ENMIENDAS W2C 2015 MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

Transcripción

1 1 ENMIENDAS W2C 2015 MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

2 2 PASO 1 ENTRAR LOS NÚMEROS DE SECUENCIA DE LA W2C 1. Seleccionar el botón de INFORMATIVAS. 2. Seleccionar el botón de PASO 4 Configuración. 3. Entrar los números de secuencias de las W2C, según aparecen en la carta de Hacienda en los campos llamados Comienzo y FIN bajo la sección llamada W2C: Números de Control. 4. Seleccionar el botón de GUARDAR que se encuentra al comienzo o final de la página. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

3 3 PASO 2 LLEVAR ACABO LAS CORRECCIONES A LAS W2 YA SOMETIDAS 1. Seleccionar el botón de INFORMATIVAS. 2. Seleccionar el botón de Contribuciones. 3. Seleccione el archivo del empleado cuyo record necesita ser corregido, el archivo se volverá color anaranjado. 4. Una vez seleccionado el archivo, seleccione el botón de CREAR CORRECCION. El sistema creará el record de enmienda, le asignará el número de control correspondiente y lo transferirá a la pantalla de correcciones. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

4 4 5. Haga las correcciones pertinentes y entre la justificación por la cual está haciendo el cambio en la tercera columna llamada Razón. En este paso todos los cambios realizados son guardados automáticamente. 6. Si es más de un empleado volver a seleccionar el botón INFORMATIVAS, CONTRIBUCIONES, escoger el siguiente empleado a ser enmendado y seleccionar el botón de CREAR CORRECCION. 7. Puede repetir el proceso cuantas veces sea necesario. 8. Continuar con el próximo paso. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

5 5 PASO 3 BAJAR EL ARCHIVO ENMENDADO PARA LA COLECTURÍA VIRTUAL 1. Seleccionar el botón de MENU. 2. Seleccione el botón Bajar Archivo para Colecturía Virtual. Este archivo solamente traerá correcciones que no tengan número de confirmación. 3. La aplicación generará un archivo ASCII llamado: EFW2C_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2015_PR. Para guardar, oprimir el botón a la derecha del Save, escoger Save as y guardar en el directorio C:\TAX2015. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

6 6 PASO 4 BAJAR EL ARCHIVO PARA EL SEGURO SOCIAL 1. Seleccionar el botón de MENU. 2. Seleccionar el botón Bajar Archivo para Seguro Social. 3. La aplicación generará un archivo ASCII llamado: EFW2C_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2015_SS. Para guardar, oprimir el botón a la derecha del Save, escoger Save as y guardar en el directorio C:\TAX2015. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

7 7 PASO 5 VALIDAR ARCHIVO SEGURO SOCIAL EN ACCUWAGE 1. Seleccionar el botón MENU. 2. Seleccionar el botón Ir a AccuW2C (Validador de Archivos). 3. Seleccionar el enlace Download AccuWage 2015 TaxYear. El programa AccuWage MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

8 8 comenzará a instalarse; una vez finalice, este abrirá automáticamente. * NOTA: Para el 2015, AccuW2C y AccuWage fueron combinados en un solo programa. ** NOTA: Para instalar AccuWage debe tener Java instalado en su computadora. *** NOTA: Aunque el archivo de Puerto Rico no se valida, los errores encontrados pueden estar presentes en el archivo. 4. Seleccionar la opción W-2c y luego el botón de Start Testing. 5. Buscar y seleccionar el archivo: EFW2C_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2015_SS.txt en el directorio C:\TAX Seleccionar el botón de Open para comenzar a hacer la validación del archivo. 7. Espere hasta que el programa termine de validar los datos. 8. Revise los 2 posibles resultados de la validación en pantalla, con errores a corregir o con un error informacional solamente, y tome acción correspondiente: MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

9 9 A) Si el archivo no contiene error, sólo le saldrá una notificación en la sección de Error Description que indica This alert is informational only. Si la validación de datos no generó errores puede continuar a la próxima sección: Paso 8 Someter archivo bajado a colecturía virtual. De tener errores adicionales al hacer la validación de AccuWage, los mismos deben ser corregidos antes de continuar a la próxima sección. B) Ejemplo archivo con errores MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

10 10 PASO 7 VALIDAR ARCHIVOS EN ACCUWAGE (Continuación) 9. Los errores pueden ser de demográficos incompletos o de cantidades no aceptadas. 10. Para ver el detalle de los errores, seleccionar el botón de View/Print Test Report e imprima el reporte. 11. En el reporte saldrá la información de cada W2C con problema. 12. Este campo le indica el número del record en dónde se encuentra el error. 13. Este campo le indica el número de seguro social asociado con el record que contiene el error. 14. Este campo le da la descripción del error que debe ser arreglado. 15. Una vez haya arreglado todos los errores, vuelva a generar el archivo y realizar el proceso de validación. 16. Cuando sólo le aparezca el error informativo indicado arriba, continúe a la próxima sección. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

11 11 PASO 6 SOMETER ARCHIVOS 1. Seleccionar el botón de Ir a la Colecturía Virtual (Validar y Someter). 2. Completar los campos a continuación 3. Completar el campo Nombre de usuario. 4. Completar el campo Contraseña. 5. Completar este campo con el Código de seguridad generado por el sistema. 6. Seleccionar el botón de Entrar. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

12 12 7. Seleccionar el enlace W2 / W2C e Informativas. 8. Seleccionar el botón de Transferencia de Archivos. 9. Seleccione el Año Contributivo 10. Seleccione la Clase de Forma: (W2C) y Tipo de Radicación: Enmendar 11. Oprima Choose File y seleccione el archivo llamado: EFW2C_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2015_PR. 12. Oprima Transferir Archivo Nota: Este proceso validará el archivo en línea cuyo tamaño máximo no excederá de 8Mb 13. Si el archivo no tiene errores, el botón de Someter! estará disponible, de lo contrario; aparecerá una tabla con los reparos correspondientes. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

13 Oprima el Someter! para radicar electrónicamente la información. 15. Una Hoja de Confirmación aparecerá en otra ventana como un archivo en formato PDF. Nota: El programa Adobe Reader es requerido para poder leer este tipo de archivo. Este programa se puede obtener de forma gratuita en la siguiente dirección Dependiendo de la seguridad del Web Browser en ocasiones las ventanas son bloqueadas automáticamente. Si su Hoja de Confirmación no aparece es muy probable que su Web Browser (navegador) esté bloqueando la misma o no tenga instalado Adobe Reader en su computadora. 16. De no aparecer la imagen en pantalla, puede imprimirlo manualmente, seleccionando el botón de Print localizado al final de la pantalla. 17. Una hoja de Confirmación aparecerá en otra ventana como un archivo en formato PDF, que debe ser guardada para sus records. 18. Identificar el Número de Confirmación y continuar con el próximo paso. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

14 14 PASO 7 ENTRAR EL NÚMERO DE CONFIRMACIÓN DE LA COLECTURÍA VIRTUAL EN LA PANTALLA DE CORRECCIONES 1. Seleccionar el botón INFORMATIVAS. 2. Seleccionar el botón Correcciones. 3. Este número de confirmación lo entrará en la cuarta columna en cada corrección presentada en pantalla. Una vez la corrección tenga número de confirmación correspondiente puede imprimir el formulario. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

15 15 PASO 8 IMPRIMIR EL FORMULARIO W2C 1. Seleccione el campo con el formulario individual que desea imprimir. 2. Seleccionar el botón llamado W2C Individual (PDF). La aplicación creará la imagen de las enmiendas (W2C Oficial). 3. Seleccionar Open y una vez sean generadas las W-2 s en la pantalla, podrá guardarlas en un archivo en formato PDF. Luego imprimir las formas y entregarlas a los empleados. MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM

16 16 PASO 9 TRANSMITIR AL SEGURO SOCIAL 1. Buscar en el directorio C:\TAX2015. La aplicación generará un archivo ASCII llamado: EFW2C_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2015_SS. Para guardar, oprimir Save y luego Save as y grabarlo en el directorio C:\TAX Validar los archivos en Accuwage. 3. Subir archivo en la página del Seguro Social MANUAL DEL USUARIO W2C SUCMTAX.COM