPT (SharePoint). Los datos que se introducen o se generan en el FAP, se canalizan internamente a través de la plataforma SPT (SharePoint Products and Technologies de Microsoft, a la que nos referiremos comúnmente como SharePoint) que estructura los datos en un único formato interno, pero con dos presentaciones ligeramente distintas: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 6 de 182

7 2.1. Bibliotecas. Conjuntos de elementos informativos que además de su contenido principal almacenan unas columnas (meta-datos) que sirven para dar información clasificatoria y de búsqueda (creador, fechas de creación y modificación, destinatario, ficha técnica, etc.) al elemento. Se contemplan tres tipos de bibliotecas: Bibliotecas de Documentos. Contienen elementos con información en formato de texto y datos. Bibliotecas de Formularios. Contienen formularios. Estos son documentos de texto y datos pero cuya estructura se distribuye de acuerdo con plantillas definidas previamente para facilitar la introducción y análisis de la información. Bibliotecas de Imágenes. Compuestas por elementos cuya información no son datos ni textos sino imágenes digitales, aunque pueden residir en gran variedad de formatos. Foros de Discusión. Panel de discusión o discusiones Web, serie de mensajes o comentarios bajo los que se anidan directamente respuestas a un mensaje o comentario, en lugar de organizar los mensajes y comentarios en orden cronológico o alfabético. Encuestas. Permiten a los usuarios responder a un conjunto de preguntas especificadas por el creador de la encuesta. Los resultados se procesan en un resumen gráfico. Agendas (Eventos). Agendas compartidas para determinados colectivos dentro de la entidad, por ejemplo, para reservar usos de aulas o despachos Listas. Tablas con sus columnas y sus filas (registros) de datos en donde las columnas definen los conceptos de la información a suministrar y las filas los valores de dicha información, en cada columna y para cada registro. Estos valores pueden ser tanto datos numéricos como texto, o fecha, moneda, enlaces a otra información (documentos), etc. Puede decirse que una Lista es un conjunto de registros en el que se da prioridad a la facilidad de manejar datos, aunque también pueden contener enlaces con documentos, mientras que una Biblioteca es un conjunto de elementos orientados al manejo de documentos, formularios o imágenes, aunque también llevan anexadas columnas con datos al igual que las Listas. Para homogeneizar la nomenclatura, y puesto que tanto las Listas como las Bibliotecas comparten una estructura similar, consideramos a las Listas como Bibliotecas de Registros. En resumen se contemplan 7 tipos de bibliotecas: Bibliotecas de documentos Bibliotecas de formularios Bibliotecas de imágenes Listas (Bibliotecas de registros) Foros de Discusión Encuestas Agendas (Eventos) Nota. Todo lo referente a las Bibliotecas y las Listas se gestiona en AuraPortal dentro de la familia Documentos. 3. SQL. Toda la información que maneja SharePoint (SPT), sea en forma de lista o de biblioteca, se almacena y se procesa en bases de datos SQL que contienen el motor que provee al sistema de la necesaria mecánica y potencia de administración de datos. En AuraPortal existen dos bases de datos SQL trabajando concurrentemente: 1. Base de datos de configuración (única para toda la plataforma SPT del servidor AuraPortal). Su nombre predeterminado es STS_CONFIG. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 7 de 182

8 2. Base de datos de contenido. Aquí es donde residen todos los datos y la información de AuraPortal Usuarios y Logins Todo Usuario de AuraPortal necesita estar registrado para poder iniciar sesión. Estar registrado significa poseer un login (nombre exclusivo e identificativo para entrar en el sistema) y una contraseña privada. Login es una palabra inglesa que se refiere a la expresión (nombre) que utiliza un usuario para identificarse y obtener permiso para iniciar sesión en un entorno protegido por claves de paso, como es el caso de las diversas plataformas de AuraPortal. El registro de usuario Empleado o Externo se realiza en tres niveles, todos con el mismo login y contraseña: 1. Registro en Windows. Este registro puede estar, bien en el Directorio Activo del Dominio o bien directamente en el Servidor en donde resida AuraPortal. 2. Registro en SharePoint. SharePoint incorpora su propia lista de usuarios que previamente han de figurar registrados en Windows. 3. Registro en el FAP de AuraPortal. Finalmente, los usuarios que pretendan iniciar sesión en AuraPortal han de estar registrados como usuarios del FAP. Aunque hay tres niveles, el login es el mismo y se otorga, bien de una vez en los tres niveles (si el usuario no figura aún como usuario de Windows), o bien tomando el login ya existente en Windows y copiándolo en los otros dos niveles. El procedimiento de otorgar logins y contraseñas solo puede realizarlo un usuario que tenga las siguientes características: Pertenecer al grupo de Administradores del Servidor de AuraPortal. Tener Control Total sobre la Directiva de Aplicación Web del sitio de AuraPortal (esta opción está en Herramientas Administrativas - Administración Central de SharePoint Seguridad de Aplicaciones). El registro de un usuario Invitado se realiza sin embargo directamente en SQL y el login se registra con una dirección de . Cualquier empleado que tenga permiso para crear un Rol de Cuenta puede crear un Rol de Usuario Invitado Las 11 Familias Toda la estructura de AuraPortal descansa en la convivencia entrelazada de 11 familias de elementos: 1. EMPLEADOS. Los de la empresa. Pueden ser o no usuarios de AuraPortal. 2. REGLAS. Contiene las Reglas de Negocio utilizadas en la entidad. 3. PROCESOS. Esta familia incluye el sistema BPM (Business Process Management) con sus Tareas de los Procesos y otros objetos de los Procesos. 4. TAREAS LIBRES. Esta familia comprende las Tareas creadas en la Plataforma de Colaboración (Intranet) de AuraPortal. Las Tareas Libres las crea el usuario libremente en el momento en que las necesita, en contraste con las Tareas de Proceso que aparecen en el workflow del usuario para ser ejecutadas por éste, siguiendo el flujo de un determinado Proceso dentro del Sistema BPM. 5. BIBLIOTECAS. Abarca no solamente el conjunto de documentos de texto, sino también las imágenes, los formularios y las listas o registros de datos estructurados en forma de tablas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 8 de 182

9 6. CUENTAS. Son las referencias a entidades o personas ajenas a la empresa pero que mantienen o pueden mantener relaciones con la misma (clientes, proveedores, etc.). 7. ÍTEMS. Elementos de inmovilizado o transacción, tanto materiales como inmateriales (vehículos, ordenadores, conceptos de coste, etc.) 8. PROYECTOS. Destinos específicos y delimitados de las actividades (tareas). Son centros de coste/ingreso que controla AuraPortal. 9. ÁREAS. Las áreas en donde se encuentran los recursos empresariales utilizados para las funciones empresariales. Por ejemplo, un departamento, un conjunto de empleados, recursos financieros, etc. 10. FAMILIAS PROPIAS. Además de las tradicionales familias de sistema incluidas en la estructura inicial de AuraPortal, es posible crear y definir nuevas familias que se llaman Familias Propias. Estas familias son totalmente definibles por el usuario, tanto en el diseño de sus formularios y campos, como en el de los grids y buscadores. 11. RELACIONES ENTRE FAMILIAS. Característica disponible desde AuraPortal Helium que permite relacionar distintas Familias de AuraPortal entre sí de una manera flexible, ágil y potente, para solucionar las necesidades de la mayoría de escenarios. Para una información más detallada consultar la Monografía Relaciones Entre Familias. Los elementos de cada familia se crean dentro de Clases, que son conceptos de agrupación homogénea definidos previamente, pudiendo haber tantas clases como se quiera en cada familia. Cuando se crea un elemento, ha de especificarse la clase a la que va a pertenecer. A su vez, las clases de una determinada familia se ubican en las ramas o niveles de un Árbol de Clases que sirve para organizar su ordenación y facilitar su búsqueda. Hay un solo árbol de clases por cada familia. En cada familia, a excepción de la de Empleados, la creación de los elementos dentro de las clases se lleva a cabo por los usuarios normales de AuraPortal que tengan autorización para crear elementos en esa familia. Sin embargo, en cada familia, la creación de las clases, así como su ubicación en su correspondiente árbol de clases es función del Administrador Delegado para esa familia. La familia de Empleados tiene el mismo rango de clases, pues los elementos (empleados) se ubican directamente en el árbol (organigrama). Por esta razón, los empleados los ha de crear un Administrador Delegado Estructura Inicial después de la Instalación El sistema operativo Windows ha de estar instalado previamente a la instalación de AuraPortal. Cuando se efectúa la instalación de AuraPortal, ésta crea el usuario AdminPortal, el cual pasa a ser también Administrador de Windows (del Dominio o del servidor local). Además, al finalizar la instalación de AuraPortal, queda configurada una Estructura Inicial que está preparada para empezar a trabajar. Esta estructura puede (y debe) ser cambiada y ampliada por la empresa para adaptarla a sus necesidades, tanto al comienzo como a lo largo del tiempo Contenido de la Estructura Inicial La Estructura Inicial contiene lo siguiente: El usuario especial AdminPortal y los primeros 5 usuarios normales de AuraPortal. Aparecen ya creados, sin datos, pero con sus Logins y Contraseñas. Son los siguientes. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 9 de 182

10 Login Contraseña Atributos AdminPortal Password0 Administrador de AuraPortal. Tiene todos los poderes. AP1 Password1 Administrador Delegado. Tiene poderes para configurar la Estructura. AP2 Password2 Usuario normal. AP3 Password3 Usuario normal. AP4 Password4 Usuario normal. AP5 Password5 Usuario normal. Nota. Las contraseñas son case sensitive, es decir distinguen las mayúsculas. Sin embargo, en los Logins las mayúsculas y las minúsculas son equivalentes. Árbol preparado para la familia de Empleados. Este árbol contiene 5 ramas (niveles), una para cada usuario-empleado. Las demás familias están vacías, es decir, no contienen ni árbol, ni elementos Primeras Acciones Una vez terminada la instalación inicial, las primeras acciones que ha de realizar la persona que adquiere la personalidad de AdminPortal, son las siguientes. Cambiar su contraseña para proteger su privacidad. No puede cambiar su Login, que es: AdminPortal. Cambiar los Logins y contraseñas de los otros usuarios de la instalación inicial (AP1, AP2, AP3, AP4, AP5). Nombrar los Administradores Delegados. La instalación inicial contiene un Administrador Delegado (AP1). AdminPortal puede revocar ese nombramiento y nombrar otros si quiere. Crear los nuevos usuarios. Esta misión la pueden realizar, además de AdminPortal, los Administradores Delegados a través de la familia de Empleados. Sin embargo la asignación de Logins y contraseñas es función exclusiva de AdminPortal Protección y Permisos Los permisos son los vehículos por los que se concede y protege el acceso a la información de AuraPortal. El sistema de permisos tiene cierta complejidad para poder ofrecer una variedad suficiente de formas que cubran los múltiples casos en los que convergen las informaciones que provienen de diferentes fuentes, las características (roles) del usuario implicado y las circunstancias del momento. Se abordan dos niveles de protección: 1. Protección Fronteriza o Perimetral 2. Protección Interna Protección Fronteriza o Perimetral La protección llamada Fronteriza o Perimetral es la que impide que personas ajenas a la organización puedan entrar en el sistema y acceder a la información. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 10 de 182

11 Esta protección previene contra los actos comúnmente llamados Pirateo, Hacking, Cracking, Spoofing, Hijacking, Sniffing, etc. por los que gente malintencionada puede obtener información privada o incluso adulterar, corromper, destruir o causar daños a la empresa. Los medios que aporta esta protección son los que Microsoft incorpora en sus sistemas operativos. La protección de sus sistemas operativos es un asunto al que Microsoft concede la máxima prioridad en sus estrategias de producto, y sabido es que en estos momentos es la empresa de software que sobresale por los recursos dedicados a garantizar al máximo la calidad de sus sistemas de protección. Estos sistemas en su mayoría residen sin cargo adicional en el propio sistema operativo Windows 2003 o superior (en donde se asienta AuraPortal) y se activan al configurar adecuadamente el sistema operativo del servidor. Nota. Las activaciones de estos sistemas no son sencillas y en general se requiere personal experto para realizarlas. Los sistemas disponibles son los siguientes. Kerberos. Protocolo de autenticación seguro. El Login (nombre) y password (contraseña) que utiliza el usuario quedan encriptados impidiendo que en su viaje por la red puedan ser identificados y usurpados. https (ssl). Los datos viajan encriptados y además permite certificación digital para identificar la autenticidad, tanto del emisor como del receptor. Requiere configuración del servidor. VPN (Virtual Private Network). Prepara un túnel dentro de Internet por donde viajan los datos, encriptados o no, que en consecuencia no pueden ser capturados desde otra conexión de Internet. Requiere configuración del servidor. IPSec, Certificados Digitales. Asegura que la autenticación y el tráfico entre los ordenadores quedan encriptados y seguros. Requiere una configuración especial del servidor y de los ordenadores clientes. Firewall. Windows Server incorpora un Cortafuegos (Firewall) que impide los accesos indeseados mediante filtrados. Se activa muy fácilmente, pero en general, se recomienda la instalación de un Firewall perimetral, esto es, independiente del servidor de AuraPortal y ubicado entre éste y la conexión a Internet. La protección mencionada protege el sistema operativo y AuraPortal pero aún queda el peligro de la infección por Virus y Gusanos vía el correo electrónico de Internet. Por ello se recomienda enérgicamente la instalación de un sistema antivirus (McAfee, Norton, etc.) para evitar desagradables sorpresas de infecciones virales o parasitarias en su sistema Protección Interna 1. Logins y contraseñas La protección interna es de tipo selectivo. Comienza por la comprobación del Login y contraseña que permiten iniciar sesión al usuario y a partir de ahí el sistema detecta los permisos de que goza para acceder a la información. Estos permisos se derivan de sistemas combinados de autorizaciones para entrar en diversas áreas de AuraPortal y con distintos niveles de acceso. El análisis de estos aspectos se aborda en los apartados que se enumeran a continuación. 2. Personalidades: AdminPortal, Administrador Delegado, Usuario Común 3. Acceso a Procesos y Tareas Libres 4. Acceso a Documentos 5. Acceso a Elementos de las Familias MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 11 de 182

12 6. Acceso a Comunicados 7. Acceso de los Administradores Delegados a las opciones de Estructura Logins y Contraseñas Para iniciar sesión en AuraPortal es necesario suministrar un nombre (Login) y una contraseña. Las asignaciones de Logins y contraseñas a los usuarios las realiza AdminPortal o el usuario con los permisos necesarios en el Servidor de AuraPortal o en el Dominio, según los procedimientos que se explican más adelante en este manual en el apartado, desde Licencia: Sesiones de Usuarios - Logins (Estructura: panel General). Los Logins y contraseñas de los usuarios solamente pueden ser cambiados por AdminPortal o el usuario con los permisos necesarios en el Servidor de AuraPortal o en el Dominio. Un usuario no puede cambiar su contraseña cuando tema que se ha vuelto insegura. Debe solicitar el cambio al Administrador. Nota. La introducción de nombre (Login) y contraseña al sistema es la única condición que exige AuraPortal para evitar la entrada de usuarios no autorizados, por tanto es de suma importancia que el usuario que las posee sea cuidadoso manteniendo en secreto las claves que le han sido otorgadas bajo su responsabilidad. Para los casos en los que una comprobación mucho más segura sea necesaria, por ejemplo a través de reconocimientos biométricos, (p.e. huella dactilar, reconocimiento de iris o tarjetas con chip incorporado), AuraPortal provee la interfaz requerida para incorporar dichos sistemas Personalidades: AdminPortal, Administrador Delegado, Usuario Común Dentro de AuraPortal, los accesos están determinados, en primera instancia, por los siguientes niveles o personalidades: AdminPortal. Posee todos los derechos de administración del Dominio Windows o del servidor local. También posee los derechos de administrador de SharePoint y del FAP de AuraPortal, aunque no tiene facultad para crear Tareas Libres ni Comunicados. Administrador Delegado. Tiene los mismos derechos que AdminPortal excepto los de nombrar otros Administradores Delegados, y el de crear o editar Grupos de Sitio (se explica más abajo). Sin embargo, sí puede crear tareas libres y comunicados. Usuario Común. Son usuarios comunes todos los que acceden a AuraPortal. Sus permisos de acceso a la información se conceden con carácter individual, con diferentes niveles de actuación y para una o varias de las áreas informativas: Documentos, Tareas Libres, Elementos de las Familias y Comunicados Acceso a Procesos y Tareas Libres Procesos El sistema de permisos de acceso a las diferentes partes de los Procesos, son objeto de un tratamiento especial, por lo que se explican en la Monografía de Recintos Seguros. Tareas Libres El sistema de permisos de acceso a las Tareas Libres está dividido en dos partes: 1) Acceso a las acciones dentro del flujo de la tarea y 2) Acceso a ver las tareas en general. Nota. Cuando se crea una Tarea Libre, queda en la primera Fase. Cuando el Creador envía la Tarea a MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 12 de 182

13 otro usuario, llega al workflow del nuevo usuario. Cuando este Nuevo usuario abre la Tarea, se inicia la segunda fase de la Tarea y este usuario pasa a ser el Asignado Actual de la Tarea, pasando a ser el Ejecutor de la Tarea en esta fase. Cuando el Asignado Actual envía la tarea a un Nuevo usuario, el nuevo usuario pasará a ser el Asignado Actual de esta fase, y así sucesivamente. 1. Acceso a las acciones dentro del flujo de la Tarea. La intervención en las fases de una tarea solo está permitida al Asignado Actual y en casos especiales y para ciertas acciones (p.e. Reclamar), al Remitente (siempre que la tarea no haya sido leída por el nuevo Asignado). En cada momento, dependiendo de la naturaleza y el estado de la tarea, se permiten unas u otras acciones sobre ella. Las opciones que no está permitido utilizar en cada caso quedan desactivadas. El sistema se encarga de llevar este control de manera automática garantizando la protección necesaria. Nota. Como se explica más adelante en este manual, los Autorizados en la ficha de un empleado podrán realizar las mismas acciones en la tarea que el propio empleado usuario. Son, a todos los efectos, sustitutos del mismo. La mecánica de permisos en el flujo de las tareas se explica más abajo en este apartado. 2. Acceso a ver las Tareas. Además de los usuarios que específicamente pueden actuar en las tareas, también podrán ver su contenido (no actuar) otros usuarios según las siguientes condiciones: 2.1. Creador de la Tarea. En todo momento el creador de la tarea tendrá acceso a su lectura Remitente. Cuando un usuario Cursa, Envía, Responde o Termina una tarea, se convierte en el Remitente, aspecto que mantiene hasta que el nuevo Asignado realice una de esas acciones. El Remitente siempre puede ver la tarea, y además podrá Reclamarla (cobrando de nuevo el control de la misma) mientras no haya sido leída por el nuevo Asignado Administradores Delegados. Pueden ver (no actuar sobre) todas las tareas, salvo las confidenciales Acceso a Tareas Confidenciales. Solo pueden acceder y ver las tareas marcadas como confidenciales el Creador de la tarea, los Autorizados en la tarea y el Asignado Actual que es quien ha recibido la tarea en su correspondiente fase y por tanto tiene la responsabilidad de actuar sobre ella en ese momento Acceso directo a Tareas desde la familia de Tareas. Todos los usuarios que entren por el botón de Tareas en el marco vertical general de AuraPortal podrán ver los nombres y los datos filtrados por la correspondiente consulta personalizada de todas las tareas (excepto las confidenciales), pero no podrá entrar en ninguna tarea para ver su contenido si no tienen permiso por alguna de las otras condiciones detalladas en este capítulo Acceso directo a las Tareas enlazadas a elementos de las familias. Cualquier Tarea se puede enlazar con elementos de las familias de Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Si el usuario accede, desde la ficha de un elemento de una familia, a las tareas que se encuentran enlazadas a dicho elemento, podrá entrar a ver (nunca actuar sobre) dichas tareas, solo si posee al menos uno de los siguientes permisos: Figura como Autorizado en la familia de ese elemento. Figura como Autorizado en la ficha del elemento. Esta autorización la concede quien tiene capacidad para editar la ficha del elemento Acceso por ser Autorizado en una tarea particular. Todo usuario que figura como Autorizado en una determinada tarea podrá en cualquier momento entrar a ver la tarea, pero no podrá modificarla. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 13 de 182

14 Acciones en las tareas Libres. Flujos Las acciones permitidas en los flujos de las tareas Libres (tanto la Abiertas como las Programadas) contienen sus propios sistemas de protección y permisos que están regulados de forma automática por la mecánica del workflow. Su funcionamiento es autónomo y no requiere la concesión previa de permisos específicos. El sistema general de protección de AuraPortal se encarga de permitir o no la ejecución de las acciones en función de los permisos del usuario actuante y la situación del momento. FLUJO VERTICAL Y HORIZONTAL Como se sabe, las tareas programadas se componen de un número de fases sucesivas que fueron diseñadas al crear la clase a la que pertenece la tarea. Esta sucesión de fases se denomina Flujo Vertical. Es decir, que cuando la tarea pasa de una a otra fase, está recorriendo una trayectoria o flujo vertical. Sin embargo, es posible que en una fase de la tarea programada, el usuario que es asignado actual de esa fase necesite realizar acciones que impliquen el envío de la tarea a otro usuario (por ejemplo para solicitar una información o para delegar las funciones de esa fase), sin que dichas acciones supongan cambiar la fase en la que se encuentra la tarea. Estas acciones que se realizan dentro de la misma fase constituyen el llamado Flujo Horizontal. Nota. El flujo de las tareas abiertas es siempre horizontal, pues éstas no tienen fases. El Flujo Vertical se lleva a cabo únicamente con las acciones Cursar y Devolver, mientras que el Flujo Horizontal se realiza con las funciones Enviar, Responder y Delegar. Las tareas programadas utilizan todas las acciones mencionadas, mientras que las tareas abiertas solo pueden utilizar las acciones Enviar y Responder. Todas las acciones se detallan a continuación: Acción: Cursar (Acción vertical. Válida solo en tareas programadas) En una tarea programada el asignado actual puede pulsar la acción Cursar. Esta acción lleva la tarea a su siguiente fase, que aparecerá automáticamente en el workflow del asignado previsto para dicha fase tal como figura en la estructura de la clase. (Puede ocurrir que, siguiendo las instrucciones de la clase, el asignado de la siguiente fase deba ser indicado por el asignado actual). Acción: Devolver (Acción vertical. Válida solo en tareas programadas) Cuando una tarea ha sido cursada, quien la recibe (asignado actual) puede pulsar la acción Devolver para que la tarea vuelva a la fase anterior y por tanto, al asignado de la fase anterior. Si la fase ha sido devuelta MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 14 de 182

15 ya, una nueva devolución la dirige siempre a la fase anterior. (A diferencia de lo que pasa con la acción Responder, aquí no se forma un bucle de devoluciones). Supongamos que el usuario A crea la tarea (fase 1) y pulsa Cursar. La tarea pasa a la fase 2 cuyo asignado es el usuario B. Cuando éste la cursa, pasa a la fase 3 cuyo asignado es el usuario C. Si el usuario C pulsa Devolver, la tarea vuelve al usuario B en fase 2 y si éste la vuelve a Devolver, la tarea llega al usuario A en fase 1. Éste no puede ya Devolverla pues está en fase 1. Pero si puede, Cursar o Enviar. Acción: Delegar (Acción horizontal. Válida solo en tareas programadas) En algunos casos, la clase de tarea programada prevé que el asignado actual de una determinada fase pueda reasignar la fase a otro usuario, que se convierte así en el nuevo asignado actual de la misma fase. Este procedimiento se llama delegación y se realiza mediante la acción Delegar. Esta acción, como no produce cambio de fase es del tipo horizontal. El usuario que ha recibido la fase de la tarea mediante la acción Delegar puede renunciar a la delegación de la fase devolviéndola al remitente, pero para ello debe reasignarla con el nombre de quien se la envió y pulsar de nuevo la acción Delegar. Si en lugar de reasignar y Delegar, pulsa Devolver, la tarea pasará a la fase anterior y la recibirá el asignado de dicha fase anterior. Acción: Enviar Siempre y en cualquier momento se puede utilizar la acción Enviar. Al hacerlo, la tarea pasa al usuario elegido por el Asignado Actual en el cajetín Enviar A de la ventana de la tarea. Cuando se envía una tarea, quien la envía debe previamente escribir los comentarios que debe leer el asignado que la recibe. Acción: Responder Quien recibe la tarea que ha sido enviada puede, o bien Enviar de nuevo la tarea a otro usuario, -para lo cual debe reasignarla, es decir, cambiar el nombre que figura como asignado actual (que es él mismo) por el del usuario que debe recibirla-, o bien Responder la tarea una vez escritos los comentarios pertinentes. Si pulsa Responder, la tarea vuelve al usuario remitente, es decir, quien se la envió. Si el usuario A envía la tarea al usuario B, y éste a su vez la envía al usuario C (para lo cual ha de reasignarla, es decir, cambiar el asignado), si éste usuario C pulsa Responder, la tarea vuelve a B. Si éste pulsa Responder, la tarea vuelve de nuevo a C, (no a A), y si éste responde, vuelve a B formándose así un bucle de respuestas entre B y C. Cuando se desea que la tarea vuelva a A, es necesario reasignarla al usuario A y pulsar Enviar. Acción: Reclamar La Reclamación de tareas permite recuperar una tarea para modificar alguno de sus datos o para su interrupción temporal o definitiva. Para Reclamar tareas Libres se han de cumplir una de las siguientes condiciones: Creador: en cualquier rango y situación puede reclamar. Remitente: sólo cuando el rango es 0. Asignado: si está terminada (internamente es Asignado + Remitente) La acción Reclamar es también la que hay que utilizar si se desea reabrir una tarea terminada, siempre que quien la reclama tenga autorización para ello. En la siguiente imagen se muestra un esquema de los flujos básicos en las tareas, tanto de naturaleza abierta como de naturaleza programada: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 15 de 182

16 Acción: Terminar Si se pulsa en la barra de acciones la opción Terminar, se presenta una ventana con dos sub-opciones, que permiten registrar si la tarea se ha terminado con éxito o sin éxito. Los conceptos Con éxito y Sin éxito se refieren, no a la realización correcta o no de la tarea sino a la consecución de su propósito final o contenido. Por ejemplo, una tarea en la que se prepara una oferta para un posible cliente, debe terminarse sin éxito si el cliente desestima la oferta, aunque la tarea de preparar la oferta se haya realizado correctamente La acción Terminar está permitida en los siguientes casos: Terminar con éxito ( ) - Tareas Abiertas: Sólo y siempre al Asignado actual. - Tareas Programadas: Solo al Asignado actual, pero solo si está en la última fase de la tarea. Terminar sin éxito ( ) - Tareas Abiertas: Igual que Terminar con éxito. - Tareas Programadas: Solo al Asignado actual, pero en cualquier fase de la tarea. Acción: Eliminar Eliminar una tarea significa hacerla desaparecer sin dejar rastro. Por ello, esta acción está restringida a los siguientes casos: Tareas abiertas: Solo el Creador cuando es también el Asignado actual. Tareas programadas: Solo el Creador, pero solo cuando está en la primera fase, bien porque aún no la ha cursado o porque han sido devueltas todas las fases posteriores. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 16 de 182

17 OTRAS ACCIONES Acción: Guardar Si el usuario que tiene la tarea (asignado actual) decide no enviar o cursar aún la tarea al futuro asignado puede, si quiere, pulsar sobre el icono de Guardar en la barra de acciones y elegir entre: Guardar y salir ( ). En este caso la tarea se guarda y el programa cierra la ventana volviendo a la ventana anterior. Guardar ( ). En este caso se guarda la tarea para proteger los datos introducidos pero se sigue en la ventana de la tarea para seguir trabajando en ella. Acciones: Dormir y Despertar Si se pulsa el icono de la acción Dormir, la tarea pasa al estado Durmiente, lo cual significa que aunque sigue activa, no aparecerá en las listas de tareas Pendientes de Mí. Esta acción es muy útil para despejar dicha lista omitiendo las tareas que, aunque tienen interés por estar activas, no requieren acción inmediata hasta que se produzca su Despertar. Dicho Despertar se produce mediante un aviso automático cuya fecha se indicó al Dormir la tarea, o bien entrando en la tarea y pulsando el icono correspondiente a la acción Despertar. Este icono se muestra en el encabezamiento de este párrafo. Acciones: Otros Si se coloca el cursor sobre el icono de Otros ( ) en la barra de acciones se despliegan las siguientes opciones: Enviar , Costes / Ingresos, Autorizar, Registro Entradas. Enviar ( ). Al pulsar en esta opción aparece una nueva ventana desde donde se podrán enviar s directamente, mediante el Outlook Web Access. Costes / Ingresos ( ). Da entrada al registro y consulta de los costes asociados a la tarea así como a la información relativa a los ingresos por ventas o equivalentes en relación con la misma. Autorizar ( ). Esta opción sirve para que el creador de la tarea pueda dar permiso (autorizar) a otros usuarios para que, aunque no estén en el flujo de la tarea (no sean asignados), puedan entrar en la tarea y conocer toda su información. No podrán sin embargo ejecutar ninguna acción ni cambiar algo ni añadir comentarios al histórico. Registro Entradas ( ). Al pulsar sobre esta opción en la ventana de Otros, se muestra una ventana en donde aparece la relación de usuarios que han entrado en la tarea indicando su nombre, fecha y hora de entrada y la acción que realizó. ESTADOS El Estado de una tarea es único en cada momento y es el resultado de la última Acción que se ha realizado sobre ella. El estado de una tarea determina a su vez las acciones que son permitidas. Los estados posibles son los que se describen a continuación. Estado: Latente (La). Cuando aparece la ventana para crear la tarea, el sistema la crea automáticamente en vacío otorgándole un número de identificación (ID) que se muestra junto con el nombre del creador y la clase de tarea. En este momento, la tarea ya existe, pero queda en el estado Latente. El creador puede dar nombre a la tarea, enlazar elementos de las familias de Empleados, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, indicar un asignado, escribir comentarios en el HISTÓRICO, además de otras cosas. La tarea está en estado Latente cuando se crea y solo si aún no ha sido enviada al asignado. Una vez la tarea ha iniciado su circulación ya nunca puede regresar al estado Latente. Es frecuente sin embargo que un creador mantenga algunas tareas permanentemente en estado Latente, para almacenar información, generar avisos, etc. de manera privada. Es como la agenda, pero con MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 17 de 182

18 posibilidades muy interesantes como la ilimitación en los textos introducidos, los enlaces con documentos, bibliotecas, otros elementos, el control de costes, etc. En el estado Latente los comentarios en la tarea se introducen directamente en el cajetín de HISTORICO, no desde el de AGREGAR COMENTARIOS. Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Durmiente (Dr). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Dormir. Cursada (Cu, f)*. Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Cursar. Devuelta (Dv, f). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Devolver. Delegada (Dg, f). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Delegar. Enviada (Ev). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Enviar. Respondida (Rp). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Responder. Reclamada (Rc). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Reclamar. Estado: Terminada con éxito (Te). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Terminar con éxito. Estado: sin éxito. Terminada sin éxito (Ts). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Terminar Nota 1. La letra f que aparece en Cursada, Devuelta y Delegada hace referencia a la fase de la tarea y se representa con un número entero. Nota 2. Los iconos y abreviaciones que se muestran son los que aparecen en los grids (listados) de las tareas que aparecen en las ventanas de AuraPortal Acceso a Documentos El sistema de protección y control de acceso a los documentos en AuraPortal, ya se trate de Bibliotecas de SharePoint o Bibliotecas de Diccionario se explica con detalle en el Tomo 1 Bibliotecas en AuraPortal- de la Monografía Gestión Documental. A modo de resumen, debe saberse que los permisos de acceso a Bibliotecas de SharePoint se gestiona a través del sistema de permisos individuales o por Grupos y en el caso de las Bibliotecas en Diccionario, dependiendo del punto desde el que se integró el documento Acceso a Elementos de las Familias El tratamiento es distinto si se trata de Familias de Sistema o de Familias Propias. FAMILIAS DE SISTEMA Se excluye la familia de Documentos que tiene un tratamiento especial explicado en la monografía correspondiente. El resto de familias tienen un tratamiento homogéneo excepto alguna singularidad de la familia de Empleados. Se presentan pues dos apartados: 1. Acceso a elementos de la familia Empleados. Se expone en primer lugar el caso de la familia de Empleados porque reviste algunas características o propiedades diferenciales respecto a las otras familias. 2. Acceso a elementos de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Se agrupa su explicación porque tienen un tratamiento homogéneo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 18 de 182

19 Acceso a Elementos de la Familia Empleados Cualquier usuario de AuraPortal puede acceder a ver (no modificar o editar) las fichas de los elementos de la familia Empleados con las siguientes restricciones: 1. No puede ver los Datos Privados, excepto si quien accede a la ficha es el propio empleado o su supervisor. 2. No puede ver los Datos Confidenciales (que se encuentran en un documento enlazado) excepto si se trata del responsable de Recursos Humanos. El propio empleado no puede ver sus datos confidenciales. 3. No puede ver las Tareas enlazadas a la ficha que se hayan marcado como Confidenciales en las fichas de las tareas. Tampoco puede ver las tareas no confidenciales enlazadas excepto si goza de uno de los dos siguientes permisos específicos: Figura como Autorizado en la familia de Empleados. (Esta autorización se concede por el procedimiento que se explica en este manual en el apartado Tareas: Permisos) Figura como Autorizado en una ficha del Empleado. Esta autorización la concede quien tiene capacidad para editar la ficha del Empleado. Nota. A diferencia de lo que ocurre con las demás familias, en este caso se da la circunstancia muy especial de que el autorizado en la ficha de un Empleado puede no solo ver, sino también actuar en las tareas del empleado titular sustituyendo a éste y heredando todas sus facultades al respecto. Como medida de seguridad el sistema deja en el histórico de la tarea intervenida un registro indeleble de las acciones realizadas por el Autorizado. No puede ver los Documentos Asociados excepto si goza de permiso para ver dichos documentos mediante la configuración de Grupos de Sitio Acceso a Elementos de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las familias de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas los otorga el Administrador Delegado en función de sus Clases. Estos permisos se conceden por el procedimiento que se explica en este manual en el apartado Empleados: Grupos. La ventana para otorgar estos permisos es la siguiente. Acceso a Editar una ficha de una familia La modificación (edición) de una ficha particular puede también realizarla el Responsable del elemento mostrado. El usuario llamado Responsable figura en la propia ficha del elemento (ver imagen siguiente) y lo MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 19 de 182

20 nombra el usuario que tenga capacidad crear o editar las fichas de los elementos de esa familia. Un Responsable de un elemento, por serlo, puede editar la ficha del mismo y por tanto puede cambiar el responsable actual (él mismo), aunque si hace esto ya no podrá entrar de nuevo en esa ficha como responsable. El Responsable (1) del elemento figura en su ficha y tiene capacidad para editar (2) todos sus datos. Acceso a Ver las tareas enlazadas a todas las fichas de una familia En cuanto a las tareas enlazadas a una ficha de elemento, para poder verlas es necesario que el usuario esté autorizado en la familia por el Administrador Delegado. El procedimiento para este otorgamiento se realiza en la ventana Tareas: Permisos Lectura que se invoca desde Tareas Árbol y Clases de la Estructura de AuraPortal: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 20 de 182

21 Esta es la ventana: Acceso a Ver las tareas enlazadas a una ficha de una familia Para que un usuario pueda entrar a ver las tareas enlazadas a un elemento es necesario que esté autorizado en la propia ficha del elemento. Esta operación la realiza un usuario que tenga capacidad de editar la ficha del elemento mediante la ventana que se muestra a continuación. Una vez en la ventana de Editar la ficha, pulsar (1) sobre Autorizar y al aparecer la ventana modal con los dos paneles (Usuarios y Autorizados), seleccionar y agregar (2) los usuarios que han de tener acceso a ver las tareas enlazadas a este elemento. También tiene acceso a ver las tareas enlazadas a la ficha de un elemento el Responsable del mismo Acceso a Comunicados Todos los usuarios pueden ver los comunicados publicados. Pero no todos los usuarios pueden publicar comunicados. La creación y configuración de las Zonas de Publicación así MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 21 de 182

22 como el establecimiento de los circuitos de aprobación (en serie o en paralelo) para cada zona solo está al alcance de los Administradores Delegados. Igualmente, es una función de los Administradores Delegados el autorizar a otros usuarios a crear comunicados. Estas autorizaciones se otorgan de forma individual a cada usuario mediante la ventana de permisos de creación que es la siguiente. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Todos los extremos relativos a la creación y configuración de zonas, así como a la creación, aprobación y publicación de comunicados se explican con detalle más adelante en este manual en el apartado de Comunicados. FAMILIAS PROPIAS El acceso a Familias Propias se gestiona por Recintos Seguros a 3 niveles, Familia, Clase y Elemento. Todos los detalles necesarios se pueden encontrar en la Monografía de Recintos Seguros Protecciones y Permisos: Resumen El sistema de protecciones de AuraPortal contempla dos vertientes: 1. Protección mediante Recintos Seguros. Que se aplica a los elementos de BPMS (Mensajes, Procesos y Monitorización), Familias Propias y Bibliotecas en Diccionario y que se explica en la Monografía de Recintos Seguros. 2. Protección selectiva de la Plataforma Intranet. Que se deriva de sistemas combinados de autorizaciones para entrar en diversas áreas de AuraPortal y con distintos niveles de acceso, y que afecta a las familias de Empleados, Tareas, Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas y Comunicados. Para dar una visión rápida que ayude a comprender globalmente el sistema de protecciones de la Plataforma Intranet se presenta el siguiente resumen en forma de tabla. AdminPortal tiene todos los accesos. Los permisos se conceden vía los siguientes procedimientos: 1. Otorgados por AdminPortal Administradores: AdminPortal Administrador Delegado. En el panel GENERAL de la Estructura. 2. Otorgados por Administradores Delegados Comunicados: Permisos Creación. En el panel GENERAL de la Estructura. Familias: Permisos Lectura, Edición y Creación. En el panel de FAMILIAS de la Estructura. Tareas Libres: Permisos Lectura. En el panel de FAMILIAS de la Estructura. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 22 de 182

23 3. Otorgados por Usuarios Autorizar en ficha de elemento de la familia. Autorizar en la Tarea. ACCESO A: ACCESO DE LECTURA ACCESO DE EDICIÓN Entrada a AuraPortal de Empleados - Empleados que son usuarios. (No procede) EMPLEADOS Ficha: Datos Generales Ficha: Datos Privados Tareas Enlazadas a Empleados No Confidenciales - Empleados que son usuarios. - Administradores Delegados. - El propio empleado. - El Supervisor del empleado. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en Empleados: Grupos (Estructura). - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - El Supervisor del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios con marcador en Empleados de Tareas: Permisos Lectura (Estructura). - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). - Administradores Delegados. - Supervisor del empleado. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en Empleados: Grupos (Estructura). - Administradores Delegados. - Supervisor del empleado. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en Empleados: Grupos (Estructura). - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). Tareas Enlazadas a Empleados Confidenciales - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - El Supervisor del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (Creador, Asignado ). - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 23 de 182

24 TAREAS LIBRES Listado de nombres - Empleados que son usuarios. (No procede) Ficha: Tarea - Administradores Delegados. - Autorizados en las fichas que tienen las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - Responsable de las fichas que tienen las tareas enlazadas. - Usuarios con marcador en la familia correspondiente en Tareas: Permisos Lectura (en Estructura). - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). (No procede) Tareas Confidenciales DOCUMENTOS Bibliotecas Listas Anexos - Autorizados en la propia tarea. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. CUENTAS, ÍTEMS, PROYECTOS y ÁREAS Ficha: Datos Generales Tareas enlazadas a Fichas No Confidenciales - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en Empleados: Grupos (Estructura). - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - Responsable de la ficha que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en - Administradores Delegados. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en Empleados: Grupos (Estructura). - El Responsable en la ficha. - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea: según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 24 de 182

25 Tareas enlazadas a Fichas Confidenciales COMUNICADOS Comunicados Empleados: Grupos. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea: Creador, Asignado, Delegado, Remitente. - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha confidencial que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - Responsable de la ficha confidencial que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (Creador, etc.) - Usuarios con marcador en Comunicados: Permisos Creación (en Estructura). - Empleados que son usuarios. - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea: según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). - Creador del Comunicado. - Aprobadores de la Zona de Publicación correspondiente, mientras el Comunicado esté en la fase de aprobación de la que son responsables. - El último Aprobador de la Zona de Publicación correspondiente. Zonas Publicación - Empleados que son usuarios. - Administradores Delegados Configurar Estructura Desde el punto de vista de los usuarios, el funcionamiento general de AuraPortal se asienta sobre una configuración básica de naturaleza dinámica, es decir, que cambia continuamente para adaptarse a las necesidades del sistema, pero que mantiene un esqueleto homogéneo que asegura que la operativa general que desempeñan los usuarios se realice de forma coherente y lógica, garantizando total cohesión y facilidad de uso. Esta configuración recibe el nombre de Estructura. La configuración y mantenimiento dinámico de la Estructura es de vital importancia ya que de ella depende el nivel de eficacia de todo el sistema. Todos los trabajos relacionados con la Estructura solo están al alcance de los Administradores Delegados. Nota. No obstante, existe un sistema de Permisos para controlar el acceso a las distintas opciones de la Estructura según Grupos de Empleados, que deben siempre incluir Administradores Delegados. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 25 de 182

26 La ventana de Estructura tiene el siguiente aspecto. Para entrar en ella hay que pulsar (1) sobre botón Estructura en la botonera del marco de AuraPortal. En la Barra de Acciones se encuentran los botones Caché de Formularios y Caché de Páginas. El botón Caché de Formularios abre un submenú con 3 opciones: Activar caché en todos los formularios Desactivar caché en todos los formularios Vaciar caché de todos los formularios Con estas opciones se activa/desactiva/vacía la caché de todos los formularios de la instalación al mismo tiempo. Para más información sobre el almacenamiento en caché, que mejora el rendimiento cuando el formulario tiene muchos campos, consultar la Monografía Formularios Dinámicos. El botón Caché de Páginas CM abre un submenú con 3 opciones: Activar caché en todas las Páginas Desactivar caché en todas las Páginas Vaciar caché de todas las Páginas Con estas opciones se activa/desactiva/vacía la caché de todas las Páginas de Content Management al mismo tiempo. Para más información sobre el funcionamiento del Caché de Páginas, consultar la Monografía de Gestión de Contenidos y Comercio Online. La ventana tiene tres paneles: GENERAL: Contiene las opciones de configuración que afectan a todo el sistema y por tanto a los portales. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 26 de 182

27 FAMILIAS: Contiene las opciones que afectan a las 10 Familias de Elementos que constituyen la base informativa de AuraPortal: Empleados, Reglas de Negocio, Procesos, Tareas Libres, Bibliotecas (Documentos), Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas, así como sus Anexos y Familias Propias. WIP (PLATAFORMA INTERACCIÓN AMPLIA): Se utiliza para diseñar todos los aspectos relativos a la comunicación con los agentes externos con los que trabaja la entidad: Usuarios Externos e Invitados. También se encuentra en este panel lo referente a la Gestión de Contenidos, que permite la publicación de contenidos en Internet y al Comercio Online, para venta de productos a través de Internet. 2. ESTRUCTURA: PANEL GENERAL El panel GENERAL presenta el siguiente aspecto: A continuación se aborda cada apartado con las explicaciones pertinentes Licencia: Clave Activación Toda la información sobre las licencias de usuario se encuentra en la Guía de Instalación de AuraPortal. Aquí solamente se muestran las opciones que se encuentran en Estructura Licencias. Al pulsar sobre esta opción aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 27 de 182

28 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. El Panel LICENCIA ACTUAL muestra los datos de la licencia contratada y que está vigente. El campo Días de aviso antes de caducidad de Licencia permite indicar con cuántos días, por defecto 15, de antelación aparecerá el aviso de caducidad de la Licencia, para instalaciones de AuraPortal con Licencia temporal (por ejemplo en modalidad SAAS o Cloud). El Panel ASIGNACIÓN ACTUAL muestra el consumo de la licencia vigente. El Panel ACTIVAR LICENCIA proporciona los datos necesarios para una Activación de Licencia, que son: Clave de Activación Trayectoria Instalación URL Instalación o para cambiar la ya existente. Para que el proveedor (AuraPortal) pueda realizar cambios esenciales, como aumentar el número de licencias de usuario, el cliente debe indicar la Clave de Activación. Una vez realizadas las comprobaciones, se suministra un fichero que al ingresarlo en el servidor otorga las nuevas licencias solicitadas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 28 de 182

29 2.2. Licencia: Sesiones de Usuarios Tal como se aprecia en la figura incluye las siguientes opciones: Botón Permisos (1). De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Si se pulsa el icono Candado (2) de cada una de las opciones, se puede particularizar la entrada a la misma Logins Como ya se ha dicho, todo Usuario Empleado o Externo ha de estar registrado en tres niveles, todos con el mismo Login y contraseña: Registro en Windows. Este registro puede estar, bien en el Directorio Activo del Dominio o bien directamente en el Servidor en donde resida AuraPortal. Registro en SharePoint. SharePoint incorpora su propia lista de usuarios que previamente han de figurar registrados en Windows. Registro en el FAP de AuraPortal. Finalmente, los usuarios que pretendan iniciar sesión en AuraPortal han de estar registrados como usuarios del FAP. Para asignar login y contraseña de AuraPortal a un empleado, convirtiéndolo así en usuario, dicho empleado ha de estar ya creado (dado de alta) previamente por un Administrador Delegado. La creación se realiza entrando en la Estructura y en el panel de FAMILIAS, desde la opción Empleados: Árbol y Empleados. Más abajo en este manual se detalla el procedimiento de crear empleados, pero para mejorar la comprensión de la asignación de Logins y contraseñas supongamos que se acaba de crear el empleado que aparece en la siguiente ventana de creación. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 29 de 182

30 Este empleado ha sido dado de alta pero no posee aún login (el cajetín dice David Navarro Campos (1)). Para incluir el login, el Administrador Delegado que ha creado el empleado debe solicitarlo a AdminPortal. Crear y Asignar Logins Para asignar Logins, entrar en la opción Licencia: Sesiones de usuarios - Logins de la Estructura. Aparece la siguiente ventana titulada Logins Crear y Asignar. En la ventana se muestra, en la parte superior (1), los marcadores que indican si los Logins de Windows residen en el Dominio o en el Servidor local. El campo Cambiar usuario de conexión permite indicar un Login y Password específico que realizará la conexión con la base de datos de Logins de Windows, normalmente el Directorio Activo. Si no se marca esta opción, la conexión se realiza con el usuario que ha entrado en AuraPortal. Además se muestra un grid con 7 columnas: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 30 de 182

31 Login Compatible (2). Aquí aparecen los Logins ya otorgados al nivel del sistema operativo Windows. Puede que todos estén ya asignados a usuarios de AuraPortal o puede que haya algunos que, estando en Windows, no lo estén en AuraPortal. Usuario AP (3). Si en esta columna aparece Sí, es que ese login de Windows ya está asignado a un usuario de AuraPortal. Portal (4). Portal de acceso. Nombre Usuario AuraPortal (5). Aparece el nombre del usuario de AuraPortal al que se ha asignado ese login. SP (6). Comprueba que el login ha sido correctamente dado de alta también en SharePoint. Si todo va bien, esta columna debe ser idéntica a la de Usuario AuraPortal. Es por tanto una columna de comprobación para detectar posibles errores en los automatismos internos, que normalmente nunca deben suceder. Las acciones posibles desde esta ventana son: Ver la ficha de un empleado. Para ello pulsar sobre un nombre en la columna Nombre Usuario AuraPortal (7) y aparecerá la ficha de dicho empleado. Cambiar Contraseña, Eliminar Logins, Asignar Logins, Validar e Invalidar usuarios. Para ello, pulsar sobre un elemento en la columna Login Compatible (8). Aparece la siguiente ventana. Aquí puede: Sobrescribir (1) una nueva contraseña que sustituirá a la anterior. Eliminar (2) el login con su correspondiente contraseña. Validar / Invalidar (4) a ese empleado la condición de Usuario marcando Sí / No sobre el marcador Usuario AuraPortal. Cambiar (3) el usuario que actualmente tiene ese login asignado, por otro usuario. Para ello basta con buscar con el ojo del cajetín Empleado el nombre del nuevo usuario y seleccionarlo para que sustituya al antiguo. Si no había ningún nombre, el del usuario que se introduzca recibirá la asignación del login que aparece en la ventana. Si se cambia el usuario asignado a un login por otro usuario, éste último hereda el login y el usuario anterior lo pierde. Por tanto no podrá iniciar sesión. Crear nuevo login. Si en la ventana mostrada más arriba de Logins Crear y Asignar se pulsa el botón Crear Login en la Barra de Acciones, aparece la siguiente ventana. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 31 de 182

32 Aquí se presentan los cajetines para introducir la información que genere el nuevo login y contraseña. Para crear y asignar login y contraseña al nuevo empleado, AdminPortal introduce el login, por ejemplo, david.campos y la contraseña, por ejemplo G Los campos Unidad Organizativa (1) y Grupos Windows (2) solo aparecen si la instalación de AuraPortal se hizo en un Dominio de Directorio Activo. En ese caso, al mismo tiempo que se crea el Login de Windows, se le puede asociar una Unidad Organizativa del Directorio Activo y uno o varios Grupos de Windows. Tras pulsar Guardar, se puede asignar el login recién creado a un Empleado o Usuario Externo de AuraPortal. Ahora, marcar el marcador Sí (3) de Usuario AuraPortal y luego pulsar sobre el ojo (4) del cajetín Empleado. Aparece la ventana de búsqueda de empleados: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 32 de 182

33 En esta ventana se ha introducido (1) la porción camp en el cajetín de Nombre o Apellido y se ha pulsado Proceder (2). Al hacerlo ha aparecido el listado de usuarios que cumplen la condición. Ahora, pulsar (3) sobre el nombre David Navarro Campos. Aparece la siguiente ventana. Para completar el alta del usuario, se marca si la Licencia (1) del mismo es Nominativa o Concurrente. Concurrente: Podrá haber ilimitado número de usuarios de esa naturaleza, pero como máximo podrán entrar en AuraPortal a la vez el número indicado en la licencia. Nominativa: Determina el número de usuarios total que pueden existir de una naturaleza. Si se marca esta licencia, se habilita un icono Ojo que muestra una ventana en la que se pueden marcar los módulos especiales a los que tendrá acceso el usuario. Nota. Si la licencia fuese limitada para 100 usuarios, el literal mostraría (100/100) antes de marcar el módulo para el primer usuario. El mismo literal mostraría (100/99) cuando se fuese a asignar al siguiente usuario, indicando 100 = Contratadas y 99 = Disponibles. Una misma naturaleza de usuarios puede tener los dos tipos de licencia. De esta manera, se puede asegurar la entrada a AuraPortal a determinados usuarios, y el resto que dependa de la concurrencia. Al pulsar Guardar y Salir (2), el nuevo login y su contraseña se asignan automáticamente al empleado usuario David Navarro Campos. Esto se puede comprobar al invocar la ficha del empleado David Navarro Campos: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 33 de 182

34 Así como en la vista mostrada al principio, en el cajetín del login aparecía vacío ( _ ), a partir de ahora la ficha muestra en el mismo cajetín el login david.campos que se le acaba de asignar. El login y la contraseña creados aquí lo han sido en los tres niveles: Windows, SharePoint y FAP de AuraPortal. Dichos login y contraseña se han asignado al usuario David Navarro Campos. Si a partir de ahora se decide realizar modificaciones como cambiar la contraseña, eliminar el login o asignarlo a otro usuario puede hacerse entrando de nuevo en Sesiones de Usuarios: Logins de la Estructura y al aparecer la lista de Logins asignados: Pulsar sobre el login david.campos (1) que ahora ya figura en el listado, de forma positiva en todas las columnas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 34 de 182

35 Grupos de SharePoint En Bibliotecas de SharePoint, los permisos de acceso a los documentos se otorgan por biblioteca y no por documento. Si un usuario tiene permiso de lectura de un documento, tiene también permiso de lectura para todos los demás documentos de la misma biblioteca. Esta aparente limitación para separar documentos con distintos permisos no es tal en cuanto se utiliza el Árbol de Bibliotecas, pues éste permite organizar las bibliotecas con gran detalle jerárquico, dando amplias posibilidades de establecer los permisos de acceso de forma muy diferenciada para adaptarse a las necesidades de la organización. El árbol de bibliotecas permite crear muchas bibliotecas para preservar los permisos que convengan a los documentos y sin embargo facilitar la estructuración y las agrupaciones de las bibliotecas de manera sencilla para su inmediata localización y manejo racional. Al pulsar el icono Ojo de la opción Grupos de SharePoint, que solo está disponible para Administradores de SharePoint, se muestra una ventana de aviso como la siguiente: Pulsando sobre el botón Grupos de SharePoint, se accede a la Administración del Sitio Principal de AuraPortal con todos los Grupos de SharePoint (Grupos entre sitios) existentes. La instalación de AuraPortal crea los 5 grupos que aparecen en la imagen superior y que son necesarios para su correcto funcionamiento. Estos grupos no deben modificarse ni eliminarse manualmente bajo peligro de un comportamiento incorrecto de AuraPortal. El grupo AP_DelAdmin incluye a los Administradores Delegados. Cuando un empleado es nombrado Administrador Delegado, es automáticamente incluido en este grupo. Los grupos AP_ExternalUser y AP_ExternalUser_Read incluyen a los Usuarios Externos. Cuando se crea un Usuario Externo, es automáticamente incluido en estos dos grupos. Los grupos AP_InternalUser y AP_InternalUser_Read incluyen a los Empleados. Cuando se crea un Empleado, es automáticamente incluido en estos dos grupos. Para una explicación detallada de este concepto, y cómo crear grupos nuevos, entre otras funciones, consulte la Monografía de Gestión Documental, Tomo 1 Bibliotecas en AuraPortal-. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 35 de 182

36 Usuarios en la Sesión Muestra la ventana Usuarios en la Sesión. Contiene las opciones de filtrado siguientes: Naturaleza: para seleccionar el tipo de usuario. Conectados: Todos / Sí / No. En la columna Cuenta se mostrará la cuenta correspondiente cuando el registro sea de un Usuario Externo o Invitado. En la barra de acciones aparece el botón Actualizar, que refresca la lista teniendo en cuenta el Control de Concurrencia de las licencias Ilimitadas y el parámetro configurado en Control de actividad de los Usuarios Log de Sesiones Guarda los Logs que almacenan entradas y salidas del sistema (Inicios y Cierres de Sesión) y Licencias no disponibles. (Disponible solo con el Módulo Avanzado). En los detalles del LOG se muestran los siguientes datos: Fecha y hora, Acción (Login, Log off,...), Naturaleza del Usuario (Empleado, Usuario Externo,...), Nombre del Usuario, Login del Usuario y Cuenta Log de Concurrencia Muestra los Logs que se van generando para controlar el Nivel de Concurrencia. Los registros del log tienen el formato: Fecha-Hora-Minuto, Usuario, Cuenta, Naturaleza Control de Actividad de Usuarios Se configuran los parámetros: Limitar Tiempo de Sesión Inactiva. Por defecto, No. Si se marca Sí, el tiempo de inactividad se limita según el campo Tiempo Inactividad a la Licencias Nominativas o a las Licencias Concurrentes, de forma independiente. Marcar una o ambas casillas, según se desee. Tiempo Inactividad. Se limpia el registro de las sesiones que han estado inactivas durante ese tiempo, cuando hay licencias Concurrentes o Ilimitadas. Permite dar paso a otra que quiera entrar y no tenga libre licencia alguna. Múltiples Sesiones por Usuario. Esta función permite impedir que los usuarios tengan más de una sesión abierta. Si se marca No, un usuario no podrá tener abierta más de una sesión al mismo tiempo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 36 de 182

37 Envío de Notificación a. Se elige el empleado que recibirá el aviso cuando un usuario no pueda iniciar sesión por falta de Nivel de Concurrencia Formulario de Inicio de Sesión La Plataforma de Interacción Amplia (WIP) integra las vías de comunicación y colaboración con AuraPortal de los Usuarios que no son Empleados (clientes, proveedores, etc.). Desde la WIP pueden acceder a AuraPortal todos los Usuarios, tanto Empleados como Externos e Invitados, aunque es la vía de entrada única y obligada para Invitados (ya que los Empleados y Externos pueden acceder por sus propios Portales). La Vía de Entrada desde la WIP se realiza mediante la cumplimentación de un formulario que, al menos, debe contener dos campos: el Login y el Password. Desde esta opción se configura este formulario de Inicio de Sesión que, además, puede ser diseñado para que contenga múltiples funcionalidades como registro de usuarios anónimos, textos explicativos, MultiIdioma, etc., y que puede Iniciar (poner en funcionamiento) de forma automática Procesos BPM. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 37 de 182

38 Los conceptos básicos y la forma de crear, diseñar y operar con este formulario se explican en la Monografía de Formularios Dinámicos. Además de la creación de formularios, la barra de acciones contiene también un botón llamado Configuración Inicio de Sesión. Se pueden consultar todos los detalles al respecto en la Monografía Formularios de Inicio de Sesión Entidad: Datos Entidad es la empresa u organización en la que se encuentra quien accede al portal. Desde esta opción se dan de alta, se modifican y se consultan los datos generales de la Entidad. Para dar de alta o modificar los datos, al pulsar Editar en la barra superior, aparece una ventana para introducir los datos generales de la entidad Administradores: AdminPortal Las opción contiene las funciones que solo puede realizar el usuario AdminPortal. Son éstas: AdminPortal: Administradores Delegados Los nombramientos de Administradores Delegados solo los puede realizar el usuario AdminPortal. Para ello pulsa la opción Administradores: Delegados y aparece una ventana como la siguiente. El grid muestra los nombres de los Administradores Delegados activos en el portal (1). AdminPortal ha de pulsar el botón Agregar (2) de la barra de acciones para añadir los usuarios que desea que obtengan el rango de Administrador Delegado. Si pulsa el botón Vaciar Lista (3) puede eliminar al mismo tiempo todos los administradores de la lista. Los Administradores Delegados poseen casi los mismos derechos que AdminPortal. Las más importantes diferencias son que no tienen permiso para nombrar otros Administradores Delegados ni pueden administrar Grupos de Sitio del sistema. Tampoco pueden asignar permisos en Estructura. Por otro lado, AdminPortal tiene como características diferenciales: 1. No puede haber más de uno. 2. No figura en el árbol de empleados de la entidad. 3. No puede crear tareas ni comunicados, aunque sí puede ver toda la información de AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 38 de 182

39 AdminPortal: Acciones Especiales Esta ventana contiene 4 pestañas: Scripts, Limpiezas, Acciones sobre Procesos y Reanudar Procesos. SCRIPTS La pestaña de Scripts incluye los siguientes scripts: A0001, que elimina los campos de los paneles que hacen referencia a términos de diccionario que ya no existen. También elimina todas sus dependencias. A0002, que elimina los campos de formulario que hacen referencia a campos de Panel que ya no existen. A0003, que elimina las tablas de eventos de mensaje antiguas. También elimina todos sus campos y sus dependencias. A0004, que elimina campos de grupos de campos que están como campos independientes. A0005, que re-indexa la base de datos BPMS. Esta acción puede mejorar el rendimiento de la misma. A0006, que realiza un truncado del fichero Log de la base de datos BPMS. Esto reduce el tamaño del log y evita la saturación de memoria. A0007, que realiza un truncado del fichero Log de la base de datos de SharePoint. Esto reduce el tamaño del log y evita la saturación de memoria. A0008, que elimina formularios huérfanos que no están asociados a ningún evento. LIMPIEZAS Incluye los procedimientos: Eliminar Tareas Libres, que permite eliminar Tareas Libres de una Clase seleccionada. Eliminar Procesos, que elimina todos los procesos de la Clase de Proceso seleccionada. Solo se muestran los que están en modo Simulación. Nota. Si se ha seleccionado alguno de los filtros, al pulsar Proceder aparece un marcador en la cabecera de la primera columna por la izquierda que permite seleccionar TODOS los procesos para ser eliminados al mismo tiempo. Ver la siguiente imagen. Eliminar Tareas huérfanas, que permite eliminar Tareas cuya Clase de Tarea o Clase de Proceso ya no existe. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 39 de 182

40 Eliminar Clases de TS huérfanas, que permite eliminar Tareas de Sistema cuyo Botón de Acción en Formulario ha sido eliminado. Eliminar Acciones huérfanas, que elimina Acciones cuyo elemento en el Formulario ha sido eliminado. ACCIONES SOBRE PROCESOS Esta pestaña incluye el procedimiento Reactivación de Procesos Terminados, que reactiva procesos que ya están terminados dejándolos En Curso y con la cabeza de corriente en el evento de fin de proceso, preparada para ser ubicada en el punto deseado del Diagrama desde la opción Cabezas de Corriente del Rastreo. Seleccionar el proceso terminado que se desea reactivar y a continuación aparecerá una ventana de confirmación de la reactivación. Pulsar en Confirmar. REANUDAR PROCESOS Desde esta pestaña, AdminPortal puede Detener y Reanudar Procesos. La Barra de Acciones incluye dos nuevos botones: Reanudar Atascados (1): esta acción reanudará automáticamente todos los procesos atascados que previamente hayan sido detectados por el Motor con una de las tres opciones previstas en el panel Comprobar Procesos Atascados explicado más adelante. Reanudar Detenidos (2): esta acción reanudará automáticamente todos los procesos detenidos. Si se desea reanudar un proceso en particular, se pueda hacer desde el Rastreo al que puede acceder pulsando sobre la línea correspondiente a cada proceso en el Grid de esta ventana. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 40 de 182

41 Un proceso está Detenido cuando se realiza a propósito desde el rastreo, y está Atascado cuando es debido a un error. El panel Comprobar Procesos Atascados incluye campos para programar una comprobación cada cierto tiempo y un botón Comprobar ahora. El Panel de Filtros incluye campos para filtrar la búsqueda de procesos, por Tema, Referencia, Estado y Fechas de Inicio y Fin. Por cada Proceso Atascado se enviará una Notificación al responsable del Proceso (si no existe, al responsable de la Clase), con dos opciones: Reanudar: si el responsable pulsa esta opción, el motor intentará reanudar de nuevo el Proceso. Si vuelve a atascarse, volverá a enviarse la notificación. Detener: si el responsable pulsa esta opción, no volverá a ser notificado sobre este proceso. Sobre los procesos Detenidos no se envían Notificaciones. Si el responsable termina la notificación sin pulsar ninguno de los dos botones, en la siguiente comprobación de procesos atascados se le volverá a enviar Permisos en opciones de Estructura Desde esta opción se puede configurar, mediante Grupos de Empleados, los Administradores Delegados que tendrán acceso a las distintas opciones de Estructura. Solo AdminPortal puede dar estos permisos. La ventana de configuración muestra un Grid con 3 columnas, de izquierda a derecha: 1. Un icono '+' (1) en cada registro va desplegando las distintas opciones de Estructura. 2. Nombre de la opción. En principio aparecen los nombres de los tres paneles: GENERAL, FAMILIAS y WIP y, según se va pulsando el '+', se van desplegando las distintas opciones. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 41 de 182

42 3. Un icono 'Candado' (2). Al pulsarlo en la opción deseada aparece un grid, que recoge los grupos que tendrán acceso a la misma, y un botón Agregar Grupos de Empleados, para asignar dichos grupos. Adicionalmente, en los casos en los que se puedan asignar permisos a un nivel más individualizado, aparece un botón Permisos por Elemento. Al pulsarlo, se muestran los distintos elementos de la opción y su correspondiente Candado para asignar los Grupos de Empleados que tendrán acceso. Ejemplo. En los Comunicados se puede dar permiso General a las Zonas de Publicación y permiso Por Elementos a las distintas zonas. AdminPortal también puede agregar Grupos de Empleados para acceder a una opción de Estructura, por ejemplo Cuentas-Árbol y Clases, desde la misma opción. Ver un ejemplo en la siguiente imagen. Nota. El botón de Permisos aparece en todas las opciones de la estructura cuyo acceso se puede restringir. Si se trata de un submenú, cada una de las opciones del mismo muestra un icono Candado para particularizar el permiso de acceso Administradores: Correo Desde esta opción se configura el sistema para utilizar el Correo Electrónico desde AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 42 de 182

43 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Mis Correos (Botonera Horizontal). Con este botón se proporciona, desde AuraPortal, un acceso fácil al Acceso Web del servidor de correo corporativo. Prácticamente todos los servidores de correo tienen la posibilidad de poder conectarse a ellos mediante un Acceso Web. Para poder realizar esta conexión se necesita tener la dirección URL del Acceso Web, la cual deberá suministrarla el proveedor o el técnico que controle el servidor de correo. Por medio de un Acceso Web se podrán enviar correos y ver los correos que lleguen al servidor y que no han sido abiertos desde el cliente de correo. Alertas en Bibliotecas. Para que un servidor de AuraPortal pueda gestionar las Alertas y los Mensajes administrativos de SharePoint, se necesita: Tener configurado un Servidor de Correo SMTP. Configurar el correo en el servidor virtual de AP dentro de WSS. Aparecerá una ventana. En ella se registran los datos siguientes: El Nombre del servidor de AP (nombre de máquina o dirección IP interna). La Dirección que se desea que figure como remitente en las alarmas y mensajes administrativos (no es preciso que corresponda a un buzón real). La Dirección a la cual se desea que lleguen las respuestas de los usuarios. (Mejor no rellenar esta casilla para evitar las respuestas). El Juego de Caracteres a utilizar. El que mejor se ajusta es el 1252 Europa Occidental (Windows). Tareas. Para poder enviar correos directamente desde las Tareas y Procesos, pulsando sobre el ojo de esta opción aparece una ventana desde la que, además de determinar los datos necesarios, permite realizar pruebas de resultado. Nota 1. Para evitar el uso de SPAM, los actuales servidores de correo impiden que un usuario de correo envíe correos en nombre de otro. Para que esta protección no afecte el envío de correos desde AuraPortal, aquí se indica el remitente que será común a todas las opciones de envío de s. Nota 2. Para que el servicio SMTP y por tanto las alertas funcionen correctamente, asegurarse de que esté libre el Puerto 25. Hay algunos antivirus que bloquean este puerto para evitar entradas de posibles gusanos. Nota 3. Si se está trabajando con SharePoint v3 no se necesita testear. El panel inferior contiene las opciones: Bloquear aviso de recepción de TP (Tarea Personal) y Bloquear envío a través de TS (Tarea de Sistema), que no necesitan más explicación Administradores: Parámetros Esta opción de la Estructura contiene las siguientes utilidades. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 43 de 182

44 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Datagrid: Nº máximo de elementos por página Como el número de elementos a mostrar en un Datagrid (lista de elementos) puede ser muy elevado (por ejemplo, la lista de clientes de la empresa), la aplicación muestra los elementos por páginas, con lo que se disminuye el tiempo de carga. En concreto, cada página mostrará como máximo el número de elementos que aquí se indique. Si se deja vacío el campo, las listas mostrarán 50 elementos en cada página. Moneda: Nombre / Símbolo Lo que se ponga aquí, se aplica en todas las partes donde haya moneda, en principio en: Costes, Ingresos e Ítems (en unos casos se utilizará el Nombre y en otros el Símbolo). Conservar Logs (Meses) Para gestionar el mantenimiento de los Logs que genera AuraPortal. El valor predeterminado es 6, e indica que los Logs se conservan durante 6 meses. El primer día de cada mes, AuraPortal BPMS Motor eliminará los Logs más antiguos que el valor configurado. Los Logs implicados en este mantenimiento son: Log de Sesiones Log de Concurrencia Log de Importación de Roles Log de Importación de Familias Propias Motor BPM Servidor. Con dos opciones, Local, si el motor está en el mismo ordenador y A Indicar, si está en otro servidor, en cuyo caso se facilita le IP del mismo. Puerto. Es el puerto TCP con el que se comunicará el motor. Dos motores en un mismo Servidor no pueden utilizar el mismo puerto, por lo que la Instalación, automáticamente, asigna diferentes puertos en un rango entre 9000 y En el caso de desearse especificar uno concreto, se realiza desde esta opción. Hilos Paralelos. Permite modificar el número de Hilos de Ejecución paralelos que puede gestionar el Motor BPM. El valor predeterminado es 10. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 44 de 182

45 Nota. No es conveniente aumentar el número de Hilos paralelos a ejecutar a cualquier número porque exigirá mayor uso de Procesador y Memoria RAM del servidor Motor BPM de AuraPortal, y éste a su vez transmitirá más trabajo al servidor SQL. Una regla general para saber si el número indicado es óptimo, es comprobando que el porcentaje de uso del procesador del servidor SQL es mayor que el del Motor BPM. Por el contrario, si el procesador del Motor BPM está colapsado y el servidor SQL va desahogado, habrá que aumentar el número de procesadores del Motor BPM, y mientras tanto disminuir la gestión del número de Hilos paralelos configurada. La ventana incluye también un botón que permite detener o iniciar el Motor BPM solo cuando éste es Local. Visor de Eventos Al pulsar el icono de acceso, se muestra una ventana con las siguientes opciones de configuración: NIVEL DE DETALLE Aquí se configura el Nivel de detalle (Medio, Alto o Completo) con el que se guardarán los eventos, del Portal y del Motor BPM. La opción predeterminada es 'Medio'. ELIMINAR REGISTROS ANTIGUOS Aquí se parametriza el almacenamiento de los registros: Por Número, por defecto , se eliminarán los registros más antiguos que el número aquí indicado o por Duración, por defecto 15 días, se eliminarán los registros más antiguos que los días aquí indicados. En la Barra de Acciones, además del botón Guardar, se encuentran los botones: Abrir visor. Muestra una ventana con varios filtros que permiten delimitar las búsquedas. Los más relevantes son: Ámbito, que puede ser Motor o Portal. Tipo de Elemento, que puede ser Proceso o Formulario. Nivel, que puede ser Básico, Medio, Alto o Completo. El nivel que puede verse aquí depende lógicamente del detalle con el que se hayan guardado los eventos (opción NIVEL DE DETALLE). otros... La Barra de Acciones de esta ventana incluye un botón, Exportar, que exporta los eventos a un fichero.txt. El formato del fichero exportado está estructurado con <Tab> como separador del tipo de dato y <salto de línea> para diferenciar cada registro, de forma que permite ser exportado a Excel para filtrar y analizar los eventos fácilmente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 45 de 182

46 Actividad Motor BPM. Muestra el buscador de Consultas Públicas prefiltrado para consultas de tipo Business Intelligence-Motor BPMS. Por defecto existe la llamada AM-BPMS, pero pueden crearse otras nuevas desde la opción correspondiente en Estructura. Una vez hecha la consulta, el grid de resultados tiene un aspecto como el de la siguiente imagen. Donde el icono señala alguna incidencia que interesa revisar. Impersonación Esta opción agrupa, en una sola ventana, todas las opciones que necesitan impersonación. Ver la imagen siguiente. En las diferentes opciones se indica el Login, Password y Dominio que AuraPortal utilizará en aquellas opciones en las que intervengan Usuarios Invitados o Anónimos, ya que éstos no tienen suficientes permisos de acceso a Listas de SharePoint. Por este motivo, los Usuarios Invitados no necesitan estar dados de alta en SharePoint para acceder a sus Listas y Bibliotecas. Sin embargo la utilización de Usuarios Invitados requiere siempre de la configuración de la Impersonación desde aquí, con un usuario que cumpla las condiciones requeridas, que pueden ser diferentes según los casos. En general estas son: Estar asignado a un Empleado de AuraPortal. No ser AdminPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 46 de 182

47 Pertenecer al Grupo de Windows Administrador del servidor de AuraPortal. Claves Encriptación Al pulsar sobre el ojo se abre una ventana que muestra las Claves Pública y Privada particulares para esta instalación de AuraPortal. Cada instalación tiene unas únicas creadas aleatoriamente. Si se desea se pueden cambiar pulsando el botón Cambiar Claves. Una explicación exhaustiva se encuentra en la Guía de Transmisión de Credenciales. Claves de Facebook Si se desea integrar AuraPortal con Facebook, desde esta opción se pueden introducir las Claves obtenidas cuando se creó la aplicación. Esto permite publicar en Facebook contenido de los procesos de AuraPortal. Para más información sobre la integración consultar la Guía de Integración con Facebook. AuraPortal Utilities Al pulsar sobre el ojo se abre una ventana para ingresar la versión de AuraPortal Utilities que servirá para actualizar automáticamente los ordenadores que se conectan a este portal. Protección Seguridad Al pulsar sobre el ojo se abre una ventana como la siguiente: Activar protección Cross-Site Scripting marcada como Sí evita la posibilidad de que los usuarios puedan introducir código script que pueda ser ejecutado con objetivos dañinos. Las opciones susceptibles de almacenar código script y que por tanto están protegidas en AuraPortal son: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 47 de 182

48 Campos de Formularios Dinámicos de tipo Texto Una Línea, Multilínea y Multilínea Rico (Procesos, Familias Propias y Roles Personales) Campos de Fichas de Familias de Sistema Etiquetas de documentos en Bibliotecas En Diccionario. Servicios Web. Ver Detalles en Errores marcada como No hace que en los mensajes de error se oculte la opción Detalles, para evitar mostrar datos potencialmente susceptibles de ser utilizados con fines malintencionados 2.7. Administradores: MultiIdioma Desde esta opción se pueden filtrar los idiomas posibles que aparecerán en las distintas funcionalidades de AuraPortal. En la ventana se muestra un grid con 4 líneas, cada una con su ojo de configuración, para cada tipo de usuario: Empleado, Externo, Invitado y para IM (Mensaje de Inicio) Anónimo y Formulario de Login. En cada ojo aparece un grid con todos los idiomas disponibles. Un marcador permite señalar los que estarán disponibles para cada tipo de usuario. De esta manera, cuando cada tipo de usuario vaya a elegir el idioma de su ficha, sólo aparecerán los que estén marcados. En concreto, esta configuración se aplica en el campo de sistema _Idioma cuando se muestra en: Ficha Empleado Ficha de cada tipo de Rol Personal Formularios de Inicio Anónimos Formularios de Login Estructura - WIP - Usuarios Externos - Portales Estructura - WIP Usuarios Invitados - Idioma y Estilo Traducción Automática Aquí se pueden introducir los datos necesarios para utilizar el motor de Traducción Automática de Microsoft. La ventana de configuración, como la que se muestra en la figura siguiente, proporciona las instrucciones necesarias para el correcto registro de la instalación de AuraPortal. La traducción automática se realiza desde el propio término al que se está aplicando MultiIdioma, pulsando el botón Traducción Automática. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 48 de 182

49 Seguir el primer enlace que figura en el mensaje, se conectará a la web de registro de Bing. Después de autenticarse, con una cuenta de Hotmail, Messenger, etc, aparece el formulario de registro. Cumplimentar el formulario con los datos solicitados y cursar la solicitud, con lo que se obtendrá el Id de Cliente. Seguir el segundo enlace para obtener el Secreto de Cliente, para lo cual se solicita el Id de Cliente. Una vez obtenidos los dos datos, pulsar el botón Guardar. Consultar la Monografía Formularios Dinámicos para los detalles de aplicación de esta funcionalidad. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción Calendarios: Crear y Editar En AuraPortal se pueden definir Calendarios sin límite. Cada Calendario, que puede contener cuantos años se quiera, se identifica por un nombre y una descripción y contiene no solo los días de fiesta sino también el horario laboral de todos los días de cada año. Esto permite que en los Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles así como las duraciones en horas, minutos y segundos naturales y hábiles. Nota. El sistema ya lleva un Calendario Por Defecto que se aplicará cuando el Proceso no se haya vinculado a un calendario. El Calendario Por Defecto considera días hábiles todos menos domingos y sábados y el horario: 9:00 a 14:00, 15:00 a 18:00. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 49 de 182

50 Consulta y Edición Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Al entrar en esta opción la ventana muestra la lista de los Calendarios ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos, por ejemplo Calendario Zona MX.6_2, accede a su ventana de Edición para su Consulta, Modificación o bien para Añadirle un nuevo Año. Si se pulsa sobre el correspondiente a un determinado año, aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 50 de 182

51 El calendario mostrado contiene no solo los días de fiesta sino también el horario laboral de todos los días de cada año. Esto permite que en los Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles así como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto naturales como hábiles. Por ejemplo, si una Tarea ha de durar como máximo 5 horas hábiles y se inicia el día 13 de Abril (jueves santo) a las 13:00, el sistema sabe que el plazo de terminación expira el siguiente día hábil, es decir, el martes 18 de abril, a las 12:00. Crear Calendario Para crear un calendario se pulsa sobre el botón Crear Calendario, se introducen un Nombre y una Descripción y se pulsa Guardar. En este momento se activan el resto de funciones de la ventana, tal como se han explicado Diccionarios: Términos El Diccionario de Términos contiene los nombres que se crean por el usuario de AuraPortal y que se utilizan en los Procesos para definir Campos de Formularios, Criterios en las Reglas de Negocio y Adaptadores (Dispositivos de conexión entre AuraPortal y otras aplicaciones como ERP, etc.). Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso (que contiene todos los campos que van a utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase) se configura con los Términos de este Diccionario. Nota. Puesto que el Panel de cada Proceso es el lugar donde se almacena y de donde se extrae toda la información que tiene relación directa con el Proceso, la Clase de Panel, que es la plantilla con la que se crean todos los Paneles de los Procesos de esta Clase, ha de tener previstos todos los campos en donde se almacena dicha información. Se accede al Diccionario de Términos desde la sección GENERAL de la Estructura de AuraPortal. Los Términos, al igual que los Roles, Perfiles, Recintos Seguros, Formularios, Consultas Públicas y Galerías, se gestionan mediante un Diccionario que posee su propio Árbol. Nota. Los Árboles de los Diccionarios son muy parecidos a los Árboles de las Familias de AuraPortal pero con las siguientes diferencias: - Un Árbol de Familia consta de Ramas que pueden albergar Clases de Elementos. Sin embargo, el Árbol nunca muestra los Elementos (Cuentas, Ítems, Proyectos, etc. Según sea la Familia) que contiene cada Clase. Es por tanto un Árbol de Ramas y Clases pero no de Elementos. - Un Árbol de Diccionario también tiene Ramas, pero éstas reciben el nombre de Capítulos. Los Capítulos no alojan Clases (los Diccionarios no tienen Clases) sino directamente los Elementos (Términos, Roles, Perfiles, Formularios, Consultas o Recintos Seguros, según sea el Diccionario). Es por tanto un Árbol de Capítulos y Elementos. La ventana del Diccionario de Términos es la siguiente: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 51 de 182

52 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Desde la pestaña Capítulos (1) se crean los capítulos, dándoles el Nombre y el Nivel, que quedan reflejados en el Árbol de la izquierda en negro (2). Desde (3) la pestaña Términos se Crean, Consultan y Modifican los términos. Como el número de términos que contiene el Diccionario puede ser muy elevado, para consultar o modificar términos se dispone de un filtro (4) por Tipo de Término, Capítulo, Nombre del Término, Descripción y Tipo de Dato. Al pulsar Proceder aparecen en la lista (5) los términos seleccionados. Para crear Términos se pulsan los botones de la barra: Términos Generales, Claves, Prefijos / Sufijos y Grupos de Campos. Se explican a continuación, Una vez creados los Términos se ubican en el Árbol desde la pestaña (6) Ubicar Términos, quedando (7) como en la figura. Desde la pestaña Limpiador Basura (8) se pueden eliminar del Diccionario los términos que no se están utilizando. La ventana presenta una cabecera con filtros que facilitan la localización de términos por Tipo, Capítulo, Tipo de Dato, Nombre o Descripción Términos Generales Son términos independientes que se van incorporando al Diccionario en cualquier momento. Se utilizan fundamentalmente para definir los campos de los Formularios. Para crear un término general, en primer lugar se pulsa sobre la pestaña Crear Generales y se selecciona el Capítulo que debe alojar al término. A continuación, se abre una ventana similar a la siguiente: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 52 de 182

53 Ahora se le da un Nombre y una Descripción (opcional) y se selecciona el Tipo de Dato. Nota. Para evitar problemas colaterales, se impide que se puedan crear términos de diccionario que empiecen o terminen por los siguientes caracteres: '(comilla simple), ;, $, _ (guión de subrayado),, =, ~, /, (, ), [ y ]. En función del Tipo de Dato seleccionado deberán configurarse algunas características de ese tipo. Para ello al pulsar Guardar aparecen en la parte inferior de la ventana los datos a configurar (en el ejemplo de la ventana anterior, al seleccionar el tipo Selección Simple y pulsar Guardar, aparecen Opciones y MultiIdioma). Si se desea Crear Otro Término más, se pulsa este botón. Cuando se termine de crear términos se pulsa Guardar y Salir. Todos los detalles referentes a la creación y configuración de los distintos tipos de Términos Generales se pueden consultar en la Monografía de Formularios Dinámicos Claves El código que identifica cualquier Clase de Proceso comienza con una Clave de tres letras que se puede utilizar para agrupaciones de Clases según criterios homogéneos. Para crear una Clave, en primer lugar se selecciona el Capítulo y, a continuación, se le da un Nombre y una Descripción (opcional) Prefijo/Sufijo Son Términos del Diccionario de Términos de AuraPortal cuyo valor se obtiene de un campo de Familia (Empleado, Cuenta, etc ) o de una fuente externa, como, por ejemplo, del ERP que utiliza la entidad. De esta forma las Tareas de los Procesos pueden disponer en sus formularios de campos de otras aplicaciones y del resto de las Familias de AuraPortal. Igualmente pueden ser condición en las Compuertas, aparecer en los Mensajes de Inicio e Intermedios, intervenir en las Reglas de Negocio, etc. Todos los detalles referentes a la creación y configuración de los distintos tipos de Prefijos se pueden consultar en la Monografía de Formularios Dinámicos Grupos de Campos Son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se representan en filas, como por ejemplo, un albarán. En general, la configuración de un campo de formulario se realiza en dos etapas. Una Configuración General que es realizada al crear el campo desde aquí, en el Diccionario de Términos y una posterior Personalizada MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 53 de 182

54 en el diseño del Formulario. Se puede consultar la Monografía de Formularios Dinámicos para encontrar información sobre la personalización de Grupos de Campos en formularios Diccionarios: Roles Se llama Rol al nombre de la función o responsabilidad que desempeñan uno o más usuarios dentro del sistema AuraPortal de cara a su intervención en los Procesos. Los Roles son a veces necesarios para determinar los participantes en las Tareas Personales de los Procesos. La ventana del Diccionario de Roles muestra 3 pestañas: Roles Singulares, Roles Genéricos y Nombres de Roles de Cuenta Impersonales. Nota. En Estructura Diccionario de Roles, solamente se crean los nombres de los Roles Impersonales y después, desde la ficha de Roles Personales, estos se enlazan a dichos Roles Personales. Por eso y para enfatizar que en el diccionario solo se crean y se nombran, la tercera pestaña de esta ventana se llama Nombres de Roles de Cuenta Impersonales (y no Roles Impersonales). Rol Singular. Aquel cuyo Asignado (usuario o grupo que ostenta la titularidad del Rol) está determinado con carácter fijo, es decir, que una vez identificado el nombre del Rol, se sabe quién es el Asignado con independencia del contexto en el que actúa. El Asignado depende solo del nombre del Rol. Ejemplos de Roles Singulares: Director de Calidad, Encargado de Almacén, etc. Rol Genérico. Aquel cuyo Asignado no es fijo sino que depende del lugar en el que actúa, llamado Lugar de Actuación del Rol o simplemente, LA. Un mismo nombre de Rol Genérico puede tener diferentes Asignados si el Rol puede actuar en varios LA. Ejemplos de Roles Genéricos son: Jefe del Departamento (el asignado depende del Departamento), Responsable de Cuenta (el asignado depende de la Cuenta), Jefe de Obra (el asignado depende de la Obra), etc. En estos ejemplos los LA son respectivamente el Departamento, la Cuenta y la Obra en donde se encuentra en ese momento el Proceso. Nombre de Rol de Cuenta Impersonal. Aquel que se asigna a un Rol Personal, según posibles cargos o funciones de un usuario en su cuenta. Ejemplo: Administrador, Comercial, Técnico, etc. Un rol impersonal no se elimina. Solo se desasocia del rol personal. Por su importancia, los Conceptos Básicos y la operativa con los Roles se explican en la Monografía de Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Diccionarios: Perfiles Los Perfiles establecen agrupaciones de Ítems, Cuentas, Roles o Familias Propias para ser aplicados en distintos puntos de los procesos. En alguno de ellos se pueden establecer Condiciones, que filtren los elementos que forman parte del perfil. Por su importancia, los Conceptos Básicos y la operativa con los Perfiles se explican en la Monografía de Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Diccionarios: Recintos Seguros Los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicación en función de sus características y de los permisos ostentados por los visitantes, operan siguiendo el sistema de Control de Accesos por Recintos Seguros. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 54 de 182

55 Los Conceptos Básicos de este sistema y su forma de operar se explican en la Monografía de Recintos Seguros Diccionarios: Formularios Los Formularios de las Tareas (y, excepcionalmente otros objetos) de los Procesos, al igual que los Recintos Seguros, Términos, Roles y Consultas, se gestionan mediante un Diccionario que posee su propio Árbol. Nota. Los Árboles de los Diccionarios son muy parecidos a los Árboles de las 9 Familias de AuraPortal pero con las siguientes diferencias: - Un Árbol de Familia consta de Ramas que pueden albergar Clases de Elementos. Sin embargo, el Árbol nunca muestra los Elementos (Cuentas, Ítems, Proyectos, etc. Según sea la Familia) que contiene cada Clase. Es por tanto un Árbol de Ramas y Clases pero no de Elementos. - Un Árbol de Diccionario también tiene Ramas, pero éstas reciben el nombre de Capítulos. Los Capítulos no alojan Clases (los Diccionarios no tienen Clases) sino directamente los Elementos (Términos, Roles, Perfiles, Formularios, Consultas o Recintos Seguros, según sea el Diccionario). Es por tanto un Árbol de Capítulos y Elementos. Desde esta opción, cuya operativa es similar al resto de Árboles, se crean los Capítulos en los que se organizan los Formularios, y se alojan en los Recintos Seguros deseados. Los Conceptos Básicos y la forma de operar con los formularios se explican en la Monografía de Formularios Dinámicos Diccionarios: Consultas Públicas La Monitorización de AuraPortal permite, por un lado, la posibilidad de conocer lo que realmente está pasando en cada momento y en cualquier Proceso vivo durante la actividad empresarial con información sobre métricas de tiempos y costes y con la opción a intervenir para corregir desviaciones, y por otro, la posibilidad de analizar con el máximo detalle lo que ha sucedido en el pasado, en Procesos ya terminados también con métricas de tiempos y costes, lo que permite reformar el diseño de los Procesos con el fin de optimizar el funcionamiento empresarial. La Monitorización se lleva a cabo en tres frentes simultáneos, el primero se realiza mediante procedimientos automáticos y los otros dos mediante consultas de Cuadro de Mandos o de Business Intelligence. El Diccionario de Consultas comprende el conjunto de Consultas bajo demanda (creadas por el usuario) del Cuadro de Mandos (Ejecuciones, Vistas, Tiempos, Planning de Tareas y Puntos de Control) y de Business Intelligence (Estadísticas e Informes SQL). Naturalmente, lo que se guarda de una determinada Consulta no son los datos obtenidos sino la plantilla o esquema en donde se definen los parámetros y filtros que se usan en esta Consulta. Nota. El usuario realiza estas consultas desde el botón Procesos de la botonera vertical de la general de AuraPortal, desde la que se pueden realizar consultas Públicas (accesibles por cualquier usuario con suficiente permiso), Privadas (solo accesible para su creador) o bien realizar una Nueva consulta. Al elegir una consulta Nueva se deberán cumplimentar los campos deseados y, después, puede guardarse como Consulta Pública o como Consulta Privada en el Árbol del Diccionario de Consultas para su uso repetitivo. Las Consultas, al igual que los Términos, Roles, Perfiles, Recintos Seguros y Formularios, se gestionan mediante un Diccionario que posee su propio Árbol. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 55 de 182

56 Nota. Los Árboles de los Diccionarios son muy parecidos a los Árboles de las 9 Familias de AuraPortal pero con las siguientes diferencias: - Un Árbol de Familia consta de Ramas que pueden albergar Clases de Elementos. Sin embargo, el Árbol nunca muestra los Elementos (Cuentas, Ítems, Proyectos, etc. Según sea la Familia) que contiene cada Clase. Es por tanto un Árbol de Ramas y Clases pero no de Elementos. - Un Árbol de Diccionario también tiene Ramas, pero éstas reciben el nombre de Capítulos. Los Capítulos no alojan Clases (los Diccionarios no tienen Clases) sino directamente los Elementos (Términos, Roles, Perfiles, Formularios, Consultas o Recintos Seguros, según sea el Diccionario). Es, por tanto, un Árbol de Capítulos y Elementos. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Desde la pestaña de Capítulos se crean las ramas del árbol, dándoles un Nombre. La forma de operar es similar a la del resto de árboles. Desde la pestaña de Consultas Públicas se Crean, Consultan y Modifican las Consultas Públicas (las que son accesibles por cualquier usuario con suficiente permiso), tanto del Cuadro de Mandos como de Business Intelligence. Como el número de consultas que contiene el Diccionario puede ser muy elevado, para consultar o modificar se dispone del filtro que aquí aparece: Cuadro de Mandos, Business Intelligence, Nombre y Capítulo. Al pulsar Proceder aparecen en la lista los términos seleccionados. Pulsando el botón Crear Consulta Pública se abre una ventana como la siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 56 de 182

57 Para crear Consultas Públicas, en primer lugar, se marca la opción deseada (Ejecuciones, Vistas, Tiempos y Planning de Tareas) y, a continuación, se le da un Nombre y se selecciona el Capítulo y el Recinto Seguro. La opción Aplicar también el Recinto Seguro de la Clase de Proceso permite aplicar más combinaciones de seguridad en la Monitorización que si solo pudiese aplicarse el Recinto Seguro de la Consulta. Primero se evalúa el Recinto de la consulta y después el de la Clase de Proceso. Una vez ha sido creada la Consulta, pulsando el ojo de URL de Acceso se muestra su URL. Ubicando esta URL en cualquier Link se accederá directamente a la Consulta desde cualquier lugar. Al pulsar Guardar aparecen unos campos en la parte inferior de la ventana que serán diferentes en función de la opción marcada. CUADRO DE MANDOS En Cuadro de Mandos se pueden construir las siguientes consultas: Ejecuciones Vistas Ejecuciones Tiempos Planning Tarea Puntos de Control Permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso en curso o ya ejecutado. Desde aquí se determina el filtro de selección del Proceso a controlar. Vistas AuraPortal permite configurar diferentes Vistas de la Consulta de Procesos del Cuadro de Mando. De esta forma la Consulta de Procesos ofrece, por cada Clase de Proceso, diferentes formatos de consulta de los procesos ejecutados según los criterios que se desee. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 57 de 182

58 Pulsando sobre el ojo Configurar Vista se abre una nueva ventana como se muestra en la siguiente figura desde la que se introduce un Nombre de la vista, una Descripción (opcional) y, pulsando sobre el ojo de Clase de Proceso, se selecciona la Clase sobre la que se va a crear la vista. Al pulsar Guardar la ventana se amplía según se muestra en la figura, en la que se diseñan tanto el grid como la ficha que constituirá esta Consulta de los Procesos de la Clase seleccionada que hayan sido ejecutados. El Grid (Lista) La parte inferior de la ventana muestra (1) todos los campos que constituyen el filtro. Para determinar las Columnas que debe contener el grid se marcan (2) aquellos campos que deben aparecer como columna. También pueden sustituirse algunos de estos campos por otros diferentes del panel. Para ello basta con pulsar (3) sobre el ojo y seleccionar el campo. El Orden en el que deben aparecer se determina mediante las flechitas (4), y pulsando (5) dos veces sobre Ancho, se determina el ancho de la columna en la lista. La Ficha Para diseñar la ficha se pulsa (6) sobre el ojo de Formulario Ficha en la parte superior derecha de la ventana. El diseño de los Formularios se explica en la Monografía de Formularios Dinámicos. Además, para realizar estas acciones se cuenta con el Diagrama de la Clase de Proceso seleccionado, que permite ser consultado directamente pulsando (7) sobre el ojo de Diagrama, en la parte superior derecha de la ventana. Tiempos Permite una monitorización exhaustiva y en tiempo real de los tiempos a ejecución de cada proceso en curso o ya ejecutado. Desde aquí se determina el filtro de la consulta en función de numerosas combinaciones de múltiples parámetros. Planning Tarea Con esta consulta se puede, por ejemplo, ver en conjunto el Planning de varios ejecutores o de todo un departamento. Se puede encontrar más información en la Monografía Planning. Puntos de Control Especialmente pensada para las Clases de Procesos con Puntos de Control. Muestra un gráfico con el último punto de control alcanzado por el proceso de la clase seleccionada. Se pueden utilizar las siguientes figuras para mostrar el gráfico: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 58 de 182

59 Columna Vertical 2D y 3D Columna Horizontal 2D y 3D Círculo 2D y 3D Tarta 2D y 3D Pirámide 2D y 3D En el grid de Lapsos y Puntos de Control del diseño de la clase de proceso, se ha añadido una columna, Ord que permite asignar el orden a los Puntos de Control que se aplicará en la construcción del gráfico en la ejecución de esta consulta BAM. Cuando en ejecución se selecciona la consulta, se pueden realizar filtrados y también cambiar la imagen del gráfico. Al pulsar sobre el gráfico aparece una ventana con la lista de procesos, con las columnas: Fecha Inicio Referencia Tema 1 Tema 2 Estado Pulsando sobre uno de los procesos se accede a su Rastreo. Este tipo de consultas también se pueden utilizar en la Página de Entrada configurable, de manera que los usuarios pueden visualizar el estado de determinados procesos desde la misma entrada de AuraPortal. BUSINESS INTELLIGENCE Estadísticas Las consultas de Estadísticas se pueden hacer en base a Campos Sueltos o a Grupos de Campos. Si se selecciona Campos Sueltos, se elige una Clase de Proceso y seguidamente los campos de panel que aparecerán en el grid de la consulta como columnas. El resultado de la consulta se puede filtrar mediante Condiciones basadas en los campos del panel de la clase de proceso elegida. Una vez ejecutada, la consulta muestra, en el grid, los procesos que cumplen las condiciones establecidas. Si se selecciona Grupos de Campos, se elige un Grupo de Campos y seguidamente, de entre las Clases de Proceso en las que se utiliza el grupo de campos elegido, se marcan la o las que se desea que aparezcan en la consulta. También puede filtrarse según un Contenedor Estructurado de los ya definidos para el Grupo de Campos. Una vez ejecutada, la consulta muestra un grid con los campos del grupo de campos como columnas y con todos los procesos de las clases seleccionadas. Informes SQL Antes de crear cualquier Consulta Pública de Informes SQL en AuraPortal, hay que: Tener una carpeta creada en el Servidor de informes para cargar los ficheros de AuraPortal. Configurar AuraPortal para acceder al Servidor de informes. Desde aquí se cumplimentan los siguientes campos: 1. Archivo Informe. Pulsar sobre Examinar para elegir el informe que se desea crear en AuraPortal. El informe que se crea en AuraPortal toma su origen en un Informe de Reporting Services con extensión.rdl. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 59 de 182

60 2. Tipo de Informe. Seleccionar el tipo de Informe. Se puede elegir entre: SQL. Para indicar que un informe contiene uno o varios Orígenes de datos SQL. SHAREPOINT. Para indicar que un informe contiene uno o varios Orígenes de datos de SharePoint. MIXTO. Para indicar que un informe contiene Orígenes de datos mixtos. Al menos uno de SharePoint y otro de SQL. Otro. Para indicar que son Informes que no tienen como origen de datos las bases de datos de AuraPortal, sino que se suben y ejecutan desde AuraPortal para tener los Informes de la Empresa centralizados en AuraPortal. Por ejemplo, si se quiere disponer desde de AuraPortal Informes que acceden a obtener información de una base de datos en Oracle. Cuando se agrega un Informe del tipo Otro, tener en cuenta lo siguiente: - Previamente, se debe haber cargado o agregado en el Servidor de Informes el Origen de Datos del Informe que se desea agregar en AuraPortal. - Después de haber agregado el Informe, se debe ir al Servidor de Informes y relacionar en el Informe agregado en AuraPortal el Origen de Datos correspondiente. 3. Sub-informes. Pulsar sobre el ojo junto a Sub-informes. Al hacerlo, aparece una ventana en la que, con el mismo procedimiento, se determinarán los Sub-informes. Permiten recibir parámetros a través de la URL. De esta manera, si la consulta se utiliza dentro de la opción Formulario Externo de una Tarea o Mensaje de Proceso, se pueden pasar valores de los campos del Panel y así mostrar unos datos u otros del informe dependiendo de cada Proceso Estado de Procesos Esta consulta incluye informes y gráficos automáticos para monitorizar la ejecución de los procesos. Su configuración es muy sencilla. Basta con dirigirse a Estructura - Consultas Públicas y crear una Consulta del tipo Business Intelligence - Estado de Procesos, asignándole un Capítulo y un Recinto Seguro e indicando las Claves de Clase de Proceso que se desee. Ver un ejemplo en la imagen siguiente. La consulta se puede ejecutar desde cualquier página, accediendo directamente a su URL, o desde Procesos Monitorización Consultas Públicas. Cuando se ejecute la consulta, se mostrarán numerosos informes y gráficos con el estado de los procesos, en función de las Claves elegidas. La información suministrada es la siguiente: Las Clases de Procesos en cada Clave con sus diferentes estados: o Totales o Entorno Desarrollo MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 60 de 182

61 o Entrono Pruebas o Entorno Producción o Entorno Producción Restringido o Bloqueado o Desuso Los Procesos en cada Clave con sus diferentes estados: o Totales o No Iniciados o Ejecución o Terminados o Sin Alerta y Alarma o Con Alerta o Con Alarma Sus Tareas en cada Clave con sus diferentes estados: o Totales o Llegadas o Iniciadas o Terminadas o Canceladas o Sin Alerta y Alarma o Con Alerta o Con Alarma Ver un ejemplo en la siguiente imagen. A un primer nivel, como el que aparece en la imagen superior, en la mayoría de los valores se puede profundizar a un segundo nivel. Ejemplo. Al pulsar sobre el valor de los procesos en ejecución para una determinada Clave, se mostrará MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 61 de 182

62 un segundo informe, enlazado con información de los procesos de esa Clave, desglosados por Clase de Proceso y con mayor información. Ven la siguiente imagen. Adicionalmente, cada informe dispone de Indicadores gráficos (KPI) con información relevante sobre el valor pulsado y con criterios de análisis. Bibliotecas en Diccionario Esta consulta permite, ver al mismo tiempo, documentos guardados en varios términos de tipo Biblioteca, independientemente de que se hayan guardado desde un Proceso, una Ficha de Rol o de Familia Propia, o la propia Biblioteca. Consultar el Tomo 1 Bibliotecas en AuraPortal- de la Monografía de Gestión Documental para una información detallada. Actividad Motor BPMS Se pueden consultar los objetos (Procesos, Tareas y Eventos) que han sido evaluados por el Motor entre dos fechas, a elegir, y con detalle de días u horas Diccionarios: Galerías Esta opción solo está disponible con el Módulo Avanzado. En líneas generales, aquí se pueden crear estilos y añadir imágenes que luego pueden utilizarse desde el diseño de formularios, campos y botones. Al pulsar sobre el link, aparecen las siguientes opciones: Galería de Imágenes. Esta opción conduce a otra ventana con dos pestañas: Imágenes Sistema contiene las imágenes que el sistema proporciona de forma predeterminada y no se pueden ni editar ni borrar; e Imágenes Privadas, que contiene imágenes incorporadas por el usuario y pueden, por tanto editarse y sustituirse o borrarse. Nota. Al agregar una nueva imagen privada se puede añadir un Texto Alternativo que el sistema incorpora en la etiqueta <Alt> y que facilita la identificación de la imagen en los buscadores de Internet. Galería de Estilos de Campos de Formularios y Plantillas. Esta opción incluye un grid que muestra el Nombre, la Descripción, y una Vista Previa de los estilos configurados. Una cuarta columna, con la letra P (Predeterminado) permite señalar el estilo que se usará como default. Ver la imagen siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 62 de 182

63 El _Estilo Estructura Inicial, en este ejemplo el predeterminado, se incluye por defecto en AuraPortal. Pulsando el botón Alta Similar puede crear un estilo nuevo basándose en uno ya creado. Pulsando el botón Crear de la barra de acciones, se abre una ventana nueva donde se configura el nuevo estilo (se puede configurar fuente, tamaño y color). Ver la imagen inferior. Además de darle Nombre y Descripción al Estilo, se puede definir Color, Fuente, Estilo y Tamaño tanto para el TÍTULO MOSTRADO como para la DESCRIPCIÓN MOSTRADA. Interlineado. Cuando el nombre de un campo de formulario no cabe en una sola línea en la caja destinada para él en diseño, se crean las líneas necesarias para mostrar todo el nombre. Esta opción permite configurar la separación que habrá entre las líneas del nombre, siempre en relación con el tamaño de la letra elegido. Por ejemplo, si el Tamaño de la letra es 8 y el interlineado 1, en ejecución, la distancia que separe la primera línea de la segunda será la correspondiente a una letra de tamaño 8, y así sucesivamente según lo seleccionado en ambas opciones. El panel VISTA PREVIA muestra el resultado de la configuración cuando se pulsa el botón Guardar. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 63 de 182

64 Una vez creado, el nuevo estilo aparece en el grid de la ventana origen. Los estilos y las imágenes añadidas a las Galerías están disponibles para utilizarse desde los formularios, bien desde la opción Más Información, de la ventana general de diseño o pulsando el icono configurador de la columna E del grid Lista de Campos Seleccionados. El botón Estilo Campos Lectura en Formularios (1), de la barra de acciones, permite personalizar el estilo para campos Generales de solo-lectura en Formularios. La ventana de configuración es semejante a la siguiente: Galería de Estilos CSS para Botoneras. La ventana de configuración de esta opción es semejante a la de Campos de Formularios. Los estilos de las botoneras se utilizan al configurar las botoneras en los módulos de Gestión de Contenidos y Comercio Online. Más información sobre estos módulos se puede consultar en sus monografías correspondientes. Galería de Fuentes. Esta opción está disponible con el Módulo Avanzado. La ventana de la Galería es como la siguiente: El grid muestra el nombre de todas las fuentes de Sistema precedidas de un '_' (1). Estas no se pueden borrar o modificar. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 64 de 182

65 La barra de acciones incluye un botón Agregar (2), para incluir una fuente nueva en la galería. Al pulsar el botón Agregar aparece la siguiente ventana. Por cada fuente es obligado subir dos versiones del fichero: una EOT (Open Type, para Internet Explorer) y una TTF (True Type, para otros navegadores). Las fuentes que se han agregado a la Galería se pueden utilizar en las Galerías de Estilos CSS (Formularios y Botones) y en los campos de Texto Rico. Se pueden desagregar pulsando el icono desenlazar (1) aunque se estén utilizando. Si se elimina una fuente que está en uso, en ejecución se mostrará el texto con Verdana. Pulsar Guardar (3) para guardar el cambio realizado (2) Servicios Web: Acceso En esta opción se configura el Login que se usará para invocar los Servicios Web en Tareas de Sistema DESVIADOR y crear Servicios Web en Eventos de Mensaje. La ventana de configuración es semejante a la siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 65 de 182

66 La información referente a este apartado se suministra en el Manual Servicios Web Servicios Web: Lista MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 66 de 182

67 Esta opción muestra la lista de Servicios Web definidos en AuraPortal, tanto los que son de Sistema - encuadrados en rojo- (AuraPortalFamilias, AuraPortalProcesos, etc...) como los creados por las Tareas de Sistema DESVIADOR -encuadrados en azul-. La ventana es semejante a la siguiente. La información referente a este apartado se suministra en el Manual Servicios Web Adaptadores: Conectar Desde esta opción se crean Adaptadores que utiliza AuraPortal para conectar con datos de otras aplicaciones y, a través de los Prefijos de Adapter, interactuar con los datos de los paneles de los procesos. La información referente a este apartado se suministra en el Manual Adapters Server Comunicados: Zonas Los comunicados son los mensajes cuya creación, publicación y gestión realiza AuraPortal. Los mensajes los crean y aprueban los usuarios con autorización para ello. Los comunicados aprobados aparecen publicados en diferentes sitios llamados Zonas de Publicación. Las Zonas de Publicación, llamadas también simplemente zonas, están todas situadas en el Panel Interno de Comunicados, que es una ventana a la que acceden los usuarios pulsando sobre la opción Mis Comunicados en el marco superior. Aparece con el siguiente aspecto: Bajo el título ZONA DE PUBLICACIÓN aparecen los nombres de las zonas en donde se albergan comunicados. Pulsando (1) sobre el botón de una determinada zona, aparecen a la derecha los comunicados publicados en dicha zona. Una Página de Entrada de un portal de Empleados alberga los distintos Espacios de Publicación tal como se ha definido en su configuración. Los Espacios de Publicación pueden contener Zonas de Comunicados ya que es un Contenido más que está disponible. Ver la siguiente imagen. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 67 de 182

68 Así, cuando se define en la página de entrada un espacio de publicación de tipo de contenido "Comunicados", se podrá elegir entre varias naturalezas de comunicados la que prefiere. En el ejemplo de la siguiente imagen, entre los Espacios de Publicación de esta Página de Entrada, uno es de tipo Comunicados: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 68 de 182

69 Las 3 zonas de publicación de Sistema del Portal de Empleados tienen nombres predeterminados y son los siguientes: _EM_PrimeraPlana_A: Comunicados de la Empresa _EM_PrimeraPlana_B: Comunicados de Empleados _EM_PrimeraPlana_C: Enlaces Similarmente, las 3 zonas de publicación de Sistema de los Portales Externos tienen también nombres predeterminados que son los siguientes. _EX_PrimeraPlana_A: Noticias Generales _EX_PrimeraPlana_B: Comunicados para Clientes _EX_PrimeraPlana_C: Enlaces Estas 6 zonas de publicación ya vienen creadas en la Estructura Inicial de AuraPortal. Son las zonas que ocupan los primeros 6 lugares en la lista de zonas. No pueden ser eliminadas pero el Administrador Delegado puede cambiar estos nombres por otros de su preferencia. Un Administrador Delegado también puede crear nuevas zonas de publicación de acuerdo con las necesidades de la empresa. Las nuevas zonas creadas por el Administrador Delegado se situarán a partir del lugar 7 en la lista de zonas y serán visibles únicamente en el Panel Interno de Comunicados, hasta que se elijan para que aparezcan en el espacio de publicación de una página de entrada. Las posibles acciones que puede realizar el Administrador Delegado son: 1. Crear Nueva Zona de Publicación 2. Definir el Circuito de Aprobación para una Zona Crear nueva Zona de Publicación Para crear una nueva zona de publicación, el Administrador Delegado entra por la Estructura a la opción Comunicados: Zonas. Aparece la siguiente ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 69 de 182

70 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Esta es la lista de las Zonas que existen. En esta lista aparecen las 3 zonas de la primera plana del Portal de Empleados, las 3 zonas de las primeras planas de los Portales Externos y las zonas que han sido creadas hasta el momento por los Administradores Delegados. Si se pulsa sobre el nombre de una zona (1) aparece la ventana para editar (modificar) sus características. Si se pulsa sobre la opción Crear (2) en la Barra de Acciones aparece la siguiente ventana. Nota. Cajetines desplegables. La mayoría de los cajetines desplegables dentro de AuraPortal, facilitan la labor de localizar un elemento si se introduce en el mismo la primera letra del nombre buscado. En el cajetín aparece el primer elemento que comienza con dicha letra y al pulsar sobre el triangulito del desplegable, la lista comienza desde esa posición. En esta ventana hay que introducir la siguiente información: Activa. Si se marca, la zona está activa para recibir comunicados. En caso contrario, queda bloqueada temporalmente. Nombre. Introducir el nombre de la nueva zona. (Por ejemplo: Campañas Comerciales). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 70 de 182

71 Formato. En el cajetín desplegable, elegir una entre las siguientes opciones: Con imagen. Los comunicados de esta zona permiten la inserción de una imagen, cuyo tamaño máximo se especifica en otra casilla. Sin imagen. No se permite la inserción de imagen en los comunicados de esta zona. Solo titular. No se permite cuerpo de texto. Solo frases titulares. Enlace. Los comunicados de esta zona no tiene cuerpo explicativo ni titulares. La frase que aparece en cada uno de ellos es un enlace (hipervínculo) a una dirección URL en donde se encuentra la información del comunicado. Descripción. Por ejemplo: Evolución de las campañas comerciales. Cabecera. El título o encabezamiento de la zona. Aparece arriba de la lista de comunicados. Por ejemplo, Información de Campañas Comerciales. MultiIdioma. Se puede configurar MultiIdioma para el texto de la Cabecera en una ventana como la inferior. Nota. Los detalles sobre la configuración del MultiIdioma para utilizar la Traducción Automática pueden consultarse en otra parte de este mismo documento. Imagen. Se define el tamaño máximo de la imagen. Seleccionar una entre las posibilidades mostradas por el cajetín desplegable. Nota. No existe relación constante entre el tamaño de la imagen y su peso en KB en las alternativas que se despliegan. La definición o resolución de las imágenes es variable, y además, se trata de límites máximos, no de tamaños o pesos reales. Color Fondo. Se puede elegir un color para el fondo de todos los comunicados. MÁS INFORMACIÓN. Mediante estas preguntas se determina el marco en el que se va a abrir el link de Más Información de los comunicados en esta zona de publicación. Hay cuatro opciones: En ventana nueva. En este caso se seleccionará el tamaño con el que se quiere que se abra la ventana. El valor por defecto es 750x500 pixeles. En el mismo marco en donde se está mostrando el comunicado. En el marco de AuraPortal, conservando las botoneras del marco superior y del vertical. En un marco que se indique en este momento. Caracteres del Titular. Número máximo de caracteres que permite el titular de cada comunicado. Caracteres del Texto del Comunicado. Número máximo de caracteres en el texto de cualquier comunicado en esta zona. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 71 de 182

72 Número de comunicados por página. Cuando se exceda el número de comunicados expresado aquí se generarán nuevas páginas que habrá que invocar para poderlos ver. Ancho del comunicado fijo. Indicar el ancho máximo permitido en pixeles (Para hacerse una idea, el ancho total del monitor del PC del usuario suele ser de px., los más antiguos tienen una anchura de 800 px. y los modernos tienden a e incluso px.). Ancho del comunicado automático. Al marcar, el ancho de la columna se ajusta a las diferentes resoluciones de los monitores de los usuarios. En este caso se desactiva la opción anterior del ancho fijo. Mostrar Fecha. Si se marca, el sistema publica automáticamente la fecha de emisión de los comunicados que aparezcan en esta zona. ACCESO. Marcar en qué tipo de Portal debe ser publicado el comunicado: en el de Empleados, en un Portal Externo o en un Sitio Web Público con acceso anónimo (sin usuario ni contraseña). Si selecciona Portal Externo, aparece una caja de texto y un ojo que abre una nueva ventana en la que se debe seleccionar un portal externo determinado, de entre los que se hayan configurado en la aplicación. También se dispone de la opción de seleccionar 'Todos los Portales Externos'. Si se selecciona un portal en concreto, solamente los usuarios externos que pertenezcan a alguna cuenta de dicho portal podrán ver comunicados de esa zona de publicación. Si se selecciona la opción '_Todos los portales externos' todos los usuarios externos, independientemente del portal al que pertenezcan, podrán acceder a los comunicados de esa zona de publicación. Si selecciona Acceso Anónimo, los comunicados publicados en esta zona, también serán accesibles desde el Portal Público (Sitio Web) de la empresa. Si el Portal Público está integrado en AuraPortal, el enlace a esta zona se efectúa fácilmente desde su programación. Si se trata de una programación externa, también se puede efectuar por el webmaster (programador) de dicha Web. Se muestra un ejemplo en la imagen siguiente. Después de introducir los datos, pulsar (1) Guardar y Salir. El sistema devuelve el foco a la ventana anterior que muestra la lista (grid) de zonas existentes, en donde puede verse la nueva zona creada. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 72 de 182

73 Definir el Circuito de Aprobación para una Zona Si se quiere que los comunicados destinados a esta zona sean aprobados antes de publicarse, pulsar (1) en esta lista sobre el nombre de la zona recién creada y aparecerá de nuevo la ventana anterior con los datos para ser modificados si procede. Véase: Sobre la barra de acciones, pulsar (1) el botón Aprobar. Aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 73 de 182

74 Como puede verse, se puede elegir entre dos circuitos de aprobación posibles: En Serie y En Paralelo. Si se marca (1) En Serie, el usuario que aparece en primer lugar recibirá el comunicado para aprobación y una vez aprobado pasará al siguiente usuario aprobador. El comunicado se publicará al recibir la última aprobación. Por el contrario, si se marca (2) En Paralelo el comunicado irá simultáneamente a todos los aprobadores y será publicado cuando uno de ellos lo haya aprobado. Cuando los datos han sido introducidos, pulsar (3) Guardar y Salir, sobre esta ventana y en la ventana a la que se revierte, que es la llamada Zona de Publicación, mostrada más arriba, pulsar también Guardar y Salir Comunicados: Permisos Los usuarios a los que un Administrador Delegado les ha otorgado permiso para crear comunicados pueden crearlos para todas las zonas de publicación disponibles. Estos comunicados creados por los usuarios desde Mis Comunicados, serán publicados directamente en la zona correspondiente solo en el caso de que no se haya establecido el requisito de aprobación en la zona. Si se ha establecido el procedimiento de aprobación para la zona, como acaba de mostrarse en el apartado anterior, los comunicados quedan en estado pendiente de aprobación y no serán publicados hasta que resulten aprobados. Para otorgar a usuarios el permiso general para crear comunicados, pulsar sobre la opción Comunicados: Permisos Creación del panel GENERAL en la Estructura de AuraPortal. Aparece la ventana siguiente. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Se pueden utilizar si se quiere los cajetines de Nombre Usuario y Cargo como filtro. Pulsar Proceder (1) y aparece el listado usuarios. Marcar en los marcadores de la columna de la derecha (2) (Comunicados) los usuarios a los que se quiera dar permiso de crear comunicados. Al pulsar Guardar (3) los permisos quedan otorgados. Nota. La creación de comunicados en las correspondientes zonas de publicación se realiza a través de la ventana llamada Panel Interno de Comunicados que se ha mostrado al comienzo de este apartado de Comunicados: Zonas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 74 de 182

75 3. ESTRUCTURA. FAMILIAS La configuración de la estructura del Portal de Empleados es la de las familias que forman el cuerpo de AuraPortal. Su acceso se realiza a través del panel llamado FAMILIAS que se muestra: En secciones posteriores de este manual se explican los procedimientos de gestión para cada opción mostrada Ventana de Árbol y Clases (VAC) La Configuración del árbol, la Creación de las clases y la Ubicación de éstas en el árbol se efectúa de manera homogénea en todas las familias mediante la Ventana de Árbol y Clases (VAC). Para ilustrar las explicaciones de la VAC se muestra un ejemplo en la familia Cuentas. Este es su aspecto: Nota. Esta ventana (VAC) se utiliza frecuentemente para configurar la Estructura, por lo que se remite al lector a consultar aquí su funcionamiento. El Árbol no se carga en el Panel ÁRBOL DE CLASES hasta que no se pulsa el botón Árbol. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 75 de 182

76 En la parte superior de la ventana se ubican los Botones de Acción, que ejecutan acciones propias de cada familia, a excepción del botón Conexión ERP que es común a las familias de Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, por lo que se explica ahora. Nota. También es común el Botón Permisos, que permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. El panel izquierdo de esta ventana se titula ÁRBOL DE CLASES y aparece para mostrar el árbol de clases de esa familia (en este ejemplo, Cuentas). Presenta una barra de acciones que muestra las opciones: Árbol. Si se pulsa sobre ella aparece el árbol de clases de esa familia. Ver cambios. Se pulsa cuando se ha efectuado alguna modificación en el árbol y quiere observarse inmediatamente el efecto. Expandir. Si se pulsa, se despliegan todas las ramas (niveles) del árbol mostrando las clases que haya ubicadas en cada nivel. Contraer. Si se pulsa, el árbol aparece recogido en sus ramas principales. Desde ahí se pueden desplegar solo las ramas que interesa ver pulsando sobre el recuadro con el signo +. El panel derecho se compone de un conjunto de ventanas superpuestas cada una con una pestaña de activación. Cuando se pulsa sobre una pestaña se superpone la ventana coronada por dicha pestaña. Las ventanas de pestaña de la VAC son cuatro: 1. Pestaña Editar Árbol 2. Pestaña Crear / Editar Clases 3. Pestaña Ubicar Clases 4. Pestaña Clases Preferentes A continuación se explica del botón Conexión ERP y las cuatro pestañas Conexión ERP Es posible configurar un acceso a un Formulario Externo (por ejemplo el ERP) desde la ficha de un elemento de familia (Empleado, Cuenta, Ítem, Proyecto o Área). Una vez configurado el acceso, en la ficha del elemento de familia, en la sección ENLACES, aparece un ojo. Al pulsarlo se accederá a la URL que haya sido configurada pulsando el botón Conexión ERP en la Barra de Acciones de cada familia (en este caso de Cuentas). Al pulsar sobre el botón Conexión ERP, aparecerá la ventana de Configuración. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 76 de 182

77 Además del Nombre y la Descripción, se introducen los datos de configuración cuya explicación se puede ver seguidamente: 1. URL. Corresponde a la URL del programa que se desea mostrar desde el elemento de familia. 2. Indicar Tamaño Ventana. Seleccionar Sí si se desea configurar el tamaño de la ventana (en píxeles) en la que se visualizará el ERP. 3. Disponible en Ficha. Seleccionar Sí para que el ojo aparezca en la ficha del elemento, por ejemplo, una Cuenta. Excepto en el caso de la familia Empleados, se pueden filtrar las Clases en las que se desea que aparezca el ojo: Sólo en Clientes, por ejemplo. 4. Enviar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo. 5. Encriptar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo de forma encriptada. De forma automática se pasan 2 parámetros al formulario externo: 1. ID. Se pasa el ID del elemento de familia desde donde se pulsa el ojo. Con este ID, y accediendo a los Servicios Web de AuraPortal, se puede obtener cualquier dato de AuraPortal que se desee y actuar según se desee. 2. CodigoERP. El código ERP de la ficha de los elementos de familia normalmente se utiliza para relacionar el elemento con su equivalente en programas externos, en este caso el ERP. Aunque el código ERP se puede obtener a través de los Servicios Web, para facilitar la integración se pasa este parámetro ya resuelto Pestaña Editar Árbol Su función es configurar las ramas o niveles del árbol de clases. Solamente permite añadir, modificar o eliminar niveles del árbol pero no ubicar las clases en sus ramas. También permite trasladar un nivel del árbol, con todas las clases que contiene, a otra posición, dentro del árbol. Para operar con esta ventana es conveniente tener visible el árbol de clases. Para ello, pulsar sobre la opción Árbol en el panel de la izquierda y aparecerá en el mismo: Para manejar el árbol hay que conocer lo siguiente: 1. Cuando el árbol aparece por primera vez solo muestra las ramas correspondientes al primer nivel, es decir, el de una cifra. Para desplegar cada nivel y ver sus sub-niveles y también para ver las clases que están ubicadas en cada nivel, hay que pulsar sobre el signo (+) (no sobre el nombre del nivel). 2. Igualmente, si un nivel está desplegado en sub-niveles o está mostrando las clases ubicadas en él, aparece el signo (+) para que se pulse si se desea contraer dicho nivel. Como ejemplo, si en la ventana anterior se pulsa sobre el signo + del nivel Proveedores (1), el árbol se despliega así: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 77 de 182

78 Los niveles y las clases se distinguen entre sí porque los niveles del árbol llevan a la izquierda una numeración de cifras separadas por puntos, que es el código de ese nivel, mientras que las clases ubicadas en las ramas no tiene numeración y, además, se presentan con otro color. Si se coloca el cursor sobre el nombre de un nivel o una clase, se subraya automáticamente y cambia el color. Al pulsar sobre él, se ejecuta la acción correspondiente, que es distinta según se pulse sobre el nombre de una clase ubicada o sobre el nombre de un nivel del árbol. Si se pulsa sobre el nombre de una clase (por ejemplo sobre Proveedores Materiales (1)), aparece una ventana modal para editar la clase: Nota. Se llama ventana modal a una ventana hija que surge y se superpone a la ventana madre. Estas ventanas requieren ser cerradas para pasar a otra acción o sitio de la aplicación. Volviendo a la ventana principal, si se pulsa sobre el nombre de un nivel (por ejemplo sobre Partners (2)), tanto el número como el nombre de ese nivel se reproducen en el panel de la derecha para ser editados por el procedimiento que más abajo se describe. Puede verse el ejemplo en la siguiente ventana. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 78 de 182

79 Nota. La operativa descrita para manejar el árbol es la misma para todos los árboles que aparecen en AuraPortal. Conocida la operativa, se describen las diferentes posibilidades que ofrece la pestaña de Editar Árbol: Cambiar el nombre de un nivel existente. Pulsar en el árbol sobre el nombre del nivel y cuando aparece en el panel derecho, efectuar los cambios (editar). Luego pulsar Guardar en la barra de acciones. Eliminar un nivel. Pulsar en el árbol sobre el nombre del nivel a eliminar. Cuando aparece en el panel derecho, pulsar Eliminar. La opción Cancelar de la barra de acciones es para volverse atrás de un proceso iniciado sin terminar. Pulsando esta opción el casillero y el cajetín inferior quedan de nuevo en blanco. Crear un nuevo nivel. Supongamos en este ejemplo que se quiere crear un nuevo nivel llamado Servicios Financieros y se quiere situar dicho nivel en la posición 7.2, que actualmente está ocupada por el nivel Servicios de Inmobiliaria. Proceder como se muestra en la siguiente ventana. Introducir en el casillero de numeración (1) el número del nivel que se quiere crear. El manejo del casillero de numeración se describe a continuación. MANEJO DEL CASILLERO DE NUMERACIÓN. Cuando el cursor esté situado sobre la primera casilla del casillero, introducir la primera cifra del nivel y pulsar tecla de tabulación (Tab). El cursor se sitúa en la siguiente casilla. Introducir la segunda cifra y MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 79 de 182

80 pulsar Tab. Repetir el proceso hasta introducir la numeración completa. El cursor quedará sobre una casilla vacía. Pulsar Tab de nuevo y el cursor pasa al cajetín inferior (Nombre Nivel). Para retroceder dentro del casillero, pulsar Shift+Tab. También se puede utilizar el ratón para recorrer las casillas y para pasar al cajetín inferior. Introducir el nombre del nivel creado (2). A continuación pulsar Guardar (3). Como se ha creado un nuevo nivel con un número existente, el sistema produce una ventana de aviso: Si se pulsa (1) OK el sistema se encarga de reorganizar el árbol con el nuevo nivel insertado. Para verlo, pulsar (2) la opción Ver Cambios sobre la barra de acciones del panel del árbol. El árbol aparecerá de nuevo contraído al nivel de una cifra. Para ver el nuevo nivel hay que pulsar sobre el signo + del nivel 7. Servicios y despliega con el nivel Servicios Financieros insertado y los niveles renumerados. Puede verse (1) el nivel creado e insertado. Crear muchos Niveles. Además de los botones Guardar, Eliminar y Cancelar, hay un botón más, llamado Crear Nuevo que está pensado para la creación rápida de muchos niveles. Este botón funciona así: Cuando se crea (o se modifica) un nivel (por ejemplo, en la imagen anterior, el nivel 7.2. Servicios Financieros) y se pulsa Guardar, la trayectoria no se vacía sino que se mantiene mostrando la numeración de dicho nivel. Si ahora se añade en la tercera casilla el número 1 y se cambia el nombre (por ejemplo Bancos Internacionales), al pulsar el botón Crear Nuevo se creará un nuevo nivel Bancos Nacionales y se quedará seleccionado. Y de la misma manera, cambiando la tercera casilla con el siguiente número cada vez y modificando el nombre, se crean muchos niveles rápidamente (p.e Bancos Internacionales, etc.). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 80 de 182

81 Otra posibilidad es no cambiar el dígito de la tercera casilla e ir pulsando el botón Crear Nuevo sucesivamente. De esta manera los nuevos niveles se irán intercalando a los anteriores. Así, en el ejemplo anterior, el nivel Bancos Internacionales se quedaría al y el nivel Bancos Nacionales se traspasaría al Otra manera de trasladar todo el contenido de un nivel a otro nivel del árbol es la siguiente: Pulsar en el panel del árbol (parte izquierda) sobre el nivel que quiere trasladarse y en el casillero del panel derecho aparecerá el número del nivel señalado. A continuación, cambiar la numeración que aparece en el casillero por la correspondiente al nuevo nivel. Para efectuar cambios en la numeración del casillero situar el cursor en las correspondientes casillas y cambiar los números. El casillero se recorre como se ha explicado más arriba. Pulsar Guardar (2). El sistema produce una ventana para avisar de las consecuencias del traslado. Si se pulsa Aceptar el traslado del nivel con todos sus sub-niveles y las clases ubicadas, se realiza. Para ver los cambios en el árbol, pulsar Ver Cambios y desplegar la rama correspondiente Pestaña Crear / Editar Clases Esta ventana se utiliza, tanto para editar (modificar) la información de las clases existentes como para crear nuevas clases en la familia. En la ventana de pestañas de la VAC pulsar sobre la pestaña de Crear / Editar Clases, aparece una ventana como la siguiente. Veremos los siguientes dos procedimientos: Editar Clases y Crear Clases Editar Clases Hay dos maneras de editar una clase: Desde el ÁRBOL DE CLASES. Abrir el árbol hasta que aparezca la clase a editar: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 81 de 182

82 Pulsar (1) sobre el nombre de la clase buscada (Clientes Viajes General). Aparece una ventana modal como la que sigue: La ventana modal muestra la información relativa a la clase seleccionada. En esta ventana se pueden modificar los datos que se quiera (Nombre y/o Descripción) y luego pulsar Guardar y Salir (1). Si se quiere eliminar la clase, pulsar Eliminar (2). Desde la pestaña Crear/Editar Clases. Para filtrar el o los nombres buscados. Véase en la siguiente imagen. Si en el cajetín del nombre se introduce la porción gene (1) y se pulsa Proceder (2), aparece debajo un listado (también llamado grid) con las clases que contienen dicha porción en su nombre (en el ejemplo, Clientes Viajes General y Proveedores de Servicios Generales). Si se pulsa (3) sobre Clientes Viajes General aparece la ventana modal para editar como en el caso anterior: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 82 de 182

83 Sobre esta ventana modal, efectuar los cambios en el nombre y/o la descripción y pulsar Guardar y Salir (1). Los cambios quedarán registrados Crear Clases Para crear una clase, desde la pestaña de Crear / Editar Clases que se muestra a continuación: Pulsar (1) el botón Crear y aparece la ventana modal para crear la clase: Cuando se han introducido los datos de la nueva clase pulsar Guardar y Salir (1). Al desaparecer la ventana modal reaparece la ventana madre de Crear / Editar Clases con el listado (grid) de las clases existentes en donde se puede ver la presencia de la clase recién creada. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 83 de 182

84 Ahora hay una nueva clase (ING Grupo Financiero) (1) en la familia, pero no está aún situada dentro del árbol de clases. La ubicación de las clases se realiza mediante la ventana de Ubicar Clases Pestaña Ubicar Clases La ubicación de las clases en el árbol de clases se lleva a cabo de manera muy simple por la ventana que aparece al pulsar la pestaña Ubicar Clases en la VAC: En el panel del árbol, pulsar sobre el nombre 2.2. Zona Norte (1) que es la rama en donde se quiere ubicar la clase recién creada. Este nivel aparece en el cajetín del panel derecho. Debajo aparecen dos sub-paneles. En uno se muestran las clases no ubicadas en dicho nivel y en el otro las ubicadas en el mismo. Como se sabe, para efectuar cambios hay que seleccionar de los listados de ambos sub-paneles las clases que se pretenden mover y utilizar los botones de agregar y desagregar. En este ejemplo, se selecciona la clase Cliente RESTO (2) y se pulsa Agregar (3). Después pulsar Guardar (4). Las modificaciones pueden verse en el panel del árbol pulsando la opción Ver Cambios (5) Pestaña Clases Preferentes Pulsando esta pestaña se pueden seleccionar, de entre las clases que existen, aquellas que se van a usar con más frecuencia a la hora de crear elementos de esa familia. Por ejemplo, si en la familia de Cuentas, la creación de nuevas cuentas se realiza fundamentalmente dentro de las clases Partner AME, Partner EMEA y Partner ESP, estas se pueden declarar como Clases Preferentes en la siguiente ventana. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 84 de 182

85 Seleccionar en el panel de Todas las Clases las clases que se quieran convertir en preferentes y pulsar el botón Agregar (1). Después pulsar Guardar (2). Las clases seleccionadas son ahora Clases Preferentes. Cuando se vaya a crear un nuevo elemento dentro de una familia, aparecerá automáticamente un listado con las Clases Preferentes para que el usuario señale una de ellas y se despliegue la ventana de crear elementos dentro de esa clase. De esta manera se evita tener que efectuar una búsqueda, sea filtrada o por árbol, como ocurre si la clase buscada no está en el listado de clases preferentes. Pulsando sobre el nombre de la clase elegida aparece la ventana de creación del elemento dentro de la clase. Nota. A partir de ahora, en las páginas siguientes de este manual, cuando se haga referencia a una Ventana de Árboles y Clases (VAC) para una familia dada, si el lector tiene dudas sobre su manejo, debe consultar las explicaciones que se han dado aquí Empleados: Portal Desde esta ventana se accede a las Opciones de Configuración del Portal de Empleados que se muestran en la siguiente imagen: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 85 de 182

86 Portal Empleados. General En esta opción se configuran aspectos que afectan a la apariencia general del Portal de Empleados, como el Estilo, la Página de Entrada, el Panel de Navegación (botones de acceso a las distintas opciones de AuraPortal), el Idioma de los literales y otros. Casi todas las características incluyen la opción: Configurable por el Empleado, cuyo valor puede ser Sí o No. Si está marcado Sí, el usuario podrá personalizar dicha característica desde la ventana de Datos Privados de su ficha de Empleado. La página Datos Privados de la Ficha de Empleado tiene una sección titulada HERENCIA, donde el Empleado puede, anulando la herencia, cambiar los aspectos en los que está autorizado. Nota. En el caso de que se haya personalizado en la ficha del empleado alguno de los aspectos heredables, esto prevalece sobre lo configurado expresamente en otras partes de AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 86 de 182

87 TÍTULO El panel TÍTULO incluye dos campos. Title HTML. Este campo permite configurar lo que se desea que aparezca en la etiqueta <title> de las páginas de AuraPortal, que aparece en los siguientes puntos: Cabecera del navegador Pestaña del navegador Barra del escritorio de Windows. El valor por defecto es AuraPortal &reg, que en ejecución se muestra como AuraPortal. Esto se aplica a todas las páginas que son susceptibles de abrirse a través de links, como: Entrada al portal de Empleados y Externos Mensajes de Inicio e Intermedios Tareas Personales Fichas de Familias Propias Bibliotecas En Diccionario y sus Consultas Diseño de Clase de Proceso Aviso de Tareas MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 87 de 182

88 Añadir Nombre Usuario. Si se marca sí, el nombre del usuario que ha iniciado la sesión se añade delante del Title. ESTILO Desde el panel ESTILO se determina el Estilo por defecto, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. También se puede elegir la imagen que aparece como Fondo General y el Color de fondo para las ventanas. PRECARGA En esta sección se selecciona la Precarga predeterminada, que aparece al pulsar Proceder en muchas de las opciones de AuraPortal para indicar que el sistema está en uso. También se incluye la opción para permitir o no a los empleados elegir una Precarga diferente. ENTRADA PORTAL En esta sección se selecciona la Página de Entrada por defecto, incluyendo la opción para permitir o no a los empleados elegir una Página de Entrada diferente. Esta Página se aplica al Empleado si no ha elegido una Página desde su Ficha de Empleado o si no está asignado a otra Página. También se selecciona el Panel de Navegación por defecto. Nota. Los Paneles de Navegación, nuevos en el modelo Helium, sustituyen a las antiguas Botoneras añadiendo mucha más flexibilidad y potencia. Se explican en otro apartado de este documento. El Panel _v4.2-compatible se corresponde con la botonera tradicional de AuraPortal. IMÁGENES MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 88 de 182

89 En esta sección se selecciona la Imagen que aparecerá como icono en aquellas opciones que necesiten mostrar una ventana de búsqueda o de configuración, como en Prefijos y campos de Selección Múltiple. Mostrar en Formularios tiene 2 opciones: Sí. Si se marca esta opción, en ejecución aparecerá el icono y se podrá entrar tanto pulsando sobre él como sobre el nombre del campo. Este es el caso de campos del formulario en los que aparece un Icono para efectuar una acción, por ejemplo OJO/Lupa de Prefijo y Selección Múltiple, o la de editar Texto Rico y Multimedia. No. Si se marca esta opción, en ejecución no aparecerá el icono y para entrar en la opción se tendrá que pulsar directamente sobre el nombre del campo. Visor Diagrama permite elegir una imagen personalizada para la ventana del Visor del Diagrama, cuando se accede a la configuración de una Clase de Proceso o al rastreo de un Proceso. Pulsando el icono se elimina la imagen seleccionada y pulsando el icono se recupera la imagen predeterminada. IDIOMA Desde el panel IDIOMA se determina el Idioma por defecto en el que se ven los literales de la aplicación, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. Además si se marca la casilla Sí del campo Configurable por el Empleado, cada usuario, desde la ventana principal de su ficha de Empleado podrá personalizárselo, seleccionando un idioma. CONFIGURACIÓN REGIONAL Desde el panel SEPARADOR DECIMAL se determina si la instalación en general usará la Coma o el Punto como Separador Decimal por defecto. Así mismo, si se marca Sí en Configurable por el Empleado, los empleados podrán configurar el Separador desde los Datos Privados de su ficha de usuario. No obstante, todo empleado que tenga el permiso de Edición correspondiente podrá cambiar el Separador de cualquier empleado desde la ficha General, independientemente de lo configurado en este opción. El resultado se aplicará a todos los formularios de Procesos, Familias Propias y Roles Personales. Formato de Fechas permite configurar el modo en el que se mostrarán las fechas en los campos correspondientes. Las opciones son: ISO 8601, aaaa-mm-dd Según Idioma Empleado. En este caso se muestra el formato establecido internacionalmente para cada idioma. El formato elegido se aplica a todos los formularios, tanto los dinámicos como los de Familia de Sistema (Grids y Filtros). No es configurable por el empleado. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 89 de 182

90 OPACIDAD DEL VELO Este panel incluye los siguientes campos: Opacidad. Permite configurar el grado de opacidad que se desea para el velo que aparece en algunas opciones de AuraPortal para evitar pulsaciones del usuario mientras se realiza una consulta. Velo configurable por el empleado. Si se marca Sí, el empleado puede configurar esta opción desde los Datos Privados de su Ficha de Empleado Portal Empleados: Páginas de Entrada Las Páginas de Entrada se enmarcan en la Página Inicial, que es la página a la que se accede al entrar en el Portal de Empleados. Al comenzar a trabajar, la aplicación ya lleva por defecto una determinada configuración, que puede ser modificada por el usuario para adaptarla a sus necesidades. La Página Inicial de AuraPortal Helium es el Marco de trabajo de los empleados de AuraPortal. En el Modelo Helium tiene el aspecto siguiente. Se compone de: Barra de Entrada (1). Depende de cómo se haya configurado, aparecerá en todas las Páginas de AuraPortal o no aparecerá. Panel de Navegación (3). Donde se sitúan los botones o menús que dan paso a las distintas opciones de AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 90 de 182

91 Página de Entrada (2). Aquí aparecerá la Página de Entrada según se ha elegido. Hay tres niveles en AuraPortal donde se puede establecer la Página de Entrada de un Empleado. A nivel General. Se define en Estructura Empleados Portal General. Ya ha sido explicada más arriba. Como Página Asignada. Desde Estructura Empleados Portal Páginas de Entrada - Pestaña General de la Página Empleados Asignados. Se puede asignar una Página de Entrada a un empleado de manera específica añadiéndolo al Grid de asignados. Esta Página se aplica si no se aplica la Página de la Ficha del Empleado (Heredar Página de Entrada = No) o si Heredar Página de Entrada = Sí. Como Página Personalizada. En la Ficha de Empleado - HERENCIA Heredar Página de Entrada = No. El Empleado elige aquí una Página de Entrada, si se le permite, o un Administrador Delegado puede elegir una para él. El Empleado accederá a AuraPortal con la Página seleccionada aquí. Si HEREDAR Página de Entrada = Si, el empleado hereda su Página de Entrada Asignada. Es decir, si el empleado está asignado a una Página de Entrada, entrará a AuraPortal con esa Página. Si no está asignado a ninguna Página, hereda la Página de Entrada Predeterminada. Si no se dispone del módulo Avanzado, se puede configurar una Página de Entrada para todos los empleados (configurada por el Administrador Delegado). Si se dispone de módulo Avanzado se puede configurar una Página de Entrada para cada grupo de empleados o, si así se determina, cada empleado puede definirse la suya propia. Desde Estructura FAMILIAS Empleados Portal - Páginas de Entrada se definen las páginas de entrada en general. Desde el panel ENTRADA PORTAL (en Estructura FAMILIAS Empleados Portal - General) se elige si la Página de Entrada será configurable por los usuarios o no. Si un empleado está autorizado para elegir una Página de Entrada, lo hará desde la opción correspondiente desde los Datos Privados de su Ficha de Empleado. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Además de Salir y Permisos, la barra de acciones tiene otras opciones, explicadas ahora. CREAR (1) Para crear una Página de Entrada nueva pulse el botón Crear (1), y se abrirá una ventana como la siguiente: Después de escribir Nombre y Descripción, y pulsar Guardar, aparece la ventana de configuración, con cuatro pestañas: General (1), Vista Esquema (2), Vista Edición (3) y Edición Conjunta (4). Ver la imagen inferior. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 91 de 182

92 (1) General. Contiene los parámetros generales de configuración. (2) Vista Esquema. Presenta un esquema de la distribución de los Espacios de Publicación con acceso directo a la edición de los mismos. (3) Vista Edición. Muestra la página tal como se ve en ejecución, pero al pulsar sobre cualquier zona se abre la edición del Espacio de Publicación correspondiente, facilitando el mantenimiento. (4) Edición Conjunta. Muestra la configuración de todos los Espacios de Publicación para poder verlos y modificarlos conjuntamente. Cada pestaña tiene un marcador. La pestaña que esté marcada, en la imagen superior Vista Esquema, será la que se abra la siguiente vez que se acceda a la configuración de esta página de entrada. PESTAÑA GENERAL Muestra los siguientes datos: Panel ESTILO GENERAL DE LA PÁGINA (1). Como se ve en la imagen superior, esta sección acoge los campos que permiten configurar el estilo general de la página, así como la posición de la ventana. Empleados Asignados (2). Permite añadir los empleados que podrán ver esta Página de Entrada, siempre que en la Ficha del Empleado no se haya seleccionado otra diferente. Al pulsar el icono Ojo-configurador para añadir los empleados, también se puede configurar el tipo de acceso de la página, según las opciones del campo Permitir acceso: Todos los Empleados (a través de la URL). Si esta opción está marcada, además de los asignados añadidos al grid, todos los empleados podrán acceder a la Página a través de su URL, independientemente de que ésta sea la Página de Entrada a la que están asignados para que se les muestre automáticamente al entrar en AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 92 de 182

93 Solo a estos Asignados. Si esta opción está marcada, solo los empleados asignados del grid podrán acceder a esta Página de Entrada. URL de acceso (3). Pulsando el icono se puede ver la URL de la página, por ejemplo: Mostrar Barra de Acciones (4). Marcando No, no aparece la Barra de Acciones en la Página de Entrada del Empleado. La opción predeterminada es Sí. PESTAÑA VISTA ESQUEMA Recién creada la página, la pestaña tiene el siguiente aspecto. Se ha creado una primera Sección (Sección 1). Pulsando el icono ventana, de edición se accede a la siguiente en la que se puede Modificar la Sección o Crear una Nueva (Encima o Debajo de ella) y configurar el borde exterior de la misma. Pulsando sobre cualquier punto del rectángulo de la Sección (1), enmarcado en azul, se accede a la página de configuración del Espacio de Publicación (2). Ver la imagen inferior. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 93 de 182

94 El botón Copiar Configuración (3) de la barra de acciones copia la configuración de un espacio ya creado, aplicándosela al espacio que se está configurando. La opción Modificar Este Espacio aparece marcada por defecto. Los datos que pueden configurarse se explican a continuación: DIMENSIONES (4). El Alto se puede configurar Según Contenido o a Indicar. Nombre y Descripción (5). Indicar el Nombre del espacio y una Descripción (opcional). Fondo (6). Definir el Color o Imagen del fondo. Bordes (7). Eligir el Ancho y la Posición (en píxeles) de los bordes y su Color. Posición del Contenido (8). Indicar la posición del contenido en la página de entrada (en píxeles). Barras Desplazamiento (9). Para definir si el espacio va a tener barras de desplazamiento o no. Contenido (10). Aquí se elige el tipo de contenido que se va a publicar en este espacio y su configuración. Los posibles tipos de contenido se explican en el apartado correspondiente y son: 1. BAM (Consultas de Monitorización 2. Botoneras 3. Editor HTML 4. Enlaces 5. Formularios 6. Nombre Empleado 7. Páginas Web Externas. 8. Plugins. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 94 de 182

95 9. Tareas Nota. Un Plugin incluye una serie de componentes de software (normalmente de terceros) que añaden un servicio o característica específica, particularizando la funcionalidad de una aplicación. Ejemplos comunes son los Plugins de Adobe Flash Player y Microsoft Silverlight. Al marcar la opción Crear Nuevo Espacio aparece un marco azul, Nuevo Espacio de Publicación, alrededor de las opciones de configuración, para resaltar que se está configurando el nuevo espacio. Ver un ejemplo en la imagen siguiente. Las opciones ya han sido explicadas, a excepción del panel POSICIÓN, que marca el lugar que ocupará el nuevo espacio en relación con el actual. PESTAÑA VISTA EDICIÓN Muestra la página tal como se ve en ejecución, pero al pulsar sobre cualquier zona del Espacio de Publicación (1) se muestra información sobre el mismo y se permite su edición (2). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 95 de 182

96 Nota. Las ventanas para configurar el Espacio de Publicación o crear uno nuevo son idénticas a las explicadas en la Pestaña Vista Esquema anteriormente en este documento. PESTAÑA EDICIÓN CONJUNTA Muestra la configuración de todos los Espacios de Publicación al mismo tiempo, lo que permite, al ver el conjunto, realizar algún ajuste en caso necesario. En la imagen inferior aparece un ejemplo con 3 Espacios de Publicación (Sección 1, 2 y 3). ALTA SIMILAR (2). Permite copiar una Página de Entrada ya diseñada para crear una similar, sin tener que empezar de nuevo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 96 de 182

97 Elegir Página de Entrada a mostrarse: Si un empleado está autorizado para elegir una propia Página de Entrada, habrá que dirigirse a su ficha de Empleado, marcar No en el apartado HERENCIA Página de Entrada y elegir la que desee entre las creadas hasta el momento: Portal Empleados. Paneles de Navegación Esta opción permite diseñar todo tipo de conjuntos de botoneras para acceder a las opciones de AuraPortal desde la Página de Entrada. La página de configuración tiene el siguiente aspecto: El grid PANELES DE NAVEGACIÓN (1) muestra los Paneles disponibles. Se incorporan dos Paneles de Navegación de forma predeterminada: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 97 de 182

98 - _v4.2 Compatible. Se trata del sistema existente en versiones anteriores que se mantiene por motivos de compatibilidad. - Panel 1. Diseño realizado con este nuevo sistema y que se incluye como predeterminado en el Modelo Helium, con una distribución más moderna y totalmente adaptable a cualquier necesidad. Marcando la casilla de la columna P (Principal) de un Panel (en la imagen superior el _v4.2-compatible) se le considera el Principal, y será el que se aplique a aquellos empleados que no estén asignados a ningún otro Panel de Navegación. En la imagen aparece un Panel 2, que actúa como ejemplo de un Panel alternativo para ser mostrado cuando se accede desde un Dispositivo Móvil, para eso se marca la columna Mo. Pulsando el botón Crear (2) de la barra de acciones se accede a la ventana de configuración del nuevo Panel. Después de poner el Nombre y pulsar Guardar, aparece el conjunto de pestañas que permiten su configuración, tal como aparece en la imagen inferior. Pulsando el botón Alta Similar (3) se puede crear un nuevo Panel partiendo de otro ya existente. El filtro Integrante permite saber el Panel de Navegación que tiene asignado un empleado. PESTAÑA GENERAL Muestra los siguientes campos: Visible Horizontal. Marcar esta opción si se desea Panel Horizontal. Visible Vertical. Marcar esta opción si se desea Panel Vertical. Empleados Asignados. Esta opción abre la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 98 de 182

99 En la que se puede Permitir acceso a Todos los Empleados (a través de la URL) o Solo a estos Asignados, los que se agreguen pulsando el botón correspondiente. Un empleado solo puede estar asignado a un Panel de Navegación. URL de acceso. Para acceder directamente desde cualquier página Web. Nota. La pestaña que esté marcada en la casilla de verificación, en la imagen anterior la General, es la que se abrirá la próxima vez que se acceda al Panel. PESTAÑA PANEL VERTICAL PESTAÑA PANEL HORIZONTAL Se utiliza el mismo sistema de diseño que las Páginas de Entrada, con Secciones, Espacios de Publicación y Contenidos. Se pueden consultar los detalles en el apartado correspondiente de este documento. En el ejemplo siguiente se puede ver el Panel Horizontal de AuraPortal Helium: Con la Sección 1 compuesta de 4 Espacios de Publicación, y la Vista Edición. PESTAÑA EDICIÓN Permite previsualizar los contenidos del Panel de Navegación antes de publicarlo. Por ejemplo, puede tener este aspecto. En este ejemplo solo hay panel Horizontal Portal Empleados. Contenidos En esta opción se pueden crear Contenidos o Conjuntos de Contenidos que luego pueden ser reutilizados desde la configuración de distintas Páginas de Entrada. Los posibles contenidos son los siguientes: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 99 de 182

100 BAM. Permite elegir consultas Públicas de Monitorización previamente definidas. Botoneras. Se puede diseñar todo tipo de botoneras con la funcionalidad de Multi-Idioma. Se pueden consultar los detalles sobre creación de Botoneras en la Monografía Gestión de Contenidos, no obstante, los detalles que las caracterizan se comentan seguidamente. La opción URL en un botón tiene aquí dos opciones: Indicar. En este caso, además de la URL a la que se desea acceder al pulsar el botón, se puede configurar si Enviar Credenciales y Encriptar Credenciales. De esta manera, desde los botones del portal de empleados se pueden integrar aplicaciones externas transmitiendo las credenciales del usuario. Opción de AuraPortal. Un desplegable permite elegir la opción de AuraPortal a la que se desea acceder al pulsar el botón: Áreas, Cuentas, Estructura, Entrada, etc Dos de las opciones (Vista Clásica y Vista Dispositivos Móviles) fuerzan a que sea AuraPortal con la alternativa elegida. Pulsar un botón configurado con Vista Clásica fuerza a que se vea AuraPortal en Vista Clásica, aunque se haya pulsado desde un Dispositivo Móvil. De la misma manera pulsar un botón configurado con Vista Dispositivos Móviles, aunque se haya pulsado desde un ordenador. Tanto los Formularios como los Paneles de Navegación o el Grid de Tareas se pueden configurar para que se vean desde Dispositivos Móviles, como se explica en el apartado correspondiente. Editor HTML. Permite añadir contenido HTML utilizando el Editor de Texto Rico disponible. Incluye Alta Similar de contenidos HTML ya creados. Enlaces. Permite agrupar enlaces. También pueden incluir Enlaces Predefinidos. Formularios. Para crear formularios. Se pueden consultar más detalles en la Monografía de Formularios Dinámicos. Nombre Empleado. Este contenido muestra el nombre del empleado que inicia la sesión. Se puede configurar el Estilo y también si incluirá un Enlace a la Ficha del Empleado o a sus Datos Privados. Incluye Alta Similar de Nombres de Empleado ya creados. Páginas Web Externas. Para añadir URLs externas como contenido. Plugins. Para añadir Plugins. Tareas. Incluye las tareas Libres, de Proceso o ambas del usuario. En los Conjuntos se pueden crear combinaciones de Contenidos, agrupados en Pestañas Portal Empleados: Enlaces Predefinidos En esta opción se pueden crear Enlaces, organizados en Carpetas, que luego podrán utilizarse para crear Contenidos Predefinidos de tipo Enlace. Estos contenidos se podrán utilizar posteriormente en distintas Páginas de Entrada. Las carpetas que se crean desde esta opción son siempre de color rojo, y su contenido no se puede modificar desde ningún otro sitio. La carpeta _General se incluye de forma predeterminada. En la imagen inferior se puede ver la ventana de configuración, con la carpeta General (1), el botón Agregar Enlace, para incluir links en las distintas carpetas (2) y el botón Carpetas (3) para añadir nuevas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 100 de 182

101 Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Barra de Entrada La barra de Entrada contiene los siguientes botones: Favoritos. Para que el usuario pueda guardar los enlaces a los destinos (de AuraPortal o externos) que más utiliza. Mi Ficha. Desde aquí el usuario puede acceder directamente a su ficha de Empleado. Mi Página de Entrada. Este botón aparece solo cuando el usuario está autorizado y ha elegido definir su propia página de entrada. Desde aquí podrá acceder directamente a editar su Página de Entrada. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 101 de 182

102 Mi Planning. Desde aquí el usuario puede ver gráficamente todas sus tareas (libres, procesos, integradas o líneas dentro de Grupos de Campos) que tienen fechas previstas (original y/o presente). Para una explicación más detallada ver la Monografía Planning. Usuarios en Sesión. Para poder ver en cada momento cuantos usuarios están en AuraPortal y su naturaleza. Salida Registrada. Para cerrar AuraPortal registrando la fecha, la hora y los posibles comentarios del usuario. Versión. Pulsando el botón, aparece un cajetín que informa de la versión de AuraPortal y su código, la fecha de publicación y la fecha de publicación de su ExtensionPack Empleados: Árbol y Empleados Crear un empleado significa darlo de alta en la empresa. Al hacerlo se genera una ficha del nuevo empleado con sus datos en los siguientes niveles: DATOS PERSONALES Y DE CARGO. Son los datos básicos del nuevo empleado y se explican a continuación. Estos datos los introduce el Administrador Delegado y son visibles para todos los usuarios de AuraPortal. DATOS PRIVADOS. Estos datos tienen naturaleza privada y solo los puede introducir y modificar el propio usuario en su ficha de empleado. Los Datos Privados solo pueden ser vistos, además de por los Administradores Delegados, por el propio usuario y su Supervisor, que es quien figure en el siguiente nivel por arriba en el árbol de empleados de la empresa. DATOS CONFIDENCIALES. Estos datos se refieren a sueldo, evaluaciones, promociones previstas y otra información de carácter confidencial que ha de ser opaca a todo el mundo, incluido el propio empleado, excepto al responsable de Recursos Humanos. Esta información no aparece visible en la ficha del empleado sino en un documento (o formulario) asociado que se crea en cualquier momento por el responsable de Recursos Humanos de acuerdo con el Supervisor del empleado siguiendo las directrices que marque la empresa en relación con la política de personal. Este documento se encuentra en una biblioteca de acceso muy restringido que contiene todos los documentos de datos confidenciales de los empleados. La creación de esta biblioteca se realiza por un Administrador Delegado con poder para ello, siguiendo el procedimiento de creación y permisos que se describe más abajo en este manual dentro de los apartados referentes a Documentos. Para crear un empleado, desde el panel de FAMILIAS pulsar la opción Empleados: Árbol y Empleados. Aparecerá la ventana VAC de la familia Empleados con los paneles vacíos. Véase la siguiente imagen: Botón Permisos. En esta opción, el botón Permisos tiene una funcionalidad algo distinta, por lo que se explica más detalladamente. AdminPortal, igual que en otras opciones de Permisos, puede gestionar los accesos a las distintas Ramas del Árbol. Pulsando el botón, se abrirá una ventana similar a la siguiente: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 102 de 182

103 Numeración Rama. Muestra el número de las ramas como niveles de una cifra (0, 1, 2...). Cargo. Muestra el Cargo asociado a cada nivel. Grupo de Empleados. Muestra los Grupos de Empleados con permiso en cada nivel. Icono Candado. Al pulsarlo, aparece el buscador de Grupos de Empleados, permitiendo asociar uno o más grupos a cada nivel. Cuando un Administrador Delegado vea el Árbol, solo aparecerán las ramas en las que él (el grupo al que él pertenece) tiene permiso y con su numeración original. Por ejemplo, si un Administrador Delegado no tiene permisos en los niveles 1 y 2, el árbol que visualice empezará por el nivel 3. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones: El permiso aplicado al nivel 0 incluye permiso en todos los demás niveles de una cifra. Si no se tiene permiso en el nivel 0, no se pueden crear niveles de una cifra. Si un Nivel no tiene ningún grupo asociado, la gestión de dicho nivel no está restringida, es decir, todos los Administradores Delegados tienen permiso. El permiso se aplica al nivel de una cifra y se extiende a sus niveles inferiores. Solo se pueden crear niveles a partir del nivel en el que se tiene permiso. No se pueden mover cargos a un nivel en el que no se tiene permiso. Volviendo a la VAC de Empleados, esta ventana incluye 3 acciones posibles: 1. Crear / Editar Empleados (1) 2. Editar Árbol (2) 3. Crear / Editar Grupos de Empleados (3) La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases y la Ubicación de éstas en el árbol se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en otra parte de este documento. No existe la pestaña de Ubicar Empleado. Esto se debe a que el árbol de empleados ha de tener en cada nivel un solo empleado. A diferencia de los árboles de las demás familias que permiten que puedan alojarse varias clases en cada nivel, en el caso del árbol de empleados el equivalente de la clase es el empleado y cada empleado debe tener una numeración única y distintiva que identifica su cargo, por tanto ha de ocupar un nivel para él solo. Una excepción importante a esta restricción es el caso de un empleado que tiene un asistente. Se llama asistente a otro empleado que puede realizar funciones de sustitución del empleado principal. Estas sustituciones las facilita el propio sistema si se ha previsto así al definir los procesos, y de ahí la importancia de que el asistente figure en el árbol de empleados pero en el mismo nivel que aquel a quien debe sustituir. Por ejemplo, si en un departamento hay un Supervisor con el nivel Departamento I+D de nombre Juan Alonso y tiene como asistente a Josefa Sancho y como subordinados a Nadia Verbena, Fabián Tolo y Pepa Gómez, cada subordinado ocupa un nivel en el árbol, mientras que el asistente comparte nivel con su jefe. El árbol podría ser: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 103 de 182

104 10.4. Departmento I+D (Juan Alonso, Josefa Sancho) Subordinado (Nadia Verbena) Subordinado (Fabián Tolo) Subordinado (Pepa Gomez) Esta obligada estructuración no es molesta y sin embargo reporta enormes beneficios pues todos los empleados tienen una identificación inequívoca en el árbol, lo que resulta muy útil para establecer procedimientos automáticos, por ejemplo en las OPAS que automatizan la Gestión por Procesos de Negocio (BPM) que permite AuraPortal. Además, el sistema se ocupa de recomponer automáticamente la estructuración del árbol cuando se efectúan nuevas contrataciones, despidos o cambios de cargo. Botón Regenerar Permisos. Al pulsar este botón, se revisan y actualizan los permisos de todos los empleados, según los Grupos de Empleados a los que pertenezcan y la posición que ocupan en el Árbol de Empleados. Esta acción se realiza de forma automática cada vez que se producen cambios en alguna de las dos opciones descritas Pestaña Crear / Editar Empleados Para editar (modificar) la ficha de un empleado ya dado de alta se actúa de la siguiente forma: Se introduce una porción de su Nombre (opcional) y se pulsa el botón Proceder (1). En el grid inferior aparece la lista de los empleados y, al pulsar sobre un nombre (2), se entra en la ficha del empleado con sus datos expuestos para su posible edición. Si en lugar de editar la ficha de un empleado se quiere crear (dar de alta) uno nuevo, pulsar sobre la opción Crear (3) en la barra de acciones. Aparece la ficha con los cajetines vacíos para rellenar los datos del nuevo empleado. En esta ventana el Administrador Delegado introduce los datos generales (no privados) del nuevo empleado. Como se ha dicho, los datos privados los introducirá después el propio empleado entrando a su ficha desde la opción Empleados del marco vertical de AuraPortal. El empleado será responsable del mantenimiento de su propia información privada. La ventana tiene el siguiente aspecto: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 104 de 182

105 En los cajetines del panel DATOS EMPLEADO se introducen los datos que están relacionados con su persona. Nombre. Es importante observar que en el momento en que se entra en esta ventana desde la opción Crear, el sistema crea automáticamente un empleado con el nombre _No Definido (ID xxxx), en donde xxxx será el número de identificación que el sistema ha otorgado al nuevo empleado. Este nombre aparece en el cajetín y debe ser sustituido por el nombre real del empleado. Apellidos, Teléfono, etc. Su significado es evidente y no se detalla aquí. Estos datos se mantienen aunque el empleado cambie de cargo en la empresa. En los cajetines del panel titulado DATOS CARGO, se introducen los datos relativos al cargo que el empleado va a ostentar en la empresa. Estos datos no están relacionados con su persona física. El significado de los datos de estos cajetines es evidente y no necesita explicación. En la parte derecha aparecen los cajetines cuya explicación se ofrece a continuación. Usuario AuraPortal. No todos los empleados de la empresa disponen de licencia para entrar en AuraPortal. Los que disponen de licencia exhiben un Sí en este marcador. Sin embargo no es en la ficha del empleado en donde se puede validar o invalidar al mismo como usuario. La condición de Usuario la otorga AdminPortal mediante el procedimiento explicado anteriormente en este manual. Por esa razón este marcador solo se muestra para indicar su condición de usuario o no. Licencia. Como se ha explicado anteriormente en la creación de Logins, los usuarios de AuraPortal pueden estar licenciados con licencia Nominativa o Concurrente. Aquí se muestra esta información referente al empleado. Login Windows. El Login lo tiene que suministrar AdminPortal, tal como se ha dicho en el punto anterior. Por tanto aquí tampoco se puede rellenar este cajetín. Se hará posteriormente de manera automática cuando AdminPortal asigne el Login a este empleado por el procedimiento mencionado. Nota. Un empleado puede tener Login asignado en su ficha aunque no sea usuario de AuraPortal. Ello implica que tiene el Login reservado pero en estado inactivo y por tanto no es válido para iniciar sesión en AuraPortal. Para que el Login de un empleado esté activo y permita iniciar sesión es necesario que éste sea usuario, es decir, que en su ficha esté marcado como Sí el marcador de Usuario AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 105 de 182

106 Identificación. Este campo guarda el DNI del empleado y se utiliza cuando está configurada la opción de Inicio de Sesión Certificado para DNI electrónico. En el panel HERENCIA aparecen varios parámetros que, si se configuraron para permitir que los empleados pudieran modificarlos, pueden heredarse (Valor Sí) de los valores por defecto o particularizarse (Valor No). Estos son: Estilo, Idioma, Página de Entrada y Separador Decimal. En el panel PERMANENCIA aparecen los siguientes datos: Ausente. Si se marca significa que momentáneamente no está disponible. En esta situación los procesos en los que figura como asignado serán reasignados automáticamente al suplente. Activo. Fecha Alta. La fecha en la que el empleado cursa alta en la empresa. Fecha Baja. Si se marca, el empleado no está disponible para ninguna acción. Es el caso de un empleado que ya no está en la empresa pero cuya historia en el workflow y otras partes de AuraPortal quiere mantenerse. Y además: Código ERP. Por si se desea referenciar al empleado con el ERP corporativo. Confidencial. Significa que nadie más que el propio empleado, a excepción de AdminPortal y los usuarios Autorizados (ver más abajo), podrá ver las tareas de su workflow. COMENTARIOS. Este panel sirve para introducir un texto con comentarios relativos al empleado que se considere interesante constatar. Adjuntar Imagen. La imagen que aparece de entrada al crear un nuevo empleado es una silueta indeterminada. Esta imagen es la que hay que sustituir (1) por la fotografía del empleado. El procedimiento para realizarlo se explica en un apartado específico más abajo. Además, en la barra de acciones pueden verse las siguientes opciones. Salir. Sale directamente de la ventana sin guardar las últimas modificaciones. Guardar. Se guardan las modificaciones y se permanece en la ventana. Crear Otro. Esta opción es para facilitar la creación en serie de empleados. Una vez se ha guardado la ficha de un empleado recién creado mediante la opción Guardar, se puede crear otro empleado pulsando esta opción. Al pulsar, el sistema crea un nuevo empleado con el nombre _No Definido (ID xxxx) para que sea cambiado por el nombre real. Los demás cajetines quedan vacíos para recibir los datos del nuevo empleado. Eliminar. Sirve para eliminar el empleado que figura en la ventana. Autorizar. Genera una ventana bi-panel para seleccionar los usuarios que serán autorizados, no solo a ver sino también a actuar sobre el Workflow Libre del empleado como si de él mismo se tratase. Nota. La facultad muy especial de poder intervenir en las tareas libres de otros solo se da en este caso de autorizar otros usuarios desde la ficha del empleado. Las otras autorizaciones que se dan, bien en la Estructura de las Tareas o por los Enlaces de las mismas, solo permiten a los autorizados ver las tareas, pero no actuar sobre ellas. En el caso aquí explicado el acceso es total. No obstante, hay que hacer notar que las intervenciones en las tareas que se realicen por las personas autorizadas quedan registradas como realizadas por ellas y no por el titular de la tarea. Este tipo de autorización tan amplio es de gran utilidad cuando un empleado no tiene tiempo de atender todas las tareas de su Workflow Libre y delega en otro empleado de su total confianza para que realice las funciones, generalmente rutinarias, que él no puede hacer. La ventana tiene el aspecto siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 106 de 182

107 El grid (1) muestra los nombres de los empleados autorizado en la ficha. Pulsar Agregar Cargo (2) para incluir otros autorizados. El icono Desenlazar (3) desautoriza al empleado concreto y el botón Desautorizar Todos (4) se eliminan todos los usuarios del grid. Como se ha dicho más arriba la entrada de Adjuntar Imagen requiere explicaciones detalladas y se exponen a continuación Adjuntar Imagen La fotografía del empleado a ser adjuntada en su ficha debe tener el tamaño máximo de 150 píxeles (ancho) y 200 píxeles (alto), y no puede tener un peso superior a 10 Kb. Puede estar inicialmente almacenada en cualquier parte de la red o en el disco local del Administrador Delegado. Para localizar la fotografía y adjuntarla a la ficha del empleado, en la ventana de dicha ficha, (se ha mostrado más arriba), pulsar sobre el ojo de la opción Adjuntar Imagen y aparece la siguiente ventana. Ahora pulsar el botón Examinar (1) que permite explorar en las diversas carpetas disponibles, tanto de los servidores como del disco local. Cuando se ha localizado el fichero con la fotografía, pulsar sobre él. La dirección de búsqueda aparece en el cajetín como se muestra a continuación. Pulsar Aceptar y Guardar (2). La foto del empleado aparece en el recuadro. Si se quiere cambiar, pulsar de nuevo en Examinar y repetir el proceso. Si la foto es correcta pulsar Salir (3) y se vuelve a la ficha del empleado que ahora está completa: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 107 de 182

108 Sobre esta ventana pulsar Guardar y Salir (1). Nota. AuraPortal se encarga de agregar la nueva foto a la biblioteca de imágenes que contiene las fotos de todos los empleados. Esta biblioteca, cuyo nombre es AP_EmpleadosImagenes es de uso interno del sistema y por tanto no queda ubicada en el árbol de bibliotecas Pestaña Editar Árbol Esta opción sirve para reorganizar la estructura del árbol de empleados, llamado generalmente organigrama, cuando hay cambios organizativos en la empresa. Se pueden cambiar en las ramas (niveles) tanto las definiciones como su numeración para acomodar en el árbol las nuevas situaciones (cargos) de los empleados en la empresa. Al pulsar esta pestaña de la ventana VAC se abre una ventana como la mostrada a continuación. Cada empleado se ubica dentro del árbol de empleados en una rama o nivel, único para él, con su correspondiente numeración. Excepcionalmente, puede haber dos empleados separados por una coma en la MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 108 de 182

109 misma rama del árbol. Si es así, el segundo es el que fue denominado Asistente al crear el empleado principal. Las posibilidades de actualizar el árbol de empleados son las siguientes: 1. Editar Niveles 2. Eliminar Niveles 3. Crear Niveles 4. Cambiar la posición de Niveles Editar Niveles Para hacer cambios en el árbol de empleados, hay que pulsar en el panel izquierdo sobre el Nivel (1) del árbol que se quiere modificar y éste aparece en el casillero de numeración del panel derecho, mostrando además, en los cajetines inferiores, los datos referentes a ese nivel. Se puede cambiar: El Cargo. Introducir el nuevo nombre (2) en el cajetín correspondiente. El Empleado. Para ello hay que seleccionarlo entre los que aparecen en el cajetín desplegable (3), que son los empleados que tiene la empresa dados de alta. Nota. Cajetines desplegables. La mayoría de los cajetines desplegables dentro de AuraPortal, facilitan la labor de localizar un elemento si se introduce en el mismo la primera letra del nombre buscado. En el cajetín aparece el primer elemento que comienza con dicha letra y al pulsar sobre el triangulito del desplegable, la lista comienza desde esa posición. El Asistente. Si lo tiene, seleccionarlo desde su cajetín desplegable. A continuación pulsar Guardar (4). Los cambios en ese nivel son registrados y pueden verse pulsando la opción Ver Cambios (5) en la barra de acciones del panel del árbol. Nota. Al guardar los cambios en el Árbol se actualizan los permisos de los Empleados Eliminar Niveles Si en lugar de pulsar Guardar se pulsa Eliminar (6), el nivel queda eliminado del árbol de empleados Crear Niveles Si en lugar de modificar el contenido de un nivel o eliminarlo se quiere añadir un nuevo nivel, hay que introducir su numeración en el cajetín de numeración y luego rellenar los cajetines de Nombre, Cargo, Empleado y Asistente. Después pulsar Guardar. Una vez creado el nuevo Nivel, la trayectoria no se vacía, sino se mantiene en el casillero de numeración. En la ventana de creación del árbol hay un botón Crear Nuevo (7), junto con el botón Guardar, lo cual permite crear nuevos niveles de manera rápida. Hay dos posibilidades de añadir nuevos niveles: 1. En una Rama, después de crear el primer nivel y a partir de la última casilla usada, añadir el número 1 y crear un nuevo nivel. Por ejemplo, si se crea el nivel 4.2. Almacén, en la primera casilla estará el número 4 y en la segunda el 2 y el nombre Almacén. Añadiendo el número 1 en la tercera casilla y pulsando el botón Crear Nuevo, se creará el nivel y quedará seleccionado. Si se cambia el número de la tercera casilla con el siguiente (aquí el 1) y se modifica el nombre de nuevo, pulsando el botón Crear Nuevo se creará el nivel , y así sucesivamente. 2. Otra posibilidad es no cambiar el dígito de la tercera casilla e ir pulsando el botón Crear Nuevo sucesivamente. De esta manera los nuevos niveles se irán intercalando a los anteriores. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 109 de 182

110 El árbol se rehace automáticamente, insertando el nuevo nivel y deslizando y renumerando las otras ramas para que su numeración sea consecutiva. Para ver los cambios efectuados pulsar en la opción Ver Cambios en la barra de acciones del panel izquierdo, que muestra el árbol Cambiar la posición de Niveles Si se quiere trasladar un nivel de una a otra posición dentro del árbol, hay que seleccionarlo del panel de ÁRBOL DE EMPLEADOS y cuando aparezca en el cajetín de numeración cambiarla por la nueva numeración y pulsar Guardar. El árbol de empleados se rehace totalmente y los cambios pueden verse pulsando la opción Ver Cambios en la barra de acciones del panel del árbol. De esta manera es muy inmediato reflejar en el organigrama los cambios en la organización derivados de movimientos de empleados, cargos o reestructuraciones de funciones. Nota. Los cambios en el árbol de empleados efectuados aquí los pasa automáticamente el sistema a las fichas de los empleados afectados, dejando las mismas correctamente al día Empleados: Grupos AuraPortal permite la creación de grupos de empleados para realizar algunas acciones en las que intervienen siempre los mismos. Estos grupos se utilizarán por ejemplo para: 1. Adjudicar permisos para Crear, Editar (modificar) y/o Ver los elementos de las familias de Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. 2. Asignar Roles a varios usuarios de manera simultánea. En las Tareas de Proceso, los Grupos de Empleados se utilizan para indicar que el Asignado a un Rol puede estar compuesto de varios usuarios que son los integrantes de dicho Grupo. 3. Asignar Tareas Libres a varios usuarios de manera simultánea. Nota. Cuando se realizan cambios en los Grupos de Empleados o se crea uno nuevo, se actualizan los permisos de los Empleados. Los detalles sobre la creación y aplicación de los Grupos de Empleados pueden consultarse en la Monografía de Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Reglas: Árbol y Clases En esta opción se crea y modifica el Árbol de Clases para las Reglas de Negocio así como las propias clases. La información referente a este apartado se suministra en la Monografía de Reglas de Negocio Procesos: Árbol y Clases Los Aspectos Básicos del BPMS (Business Process Management Suite) de AuraPortal están explicados de forma conjunta en la Monografía de Modelización con mención de las tres etapas fundamentales de su Ciclo de Vida: Modelización, Ejecución y Monitorización. Aquí solo se explica la operativa con Árboles y Clases de Procesos: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 110 de 182

111 El filtro Modo permite agilizar la búsqueda de una Clase de Proceso en concreto, incluyendo los 5 marcadores siguientes: Des. Para Entorno Desarrollo. Pru. Para Entorno Pruebas. Pro. Para Entorno Producción. PrR. Para Entorno Producción Restringido. Blo. Para Bloqueado. Dsu. Para Desuso. Desde el botón Permisos (1) se puede controlar el acceso de los Administradores a las distintas Clases de Proceso. El uso de este botón está restringido a AdminPortal y al pulsarlo, se abre una ventana que permite añadir Grupos de Empleados. Pulsando el icono de Edición (5), se pueden asignar permisos de Lectura o Edición (6) para todas las Clases de Proceso. Cuando una Clase de Proceso no está personalizada, se aplican los permisos definidos en esta opción. Las Clases de Procesos se organizan y ubican en las ramas del correspondiente Árbol de Clases. Para crear las Clases de Procesos y ubicarlos en forma arborescente se deben seguir los siguientes pasos: 1. En primer lugar, desde Editar Árbol (2), se podrán definir los niveles en los que se ubicarán las clases, y que permitirán acceder a ellas en forma arborescente. Para ello, bastará con introducir el Nivel, darle un Nombre y pulsar Guardar. 2. A continuación se Crearán las Clases de Procesos. Para ello, desde la pestaña Crear/Editar Clases (3) al pulsar el botón Crear, se abre la ventana desde la que se realiza la Modelización de la Clase. 3. Por último, desde Ubicar Clases (4) se Ubican las clases en el Árbol. Además, desde el Árbol de Clases se podrán consultar y, pulsando sobre una de las Clases, acceder a su ventana de Edición. Nota. Ver operativa de la VAC explicada en un apartado anterior en este manual. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 111 de 182

112 3.6. Procesos: Entorno Desde esta opción de la Estructura se configuran utilidades complementarias de la operativa de los procesos. La ventana tiene un aspecto semejante al de esta imagen Ventana de Ejecución Tarea El formato de las Ventanas de Ejecución de las Tareas Personales puede ser diseñado a gusto del usuario, combinando las distribuciones, los tamaños, las posiciones relativas y los colores da cada cajetín que contiene las Instrucciones, los Formularios y los Históricos. Al pulsar sobre esta pestaña la ventana muestra la lista de los modelos ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos se accede a su ventana de Edición para su Consulta, Modificación. Para crear un nuevo modelo al pulsar sobre el botón Crear Modelo y, en la ventana, realizar las siguientes acciones: Marcar Formato. La Ventana de Ejecución puede contener básicamente tres espacios (a, b y c) donde se ubican las Instrucciones, los Formularios y los Históricos. Aquí se decide su posición relativa en la ventana. Para ello basta con marcar un Formato de los propuestos (1). Nombre. A continuación se introduce un nombre (2) para su identificación. Ventana. La ventana lleva por defecto unas dimensiones (Base x Altura) y su posición en el monitor (desde el vértice Superior Izquierda), que puede ser modificado introduciendo nuevos valores (3). Contenido. Aquí (4) se selecciona el contenido (Instrucciones, Formularios, Históricos o Ninguno) de los espacios a, b y c. Dimensión. A continuación se determina la dimensión (5) relativa que debe ocupar cada uno de los espacios. Tanto el ancho como el alto deben completar el 100% por lo que, si se marca el Formato (1) tercero como en la figura: - Entre a y b deben sumar 100. En la figura, al introducir 50% y 50%, las Instrucciones y el Formulario se reparten por igual los 800px indicados en la Base del campo Ventana (3). - Al introducir 40% en c, se está indicando que la altura del Histórico ocupará el 40% de los 600px indicados en la Altura del campo Ventana (3). De esta forma las Instrucciones aparecerán en la esquina superior izquierda de la ventana ocupando 400px de ancho por 360px de alto; el Formulario aparecerá en la esquina superior derecha de la ventana ocupando también 400px de ancho por 360px de alto y el Histórico ocupará la parte inferior de la ventana con 800px de ancho por 240px de alto. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 112 de 182

113 Colores. El formato de la ventana puede completarse indicando unos colores para el fondo de los tres espacios. Ampliación Ventana. Además, si se desea que la vista de cualquiera de los tres espacios pueda verse ampliada en el momento de la ejecución de Proceso, mediante los campos se determinarán las medidas y posición de las ventanas de ampliación (7). Al pulsar Guardar aparece una vista del resultado del Modelo, para su consulta y/o modificación Patrones AuraPortal permite configurar Patrones de objetos BPMN para que puedan ser utilizados en diferentes Clases de Procesos. En esta Versión solo está disponible la configuración de Patrones de Eventos de Mensaje Intermedios mediante Servicios Web. Ejemplo. Un Patrón de Evento de Mensaje Intermedio mediante Servicio Web serviría en casos como el siguiente: Una entidad dispone de un comité que se reúne periódicamente para aprobar diversos tipos de temas, que pueden ser tratados en el entorno de Clases de Procesos diferentes. Además, la entidad dispondrá también de la Clase de Proceso propia del control de la Reunión (recepción de temas, confección y envío del orden del día a sus Miembros, convocatoria, confección del acta, etc.). La solución con AuraPortal a esta funcionalidad puede ser muy simple y eficaz. 1. En la ejecución del día a día de cada uno de los procesos que tratan estos temas (llamados Procesos Causales), al llegar a la fase de aprobación por parte del comité, una Tarea de Sistema de tipo Desviador desvía de forma automática los datos necesarios para la toma de decisión a una Tarea Personal del proceso de Aprobaciones del Comité (llamado Proceso Subordinado). 2. Esta tarea recibe todos los Temas organizados como un Grupo de Campos (cada línea corresponderá a un Tema) en el que el coordinador del comité marca aquellos que van a ser tratados por el Comité, los rechazados por adolecer de algún defecto y los que se dejan para la próxima reunión. A continuación, este proceso seguirá su curso, actuando según haya sido diseñado. 3. En el momento en que la información deba regresar a cada Proceso Causal (por haber sido rechazado de antemano o con la Aprobación o no del comité), otra Tarea de Sistema de tipo Desviador hará llegar a cada proceso esta información, para que siga su propio curso según haya sido diseñado. Pues bien, el objeto encargado de recibir esta información en cada Proceso Causal será un Evento de Mensaje Intermedio mediante Servicio Web de tipo Patrón ya que, de esta forma, será común a todos los procesos causales. Para configurar un Patrón de Evento de Mensaje Intermedio basta con darle un Nombre, determinar los campos del Mensaje (el campo de sistema _Lista de Referencia de Procesos es obligatorio y está incluido por defecto) y publicarlo como Servicio Web Grid Mis Tareas de Proceso Esta opción permite configurar el Grid Mis Tareas de Proceso de forma general, para todos los empleados. Aparecen dos pestañas: En la pestaña Grid de Mis Tareas de Proceso (Vista Clásica) se configura el grid que se mostrará cuando se accede normalmente a AuraPortal. En la pestaña Grid de Mis Tareas de Proceso (Dispositivos Móviles) se configura el grid que se mostrará cuando se accede desde un Dispositivo Móvil a AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 113 de 182

114 La ventana del grid para Vista Clásica tiene el siguiente aspecto. Si Mostrar elementos al entrar está marcado con No, será necesario pulsar Proceder para ver las Tareas en el Grid. También se puede decidir si Mostrar ventana de Avisos al iniciar sesión. Desde el botón Permisos se puede controlar el acceso de los Administradores a las distintas Clases de Proceso. El uso de este botón está restringido a AdminPortal y al pulsarlo, se abre una ventana que permite añadir Grupos de Empleados. La columna Nombre Visible (1) muestra el nombre de los campos que pueden formar parte del grid. Las columnas que aparecerán en el grid serán las que tengan la casilla de la columna Visible (2) marcada. Las columnas Orden y Ancho (3) permiten dimensionar el grid y ordenar las columnas. El botón Restablecer Configuración Original (4) deshace los cambios efectuados y recupera la configuración predeterminada que proporciona AuraPortal. El botón Aplicar a todos los usuarios (5) aplica la configuración del Grid a todos los empleados al mismo tiempo. Nota. El empleado puede modificar este grid de forma particular desde el botón Grid de la barra de acciones de Mis Tareas de Proceso. La ventana del grid para Dispositivos Móviles tiene el siguiente aspecto. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 114 de 182

115 Como se verá al acceder a esta pestaña, las opciones son muy similares. No todos los campos están disponibles debido al necesario ahorro de recursos y la opción Activar permite que esté o no disponible esta vista Tareas Libres: Árbol y Clases Como el resto de las familias, las Tareas Libres (Abiertas y Programadas) se crean dentro de sus Clases y estas se organizan y ubican en las ramas del correspondiente Árbol de Tareas. Para realizar estas operaciones, pulsar sobre la opción Tareas: Árbol y Clases en el panel de FAMILIAS. Al hacerlo aparece la ventana VAC correspondiente a la familia de tareas. La operativa general de la VAC ha sido explicada en el apartado correspondiente de este manual. A continuación se explican dos opciones: Crear Clase Tareas Internas y Permisos Lectura Crear Clase Tareas Internas Al pasar el cursor sobre el botón de Crear Clase Tareas Internas aparecen dos botones para crear Tareas Libres de Naturaleza Abierta o de Naturaleza Programada. Para crear Tareas de naturaleza Abierta: Los datos a suministrar son: 1. Nombre. El nombre que se quiere dar a la clase de tarea. 2. Descripción. Un texto explicativo de las funciones o aplicaciones de esta clase de tarea. Para facilitar la introducción y edición del texto, si se pulsa el icono de Editar que figura al lado, aparece una ventana con más espacio para escribir. 3. Confidencial. Si se marca, al ejecutar tareas de esta clase, ya vendrán marcadas como Confidenciales, aunque, como ocurre si se marcan en ese momento, podrán desmarcarlas el Creador en Fase 1 con estado Latente, Reclamada o devuelta así como AdminPortal, en estado Reclamada. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 115 de 182

116 4. Color Planning. Elegir un color para identificar las tareas de esta clase en los gráficos de planificación por barras de Gantt. AuraPortal dispone de un Planning en forma de tabla-calendario con formato de barras de Gantt. Las tareas aparecen situadas en el calendario por líneas. Las tareas muestran distintos colores según la clase a la que pertenecen y estos colores se asignan aquí, al crear la clase de tarea. Para ello pulsar sobre el icono de color que se encuentra junto a la casilla. Aparecerá una ventana como la que sigue: Se puede, bien introducir el código del color o pulsar sobre una celda para elegir el color deseado. Como referencia, en la parte derecha se muestran los colores utilizados hasta el momento para las clases de tareas dadas de alta. Una vez seleccionado el color se vuelve a la ventana de crear la clase de tarea. 5. Asignación. Hay que determinar si esta clase es para tareas dependientes del cargo del usuario (Por Cargo) o de la persona (Por Persona). Las Tareas Programadas siempre son Por Cargo. 6. Fase. Aquí varía si se trata de Tareas Libres Abiertas o Programadas: Las tareas Libres Abiertas solo tienen una fase: la Fase de Creación. Al pulsar sobre ella, se abre una ventana para introducir las Instrucciones. El texto introducido aquí en el cajetín de instrucciones de la ventana de tareas en todas las tareas que pertenezcan a esta clase. Las instrucciones indican lo que tiene que hacer el creador de la tarea o los asignados en las distintas fases. En las Programadas, por cada una de las fases, deberá determinarse el Asignado de la tarea: - Empleado Usuario. Seleccionar el empleado asignado para esta fase. - Supervisor del Creador. - Creador. - Supervisor del Empleado enlazado de la tarea. También podrá determinarse un Suplente para que sustituya al Asignado si está Ausente o Inactivo. Nota. En el caso de que el Suplente también esté ausente, el sistema buscará como Asignado al primer MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 116 de 182

117 empleado de nivel superior o supervisor en relación al asignado titular de la fase, y si dicho empleado también estuviera ausente, buscará su supervisor, y así sucesivamente. Se podrá seleccionar un Grupo de asignados a la tarea de entre los dados de alta. De esta forma, cuando se cursa la tarea en la fase correspondiente, dicha tarea llega al workflow de todos los integrantes del grupo, como [Pendientes de Mí]. El primer asignado que Reclame la tarea se convierte en el asignado y la tarea desaparece del resto de los workflows. De hecho el único botón disponible en la barra de acciones de la tarea es el de Reclamar. Además, cuando el asignado de una fase cuya siguiente fase está configurada con 'Asignado a Indicar', en la casilla 'Asignado' de la tarea aparecerá: 'TAREA PROGRAMADA (A INDICAR)', y el sistema obliga a indicarlo para cursar. Esto permitirá introducir manualmente un asignado de la fase siguiente decidiéndolo en ese mismo momento. También se determinará si la fase Permite Delegar. Si se marca Sí, quiere decir que en esta fase su responsable puede dirigirla (delegarla) a otro usuario para que éste se haga cargo en su lugar. 7. Enlaces. Además, desde la Barra de Acciones (barra superior), se podrán enlazar a esta clase de tarea Empleados, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, así como desenlazar y consultar los elementos enlazados. Nota. Los enlaces son de gran utilidad pues establecen relaciones que sirven para ampliar la información de la tarea, como es el caso de los documentos con los que se relaciona, o para establecer acumulaciones posteriores de cara a evaluar el esfuerzo, los recursos y los costes implicados en relación con el elemento enlazado, como es el caso de los proyectos, ámbitos, los ítems o las cuentas. 8. Alta Similar. También desde la Barra de Acciones (barra superior), se puede crear una clase de tarea idéntica a la que se está, con el mismo nombre, enlaces, etc. Lo único que no se copia son los Autorizados y las Acciones al Terminar (en los tipos de tarea en los que se utilizan estos campos).una vez se ha creado la nueva clase de tarea mediante este procedimiento, deberá ser ubicada en el Árbol de Clases. 9. Acciones al Terminar. Su funcionalidad (solo en las Tareas Programadas) es realizar una serie de acciones automáticamente con los documentos Integrados en el momento en que se termina una tarea, (con o sin Éxito). Al entrar en esta ventana aparece la lista de las acciones ya determinadas. Al pulsar sobre una de ellas (1), se abre su ventana de Edición para su consulta o modificación. Además, pulsando sobre Desenlazar (2) se eliminará esta Acción al Terminar. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 117 de 182

118 Para crear una nueva Acción al Terminar se siguen los siguientes pasos: 1. En primer lugar, pulsando sobre la pestaña correspondiente (3), se determina si la acción debe producirse si la tarea se Termina con Éxito o sin Éxito. 2. A continuación, pulsando sobre Enlazar Acciones (4), se abre la ventana de selección (5) de las acciones disponibles. Son éstas: Integrar documentos en Biblioteca Esta acción consiste en que, al terminar la tarea, el sistema podrá integrar de forma automática documentos en la Biblioteca que aquí se determine. Para ello: Aquí se selecciona la biblioteca y se determina si se debe crear automáticamente una nueva versión del documento. Al ejecutar una tarea que tiene esta Acción al terminar, se abrirá al empleado que la termine un formulario, con las columnas de las Bibliotecas para que se puedan cumplimentar en este momento. Nota. No todas las columnas se muestran en el formulario. En concreto, no se muestran los campos de tipo: Moneda, Búsqueda e Hipervínculo, así como los de Elección mediante 'Casillas de Verificación'. Además, existen otras limitaciones: - Los campos de tipo Elección no admiten 'Permitir Opciones de Rellenar', y los de 'Botones de Opción' los trata como 'Menú Desplegable'. - En los campos de tipo Número no se controlan valores Máximo y Mínimo. - En los campos de tipo Fecha, si el valor predeterminado es 'Ninguno', desde el formulario no muestra fecha alguna y, si no se rellena, se graba con la Fecha Actual. Ejecutar Script (Procedimiento almacenado SQL) Esta acción ejecutará de forma automática al terminar la tarea el script que determine. La forma de operar con esta utilidad se explica al final de este manual, en el Apéndice: Ejecución de Programas Externos desde Tareas Libres Programadas. Crear Tarea Enlazada Esta acción creará de forma automática al terminar la tarea una nueva tarea. Para ello se selecciona la Clase de Tarea y, si se quiere, el Nombre de la tarea. Las tareas pueden ser de Naturaleza Programada o Abierta. Las tareas creadas se quedan en estado Latente, asignadas al usuario terminador de la tarea que las crea y como tarea Enlazada a la tarea que se terminó. Una vez la clase ha sido creada, la ubicación de la misma en el árbol de clases se realiza en la ventana de pestaña Ubicar Clases de la VAC. El funcionamiento de esta ventana ya ha sido explicado en el en el Apartado 3.1 de este manual Permisos de Lectura El acceso a las Tareas Libres debe ser controlado de manera especial pues dichas Tareas acarean una gran parte de la actividad empresarial y contienen información que no siempre debe estar a disposición de los usuarios. Por ello, la concesión de permisos de acceso se efectúa de forma individual desde la estructura: Nota. Los permisos que se conceden desde aquí a un usuario solo le permitirán ver las tareas libres que no son confidenciales. No tendrá acceso a intervenir en las mismas. Los permisos para intervenir en tareas ajenas solo se pueden conceder mediante autorización en la ficha del empleado. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 118 de 182

119 Desde Estructura Tareas Libres: Árbol y Clases, pulsando el botón Permisos Lectura se accede a la siguiente ventana: Pulsar Proceder. Aparece la siguiente ventana: Cada usuario que aparece en el listado tiene 6 marcadores. Los primeros 5 son uno para cada familia (Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas) y el último para Todas las Tareas Libres. Si para un determinado usuario se marca la familia Cuentas, significa que este usuario podrá ver (no actuar) las tareas que estén enlazadas a elementos de la familia Cuentas. Si para un determinado usuario se marcan los marcadores de las 5 familias, pero no se marca el que se titula Ver Todas las Tareas, significa que este usuario podrá ver (no actuar) las tareas libres que estén enlazadas a elementos de cualquiera de las 5 familias. Si para un determinado usuario se marca el marcador Ver Todas las Familias, significa que este usuario podrá entrar a ver todas las tareas libres de AuraPortal, incluso las que no estén enlazadas a ninguna familia. Después de marcar los usuarios en cada familia pulsar el botón Guardar en la barra de acciones. Los permisos quedan otorgados. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 119 de 182

120 3.8. Documentos: Árbol y Bibliotecas / Almacenamientos El tratamiento de los documentos así como su almacenamiento se organiza en AuraPortal a través de su Gestión Documental. Debido a su importancia, se ha creado la Monografía Gestión Documental; en el TOMO 1 - Bibliotecas en AuraPortal- de esta monografía, se pueden consultar en detalle todos los aspectos relacionados con este apartado Cuentas: Árbol y Clases Desde esta opción se determinan: 1. Clases de la Familia de Cuentas 2. Sectores Económicos en los que pueden estar incluidos 3. Fichas de Roles Personales 4. Exportar Roles Personales a Excel 5. Importar Roles Personales La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de estas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas anteriormente en este documento Clases de la Familia de Cuentas Las clases en la familia Cuentas solo almacenan la siguiente información: Nombre. El nombre de la clase (Clientes, Posibles Clientes, Proveedores, etc.) Descripción. Texto informativo para describir las características de la clase. Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Cuentas: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. La ventana VAC que aparece es como sigue. La operativa de Editar Árbol es la misma que ya ha sido explicada para los árboles de las demás familias. Para Crear o Editar una clase se pulsa sobre la pestaña Crear / Editar Clases en la barra de acciones. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 120 de 182

121 Para Crear se pulsa (1) el botón Crear. Para Editar se expande el Árbol y se pulsa sobre el elemento (2) o bien, pulsando Proceder (3), se abre la lista de Clases y pulsa sobre el elemento. La ventana de trabajo que se invoca es la misma, tanto para editar (modificar) los datos de una clase como para crear una nueva. Si se hace lo primero, aparece la ficha de la clase con sus datos expuestos para su posible edición (modificación). Si se hace lo segundo aparece la ficha con los cajetines vacíos para rellenar los datos de la clase a crear. Después de modificar los datos de la clase o de suministrar los datos de la nueva pulsar Guardar y Salir. Para ubicar la nueva clase en el árbol de clases, pulsar sobre la pestaña Ubicar Clases y proceder como ya se ha explicado al hablar de la ventana VAC anteriormente en este manual Sectores Económicos: Árbol Cuando se crean Cuentas dentro de la familia correspondiente de AuraPortal, es posible asignar los clientes y proveedores a sectores económicos que permiten una clasificación de acuerdo con ciertas normativas legales. Para identificar el sector económico al que pertenece una cuenta se puede consultar el árbol de sectores económicos. Este árbol viene ya confeccionado al instalar AuraPortal, pero puede modificarse y ampliarse por un Administrador Delegado. Al pulsar el botón Sectores Económicos (Árbol) en la barra superior de la ventana de Cuentas: Árboles y Clases, se abre la siguiente ventana: Una vez creado un nuevo sector o modificado alguno existente, pulsar Guardar. En el panel izquierdo pulsar Ver Cambios y aparecerá el árbol actualizado. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 121 de 182

122 Roles Personales Esta opción tiene un submenú con 3 opciones Ficha de Roles Personales Un Rol Personal es una persona que representa total o parcialmente una Cuenta, de manera que cuando se crea la Cuenta es necesario definir al menos un Rol Personal, que es quien recibirá las tareas dirigidas a la Cuenta. Cada Rol Personal dispone de una Ficha, que es diseñable por la empresa, por lo que permite que los campos se adapten a las características propias de la entidad. Las Fichas de Roles Personales de las Cuentas muestran los campos que contienen la información de cada Rol Personal. Desde esta opción se diseñan estas fichas. Nota. Trabajando con el Módulo Avanzado pueden diseñarse tantos formatos de ficha (Formularios) como se desee, para adaptarse a las características propias de las Clases de Cuenta. Sin este Modulo, podrá diseñarse solo un formulario para todas las cuentas de la entidad. Además, ésta será la misma para el Portal de Empleados y para los Portales Externos que, como se sabe, pueden ser modificados sus datos por el propio Usuario Externo. Al pulsar el botón Ficha de Roles Personales, se abre la siguiente ventana. Esta ventana ya lleva por defecto un formulario básico con el nombre Ficha General de Roles Personales y la descripción Estructura General. Mediante los botones Crear Ficha Roles Personales y Alta Similar de Barra de Acciones se podrán diseñar las diferentes Fichas de Roles Personales, que quedarán reflejadas en el grid de esta ventana la cual, como se observa en la figura, incluye las columnas de Nombre, Descripción y Principal. Si se pulsa sobre una línea del Grid, se abrirá la ventana de diseño de la ficha. La ficha que esté marcada como Principal (un check azul), se utilizará en aquellas Clases de Cuenta que no tengan un Formulario asociado. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 122 de 182

123 En la Barra de Acciones se dispone de dos botones: Pulsando el botón Crear Ficha Roles Personales aparece la ventana Estructura Ficha Roles Personales. Tras cumplimentar el Nombre en la parte superior derecha de la ventana y pulsar Guardar se activa la ventana de creación. Luego, en Portales, se definen los Portales en los que se mostrará la Ficha que se está configurando y en Más Información se proporcionan detalles sobre el aspecto y comportamiento del formulario. Pulsando sobre el ojo de Más Información se determina el Tamaño (Base x Altura) y la Posición en el monitor de la ventana en la que se ubicará la ficha. Ver la siguiente imagen. Se puede encontrar información completa sobre las opciones de esta ventana en la Monografía de Formularios Dinámicos. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 123 de 182

124 Pulsando sobre el ojo de Portales aparece un grid con 3 columnas: Sel. Se marca para seleccionar el portal correspondiente. Portal. Incluye los nombres de los Portales disponibles. Clases. Por defecto muestra 'Ninguna Clase'. Para asociar la ficha a un Portal y/o Clase, marcar el portal o los portales correspondientes en la columna Sel. Al pulsar sobre el nombre del portal se abre una ventana mostrando Todas las Clases y las Clases de Cuenta que, estando ubicadas en el portal, no han sido seleccionadas previamente para otra ficha. Se marcan las Clases en las que deba actuar esta ficha de Rol Personal. Nota 1. Cuando se crea una nueva Ficha sólo se pueden marcar las Clases de Cuenta que no hayan sido asociadas a otra Ficha, ya que una Ficha sólo puede estar en una Clase por Portal. Sólo las que se hayan desmarcado estarán disponibles para seleccionarse en otras fichas. Nota 2. Si se desmarca un Portal y se pulsa Guardar se elimina la asociación de la Ficha con el Portal desmarcado y con todas las Clases de Cuenta que contiene. Nota 3. No se puede seleccionar a la vez Todas las Clases y alguna otra Clase. 1. Pulsando el botón Alta Similar, al seleccionar una de las fichas ya creadas el sistema crea una copia de ésta, para ser modificada. Esta forma de crear fichas será el más común. En cualquiera de los dos casos se accede a la ventana de creación de la ficha. Básicamente la operativa se explica en la Monografía de Formularios Dinámicos, aunque con una característica adicional: mediante el botón de Definir Columnas pueden determinarse los campos que debe contener las columnas del grid de Selección de los Roles Personales en las Fichas de Cuentas, tanto en el Portal de Empleados como en el Portal de Externos. También puede consultarse la Monografía Roles, Perfiles y Grupos de Empleados donde se explica la funcionalidad de los roles Personales Importar Roles Personales Esta opción permite importar de forma masiva Roles Personales para utilizarlos después, por ejemplo desde el Módulo Campañas de Marketing. Antes de configurar la Importación es necesario que exista una conexión ODBC con la base de datos Origen. Las conexiones ODBC se crean desde Inicio-Herramientas Administrativas, en Orígenes de datos ODBC, pestaña DSN de Sistema. Pulsar el botón Agregar y configurar la conexión como se necesite. Ver la imagen inferior. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 124 de 182

125 Configuración de la Importación Para configurar una Importación acceder a Estructura Cuentas-Árbol y Clases Roles Personales y, en el sub-menú que aparece, elegir Importar Roles Personales. La ventana incluye un grid con las Importaciones configuradas. Para crear una nueva Importación pulsar el botón correspondiente (1). La ventana de Creación o Edición de una Importación es como la siguiente: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 125 de 182

126 La barra de acciones incluye, además de los botones genéricos (Guardar, Guardar y Salir y Eliminar), los siguientes: Ejecutar Ahora. Para ejecutar puntualmente la Importación configurada. Ejecución Programada. Para programar la Importación y que se realice automáticamente. (Ver más adelante). Log. Permite consultar el Log de la Importación para ver información sobre la importación y comprobar si hay alguna incidencia durante su ejecución. En el primer Panel se registra un Nombre (1) para la Importación. En el panel DATOS IMPORTACIÓN se configuran los siguientes campos de la Conexión ODBC: Se elige la conexión deseada (2), se proporciona un Usuario y un Password y se pulsa el botón Conectar. Si todo es correcto, se conecta con la Base de Datos y se permite elegir una Tabla Origen (3). CAMPOS OBLIGATORIOS contiene los campos que se necesitan para la Importación porque son obligatorios para crear un nuevo elemento de Familia Propia: Campo Nombre (4). El ojo configurador muestra los campos de la Tabla Origen para elegir el campo que dará nombre al Rol Personal. Cuenta Destino (6). Tiene varias opciones: A Indicar. Se selecciona una de entre las Clases definidas en AuraPortal. Según campo. Se selecciona un campo de entre los de la Tabla Origen, que debe ser numérico, ya que se toma como el ID de la Clase. Se puede elegir un campo Por defecto (6), de entre las Clases de Cuenta definidas, por si el campo origen no se corresponde con ningún ID de clase existente. Botón Agregar Campos (8). Para establecer la correspondencia entre los campos Origen y Destino de la Importación: En Campo Panel Origen se selecciona un campo de la Tabla origen y en Campo Ficha Destino un campo de entre los creados para la ficha del Rol destino. Se puede establecer un Valor por defecto, que se utiliza en caso de que el campo origen esté vacío, o sea incompatible o si no se ha elegido un Campo Ficha Destino. El campo Clave Primaria tiene dos opciones: Nota. El campo obligatorio Nombre se trata internamente como Clave Primaria. Así, el programa Importador mira si el Nombre existe, y en ese caso sobrescribe los datos del registro sin crear uno nuevo. Sí. El campo elegido como destino se trata como Clave Primaria para indicar al Importador si, considerando dicha clave, debe o no sobrescribir el registro. Si el valor de la Clave destino es el mismo que el del campo origen, simplemente sobrescribe el registro. Si el valor de la Clave destino no es el mismo, se crea un registro nuevo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 126 de 182

127 No. El campo no se tiene en cuenta para esta mecánica, solo para la correspondencia. Se pueden establecer todas las Claves Primarias que se deseen. Nota. No incluir en la Importación los campos que no se desee actualizar. Importación de Prefijos de Sistema La Importación permite elegir un campo de la base de datos origen para dar valor a un Prefijo de Sistema de la ficha del Rol destino. Cuando se elige un Prefijo de Familia de Sistema como Campo Ficha Destino (1), aparece un campo nuevo, Valor de Origen (2), con 2 opciones: Directo. En este caso, el Campo Panel Origen tiene que tener un formato específico, ID###nombre. El Importador buscará entre los elementos del prefijo de sistema de la familia destino el ID, que debe existir, y le pondrá el nombre del campo origen. A través de. En este caso aparece un nuevo panel: OPCIONES ADICIONALES PARA EL CAMPO DESTINO Seleccionar Campo. El icono Ojo muestra todos los campos de la ficha del prefijo destino compatibles con el campo origen. Este campo se utilizará en la búsqueda del elemento del prefijo seleccionado. Se buscará un elemento que contenga el valor de origen en este campo y si lo encuentra, se realizará la importación. Si hay duplicados - Obtener el primero. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se utilizará el primero que encuentra. Si hay duplicados - No obtener ninguno. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se deja vacío. Ejecución Programada Además de ejecutarla manualmente siempre que se necesite, la Importación también se puede Planificar. Las Ejecuciones Programadas las lleva a cabo el Servicio AuraPortal Importador, que debe estar instalado e iniciado. Este servicio se instala ejecutando el siguiente bat: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 127 de 182

128 Instalar_AuraPortalServicioImportador.bat que se encuentra en el directorio Import de la carpeta Home de la instalación de AuraPortal. Una vez instalado, asegurarse, desde Inicio-Herramientas Administrativas-Servicios, de que se configura con Tipo de Inicio Automático. Ver la imagen siguiente: Al pulsar el botón Ejecución Programada de la barra de acciones de la Importación, aparece una ventana semejante a la siguiente: Nota. Si el usuario que está haciendo la planificación tiene permisos para Iniciar o Detener el Servicio Importador, la ventana muestra el campo Estado Servicio Importador. En la imagen superior el MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 128 de 182

129 servicio AuraPortal Importador está Iniciado y se puede Detener pulsando el botón. Si el servicio no estuviera instalado, aparecería este mensaje. Además del Nombre y una Descripción, las opciones disponibles permiten: Activar o No la planificación, por si se quiere configurar pero no se desea que se ejecute por cualquier motivo. Definir si la Importación se realizará Una vez o de forma Recurrente, en cuyo caso, además de la Fecha-Hora Inicio (desde cuándo estará vigente la Importación), hay que marcar la Fecha-Hora Fin (hasta cuándo estará vigente la Importación), así como la Frecuencia (cada cuánto tiempo se realiza la Importación, que puede ser Diaria, Semanal o Mensual), y Cada cuánto tiempo se producirá (el intervalo entre recurrencias). La Hora Inicio establece la hora concreta en la que se produce cada recurrencia de la Importación. Nota 1. Si una Ejecución Programada para Una vez está como Activa = No cuando se cumple el horario previsto, no se realiza, pero queda pendiente y se ejecutará en el momento en que se cambie a Activa = Sí. Nota 2. Los Códigos de Devolución de la siguiente lista indican posibles incidencias y aparecen en el Log de la Programación. Códigos Tipo de importación incorrecto Código = -1 Elemento a importar no encontrado Código = -2 Clase de Cuenta no encontrada Código = -3 Elemento Default no encontrado Código = -4 Origen de datos ODBC no encontrado Código = -5 Objetos de origen ODBC no encontrados Código = -6 Campos de importación no encontrados Código = -7 Nombres de Campos obligatorios no encontrados Código = -8 Problema en la configuración de la importación Código = -9 Problema indefinido Código = -10 Problema en los elementos de Importación Código = -11 Campos de importación duplicados Código = -12 No hay datos para importar Código = -13 MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 129 de 182

130 Valor del campo Prefijo incorrecto Código = -14 Tipo de Usuario incorrecto Código = -15 Login incorrecto Código = -16 Usuario con tareas iniciadas Código = -17 Problema creando Usuario Externo Código = -18 Problema creando Usuario Invitado Código = -19 Problema guardando datos auxiliares Código = -20 Problema eliminando Grupo de SharePoint Código = -21 Problema de Permisos en SharePoint Código = Exportar Roles Personales a Excel Al pulsar el botón, aparece una ventana de configuración en la que se puede filtrar la exportación: por Clase de Cuenta, Nombre de Rol Personal, Login, etc. Nota. Para que se puedan exportar Roles Personales a Excel es necesario habilitar la opción Preguntar automáticamente si se debe descargar un archivo del Internet Explorer. Para ello, abrir una ventana de Internet Explorer, pulsar en Herramientas y luego en Opciones de Internet. Seleccionar la pestaña Seguridad (1). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 130 de 182

131 Marcar la zona a la que pertenece el sitio web de AuraPortal (2). Normalmente estará como Sitio de Confianza, verificarlo pulsando el botón Sitios (3) y (4). A continuación pulsar el botón Nivel Personalizado (5), aparecerá una ventana como la siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 131 de 182

132 En la sección Descargas, habilitar la opción Preguntar automáticamente si se debe descargar un archivo Ítems: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Ítems: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el apartado anterior Cuentas: Árbol y Clases Proyectos: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Proyectos: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el Apartado Cuentas: Árbol y Clases Áreas: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Áreas: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 132 de 182

133 La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el Apartado correspondiente Cuentas: Árbol y Clases Anexos: Crear y Editar Un Anexo es una estructura o formulario que permite recibir información adicional a la que figura en la ficha de un elemento de cualquier familia de AuraPortal, a excepción de la familia de Documentos. Por tanto, son susceptibles de tener anexos los Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. La estructura de un anexo la configura el Administrador Delegado, utilizando los procedimientos suministrados en AuraPortal, de manera que responda a las necesidades de la empresa. Esta posibilidad confiere al sistema unas capacidades prácticamente ilimitadas para gestionar cualquier tipo de información y de procesos aunque no estén inicialmente contemplados en AuraPortal. Un anexo puede estructurarse, bien con formato de Biblioteca de Documentos o, más frecuentemente, con formato de Listas. Si la estructura del anexo es del tipo Lista, las columnas (se definen al crear el anexo) son los nombres de los contenedores o campos en donde se recibirá cada registro, representándose éste como una fila dentro del listado del anexo. Puede haber multitud de anexos con diferentes formatos y funciones, pero cada anexo ha de estar siempre enlazado, bien a todos los elementos de una determinada familia o bien a los elementos de una o varias clases dentro de la misma. Por ejemplo, se puede crear un anexo para ampliar la información (por ejemplo, registrar las Incidencias ), en todos los elementos de la familia Cuentas, en cuyo caso todas las cuentas tendrán enlazado el anexo que permite registrar dichas incidencias, o se puede crear ese anexo solo para la clase Clientes dentro de la familia Cuentas. En este caso, solo los clientes tendrán la posibilidad de contar, cada uno, con información respecto a las incidencias que se hayan producido en la relación con dicho cliente. Una misma clase o familia, y por tanto todos sus elementos, pueden tener varios anexos simultáneos. Para acceder a la creación o configuración de un Anexo, pulsar sobre la opción Anexos: Crear y Editar en el panel de FAMILIAS. Aparece la ventana de Anexos. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 133 de 182

134 Desde esta ventana se gestionarán los Anexos, que podrán afectar a Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Tiene 7 pestañas. Las primeras 6 son para las familias de elementos a los que se pueden aplicar los anexos y la última gestiona las direcciones de los Sitios SharePoint donde se encuentran dichos anexos. Véase los siguientes apartados: 1. Gestionar Sitios SharePoint 2. Gestionar Anexos 3. Crear Anexos Gestionar Sitios SharePoint Si se pulsa sobre la última pestaña la ventana presenta los Sitios SharePoint ya enlazados y, pulsando el botón Incluir Sitio de SharePoint se abre la siguiente ventana, en la que se pueden incluir Sitios de SharePoint a AuraPortal. Atención! Esta opción no crea Sitios de SharePoint, solo los incluye en AuraPortal para que puedan ser utilizados en Bibliotecas. Para crear Sitios de SharePoint hay que dirigirse a las opciones de SharePoint (tanto Services como Portal Server). Además, para que AuraPortal pueda configurar los permisos adecuados al crear nuevos anexos, estos Sitios de SharePoint deberán tener los siguientes Grupos de Sitio de Administrador Delegado y de Empleados con sus permisos e integrantes correspondientes. En caso contrario los permisos deberán ser configurados manualmente. Para incluir Sitios basta con introducir un Nombre Descriptivo y la URL del Sitio, que previamente habrá sido creado desde SharePoint. Una vez introducidos estos datos, conviene pulsar sobre Comprobar Sitio de SharePoint para comprobar que la URL introducida corresponde al Sitio SP y para finalizar pulsar Guardar. Una vez realizada esta operación pulsando Entrar en Sitios de SharePoint se puede acceder al Sitio SP para su configuración: Creación y Gestión de Grupos de Sitios con sus permisos e integrantes correspondientes. Pulsando sobre Excluir Sitios de SharePoint se desenlaza el Sitio. Esta acción impide la creación de nuevos anexos en el sitio, pero los que ya están ubicados continuarán funcionando. Esta opción no elimina Sitios SharePoint, solo los excluye o desenlaza de AuraPortal. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 134 de 182

135 Gestionar Anexos Si se pulsa sobre cualquiera de las 6 pestañas de las familias, se podrán Consultar, Modificar o Eliminar los anexos de la familia invocada. Para seguir un ejemplo ilustrativo, pulsar sobre la pestaña Cuentas y aparece la siguiente ventana. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. (El aspecto mostrado de esta ventana es el que aparece después de pulsar (1) el botón Proceder en la misma). El grid o listado (2) en esta ventana muestra los anexos que existen en este momento (en el caso de la figura en Documents Site of Initial Structure (3) que es el Sitio de Documentos de la Estructura Inicial de AuraPortal). El Nombre del botón (4) indica el nombre que aparecerá como identificativo del anexo cuando aparezca en desplegables o ventanas para ser seleccionado. Este nombre no ha de coincidir con el de la Lista o Biblioteca que le da soporte. Ver o Editar Si se quiere entrar a ver o editar (modificar) un anexo de los mostrados, basta con seleccionar (3) el Sitio SharePoint y pulsar (4) sobre su nombre, y aparecerá la correspondiente ventana como se muestra a continuación. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 135 de 182

136 La Barra de Acciones de esta ventana muestra las siguientes opciones: 1. Salir. Para volver a la ventana madre. 2. Guardar. Para guardar los cambios efectuados. 3. Gestión de Bibliotecas y Listas (GBL). Esta opción da entrada a la ventana del mismo nombre en donde se pueden llevar a cabo las acciones relacionadas con la configuración y observación del anexo. Se explica más abajo. 4. Portales. Este botón será diferente en función de la familia de que se trate: Para Anexos de las familias de Tareas Libres, Proyectos y Áreas el botón será Clases, y al pulsarlo se accede directamente a determinar las Clases a las que debe aplicarse el anexo. Para Anexos de las familias de Cuentas e Ítems el botón será Portales, ya que estas familias actúan en los Externos. Para Anexos de la familia de Empleados este botón está desactivado, ya que no hay clases de empleados, y los anexos serán comunes para todos ellos. Sin embargo, su espacio está ocupado por el botón Desenlazar. 5. Eliminar. Si se pulsa esta opción el anexo quedará definitivamente eliminado con todos sus registros. Se trata de una acción peligrosa y por ello el sistema genera una ventana de aviso previo para asegurar que la eliminación está bien pensada y decidida. Debajo de la barra de acciones aparecen los campos a modificar cuyo tratamiento se aborda en las explicaciones que siguen Crear Anexo Si se quiere crear un nuevo anexo, en la ventana de anexos, dentro de la pestaña correspondiente (en este ejemplo la de Empleados): Pulsar sobre la opción Crear (1) y aparece una ventana como la que se muestra a continuación. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 136 de 182

137 Para Crear un Anexo, en primer lugar, se cumplimentan los campos de esta ventana y a continuación se configura mediante los botones de la Barra de Acciones. Cumplimentar los campos de esta ventana Estos campos son: 1. Seleccionar Sitio SharePoint. Se selecciona un sitio de entre los Sitios SharePoint ya enlazados. 2. Nombre del botón (1). El nombre introducido aquí es el que aparecerá como identificativo en las ventanas de AuraPortal para pulsar sobre él cuando haya que invocar este anexo. 3. Nombre Lista o Biblioteca (1). Los elementos de los anexos son siempre registros en listas o documentos en bibliotecas. Aquí se suministra el nombre de la Lista o la Biblioteca que va a contener los elementos del Anexo. Nota. Es muy práctico dar como Nombre de Lista o Biblioteca el mismo que se ha dado como Nombre del botón precedido de la palabra Anexo_. De esta manera se relaciona visualmente con facilidad la lista y el anexo al que se vincula. En este ejemplo se sigue este consejo. 4. Tipo de Lista o Biblioteca (2). Marcar si se trata de un anexo compuesto de documentos en bibliotecas o registros en listas. Las opciones son: Biblioteca de Documentos (Doc). Bibliotecas para gestionar documentos de esa clase de elemento. Biblioteca de Formularios (Xml). Bibliotecas de formularios que permitirá gestionar formularios XML, que se cumplimentarán desde las fichas de los distintos elementos. Biblioteca de Imágenes (Img). Bibliotecas para gestionar imágenes de esa clase de elemento. Lista (Biblioteca de Registros) (Lst). Ficheros para gestionar los anexos de los distintos elementos por medio de otras fichas personalizadas para esa clase de elemento. Biblioteca de Agendas de Eventos (Eve). Bibliotecas para gestionar las Agendas compartidas de esa clase de elemento. Tiene la particularidad de poder sincronizarse con el Outlook local del usuario. 5. Multiregistro (3). Si se marca Multiregistro significa que un elemento de la familia puede tener un número ilimitado de registros del anexo. 6. Monoregistro (3). Si se marca el botón Monoregistro significa que el anexo podrá tener solo un registro en cada elemento de la familia. Por ejemplo, si se trata de la familia Clientes y se ha creado un anexo denominado Ventas Acumuladas, este registro solo existirá una vez por cada cliente. Pero si en un anexo quieren registrarse las Oportunidades Inmobiliarias que llegan a través de los Agentes Inmobiliarios de la empresa, que están agrupados en una clase en la familia Cuentas, como un Agente puede controlar más de una Oportunidad, hay que marcar el anexo como Multiregistro. Al pulsar Guardar (4) el anexo estará creado, asociado a la familia correspondiente y la Biblioteca o Lista también. Configurar el Anexo Ahora faltan por realizar dos acciones: 1. Configurar la estructura de la Lista (columnas, vistas y permisos) (5). Se crearán los campos del formulario y se gestionará el anexo. 2. Determinar dónde debe actuar el anexo (6). Estas dos acciones se explican a continuación aunque, por motivos pedagógicos, en orden inverso. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 137 de 182

138 Determinar dónde debe actuar el Anexo Para determinar dónde debe actuar el anexo el botón será diferente en función de la familia de que se trate: 1. En la familia de Empleados el botón está desactivado (no hay clases de empleados), y los anexos serán comunes para todos ellos. Nota. En este caso, su espacio está ocupado por el botón Desenlazar que, al pulsarlo, desenlaza el anexo de las fichas de Empleados, aunque, a diferencia del botón Eliminar, no se pierde la información enlazada. 2. En las familias de Tareas Libres, Proyectos y Áreas el botón será Clases, y al pulsarlo se accede directamente a determinar las clases a las que debe aplicarse el anexo. 3. En las familias de Cuentas e Ítems el botón será (6) Portales, ya que estas familias actúan en los portales externos. Así pues, para determinar dónde debe actuar el anexo, en primer lugar se determinan los Portales (solo en Cuentas e Ítems) en los que puede actuar el anexo y, dentro de cada portal, las Clases a las que debe aplicarse el anexo, entre las que se han creado para esta familia. Para determinar los Portales, se abrirá la siguiente ventana: La ventana muestra la lista de todos los Portales Externos dados de alta, en la que también se incluye el Portal de Empleados. Los portales se determinarán marcándolos. A continuación se pulsa Guardar. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 138 de 182

139 A continuación, pulsando sobre uno de los portales en el que se desee que actúe el anexo, se abrirá una nueva ventana con todas las Clases definidas para esta familia, para que se marquen las clases a las que debe aplicarse el anexo. Después de pulsar Guardar y Salir se podría proceder a realizar la misma operación con el resto de portales en el que se desee que actúe el anexo. Una vez han sido determinados todos los Portales en los debe actuar el anexo se pulsa Guardar en la primera ventana Configurar la estructura de la Lista (Columnas, Vistas y Permisos) Por su importancia, la explicación de las columnas y de las vistas y permisos de la lista se realiza a continuación en secciones separadas, así como un ejemplo de configuración de un anexo. Nota. En lo que sigue se explica la configuración de las Listas en relación con los anexos. No se entra a analizar la configuración de las bibliotecas, que también pueden ser anexos de familias, al igual que las listas, porque ya se ha hablado de ello en los apartados referentes a Documentos más arriba en este manual Columnas Una Columna es un conjunto de datos de estructura homogénea que obedecen a una misma definición o título. Por ejemplo, Creado (fecha de creación) o Creado por son columnas. Reciben ese nombre porque sus datos aparecen alineados en columna cuando se presenta el conjunto de registros de la lista de un anexo. Cada vez que se ingresa un registro en un anexo, el sistema toma la fecha del día y hora del ingreso y lo almacena en la columna llamada Creado. Igualmente toma el nombre del que usuario que efectúa el ingreso y lo añade en la columna Creado por. Las columnas que componen un anexo son de radical importancia pues son las que definen la información que se quiere almacenar en ese anexo. Todos los registros del anexo tienen las mismas columnas. Lo que cambia son los valores que se van agregando a esa columna en cada ingreso de un nuevo registro. Las columnas tienen distinto tratamiento y comportamiento. Se relacionan aquí clasificadas por varios criterios. A. POR SU ORIGEN (Quién las ha creado): 1. DE SISTEMA. Generadas por el sistema. No se pueden eliminar. No modificables. No se puede cambiar su nombre. Son: - Creado. Fecha y hora en que se realiza el ingreso del registro. - Creado por. Nombre del usuario que ingresa el registro al anexo. - Modificado. Fecha y hora en que se realizó la última modificación el registro. - Modificado por. Nombre del usuario que realizó la última modificación al registro. - Datos Adjuntos. Indica si al registro se le ha enlazado otra información. Generalmente uno o varios documentos (textos, tablas, planos, imágenes, etc.). Modificables. Se puede cambiar su nombre. Son: - Título. Es el identificador de cada registro del anexo. El nombre Titulo puede cambiarse, en cada anexo, por otro más adecuado a su función. - Clase. Nombre de la clase del elemento de la familia a la que pertenece el anexo. - Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área. Uno de estos nombres encabeza la columna donde aparecerá, para cada registro, el elemento de la familia a la que pertenece el anexo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 139 de 182

140 2. AGREGADAS. Creadas y agregadas por el creador del anexo. Éste las puede eliminar y cambiar su nombre. Son: - Todas las creadas por el creador del anexo. B. POR SU ALIMENTACIÓN (CÓMO RECIBEN LA INFORMACIÓN): 1. AUTÓNOMAS. El sistema toma la información del entorno sin intervención del usuario. - Creado - Creado por - Modificado - Modificado por - Clase - Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área 2. DE FORMULARIO. Reciben la información manualmente del usuario a través del Formulario de Ingresos. Nota. - Título - Todas las creadas por el creador del anexo - Datos Adjuntos ( Opción Adjuntar archivo en la barra de acciones del formulario de ingresos) Se llama Formulario de Ingresos a una ventana generada automáticamente por el sistema que permite al usuario introducir los datos de cada registro a ingresar en el Anexo. Los campos a rellenar en dicho formulario son los correspondientes a todas las columnas Agregadas, más dos columnas de Sistema: Título y Datos Adjuntos. C. COLUMNAS VISIBLES Son las que aparecen en los listados del anexo, según la vista elegida. Puesto que los listados se muestran en distintas vistas que configura el propio usuario, cualquier columna de las que el anexo contiene puede aparecer o no aparecer en dicha vista. El sistema lleva preparado el diseño por defecto de la vista llamada Todos los elementos. Esta vista muestra las siguientes columnas y en este orden: - Datos Adjuntos (Icono de clip ) - Título - Creado - Creado por - Modificado - Clase - Empleado / Tarea Libre/ Cuenta / Ítem / Proyecto / Área - Columnas Agregadas por el usuario En la siguiente tabla se muestran las columnas que existen en cualquier anexo y sus características. COLUMNA ORIGEN MODIFICABLE ELIMINABLE ALIMENTADA VISIBLE (*) Creado Sistema No No Autónoma Sí Creado por Sistema No No Autónoma Sí Modificado Sistema No No Autónoma Sí Modificado por Sistema No No Autónoma No(**) MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 140 de 182

141 Datos Adjuntos Sistema No No Formulario Sí Título Sistema Sí No Formulario Sí Clase Sistema Sí No Autónoma Sí Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área Columnas creadas y agregadas por el creador del Anexo Sistema Sí No Autónoma Sí Agregada Sí Sí Formulario Sí (*) Estas columnas aparecen visibles en la vista denominada Todos los elementos que se suministra por defecto. El usuario puede modificar esta vista y añadir otras a su conveniencia. (**) Inicialmente está desactivada de la vista para ahorrar espacio Ejemplo: Configuración de Anexo Tomamos el anexo creado en los párrafos anteriores y desarrollamos a continuación un ejemplo de los pasos a seguir para llevar a cabo su configuración. El anexo se llama Oportunidades Inmobiliarias. Se ha creado con el fin de registrar de forma estructurada las oportunidades inmobiliarias de compra y venta que van surgiendo por mediación de los Agentes Inmobiliarios, cada uno de los cuales figura como un elemento de la clase del mismo nombre de la familia Cuentas. Siguiendo con el anexo del ejemplo, como su creación ya ha sido mostrada en los párrafos y ventanas anteriores, se trata ahora de configurar las columnas, otorgar los permisos y determinar las vistas Configurar Columnas Para configurar las columnas del anexo hay que estar inicialmente en la ventana de la pestaña de la familia del anexo (Cuentas en nuestro ejemplo) mostrada más arriba que se reproduce a continuación. Pulsar sobre el nombre del anexo recién creado (1) (en este caso, Oportunidades Inmobiliarias ). Aparece la ventana de editar anexos como sigue. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 141 de 182

142 Pulsar sobre la opción Gestión de Bibliotecas y Listas (GBL) (1). Aparece la ventana GBL para este anexo, cuyo nombre de lista es Anexo_ Oportunidades Inmobiliarias : Como puede observarse, aunque no hay ningún registro (elemento) en el anexo, ya aparecen las columnas que se han señalado como visibles en la vista denominada All Items (Todos los elementos). Son éstas: Datos Adjuntos (1), Título (2), Clase (3), Cuenta (4) (Podría ser también Empleado o Ítem o Proyecto o Área, dependiendo de la familia a la que pertenece el anexo), Created (Creado) (5), Creado por (6) y Modified (Modificado) (7). Nota. La elección de estas columnas en la vista inicial Todos los elementos sigue criterios de comodidad y generalidad. Naturalmente, cuando el creador del anexo agregue nuevas columnas (columnas Agregadas), modificará la vista mencionada para insertar, en el listado mostrado, algunas o todas las columnas agregadas y en las posiciones adecuadas Crear y Agregar Columnas Para ampliar la información que ha de aparecer en la lista de un anexo se pueden crear nuevas columnas capaces de recibir todo tipo de información en multitud de formatos y además se pueden también enlazar documentos a cada registro. En la última ventana mostrada más arriba, pulsar (8) sobre List Settings. Aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 142 de 182

143 En la sección titulada Columns (1) de esta ventana aparecen siempre, es decir, para todos los anexos, las siguientes columnas: Título y Clase, así como la familia sobre la que se esté creando el Anexo Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área (en este ejemplo: Cuenta). Ninguna de estas columnas se puede eliminar, pues son de Sistema, pero todas son Modificables, por lo que el usuario autorizado puede cambiar sus nombres. Cuando el usuario agrega nuevas columnas por el procedimiento que más adelante se explica, éstas se van añadiendo a la lista de columnas. Lo primero que haremos es cambiarle el nombre a la columna Título por Compra/Venta Para ello, pulsamos sobre la palabra Title (2) y aparece una ventana para cambiar el nombre y la descripción de esta columna. Efectuamos los cambios como sigue: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 143 de 182

144 Puede verse que hemos cambiado el nombre a Compra/Venta y hemos puesto como Descripción: Indicar si se trata de una compra o una venta. Pulsar Aceptar. Ahora se ve que en la ventana anterior ha sido sustituido Título por Compra/Venta: Para agregar nuevas columnas al anexo. Pulsar sobre Create Column (1). Aparece así: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 144 de 182

145 En esta ventana se introduce la siguiente información. SECCIÓN: Name and Type Column Name: (1) Tipo de Inmueble (aparecerá en el formulario). Type of information in this column: Marcar la opción Choice (2) (menú para elegir) SECCIÓN: Additional Column Settings. Description: (3) Indicar el tipo de Inmueble (aparecerá en el formulario debajo de la pregunta). Require that this column contains information: Marcar Yes (4). Type each choice on a separate line: Escribir: (5) Hotel, Casa, Terreno, Apartamentos y Otro. Display options using: Marcar Menú desplegable (6). Allow Fill-in choices: Marcar No (7). Default value: Marcar Choice (8). En el cajetín hay que indicar el valor predeterminado. Si coincide con el primero de la lista (Hotel), lo toma el sistema. Si no, introducir el texto que debe coincidir con alguna de las opciones de la lista. Luego Pulsar OK. Aparece de nuevo la ventana para agregar columnas en donde se aprecia que la columna recién creada (Tipo de Inmueble) ha sido agregada. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 145 de 182

146 Por idéntico procedimiento se agrega otra columna con el nombre Descripción: Agregamos una columna más llamada Importe como se muestra en la ventana: Al pulsar OK (1), aparece de nuevo la ventana de agregar columnas con la inclusión de las tres columnas creadas y agregadas: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 146 de 182

147 Ingreso de Registros al Anexo De las columnas que aparecen en la ventana mostrada arriba, la Clase y la Cuenta se alimentan desde el sistema y por tanto no aparecerán en el Formulario de Ingresos. Solo aparecen las que necesitan recibir datos en el ingreso. Son: Compra/Venta, Tipo de Inmueble, Descripción e Importe. El Formulario de Ingresos en este ejemplo tiene por tanto el siguiente aspecto. Para llegar a este formulario hay que empezar situándose en la ficha del elemento con el que se vincula el registro. En este caso, al tratarse de un anexo vinculado con la clase Agentes Inmobiliarios de la familia Cuentas, nos situamos en la ficha del agente a través del cual ha llegado la Oportunidad Inmobiliaria. Invocamos el listado de Agentes dentro de la familia Cuentas. Esta es la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 147 de 182

148 Aquí pulsamos sobre el nombre del agente Real Estate (Global Real Estate Inc.) (1). Aparece la ventana con su ficha. En la barra de acciones de esa ventana pulsamos sobre Anexos. Aparece la siguiente ventana. Pulsamos sobre el anexo Oportunidades Inmobiliarias (1). Aparece la ventana del anexo: No hay todavía ningún registro ingresado en el anexo. Para ingresar el primero, pulsamos sobre la opción Nuevo Elemento (1) en la barra de acciones. Al hacerlo aparece el Formulario de Ingresos que se ha visto más arriba. En él rellenamos los datos como se muestra a continuación. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 148 de 182

149 Además de los datos en Compra/Venta, Tipo de Inmueble, Descripción e Importe, interesa adjuntar: 1. Documento con las explicaciones detalladas del hotel y la oportunidad. 2. Plano de situación y de planta. 3. Fotografías panorámicas móviles de 360º. Se supone que esta información ha sido preparada por el agente Global Real Estate Inc. y la ha ingresado, a través del Portal Externo de Agentes de AuraPortal, en las correspondientes bibliotecas. Para adjuntar esa información al registro del anexo, pulsamos sobre la opción Attach File (1) en la barra de acciones del formulario. Aparece la ventana: Pulsar sobre Browse (1). Aparece una ventana para explorar inicialmente en los accesos del terminal del usuario que está ingresando el registro. Hay que localizar la información buscada, bien en el disco del usuario o en servidores de la red o en cualquier dirección de Internet. En nuestro ejemplo se supone que el usuario tiene un acceso a las bibliotecas que residen en el servidor de AuraPortal y que los documentos buscados se encuentran allí. Los tres ficheros que se quieren adjuntar tienen los nombres: Hotel Alpino.doc, Hotel Alpino.jpg, Hotel Alpino.htm Para localizarlos, el usuario se sitúa en la ventana que contiene los accesos a los documentos del Hotel Alpino como sigue. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 149 de 182

150 Pulsando sobre el nombre Hotel Alpino.doc (1) aparece la ventana para adjuntar el documento: Pulsamos OK (1). El documento queda adjuntado. Esta operación la repetimos para los ficheros Hotel Alpino.jpg que muestra los planos y Hotel Alpino.htm que contiene fotografías panorámicas móviles de 360º. Una vez adjuntados los tres ficheros, vemos que el formulario de Ingresos tiene este aspecto: En Attachments aparecen las direcciones en donde se encuentran los ficheros adjuntados Pulsamos OK y aparece la ventana con la lista del anexo: Se ve que aparece el registro recién ingresado, que es el único por ahora. De forma similar se introducen nuevos registros por distintos Agentes, cada uno desde su ficha. Para consultar los registros ingresados, si la consulta se efectúa desde la ficha de un agente, solo aparecen los registros ingresados por el agente. Si se quieren ver todos los registros hay que entrar a través de la opción Cuentas del marco vertical de AuraPortal y cuando aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 150 de 182

151 Pulsar en la opción Anexos (1) en la barra de acciones. Aparece la ventana de Anexos - Cuenta. Se pueden efectuar filtrados, pero si se quieren ver todos los anexos de la familia Cuentas, pulsar directamente el botón Proceder. Se despliega el listado de anexos como sigue. Aquí pulsar sobre Oportunidades Inmobiliarias. Aparece la ventana de gestión para ese anexo, que tiene el siguiente aspecto. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 151 de 182

152 Como se ha invocado el anexo desde la ventana general de la familia Cuentas, aparecen los registros ingresados por todas las cuentas de la clase a la que se ha enlazado el anexo, es decir, la clase Agentes Inmobiliarios. En este ejemplo, ha habido dos agentes, (Real Estate y Homrusa), que han ingresado registros al anexo, por lo que aparecen los registros ingresados por ambos agentes. Sin embargo, la consulta también puede realizarse desde la ficha de una cuenta en particular. Por ejemplo, si entramos en la ficha de la cuenta Real Estate y pulsamos sobre la opción Anexos en su barra de acciones aparece la ventana modal: Pulsamos sobre el nombre del anexo Oportunidades Inmobiliarias (1) y aparece la ventana: Como puede verse, en esta vista del anexo solo aparecen los registros que fueron ingresados por la cuenta desde la que se hace la consulta, es decir, el agente Real Estate. Los registros del agente Honrusa que aparecían en la vista general aquí no aparecen. Si se quieren ver todos los datos de un registro particular, es decir, la ficha completa de ese registro, hay que pulsar sobre el nombre del mismo en la columna que antes fue Título y que en este ejemplo se cambió por CompraVenta. Pulsar pues sobre esa columna en el primer registro, y aparece la ficha del mismo: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 152 de 182

153 Aquí aparece la información de las mismas columnas que se utilizaron para ingresar registros en el Formulario de Ingresos (columnas de Formulario) más las que se alimentan directamente del sistema (Autónomas), es decir: Compra/Venta (Formulario) Clase (Autónoma) Cuenta (Autónoma) Tipo de Inmueble (Formulario) Descripción (Formulario) Importe (Formulario) Attachments (Formulario) Created, Created by, Modified, Modified by (Autónomas) Nota. Las columnas autónomas: Created, Created by, Modified, Modified by, aparecen en la parte inferior de la ventana con sus nombres equivalentes: Created at, by, Last modified as, by. Para abrir los ficheros de los Datos Adjuntos hay que pulsar sobre ellos. Si pulsamos (1) sobre Hotel Alpino.doc, se abre el documento correspondiente a la memoria de la operación y calidades del hotel. Si pulsamos sobre Hotel Alpino.jpg aparece el plano, y si pulsamos sobre Hotel Alpino.htm aparece un marco panorámico mostrando una fotografía de 360º que se desplaza sin fin moviéndose dentro del marco. El orden en que aparecen estos campos en la ficha del registro puede cambiarse entrando en la opción de Configurar columnas que ya se ha visto antes: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 153 de 182

154 Pulsando sobre Column ordering (1), aparece la ventana: No aparecen en esta ventana las columnas: Attachments, Created by, Created, Modified by y Modified. Estas columnas siempre se mostrarán en la parte baja de la ventana de la ficha del registro. Para establecer el orden en que se quieren ver estos campos en las fichas de los registros hay que dar, a cada campo de los que aparecen, un número de posición en los marcadores bajo el título Position from top. En nuestro ejemplo, podemos establecer un orden más práctico haciendo que las columnas agregadas (Tipo de Inmueble, Descripción e Importe) se coloquen antes que las de Clase y Cuenta e invertir el orden de éstas últimas. Para ello introducimos los números de orden en la ventana como sigue. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 154 de 182

155 A partir de ahora, los campos se mostrarán, tanto en la ventana de Modificar configuración y columnas, como en la de Ficha del Registro, en el orden recién creado, como se muestra en las siguientes ventanas correspondientes. Ventana de Modificar configuración y columnas: Ventana de Ficha del Registro: Vistas y Permisos Las vistas de una lista de anexo, así como los permisos de creación y acceso se gestionan exactamente igual que los correspondientes a las bibliotecas. Estos procedimientos han sido explicados con más detalle en sus correspondientes secciones de este documento. Nota. Los anexos pueden ser gestionados desde la ficha del elemento con el que se vincula el registro y desde la ventana general de la Familia a la que pertenece. Por ejemplo, el anexo Incidencias creado para la clase de cuentas Clientes : MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 155 de 182

156 - Desde la ventana de Cuentas, se gestionan todas las incidencias ingresadas en todos los clientes. - Desde la ficha de un determinado cliente se gestionan todas las incidencias ingresadas en ese cliente. Pues bien, no es aconsejable crear vistas de Anexos en formato Hoja de Datos, ya que, por sus características, desde la ficha de un elemento (en el ejemplo, un cliente determinado), podrían verse todos los registros ingresados (las incidencias de todos los clientes). El hecho de no crear vistas de anexos en formato de Hoja de Datos no supone ninguna limitación, ya que las vistas creadas en formato Estándar pueden convertirse en formato Hoja de Datos pulsando simplemente el botón Editar en Hoja de Datos en la ventana de gestión (GBL) cuando nos encontramos en la ventana de la Familia. Sin embargo, desde la ficha del elemento no puede accederse a esta opción, con lo que nadie accederá a datos que no le corresponden. Esta sugerencia hace referencia solo a los Anexos, no al resto de Bibliotecas y Listas Familias Propias Además de las familias tradicionales de sistema (Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas), es posible crear y definir nuevas familias, personalizadas en función de las necesidades particulares de cada entidad. Este tipo de familias se llama Familias Propias y sus características más relevantes son las siguientes: Son totalmente definibles, tanto en el diseño de sus formularios y campos, como en el de los grids y buscadores. Sus datos se guardan directamente en SQL, no en SharePoint. Esto permite un almacenamiento prácticamente ilimitado y una mayor flexibilidad y rendimiento. Nota. Para evitar los inconvenientes de SharePoint, las Familias Propias no contienen Anexos. En su lugar, se utilizan Campos y Grupos de Campos que, bien combinados en Divisiones, proporcionan una flexibilidad y potencia superior. Para entrar en la configuración de las clases de esta familia, pulsar sobre la opción Familias Propias: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la siguiente ventana, con un grid con las Familias Propias ya creadas y un botón Crear para crear nuevas: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 156 de 182

157 Todos los detalles sobre la creación y configuración de Familias Propias pueden consultarse en la Monografía Familias Propias Relaciones Entre Familias Las Relaciones Entre Familias es una característica AuraPortal, disponible desde el Modelo Helium, que permite relacionar distintas Familias de AuraPortal entre sí de una manera flexible, ágil y potente, para solucionar las necesidades de la mayoría de escenarios. Para una información más detallada consultar la Monografía Relaciones Entre Familias. 4. PLATAFORMA DE INTERACCIÓN AMPLIA Desde este panel de la Estructura se configuran las vías de comunicación y colaboración con AuraPortal de los Usuarios que no son Empleados (clientes, proveedores, etc.). También se encuentra aquí la configuración de los Módulos Gestión de Contenidos, para la publicación de todo tipo de contenido digital y Comercio Online, para diseñar y desarrollar una plataforma de Comercio Online completa de Comercio, con gestión de Carrito de la Compra y Pago online. En cuanto a la gestión de los Usuarios, hay dos categorías: 1. Usuario Externo. Son distribuidores, clientes, proveedores, subcontratistas, etc. que mantienen una relación regular con la empresa. Estos usuarios se comunican con la empresa a través de Portales Externos donde tienen acceso a todo tipo de información útil y participar en el workflow de Procesos BPM y de tareas libres. 2. Usuario Invitado. Son usuarios con menos relación con la entidad, aunque también pueden participar en procesos. Las solicitudes las realizan, normalmente, a través de la WIP y reciben s y Tareas, con la información de su interés. De esta manera, los usuarios invitados participan de una forma similar a los empleados y externos en la ejecución de los procesos. La configuración de los Usuarios Externos y los Usuarios Invitados se explica a continuación Usuarios Externos. Portales Los Portales Privados Externos, también llamados Portales Externos (no confundirlos con los Portales Públicos, conocidos como Páginas Web y accedidos anónimamente por cualquier visitante), son una parte importante del sistema AuraPortal pues son los vehículos que permiten la comunicación y colaboración entre los Empleados de la empresa, que son los usuarios internos, y las Cuentas, es decir, clientes, proveedores, agentes, colaboradores, asociados, colegiados, etc. que reciben el nombre de usuarios externos. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 157 de 182

158 Los portales externos funcionan de manera similar al Portal de Empleados pero poseen características propias y limitaciones que los diferencian notoriamente de aquellos. Se enumeran a continuación las más destacadas. 1. Creación. La creación de portales externos se realiza de manera muy sencilla por la propia empresa, sin necesidad de programación ni asistencia exterior, utilizando la herramienta de creación y diseño que ofrece AuraPortal. Se pueden crear tantos portales externos como se quiera. No hay limitación. 2. Portal Externo y Clases de Cuentas. Un portal externo está siempre vinculado a una o varias clases de la familia cuentas de la empresa y establece un canal de comunicación entre la empresa y las cuentas vinculadas a dicho portal. Al crear y diseñar el portal se determinan las clases de cuentas a las que se vincula el mismo. 3. Usuarios Externos y Logins. A un portal externo solo acceden los usuarios de dicho portal. Estos reciben el nombre de usuarios externos. Todo usuario externo siempre es un Rol Personal de la Cuenta a la que pertenece y siempre tiene su login y contraseña para iniciar sesión. 4. Familias en los Portales Externos. Cada portal externo tiene sus propias familias de Tareas, Documentos e Ítems. El acceso a las mismas se realiza por medio de los árboles de clases que se encuentran en dicho portal externo y por tanto solo pueden acceder a estas familias los usuarios externos. No pueden acceder los empleados, excepto si gozan de autorización expresa para ello. Tareas. Desde los Portales Externos, los usuarios externos solo pueden Iniciar Procesos y Recibir Tareas de Proceso. Por tanto, la ventana es similar a la del Portal Interno de los empleados salvo que no dispone de la pestaña de Tareas Libres. Tampoco dispone del botón Planning. Documentos. Las bibliotecas y documentos que figuren en un portal externo, y que por tanto son accesibles exclusivamente por los usuarios externos, pueden residir en el mismo contenedor (Sitio) que las bibliotecas y documentos internos del Portal de Empleados, pero también pueden residir en un contenedor (Sitio) exclusivo. Los documentos que se muestran a través de portales externos se llaman documentos externos. Ítems. Los ítems y sus clases son los mismos para todos los portales, sea el Portal de Empleados o los portales externos. La diferencia de acceso a los ítems se establece únicamente según el árbol en que se han ubicado por el Administrador Delegado. Los ítems que se han ubicado en el árbol del Portal de Empleados y también en el árbol de un portal externo, serán accesibles desde ambos portales. Los que se han ubicado en un solo árbol, serán únicamente accesibles desde el portal que contenga dicho árbol. Los ítems que se muestran a través de portales externos se llaman ítems externos. En resumen: En los portales externos están los árboles de: Tareas Documentos externos Ítems externos Aspecto del Portal Externo Un portal externo posee, al igual que el Portal de Empleados, tres marcos con información: Marco Horizontal. Contiene el logotipo identificativo de la empresa, la botonera de acciones generales (Entrada, Tareas, Documentos, Ítems y Cuenta) y los iconos de Ayuda, Favoritos e Información. También muestra el nombre del usuario que está actuando en esa terminal. Este marco viene ya diseñado de origen. Su aspecto puede cambiarse mediante programación si la empresa lo desea. Marco Vertical. Muestra el nombre del portal y los botones de enlace para activar procedimientos o visitas a páginas web. Este marco es diseñable por la empresa sin necesidad de programación. Para ello se utiliza el diseñador (configurador) que proporciona AuraPortal expresamente con ese fin. Este configurador permite decidir los colores, imágenes, textos, etc. dentro de ciertas limitaciones de espacio. Además permite crear y editar los botones del marco y sus enlaces con las páginas de acción. Esto da a la empresa la posibilidad de integrar en el portal sus propias gestiones, siempre que se puedan realizar mediante páginas ejecutables. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 158 de 182

159 Marco Central. Contiene los paneles que van apareciendo con los contenidos y las ventanas de trabajo. En este marco es donde se realizan las funciones del portal que han sido invocadas por los botones de los marcos horizontal y vertical. La página de entrada del portal externo tiene un aspecto como el que se muestra a continuación, que depende de la resolución del terminal (PC) del usuario externo. En esta imagen se ven los tres marcos mencionados más arriba: El MARCO HORIZONTAL muestra en todos los portales externos las mismas opciones: 1. Entrada. Es la página que se ve al entrar en el portal. 2. Tareas. Este botón da entrada al workflow. Permite Iniciar Procesos y Recibir Tareas. 3. Documentos. Para acceder a las bibliotecas y documentos que tienen relación con el portal. 4. Ítems. La familia de Ítems en el portal externo tiene un tratamiento muy similar a su homónima del Portal de Empleados. 5. Cuenta. Por aquí el usuario externo tiene la entrada a los datos de su cuenta. El MARCO VERTICAL muestra el título del portal y los botones creados por la empresa. En este ejemplo se pueden ver: 1. Título del portal. Aparece el título Partners, que en este caso es una imagen colocada en el marco. También podría haber sido un título con texto sencillo. 2. Botones. En este ejemplo, la empresa ha diseñado el marco vertical con el color mostrado y ha creado los siguientes botones: Uno de cabecera (Accesos) y seis ejecutivos: Ofertas, Consultas, MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 159 de 182

160 FAQ, Página Web, Enlaces Útiles y Otros. Las páginas a las que se accede desde cada botón son las que se encuentran en la dirección (URL) que haya decidido la empresa. El MARCO CENTRAL muestra los comunicados de las tres columnas o zonas de la primera plana de los portales externos. Estas tres columnas contienen los comunicados que se han creado desde el Portal de Empleados en las zonas llamadas _EX_PrimeraPlana_A, _EX_PrimeraPlana_B y _EX_PrimeraPlana_C y aparecen iguales en todos los portales externos Crear Portal Externo Para crear un portal externo, el Administrador Delegado, desde el Portal de Empleados, entra en la Estructura. Allí pulsa la opción Portales del panel de PLATAFORMA INTERACCIÓN AMPLIA. Aparece la siguiente ventana. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Pulsar sobre la opción Crear Portal Externo (1) en la barra de acciones aparece una ventana que contiene tres pestañas: 1. Identificación. Muestra los marcos horizontal y vertical del portal y un panel para indicar el Nombre, Imagen, etc. 2. Diseño Botonera. Esta pestaña es de la ventana en donde se configura el aspecto general de la botonera, incluyendo el color del fondo, el color de los botones, etc. En esta ventana no se crean los botones. 3. Crear/Editar Botones. Esta es la ventana en donde se crean y editan los botones, su finalidad, su conexión con la página de acción y el orden en que han de aparecer en el marco. Luego se explica. Además de las pestañas se muestran en la Barra las Acciones de Salir, Desactivar el portal y Eliminar el portal. Se explican más abajo. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 160 de 182

161 Identificación En primer lugar, en el cajetín de Nombre (1), introducir el nombre con el que se va a identificar el portal. Este nombre se utilizará a efectos internos y puede ser distinto del título que aparecerá visible en el propio portal para ser visto por los usuarios del mismo. A continuación pueden cumplimentarse los siguientes campos: 1. Imagen Logo Externo. Se trata de la imagen que ha de aparecer en el sitio del logotipo de la empresa que está en la parte superior izquierda del portal (3). En el cajetín Imagen Logo Externo pulsar (2) sobre el y aparece superpuesta una ventana modal que permite explorar en el terminal del usuario para elegir la imagen que ha de aparecer en el sitio. Para ello, pulsar sobre el botón Examinar y cuando se haya seleccionado la imagen pulsar Integrar y después Salir. Al cerrarse la ventana aparece la ventana anterior. Pulsar Guardar y ya aparece (3) la imagen en la parte superior izquierda. 2. Título Visible. Es el título del Portal, y puede ser una Imagen o un Texto. Observe que en la figura anterior es una imagen genérica (5). Se puede aplicar MultiIdioma tanto a la Imagen como al Texto, para que aparezca un Título Visible particularizado al idioma del usuario externo. Si en el cajetín Título Visible, se marca Imagen (4) hay que pulsar en el. Aparece la ventana modal para seleccionar la imagen de forma similar a la mostrada para la Imagen Identificativa. Una vez se ha guardado la ventana con la imagen de Título Visible, aparece dicho título en el marco vertical (5). Si no se puede o no se quiere incorporar una imagen, en lugar de marcar la opción Imagen, marcar en el marcador Texto. Esto activará los cajetines adyacentes para elegir la Fuente, el Estilo, el Tamaño y el Color de la letra. Nota. En este caso, las variantes de fuente ofrecidas son solo Verdana, Arial y Tahoma. Esto es debido a que los portales externos son accedidos por usuarios externos a la empresa cuyos terminales (PC) son desconocidos y pueden ser de muy distinta índole y además las conexiones por Internet tienen sus limitaciones, lo cual podría desembocar en una deficiencia de interpretación de la fuente (letra) por parte del receptor lo que convertiría en ilegible el título. Por ello, las tres fuentes incluidas son las que con alta probabilidad no darán problemas y se leerán bien en todos los terminales. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 161 de 182

162 3. Estilo del Portal. Desde aquí se selecciona el estilo, según los estilos predeterminados que ofrece AuraPortal. 4. Idioma. Para seleccionar el idioma del portal, en concordancia con el idioma de los Externos que vayan a acceder a él. Esta funcionalidad solo está disponible si está Módulo de Idiomas instalado. Si no lo está, los usuarios externos verán las páginas en el idioma de la entidad (estructura/distintivos/idioma por defecto). 5. A Todas Fichas Roles Personales de Mi Cuenta. Si marca Sí, el Usuario Externo podrá acceder a todas las fichas de los Roles Personales de su cuenta, y si marca No sólo accederá a la suya. Nota. Cuando un Usuario Externo va a su ficha de Rol Personal, no tiene visibles los botones Guardar ni Guardar y Salir, sólo tiene disponibles el botón Mis Tareas e s (solo disponible con el Módulo Plataforma Interacción Web y el Módulo Campañas de Marketing). Si se desea que el Usuario Externo pueda hacer cambios en su ficha, hay que añadir un botón de Acción del tipo Guardar en el formulario de su ficha. Al acceder un Usuario Externo a la ficha de un Rol Personal que no sea el suyo, únicamente podrá ver los datos, pero no hacer ningún cambio. Sin embargo, si es su propia ficha, sí podrá hacer los cambios que estén previstos según el diseño del formulario (campos que estén marcados como Editables). 6. A Cuentas Indirectas. Si marca Sí, el Usuario Externo tendrá acceso a la ver información de la ficha de sus Cuentas Indirectas desde el Formulario de Tareas y Mensajes, a través del Visor de los Prefijos de Cuenta, siempre que el Prefijo seleccionado sea de una Cuenta Indirecta suya. 7. A Ficha Roles Personales de Cuentas Indirectas. Si marca Si el Usuario Externo tendrá acceso a las Fichas de los Roles Personales de todas las Cuentas Indirectas. Nota. Las Cuentas Indirectas son cuentas que dependen de otras cuentas. Por ejemplo, cuando una empresa lleva su relación comercial con sus clientes directos, que son Distribuidores de sus productos, y también con los Clientes Finales de sus Distribuidores Diseño Botonera (Marco vertical) Pulsar sobre la pestaña Diseño Botonera. Aparece la ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 162 de 182

163 Los cajetines a rellenar son los siguientes: 1. Fuente. El estilo de letra para los botones. 2. Tamaño. El tamaño en pixeles de los nombres de los botones. 3. Color Separador. El color de la línea que separa los botones. 4. Posición Vertical. Aquí se indica la posición desde arriba en que debe comenzar la botonera. Se especifica en pixeles y la mejor manera de determinar el número es efectuar pruebas y ver el resultado en la muestra de marco vertical que figura a la izquierda del panel. 5. Color Fondo o Imagen Fondo. Elegir entre un color uniforme o una imagen artística como fondo de la botonera. El procedimiento de elección es evidente pulsando el icono (ojo o bote de pintura) que aparece junto a los cajetines. 6. COLOR BOTONES EJECUTIVOS. Se distinguen dos tipos de botones Ejecutivos y de Cabecera. Los llamados Botones Ejecutivos son los que al pulsarlos realizan alguna acción. Se pueden determinar los colores de la Fuente, del Fondo y del Borde del botón en estado normal (antes de ser pulsados) mediante los cajetines situados bajo el título Normal. También se determina los respectivos colores alternativos que han de aparecer cuando se sitúa el ratón sobre uno de estos botones. Estos colores se definen en los cajetines situados bajo el título Realzado. 7. COLOR BOTONES CABECERA. Son los botones no ejecutivos, es decir, los que no realizan ninguna acción sino que se utilizan como título o cabecera de la serie de botones ejecutivos que se encuentran debajo. Al igual que con los Botones Ejecutivos, los Botones Cabecera se diseñan definiendo la Fuente, el Fondo y el Borde. Al pulsar Guardar (1) se puede ver el aspecto que tomará el marco vertical. Una vez establecido el estilo de la botonera del marco vertical veamos a continuación como se crean los propios botones Crear/Editar Botones (Marco vertical) Pulsar sobre la pestaña Crear/Editar Botones. Para crear el primer botón pulsar sobre la opción Crear Botón (1) en la barra de acciones. Sobre esta ventana pulsar primero sobre el recuadro (2) del botón que se va a crear y a continuación sobre el botón de comando Editar (3). Aparece la ventana de editar botón como sigue. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 163 de 182

164 Para editar el botón responder a las preguntas del panel. 1. Función del Botón. En primer lugar hay que decidir si se trata de un botón Ejecutivo o de Cabecera. Se considera que un botón es Ejecutivo cuando dará entrada a una página de información. Los botones de Cabecera son títulos que, habitualmente de otro color, agrupan a varios botones ejecutivos de contenido homogéneo. 2. Nombre Botón. Aquí se escribe el Nombre que identifica la información que aparece al pulsar el botón. Este nombre se complementa con un campo MultiIdioma. Al pulsar sobre se muestra un grid, con dos columnas (Idioma y Nombre para mostrar) donde aparecen todos los idiomas disponibles en AuraPortal y se puede traducir el nombre del botón a los idiomas deseados. Así, en Ejecución, el Usuario Externo que accede al Portal: Si tiene en su ficha de Roles Personales un idioma seleccionado en el campo de sistema _Idioma, verá la botonera en ese idioma. Si ese campo está en blanco, verá la botonera en el idioma que se haya configurado aquí para el Portal. Si tampoco hay idioma por defecto, verá la botonera en el idioma seleccionado para la Entidad (Estructura-Entidad-Distintivos). Si no está trabajando con el módulo MultiIdioma, el idioma de los botones es el configurado en Estructura - Entidad. 3. Dirección (URL). Aquí se introduce la URL de a la página de información que debe aparecer al pulsar el botón. Por ejemplo, si se desea que los Usuarios Externos de este Portal accedan a unas ofertas que se han preparado para ellos, se copiaría la dirección en donde se encuentra la página publicitaria de las Ofertas. En este ejemplo, dicha página podría ser un documento de una biblioteca del Portal Interno (Empleados). Para asegurarse de que la dirección URL es correcta se puede pulsar el botón Comprobar y observar que aparece la página de Ofertas que se pretende vincular al botón. 4. Dentro del Marco. Marcar este marcador para que, en el ejemplo, la página Ofertas se despliegue dentro del marco central de AuraPortal. Si se marca en su lugar el marcador Ventana Independiente la página aparecerá en una ventana superpuesta que podrá ocultar los marcos de AuraPortal, que naturalmente reaparecerá cuando se cierre dicha ventana. 5. Insertar separador inferior. Para que el botón quede separado de los posteriores mediante una raya. Puede usarse, por ejemplo, antes de insertar un botón de Cabecera. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 164 de 182

165 6. Transmitir Credenciales. Para facilitar la integración con otras aplicaciones, AuraPortal proporciona la funcionalidad de Transmitir Credenciales en la configuración de los botones de los portales Externos. Si está marcada esta opción, automáticamente se trasmitirá el Usuario y Password a la página indicada en la opción 'Dirección (URL)' que se abre al pulsar el botón. De esta manera, si la página que se abre está preparada para leer esos datos, podrá utilizarlos y evitarse una nueva validación en la nueva aplicación. Los datos que se transmiten están cifrados (Base64) y encriptados (3Des), y están en el formato siguiente: dominio:login:contraseña:dd/mm/aaaa hh:mm. Por ejemplo: auraportal:alfredo.carpio:al2345bo:13/01/ :00 La primera vez que se marca esta opción se crean dos registros en la lista AP Configuración de SharePoint donde está instalado AuraPortal, que contienen la Clave Pública y Privada para desencriptar, llamados así: ENC_CL_PUB (contiene la Clave Pública de Encriptación, key) ENC_CL_PRI (contiene la Clave Privada de Encriptación, IV) Para proporcionar la funcionalidad de desencriptación a la página destino, hay que programarla según las indicaciones siguientes: Para recuperar la cadena dentro de la página se necesita utilizar el comando: Request.QueryString("params") Para desencriptar la cadena que se recupera, se necesita realizar lo siguiente: Obtener las claves almacenadas en la lista AP Configuración: ENC_CL_PUB ENC_CL_PRI Con el algoritmo 3DES obtener la cadena desencriptada con el código de ejemplo: using System.Security.Cryptography; private TripleDESCryptoServiceProvider des = new TripleDESCryptoServiceProvider(); des.key=convert.frombase64string(enc_cl_pub); des.iv=convert.frombase64string(enc_cl_pri); string decrypted; byte[] Code = Convert.FromBase64String(thisDecode); decrypted = ASCIIEncoding.ASCII.GetString(des.CreateDecryptor().TransformFinalBlock (Code, 0,Code.Length)); En este ejemplo, 'thisdecode' contiene la cadena encriptada y 'decrypted' la cadena desencriptada. Para finalizar se pulsa Guardar. La ventana muestra el marco vertical con el botón creado. Pulsando de nuevo Crear Botón y siguiendo de manera similar los pasos explicados se crean el resto de botones. Los botones de Subir, Bajar y Eliminar se utilizan como se explica a continuación. 1. Marcar primero el botón que se quiere desplazar pulsando sobre su nombre. 2. Para subir el botón una posición, pulsar el botón de comando Subir. Si se desea subir varias posiciones, se pulsa el botón varias veces seguidas. 3. Para hacerlo bajar pulsar el botón de comando Bajar. El botón marcado bajará una posición. 4. Para eliminarlo, pulsar el botón de comando Eliminar. El botón será eliminado. Los botones Subir y Bajar permiten ordenar la botonera en cualquier orden con mucha facilidad. Para que el portal pueda utilizarse, pulsar la opción Activar Portal en la Barra de Acciones. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 165 de 182

166 Modificar un Portal Externo En cualquier momento se pueden modificar las características de cualquier portal externo mediante los mismos procedimientos que se han mostrado para crearlo. Para ello, basta con pulsar sobre el nombre del portal y vuelve a aparecer la ventana con las tres pestañas: Identificación, Diseño Botonera y Crear/Editar Botones Vincular Clases de Cuentas con Portales Externos Una vez se ha creado un portal externo hay que vincularlo con las cuentas que han de acceder a dicho portal. Hay que tener en cuenta que cada portal externo ha de estar vinculado como mínimo a una clase de la familia Cuentas. No puede estar restringido a un número de cuentas que sean solo parte de una clase. Sin embargo, sí es posible que un solo portal esté vinculado a varias clases de cuentas. Por ejemplo, si la familia Cuentas tiene diferenciadas las clases: Clientes Nacionales y Clientes Internacionales, se puede, o bien crear un solo portal Externo de Clientes y vincularlo a ambas clases (Nacionales e Internacionales) o bien crear un Portal para Clientes Nacionales y otro distinto (con características e idioma distintos) para los Clientes Internacionales. Para establecer la vinculación o enlace entre un portal externo y sus clases de cuentas, el procedimiento a seguir es el mismo que se usa para ubicar las clases en el árbol de una familia, solo que aquí las ramas del árbol están siempre en el nivel superior del mismo, habiendo una rama para cada portal creado. Las clases de cada portal se ubican bajo dicho nivel. Para llevarlo a cabo, pulsar sobre la pestaña de Ubicar Clases de Cuenta (1). Pulsar en el panel izquierdo sobre Árbol para que aparezca el nombre del portal creado. A continuación pulsar sobre dicho nombre (por ejemplo Partners Portal) (2). El nombre se colocará (3) en el cajetín de título Nivel (2) en el panel de la derecha. A continuación marcar sobre el sub-panel llamado Clases de Cuentas no ubicadas (4) las clases que se quieran vincular con el portal (en este ejemplo, Asociado) y luego pulsar el botón de agregar (5). Las clases ubicadas aparecen en el sub-panel Clases de Cuentas ubicadas (6). Pulsar Guardar (7) en la barra de acciones y luego pulsar Ver Cambios (8) en el panel del árbol. Aparece la rama del Partners Portal con el signo +. Pulsar sobre el signo + para que despliegue las clases ubicadas. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 166 de 182

167 Un empleado puede acceder al Portal de Partners recién creado desde el propio Portal de Empleados incluyendo el acceso correspondiente en algún botón o Submenú del Panel de Navegación, por ejemplo, tal como se ve en la imagen siguiente. Pulsando sobre Partners aparecerá la Página de Entrada de dicho portal, tal como muestra la siguiente imagen. Todo portal externo es accesible por los usuarios externos (cuentas) del mismo, es decir, en este ejemplo, por los usuarios externos pertenecientes a las cuentas de las Clases que se han asignado al Portal. También es accesible desde el Portal de Empleados por el procedimiento recién mostrado. Nota. Los empleados de la empresa pueden acceder a los portales externos pero una vez en ellos solo podrán entrar en las opciones a las que estén autorizados. Por ejemplo, no podrán entrar en la MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 167 de 182

168 opción Cuenta (reservada a cada usuario externo) ni tampoco en las Tareas, Documentos e Ítems a los que no estén autorizados. En la página de entrada de portal externo aparecen los comunicados que se han creado y aprobado en el Portal de Empleados y que se han situado en las zonas de publicación _EX_PrimeraPlana_A, _EX_PrimeraPlana_B y _EX_PrimeraPlana_C. Estos comunicados aparecen en todos los portales externos de la misma manera pues las zonas de publicación mencionadas son comunes a todos ellos Página Inicial La Página Inicial es la página a la que se accede al entrar en un Portal Externo. La forma de operar es similar a la explicada en anteriormente para el Portal de Empleados. Las únicas diferencias son: Que en los Portales Externos no se dispone de AuraPortalConfig.xml, ya que es común a todos los portales y se define en el Empleados. Que entradaext.htm es la plantilla con la que se van a ir creando el resto de las entradaext [ID Portal Externo].htm. Por tanto, por defecto, la Página Inicial de los portales externos tendrán la misma configuración y mostrarán las zonas de publicación con ID 4, 5, Usuarios Externos. Documentos Para restringir el acceso a documentos cuya finalidad está relacionada con un portal, e impedir que puedan ser accedidos por usuarios de otro portal, los documentos se deben crear e ingresar en bibliotecas que se ubican en el árbol del portal al que deban pertenecer. Así, aunque los documentos existen en todo AuraPortal, solo pueden ser accedidos desde el portal que posee el árbol de bibliotecas que contienen dichos documentos. Adicionalmente, las bibliotecas de un determinado portal pueden crearse y situarse en un Site interno distinto de las de otros portales para acrecentar el aislamiento de las mismas si se necesita esta compartimentación. Nota. La posibilidad de residir en un Site distinto, como ocurre con las bibliotecas, no está disponible para las otras familias de AuraPortal pero sí para los anexos de todas las familias. La creación y administración de documentos, bibliotecas y árbol de los portales externos se realiza de manera similar a lo ya explicado para el Panel de FAMILIAS Usuarios Externos. Ítems Las clases de ítems se crean siempre desde el panel de FAMILIAS en la Estructura de AuraPortal. Una vez creadas, se pueden ubicar en uno o varios portales. A. Los ítems que deban ser accesibles por usuarios externos han de figurar en clases ubicados en su portal externo. Los ítems ubicados en un portal externo pueden ser vistos por todos los usuarios de ese portal, por tanto no pueden ser confidenciales. Si se quiere proteger la información de los ítems éstos han de estar ubicados en el Portal de Empleados. B. Los ítems que se quieran enlazar con tareas externas han de figurar en clases de ítems ubicadas en el portal externo en el que operan dichas tareas externas. C. Los ítems cuyas clases solo están en el Portal de Empleados solamente se podrán enlazar con tareas internas, no con tareas externas (aunque éstas sean de origen interno). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 168 de 182

169 Crear y Ubicar Clases Para crear las clases de ítems, hay que entrar en la opción Ítems: Árbol y Clases del panel de FAMILIAS. Allí, en la ventana VAC, realizar las operaciones deseadas. En el ejemplo aquí mostrado se han creado las ramas y clases que aparecen en la imagen siguiente. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Puede verse que se han creado cuatro clases de ítems (Apartamentos en Venta, Casas en Venta, Locales en Venta, Oficinas en Venta) que se ubican en una de las ramas del árbol también creada al efecto: Casas, Apartamentos, Oficinas, Locales. Todo ello dentro del Portal de Empleados. Sin embargo para que los ítems de estas clases puedan ser accesibles por los clientes de la división inmobiliaria de la empresa, bien para consulta, bien para cumplimentar anexos, dichas clases han de ubicarse también en el Portal Clientes Inmobiliaria que es portal al que acceden dichos clientes como usuarios externos. Para realizar la ubicación, entrar en la opción Ítems, del panel WIP (Plataforma de Interacción Amplia). Se abre la siguiente ventana cuyo grid contiene todos los portales externos ya creados. Elegir el Portal Clientes Inmobiliaria: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 169 de 182

170 Cuando las clases se han ubicado por el procedimiento ya conocido en la ventana VAC, puede verse que dichas clases se encuentran ubicadas (también) en este Portal Clientes Inmobiliaria: Así pues, las clases de ítems creadas las hemos ubicado en dos portales a la vez: Portal de Empleados y Portal Clientes Inmobiliaria Usuarios Invitados. Idioma y Estilo Desde aquí se configura: El Estilo, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. El Idioma en el que se ven los literales de la aplicación, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. El idioma de cada usuario invitado está definido en su ficha de rol personal. Si el campo _idioma de la ficha del rol está vacío, se utilizará como lenguaje el que se muestra en esta opción. Botón Permisos. De acceso exclusivo para AdminPortal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción Usuarios Invitados. Formularios Esta opción muestra un grid que contiene todos los formularios que se han diseñado para Usuarios Invitados en la WIP. Se puede encontrar información más detallada en la Monografía Formularios Dinámicos y en la Monografía WIP. Se pueden diseñar múltiples formularios de invitados que, además, permiten Divisiones Condicionales, basadas en campos de la ficha del Rol, para que distintos invitados puedan ver distinta información. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 170 de 182

171 4.6. Gestión Contenidos & Comercio Online El módulo de Gestión de Contenidos y Comercio Online se utiliza para diseñar: Un sistema de Gestión de Contenidos de una forma rápida y sencilla, ya que no requiere programación adicional. Se controlan las distintas etapas del ciclo de vida del contenido: creación, almacén, seguridad, flujo, acceso, publicación, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y eliminación. Se puede manejar todo tipo de contenido: Anuncios, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos y cualquier otro tipo de contenido digital enfocado a la Web pública de la empresa. Una completa plataforma de Comercio Online, sin formación o desarrollo adicionales. Permite a las empresas crear fácilmente una página Web, diseñada por el propio usuario, desde la que ofrecer sus productos a través de Internet. El módulo incluye Gestión de Contenido, Carrito de la Compra y Pasarela de Pago, y se puede enlazar, para las ventas por Internet, con procesos de BPM internos. La actividad transaccional puede monitorizarse desde las herramientas de AuraPortal. Para una explicación completa del módulo consultar la Monografía Gestión de Contenidos y Comercio Online. APÉNDICE. EJECUCIÓN DE PROGRAMAS EXTERNOS DESDE TAREAS PROGRAMADAS Las Clases de tarea Libres Programadas están preparadas para ejecutar programas externos desde las siguientes Acciones de las Tareas Programadas: Acciones que se realizarán cuando la tarea se TERMINA: Acciones al TERMINAR CON ÉXITO Acciones al TERMINAR SIN ÉXITO Y Acciones que se realizan en cada una de las Fases cuando se CURSA o se DEVUELVE la tarea: Acciones Fase - AL CURSAR Acciones Fase - AL DEVOLVER Esto implica la posibilidad de automatizar cualquier proceso que se necesite vincular al hecho de Cursar, Devolver o Terminar tareas Programadas. Por ejemplo, que cuando se Devuelva una determinada Fase de una tarea se envíe automáticamente una tarea notificándolo a cierto usuario de AuraPortal. Estas cuatro Acciones de AuraPortal desde la que se pueden ejecutar programas externos siempre se realizan a través de un Procedimiento almacenado de SQL. Un Procedimiento Almacenado de SQL es una mecánica incluida en el motor de base de datos de MS SQL Server, que además de permitir ejecutar sentencias y scripts SQL, también permite ejecutar programas externos. A continuación explicaremos cómo puede realizarse esto último, la ejecución de programas externos a través de Procedimientos Almacenados de SQL. Primero explicaremos cómo crear un Procedimiento Almacenado (que hemos llamado CrearTarea en este ejemplo) que ejecute un programa externo, para luego configurar la opción correspondiente en AuraPortal (Acciones Fase Al Cursar) que ejecute dicho procedimiento almacenado. Es importante saber que las Acciones de las tareas envían cierta información de la tarea al Procedimiento Almacenado, de manera que pueda ser utilizada como condicionante en la ejecución del Procedimiento Almacenado o del programa externo. La información que se envía de la tarea está organizada en estos 4 parámetros: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 171 de 182

172 Parámetros enviados por Acciones de la Tarea -ClassId= -TaskId= Valor Número Entero Número Entero Descripción Es el ID de la Clase de Tarea a la que pertenece la Tarea desde la que se ha ejecutado la acción. Es el ID de la Tarea desde la que se ha ejecutado la acción. Nota. Con este parámetro se puede obtener cualquier dato de la tarea a través del Servicio Web AuraPortalTareas. -CreatorId= String Es el ID del empleado Creador de la Tarea desde la que se ha ejecutado la acción. -Error= Número entero En realidad no es un parámetro de salida sino de entrada, que de momento no tiene funcionalidad. Está preparado para aceptar errores proporcionados por el Procedimiento Almacenado a AuraPortal. De momento hay que declararlo, tal como está indicado, pero no proporciona información. Nota. En el Portal hay ejemplos de Programacion.NET y Visual Basic v6, con código fuente incluido, de cómo invocar los Servicios Web de AuraPortal. CÓMO CREAR UN PROCEDIMIENTO ALMACENADO PARA EJECUTARSE DESDE AURAPORTAL Para crear un Procedimiento almacenado de SQL que pueda ser ejecutado desde AuraPortal, seguir los siguientes pasos: 1. Dirigirse al SQL Server Management Studio, desde Inicio - Programas - Microsoft SQL Server Seleccionar una base de datos, que puede ser la base de datos de contenido de AuraPortal, por defecto AuraPortal, u otra. Nota. Es posible guardar los procedimientos almacenados en una base de datos distinta a la de AuraPortal y ello puede ser recomendable por motivos organizativos y de independencia de datos y permisos. 3. Pulsar en Programación y luego el botón alternativo del ratón sobre Procedimientos Almacenados. Aparecerá una ventana semejante a esta: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 172 de 182

173 En la sección Texto : 1. Sustituir [OWNER] por dbo. 2. Sustituir [PROCEDURE NAME] por el nombre deseado para el procedimiento, en este ejemplo CrearTarea. Este nombre es el que habrá que indicar en la opción de AuraPortal desde la cual se quiera ejecutar (Acciones al Terminar o Acciones Fase de la Tarea). 3. A continuación del nombre, pulsar [Intro] y añadir las siguientes líneas (paréntesis incluidos) que quedarán antes del AS: (@ClassId bit OUTPUT) (Ver la imagen siguiente para ver el resultado) Nota. Las líneas int son necesarias para que el Procedimiento Almacenado reconozca y acepte los parámetros que las Acciones de las Tareas de AuraPortal proporcionará, es decir, son OBLIGATORIAS para que el Procedimiento Almacenado se ejecute correctamente desde AuraPortal. Deben incluirse aunque el Procedimiento almacenado no vaya a usar los parámetros. De no incluirse, se mostrará un error. La sección Texto quedará como sigue: A partir de AS empieza realmente la definición del procedimiento. Casi cualquier código con lenguaje Transact-SQL que puede escribirse como un lote puede utilizarse para crear un Procedimiento Almacenado: ejecutar una vista, cambiar/borrar/añadir datos de una tabla, o ejecutar un programa externo (por ejemplo CREARTAREA.EXE). Si se incluye un programa externo, cuando se ejecute el Procedimiento Almacenado se realizará la acción para la que haya sido diseñado: Conectarse a un Servicio Web, modificar un dato de una cierta base de datos, etc. El programa ejemplo CREARTAREA.EXE, se conecta al Servicio Web AuraPortalTareas de AuraPortal, para crear una tarea nueva. Nota. Para más información sobre el programa de ejemplo CREARTAREA.EXE, consultar el apartado correspondiente en este documento y los ficheros del código fuente que están disponibles, tanto para Visual Basic 6 como para Visual Studio.Net. A continuación seguimos configurando el Procedimiento Almacenado que estábamos creando, para que ejecute el programa ejemplo CREARTAREA.EXE con ciertos parámetros. Los parámetros y el valor de los MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 173 de 182

174 mismos se modificarán según cómo se desee crear la tarea nueva. En este ejemplo concreto, añadiremos los parámetros necesarios para que cree una tarea con las siguientes características: El programa de ejemplo CREATAREA.EXE y CREARTAREACONFIG.XML estarán en el directorio C:\CREARTAREA del servidor SQL. Se utilizará el comando La nueva Tarea se creará de la Clase de Tareas de ID 5. Se utilizará el parámetro ClassID=5. El nombre de la nueva tarea se compondrá automáticamente en base a ciertos parámetros de la tarea desde la que se ha realizado la acción que ejecute el Procedimiento Almacenado (ver detalles de cómo se compone más adelante). Se utilizará el parámetro -TaskId=' + que indica que el valor de -TaskId es el proporcionado automáticamente desde la tarea que ha realizado la acción, que fue declarado con el int, tal como se ha explicado unas líneas antes en este Procedimiento Almacenado. El Asignado de la nueva tarea será el Creador de la tarea desde la que se realice la acción que ejecute el Procedimiento Almacenado. Se utilizará el parámetro ' -AssignedId=' + que indica que el valor de AssignedId (Asignado de la nueva Tarea creada) sea el creador de la tarea desde la que se ha realizado la acción, que fue declarado con el int, tal como se ha explicado unas líneas antes en este Procedimiento Almacenado. Para ello se añadirán las siguientes líneas debajo de AS: nvarchar(500) = 'C:\CREARTAREA\CREARTAREA.EXE -ClassID=5 -TaskId=' + + ' -AssignedId=' + exec CREARTAREA.EXE está diseñado para que a partir del -TaskId, se componga el nombre de la nueva tarea según se indica en la Nota siguiente. Nota. Con el parámetro TaskId, CREARTAREA.EXE se conecta al Servicio Web AuraPortalTareas, obtiene su Fase y Estado Actual, y compone el nombre de la nueva tarea así: Tarea ID / Fase 5 / Estado Cursada (donde 12300, 5 y Cursada dependen de cada tarea) Nota. Observar que, en la declaración de los parámetros, se utiliza una sintaxis diferente si se desea dar un valor fijo al parámetro, por ejemplo -ClassID=5 o se desea tomar su valor de uno de los cuatro parámetros que se reciben desde la tarea desde donde se va a realizar la acción, que se declaran al principio de este procedimiento, por ejemplo ' -AssignedId=' + La ventana con el procedimiento completo aparecería así: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 174 de 182

175 Pulsar en [Comprobar la sintaxis]. Nota. Observar que en este ejemplo, el programa ejecutable se llama CREARTAREA.EXE, y sin embargo los dos programas suministrados de ejemplo se llaman CREARTAREA.VB6.EXE y CREARTAREA.NET.EXE. Indicar el nombre adecuado en cada caso. Si la sintaxis es correcta, pulsar [Aceptar]. El Procedimiento almacenado está listo para ser ejecutado desde AuraPortal cuando se configure la Acción deseada en la Clase de Tarea, ejemplo que vamos a configurar a continuación. Supongamos que este Procedimiento Almacenado se ejecuta en AuraPortal al Devolver la Fase 4 de la tarea programada de ID y que la Clase de Tarea de ID 5 tiene de nombre Aviso y está configurada en Fase 2 con asignado A INDICAR EN LA FASE ANTERIOR. Por lo tanto, la tarea nueva creada por CREARTAREA.EXE será una tarea de clase Aviso, de nombre: Tarea ID / Fase 3 / Estado Devuelta, estará en estado Cursada en Fase 2 y asignada al usuario configurado en el archivo CREARTAREACONFIG.XML. Nota. En el ejemplo anterior, obsérvese que el nombre de la tarea indica la situación actual de la tarea. Por eso la acción se realizó en la Fase 4 pero en el nombre indica Fase 3, que es la Fase actual de la tarea. Lo mismo pasa con el Estado, que es Devuelta. PROBAR PROCEDIMIENTO ALMACENADO DESDE SQL También se puede ejecutar el Procedimiento almacenado directamente desde SQL sin necesidad de hacerlo desde AuraPortal, por ejemplo para probarlo. Desde Inicio Programas - Microsoft SQL Server, abrir el Analizador de consultas de SQL. También se puede abrir desde el Administrador corporativo de SQL Server, pulsando Herramientas - Analizador de consultas. En caso de que no aparezcan a la izquierda los objetos de SQL (Bases de datos, etc.), pulsar en Herramientas -Examinador de objetos - Mostrar/Ocultar o pulsar la tecla [F8]. Desplegar la base de datos en donde esté el Procedimiento Almacenado, desplegar Procedimientos almacenados y seleccionar el Procedimiento Almacenado que se desea ejecutar, en nuestro ejemplo: dbo.creartarea. Pulsar el botón contrario del ratón y luego en Abrir. Aparece la siguiente ventana: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 175 de 182

176 En la ventana Ejecutar procedimiento introducir los valores de los parámetros manualmente, emulando lo que haría AuraPortal cuando este Procedimiento Almacenado se ejecuta desde Acciones Fase o Acciones al Terminar tareas Programadas. Para introducir el valor del parámetro, primero seleccionarlo y a continuación escribir el valor en la casilla Valor según las indicaciones siguientes (repetir la misma operación para los 4 parámetros): Como valor introducir el ID de una Clase de Tarea existente. Como valor introducir el ID de una Tarea existente. Como valor introducir el ID de un usuario existente. Como valor no introducir nada. Nota. Aunque esta prueba no se está ejecutando desde AuraPortal, los valores sí que deben ser reales para que la ejecución de CREARTAREA.EXE desde el Procedimiento Almacenado funcione. Es decir, el valor debe ser un ID de una Clase de Tarea que exista en AuraPortal. Lo mismo Recordar que el fichero CREARTAREACONFIG.XML ha de estar situado en el mismo directorio que el CREARTAREA.EXE y correctamente configurado. Pulsar el botón Ejecutar. Aparece una ventana similar a la siguiente: MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 176 de 182

177 Si aparece NULL en la ventana inferior output es que el Procedimiento Almacenado se ha ejecutado y la tarea se ha creado según los parámetros suministrados. De producirse algún error, éste aparece en la ventana output. CONFIGURAR AURAPORTAL PARA EJECUTAR UN PROCEDIMIENTO ALMACENADO Una vez creado y probado el Procedimiento Almacenado, hay que configurar AuraPortal para que lo ejecute en la Acción deseada de la Clase de Tarea. A continuación se explica en detalle cómo realizar esto utilizando las Acciones Fase de una tarea Programada, aunque también puede realizarse de forma muy parecida en Acciones Al Terminar. Para configurar la opción, por ejemplo, de ACCIONES FASE de una Clase de Tarea Programada, pulsar sobre Estructura, en la botonera de AuraPortal. En el panel PORTAL DE EMPLEADOS, pulsar en Tareas - Árbol y Clases. Seleccionar la pestaña Crear/Editar Clases y seleccionar la Clase de Tarea Programada deseada. Seleccionar la Fase que se desea configurar. Aparecerá la siguiente ventana: Marcar la casilla ACCIONES FASE - Al Cursar o al Devolver, según que se desee ejecutar el procedimiento cuando se CURSE o se DEVUELVA la tarea, y pulsar en el icono OJO correspondiente. Aparecerá la siguiente ventana: Introducir los datos solicitados: nombre del Procedimiento Almacenado, nombre del Servidor SQL y nombre de la base de datos. Nota. Para ejecutar el Procedimiento almacenado desde AuraPortal, hace falta que el servidor SQL tenga un Inicio de sesión con permiso PUBLIC en la base de datos en donde esté el Procedimiento Almacenado. Dependiendo de la Autenticación elegida, deben cumplirse los requisitos explicados a continuación. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 177 de 182

178 AUTENTICACIÓN SQL Es la opción más sencilla de configurar. Marcar la opción Autenticación SQL e introducir el usuario que conectará con SQL y su password. Este usuario ha de coincidir con un Inicio de Sesión de SQL, teniendo en cuenta lo siguiente: El Servidor SQL que contiene el Procedimiento almacenado tiene que estar configurado con autenticación SQL Server y Windows (mixta). Para configurar el servidor SQL con autenticación SQL Server y Windows (mixta) Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server y luego Grupo de SQL Server. Pulsar el botón alternativo del ratón sobre el servidor SQL, por defecto (local)(windows NT) y entrar en sus Propiedades. En la pestaña Seguridad, marcar la opción SQL Server y Windows. Dejar los otros campos como están. El Inicio de Sesión tiene que tener permiso PUBLIC en la base de datos donde esté el Procedimiento almacenado. Para crear un nuevo Inicio de sesión Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server, luego Grupo de SQL Server y luego sobre el nombre del servidor SQL, por defecto (local)(windows NT). Expandir la carpeta Seguridad y pulsar en Inicios de sesión. En el panel de la derecha aparecerán los Inicios de Sesión configurados. En el área blanca del panel de la derecha, pulsar el botón alternativo del ratón y luego pulsar en Nuevo Inicio de sesión: En la pestaña General, en el campo Nombre, escribir el nombre deseado, o elegirlo desde el botón ya existe en el ordenador local o dominio, y pulsar [Aceptar]. si En la misma pestaña General, pulsar sobre Autenticación de SQL Server. Observar que, si en el Nombre de usuario se había elegido uno del ordenador local o dominio, se habrá aprovechado su nombre pero se eliminará su ubicación (por ejemplo, dominio\nombre quedará como nombre). En Contraseña indicar la contraseña deseada para el Inicio de Sesión que estamos creando. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 178 de 182

179 En la pestaña Acceso a base de datos, marcar la base de datos que contenga el Procedimiento Almacenado. Asegurarse de que en la ventana inferior (Permitir en la función de base de datos), está marcada la función PUBLIC. Dejar los otros datos tal como están. MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 179 de 182

180 El Inicio de sesión tiene que tener permiso de ejecución [EXEC] en el Procedimiento Almacenado que va a ejecutar. Para proporcionar permiso de ejecución EXEC Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server, luego Grupo de SQL Server y luego sobre el nombre del servidor SQL, por defecto (local)(windows NT). Expandir la carpeta de Bases de datos y luego la base de datos que guarda el Procedimiento Almacenado, que puede ser la de AuraPortal u otra. Pulsar sobre Procedimientos Almacenados. En la ventana de la derecha aparecerán todos los Procedimientos Almacenados de esa base de datos. Seleccionar el Procedimiento Almacenado deseado y pulsar el botón contrario del ratón y entrar en sus Propiedades. Pulsar el botón [Permisos]. Marcar la casilla [EXEC] del Inicio de Sesión configurado. AUTENTICACIÓN INTEGRADA Esta opción es más compleja de configurar, si bien tiene la ventaja de que la autenticación del Servidor SQL puede ser Integrada (Solo Windows), lo cual es, en principio, más seguro. Marcar la opción Autenticación Integrada y tener en cuenta las siguientes consideraciones: El servidor SQL que contiene el Procedimiento almacenado puede estar configurado con autenticación SQL Server y Windows (mixta) o Sólo Windows. En los dos casos funcionará. Para configurar el servidor SQL con autenticación Mixta Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server y luego Grupo de SQL Server. Pulsar el botón alternativo del ratón sobre el servidor SQL, por defecto (local) (Windows NT) y entrar en sus Propiedades. En la pestaña Seguridad, marcar la opción SQL Server y Windows o Sólo Windows, según se desee. Dejar los otros campos como están. El usuario que se utilizará para ejecutar el Procedimiento almacenado es el usuario que inicia sesión en Windows, es decir, en el ordenador desde donde se realizará la acción en la tarea que ejecutará el Procedimiento Almacenado. Por lo tanto, cada usuario que inicie sesión en el ordenador deberá tener un Inicio de Sesión en el servidor SQL con el permiso PUBLIC en la base de datos que contiene el Procedimiento Almacenado. Para crear un nuevo Inicio de sesión Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server, luego Grupo de SQL Server y luego sobre el nombre del servidor SQL, por defecto (local)(windows NT). Expandir la carpeta Seguridad y pulsar en Inicios de sesión. En el panel de la derecha aparecerán los Inicios de Sesión configurados. En el área blanca del panel de la derecha, pulsar el botón alternativo del ratón y luego pulsar en Nuevo Inicio de sesión: En la pestaña General, en el campo Nombre, pulsar el botón [Aceptar]. Dejar los otros campos tal como están.. Elegir el usuario deseado y pulsar MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 180 de 182

181 En la pestaña Acceso a base de datos, hay que indicar la función PUBLIC en las dos bases de datos siguientes: En la base de datos que contenga el Procedimiento Almacenado. En la base de datos master (siempre por defecto en el servidor SQL). Para ello, dentro de la pestaña Acceso a base de datos, marcar las dos bases de datos y asegurarse que, en la ventana inferior, aparece marcada la función PUBLIC. Dejar los otros datos tal como están. El Inicio de sesión tiene que tener permiso de ejecución (EXEC) en el Procedimiento almacenado que va a ejecutar. Para proporcionar permiso de ejecución EXEC Abrir el Administrador Corporativo de SQL, desde Inicio Programas Microsoft SQL Server. Expandir Servidores Microsoft SQL Server, luego Grupo de SQL Server y luego sobre el nombre del servidor SQL, por defecto (local)(windows NT). Expandir la carpeta de Bases de datos y luego la carpeta correspondiente a la base de datos que guarda el Procedimiento Almacenado, que puede ser AuraPortal u otra. Pulsar sobre Procedimientos Almacenados. En la ventana de la derecha aparecerán todos los Procedimientos Almacenados de esa base de datos. Seleccionar el Procedimiento Almacenado deseado y pulsar el botón alternativo del ratón y entrar en sus Propiedades. Pulsar el botón [Permisos]. Marcar la casilla [EXEC] del Inicio de Sesión configurado. El Sitio Web de AuraPortal (en IIS) debe estar configurado obligatoriamente con autenticación Integrada como mínimo. Para configurar el Sitio Web de AuraPortal con autenticación Integrada Abrir el Administrador de Internet Information Services (IIS), desde Inicio Programas Herramientas Administrativas. Expandir Servicios de Internet Information Services Sitios Web, pulsar botón contrario del ratón sobre el Sitio Web de AuraPortal, entrar en sus Propiedades, entrar en la pestaña Seguridad de directorios y marcar Autenticación de Windows Integrada. Conviene que además se siga manteniendo la Autenticación Básica porque será la que se utilice cuando el usuario que inicia la sesión de Windows del ordenador, no coincida con la de AuraPortal, por ejemplo porque se esté conectando a través de Internet. También será conveniente que en los ordenadores cliente se añada la URL de AuraPortal como Intranet Local, opción que se realiza desde el menú Herramientas del Internet Explorer, Opciones de Internet, Seguridad, Intranet Local, pulsar en el botón [Sitios] y en [Avanzadas] y agregar la URL de AuraPortal, por ejemplo (si no se trata de una URL desmarcar la casilla Requerir comprobación de servidor ( para todos los sitios de esta zona para poder agregarla). NOTA IMPORTANTE. Si se desea configurar la misma opción en Acciones al Terminar pulsar sobre Estructura, en la botonera de AuraPortal. En el panel PORTAL DE EMPLEADOS, pulsar en Tareas-Árbol y Clases. Seleccionar la pestaña Crear/Editar Clases y luego la clase de tarea que se desea configurar. Pulsar en Acciones al Terminar. Elegir la pestaña deseada, según que la acción tenga que realizarse al terminar la tarea Con o Sin Éxito. Pulsar en [Enlazar Acciones] y elegir Ejecutar Script (Procedimiento almacenado SQL). MANUAL. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 181 de 182

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