USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS

Transcripción

1 USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. Introducir funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: Nombre _función (argumento 1; argumento 2;...; argumento N) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C 8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo = Autosuma y funciones más frecuentes Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida que

2 Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx. (Obtiene el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón. Insertar función Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos Introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas Elegir la opción Insertar función. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

3 Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

4 En el recuadro Número 1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número 2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5). Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma ((A1+A3) ;(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4);B3), esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor

5 máximo. Excel realizará primero la suma SUMA (A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3. Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

6

7 Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

8 Funciones de búsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

9 Funciones financieras Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

10

11 Controlar errores en funciones Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos. Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO (A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo # NOMBRE?. Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas. Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú. En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú. Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección. La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

12 Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es que hay más de uno. Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está. El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula. Otras herramientas de Auditoría de fórmulas En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles. - Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula. - Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula. También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores... - Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes. - Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados. - La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas Enlazando y consolidando hojas de trabajo Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas. Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

13 No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc. Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula. IMPORTAR DATOS DESDE UNA BASE DE DATOS El objetivo de esta sección es conectarse a un origen de datos externo e importar datos en Excel para realizar un análisis más exhaustivo. Empecemos por descargar algunos datos de Internet. Los datos describen medallas olímpicas y son parte de una base de datos de Microsoft Access. Haga clic en los siguientes vínculos para descargar los archivos que usaremos durante esta serie de tutoriales. Descargue cada uno de los cuatro archivos a una ubicación que sea fácilmente accesible, como Descargas o Mis documentos, o en una carpeta nueva que cree: > OlympicMedals.accdb base de datos de Access > OlympicSports.xlsx libro de Excel > Population.xlsx libro de Excel > DiscImage_table.xlsx libro de Excel En Excel, abra un libro vacío. Haga clic en DATOS > Obtener datos externos > Desde Access. La cinta de opciones se ajusta dinámicamente en función del ancho del libro, de modo que los comandos de la cinta pueden ser levemente diferentes a los de las pantallas siguientes. La primera pantalla muestra la cinta de opciones cuando un libro es extenso, la segunda imagen muestra un libro que ha cambiado de tamaño para ocupar solo una parte de la pantalla.

14 IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS Importar datos desde Access con una cinta de opciones pequeña Seleccione el archivo OlympicMedals.accdb que descargó y haga clic en Abrir. Aparece la siguiente ventana Seleccionar tabla, que muestra las tablas de la base de datos. Las tablas de la base de datos son similares a las hojas de cálculo o las tablas de Excel. Active la casilla Activar selección de varias tablas y seleccione todas las tablas. A continuación, haga clic en Aceptar.

15 Seleccione la ventana de tablas Aparece la ventana Importar datos. NOTA Observe la casilla de la parte inferior de la ventana que permite Agregar estos datos al modelo de datos y que se muestra en la siguiente pantalla. Cuando importa o trabaja con dos o más tablas al mismo tiempo, se crea un modelo de datos de forma automática. Un modelo de datos integra tablas, lo que permite realizar un análisis exhaustivo con tablas dinámicas, PowerPivot y POWER View. Al importar tablas de una base de datos, las relaciones existentes entre estas en la base de datos se usan para crear el modelo de datos en Excel. El modelo de datos es transparente en Excel, pero puede visualizarlo y modificarlo directamente mediante el complemento PowerPivot. El modelo de datos se describe con más detalles más adelante en este tutorial. Seleccione la opción Informe de tabla dinámica, que permite importar las tablas en Excel y prepara una tabla dinámica para analizar las tablas importadas. A continuación, haga clic en Aceptar. Ventana Importar datos

16 Una vez importados los datos, se crea una tabla dinámica con las tablas importadas. Tabla dinámica en blanco Con los datos importados en Excel y el modelo de datos creado automáticamente, ya estará listo para explorar los datos. Explorar datos con una tabla dinámica Explorar datos importados es sencillo mediante una tabla dinámica. En una tabla dinámica, arrastre los campos (parecidos a las columnas de Excel) de las tablas (como las tablas que acaba de importar de la base de datos de Access) a distintas áreas de la tabla dinámica para ajustar el modo en que se presentan los datos. Una tabla dinámica tiene cuatro áreas: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES.

17 Las cuatro áreas de Campos de tabla dinámica Puede que se requieran varias pruebas para determinar a qué área se debe arrastrar un campo. Puede arrastrar todos los campos que quiera a las tablas hasta que la tabla dinámica presente los datos del modo en que desea verlos. No dude en probar arrastrar campos a diferentes áreas de la tabla dinámica; los datos subyacentes no se ven afectados cuando arrastra campos a una tabla dinámica. Vamos a explorar los datos de medallas olímpicas en la tabla dinámica, comenzando por los medallistas olímpicos organizados por disciplina, tipo de medalla y país o región del atleta. A continuación, desde la tabla Disciplinas, arrastre Disciplina hasta el área FILAS. Vamos a filtrar Disciplinas para mostrar sólo cinco deportes: tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Esto se puede hacer desde dentro del área Campos de tabla dinámica, o desde el filtro Etiquetas de fila de la propia tabla dinámica. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para asegurarse de que la tabla dinámica de Excel esté seleccionada. En la lista Campos de tabla dinámica, donde la tabla Disciplinas está expandida, pase el cursor sobre el campo Disciplina para que aparezca una flecha desplegable en la parte derecha. Haga clic en el menú desplegable, luego en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar. O bien, en la sección Etiquetas de fila de la tabla dinámica, haga clic en el menú desplegable que se encuentra al lado de Etiquetas de fila, haga clic en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar. En Campos de tabla dinámica, en la tabla Medallas, arrastre Medalla al área VALORES. Puesto que los valores deben ser numéricos, Excel cambia automáticamente Medalla a Recuento de medallas. En la tabla Medallas, seleccione Medalla nuevamente y arrástrela al área FILTROS. Vamos a filtrar la tabla dinámica con el fin de que muestre solo los países o las regiones con más de 90 medallas. Para ello, proceda de la siguiente manera. En la tabla dinámica, haga clic en la lista desplegable situada a la derecha de Etiquetas de columna.

18 Seleccione Filtros de valor y luego Mayor que... Escriba 90 en el último campo (a la derecha). Haga clic en Aceptar. Ventana Filtro de valor La tabla dinámica es similar a la de la pantalla siguiente. Tabla dinámica actualizada Con poco trabajo, ahora dispone de una tabla dinámica básica que incluye campos de tres tablas distintas. Lo que ha facilitado tanto esta tarea fueron las relaciones ya existentes entre las tablas. Dado que existían relaciones de tabla en la base de datos de origen y que importó todas las tablas en una sola operación, Excel pudo volver a crear esas relaciones en el modelo de datos. Sin embargo, qué sucede si los datos provienen de orígenes distintos o se importan más adelante? Normalmente, puede crear relaciones con datos nuevos según las columnas coincidentes. En el paso siguiente, importará tablas adicionales y aprenderá cómo crear relaciones nuevas. IMPORTAR DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Ahora vamos a importar datos desde otro origen, esta vez desde un libro existente, y, a continuación, especificar las relaciones entre nuestros datos existentes y los datos nuevos. Las relaciones le permiten analizar colecciones de datos en Excel y crear visualizaciones interesantes e inversivas de los datos que importa.

19 Empecemos creando una hoja de cálculo en blanco, para luego importar datos de un libro de Excel. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y nómbrela Deportes. Vaya a la carpeta que contiene los archivos de datos de muestra descargados y abra OlympicSports.xlsx. Seleccione y copie los datos en Hoja 1. Si selecciona una celda con datos, como, por ejemplo, la celda A1, puede presionar Ctrl + A para seleccionar todos los datos adyacentes. Cierre el libro OlympicSports.xlsx. En la hoja de cálculo Deportes, coloque el cursor en la celda A1 y pegue los datos. Con los datos aún resaltados, presione Ctrl + T para darles formato de tabla. También puede aplicar formato de tabla a los datos desde la cinta de opciones seleccionando INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que aparece, tal como se muestra aquí. Ventana Crear tabla Aplicar formato a los datos como una tabla tiene muchas ventajas. Puede asignar un nombre a una tabla, lo que hace que sea fácil identificar. También puede establecer relaciones entre tablas, lo que permite la exploración y el análisis en tablas dinámicas, PowerPivot y POWER View. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el Nombre de la tabla y escriba Deportes. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

20 Nombrar una tabla en Excel Guarde el libro. Importar datos con la función copiar y pegar Ahora que hemos importado datos de un libro de Excel, vamos a importar datos de una tabla de una página web o de cualquier otra fuente de la que podamos copiar y pegar en Excel. En los pasos siguientes, agregará las ciudades anfitrionas de los Juegos Olímpicos de una tabla. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y asígnele el nombre Anfitriones. En Excel, coloque el cursor en la celda A1 de la hoja de cálculo Anfitriones y pegue los datos. Aplique formato de tabla a los datos. Como se ha descrito anteriormente en este tutorial, para dar formato de tabla a los datos, debe presionar Ctrl + T o hacer clic en INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que aparece. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el campo Nombre de la tabla y escriba Anfitriones. Seleccione la columna Edición y, desde la pestaña INICIO, dele el formato Número con 0 posiciones decimales. Guarde el libro. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

21 Libro de Excel con la tabla Anfitriones importada Ahora que tiene un libro de Excel con tablas, puede crear relaciones entre ellas. La creación de relaciones entre tablas le permite mezclar los datos de las dos tablas. Crear una relación entre datos importados Puede comenzar inmediatamente usando campos de las tablas importadas en la tabla dinámica. Si Excel no puede determinar cómo incorporar un campo a una tabla dinámica, se debe establecer una relación con el modelo de datos existente. En los pasos siguientes, aprenderá a crear una relación entre los datos importados de orígenes diferentes. En Hoja 1, en la parte superior de Campos de tabla dinámica, haga clic en Todas para ver la lista completa de tablas disponibles, tal como se muestra en la pantalla siguiente.

22 Haga clic en Todas en Campos de tabla dinámica para mostrar todas las tablas disponibles. Desplácese por la lista para ver las tablas nuevas que acaba de agregar. Expanda Deportes y seleccione Deporte para agregarlo a la tabla dinámica. Observe que Excel le solicita que cree una relación, como puede verse en la pantalla siguiente. 13 Solicitud de CREAR... relación en Campos de tabla dinámica Esta notificación se produce porque usó campos de una tabla que no forma parte del modelo de datos subyacente. Una manera de agregar una tabla al modelo de datos es crear una relación a una tabla que ya esté en el modelo de datos. Para crear la relación, una de las tablas debe tener una columna de valores únicos y no repetidos. En los datos de ejemplo, la tabla Disciplinas

23 importada desde la base de datos contiene un campo con códigos de deportes, llamado ID Deporte. Esos mismos códigos de deportes están presentes en forma de campo en los datos de Excel que importamos. Vamos a crear la relación. Haga clic en CREAR... en el área resaltada de Campos de tabla dinámica para abrir el cuadro de diálogo Crear relación, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ventana Crear relación En Tabla, elija Disciplinas en la lista desplegable. En Columna (extranjero), elija ID Deporte. En Tabla relacionada, elija Deportes. En Columna relacionada (principal), elija ID Deporte. Haga clic en Aceptar. La tabla dinámica cambia para reflejar la nueva relación. Sin embargo, la tabla dinámica todavía no tiene el aspecto correcto, debido al orden de campos del área FILAS. Disciplina es una subcategoría de un determinado deporte, pero, debido a que acomodamos Disciplina por encima de Deporte en el área FILAS, no se encuentra organizada de forma correcta. La siguiente pantalla muestra esta ordenación no deseada.

24 Tabla dinámica con ordenación no deseada En el área FILAS, mueva Deporte arriba de Disciplina. Así es mucho mejor, y la tabla dinámica muestra los datos de la forma en que desea, tal como se muestra en la pantalla siguiente. Tabla dinámica con ordenación corregida

25 En segundo plano, Excel está generando un modelo de datos que se puede usar en el libro, en cualquier tabla dinámica, gráfico dinámico, PowerPivot o cualquier informe de Power View. Las relaciones de tabla son la base de un modelo de datos y lo que determina las rutas de navegación y cálculo. En el siguiente tutorial, Ampliar relaciones del modelo de datos usando Excel 2013, PowerPivot y DAX, hará lo que aprendió aquí y realizará los pasos para ampliar el modelo de datos con un complemento sofisticado y visual de Excel llamado PowerPivot. También sabrá cómo calcular una columna de una tabla y usar esa columna calculada para que una tabla no relacionada pueda agregarse al modelo de datos. Control y evaluación Revise lo que ha aprendido Ahora tiene un libro de Excel que incluye datos de acceso de una tabla dinámica en varias tablas, de las cuales muchas importaron por separado. Aprendió a importar desde una base de datos y desde otro libro de Excel, y a copiar los datos y pegarlos en Excel. Para que los datos funcionen juntos, tuvo que crear una relación de tabla que Excel usó para correlacionar las filas. También ha aprendido que tener columnas en una tabla que estén correlacionadas a datos de otra tabla es fundamental para crear relaciones y buscar filas relacionadas. datos&oq=uso+de+las+funciones+de+excel+para+la+importacion+de+datos&aqs=chrome..69i j0j7&sourceid=chrome&espv=210&es_sm=93&ie=UTF- 8#q=uso+de+las+funciones+de+excel+para+la+importacion+de+datos+tutorial TRABAJAR CON DATOS DE ACCESS EN EXCEL Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o la infinidad de funciones que no están disponibles en Access. COPIAR DATOS DE ACCESS EN EXCEL Desde Access, puede copiar datos de una vista de hoja de datos y después pegarlos en una hoja de cálculo de Excel. Inicie Access y abra la tabla, la consulta o el formulario que contiene los registros que desea copiar. En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista Hoja de datos. Seleccione los registros que desea copiar. Si desea seleccionar columnas específicas, arrastre los encabezados de las columnas adyacentes.

26 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. Inicie Excel y abra la hoja de cálculo en la que desea pegar los datos. Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo en la que desea que aparezca el primer nombre de campo. Para evitar que los registros copiados reemplacen los datos existentes, asegúrese de que la hoja de cálculo no contiene datos bajo la celda en la que va a hacer clic, ni a su derecha. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Imagen del botón. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V. CONECTAR CON DATOS DE ACCESS DESDE EXCEL Para traer datos de Access que se puedan actualizar en Excel, puede crear una conexión, almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.doc.), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. La ventaja principal de crear una conexión con los datos de Access en lugar de importarlos es que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiarlos o exportarlos constantemente desde Access. Tras conectarse con los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

27 3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea importar. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que desea importar y luego haga clic en Aceptar. 4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente: En Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ver los datos como una tabla, seleccione Tabla. Para ver los datos como un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de tabla dinámica. Para ver los datos como un informe de gráfico dinámico y un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de gráfico y tabla dinámicos. Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados y, a continuación, haga clic en Aceptar. En Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente. Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva. 5. Haga clic en Aceptar. Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada. Para obtener más información sobre cómo crear una conexión con datos, vea Conectarse con datos externos (importar). NOTA: CONECTARSE CON DATOS EXTERNOS (IMPORTAR) La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva. IMPORTANTE Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, vea Crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianza y Ver la configuración de seguridad en el Centro de confianza.