GESTIÓN DE CALIDAD Y REDUCCIÓN DEL ERROR: TRAZABILIDAD EN ANATOMÍA PATOLÓGICA. Dr. Luis Martín Jiménez Cádiz 23 de Mayo 2013

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1 GESTIÓN DE CALIDAD Y REDUCCIÓN DEL ERROR: TRAZABILIDAD EN ANATOMÍA PATOLÓGICA Dr. Luis Martín Jiménez Cádiz 23 de Mayo 2013

2 Objetivos de la ponencia 1. Centrar el tema de la trazabilidad. 2. Relacionar la trazabilidad con la gestión de la calidad 3. Analizar la utilidad de los sistemas comerciales 4. Discutir las posibles alternativas

3 Sistemas automáticos para la gestión de la trazabilidad en anatomía patológica Moda efímera o realidad ineludible?

4 Gestionando por modas DPO (Dirección participativa por objetivos) Gestión clínica Certificaciones Acreditaciones Trazabilidad

5 Concepto de trazabilidad Trazabilidad es un término que apareció en 1996, respondiendo a las exigencias de los consumidores, quienes se implicaron fuertemente a raíz de las crisis sanitarias que ocurrieron en Europa y del descubrimiento e impacto de la enfermedad de las vacas locas. Se define como: aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de herramientas determinadas.

6 Definición de trazabilidad en la Norma ISO Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabularios (ISO 9000:2005)

7 Utilidad de la trazabilidad Visión de dónde está el trabajo en todo momento y su situación. Crea un historial por medio de una identificación ya registrada que permite la trazabilidad de los componentes y la utilización de los productos finales. Optimización el control de la producción y entre los eslabones separados de la cadena. Disminución los costes por errores. Analiza la responsabilidad de cada uno de los agentes en la cadena. Persigue el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad. Reduce riesgos. Incrementar la productividad y/o la garantía de calidad. Trienekens y Van der Vorst (2003)

Optimización el control de la producción y entre los eslabones separados de la cadena. Disminución los costes por errores.

8 Trazabilidad. Utilidad en anatomía patológica Seguimiento las muestras a lo largo del proceso. Identificación de los agentes que actúan sobre las muestras. Conocimiento de los materiales empleados en el procesamiento. Estado de conservación de los materiales (caducidades, registro de temperaturas ) Asignación de las incidencias habida durante el proceso. Generación de información útil para la gestión del servicio.

Conocimiento de los materiales empleados en el procesamiento.

9 Componentes de la trazabilidad Sistema único de información. Mecanismo creíble y demostrable para preservar la identidad de los productos a lo largo de la cadena. Ocaña (2002)

10 Tipos de trazabilidad Trazabilidad ascendente (hacia atrás): Conocimiento de productos y materiales recibidos Acotados con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad, tiempo de extracción) Conocimiento de los proveedores de esos productos. Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos. Trazabilidad descendente (hacia delante) Conocimiento de productos finales acotados con alguna información de trazabilidad (Ausencia de incidencias, caducidades de técnicas.) Conocimiento de sus destinos y clientes.

Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos.

11 Que es calidad en anatomía patológica? La capacidad para emitir un informe final que sea: Preciso Oportuno Completo Consecuencia de la interacción de múltiples factores interdependientes.

12 Factores que influyen en la calidad en anatomía patológica Personal flexible, bien adiestrado y con capacidad de aprender. Utilización intensiva de tecnologías de la información. Estandarización de las tareas y del lenguaje. Habilidad organizativa para adaptarse al cambio. Nahkaleh; Ar. Pahol. Lab. Med.: 132 (2008)The best possible results will happen when patient safety, QA, and error reduction schemes are integrated into daily activities.

Estandarización de las tareas y del lenguaje. Habilidad organizativa para adaptarse al cambio. Nahkaleh; Ar.

13 Hacemos gestión clínica? Los objetivos son inexistentes o no están expresados y comunicados La gestión de los recursos es errática Planificación tecnológica embrionaria LIS infrautilizados (no son bases de datos) Los costes no se corresponden con la producción El cuadro de mando o no se conoce o no se utiliza No se gestiona el talento, en cambio creemos en la autogestión del talentoso No hay registros de casi nada Y por no controlar, ni testeamos la opinión de nuestros clientes

tecnológica embrionaria LIS infrautilizados (no son bases de datos) Los costes no se corresponden con la producción El

14 CONSTELACIÓN DE GESTIÓN

15 Estructura de gestión Objetivos Organizativos Sistema de Gestión de calidad del servicio Objetivos calidad Estrategia Organizativa Cuadro de mandos Toma de decisiones del servicio

16 Modelo de gestión en A-P Seguridad de pacientes Sistema de Gestión de calidad del servicio Gestión de anomalías Sistema control error Herramientas y normas Lotes y caducidades Trazabilidad Almacenamiento Seguimiento pacientes

Sistema control error Herramientas y normas Lotes y

17 Modelo para trazabilidad en anatomía patológica RECEPCIÓN TALLADO DIAGNÓSTICO INCIDENCIAS PROCESADO DE LA MUESTRA EDICIÓN PRODUCTOS ARCHIVO LOTES CADUC. TEMPER.

18 Procesos de soporte (AE, AP) Procesos clave CLIENTES Procesos estratégicos SERVICIO DE ANATOMÍA PATOLÓGICA: MAPA DE PROCESOS Relación con Clientes Relación con proveedore s Relaciones con Aliados Investigación. Nuevos proyectos Gestión Calidad Docencia, sesiones y Formación continuada (AE, AP) CLIENTES PROCESAMIENTO Toma muestras Recepción de muestras DIAGNÓSTICO Patología necrópsica Especialidades diagnósticas GESTIÓN DE INFORMACIÓN Edición, entrega y validación de informes Procesamiento (gral., macroscopía y técnicas) Citología (diagnóstica y cérvico-vaginal) Archivo Informática y gestión base datos Mantenimiento y Electromedicina Limpieza Gestión de residuos Suministros / Almacén AP-DC-004 rev Aprobado: Dr. Luis Martín

Nuevos proyectos Gestión Calidad Docencia, sesiones y Formación continuada (AE, AP) CLIENTES PROCESAMIENTO Toma muestras Recepción de muestras DIAGNÓSTICO Patología necrópsica

19 Trazabilidad. Modos de implantación SISTEMA INVERSIÓN ALCACE MANUAL 0 EUROS TODA LA CADENA MECANIZACIÓN BÁSICA CORRESPONDENC. PACIENTES SISTEMAS INFORMÁTICOS TRAZABILIDAD SISTEMAS INTEGRADOS EN LIS SOLO BIOPSIAS PARCIALES VARIABLE -- EL OBJETIVO ESENCIAL DE LA TRAZABILIDAD EN A-P ES IMPEDIR ERRORES A LO LARGO DE TODA LA CADENA DE PRODUCCIÓN

20 Tasas de error en anatomía patológica Rango error: 0,26-1,2% 5000 secuenciales: 0,08% No hay datos conocidos en España

21 Distribución de errores en A-P Errores diagnósticos: 25% Defectos de procesamiento: 4-10% Identificación errónea: 27-38% Informes defectuosos: 28-44% Nahkaleh, 2005

23 La humanidad progresa. Hoy solamente quema mis libros; siglos atrás me hubieran quemado a mi Sigmund Freud

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