MANUAL TECNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

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1 MANUAL TECNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS 1

2 ÍNDICE CONTENIDO PAGINA INTRODUCCION...4 DEFINICIÓN... 4 BENEFICIOS... 4 FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS... 5 Requerimientos...5 Modo de operación...5 Cómo operar la sucursal virtual de empresas?...6 SEGURIDAD...7 SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS... 7 Esquema s de seguridad de la sucursal virtual empresas...7 REGLAS DE SEGURIDAD... 9 Creación de Reglas de Seguridad...10 CAMBIO DE CLAVE Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual...14 Cambio de Clave por Decisión del Usuario...15 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA POLÍTICA DE PRIVACIDAD MÓDULO S DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS...23 MÓDULO DE AUTOGESTION Módulo de autogestión empresas...24 Módulo de autogestión usuarios...26 Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil...29 Crear y Asignar Perfil...31 Regeneración de claves...36 CONSULTAS Y REPORTES DE AUDITORIA Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria...41 Consultas de logs auditoria...42 Mis transacciones...42 ESTADO DE LAS TRANSACCIONES PREGUNTAS FRECUENTES FORMATOS DE ENTRADA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA PAGOS SAP - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE ) FORMATO CSV PARA IMPORTAR CUENTAS ) FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA - BANCOLOMBIA ) ESPECIFICACIONES DEL NUEVO FORMATO PAB:

3 5.)PAGO DE NOMINA CON BANCOLOMBIA PREPAGO (EFECTIVO SEGURO) INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE INFORMACIÓN ANEXO Clase de transacciones contenidas Códigos de estados de transacción Códigos instituciones financieras...73 FORMATOS DE SALIDA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA FORMATO ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS Archivo de movimiento por fechas Formato Extracto en Medio Magnético Formato Notas Débito y Crédito Movimiento Tarjeta de crédito Movimiento de remesas Control de presupuestos FORMATO DE SALIDA RECAUDOS Formato recaudos de salida BANCOLOMBIA Formato de salida de recaudos ASOBANCARIA FORMATO DE RESPUESTA ESTADO DE PAGOS ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS ARCHIVO DE NOVEDADES MONETARIAS Registro de Control de Lote Registro Detalle de Transacciones Registro de Documentos (opcional) FORMATO ARCHIVOS DE ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS Archivo establecimientos afiliados FORMATO ARCHIVOS DE CUENTA CENTRALIZADORA FORMATO ARCHIVOS DE CREDITO PRIVADO ANEXOS Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA Tabla de códigos de respuestas de Pagos Clase de tra nsacciones contenidas

4 INTRODUCCION La Nueva Sucursal Virtual Empresas le permite manejar mejor su negocio y esta desarrollada para facilitarle el desempeño y la eficiencia en el manejo de la Tesorería y su relación con BANCOLOMBIA. Tenemos módulos de seguridad que se adaptan a sus especificaciones y métodos, los mejores recursos para que usted pueda hacer todo, absolutamente todo lo que hace y mas de una manera fácil y rápida. Esta nueva Sucursal Virtual Empresas esta diseñada para todo tipo de empresas, para usted, para mi y para todos los que tenemos en nuestra mente la eficiencia. DEFINICIÓN Servicio a través de Internet mediante el cual una empresa puede manejar integralmente su tesorería las 24 horas del día, los 7 días de la semana, 365 días del año, desde cualquier lugar del mundo, con la más alta tecnología en seguridad y calidad. BENEFICIOS Permite conectarse al Banco las 24 horas al día, los 7 días a la semana, desde cualquier computador que tenga acceso a Internet. Soporte gratuito a través de la Línea de Atención al Cliente. Esquema de seguridades delimitando funciones por usuario, cuenta y tipo de operación. Se cuenta con 3 esquemas de seguridad, diseñados para dar solución ágil y practica para cada tipo de organización. Presentación de las cuentas de manera consolidada. Facilidad de manejo. Bajos requerimientos técnicos. No requiere instalaciones especiales de software. Fácil capacitación con la ayuda del DEMO y el Manual para los usuarios finales. Facilidad para estructurar archivos de pagos, sin necesidad de elaborar archivos planos previamente. Administración de usuarios y de notificaciones por medio de correo electrónico tanto a usuarios del sistema como a usuarios externos (proveedores y empleados). 4

5 Facilidad administrativa al tener Macro-perfiles (tesorería, nomina, recaudos, pagos, etc). Vista de consultas consolidadas y en detalle. Visión global y especifica de la posición financiera de la empresa. Permite almacenar modelos de lotes de pagos. Agilidad y eficiencia, ya que se pueden consultar, editar o eliminar lotes de pagos ya estructurados. Esquema de validación en la aplicación de pagos: cuenta destino y monto (Transacciones duplicadas) Eficiente manejo de grupos económicos, permitiendo consultar cuentas de otras empresas, con previa autorización de la empresa dueña de las cuentas. Consulta de transacciones y reportajes de auditoria. Funcionalidad de búsqueda por usuarios, tipo de transacción, rango de fechas, montos, etc. No requiere de equipos con especificaciones altas de Hardware. Eficiente manejo de programación de operaciones, definiendo el número de repeticiones y la frecuencia. FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS Requerimientos Para operar el servicio de Banca Virtual se requiere tener instalados o configurados los siguientes elementos: Conexión de Internet para establecer la conexión entre su computador personal y el servidor del Banco. Navegador de Internet o Browser Microsoft Internet Explorer 5.0 o mayor, con nivel de cifrado de 128 bits. Si el nivel de cifrado es inferior a 128 Bits (40 o 56 Bits) requerirá hacer una actualización para poder acceder al servicio. Resolución de video de 800*600 píxeles con 256 colores es la recomendada para una mejor visualización del servicio. (ideal en 1024 * 768) Sistema Operativo Windows 95, 98, NT, Milenium y XP. (Por ahora no se soporta MAC) Modo de operación El modo de operación de la Sucursal Virtual Empresas es en línea con el servidor del Banco, para tal efecto cuenta con un sistema que permite acceder la base de datos de la entidad tanto para solicitar información como para ordenar operaciones bancarias. El tiempo de conexión o utilización se vera reducido al tiempo que se requiera para transferir información en cualquier sentido y dependerá del volumen de información (numero de transacciones u operaciones) y de la velocidad de transferencia que permita su canal dedicado a internet. 1 1 Para una mejor conectividad le recomendamos utilizar un proveedor de internet que le garantice un buen canal. 5

6 Cómo operar la sucursal virtual de empresas? Para disponer del servicio, a través del navegador de internet debe ubicar el home page o pagina principal del Banco y dirigirse a la sección de Empresas cuya dirección es donde se debe de direccionar al campo de Transacciones y dar clic. Esta operación lo lleva a la pantalla de Inicio de sección, donde debe de ingresar el NIT de la empresa, su número de cédula y su clave personal, luego presione Aceptar. Para altos volúmenes le recomendamos un canal de banda ancha. (128, 256) 6

7 SEGURIDAD SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS Esquemas de seguridad de la sucursal virtual empresas La nueva Sucursal Virtual Empresas ofrece la posibilidad a las empresas de escoger entre 3 diferentes esquemas de seguridad, aquel que se ajusta mejor a su estructura administrativa y a sus necesidades de control. A continuación se presenta un gráfico de los cada uno de los esquema y se explica brevemente cada esquema a que tipo de seguridad se ajusta mejor, debido a las implicaciones operativas que requiere. ADMINISTRACIÓN DELEGADA CONTROL DUAL SÚPER USUARIO MODULO ADMINISTRATIVO AMBOS MÓDULOS AMBOS MÓDULOS Administrador Preparador Usuario Dual 1 Súper Usuario Solo puede preparar acciones Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2 para transacciones monetarios administrativas Administrador Aprobador Solo puede aprobar acciones administrativas Acceso a ambos módulos. Puede realizar acciones administrativas o transaccionales sin necesidad de aprobación MODULO TRANSACCIONAL AMBOS MÓDULOS MODULO TRANSACCIONAL Transaccional 1 Usuario Dual 2 Usuario Dual 1 Ingresa solo al modulo transaccional. Prepara o aprueba tanto Prepara o aprueba tanto transacciones como transacciones como acciones Prepara o aprueba transacciones. Requiere acciones administrativas. administrativas. Requiere del 2 de un 2 para transacciones monetarias o Requiere del 2 para transacciones monetarios para transacciones monetarios o administrativas o administrativas administrativas Transaccional 2 Ingresa solo al modulo transaccional. Prepara o aprueba transacciones. Requiere de un 2 para transacciones monetarias o administrativas Administración delegada 7

8 Empresa Objetivo: Ideal para empresas con una estructura funcional donde están claramente separadas los departamentos administrativos y de seguridad, de los áreas encargadas de la tesorería. Este esquema requiere como mínimo de 2 usuarios que administren las seguridades, los perfiles de usuarios y los productos disponibles y otros 2 usuarios que realicen las operaciones de consulta y transaccionales de la tesorería. Esquema de funcionamiento: Se basa en dividir totalmente las funciones administrativas de las transaccionales, para lo cual se requiere 4 usuarios como mínimo: ADMINISTRACIÓN DELEGADA MÓDULO ADMINISTRATIVO Administrador Preparador Sólo puede preparar acciones administrativas Administrador Aprobador Sólo puede aprobar acciones administrativas MÓDULO TRANSACCIONAL Transaccional Preparador Sólo puede preparar transacciones Transaccional Aprobador Sólo puede aprobar transacciones Control Dual Empresa Objetivo: Ideal para empresas que manejas su tesorería con la regla de seguridad base, que consiste en que una transacción para ejecutarse en el Banco debe ser preparada y aprobado por usuarios diferentes. Las funciones que cada usuario tendrá sobre el sistema se definen a través de un completo menú que da autorización a todas las funcionalidades de la Sucursal Virtual Empresas. Esquema de funcionamiento: Se basa en la participación de 2 usuarios en cada transacción monetaria para minimizar el riesgo. CONTROL DUAL AMBOS MÓDULO S Usuario Dual 1 8

9 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2 para transacciones monetarios o administrativas AMBOS MÓDULO S Usuario Dual 2 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2 para transacciones monetarios o administrativas Súper Usuario: Empresa Objetivo: Ideal para empresas que deseen tener usuarios que puedan realizar operaciones sin necesidad de aprobación. Pero que al mismo tiempo puedan crear usuarios que operen bajo el esquema de control dual. Son empresa con una alta flexibilidad, y estructuras operativas livianas, ya que con un único usuario la empresa puede comenzar a manejar toda su tesorería. Esquema de funcionamiento: Se base en que el Súper Usuario puede realizar cualquier operación, incluso creando otros usuarios para el sistema sin aprobaciones de otros usuarios SUPER USUARIO AMBOS MÓDULO S Súper Usuario Acceso a ambos módulos. Puede realizar acciones administrativas o transaccionales sin necesidad de aprobación MÓDULO TRANSACCIONAL Usuario Transaccional Ingresa sólo al Módulo transaccional. Prepara o aprueba transacciones. Requiere de un 2 para transacciones monetarias o administrativas REGLAS DE SEGURIDAD 9

10 Las reglas de seguridad son instrucciones permanentes que se le dan al sistema para que aplique ciertos procedimientos durante la aprobación de una transacción específica. Las reglas las define la empresa afiliada al servicio de Sucursal Virtual Empresas, de acuerdo a sus políticas o su percepción del riego para ese tipo de transacción. La definición de una regla consta de dos partes: Especificación de las condiciones (características de la transacción) para las que aplica y la regla que debe aplicar el sistema: La especificación de las condiciones se hace estableciendo el tipo de transacción (ej. pago a terceros), las cuentas de origen de los fondos (ej. TODAS), y el rango de montos de la transacción. La especificación de la regla: incluye el número de aprobadores que deben participar, si se requieren aprobadores (nombres) específicos para aprobarla y el horario en el cual estas transacciones pueden ser ejecutadas. La funcionalidad de administración de reglas de seguridad permiten crear, editar y eliminar reglas específicas de negocio que el sistema aplica en el manejo y ejecución de transacciones. De esta manera la empresa afiliada al servicio cuenta con libertad para definir que reglas de negocio se deben utilizar al ejecutar los diversos tipos de transacciones que soporta el sistema. No hay limites específicos en cuanto al número de reglas de seguridad que una empresa afiliada al servicio puede definir en el sistema. El sistema cuenta con una regla base (default) incorporada. El sistema empleará siempre la regla base durante la ejecución de transacciones de riesgo para las cuales la empresa afiliada no ha definido una regla de seguridad específica. Como transacciones de riesgo, el sistema considera todas aquellas transacciones que implican movimientos de dinero, o obligaciones para mover dinero, en el presente o en el futuro. Por lo tanto, todos los pagos y transferencias están sujetos a esta regla. La regla base exige de la aprobación de un usuario con privilegios suficientes para el tipo de transacción y rango de montos definido para la ejecutar la transacción en cuestión, excepto cuando el usuario que prepara y envía la transacción sea un súper-usuario. Las funciones de administración de reglas de seguridad que soporta el sistema de Sucursal Virtual Empresas son: Creación Reglas de Seguridad Edición de Reglas de Seguridad Eliminación de Reglas de Seguridad Creación de Reglas de Seguridad El proceso de creación de reglas de seguridad está compuesto por las siguientes tareas. Ingreso de la Regla de Seguridad 10

11 Procesamiento Inicial de la Orden de Creación de la Regla Aprobaciones y Procesamiento Definitivo de la Orden El proceso de reglas de seguridad exige que todas las etapas mencionadas antes se lleven a cabo para que la regla sea efectivamente creada en el sistema. Si el proceso es abortado en alguna de sus etapas intermedias el sistema ignorará la orden y eliminará los datos ingresados del sistema. La tabla de reglas de seguridad mostrará para cada regla definida en el sistema: Nombre de la Regla Estado 2 o Siendo preparada o Pendiente de aprobación o Rechazada o Ejecutada o En ejecución o Aprobada o Abortada por error o Estado sin determinar o Ejecutada con novedades Transacción Aplicable o Apertura Inversión Virtual o Abono A Créditos o Desembolsar Credipagos Virtual o Pagar Tarjetas De Crédito o Programar Pago De Tarjetas De Crédito o Trasferencias a BANCOLOMBIA o Trasferencias a Conavi o Programar Transferencias o Pagar nominas o proveedores (pagos manuales o con archivos planos) o Pagar A Terceros o Enviar archivos al Banco o Recibir de archivos del Banco o Pagar facturas Rango de Montos Aplicable 2 La descripción de las transacciones que se ejecutan en el sistema se describen en Estado De Las Transacciones, Pág

12 La tabla mostrará en negrilla aquellas reglas para las cuales hay tareas de administración pendientes (aprobación o rechazo de la última acción administrativa). Adicionalmente, frente a cada regla habilitada, el sistema ofrece las opciones: editar regla de seguridad eliminar regla de seguridad Para crear una regla, el usuario administrador preparador o súper-usuario podrá hacer clic en la opción Crear Regla de Seguridad en el menú principal o en el botón crear en la página de Estado de Reglas de Seguridad. Para crear la regla de seguridad se debe ingresar la siguiente información: Nombre de la Regla Transacción para la que aplica Cuentas para las que aplica (para cuentas de origen propio) Rango de Montos para los que aplica Regla de Seguridad Asignada El rango de fechas efectivas para los cuales aplicará la regla. Adicionalmente, dependiendo de la regla definida la persona tendría que especificar: Usuarios Aprobadores Específicos Operador lógico aplicable (Y/O) Las opciones de asignación de reglas de seguridad serán: La transacción requiere de 1 Aprobador con privilegios en cuanto al tipo de transacción y montos especificado La transacción requiere de 2 Aprobadores con privilegios en cuanto al tipo de transacción y montos especificado La transacción requiere de Aprobadores Específicos. En este caso el usuario podrá utilizar los campos de asignación de usuarios aprobadores específicos para definir la cantidad de aprobadores requeridos (máximo 3) y el procedimiento de aprobación, así: o Aprobador A o Aprobador A y B o Aprobador A, B Y C o Aprobador A o B o Aprobador A o B o C o Aprobador A y B o Aprobador A y B o C o Aprobador A o B y C Donde A, B y C representan los nombres de usuario de los usuarios específicos asignados, los cuales deberán contar con privilegios de aprobación suficientes para transacciones del tipo y rango de montos especificados. 12

13 Una vez ingresados los datos de especificación de la regla y que el cliente haga clic en enviar, el sistema verifica y valida la información ingresada de la siguiente forma: Los datos ingresados en cada campo respecto al tipo y longitud de los mismos. El nombre de la regla no existe para la empresa afiliada en cuestión. No se presentan redundancias con otras reglas (no hay otra regla que aplique a la misma transacción, para una o mas de las cuenta definidas y para montos dentro del rango definido) en al especificación de la regla. Si el usuario no ingresa fechas en los campos de fecha efectivas de aplicación de la regla, el sistema asumirá que esta es de aplicación inmediata y nunca expira. En caso de que la verificación no sea exitosa por el no cumplimiento de una o mas de las condiciones de verificación enunciadas arriba, el sistema procederá de la siguiente forma: Volverá a presentar al usuario la página de creación de reglas de seguridad prediligenciada, solicitándole al usuario cambiar el nombre de la regla, y/o Solicitará al usuario editar los datos correspondientes a los campos en los que detectaron problemas, especificándole el tipo de información que se debe ingresar en cada campo rechazado, y/o Solicitará al usuario cambiar la especificación de la regla, informándole el nombre y la especificación de la regla con la cual existe conflicto. Si la validación es exitosa, el sistema presentará al usuario una página de confirmación, presentando los datos ingresados en formato de presentación (sólo lectura). 13

14 CAMBIO DE CLAVE La funcionalidad de cambio de clave permite a los usuarios transaccionales o administrativos que ya están operando el sistema cambiar su clave de acceso al sistema. Con el fin de incrementar la seguridad, el sistema exigirá cambiar la clave a todos los usuarios cada 30 días calendario. El usuario podrá realizar el cambios de clave en la Sucursal Virtual Empresas por el Módulo de Información Usuario Actualizar datos y clave. Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual Cada vez que un usuario ingresa al sistema y es autenticado, el sistema verificará en los registros del mismo la fecha del último cambio de clave. Si el sistema detecta que han 14

15 transcurrido mas de 30 días desde el último cambio de clave, el sistema presentará automáticamente la página de cambio de clave. Todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación y en los banners estarán deshabilitados, exceptuando la opción Salir en el menú principal que le permitirá al usuario abortar el proceso de cambio de clave y salir del sistema. Para cambiar la clave, el usuario deberá ingresar la clave actual, la nueva clave y la confirmación de la nueva clave. Una vez el usuario hace clic en Enviar, el sistema verificará que la nueva clave y su confirmación coincidan. Si no coinciden presentará nuevamente la página de cambio de clave con un mensaje de error solicitándole que ingrese nuevamente los datos. Si la confirmación es positiva, el sistema enviará una orden de cambio de clave al host del banco. La orden de transacción al banco incluye: Número de afiliación de la empresa Identificación de usuario Clave Actual Nueva Clave El banco verificará y autenticará la clave actual ingresada por el usuario. El banco deberá verificar que la nueva clave cumpla con las políticas de seguridad del banco: Longitud de 8 caracteres. Sean Alfanuméricas (comenzando por letras) No hayan sido utilizadas como clave para ese usuario en las pasadas 3 ocasiones en las que se le solicito cambiar la clave. Cambio de Clave por Decisión del Usuario Los usuarios podrán cambiar su clave en cualquier momento. Para acceder a la función de cambio de clave, el usuario debe hacer clic en la funcionalidad Cambio de Clave en el menú principal, el sistema presentará al usuario la pantalla de cambio de clave. En este caso todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación o en los banners, estarán habilitadas. El usuario podrá cancelar el proceso de cambio de clave haciendo clic en cualquier opción y seleccionando otra funcionalidad disponible en el sistema. El procedimiento de clave se ejecutará según se describió para el caso anterior (Cambio de Clave por Expiración de Clave Actual) 15

16 Se debe tener en cuenta que los campos de Nombre. Apellido, Fecha de nacimiento, no pueden ser modificados por el usuario. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD Controles en procesos Seguridad y privacidad de su información El acceso a los servicios disponibles en Internet, es protegido con tecnología de Firewalls, los cuales son mecanismos de seguridad que analizan las conexiones externas y permiten el ingreso sólo a aquellas que cuentan con la autorización requerida, haciendo que se establezca sólo la comunicación entre conexiones aprobadas y bajo las condiciones permitidas. Toda las transacciones y consultas realizadas a través de la Sucursal Virtual Empresas, es protegida con tecnología SSL (Secure Socket Layers). De esta manera, una vez que usted se conecta con una página segura, toda la información que viaja entre su navegador y nuestro sitio Web es encriptada con el nivel mas alto, según lo permita su navegador. Esto significa que su información no podrá ser observada por un tercero cuando está utilizando nuestros servicios en línea. 16

17 Para garantizar la autenticidad de la Sucursal Virtual Empresas, existe una certificación que permite que nuestros clientes puedan verificar e identificar en cualquier momento que realmente están interactuando con nuestro sitio web. Autenticación de Usuarios En cada sesión establecida con nuestro sitio web, nuestros clientes son identificados con un nombre de usuario y una contraseña, este proceso permite determinar la identidad de la persona que está realizando la conexión. El abandono de una sesión se da de manera inmediata cuando se presiona la opción de Salida o cuando la aplicación detecta inactividad por un período de tiempo de prudente. La custodia de esta contraseña es de total responsabilidad de nuestros clientes y es por ello que recomendamos que sea memorizada y no sea divulgada por ningún motivo. Desconexión segura El sistema terminará la sesión del usuario si no detecta actividad durante 7 minutos continuos. El sistema presentará un mensaje al usuario luego de detectar inactividad por 5 minutos continuos, dejándole saber que cerrará la sesión durante los próximos 2 minutos. Si el sistema no detecta actividad durante los 2 minutos siguientes a la emisión del mensaje de aviso, se dará por terminada la sesión. Control del tiempo de procesamiento El Sistema de Administración de Seguridad y usuarios controla la comunicación de acuerdo con unos tiempos máximos de procesamiento o timeouts. Cuando en el proceso de comunicación se excede el tiempo establecido, el sistema presentará un mensaje de error al usuario final, indicando que no ha recibido respuesta del host del banco o de cualquiera de los servicios involucrados en la ejecución de las tareas. Este mensaje de error estará acompañado de los procesos de roll-back de la tarea requeridos para conservar la integridad del sistema. Registros de eventos y reportes de auditoria El Sistema de Administración de Seguridad registrará en archivos de log de auditoria todas las operaciones realizadas por todos los usuarios, módulos y sistemas afiliados a sus servicios. Estos logs podrán ser consultados por usuarios con privilegios adecuados. Para efectos de análisis de este documento, el lector deberá tener en cuenta que el sistema registrará en logs de auditoria, para todas la funcionalidades descritas, todos los usuarios del sistema y todos lo módulos del sistema (Seguridad, Pagos en Lote y Transacciones), cualquier tipo de actividad realizada por el usuario, incluyendo: Ingreso al sistema Navegación dentro del sistema Operaciones de consulta 17

18 Ingreso de ordenes, instrucciones o transacciones o Abortados o Cancelados o Aprobados o Rechazados o Ejecutados Transmisión interna de Datos La transmisión de datos entre los servidores de Sucursal Virtual Empresas y el Sistema Central del banco se hace a través de canales dedicados, protegiendo la información con métodos de encriptación 3DES SHA1 desde la base de datos donde se almacenan los datos hasta el Sistema Central. Para transacciones definidas como de alto riesgo tales como pagos a terceros o pagos en lote, pago de nómina y pagos a proveedores, se utilizará un algoritmo de encriptación llamado MD5, el cual protege especialmente los datos transmitidos a fin de garantizar la integridad y confidencialidad durante su envío desde los servidores de origen y su recepción en el Sistema Central. Requerimientos de Acceso al Sistema Los requerimientos mínimos para poder acceder a los servicios y funcionalidades del sistema de administración de seguridad y usuarios son: Ser un usuario administrador preparador, administrador aprobador o el súper-usuario para la empresa afiliada al servicio y adicionalmente contar con: Número de Afiliación de la empresa Identificación de Usuario. Clave Un browser que soporte encriptación de 128 bits y html 4.2. Todos los usuarios del sistema accederán al sistema a través de una única pantalla de ingreso por banco. Luego de que el usuario ha sido autenticado positivamente, el sistema presentará al usuario la pagina principal definida para su perfil y tipo de afiliación: Usuarios Súper-Usuarios: Página de Estado de en Proceso Usuarios Administradores Preparadores: Página de Estado de Usuarios Preparación Usuarios Administradores Aprobadores: Página de Estado de Usuarios Aprobadores Usuarios Transaccionales (Preparadores y Aprobadores): Página de Estado de Transacciones. 18

19 El menú principal del sistema será único para cada usuario; y dará acceso sólo para aquellas opciones y funcionalidades para las cuales se le ha asignado privilegios. Navegadores recomendados Con el fin de que usted pueda disfrutar de toda la funcionalidad ofrecida por la Sucursal Virtual Empresas, es recomendable que emplee las versiones 6.0 de los navegadores Internet Explorer o Netscape. Si no cuenta con estas versiones, podrá descargarlos de manera gratuita desde Internet. Igualmente esto le permitirá emplear la máxima capacidad de encriptación proporcionada por nuestro sitio. Acceso a la funcionalidad Los usuarios accederán a la página de login del sistema de Sucursal Virtual Empresas a través del home de empresas de BANCOLOMBIA. Flujo de Proceso Cada vez que un usuario ingresa al sistema, el sistema solicitará al usuario los datos de ingreso: Número de Afiliación de la Empresa Identificación de Usuario Clave Una vez que el usuario ingresa los datos y hace clic en Continuar, el sistema verificará que los valores ingresados en los campo Número de Afiliación de la Empresa y Identificación de Usuario corresponden a alguno de los registros de usuarios en las bases de datos del sistema. El sistema verificará únicamente aquellos registros en la base de datos correspondientes al número de afiliación de la empresa suministrado. Si el registro no existe, el sistema volverá a presentar la página de login, la cual incluirá un mensaje de error solicitando al usuario ingresar nuevamente sus datos de login. El sistema contará el numero de veces que la transacción resulta fallida por esta causa y bloqueará al usuario a la tercera vez consecutiva que se presente este tipo de error. 3 Después de realizado el bloqueo, el usuario para poder obtener de nuevo el ingreso a la Sucursal Virtual Empresas debe de realizar el proceso de regeneración de clave por el Modulo de Autogestión, donde deberá de seguir los pasos solicitados. Además, el usuario después de realizado el proceso satisfactoriamente debe de esperar a que el usuario administrador le asigne un rol, para luego ser activado. 4 3 El usuario sólo podrá ser desbloqueado por los usuarios administradores. 4 Para observar los pasos y la información, favor ver Regeneración de Clave en las paginas 35 a

20 SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA Para BANCOLOMBIA uno de los activos más valiosos es la información. Es por eso que nos preocupamos por asegurar la confidencialidad e integridad de las transacciones y de toda la información que nos suministran nuestros clientes a través de los diferentes medios electrónicos. Somos sensibles con el compromiso que hemos adquirido en la custodia de la información de nuestros clientes y con este fin hemos establecido normas y Políticas de Seguridad a lo largo de toda la infraestructura tecnológica para proteger apropiadamente la información involucrada tanto en los procesos internos como los externos. Así mismo las Políticas y las herramientas de seguridad son concebidas en un ámbito dinámico, para que puedan ser ajustadas rápidamente a los cambios que sufre la Tecnología de la Información y prevenir la exposición a los riesgos. La Sucursal Virtual BANCOLOMBIA cuenta con estándares de seguridad, aceptados y probados en la industria, que nos permiten brindar a nuestros clientes la tranquilidad y confiabilidad que ellos necesitan. Vigilancia permanente Se han establecido mecanismos de vigilancia permanente que nos permiten monitorear y detectar en un momento dado, los intentos de acceso no permitidos que pueden atentar contra la estabilidad de la Infraestructura Tecnológica, evitando que se violen los sistemas de seguridad. Frecuentemente BANCOLOMBIA realiza evaluaciones de seguridad a sus plataformas tecnológicas contando con el apoyo de firmas de gran reconocimiento internacional que analizan los servicios disponibles simulando ataques reales. Esta estrategia se conoce como Programa de Ethical Hacking. Como conservamos segura su información BANCOLOMBIA emplea un amplio rango de métodos de seguridad para el cuidado de su información, dentro de ellos: Seguridad física de los sistemas de almacenamiento de datos. Frecuente destrucción de los documentos temporales y no requeridos. Sistemas de procesamiento de datos seguros que emplean avanzados equipos de cómputo y programas que protegen su información. Encripción de datos. Uso de perfiles (usuarios, contraseñas y permisos) de acceso por parte de todos los empleados que administran la información bancaria. Políticas de cambio frecuente de contraseñas. 20