Recaudación apelando a fundaciones u organizaciones donantes.

Transcripción

1 Recaudación apelando a fundaciones u organizaciones donantes. Objetivo: Este documento es un resumen sobre la forma cómo se debe buscar y escoger una fundación u organización donante que pueda apoyar el trabajo que realiza su organización. También, da una visión general sobre cómo se debe estructurar una aplicación para este tipo de organizaciones, qué cosas incluir y cómo presentar dicha aplicación para tener buenas oportunidades de lograr el objetivo.

2 Recaudación de fondos apelando a fundaciones u organizaciones donantes Investigación Existe un gran número de fundaciones y organizaciones donantes que incluye: ayuda internacional, ayuda multilateral, ONG internacionales, fondos de subvenciones del gobierno (nacional y local), agencies donantes, fundaciones locales y nacionales, fundaciones religiosas o pertenecientes a empresas. Así como con cualquier otra fuente de donaciones, usted necesita empezar una investigación. Necesitará averiguar: Qué organizaciones apoyarán su proyecto específico? Cómo prefieren dichas organizaciones que usted presente la aplicación? Tiene usted algún vínculo con estas organizaciones, que pueda apoyar su aplicación? Quién es el mejor contacto que usted puede hacer o con quién debe empezar a construir una relación? Qué tipo de subvención ofrece? Ej. De capital o ingresos. Qué restricciones han sido impuestas por el donante en relación con sus políticas? No tendría sentido si lo que usted solicita es algo que ellos no pueden darle o no van a apoyar. Analice qué tipo de proyectos han apoyado ellos en el pasado para que así usted pueda conocer sus intereses particulares y ajustar su enfoque acorde con eso. Todo en cuánto al tiempo: Cuándo pasar la solicitud? Cuánto tardarán en darle una respuesta? Investigue sobre otras organizaciones que hayan tenido éxito con sus aplicaciones. Qué tipo de retroalimentación o qué clase de reporte solicitan ellos? Sea realista. Puede usted cumplir con esos requerimientos? Por ejemplo, las subvenciones otorgadas por la Unión Europea, a menudo requieren un intensivo proceso de reporte. Apoyan dos veces a la misma organización? Tome en cuenta si ellos esperan algún reconocimiento o beneficio en retribución por su apoyo, así usted puede incluir eso a la hora de elaborar su propuesta. Básicamente, averigüe tanto como pueda sobre la organización donadora y evalúe si es concordante con su proyecto. Si usted no puede encontrar la información que necesita investigando, entonces deberá ponerse en contacto con ellos. No todas las fundaciones u organizaciones que usted investigue, corresponderán con los objetivos de la suya, de manera que es importante que elabore una lista realista de las agencias donadoras potenciales. El texto siguiente, incluye extractos del Worldwide Fundraisers Handbook (Segunda edición), escrito por Michael Norton en asocio con The Resource Alliance.

3 Escribir una propuesta de recaudo de fondos Escribir la propuesta es, probablemente, una de las habilidades más importantes que debe tener todo recaudador de fondos, pues comunica las necesidades de la organización a sus donadores potenciales. Y es en lo que se basan mayormente los donadores para decidir si deben otorgar una subvención. Planee su enfoque En aras de estructurar una propuesta, usted necesita considerar a quién va a acercársele en primera instancia, cuáles son sus intereses y prioridades, cómo va a realizar usted este acercamiento, qué procedimiento tienen ellos para seleccionar y evaluar las aplicaciones para subvenciones, qué necesita decir acerca de su organización y qué propone lograr y solo ahí presentará su aplicación. Hay varios factores a considerar durante esta etapa: Formularios de Aplicación: Usted debe averiguar si el donador requiere que las aplicaciones sean presentadas en un formato estándar, o tiene un formulario que usted debe completar. SI ellos necesitan únicamente un formato de aplicación de dos páginas, solo escriba uno con esas características, si tienen una plantilla de aplicación, úsela. Algunas de esas agencias donantes prefieren que usted les haga llegar un breve resumen del proyecto haciendo un bosquejo del mismo o mostrando una presentación, con eso, ellos deciden si el proyecto corresponde con su propio criterio y si es así, entonces le pedirán que usted presente una propuesta completa. Cuándo Aplicar: Ellos aceptan propuestas sólo en un periodo de tiempo determinado durante el año? Sea organizado y prepare un calendario para sus aplicaciones, de manera que no ande afanado con ellas. El proceso difiere dependiendo de cada agencia donante y algunos será mucho más demandantes que otros, así que asegúrese de estar preparado(a). Cuántos donadores planea usted buscar? Si usted está elaborando una propuesta para enviarla a un gran número de donadores, debe personalizarla para cada uno. La manera más simple de hacerlo es teniendo un formato estándar acompañado de una carta inicial, que incluya todo la información acerca de los contactos previos que hayan tenido y cómo el proyecto corresponde particularmente a los lineamientos e intereses actuales del donador. El tamaño del donador: Las grandes ayudas y las organizaciones donantes, donantes significativos y programas de donaciones gubernamentales estarán interesadas en apoyar proyectos que demuestren seguimiento detallado y evidencia de las necesidades y mucho profesionalismo en la entrega de esta información. Las organizaciones donantes más pequeñas, que incluyen pequeñas fundaciones y muchas empresas, no tienen tiempo de revisar una montaña de papel, por lo que necesitarán reportes cortos y simplificados una página o dos, máximo. Probabilidades de éxito: Entre más grande sea la subvención a la que usted aplique o cuando tenga más probabilidades de éxito, vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en la elaboración de la aplicación. En cambio, para sumas de dinero más pequeñas o cuando las posibilidades son menores, limite el tiempo que invierte en la aplicación para ser más efectivo a nivel de costos. Es un principio general de la recaudación de fondos, poner más esfuerzo en pocas cosas verdaderamente importantes, que hacerlo en muchas que no lo son tanto. Asegúrese de tener claridad sobre estos puntos, así, usted no pierde tiempo y no da una mala impresión a la organización donante ignorando sus pautas básicas en este tipo de asuntos. 3

4 A quién dirigirse: Encontrar a quién le va enviar su propuesta, depende de cosas como: cuándo necesitará el dinero, cuánto necesita, el tipo de proyecto para el que está recaudando fondos, entre otras: Urgencia: Si usted necesita el dinero urgentemente, puede ser mejor que acuda a aquellas organizaciones que ya lo han apoyado en el pasado. Escala de Necesidades: Si usted requiere altas sumas de dinero, entonces tiene una decisión que tomar: usted puede aplicar a grandes subvenciones de donadores significativos de los que sabe, estarían interesados en el tipo de trabajo que realiza su organización o que ya lo han apoyado en el pasado, o de alguna fuente gubernamental. También puede desarrollar un enfoque más amplio buscando grandes y pequeñas donaciones de un grupo más grande de donadores. Cuántos donadores contactar?: Los donadores a menudo se interesan en saber a cuántas otras organizaciones se les ha solicitado ayuda y de ellas, cuántas han accedido a apoyar la causa. La regla general es que solo se debe contactar, por medio de una investigación cuidadosa, a quiénes podrían estar más interesados en la propuesta. Si esto está explicado claramente en la misma, quienes la reciban serán proclives a estar más interesados que cuando se manda la misma propuesta a todo el mundo. Tipo de proyecto: Los nuevos proyectos e iniciativas son más proclives a ser del interés de fundaciones y compañías que contribuyen simplemente con los gastos de mantenimiento de la organización o proveyendo un servicio básico. Para construir una propuesta como esta, usted necesita desarrollar una habilidad que le permita proponer este trabajo como algo novedoso y emocionante, direccionando las preocupaciones actuales de una manera innovadora. Es solo cuestión de cómo presentar la información. Un enfoque personalizado: Usted debe tratar de personalizar el enfoque tanto como pueda, pues ese tipo de acercamiento, es probable que sea mucho más exitoso: Refiera contacto que haya tenido previamente con ellos y cualquier apoyo anterior que haya recibido. Haga corresponder su propuesta con sus intereses, de acuerdo a lo que ellos hayan mostrado de acuerdo a sus políticas u otras subvenciones que hayan entregado. Trate de hacerlos sentir que les escribe personalmente. Esto es mucho más fácil, obviamente, si usted está escribiendo cartas individuales a pocos donadores. Contenido Su propuesta diferirá con cada aplicación, sin embargo, asegúrese de estructurar su documento cuidadosamente en párrafos claramente titulados y con un orden lógico. Generalmente, el donador necesitará la siguiente información: Resumen ejecutivo: Un breve resumen de dos oraciones- sobre cuánto necesita, y cuánto desea que ellos lo apoyen. Acerca de su organización: Un breve resumen de su visión organizacional, misión, metas y objetivos. Pude incluir, de igual manera, su estatus legal, su número de registro como ONG, etc. También necesitará demostrar que la suya es una organización confiable. Si la organización es nueva o el donador no ha tenido un contacto previo con usted, entonces necesitará que usted le cuente quién es y porqué puede confiar su dinero a usted. Esto puede ser fácilmente superado por medio de los siguientes puntos: Enviándole los CV de los organizadores claves y algunos otros involucrados. Cuénteles sobre su comité bien formado o sus patrocinadores. Mencione sus nombres, o mencione otro tipo de subvención o apoyo que haya recibido de otros donantes significativos o fuentes gubernamentales, lo que le ayudará a darle seguridad al donador. 4

5 Si usted ha tenido cobertura de medios de comunicación, puede incluir el compilado de los mismos. Si usted ha sido evaluado previamente, eso puede ser una motivación. Si usted ha recibido retroalimentación alguna de los usuarios, expertos u otras personas, puede mencionarlas en una cita textual. Incluya información que le ayude a crear la impresión de que usted está establecido correctamente y que vale la pena apoyar sus proyectos. Los objetivos de su proyecto: Defina claramente las necesidades en cuanto a bienestar animal y establezca metas y objetivos propios. Enfóquese en un problema específico y demuestre que conoce sobre el tema. Si el problema en sí mismo no es reconocido ampliamente, haga referencia a otros reportes o anotaciones relacionadas de gente importante, esto le ayudará. También, explique por qué las necesidades de bienestar animal son tan importantes y urgentes y cuáles son las consecuencias si se ignoran. Es importante respaldar sus peticiones tanto respecto a la amplitud de la necesidad, como la efectividad de sus métodos, con hechos y cifras, más que sólo generalidades. Todo puede ser inmediato, importante o único pero usted debe probarlo, así que trate de incluir algunos datos y cifras en su propuesta y puede también, si quiere, ajuntar un documento alterno, con abundantes detalles sobre el proyecto, que haga las veces de apéndice anexa a la aplicación. Descripción del proyecto: Qué métodos de trabajo serán utilizados para alcanzar el objetivo? Cuáles son los planes operacionales a largo y corto plazo? Qué soluciones y logros se esperan del proyecto? También incluya información sobre por qué es su organización, la mejor o más apropiada para hacer este trabajo particular. Cómo se ajusta este proyecto a sus objetivos organizacionales? Qué método escogió, que sea el más efectivo en cuanto a costos? Incluya un plan del proyecto o una línea de tiempo del mismo. Igualmente, explique por qué y cómo cree usted- que se corresponde este proyecto con el criterio de la agencia donadora. Reafirme que cree en el grado de correspondencia entre los objetivos del proyecto y los del donador y cuénteles porque deben invertir en su proyecto. Un resumen de quiénes serán los beneficiarios: Haga énfasis en los beneficios que impacten la salud, seguridad o la situación económica, por ejemplo, fortaleciendo el turismo, aumentando las oportunidades laborales, educación, reduciendo problemas sanitarios, etc. Así como en los beneficios para los animales. Hay algún factor geográfico o socio-económico que haga que sea importante trabajar en el área específica donde se va a enfocar? Si usted puede incluir estudios de casos y ejemplos de la forma cómo los animales han sido salvados o cómo la gente se ha visto beneficiada por su organización y que se ha logrado por medio de esa ayuda, podrá demostrarles, entonces, que usted es efectivo cuando ayuda cosa que la que la mayoría de donadores, están interesados en apoyar. Los riesgos potenciales y su planeación en manejo de riesgo: Sea claro aquí respecto a cuán exhaustivamente usted ha investigado los factores internos y externos que pueden tener repercusiones sobre su proyecto y cómo direccionará usted dichos factores, en caso de que se presenten. Vale la pena mencionar los antecedentes en esta área de trabajo. Por qué es la suya, la organización más apropiada para hacer algo acerca de este problema particularmente? Por qué son más proclives a tener proyectos exitosos en esta área? Puede demostrarlo, mostrando algunas de las habilidades y recursos que tenga, así como también, describir sus logros anteriores. La sostenibilidad de su proyecto: Qué pasará cuando los fondos se hayan acabado?, Continuará el proyecto con una base sostenible? Podrá usted identificar y desarrollar otras fuentes de fondos? Terminará este proyecto naturalmente? Si usted puede demostrar que el proyecto será auto sostenible de alguna manera, entonces la suma de dinero solicitada representará para el donador una inversión que seguirá trayendo beneficios en el futuro. Apalancamiento: Donde sea posible, será bueno describir que se logrará con la subvención otorgada más allá de la suma de dinero que se ha recibido. Por ejemplo: 5

6 Podrá usted movilizar los esfuerzos y la energía de los voluntarios y cuán valioso es esto en adición al trabajo que se hace? A menudo esto será importante y así, puede mostrar cuánto puede lograr con una suma de dinero relativamente baja. Motivará usted a la comunidad local y cómo se involucrarán ellos? Nuevamente, lograr esto hará que su trabajo sea mucho más efectivo. Colaborará usted con otras agencias u organizaciones incorporando nuevas habilidades y recursos? Cuáles son sus planes más allá del proyecto, para construir y desarrollar desde el trabajo que se piensa realizar en la siguiente etapa? Esto debe ser considerado, incluso si usted no tiene aún planes firmes en esta etapa. Si el trabajo es innovador, Qué planes tiene para la diseminación y si es posible que su éxito influencie la forma como los otros enfrentan el problema? Medición del cumplimiento de los objetivos: Cómo medirá y reportará el cumplimiento de sus objetivos? Quién será el encargado de esto? Cuáles son los resultados más probables? Presupuesto: Su presupuesto va a ser evaluado meticulosamente por sus donadores potenciales, por lo que necesita ser muy claro, concreto y exacto y debe poder justificar cada uno de los gastos. La mayoría de los donadores no estarán interesados en pequeños detalles como la papelería o los costos postales, pero sí lo estarán en las áreas mayores de ingresos y gastos. Usted debe identificar los costos capitales o los extraordinarios, salarios, gastos indirectos y cualquier otro gasto operacional significativo. De forma similar, los ingresos estimados mostrarán el dinero que usted espera generar con el proyecto en sí mismo o con la recaudación de fondos. Más allá de esto, usted necesitará mostrar la manera en que será recolectado el dinero que se necesita a plazo medio, en un tiempo de aproximadamente tres años. Esto podría requerir una declaración de ingresos y egresos y una de los activos gastados, ambos desarrollados en un plan a tres años. Adicionalmente, usted necesitará abastecer las cuentas auditadas de su organización por el último año de manera que estén disponibles. Puede sonar obvio pero asegúrese de que ha incluido absolutamente todo. Evalúe su plan detalladamente. No pida muy poco. La Solicitud: Usted necesita decidir cuándo debe solicitar a la agencia donante. Usted debe averiguar la magnitud de la subvención que ese donador particular suele hacer. Normalmente esto será menos de lo que usted necesita conseguir, en esos casos, necesita acercarse a un número de donadores pidiéndoles que contribuyan con una parte del total. Hay varios enfoques para desarrollar esto: Puede acercarse a, digamos, tres fuentes diferentes y pedirle a cada una que contribuya con la tercera parte del total o una proporción adecuada, dependiendo de su tamaño. Usted puede dividir el proyecto en componentes separados. Cada uno de ellos debe convertirse en el asunto de la aplicación de un donador particular y, en cada aplicación, usted deberá resaltar la importancia particular de la porción del proyecto que le está pidiendo que apoye así como el proyecto en su totalidad. Usted puede, de igual forma, dar un rango de opciones al donador y un rango de presupuestos para ofrecerle más posibilidades. Por ejemplo, Una donación A, que viene de X nos permitirá lograr el objetivo Y que, finalmente, resultará en Z. Entonces, es solo una cuestión de estrategia. Contactará a sus donadores potenciales al mismo tiempo? O se acercará a uno primero, esperando recibir su apoyo y luego a los demás. Esto es algo que sólo usted puede decidir. Cualquier cosa que esto sea, es importante tener un plan de recaudación de fondos y explicar a todo el mundo de qué forma se va a enfocar usted para recaudar el dinero que necesita. Debe ser claro respecto a lo que se ha comprometido con el proyecto. 6

7 No olvide hacer énfasis acerca de cuándo necesita el dinero. Consejos para escribir la propuesta Extensión: Hay un sinnúmero de información que usted podría incluir. Si usted la coloca toda, su aplicación podrá ser muy larga para algunos donadores. Para lograr una buena propuesta, esto debe ser apropiado también. Si el proyecto es menos complejo, reduzca la propuesta al mínimo, una página o dos normalmente serán suficientes. Usted puede adjuntar, en un apéndice, información detallada, fotográfica o técnica si usted piensa que es de interés para el donador. Lenguaje y jerga: Muchas aplicaciones están escritas de manera aburrida y son difíciles de leer. Si usted tiene la habilidad de hacerlo, trate de escribir la aplicación de una forma optimista, concentrándose en sus fortalezas, las oportunidades, los resultados esperados y las esperanzas para el futuro. Esto es mucho mejor que el lenguaje acartonado en el que la mayoría de reportes están escritos. La aplicación es un documento en el que usted está vendiéndole a un donador la idea de que apoye su proyecto. Algunos puntos que debe evitar son: Oraciones muy largas, párrafos largos, palabras sin sentido y jerga o algo que signifique una cosa para usted, pero nada para quien lee. Es mucho mejor emplear palabras, frases y párrafos cortos, puntos esenciales, texto en negrilla para resaltar puntos importantes, encabezados y sub-encabezados para indicar las diferentes partes de la aplicación. Evite usar la voz pasiva. Y trate de que el vocabulario usado por usted se corresponda con el de la aplicación de la organización donadora. Duración: No olvide completar cada sección honestamente y ciñéndose a los hechos. Revise su propuesta Tiene sentido completo?: El mejor consejo es pedirle a alguien más que lea lo que usted ha escrito antes de enviarlo. La persona idónea para ese trabajo es alguien que conozca un poco acerca de su trabajo, que estará en la posición de la mayoría de gente a la que usted le envíe la solicitud. Pueden pedirle explicaciones o juicios de valor cuando las cosas no estén muy claras respecto a la propuesta. Será exitosa la propuesta?: Lea las pautas de la aplicación cuidadosamente y tenga en cuenta los requerimientos específicos. Cree una lista de los criterios de la organización donadora y trate de direccionar su aplicación hacia ellos. No permita que el criterio del donador dictamine la estructura de los contenidos de su proyecto. Guarde copias: Guarde copias de cada aplicación que presente y anote las fechas en que fueron enviadas, así como también cualquier comunicación que haya tenido con la fundación. Aplicación: Asegúrese de presentarla a tiempo. Mantenga el contacto: Los recaudadores de fondos habilidosos no considerarían enviar una propuesta sorpresiva a nadie excepto a las organizaciones donadoras más pequeñas o remotas. Para asegurar buenas posibilidades de éxito, usted debe mantener contacto con la agencia donadora y averiguar a quién debe ser enviada la propuesta, su nombre y el cargo y también, debe saber quién maneja las decisiones y de quién se asesoran para ir pensando en hacer una acercamiento con ellos. Espere: Ahora, tiene que esperar. Si ellos le han dado indicios de cuándo le van a responder, perfecto. Si no, entonces es una buena idea confirmar que recibieron la propuesta y preguntar cuándo puede esperar una respuesta. SI no le han contestado en el tiempo determinado para ello, entonces, llámelos. 7

8 Si una vez presentada su propuesta, ellos le solicitan más información, asegúrese de enviar rápidamente la información solicitada y motívelos a comunicarse con usted de necesitar algo más. Esté preparado para una visita: Algunas agencias donantes, especialmente aquellas con las que no ha tenido contacto previo, podrán querer conocer su proyecto. Esta es una buena oportunidad para mostrarles su trabajo, cuán importante es y cuán significativo es el proyecto. Asegúrese de que el proyecto esté listo para ser visitado. Si dicen sí: Fantástico, no olvide agradecerles. Ahora el trabajo empieza y los reportes sobre el mismo, también. Si dicen no: No se desespere. Dese la oportunidad de llamarlos y pregúnteles porque no fue exitoso. Vale la pena aplicar de nuevo y cuándo? Podría ser importante seguir en contacto con la organización mandándoles reportes ocasionales o invitándolos a conocer su proyecto. Esto no significa necesariamente que usted se rinda, podrían ser muchas razones fáciles de solucionar. The World Society for the Protection of Animals 89 Albert Embankment London SE1 7TP United Kingdom Tel + 44 (0) Fax +44 (0) wspa@wspa-international.org 8