CLÍNICA JUAN N. CORPAS

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1 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 1 de 9 1. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO CRITERIO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ELABORÓ EDUARDO DIAZ AMAYA COORDINADOR 12-SEP-2011 EDUARDO AMAYA DIAZ REVISÓ MIGUEL A. ACOSTA JEFE AREA COMERCIAL 16-SEP-2011 MIGUEL A. ACOSTA APROBÓ LUZ HELENA PIÑEROS RICARDO GERENTE 19-SEP-2011 LUZ HELENA PIÑEROS RICARDO 2. OBJETIVO Describir la forma de cargar e imprimir diariamente los registros en el aplicativo HOJASSIS HEON 2011 según base de datos generada a través de HeOn de la programación para la consulta externa del siguiente día hábil 1. Esta actividad se debe realizar únicamente el día anterior a la consulta o máximo dos días antes cuando sea fin de semana Ingrese al sistema HEON y en la opción Reporte Citas Asignadas haga clic en el botón de la interrogación y aparecerá el cuadro de dialogo donde le permitirá buscar la IPS, digite CORPAS si desea buscar las citas programadas para la clínica o alguno de sus centros médicos. 2. Una vez seleccionada la IPS que desea consultar, diligencie la fecha de programación de la consulta utilizando el formato aaaa/mm/dd, haga clic en la opción Ver teléfono, y en la casilla Estado de cita, seleccione EN TRAMITE, después haga clic en botón procesar. 3.

2 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 2 de 9 Aparecerá en la parte inferior del cuadro de dialogo los registros consultados con el título REPORTE DE CITAS, verifique en el casilla contigua al zoom del reporte que el número de hojas sea el acostumbrado para la fecha de la programación de citas, después haga clic en el botón Exportar 4. Una vez haya hecho clic en el botón Exportar, el aplicativo le permitirá seleccionar un tipo de archivo, seleccione la opción Microsoft Excel Worksheet (XLS), esta opción le permitirá visualizar lso datos en formato de hoja de Excel. 5.

3 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 3 de 9 Haga clic en la casilla de verificación Generar Múltiple Hojas y desmárquela, luego asigne una ruta y nombre de archivo en la casilla Nombre Archivo y de clic en Aceptar, generalmente se le asigna la misma ruta en donde se encuentren todos los archivos propios de este procedimiento, como ejemplo le asignaremos el nombre de CITAS AGO Cierre HeOn si no necesita generar más archivos de programación de citas, de lo contrario repita los pasos del 2 al 6. Abra el Explorador de Windows y ubique la carpeta donde guardó el archivo de Excel (paso 5), para este ejemplo la carpeta está ubicada en el disco F y se denomina PROGRAMACION CITAS. De doble clic sobre el nombre del archivo para abrirlo, para este ejemplo haga doble clic sobre CITAS AGO

4 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 4 de 9 El archivo de Excel CITAS AGO de la programación de citas deberá tener la siguiente apariencia 8. Una vez abierto el archivo de Excel, de manera paralela abra el archivo PLANTILLA HEON_ACCESS, nótese que este archivo muestra únicamente datos de error en formula (#N/A) y letras x, esto sucede porque aún no hay datos que procesar 9.

5 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 5 de 9 Vaya al archivo de Excel CITAS AGO , seleccione los datos y péguelos en la celda G1 del archivo PLANTILLA HEON_ACCESS.xls, el archivo debe mostrar una apariencia similar a la siguiente, nótese que las columnas sombreadas de color azul ahora contienen datos de médicos y servicios: 10. Seleccione desde la columna E hasta la columna O y ejecute el comando copiar (Ctrl+C) 11.

6 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 6 de 9 Abra un nuevo libro de Excel (que servirá únicamente para ordenar los datos, no necesitará guardarlo) y ejecute el comando pegado especial, valores en la celda A1, así: 12. Ordene la base de datos por la columna C, después elimine la columna J (esta columna contiene valores cero (0)), vaya a la parte inferior del archivo y borre las filas que no contienen información de hora de cita, nombre de paciente, ni número de identificación. 13.

7 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 7 de 9 Abra desde el explorador de Windows el archivo de Access HOJASSIS HEON 2011, aparecerá el PANEL DE CONTROL del aplicativo. 14.

8 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 8 de 9 Haga clic sobre el botón TABLA PRINCIPAL PARA CARGUE y se mostrará en el monitor CnPARA_CARGUE, donde podrá pegar los datos depurados en el paso Seleccione los datos de la tabla depurada en el paso 12, ejecute el comando copiar y en la opción que abrió en el anterior paso (CnPARA_CARGUE), ejecute el comando pegar datos anexados (si está trabajando en versión 93-97, encontrará esta opción en el menú edición, pegar datos anexados). El aplicativo le indicará que Está a punto de pegar x registros, y le preguntará si Confirma que desea pegar estos registros?, haga clic en la opción SI. Una vez pegados los registros cierre la ventana CnPARA_CARGUE. 16.

9 EL PORTADOR DE ESTA INFORMACION NO ESTA AUTORIZADO A SACAR COPIAS Página 9 de 9 En el PANEL DE CONTROL haga clic en el botón IMPRIMIR LISTADOS POR FECHA, el programa le pedirá la fecha de consulta, digítela en el formato dd/mm/aaa, para tener en vista preliminar los listados de REGISTRO DE PACIENTES PROGRAMADOS BI-FO-09-V2 de la fecha indicada. 17. En pantalla se mostrará la vista preliminar de las planillas, si desea haga clic en Imprimir, para imprimir todas las hojas o busque la que desea imprimir y en el panel de impresión digite el número de página Repita estos pasos si desea cargar más archivos.