El Código de Conducta de Philip Morris International

Transcripción

1 El Código de Conducta de Philip Morris International

2 Código de Conducta Philip Morris International

3 Integridad: Hacer lo correcto Pregúntese antes de actuar Es legal? Se ajusta a la política de la empresa? Es lo que hay que hacer? Cómo se verá fuera de la empresa? Por ejemplo, qué les parecerá a nuestros clientes, a las personas de los países en los que trabajamos y al público en general? Recuerde estas reglas Conocer las normas jurídicas y de la empresa aplicables a su trabajo. Cumplir siempre dichas normas. Preguntar siempre que no esté seguro de qué es lo que hay que hacer. Seguir preguntando hasta obtener respuesta. El Código de Conducta de Philip Morris International se aplica a Philip Morris International Inc. y a sus filiales directas o indirectas, denominados, de forma genérica Philip Morris International, PMI o la empresa.

4 Carta del Presidente A los empleados de Philip Morris International: Me siento muy orgulloso de trabajar para Philip Morris International. A lo largo de mi carrera he aprendido que la gente que trabaja para PMI es buena gente. El motivo de mi carta es reafirmar las expectativas del Consejo de Administración y las mías propias con respecto al cumplimiento de este Código. Detrás de todo lo que hacemos subyace una idea sencilla: Perseguimos nuestros objetivos comerciales actuando con integridad y cumpliendo con todas las leyes. Esto es lo que hay que hacer y tiene sentido del negocio. Al actuar con integridad nos ganamos la confianza de nuestros clientes, consumidores, accionistas, colegas, legisladores, proveedores, así como de las comunidades en las que vivimos y trabajamos: todos aquellos de cuya confianza depende nuestro éxito. Philip Morris International cuenta con un Director de Cumplimiento, responsable de supervisar la aplicación del Programa de Cumplimiento en toda la empresa, y que trabaja en colaboración con la dirección de línea y las unidades centrales. El presente Código de Conducta de Philip Morris International es un recurso clave en nuestro compromiso con la integridad. El Código explica muchas de las normas básicas que se aplican a nuestras actividades y la responsabilidad personal de cada uno de nosotros de informar cuando tengamos motivos razonables para creer que algo no es correcto. Lea el Código atentamente. Le ayudará a estar seguro de que sus acciones nunca irán en contra del compromiso de PMI de hacer lo correcto. Nada es más importante que nuestro compromiso con el cumplimiento y la integridad: ningún objetivo financiero, ninguna meta de marketing, ningún esfuerzo por superar a la competencia ni ningún deseo de complacer al jefe puede estar por encima de este compromiso fundamental. Nuestro compromiso con el cumplimiento y la integridad debe anteponerse a cualquier otro. Este Código trata sobre quienes somos y sobre quienes decidimos que queremos ser. Sobre la fo rma en que hacemos negocios, en cualquier lugar y momento. Juntos, al seguir el contenido y el espíritu de este Código, podemos ayudar a asegurar que trabajar para Philip Morris International es un motivo de gran orgullo. Sin otro particular, reciba un saludo atento. Louis C. Camilleri Presidente Philip Morris International Inc. Marzo de 2008

5 Índice Qué debe saber sobre el Código de Conducta PMI? 2 Para qué sirve el código? 2 Quién debe cumplir el Código? 3 Su compromiso personal de actuar correctamente 3 Y qué pasa con los que supervisan a otros? 3 El Código explica todas las normas que debo conocer? 4 Y qué pasa con las diferentes legislaciones en los distintos países? Preguntas y Dudas 4 Su obligación de informar Dónde acudir en busca de ayuda? 5 A quién debería acudir en busca de ayuda? 5 No toleraremos ningún tipo de represalias 6 La Línea de Cumplimiento 6 Qué pasa cuando llamo a la Línea de Cumplimiento? 7 Puedo expresar mis preocupaciones de forma anónima? Los Programas de Cumplimiento e Integridad de PMI: en qué consisten? 7 Estructura de Cumplimiento Entorno Laboral 8 Qué objetivos perseguimos? 8 Política de igualdad de oportunidades laborales y atención a la diversidad 8 Entorno laboral sin acoso 9 Salud y seguridad de los trabajadores 9 Confidencialidad del empleado 10 Drogas y alcohol en el puesto de trabajo Conflictos de Intereses, Regalos e Invitaciones 11 Qué objetivos perseguimos? 11 Conflictos de intereses 13 Aceptar regalos e invitaciones 16 Hacer regalos e invitaciones Conducir el negocio 18 Qué objetivos perseguimos? 18 Leyes de la competencia 21 Información sobre los competidores 22 Blanqueo de capitales y contrabando 23 Restricciones al comercio, control de las exportaciones y legislación del bloqueo económico 25 Derechos aduaneros e impuestos indirectos 25 El gobierno como cliente 27 Corrupción y soborno a nivel internacional 28 Información confidencial, propiedad intelectual y derechos de autor 29 Prácticas empresariales desleales

6 Relaciones con los consumidores 30 Qué objetivos perseguimos? 30 Calidad del producto 31 Publicidad y promoción del producto 32 Protección de menores 33 Confidencialidad y protección de los datos del consumidor Información sobre la empresa, estados financieros y recursos 34 Qué objetivos perseguimos? 34 Exactitud de los libros y registros contables, y de los estados financieros 35 Tiempo de la empresa 35 Propiedades y recursos de la empresa 36 Información sujeta al derecho de propiedad 36 Oportunidades de negocio 37 Uso de ordenadores y seguridad de redes 38 Fondos de la empresa 38 Uso de información privilegiada 39 Relaciones con los inversores y los medios de comunicación 39 Gestión de registros 40 Ideas no solicitadas Comunidad y Sociedad 41 Qué objetivos perseguimos? 41 Cumplimiento y excelencia medioambientales 42 Participación en campañas políticas y contactos con empleados y autoridades del gobierno 43 Trabajo infantil y trabajos forzados 43 Inspecciones e investigaciones de las autoridades 44 Divulgación de financiación 45 Formación y Reconocimiento de Empleados 46 Línea de Cumplimiento y Contactos Internos Todos los empleados deberán conocer y cumplir el Código y los Principios y Prácticas de PMI, como se especifica con más detalle en las siguientes secciones. El Código y los Principios y Prácticas de PMI no pretenden y, de hecho, no dan lugar a ningún derecho contractual invocable por ningún empleado, accionista, cliente, proveedor o competidor con respecto a la empresa. Su función es ayudarnos a todos a saber qué se espera de nosotros como empleados para garantizar que actuamos siempre con integridad. La actual versión del Código y de los Principios y Prácticas de PMI puede encontrarse en la página de intranet de PMI.

7 Qué debe saber sobre el Código de Conducta PMI? Para qué sirve el código? PMI mantiene un fuerte compromiso con el desarrollo empresarial de cumplimiento con el contenido y el espíritu de la legislación y de otras normas aceptadas de conducta empresarial expresados en los Principios y Prácticas de la empresa. Dichas normas son de obligado cumplimiento y su incumplimiento podría exponer a la empresa y a sus empleados a graves perjuicios. La integridad significa vivir conforme a la legislación y a las propias normas internas que hemos suscrito. Nada es más importante para PMI. El Código de Conducta de PMI constituye una introducción a leyes y políticas importantes que todos los empleados de PMI deben respetar. El Código ha sido elaborado para ayudarnos a todos a: Comprender y cumplir las normas de Cumplimiento básicas que se aplican a nuestro trabajo; y Saber cuándo y dónde buscar consejo o expresar una preocupación. El Código organiza y resume las políticas importantes de la empresa en una guía práctica. Como se explica más adelante, sólo es un punto de partida: en su trabajo podrán aplicarse otros Principios y Prácticas de PMI, que complementen el Código. Quién debe cumplir el Código? Todos los empleados y directivos que trabajen para PMI deberán cumplir las normas éticas contenidas en el presente Código y consultarlo como guía a la hora de actuar en nombre de PMI. Los empleados que contraten a terceros que puedan actuar en nombre de PMI, como, por ejemplo, consultores, deberán hacer todos los esfuerzos razonables para controlar su trabajo y comprobar que se comportan de forma coherente con los principios del Código. Aquellos que mantengan relaciones con contratistas u otros trabajadores eventuales de PMI o de una de las instalaciones de las filiales, deberán ponerse en contacto con su supervisor, con el Departamento de Cumplimiento o con el Departamento Legal, en caso de necesitar consejo. Si usted sospecha (o sabe) que alguien que actúa en nombre de PMI, o un contratista o persona que trabaje temporalmente en nuestras instalaciones está actuando, durante el desempeño de su trabajo para PMI o alguna de sus filiales, de manera contraria a los principios establecidos en este Código, deberá notificarlo inmediatamente a su Supervisor, al Departamento de Cumplimiento, al Departamento Legal o a la Línea de Cumplimiento. El Código de Conducta de Philip Morris International 2

8 Su compromiso personal de actuar correctamente Y qué pasa con los que supervisan a otros? El presente Código constituye un compromiso de hacer lo que está bien. Al trabajar para PMI, usted acepta el cumplimiento de dicho compromiso. Deberá comprender las normas del Código y de los Principios y Prácticas de PMI que se aplican en su trabajo y cumplirlas en todo momento. Todo aquel que incumpla estas normas se pone a si mismo, a sus colegas y a PMI en riesgo. Además, estará sujeto a sanciones disciplinarias e incluso al despido. Aquellos que supervisan a otros tienen responsabilidades adicionales en el marco del Código: Servir de ejemplo: demostrar en qué consiste actuar con integridad; Asegurarse de que aquellos a los que supervisan cuentan con conocimientos, formación y recursos adecuados para cumplir la Legislación, las normas de este Código y los Principios y Prácticas de Compliance de PMI; Controlar el cumplimiento de la gente a la que supervisan, incluyendo los trabajares temporales y personal contratado; Aplicar las normas de este Código y de todos los Principios y Prácticas de Compliance de PMI; Apoyar a los empleados que formulen preguntas o expresen preocupaciones de buena fe con respecto al cumplimiento y a la integridad. No deberán tomarse nunca represalias de ningún tipo contra cualquiera de dichos empleados; e Informar de los posibles casos de incumplimiento a las instancias oportunas de su dirección, al Departamento Legal, al Departamento de Recursos Humanos, al Departamento de Cumplimiento o a la Línea de Cumplimiento. Qué debe saber sobre el Código de Conducta PMI El Código explica todas las normas que debo conocer? El Código es la piedra angular de nuestro compromiso con la integridad. Pero no pretende describir toda ley o política que pueda aplicársele. Asegúrese de que conoce todas las normas que le incumben. Por ejemplo: Los Principios y Prácticas de Compliance de PMI, identificados con el sufijo C, constituyen un nivel más en la implementación de las normas del presente Código y, junto con este, conforman una única norma global para PMI. El país en el que usted trabaja puede contar con leyes, normas o políticas adicionales que deberá cumplir. Para más información sobre la legislación y los Principios y Prácticas de Compliance que le son aplicables, consulte la información adicional, que en el Código aparece identificada con el símbolo i, consulte con su superior, con el responsable máximo en cuestión, o póngase en contacto con el Departamento de Cumplimiento o con el Departamento Legal. El Código de Conducta de Philip Morris International 3

9 Y qué pasa con las diferentes legislaciones en los distintos países? PMI desarrolla su actividad en numerosos países, lo que implica que sus empleados pueden estar sujetos a la legislación de distintos países y organizaciones como la Unión Europea. Es responsabilidad de todos y cada uno de nosotros el conocer y cumplir la legislación vigente en los lugares en los que trabajamos. Philip Morris International Inc., matriz de todas las filiales de PMI, es una sociedad registrada en los Estados Unidos. Por esta razón, entre otras, la legislación de los Estados Unidos podrá aplicarse incluso cuando las actividades se lleven a cabo en otros países. De igual modo, la legislación nacional de otros países podrá aplicarse fuera de sus fronteras. i Siempre que tenga dudas con respecto a la legislación aplicable a sus actividades, consulte con su Departamento Legal que le asesorará al respecto. Preguntas y Dudas Su obligación de informar Nuestra empresa no puede cumplir con su compromiso de actuar con integridad si, individualmente, no informamos de los hechos sobre los que debemos informar. Por esta razón, además de conocer las responsabilidades jurídicas y éticas aplicables a su trabajo, usted deberá informar de las siguientes situaciones: Si no está seguro sobre la manera correcta de actuar y necesita consejo. Si cree que alguien, actuando en nombre de PMI, está cometiendo (o ha cometido o está a punto de cometer) actos que infringen la legislación o alguno de los Principios y Prácticas de Compliance de PMI o el presente Código de Conducta. Si cree que usted puede estar implicado en casos de conducta indebida. Si cree que se están tomando represalias contra alguien que haya expresado alguna duda o preocupación de buena fe. El Código de Conducta de Philip Morris International 4

10 Dónde acudir en busca de ayuda? A quién debería acudir en busca de ayuda? Qué debe hacer en caso de tener dudas o preocupaciones con respecto a las normas de cumplimiento e integridad? Trabajamos incansablemente por fomentar una comunicación abierta y sincera. Por lo tanto, si tiene alguna preocupación con respecto a cuestiones jurídicas o relativas a la empresa, hay opciones a su disposición. Lo más importante es formular su pregunta o expresar su preocupación. La confidencialidad se mantendrá en la medida de lo posible, dada la necesidad de la empresa de investigar y resolver la cuestión suscitada y cumplir con la legislación. Normalmente, su supervisor es un buen punto de partida para cuestiones de cumplimiento o integridad. Además, podrá acudir en busca de consejo o ayuda a: El supervisor de su supervisor El director de su filial, unidad o departamento El Departamento de Cumplimiento El Departamento Legal El Departamento de Recursos Humanos El Director de Cumplimiento Además, a lo largo de todo el código, encontrará recursos o información adicional sobre cómo conseguir ayuda o consejo sobre una sección en concreto del Código; dichos recursos vienen identificados con el símbolo i. Al final del Código, encontrará información general de contacto. No toleraremos ningún tipo de represalias Todo empleado que, de buena fe, solicite consejo, exprese una preocupación relativa a una posible cuestión de cumplimiento o informe sobre conductas sospechosas lo hace de cumplimiento con el Código y está haciendo lo correcto. PMI no permitirá ningún tipo de represalia contra esa persona. Las personas que emprendan algún tipo de represalia estarán sujetas a acciones disciplinarias, que podrán incluir el despido. Si usted sospecha que se han tomado represalias contra usted o contra alguien que usted conoce, por haber planteado una cuestión relacionada con el cumplimiento o la integridad, póngase inmediatamente en contacto con el Departamento de Cumplimiento. Nos tomamos en serio las quejas por represalias. Las denuncias por represalias se investigarán y se tomarán las medidas oportunas. El Código de Conducta de Philip Morris International 5

11 La Línea de Cumplimiento La mayoría de cuestiones pueden resolverse mediante la comunicación directa entre las partes afectadas o remitiendo el asunto a alguna de las personas enumeradas anteriormente. Sin embargo, si usted no se siente cómodo con el uso de los recursos indicados anteriormente, o desea expresar anónimamente alguna cuestión relacionada con una supuesta o potencial violación del cumplimiento, puede ponerse en contacto con la Línea de Cumplimiento. La Línea de Cumplimiento es un servicio ofrecido por una empresa externa que informa de las llamadas que recibe a PMI para que esta pueda responder a sus preocupaciones sobre cumplimiento o integridad. La Línea funciona las 24 horas de lunes a domingo, y está disponible a través del teléfono y de Internet. Puede contactar con la Línea de Cumplimiento desde todos los países en los que operamos y acceder a la página Web desde cualquier lugar con conexión a la red. Existen servicios de traducción disponibles en más de 100 idiomas. En algunos países, la Línea de Cumplimiento puede tener normas específicas de uso, y sus operadores solo aceptarán llamadas relativas a temas específicos de conducta. En ese caso, su empresa le pondrá al corriente. i Por favor, consulte el final de este Código, donde encontrará información de contacto sobre cómo acceder a la Línea de Cumplimiento por teléfono o Internet. Qué pasa cuando llamo a la Línea de Cumplimiento?? P: Creo que mi supervisor está haciendo algo que el Código dice que no es apropiado. Tengo miedo de informarle sobre ello, ya que podría hacer mi trabajo más difícil aún. Qué debo hacer? R: Si no se siente cómodo hablando directamente con su supervisor, puede recurrir a alguno de los recursos recogidos en la sección Dónde acudir en busca de ayuda de este Código, incluyendo la Línea de Cumplimiento. PMI no tolerará ningún tipo de represalia contra cualquier persona que haya expresado de buena fe su preocupación con respecto a temas de cumplimiento. Los informes de la Línea de Cumplimiento se traducen y envían a la empresa para que adopte las medidas oportunas. Puede solicitarse ayuda a los departamentos correspondientes, como Recursos Humanos, Control Interno o el Departamento Legal, para que colaboren en la investigación y resolución del problema. Además, el Director de Cumplimiento examina los informes y medidas adoptadas periódicamente y, llegado el caso, informa a la dirección superior y la Comisión de Auditoría del Consejo de Administración. No se escatimarán esfuerzos para dar una respuesta rápida a su llamada, especialmente cuando las circunstancias lo exijan. En caso de emprenderse una investigación, examinaremos el problema diligentemente y, llegado el caso, nos aseguraremos de que se han adoptado las medidas correctivas necesarias. El Código de Conducta de Philip Morris International 6

12 Puedo expresar mis preocupaciones de forma anónima? Si bien PMI anima a la gente a que se identifique, la Línea de Cumplimiento le permitirá expresar sus preocupaciones de forma anónima. La Línea asigna números de seguimiento para que los empleados que no quieran facilitar su nombre puedan volver a ponerse en contacto para obtener una respuesta o conseguir más información. PMI le anima a que se identifique cuando contacte con la Línea de Cumplimiento. Entre otros motivos, porque al darnos su nombre puede ayudarnos a examinar el tema en profundidad. Y, como se explica anteriormente, PMI tiene una fuerte política contra las represalias por expresar de buena fe cuestiones relacionadas con el presente Código. Los Programas de Cumplimiento e Integridad de PMI: en qué consisten? Estructura de Cumplimiento Este Código no es una mera descripción de normas. Constituye la pieza clave del programa de Cumplimiento e Integridad de la Empresa, que cuenta con el apoyo del Consejo de Administración y altos cargos directivos, así como de los equipos directivos de todas las filiales de PMI y de nuestros equipos de dirección de las distintas unidades. El Programa de Cumplimiento está bajo la supervisión del Director de Cumplimiento de PMI. El Director de Cumplimiento supervisa el Programa de Cumplimiento de la empresa con los altos cargos ejecutivos de PMI y con la Comisión de Auditoría del Consejo de Administración de PMI. Juntos, el Director de Cumplimiento y la dirección de la empresa, controlan el Programa de Cumplimiento e Integridad de PMI. Esta responsabilidad incluye: Asignar funciones y responsabilidades al Programa de Cumplimiento; Supervisar la formación y comunicaciones relacionadas con el cumplimiento; Supervisar el control del cumplimiento; Coordinar las investigaciones de cumplimiento internas; Examinar los procedimientos disciplinarios por infracciones del Código y del resto de normas de cumplimiento; y Controlar los recursos disponibles para la notificación e información de cuestiones y preocupaciones relativas al cumplimiento. El Código de Conducta de Philip Morris International 7

13 Entorno Laboral Qué objetivos perseguimos? PMI tiene el compromiso de fomentar entornos laborales seguros y profesionales, así como de promover el trabajo en equipo, la diversidad y la confianza. Y ello incluye el compromiso incondicional de ofrecer iguales oportunidades de empleo a todas las personas. Respetamos el derecho de nuestros empleados de elegir afiliarse o no a un sindicato. Política de igualdad de oportunidades laborales y atención a la diversidad Culturalmente diverso y un lugar deseable para trabajar. Seleccionamos, contratamos, desarrollamos, promovemos, imponemos y ofrecemos condiciones de empleo independientemente de la raza, color, religión, género (incluida la identificación de género), edad, nacionalidad, origen, orientación sexual, discapacidad, ciudadanía, estado civil o cualquier otra situación jurídica. Dar cabida razonable a las discapacidades o creencias y prácticas religiosas de los empleados. Pueden ofrecerse protecciones adicionales a los empleados basados en las leyes o reglamentaciones locales. i Si desea obtener más información sobre la política de igualdad de oportunidades laborales, póngase en contacto con su representante local o regional de Recursos Humanos. Entorno laboral sin acoso? P: Soy una trabajadora. Un colega varón hace frecuentes comentarios personales sobre mi aspecto que me hacen sentir incómoda. Le he pedido que deje de hacerlo pero no lo hace. Qué puedo hacer? Tener un entorno laboral profesional implica también no tolerar ninguna forma de acoso. El acoso puede ser cualquier comportamiento verbal, físico o visual cuyo objeto o efecto es crear un ambiente ofensivo, hostil o intimidatorio. El acoso sexual, en concreto, puede incluir proposiciones o sugerencias sexuales inoportunas o repetidas; bromas o insultos ofensivos relacionados con la raza, la procedencia étnica, la religión, la edad o el sexo; la distribución o exhibición de fotografías o dibujos ofensivos; el uso del correo de voz, del correo electrónico o de otros dispositivos electrónicos para la transmisión de contenidos despectivos o discriminatorios. Este tipo de comportamiento no se tolera en PMI. i Debe conocer y cumplir PMI 02-C Empleo. R: Puede y debe informar sobre ello. Hay muchas formas de hacerlo. Consulte la sección Dónde acudir en busca de ayuda de este Código para saber dónde puede conseguir ayuda. El Código de Conducta de Philip Morris International 8

14 Salud y seguridad de los trabajadores? P: Nuestra normativa de seguridad laboral es mucho más estricta de lo que es la legislación nacional en este aspecto y nuestros competidores sólo se atienen a los requisitos nacionales. No deberíamos hacer lo mismo? R: No. Debemos atenernos a los requisitos de seguridad de nuestra empresa. En PMI tenemos el firme compromiso de proporcionar un entorno seguro a nuestros trabajadores en todos los lugares donde operamos, incluso aunque ello implique que excedamos la normativa local. PMI tiene el compromiso de ofrecer a sus trabajadores un entorno laboral seguro. La seguridad resulta especialmente importante en las plantas de producción, sujetas a importantes normativas de seguridad laboral, y para los trabajadores que pasan considerable parte de su jornada laboral conduciendo vehículos para tareas relacionadas con la empresa. Cada centro laboral tiene unas normas de seguridad que habrán de cumplirse. En PMI, cumplimos con toda la legislación en materia de salud y seguridad, además de con nuestros propios requisitos en la misma, que a menudo van más allá de lo exigido por la legislación. Sin embargo, el contar con normas de seguridad no es suficiente. El compromiso de seguridad de nuestra empresa implica que todos y cada uno de nosotros debemos permanecer alerta ante los riesgos de seguridad al desempeñar nuestro trabajo. Todos los empleados, y cualquiera que trabaje en nuestras instalaciones, deben conocer las exigencias en materia de salud y seguridad relativas a sus puestos de trabajo. Un entorno laboral seguro significa también un entorno laboral sin violencia. Las amenazas (implícitas o explícitas), la intimidación y la violencia no tienen lugar en PMI, y no serán toleradas. i Usted deberá conocer y cumplir PMI 08-C Medio Ambiente, Higiene, Seguridad y Protección, así como el resto de requisitos en la misma materia. Instamos a todos los empleados a que notifiquen cualquier práctica no segura (incluyendo las amenazas o intimidación) a su supervisor, director, representante de seguridad local o Departamento de Recursos Humanos. Entorno Laboral Confidencialidad del empleado PMI respeta la confidencialidad de los datos personales de nuestros trabajadores. Lo que significa que el acceso a los expedientes personales estará limitado al personal de la empresa con la pertinente autorización y que necesite dicha información con fines claramente relacionados con la empresa. Los empleados con acceso a información de carácter personal deberán tratarla adecuadamente y en forma confidencial. Nunca facilite información de carácter personal sobre ningún empleado a ninguna persona ajena a la empresa sin la autorización pertinente. El compromiso de nuestra empresa con respecto a la confidencialidad de los empleados no implica un permiso para realizar actividades personales inapropiadas en el trabajo. Por ejemplo, los ordenadores de la empresa deben ser utilizados únicamente para fines relacionados con esta y para un uso personal limitado, y no para actividades ajenas a la empresa. La empresa se reserva todos los derechos, sujetos a restricciones legales aplicables, para acceder, revisar y utilizar todas las comunicaciones, los registros y la información creados en el trabajo o con los recursos de la compañía. Esto puede incluir cosas como la actividad en intranet o Internet, el correo electrónico, el correo de voz y las conversaciones telefónicas, así como los archivos informáticos. El Código de Conducta de Philip Morris International 9

15 Confidencialidad del empleado (continuación) i La confidencialidad de los empleados está sujeta a las leyes y normativas de gran número de autoridades gubernamentales y contemplada en PMI 03-C Protección de Datos Personales. Si tiene dudas, póngase en contacto con el Departamento Legal. Drogas y alcohol en el puesto de trabajo? P: He notado que el aliento de mi supervisor huele a menudo a alcohol, incluso por la mañana temprano, y parece afectado. Temo que si me enfrento a él o se lo digo a alguien, pueda montar una escena o intentar de despedirme. Qué debo hacer? El trabajo requiere tener la mente clara y a menudo la habilidad de reaccionar con rapidez, ya que la seguridad del resto de empleados y de los consumidores depende de ello. Trabajar bajo los efectos del alcohol o de las drogas, o el uso indebido de medicamentos, reduce la capacidad del trabajador en el desempeño de su tarea. Por eso, PMI dispone de normas que prohíben tajantemente el uso de drogas y alcohol en el horario de trabajo. El incumplimiento de estas normas será castigado severamente. i Si usted observa cualquier abuso de drogas o alcohol, deberá informar de ello inmediatamente. R: Hay motivos suficientes para creer que existe un problema por lo que es su obligación informar de ello inmediatamente. Consulte la sección Dónde acudir en busca de ayuda de este Código para conocer los recursos disponibles. Es fundamental para nuestra empresa el disponer de un entorno laboral seguro. PMI no tolerará ningún tipo de represalia contra usted y adoptará las medidas oportunas para evitarlas. El Código de Conducta de Philip Morris International 10

16 Conflictos de Intereses, Regalos e Invitaciones Qué objetivos perseguimos? Como empleados de PMI, cooperamos para lograr unos objetivos comunes con lealtad y objetividad y tomamos decisiones que afectan a la empresa en base a los intereses de la misma, independientemente de presiones o intereses personales o externos. Conflictos de intereses? P: Necesitamos contratar a una empresa de servicios de limpieza local y estamos invirtiendo mucho tiempo en encontrar a la empresa adecuada. No podríamos ahorrarle un montón de tiempo y esfuerzo a la empresa contratando a la empresa de limpieza de mi hermano, ya que sé que son fiables a la hora de trabajar? R: No. Contratar a una empresa simplemente porque usted confía en su hermano no es una buena práctica empresarial y contraviene nuestros requisitos comerciales. Por otro lado, esto daría lugar a un conflicto de intereses entre su deseo de ayudar a su hermano y su objetividad a la hora de seleccionar al proveedor más competitivo. Sin embargo, si usted informa oportunamente y se inhibe del proceso de selección (y nadie que dependa de usted participa en el mismo), la empresa de su hermano puede competir por el trabajo con el resto de proveedores seleccionados. Nuestros empleados realizan muchas actividades en su vida fuera de la empresa. Un conflicto de intereses surge cuando las actividades personales, sociales, económicas o políticas de un empleado pueden interferir con su lealtad u objetividad para con la empresa. Es su obligación desarrollar su actividad en la empresa de forma honesta y ética, lo que incluye manejar adecuadamente los conflictos de intereses, reales o aparentes. A veces, ello incluye evitar los conflictos de forma conjunta y exige, siempre, informar íntegramente de cualquier conflicto de intereses, real o aparente. Principales manifestaciones de conflictos de intereses Otros empleos y pertenencia a asociaciones. Si tiene otro trabajo, presta servicios o colabora como director o asesor de alguna organización competidora, cliente, o proveedora de bienes o servicios, puede surgir un conflicto real o potencial de intereses. (Lo mismo ocurre cuando se trabaja para una organización que pretende convertirse en competidor, cliente o proveedor.) Algunas de estas situaciones no están nunca permitidas: por ejemplo, trabajar o prestar servicios a cualquier persona con la que tiene relación como consecuencia de su empleo en nuestra empresa. No está permitido ningún contacto con competidores, clientes o proveedores a menos que: Obtenga la autorización por escrito de su supervisor; y Obtenga además la autorización por escrito del Departamento de Cumplimiento. Trabajos y relaciones de familiares cercanos. Las actividades laborales de familiares cercanos también pueden crear a su vez un conflicto de intereses. Si tiene conocimiento de que un familiar cercano (según la definición contenida en Otras consideraciones con respecto a los conflictos de intereses) trabaja o presta servicios para algún competidor, cliente o proveedor, o si un familiar cercano trabaja en PMI y puede ser o convertirse en un conflicto de interés a causa de sus puestos respectivos, notifíquelo diligentemente a su supervisor y al Departamento de Cumplimiento. El Departamento de Cumplimiento determinará si debe emprenderse algún tipo de acción con respecto a la situación. En general, un familiar no deberá tener relaciones comerciales con usted ni con nadie que trabaje en su unidad de El Código de Conducta de Philip Morris International 11 Conflictos de Intereses, Regalos e Invitaciones

17 Conflictos de intereses (continuación) negocio o alguien que dependa de usted, tampoco deberá supervisar directa ni indirectamente a ningún otro empleado que sea un familiar cercano. Cualquier excepción requerirá la autorización específica del Departamento de Cumplimiento. Además, deberá tener cuidado de no revelar ningún tipo de información confidencial a ningún familiar. Consejo de Administración. De forma ocasional, puede que a un empleado le pidan que forme parte del consejo de administración de otra organización. En algunos casos, esto podrá plantear conflictos de intereses, reales o aparentes, o incluso cuestiones legales. Antes de aceptar un cargo como miembro del consejo de administración de alguna organización que pudiera estar relacionada de alguna manera con nuestra actividad (incluyendo las organizaciones sin ánimo de lucro), deberá contar con la autorización por escrito del Director de Cumplimiento, quien consultará con su Departamento Legal. Inversiones. Los empleados y familiares cercanos deberán prestar especial cuidado para que sus inversiones no den lugar a conflictos de intereses, mermando la capacidad del empleado de tomar decisiones objetivas en nombre de PMI. Pueden surgir conflictos cuando se invierte en competidores, proveedores o clientes. Cualquier participación importante en un competidor, proveedor o cliente requiere la autorización previa y por escrito de su supervisor y del Director de Cumplimiento. Por participación importante se entiende cualquier participación que pudiera influir o parecer influir en su juicio. Los fondos de inversión colectiva, fondos índices y otros instrumentos de inversión en valores similares, cuando el inversor individual no tiene voz a la hora de decidir la asignación de los activos invertidos, no presentan conflictos. Algunas inversiones están prohibidas en cualquier caso: No invierta nunca en un proveedor si usted está implicado de algún modo en la selección o evaluación del proveedor, o en las negociaciones con el mismo, o en caso de supervisar a cualquiera con dicha responsabilidad; y No invierta nunca en un cliente si usted es el responsable de las relaciones con dicho cliente o supervisa a cualquiera encargado de las mismas. Normalmente, no obstante, saber si una inversión da lugar o no a un conflicto de intereses se reduce a una cuestión de sentido común. A la hora de decidir si una inversión puede dar lugar a un conflicto de intereses, hágase estas preguntas: Afectará la inversión a cualquiera de mis decisiones en la empresa? Qué le parecerá la inversión al resto de empleados de la empresa, como por ejemplo mis colegas? Pensarán que puede afectar a mi trabajo en la empresa? Qué le parecería a alguien de fuera, como un cliente, proveedor, accionista, o incluso a los medios de comunicación? El Código de Conducta de Philip Morris International 12

18 Conflictos de intereses (continuación) Otras consideraciones sobre los conflictos de intereses Familiares cercanos. Como se indica en la sección anterior, las actividades de un familiar cercano pueden dar lugar a un conflicto de intereses, real o aparente. Esto ocurre cuando la lealtad de un empleado se ve dividida, o puede parecer dividida, entre la lealtad al familiar cercano (con sus propios intereses) y la lealtad a PMI (cuyos intereses pueden ser diferentes). Un familiar cercano puede ser un marido o esposa, padres, padrastros, hijos e hijastros, hermanos, hermanastros, sobrinos, tíos, abuelos, nietos y parientes políticos. Además, la norma del familiar cercano se aplica también a las parejas de hecho (tanto si están reconocidas o no por la legislación local), a la persona con la que viva o a la persona con la que mantenga una relación sentimental. En materia de conflictos, usted no es responsable de conocer las actividades de miembros de su familia con la que no reside. Con respecto a los miembros de su familia que no viven con usted, sólo deberá preocuparse por las circunstancias que conoce. Proveedores, clientes y competidores potenciales. En lo que a conflictos de intereses se refiere, un proveedor, cliente o competidor incluye además tanto a los actuales proveedores, clientes o competidores como a los potenciales. Si usted cree que puede tener un conflicto de intereses, o que otros podrían creer posiblemente que una de las actividades o relaciones que usted mantiene entra en conflicto de intereses, deberá informar diligentemente de dicha situación por escrito al Departamento de Cumplimiento. i Existe la posibilidad de informar sobre un conflicto de intereses a través de la página de intranet de Cumplimiento de PMI. Si tiene cualquier duda sobre cómo informar, o cualquier otra cuestión relativa a un conflicto de intereses, le rogamos que se ponga en contacto con el Departamento de Cumplimiento. Aceptar regalos e invitaciones PMI tiene muchos proveedores; proveedores que son fundamentales para el éxito de nuestra empresa. Por eso, las relaciones con los proveedores y terceros con los que mantenemos relaciones comerciales deben basarse íntegramente en decisiones comerciales sólidas y en prácticas comerciales justas y equitativas. Los regalos de empresa e invitaciones pueden mejorar las relaciones, pero también dificultan la objetividad con respecto a la persona que los realiza. En resumen, los regalos e invitaciones pueden dar lugar a sus propios conflictos de intereses. En Regalos e invitaciones se incluye cualquier cosa de valor, como descuentos, préstamos, dinero en efectivo, condiciones favorables en la adquisición de cualquier producto o servicio, servicios, premios, transporte, uso de vehículos o instalaciones de vacaciones, acciones y otros valores, participación en ofertas de acciones, mejoras en el hogar, entradas y vales de regalo. La lista potencial es interminable y los anteriores constituyen meros ejemplos. El Código de Conducta de Philip Morris International 13

19 Aceptar regalos e invitaciones (continuación) NOTA: En algunas filiales, pueden aplicarse normas más restrictivas sobre los regalos e invitaciones. Los empleados de dichas filiales no deberán aceptar ningún regalo o invitación que infrinja dichas normas. Los regalos e invitaciones ofrecidos a empleados de PMI y a sus familiares cercanos se dividen en tres categorías:? P: Un representante de ventas de un proveedor le ofrece un bolígrafo de diseño que su empresa utiliza para la firma de contratos, pero hay una trampa en el regalo. Le dice que sólo puede quedarse con el bolígrafo si le ayuda a llegar al resto del departamento de Compras. Dado que el bolígrafo probablemente vale menos de 250 $, puede aceptarlo? R: No, porque se trata de un quid pro quo ; algo por algo. Sólo le dará el bolígrafo si consigue algo a cambio. Aunque pueda parecer una cuestión menor, estos acuerdos quid pro quo entran en la lista de regalos e invitaciones que son Inaceptables en cualquier caso. ACEPTABLES EN LA MAYORÍA DE LOS CASOS Algunos regalos e invitaciones son tan pequeños que no requieren autorización. Los regalos e invitaciones con un valor total igual o inferior a 250 $ de cualquier fuente en un año natural entran dentro de esta categoría (siempre que no entren dentro de la siguiente categoría: Inaceptables en cualquier caso ). Esto significa que siempre y cuando los siguientes regalos e invitaciones no superen los 250 $ de una sola fuente en un año natural, no requieren autorización: Comidas ocasionales con un socio comercial. Acontecimientos deportivos ordinarios, teatrales u otro tipo de acontecimientos culturales. Otros regalos e invitaciones razonables. De igual forma, aceptar artículos promocionales, como los bolígrafos, calendarios o tazas de café que se regalan normalmente a los clientes, no requiere autorización. INACEPTABLES EN CUALQUIER CASO Otros tipos de regalos e invitaciones son simplemente inaceptables, tanto de hecho como en apariencia, por lo que nunca están permitidos y nadie puede autorizarlos. Los empleados nunca podrán: Aceptar ningún regalo o invitación ilegal o que tenga como consecuencia una infracción de la ley. Aceptar ningún regalo en metálico o equivalente (como vales de regalo transferibles o convertibles en dinero en metálico), cheques bancarios, órdenes de pago, valores de inversión, instrumentos negociables, préstamos, acciones u opciones sobre acciones. Aceptar o solicitar nada como quid pro quo, o como parte de un acuerdo para hacer algo a cambio del regalo o invitación. Participar en ninguna invitación de mal gusto, de tipo sexual o de otro tipo, que viole nuestro compromiso de respeto mutuo. Participar en ninguna actividad que sepa que pudiera implicar que la persona que hace el regalo o invitación viola las normas de su propia empresa. El Código de Conducta de Philip Morris International 14

20 Aceptar regalos e invitaciones (continuación) PREGUNTE SIEMPRE ANTES DE ACEPTAR Para cualquier cosa que no entre dentro de las categorías anteriores, puede ser o puede ser que no esté permitido aceptar; pero necesitará la autorización por escrito de acuerdo con PMI 14-C Interacción con funcionarios gubernamentales y socios empresariales o con la actividad política. Algunos ejemplos de esta categoría incluyen los siguientes regalos e invitaciones, pagados por un proveedor o cliente actual o potencial: Regalos e invitaciones de una sola fuente con un valor total de mercado superior a 250 $ en un mismo año natural. Acontecimientos especiales, como un partido de la Copa del Mundo o de la Super Bowl (normalmente, tienen un precio superior a 250 $). Viajes o invitaciones que duren más de un día. Para determinar si un determinado regalo o invitación debería autorizarse dentro de la categoría Pregunte siempre antes de aceptar, deberá utilizarse el sentido común, además de considerar las siguientes cuestiones: Si el regalo o invitación pueden influir en su objetividad. Si existe un propósito comercial (por ejemplo, se discutirá un asunto de negocios durante el acontecimiento en cuestión). Qué clase de precedente sentaría para el resto de empleados. Cómo lo verían otros empleados o personas fuera de la empresa. Otras consideraciones sobre los regalos e invitaciones: Notificar a los proveedores y clientes. Deberá informar a todas las personas con las que mantenga o pretenda mantener relaciones comerciales de estos requisitos. Qué hacer si recibe un regalo no permitido. Deberá devolver inmediatamente cualquier regalo en metálico o equivalente (como vales de regalo transferibles o convertibles en dinero en metálico, cheques bancarios, órdenes de pago, valores de inversión, instrumentos negociables, préstamos, acciones u opciones sobre acciones). Con respecto al resto de regalos que superen el valor de los regalos Aceptables en la mayoría de los casos, si el Director de Cumplimiento determina que devolver los regalos no resulta práctico o deseable, deberá entregarlos al Director de Cumplimiento para su uso en la empresa, venta o donativo. Regalos como cuadros, equipos de escritorio o similares pueden utilizarse en su oficina de la empresa con la autorización por escrito del Director de Cumplimiento o de acuerdo con los procedimientos establecidos en su filial, si bien serán propiedad de la empresa. Si fuera conveniente, deberá enviarse una carta a la persona que hizo el regalo o invitación explicando los requisitos de la empresa con respecto a los mismos. i Si tiene preguntas o dudas con respecto a regalos e invitaciones, póngase en contacto con su supervisor o con el Departamento de Cumplimiento. Su filial puede disponer de normas adicionales. Asegúrese de que conoce todas las normas que le incumben. El Código de Conducta de Philip Morris International 15

21 Hacer regalos e invitaciones? P: Quiero hacerle un regalo especial a uno de nuestros mejores clientes para darle las gracias. Puedo conseguir entradas para algún torneo de tenis que sé que le gustaría, pero creo que va en contra de la política de su empresa aceptarlas. Si a ella le da igual dicha política, puedo regalarle las entradas? R: No. Si sabe que al darle el regalo infringirá la política de la empresa destinataria, no puede hacer dicho regalo. Debemos respetar las normas ajenas al igual que esperamos que hagan con las nuestras. Regalos e invitaciones a contactos de empresas privadas De igual forma que tenemos normas relativas a la aceptación de regalos e invitaciones (véase la sección Aceptar regalos e invitaciones de este Código), debemos tener cuidado con la forma en que los ofrecemos nosotros mismos. Las atenciones o regalos de empresa, como pequeños detalles, comidas e invitaciones para actos de ocio, son algo común en el mundo empresarial y pretenden mejorar las relaciones comerciales. Recurriendo al sentido común y a la moderación, resulta apropiado el intercambio ocasional de invitaciones o regalos razonables con contactos de empresas privadas, a menos que la empresa del destinatario prohíba dicha práctica. No ofrezca ni proporcione nunca un regalo o entretenimiento que crea que el destinatario no aceptará, ya sea por ley o por una política de la organización en la que trabaja. Hacer regalos Para hacer un regalo de más de 250 $ a un contacto de una empresa privada, deberá obtener el permiso específico previo y por escrito, de acuerdo con los procedimientos establecidos en PMI 14-C. Algunas conductas están siempre fuera de los límites, sin excepción alguna. No haga nunca un regalo, invitación o dé cualquier otra cosa de valor en los siguientes casos: Cuando sea ilegal. Cuando sepa que infringe las normas de la organización del destinatario. Cuando se trate de dinero en efectivo u otros instrumentos monetarios (como cheques bancarios o de viaje, órdenes de pago, valores de inversión o instrumentos negociables). Cuando sea de mal gusto, de tipo sexual o viole de algún otro modo nuestro compromiso de respeto mutuo. Cuando se trate de un quid pro quo (ofrecido con el fin de obtener algo a cambio). Cuando se trate de un regalo por valor superior a 1000 $, a menos que se haga en una presentación pública y se deje claro que el destinatario recibe el regalo, por ejemplo, en el marco de un programa de incentivos de ventas conocido y aceptado por la empresa del destinatario. Cuando no quede registrado convenientemente en los libros contables de la empresa. El Código de Conducta de Philip Morris International 16

22 Hacer regalos e invitaciones (continuación) Regalos a autoridades o empleados del gobierno Los regalos e invitaciones hechos a autoridades o empleados del gobierno presentan riesgos específicos. No haga nunca ningún regalo, invitación o dé cualquier otra cosa de valor a una autoridad o empleado del gobierno, cuando sea ilegal o crea que la autoridad o empleado infrinjan las normas éticas y otras normas aplicables a su conducta. Antes de hacer cualquier regalo o entretenimiento a una autoridad o empleado del gobierno, asegúrese de conocer y seguir estrictamente PMI 14-C Interacción con funcionarios gubernamentales y socios empresariales o con la actividad política. El Código de Conducta de Philip Morris International 17

23 Conducir el negocio Qué objetivos perseguimos? En todas nuestras transacciones comerciales, PMI lucha por ser honesta y justa. Competiremos fuertemente, pero de forma justa, cumpliendo con toda la legislación en materia de protección de la competencia e integridad de los mercados. Leyes de la competencia En PMI nos sometemos estrictamente a la legislación que protege los mercados de todo el mundo frente a comportamientos contrarios a la libre competencia. Las leyes de la competencia prohíben los acuerdos contra la libre competencia, como los acuerdos de establecimiento de precios y los esfuerzos por eliminar de forma desleal a los competidores Algunos aspectos relativos a las Leyes de la competencia: Las Leyes de la competencia varían en todo el mundo. En muchos países, en la Unión Europea y, en determinados casos, en estados o provincias concretos, existen leyes que prohíben el comportamiento contrario a la libre competencia. Dependiendo del lugar en el que trabaje y lleve a cabo sus actividades, podrá aplicársele una u otra legislación. Las Leyes de la competencia pueden ser aplicables fuera de su país. Las Leyes de la competencia de la mayoría de los países son aplicables a actos cometidos incluso fuera de sus fronteras. Las sanciones son severas. Las sanciones por el incumplimiento pueden ser graves. En algunos países, las personas condenadas por incumplimiento de dichas leyes, mediante, por ejemplo, el establecimiento de precios, pueden ser objeto de penas de prisión. Las sanciones administrativas también pueden llegar a ser importantes. En la UE, por ejemplo, las multas por comportamiento contrario a la libre competencia pueden llegar al diez por ciento del volumen de negocio global (en otras palabras, de la facturación). Muchos países tienen o están adoptando también duras sanciones por el incumplimiento de las leyes de la competencia, y en algunos países, los clientes y competidores pueden acudir a los tribunales para obtener daños y perjuicios y otras compensaciones. Conducting Business El comportamiento negligente puede infringir la legislación. Lo que podría parecer un contacto comercial ordinario, como una conversación durante un almuerzo con un representante de ventas de un competidor o una reunión en una asociación profesional del sector, pueden dar lugar a demandas por incumplimiento de las leyes de la competencia. Las Leyes de la competencia prohíben los acuerdos que limitan o restringen el comercio. Algunos ejemplos de acuerdos ilegales entre competidores son los acuerdos de establecimiento de precios o la colusión en procedimientos de licitación. Algunos acuerdos con los proveedores o clientes también pueden dar lugar a cuestiones relacionadas con las leyes de la competencia, en el sentido de limitarla. Lo anterior incluye cualquier acuerdo para no negociar con un cliente o proveedor ( boicot de un grupo ) o acuerdos entre un proveedor y un cliente sobre los precios de reventa reales o mínimos. El Código de Conducta de Philip Morris International 18

24 Leyes de la competencia? (continuación) P: Durante una reunión de una asociación profesional, charlé con representantes de industrias de la competencia. Un representante dijo: No sé vosotros, pero nuestros márgenes de beneficio ya no son tan buenos como solían. Otro dijo: Ojalá pudiéramos hacer algo con los grandes descuentos. Yo asentí con la cabeza, pero no dije nada. Durante las siguientes semanas, las empresas cuyos representantes estaban presentes durante la conversación aumentaron sus precios. Supuso un problema la discusión? Qué debería haber hecho? R: Sí, sin duda la discusión fue un problema. Un tribunal concluiría que todos los presentes en la conversación, tanto si dijeron algo como si no, participaron en el acuerdo de establecimiento de los precios, aunque nunca hubiera un acuerdo formal. Debido a este riesgo, si se encuentra usted presente en alguna discusión relativa a los precios con nuestros competidores, abandónela inmediatamente de forma que quede claro que la considera inadecuada, y llame lo antes posible al Departamento Legal. i PMI 05-C Defensa de la Competencia y Comercio Leal establece una norma única de ámbito mundial para el cumplimiento de la legislación de la competencia. En algunos casos, estas normas pueden ser más restrictivas que la legislación local. Debe familiarizarse con PMI 05-C y con el impacto de la misma en su trabajo. El monopolio de los mercados, o el intento de monopolizarlos, y el abuso de una posición dominante son ilegales. Algunas leyes de la competencia prohíben el monopolio o los intentos de monopolizar un mercado, mientras que otras regulan la conducta de las empresas que tienen una posición dominante. Así, por ejemplo, una empresa con una posición dominante no puede intentar impedir que otros se introduzcan en el mercado, o eliminar la competencia. Por lo general, los competidores establecen los precios para cubrir sus costes: el establecimiento de precios por debajo de los costes puede considerarse una práctica predatoria. Si hubiera una razón para establecer un precio por debajo de los costes, esta deberá ser examinada con el Departamento Legal para asegurarse de que no será considerada una práctica predatoria y de que no incumple ninguna ley. Cobrar precios distintos a clientes competidores puede ser ilegal. En la UE y otras jurisdicciones, establecer precios diferentes puede dar lugar a problemas cuando una empresa tiene una posición dominante o cuando el establecimiento de dichos precios se hace en el marco de un acuerdo con terceros. Los empleados con autoridad para establecer precios o descuentos, o diseñar programas comerciales deberán conocer el contenido de dicha legislación y consultar con el Departamento Legal, que les asesorará al respecto. i Si tiene preguntas o dudas con respecto a sus responsabilidades en el marco de las leyes de la competencia y PMI 05-C, póngase en contacto con su supervisor o con el Departamento Legal. Dirección de la empresa El Código de Conducta de Philip Morris International 19