La forma en que llevamos a cabo el negocio es tan importante como lo que hacemos.

Transcripción

1 La forma en que llevamos a cabo el negocio es tan importante como lo que hacemos. Haz: lo correcto Nuestro Código de buena conducta

2 Índice 3 Hacer lo correcto en Gap Inc. Qué es nuestro Código Por qué es importante Tu compromiso para hacer lo correcto 4 Habla! Comparte tus inquietudes Cómo compartir tus inquietudes Línea telefónica del Código Tienes el poder y la decisión: Política de anti-represalia 5 Trabajar con integridad Política cero significa cero Un ambiente seguro y saludable Registro de tu tiempo Otras normas de trabajo 8 Cómo poner la ética en práctica Integridad de productos Reglamentos comerciales internacionales Política de anti-boicot Sobornos y pagos inapropiados Leyes de la competencia (antimonopolio) Tratos comerciales justos y honestos Derechos de propiedad intelectual Quejas de agencias gubernamentales Solicitudes de información por parte del gobierno Proteger nuestro medio ambiente 14 Evitar conflictos de interés Dar o aceptar regalos y entretenimiento Realizar negocios con cónyuges, parejas, familiares o amigos Manejo de las relaciones personales en el trabajo Trabajar fuera de Gap Inc. Desempeñarse como director o funcionario de otra organización 19 Proteger nuestra marca Información confidencial y personal Información relevante y uso de información privilegiada Solicitudes de información de los medios de comunicación Integridad financiera Cooperación con auditorías Propiedad de la compañía Marcas comerciales y mercancía falsa 24 Comprensión de las pautas políticas Actividades políticas Contribuciones políticas Cabildeo 25 Recursos para hacer lo correcto Información de contacto

3 Gap Inc. se fundó en 1969 sobre el principio de realizar negocios de manera responsable, honesta y ética. Actualmente seguimos comprometidos para trabajar con las normas más elevadas de integridad. No se acepta nada inferior a esto.

4 Nuestro Código de buena conducta... nos comprometemos con nuestros accionistas, clientes y nosotros mismos, no sólo por obligación legal, sino porque es lo correcto. Nuestro éxito se cimienta en la confianza, así como en la reputación de la claridad y calidad en todo lo que hacemos. Cada uno de nosotros hacemos contribuciones importantes para proteger nuestra compañía y su reputación. Reconocer lo correcto de lo incorrecto y entender las implicaciones éticas de nuestras decisiones es fundamental para hacer lo correcto en Gap Inc. Todos somos responsables de aplicar las normas descritas en el Código de buena conducta a nuestro trabajo, día tras día. 2

5 Hacer lo correcto en Gap Inc. La forma en que llevamos a cabo el negocio es tan importante como lo que hacemos. Nuestro Código de buena conducta (el Código) es nuestra guía para trabajar con integridad, ayudarte a hacer lo correcto en toda situación, todos los días, sin importar dónde trabajes. Nuestra compañía está cimentada en integridad, calidad y confianza: entre nosotros mismos, nuestros clientes y socios comerciales. Nuestra reputación principia y termina con cada uno de nosotros. Cada uno de nosotros es responsable de entender y cumplir con el Código y las demás políticas de Gap Inc., así como con las leyes de cada país donde realizamos negocios. Es igualmente importante que hablemos si vemos o sospechamos de violaciones al Código. Los gerentes tienen un papel aún más importante para: Guiar y obrar con integridad; Entender el Código y hacer revisiones periódicas con tus equipos; Animar a los empleados a hacer preguntas y comunicar sus inquietudes; Asegurarse de que tu equipo complete toda la capacitación de cumplimiento requerida; Apoyar abiertamente la política de anti-represalia; Tomar una medida efectiva e inmediata siempre que sea necesario; y Obtener ayuda de Global Integrity and Compliance (integridad global y cumplimiento de las normas de la compañía) cuando sea necesario. Si tienes dudas, pregunta! El Código no puede proporcionar consejo para cada situación específica. Pero la mayoría de los problemas se pueden evitar fácilmente consultando el Código, usando un buen criterio y pidiendo ayuda cuando haya dudas. Pregúntate a ti mismo Si no estás seguro si algo implica un problema de ética, pregúntate: Es esto lo correcto que se debe hacer? Es esto legal y tengo autorización para hacerlo? Va de acuerdo al Código y otras políticas? Está de acuerdo con la reputación de Gap Inc. y mi propia reputación? Me gustaría ver esto en los medios de comunicación? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es NO, debes hablar de la situación con tu supervisor, con el departamento de recursos humanos o con el departamento de Global Integrity and Compliance. 3

6 Habla! Comparte cualquier inquietud que tengass Cada uno de nosotros es responsable de cumplir con el Código y actuar con integridad. Tenemos una igualdad de responsabilidad para hablar y expresar cualquier pregunta e inquietud. Si piensas que alguien no cumple con el Código o con las políticas, tienes una pregunta o inquietud, o no estás seguro de cómo manejar una situación, esto es lo que debes hacer: Usa nuestro proceso de puertas abiertas y habla con tu supervisor, gerente de siguiente nivel o con un representante de recursos humanos. Si no te sientes cómodo con el proceso de puertas abiertas, comunícate al departamento de Global Integrity and Compliance a Global_Integrity@gap.com o llama a la línea telefónica del Código. Consulta la sección Recursos al reverso de este folleto para obtener más información sobre con quién te debes comunicar con preguntas específicas. Línea telefónica del Código La línea telefónica es gratuita, confidencial y está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, para los empleados de Gap Inc. de todo el mundo. Hay intérpretes disponibles y las llamadas se pueden hacer en forma anónima. Estados Unidos, Canadá y Puerto Rico: Llama gratis al GAP-CODE ( ). Fuera de Norteamérica: Llama al código de acceso directo de AT&T de tu país, y luego 866-GAP-CODE ( ) (Encuentra el código de acceso directo de AT&T de tu país en Si no puedes hacer la llamada, comunícate al departamento de Global Integrity and Compliance a Global_Integrity@gap.com. Cualquier persona que informe una inquietud está protegida de represalias mediante la ejecución estricta de nuestra política de anti-represalia. Pregunta: Qué ocurre cuando se hace una llamada a la línea telefónica del Código? Respuesta: La línea telefónica es contestada por un servicio confidencial externo. Un operador en vivo te hará una serie de preguntas para obtener información sobre tus inquietudes. La información que proporciones se pasará al departamento correspondiente (por ejemplo, relaciones mundiales con empleados, Global Integrity and Corporate o prevención de pérdidas) para su análisis y tomar una acción. Toda información que proporciones se mantiene estrictamente confidencial y sólo se comparte con la gente que debe conocerla y que puede tomar una acción. Pregunta: Puedo llamar a la línea telefónica si no hablo inglés? Respuesta: Sí, se puede llamar a la línea telefónica desde cualquier lugar del mundo y se tienen disponibles servicios de interpretación. 4

7 Trabajar con integridad En Gap Inc. queremos hacer más que sólo cumplir con la ley. Trabajar con integridad y tratarnos con respeto es la base de un ambiente que inspira creatividad y cumple con resultados. Cero significa Cero: sin discriminación, acoso ni represalias Tenemos cero tolerancia para la discriminación, el acoso y las represalias. Todas las decisiones de empleo se tomarán sin tener en cuenta la raza, color, edad, género, orientación sexual, religión, estado civil, embarazo, origen/ascendencia nacional, ciudadanía, discapacidad física o mental y condición de militar o cualquier otra condición, según lo prohíba la ley. Esta política se aplica a nuestros directores, empleados, candidatos, clientes y socios de negocios (incluidos los contratistas independientes, proveedores y distribuidores). No se tolera el acoso, el cual puede incluir difamaciones así como cualquier otro comentario ofensivo, bromas u otras conductas verbales, no verbales, gráficas, electrónicas o físicas que podrían crear un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. Además de lo anterior, el acoso sexual puede incluir: Proposiciones o avances sexuales no deseados; Ofrecimiento de beneficios en el empleo a cambio de favores sexuales; Toma o amenaza de represalias después de una respuesta negativa a un avance sexual; Conductas visuales: lanzar miradas lascivas, hacer gestos sexuales, mostrar objetos, fotos, caricaturas o pósteres sexualmente sugestivos, exhibir o enviar electrónicamente material de ese tipo; Conductas verbales: hacer o utilizar comentarios despectivos, epítetos, difamaciones y bromas; Abuso verbal de naturaleza sexual, comentarios verbales gráficos sobre el cuerpo de una persona, palabras sexualmente degradantes utilizadas para describir a una persona, cartas, notas o invitaciones insinuantes u obscenas; y Conducta física: entrar en contacto físico, ejercer violencia o agresión física, impedir o bloquear movimientos. Cómo informar una inquietud: No podemos ayudar a resolver un problema de discriminación, acoso o represalia si lo desconocemos. Todos son responsables de compartir sus inquietudes de manera que se puedan seguir los pasos apropiados para resolver el problema. Si piensas que has sido sujeto a discriminación, acoso o represalias, o lo has visto en el lugar de trabajo, infórmalo a tu gerente, recursos humanos o a la línea telefónica del Código. Toda queja se investigará en forma inmediata y cabal. Se espera que cooperes completamente con investigaciones relacionadas con violaciones de la política cero significa cero. No se tomará ninguna acción en contra tuya por informar una inquietud de la política cero significa cero o por cooperar en tal investigación. 5

8 Pregunta: Uno de mis compañeros de trabajo con frecuencia cuenta chistes subidos de tono en las reuniones y esto me hace sentir incómodo. Qué debo hacer? Pregunta: Siento que mi gerente me discrimina, qué debo hacer? Respuesta: Todos los empleados de Gap Inc. deben tener un ambiente de trabajo sin discriminación, acoso o represalias, de parte de nadie. Si piensas que tu gerente te discrimina, debes seguir el proceso de puertas abiertas y hablar con el gerente del siguiente nivel o con un representante de recursos humanos. Puedes también llamar a la línea telefónica del Código. Respuesta: No se tolera el comportamiento ofensivo, incluyendo chistes inapropiados. Si deseas hacerlo, debes dirigir el problema a tu compañero directamente. Si no te sientes cómodo para informar el problema directamente a tu compañero, o esto no funciona, debes hablar con tu gerente o con el representante de recursos humanos. Pregunta: Tengo una pregunta sobre algo que mi gerente está haciendo que pienso que es una violación del Código. Qué puedo hacer? Temo que informar mi inquietud afectará mi evaluación de rendimiento. Respuesta: Con nuestro proceso de puertas abiertas, tu gerente sería generalmente la primera persona con quien debes hablar de tu inquietud. Sin embargo, dado que tu inquietud es con el comportamiento de tu gerente, debes comunicarte con el gerente del siguiente nivel, tu representante de recursos humanos o llamar a la línea telefónica del código. Ten presente que no se toleran las represalias por informar inquietudes sobre el Código. 6 Trabajar con integridad

9 La falta de cooperación puede dar como resultado una acción disciplinaria, incluyendo el despido. Si se determina que algún empleado ha violado la política cero significa cero, tomaremos la acción correctiva correspondiente, la cual puede incluir el despido. Asimismo, comunicaremos a la persona que informó la queja la acción que se ha tomado. Un ambiente seguro y saludable Estamos comprometidos en proporcionar un ambiente de trabajo seguro y saludable para nuestros empleados, clientes, contratistas y proveedores. Cero tolerancia para la violencia en el lugar de trabajo: No toleramos ningún tipo de violencia ni amenazas de violencia física (incluyendo intimidación, acoso y/o coerción) que afecten a nuestros empleados, propiedad o la compañía. Esto incluye conducta grave, ofensiva o intimidante que cree un ambiente de trabajo hostil, abusivo o intimidante para cualquier persona. Política de drogas y alcohol: Tienes prohibido usar, vender, poseer, comprar o transferir drogas ilegales o vender, transferir o distribuir medicamentos recetados personales en las instalaciones de Gap Inc., en vehículos de la compañía o durante horas de trabajo. Tampoco debes estar bajo los efectos de drogas ilegales en horas de trabajo, sin importar cuándo se consumieron. No tienes permitido beber ni estar bajo los efectos del alcohol durante horas de trabajo ni en las instalaciones de Gap Inc., salvo con una excepción: Si tienes la edad legal para beber, puedes tomar bebidas alcohólicas en funciones patrocinadas por la compañía aprobadas por el vicepresidente senior o un ejecutivo de nivel superior. Leyes y políticas de salud y seguridad: Para asegurar que nuestro ambiente de trabajo sea seguro y saludable, es importante que todos entendamos y acatemos las leyes y políticas que se relacionan con nuestro trabajo. Necesitamos también asegurar que nuestros proveedores cumplan con los reglamentos de salud y seguridad correspondientes. Los proveedores de mercancía deben también seguir las pautas descritas en el Código de buena conducta de proveedores de Gap Inc. Registro de tu tiempo Si eres empleado no exento (que trabaja por horas), debes registrar con exactitud tu tiempo trabajado de acuerdo a lo que exija la ley o la política de tu país, ya sea tiempo programado o no programado, tiempo extra, tiempo corrido, autorizado o no autorizado. Debes informar a tu gerente si tienes algún problema referente al registro de tiempo. Registro de tiempo con precisión Cuando registres tu tiempo, recuerda que los empleados no exentos (que trabajan por horas) nunca deben: Trabajar sin pago, incluyendo no registrar las horas de trabajo hecho en casa Mover horas de un día a otro en un registro de tiempo para evitar el tiempo extra Registrar tiempo para un compañero de trabajo o pedir que un compañero lo registre por ti Registrar el tiempo trabajado de manera imprecisa Quitar horas registradas correctamente de un registro de tiempo Otras normas de trabajo Los empleados de Gap Inc. deben seguir todas las leyes y reglamentos correspondientes referentes a los períodos de comidas, descansos y empleo de menores. Si te percatas o sospechas de alguna violación de estas normas, habla con tu gerente o con tu representante de recursos humanos. Trabajar con integridad 7

10 Cómo poner la ética en práctica Nuestro Código refleja nuestro compromiso para rendir resultados con integridad y trabajar con las normas de ética más elevadas. Poner en práctica nuestro Código significa responsabilizarnos de nuestras acciones, pensar primero en nuestros compañeros y clientes, y hacer un trabajo de calidad, siempre. Integridad de productos Nos enorgullecemos al proporcionar los productos de la más alta calidad posible. Además de cumplir con nuestras normas internas de calidad, nuestros productos se deben producir, probar, empacar y etiquetar cumpliendo con las leyes y políticas de Gap Inc. correspondientes. Leyes locales Si una ley local tiene conflicto con nuestro Código, debes seguir la ley. Si una práctica comercial local tiene conflicto con nuestro Código, debes seguir el Código. Si tienes alguna pregunta sobre qué es lo correcto y qué debes hacer, comunícate a Global Integrity and Compliance a Global_Integrity@gap.com o llama a la línea telefónica del Código. Reglamentos comerciales internacionales Si participas en la importación e exportación de bienes entre diversos países, debes entender y seguir los requisitos legales relevantes. Si tienes preguntas sobre los requisitos de importaciónexportación u otros asuntos de comercio internacional, comunícate al departamento Legal para evitar la posibilidad de infringir la ley (consulta la sección de Recursos para ver la información de contacto). Hacer lo correcto, dondequiera que trabajemos: leyes correspondientes Sabemos que hay diferencias en las leyes y prácticas locales en los diferentes países. Algunas veces nuestro Código puede ir más allá de lo que exige la ley. Dado que estamos comprometidos en cumplir con las normas de conducta comercial más elevadas dondequiera que realicemos negocios, debemos seguir todos los aspectos del Código, incluso si no lo requieren las leyes locales. En otros casos, quizás haya leyes específicas a un país que no se tratan en nuestro Código, pero se incluyen en otros manuales de políticas de Gap Inc. Asegúrate de conocer y seguir todas las leyes y políticas que se relacionan con tu trabajo. No hay ninguna duda de que seguimos las leyes de los países donde realizamos negocios. El incumplimiento de la ley puede dar como resultado una acción correctiva (incluyendo el despido), recuperación de daños y cargos criminales. 8

11 Política de anti-boicot De acuerdo a la ley, los empleados y agentes de Gap Inc. no pueden apoyar ni cooperar con un boicot no sancionado de otro país que tenga relaciones amistosas con los Estados Unidos. La compañía debe reportar cualquier información, o solicitar apoyar, un boicot al gobierno de los Estados Unidos. Tú podrías recibir este tipo de solicitud en una invitación a una licitación, contrato de compra, carta de crédito o en forma verbal. Si te enteras de un boicot de otro país que tenga relaciones amistosas con los Estados Unidos, comunícate al departamento legal (ve la información de contacto en la sección de Recursos). Sobornos y pagos inapropiados Corromper, dar sobornos u otros pagos de efectivo inapropiados (o cualquier otra cosa de valor) a funcionarios del gobierno, funcionarios o cualquier otra persona para influenciarlos está prohibido y es ilegal bajo la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras de EE.UU. (FCPA). Esto incluye ofertas directas o indirectas, o promesas de pago. Incluso si el soborno parece ser una práctica local aceptada en un país, los empleados de Gap Inc. no tienen permitido participar en esta práctica. Todos los empleados deben obedecer la política anti-corrupción y la FCPA, así como las leyes locales anti-soborno (consulta la sección de Recursos en GapWeb para encontrar la política). La FCPA permite ciertos tipos de pagos o comisiones sólo bajo circunstancias muy específicas; sin embargo, debes consultar al departamento de Global Integrity and Compliance: Global_Integrity@gap.com antes de hacer o autorizar algún pago de este tipo. Pregúntate a ti mismo Está presente alguna de estas señales? Realizar negocios en un país que tiene reputación de corrupción Se piden comisiones irrazonablemente elevadas Métodos inusuales de pago, como solicitud de pagos en efectivo Falta de claridad en los gastos o registros de contabilidad Productos o servicios que suenan demasiado buenos para ser verdad Leyes de la competencia (leyes antimonopolio) Muchos de los países donde realizamos negocios tienen leyes de competencia, o leyes antimonopolio. Estas leyes refuerzan nuestras normas éticas: no se trata de hacer negocios a cualquier costo y todos necesitan poder competir de manera justa en un mercado libre. Estas leyes generalmente prohíben prácticas comerciales que interfieran con la competencia, incluyendo fijación de precios, asignación de mercados o asignación de proveedores. Los empleados y directores de Gap Inc. están obligados a cumplir con nuestra política de la ley de la competencia. Cualquier empleado que infrinja esta política puede estar sujeto a una acción disciplinaria, incluyendo el despido, multas o daños monetarios significativos e incluso encarcelamiento. Adicionalmente, Gap Inc. puede ser procesado judicialmente y multado en millones de dólares, puede tener que pagar daños y honorarios de abogados, y podría perder la confianza de los accionistas y del público como resultado de violaciones de la ley de competencia (consulta la sección de Recursos en GapWeb para encontrar la política). Si tienes alguna inquietud sobre una violación de las leyes de competencia por la compañía, un empleado o competidor, debes comunicarte con el departamento legal lo más pronto posible (consulta la sección de Recursos para obtener la información de contacto y encontrar la política en GapWeb). Pregunta: El agente de aduana indica que a la papelería de nuestro envío le falta la información requerida. Puedo darle un pago en efectivo para asegurar que nuestro envío salga a tiempo? Respuesta: No. No puedes hacer ningún pago directo ni indirecto a un empleado de gobierno para evitar un requisito. Pregunta: Llegué al aeropuerto de un país extranjero y se me ha negado la entrada porque mi pasaporte se determinó deficiente. Puedo hacer un pequeño pago, equivalente a US$5.00 al funcionario de inmigración para que se me permita la entrada al país? Respuesta: No. No puedes hacer un pago de efectivo, no importa cuán pequeño sea, ni proporcionar nada de valor, a un empleado de gobierno para librar la condición deficiente de tu pasaporte. Antes de viajar al extranjero, asegúrate de tener toda la documentación completa. Cómo poner la ética en práctica 9

12 Asegúrate de: Revisar la política de la ley de la competencia de Gap Inc. para obtener más detalles de estas leyes y ejemplos de actividades prohibidas. Consultar con el departamento legal de Gap Inc. antes de iniciar cualquier discusión o asistir a alguna reunión con los competidores. Tener cuidado en todas las actividades y discusiones en las asociaciones comerciales, ferias comerciales y actividades similares que involucren a competidores. Comunicarte con el departamento legal de Gap Inc. para reportar alguna actividad de empleados o competidores que pueda ser inapropiada. Y no debes: Hablar con un competidor sobre precios, prácticas de comercialización, otros competidores, proveedores, asignación de mercados o regiones geográficas. Tratar de influenciar en los precios en los que franquicias u otros terceros revendan nuestros productos. Hacer alguna declaración o documento escrito, incluso de broma, que sugiera que un curso de acción propuesto eliminará a la competencia (por ejemplo: nuestro plan acabará con la competencia o esta adquisición eliminará a un competidor ). Justicia y honestidad en nuestros tratos comerciales Hacer lo correcto y actuar con integridad es y siempre será una parte fundamental de nuestra cultura. Nuestros empleados, clientes y socios comerciales saben que pueden confiar en Gap Inc. por su justicia y honestidad. Esta confianza es fundamental. Debes siempre tratar de manera justa a nuestros clientes, proveedores, competidores y compañeros empleados. No debes aprovecharte injustamente de nadie a través de la manipulación, ocultamiento, abuso de información confidencial, falsificación, declaración errónea de hechos relevantes o cualquier otra práctica de trato injusto intencional. Derechos de propiedad intelectual Así como esperamos que los demás reconozcan los derechos legales que tenemos en nuestras marcas y diseños, respetamos los derechos legales de los demás. Nunca debes hacer copias no autorizadas de material de libros, revistas, periódicos, películas, videocintas, grabaciones de música, páginas Web, productos o programas computacionales. Si tienes alguna pregunta sobre qué materiales puedes o no puedes usar, envía un mensaje al departamento legal: legal_clearance@gap.com. Pregunta: Algunas personas de mi departamento necesitan usar un programa de software, pero sólo tenemos una copia. Podemos copiar el programa a cada una de nuestras computadoras? Respuesta: No. A menos que el convenio de licencia del programa de software especifique lo contrario, se debe comprar una copia separada del programa para cada computadora. Pregunta: Encontré una imagen en una página Web que me gustaría usar en un diseño que estoy creando. Está bien? Respuesta: No. Las imágenes y otros materiales disponibles en Internet tienen derecho a la misma protección legal que otros tipos de materiales creativos. Si quieres usar imágenes de arte (clip art) o fotografías almacenadas, debes revisar con atención el convenio de licencia correspondiente para determinar si la intención de tu uso es permisible. 10 Cómo poner la ética en práctica

13 Quejas de agencias gubernamentales Ocasionalmente un solicitante, cliente o empleado actual o anterior puede presentar o amenazar presentar una queja contra Gap Inc. ante el gobierno. Si alguien se comunica contigo sobre una queja de gobierno, llama inmediatamente a la línea telefónica del Código. Ni tu supervisor ni la compañía tienen permitido tomar ninguna acción en contra tuya por hacer o reportar una queja del gobierno. Solicitudes de información por parte del gobierno Siempre cooperaremos de manera adecuada con las solicitudes o investigaciones apropiadas del gobierno. Si un funcionario del gobierno te pide que proporciones información de la compañía (ya sea escrita o verbal) para una investigación del gobierno, o si un representante del gobierno te visita en el lugar de trabajo pidiendo registros, documentos u otra información de la compañía, notifica al departamento de recursos humanos o al departamento legal (consulta la sección de Recursos para ver la información de contactos). Siempre debes dar información honesta y precisa, y nunca debes tratar de obstruir, influenciar ni impedir la solicitud de información. Nunca debes alterar, falsificar, mutilar, encubrir, desechar o destruir ningún documento o registro relacionado con una solicitud, investigación o procedimiento legal del gobierno. Proteger nuestro medio ambiente Gap Inc. está comprometido en minimizar el impacto negativo de nuestras actividades comerciales en el medio ambiente. Todos los empleados son responsables de cumplir con las leyes ambientales correspondientes y con las políticas de la compañía. Cómo poner la ética en práctica 11

14 Nuestro Código cobra vida Gap Inc. fue fundado sobre la base de la integridad por empleados que se esfuerzan por hacer lo correcto. Entender y obedecer nuestro Código de buena conducta nos ayuda a proteger nuestra reputación. Cuando revises con regularidad el Código, entenderás mejor cómo afecta las decisiones comerciales que tomas. Y al tomar las decisiones correctas, Gap Inc. avanza. Actúa con integridad... todos los días. Respeta a los demás.

15 Haz: lo correcto. Nuestra reputación principia y termina contigo. Habla si algo no está correcto. Recuerda que tus acciones pueden reflejarse en todos nosotros. Evita incluso la percepción de un conflicto de interés. Mantén confidencial la información comercial. Obedecer el código, y la ley, no es opcional. Si tienes dudas, pregunta!

16 Evitar conflictos de interés Qué es un conflicto de interés? Es cuando tus intereses personales o tu participación en una situación interfieren con tu capacidad de tomar decisiones de manera objetiva y actuar en el mejor interés de Gap Inc. Es importante que evitemos actividades que creen o que parezcan crear un conflicto de interés con la compañía. Incluso cuando no se tiene ninguna mala intención, la apariencia de intereses que causen conflicto puede dañar tu reputación y la imagen de la compañía. Si te percatas o sospechas de algún conflicto de interés, habla con tu gerente o con tu representante de recursos humanos. Puedes también comunicarte a Gap_Integrity@gap.com para obtener ayuda. Situaciones que debes evitar: Dar, recibir o solicitar propinas, regalos, entretenimiento, descuentos u otros beneficios personales fuera de la política Dirigir negocios a terceras partes cuando sabes que son propiedad de miembros de tu familia o amigos personales cercanos, o administrados por ellos Hacer mal uso de los recursos de la compañía, tu puesto o influencia para promover o asistir una actividad externa, incluyendo un segundo empleo Usar las relaciones comerciales para un interés personal, incluyendo el apoyo para organizaciones de caridad Tener un interés financiero significativo en un proveedor, competidor o distribuidor de la compañía sin previa autorización del director de cumplimiento de las normas de la compañía Pregúntate a ti mismo Si no estás seguro si te enfrentas con una situación de conflicto de interés, revisa esta lista: Tendrá la actividad influencia en mi decisión comercial? Me beneficiaré personalmente yo, algún amigo o miembro de la familia por mi participación en esta situación? Si esta situación se hace de conocimiento público, me sentiré avergonzado o la compañía se sentirá avergonzada? Interferirá mi participación en esta actividad con mi capacidad de realizar mi trabajo? Pensaría alguien que podría afectar la forma en que hago mi trabajo? Si la respuesta es sí o incluso quizás a alguna de estas preguntas, puedes tener un conflicto de interés y debes hablar de la situación con tu gerente o con tu representante de recursos humanos. Puedes también comunicarte a Global_Integrity@gap.com para obtener ayuda. 14

17 Pregunta: Qué debo hacer si se me da un regalo fuera de la política? Respuesta: Debes agradecer a la persona por su generosidad y rehusarte cortésmente diciéndole que la política de Gap Inc. te prohíbe aceptar el regalo. Pregunta: Un proveedor me ofreció boletos para un evento deportivo a mí y a un compañero de trabajo. Planeamos conocer al equipo del proveedor en el evento. Puedo aceptarlos? Respuesta: Puedes aceptar los boletos si el valor al por menor del entretenimiento es menos de $100 USD (o el equivalente) por persona y el proveedor asistirá al evento. Pregunta: Uno de mis proveedores me ofreció enviarme a una conferencia a ningún costo para Gap Inc. Puedo aceptar la invitación? Respuesta: Con la aprobación previa de Global Integrity and Compliance puedes aceptar la oferta del proveedor de pagar tu cuota de inscripción para la conferencia. La empresa debe cubrir el viaje, hospedaje y otros gastos relacionados con la conferencia, a menos que tú participes como orador. Pregunta: Un proveedor de producción con quien trabajo me ofreció hacer uniformes para el equipo de béisbol de mi hijo. Está bien? Respuesta: No. Esto se consideraría usar una relación del negocio para un interés personal, lo cual es un conflicto de interés y está prohibido. Pregunta: Mi gerente me pidió revisar cotizaciones de diferentes fotógrafos y recomendarle uno para un próximo evento de fotografías. Me di cuenta de que una de las cotizaciones más bajas es de un amigo mío que yo sé que hace muy buen trabajo. Qué debo hacer? Respuesta: Debes informar a tu gerente de tu relación con tu amigo, darle tu opinión imparcial y luego no participar en la toma de decisión para evitar cualquier conflicto de interés real o percibido. Pregunta: Puede mi hermano solicitar un empleo en mi departamento? Respuesta: Sí, siempre y cuando el puesto no esté en tu cadena de mando, y tú no tengas ninguna influencia en la decisión de contratación. Evitar conflictos de interés 15

18 Dar o aceptar regalos y entretenimiento Es importante evitar siquiera la apariencia de tomar decisiones del negocio con base en influencias inapropiadas o no éticas. Para prevenir esta situación, te recomendamos que tú y los miembros de tu familia no den, soliciten ni reciban regalos ni entretenimiento de ninguna persona que realice negocios (o que desee realizar negocios) con Gap Inc. Algunos ejemplos de regalos incluyen dinero o equivalente a efectivo (tarjetas de regalo), muestras, descuentos, boletos para eventos, favores personales, recreación y transporte. El entretenimiento podría incluir boletos para eventos deportivos, conciertos, torneos de golf y otros a los que asistas o en los que participes con la persona externa. Se prohíben absolutamente los siguientes tipos de regalos y entretenimiento: Regalos que excedan de $50 USD (o el equivalente) Entretenimiento que exceda de $100 USD (o el equivalente) Cualquier regalo solicitado Intercambio de regalos en forma de efectivo o equivalente de efectivo (tarjetas de regalo) Entretenimiento que violaría otras estipulaciones del Código Si las circunstancias comerciales exigen el intercambio de regalos o entretenimiento, usa tu sentido común para asegurarte de que el intercambio no tenga ninguna influencia ni parezca tener influencia en tus decisiones comerciales. Recuerda: Si das un regalo o entretenimiento a alguien con quien trabajes fuera de la compañía, necesita apoyar un interés comercial legítimo de Gap Inc. No olvides que debes informar al departamento de Global Integrity and Compliance (Global_Integrity@gap.com) todos los regalos o entretenimiento recibidos en cualquier período de un año si: Los regalos y el entretenimiento totalizan más de $100 USD (o el equivalente) de una sola fuente Los regalos y el entretenimiento totalizan más de $250 USD (o el equivalente) de todas las fuentes Algunas unidades comerciales de Gap Inc. tienen reglas más estrictas respecto a dar y recibir regalos, de manera que debes asegurarte de entender las políticas de tu unidad comercial antes de aceptar o dar regalos. Pregúntate a ti mismo Sin importar el valor, antes de dar o aceptar un regalo o entretenimiento, siempre considera: Tiene el intercambio la intención de influenciar negociaciones comerciales? Considerarán los demás que el intercambio tiene una influencia en las negociaciones comerciales? Causará el intercambio algún trato especial o favorecedor? Se reflejará mal mi participación en la actividad en Gap Inc.? Si tu respuesta es SÍ a cualquiera de las preguntas anteriores, no participes en el intercambio. Algunas excepciones cuando se trata de regalos: Comidas de negocios: Siempre y cuando no sean frecuentes ni extravagantes, las comidas de negocios no se consideran regalos ni entretenimiento, y sí se pueden aceptar. Sin embargo, es muy importante que ninguna comida de negocios cree un sentido de obligación o que dé como resultado un trato favorecedor con un proveedor o socio comercial. 16 Evitar conflictos de interés

19 Regalos de fiestas que no son de dinero en efectivo: Está bien aceptar artículos de regalo de fiestas, como canastas de regalo, galletas, chocolates, flores, pasteles, regalos Ochugen y Oseibo, u otros regalos que no sean de dinero en efectivo, que excedan el límite de regalos de $50 USD (o el equivalente) siempre que los compartas con todo tu departamento. Capacitación de terceros: También se pueden aceptar algunas conferencias o capacitación por parte de terceros con aprobación previa del departamento Global Integrity and Compliance. Comunidades chinas: Durante el año nuevo chino, puedes aceptar regalos en efectivo en la forma de Lai See, pero sólo de un valor nominal de hasta HK$100 (o el equivalente). Realizar negocios con cónyuges, parejas, familiares o amigos Aunque tengas cuidado de ser objetivo en tus decisiones comerciales, trabajar directamente con tu cónyuge, pareja, familiar o amigo puede crear un conflicto de interés real o percibido. Debes obtener la aprobación por escrito del director de cumplimiento de las normas de la compañía y de tu vicepresidente o alguien de un nivel superior antes de realizar negocios con familiares, amigos, tu cónyuge o pareja. Por supuesto, bajo ninguna circunstancia debes poner presión a otras personas para contratar a tus familiares, amigos, cónyuge o pareja como empleado, proveedor o distribuidor de la compañía. Pregúntate a ti mismo Si trabajas con un miembro de la familia o amigo, considera: Alguno de ustedes supervisa o se reporta con el otro? Alguno de ustedes proporciona comentarios sobre el rendimiento o la profesión del otro? Si respondiste SÍ a cualquiera de estas preguntas, debes hablar con tu gerente o representante de recursos humanos. Manejo de las relaciones personales en el trabajo Reconocemos y respetamos tus derechos de socializar y seguir tus relaciones personales con tus compañeros de trabajo. Debes usar tu sentido común para asegurarte de que estas relaciones no tengan un impacto negativo en tu rendimiento en el trabajo, capacidad de supervisar a los demás ni en el ambiente de trabajo. Los empleados que tengan una relación o amistad íntima deben tener tacto y delicadeza para asegurarse de que no estén creando un ambiente de trabajo incómodo para los demás. El favoritismo, muestras de afecto en público y decisiones comerciales basadas en emociones o amistades, en lugar del mejor interés de la compañía, son ejemplos de una conducta inapropiada. Las decisiones de personal se pueden volver difíciles si tú supervisas a alguien con quien estés involucrado sentimentalmente, con quien vivas o estés emparentado pudiendo conducir a un conflicto de interés real o percibido. Si éste es el caso, debes hablar con tu gerente o representante de recursos humanos, quien trabajará contigo y con la otra persona involucrada para separar tus responsabilidades de tu relación personal. Evitar conflictos de interés 17

20 Trabajar fuera de Gap Inc. Debes obtener la aprobación de tu supervisor y de recursos humanos antes de aceptar otro empleo o trabajo fuera de Gap Inc. También necesitas aprobación escrita del director de cumplimiento de las normas de la compañía antes de trabajar para cualquier proveedor, competidor o arrendador de Gap Inc. Excepción: Si trabajas en una tienda o centro de distribución y no supervisas a otros empleados, tienes aprobación previa para trabajar con otros empleadores (incluyendo detallistas) siempre que el trabajo no interfiera con las responsabilidades u horario de Gap Inc. Recuerda siempre que no puedes usar ningún recurso de la compañía (tiempo, equipo, personal, instalaciones, etc.) para apoyar algún trabajo externo. Desempeñarse como director o funcionario de otra organización Organizaciones con fines de lucro: Necesitas la aprobación del director ejecutivo y del director de cumplimiento de las normas de la compañía antes de desempeñarte como director o funcionario de otra compañía lucrativa. No puedes desempeñarte como director o funcionario de un competidor de Gap Inc., posible competidor o una compañía con una línea de productos significativa que compita con los que ofrece Gap Inc. Organizaciones sin fines de lucro: Te animamos a que te desempeñes como director, síndico o funcionario de una organización sin fines de lucro en tu propio tiempo. Sin embargo, si estás representando a Gap Inc., debes informar al director de cumplimiento de las normas de la compañía. Si te desempeñas como director o funcionario de una organización sin fines de lucro en tu propio tiempo, recuerda siempre que no puedes usar los recursos de la compañía para apoyar ninguna actividad de la organización sin fines de lucro. 18 Evitar conflictos de interés