APLICATECA, Movistar. Gastosclick, el portal de aplicaciones de. Manual de Acceso y Compra de. de ASP Gems

Transcripción

1 APLICATECA, el portal de aplicaciones de Movistar Manual de Acceso y Compra de Gastosclick, de ASP Gems

2 INDICE INDICE... I ÍNDICE DE ILUSTRACIONES... III ÍNDICE DE TABLAS...IV 1 QUÉ ES GASTOSCLICK? MÁS DETALLES QUÉ VENTAJAS OFRECE GASTOSCLICK? CUÁLES SON LAS PRINCIPALES APLICACIONES DE GASTOSCLICK? A QUIÉN VA DIRIGIDO GASTOSCLICK? REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ACCESO Y CONTRATACIÓN DE GASTOSCLICK PRECIOS Y ELEMENTOS CONTRATABLES ACCESO PARA LA COMPRA DE APLICACIONES CAMBIO DE ADMINISTRADOR Y CONTRATACIÓN ADICIONAL DE PAQUETES DE 10 LICENCIAS/USUARIOS BAJAS DE LICENCIAS DE USUARIO Y DE LA APLICACIÓN Baja Parcial Baja Total MODIFICACIONES EN LAS LICENCIAS Y OTRAS GESTIONES ACCESO PARA LOS USUARIOS USUARIO ADMINISTRADOR DE ESCRITORIO/APLICATECA USUARIO DE LA APLICACIÓN GASTOSCLICK PREGUNTAS MÁS FRECUENTES (FAQS) CASOS DE ÉXITO CASO A : CONSULTOR (PROFESIONAL AUTÓNOMO) Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la aplicación Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos CASO B : EMPRESA DE DESARROLLO DE SOFTWARE Página i

3 6.2.1 Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la herramienta Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos Página ii

4 Índice de Ilustraciones Ilustración 1: Acceso a la Aplicateca desde Internet... 8 Ilustración 2: Acceso a la Aplicateca desde el Escritorio... 9 Ilustración 3: Pantalla inicial de Aplicateca... 9 Ilustración 4: Secciones o bloques de la Aplicateca Ilustración 5: Búsqueda de Gastosclick en la categoría de Gestión Ilustración 6: Inicio de la compra de Gastosclick Ilustración 7: Gastosclick añadido al carrito Ilustración 8: Cumplimentación de datos para la compra de Gastosclick Ilustración 9: Revisión final de la configuración de la compra Ilustración 10: Finalización de la compra Ilustración 11: Acceso a Aplicateca desde movistar.es Ilustración 12: Acceso a la gestión de Gastosclick Ilustración 13: Acceso a la Edición de las opciones contratadas de Gastosclick Ilustración 14: Opciones de gestión de Gastosclick Ilustración 15: Comprobación de datos (compra adicional y cambio de administrador) Ilustración 16: Conceptos y configuración actual de Gastosclick Ilustración 17: Baja parcial/reducción del número de paquetes de 10 usuarios Ilustración 18: Baja definitiva de la aplicación Gastosclick Ilustración 19: Confirmación del borrado definitivo de la aplicación Ilustración 20: Acceso al Escritorio desde movistar.es Ilustración 21: Acceso a Aplicateca desde el Escritorio Ilustración 22: Solapas accesibles a un usuario Administrador de Escritorio/Aplicateca Ilustración 23: Zona de acceso (como usuario) a las aplicaciones Ilustración 24: Botón de acceso Gastosclick (activo, izquierda e inactivo, derecha) Ilustración 25: Pantalla de la aplicación Gastosclick Página iii

5 Índice de tablas Tabla 1: Precios y conceptos contratables de Gastosclick... 7 Tabla 2: Tabla de descuentos en función del número de paquetes contratados... 7 Página iv

6 1 Qué es Gastosclick? Gastosclick es una aplicación desarrollada por ASP Gems enfocada única y exclusivamente a la gestión de reporte de gastos y diseñada para simplificar al máximo las tareas de los usuarios. Simplemente introducir los datos, elegir a que categoría corresponden y asignarlos a un proyecto. De manera fácil e intuitiva se pueden comprobar cobros pendientes, pagos aceptados, saldo actual, así como supervisar y validar solicitudes de reembolso. La funcionalidad principal consiste en un mecanismo o flujo de aprobación de gastos, de manera que los usuarios registran los gastos, y posteriormente el supervisor aprueba (o rechaza) dichos gastos, que finalmente el pagador compensa en la aplicación para que el saldo del usuario con la empresa vuelva a cero. El saldo que se muestra a cada empleado es un balance entre los gastos pendientes de aprobación (pagados en efectivo) y los pagos realizados por la empresa. Se entiende que los gastos pendientes de aprobar serán aprobados en la mayoría de caso, y por ello, se contabilizan en el balance aunque todavía no estén aprobados. En caso de que posteriormente dichos gastos fuesen rechazados, se eliminan del balance. En cualquier caso, el pagador sí que tiene a su disposición dos saldos distintos para cada usuario: el balance de gastos pendientes de aprobar, así como el balance de los gastos ya aprobados. Se descuentan de todos los balances aquellos gastos que hayan sido realizados con una tarjeta de empresa, pues a pesar de que dichos gastos deben ser aprobados o rechazados al igual que cualquier otro gasto, dichos gastos no necesitan ser compensados al empleado, ya que se liquidan mediante la tarjeta. La aplicación cuenta en todas sus pantallas con una ayuda contextual desplegada en la parte derecha de la ventana, donde se indican todas las opciones que el usuario puede realizar en esa pantalla. 1.1 Más detalles... Existen varios perfiles de usuarios en la aplicación, que corresponden a los diferentes roles que realiza cada uno. Cada usuario puede acumular uno o varios roles, o perfiles, de manera que habitualmente, el administrador suele coincidir también con el supervisor y el pagador: 1. Administrador: es el usuario que se designa en el proceso de compra, en la Aplicateca. Entre sus funciones están: Generar el resto de usuarios y asignarles el/los perfiles necesarios. Administrar los proyectos a los cuales se asignan los gastos. Cada proyecto tiene un supervisor, que será el encargado de aprobar/rechazar todos los gastos asociados a dicho proyecto Administrar los tipos de gastos posibles. La aplicación dispone de unos tipos de gastos predefinidos (taxi, avión, peaje, kilómetros, etc.), que a su vez están Página 1 de 37

7 jerarquizados (por ejemplo: taxi, kilómetros, tren, avión, parking pertenecen a la categoría Transporte). Personalizar el entorno de trabajo: colores, nombre de la empresa, logo, datos de la empresa 2. Supervisor: su función principal consiste en aprobar o rechazar cada uno de los gastos asociados a los proyectos que supervisa. Tiene dos opciones concretas mediante las cuales desempeñar esa función: mis supervisados, donde puede controlar un listado de todos los usuarios que supervisa, así como el saldo que tiene cada uno de ellos; y Aprobación de gastos, donde le aparecen todos los gastos pendientes de aprobación, para aprobarlos o rechazarlos. También puede solicitar más información al responsable de dicho gasto para así decidir posteriormente si lo aprueba o rechaza. 3. Pagador: registra en la aplicación los pagos que se realicen a cada usuario. Esto permite liquidar los gastos pendientes de abonar a cada usuario. Sin embargo, dado que los pagos que se realicen no están necesariamente asociados a unos gastos concretos, el sistema también permite un saldo positivo a favor del empleado, con lo cual se pueden gestionar anticipos a favor del empleado, por ejemplo antes de realizar un viaje de empresa. El empleado, al volver del viaje, registrará todos los gastos, que deberán pasar, como siempre, por el proceso de aprobación antes descrito. 4. Gestor: es un usuario que tiene acceso a todos los gastos aprobados de la empresa, así como a los pagos realizados a cada empleado. Este perfil está orientado a Gestores y asesores fiscales, pues de esta manera pueden contabilizar todos los pagos y los gastos de empresa. Solo tiene sentido contabilizar gastos aprobados, y por ello no se muestran el resto de gastos (pendientes o rechazados) al gestor. 5. Bloqueado: es un usuario (generalmente empleado) cuyos gastos y pagos asociados pueden ser todavía consultados por la empresa, pero que ya no tiene acceso a la aplicación. Este perfil se utiliza cuando un empleado causa la baja en la empresa, y de esta manera se puede mantener el histórico de datos, pero el empleado ya no puede utilizar la herramienta. 6. Usuario sin perfil especial: el resto de usuarios que no tengan un perfil de los anteriores, son simplemente empleados, que solo pueden registrar sus gastos, y consultar el estado de su balance. Página 2 de 37

8 1.2 Qué ventajas ofrece Gastosclick? Los principales beneficios que Gastosclick puede aportarle como profesional autónomo o empresa son: Ahorro de tiempo: optimiza todos los procesos para que pueda gestionar los gastos de la manera más cómoda y rápida posible. Ahorro de costes: Gastosclick le permite gestionar sus gastos y los de su empresa desde el primer momento y al mejor precio. La aplicación está en Internet; por eso no necesita instalar ningún programa, ni preocuparse por el mantenimiento. Tampoco necesita realizar ninguna inversión inicial. Olvídese del pago de licencias. Olvídese de las tareas y los costes normalmente asociados a la informática: instalaciones, actualizaciones, mantenimiento, requerimientos software... Cuando quiera, donde quiera: Gastosclick es una aplicación web. Eso significa que puede gestionar sus gastos y/o los de su empresa desde cualquier lugar del mundo, en el momento que lo necesite. Solo necesita una conexión a Internet. Tranquilidad y seguridad: Gastosclick garantiza a sus clientes la máxima seguridad y la confidencialidad de todos los datos. La información está a buen recaudo en nuestros servidores, disponible al instante siempre que se necesite. Agilice sus trámites: descubrirá que esta es la forma más eficaz de trabajar: no tendrá que adjuntar tantos documentos, ahorrará un montón de correos electrónicos, evitará la pérdida de información de sus empleados. Sencillez: Gastosclick es una aplicación extremadamente sencilla e intuitiva, que no necesita formación y apenas requiere aprendizaje. La clave está en que sólo hace aquellas cosas que son esenciales para su trabajo: gestionar sus gastos y/o los de su empresa. Por eso no le costará ningún esfuerzo manejar Gastosclick. o Fácil supervisión y aprobación o Reporte intuitivo de gastos o Toda la información necesaria, pero solo la necesaria o Usuarios y proyectos ilimitados o Exporta sus datos o Personalizado y a su medida o Sin hojas de gastos o Desde cualquier parte o Sin instalación o Sin inversión Página 3 de 37

9 1.3 Cuáles son las principales aplicaciones de Gastosclick? Las principales aplicaciones de Gastosclick pueden ser: - Gastosclick permite de forma sencilla y eficaz la gestión de reporte de gastos. Simplemente introducir los datos, elegir a que categoría corresponden y asignarlos a un proyecto. - De manera fácil e intuitiva podrá comprobar sus cobros pendientes, pagos aceptados, saldo actual, así como supervisar y validar solicitudes de reembolso. - Conocer el saldo de cada empleado con la empresa. - Administrar los proyectos a los cuales se asignan los gastos. Además podrá visualizar el total de gastos imputados en cada uno de los proyectos. - Personalizar el entorno de trabajo: colores, nombre de la empresa, logo, datos de la empresa. - Contabilizar de forma sencilla los pagos que se ha realizado a cada uno de los usuarios. 1.4 A quién va dirigido Gastosclick? Gastosclick va dirigido a: - Profesionales autónomos de todos los sectores (programadores, diseñadores, transportistas, fisioterapeutas...) - Profesionales autónomos con alta movilidad geográfica. - Director general o gerentes de una pequeña o mediana empresa - Pequeñas y medianas empresas de cualquier sector de actividad (pequeños comercios, talleres, empresas de traducción, compañías de distribución...) - Pequeñas y medianas empresas cuyos comerciales se encuentran localizados en ciudades diferentes. Página 4 de 37

10 2 Requerimientos técnicos Gastosclick no tiene ningún requerimiento técnico, pues tan solo se necesita una conexión a Internet y un navegador: Internet Explorer Firefox Safari Google Chrome Mozilla... Página 5 de 37

11 3 Acceso y Contratación de Gastosclick NOTA: A continuación se describe la operativa de contratación específica del producto Gastosclick. Puede encontrar una descripción de la operativa de contratación general de Aplicateca en el documento Acceso y Compra en APLICATECA.pdf, accesible en el MarketPlace de Aplicateca. RECUERDE QUE......debe tener a mano su USUARIO Y CONTRASEÑA de ADMINISTRADOR de su Solución ADSL ESCRITORIO para poder acceder a la Aplicateca y poder gestionar su aplicación Gastosclick. Además, su escritorio debe estar activado. 3.1 Precios y elementos contratables La oferta de Gastosclick está formada por tan sólo dos conceptos contratables: 1. Licencia Gastosclick DEGUSTACIÓN: Cada cliente podrá contratar solo una licencia Gastosclick degustación que permite tan solo un usuario y un proyecto. Esta licencia permitirá generar gastos y asociarlo a un único proyecto, pero no existiría el mecanismo de aprobación ni de pagos, por lo que no aplicarían los perfiles de pagador, supervisor, administrador ni gestor. Sólo existirá el perfil de usuario normal. El precio de esta licencia es 0 euros/mes. 2. Paquete Gastosclick. Cada cliente podrá contratar tantos paquetes de 10 licencias (10 usuarios) como desee. Dependiendo del número de licencias o paquetes de 10 usuarios que contrate el usuario variará el precio de cada paquete: a más licencias, menos precio por licencia. Además, para que pruebe el producto sin restricciones, Gastosclick le ofrece este paquete de 10 licencias siempre con el PRIMER MES GRATIS. Página 6 de 37

12 El siguiente cuadro recoge un resumen de la estructura de la oferta de Gastosclick: Concepto contratable PVP Alta (euros) PVP Cuota abono ( /mes) Características Aplicateca: Gastosclick Degustación Aplicateca: Gastosclick Paquete de 10 licencias (usuarios) 0,00 0,00 0,00 7,90* Para 1 usuario, 1 proyecto Para 10 usuarios. Primer mes gratuito. Tabla 1: Precios y conceptos contratables de Gastosclick *: Se aplicará un descuento por volumen en función del número de paquetes contratados, según el cual, si el cliente que contrata 3 o más paquetes de 10 usuarios, pagará un PVP unitario de 5,90 euros/mes en vez de 7,90 euros/mes. La siguiente tabla muestra un ejemplo: Número de paquetes contratados Nº máximo licencias PVP unitario del paquete PVP total ,90 /mes 7,90 /mes ,90 /mes 15,80 /mes ,90 /mes 17,70 /mes ,90 /mes 23,60 /mes ,90 /mes 29,50 /mes ,90 /mes 35,40 /mes N (para N>2) N x 10 5,90 /mes N x 5,90 /mes Tabla 2: Tabla de descuentos en función del número de paquetes contratados Página 7 de 37

13 3.2 Acceso para la compra de aplicaciones Para la compra de aplicaciones, acceda a la Aplicateca por medio de la URL:, clique en Acceso a Aplicateca >> e identifíquese como el usuario ADMINISTRADOR de su Solución ADSL Escritorio. Ilustración 1: Acceso a la Aplicateca desde Internet Una vez identificado, pulsando sobre el botón Entrar puede acceder al entorno del usuario administrador del Escritorio. Desde el Escritorio, puede acceder a la tienda de Aplicateca pulsando sobre cualquiera de los dos accesos a la misma: Página 8 de 37

14 Ilustración 2: Acceso a la Aplicateca desde el Escritorio Una vez que se ha accedido a la Aplicateca, aparece por defecto la página de inicio de la misma. Esta página de inicio puede tener diferente aspecto y configuración en función del tipo de usuario que accede (administrador o no administrador) y de las aplicaciones a las que un determinado usuario tenga acceso. Ilustración 3: Pantalla inicial de Aplicateca Página 9 de 37

15 Como se puede observar, la página de inicio está dividida en varias secciones: Ilustración 4: Secciones o bloques de la Aplicateca Para contratar una aplicación, utilice el buscador por categorías hasta que encuentre la Aplicación Gastosclick. Podrá encontrarla en la categoría Gestión, junto a otras aplicaciones similares. Página 10 de 37

16 Ilustración 5: Búsqueda de Gastosclick en la categoría de Gestión Pulse sobre el enlace mas info... si desea conocer más detalles sobre la aplicación. Si desea adquirir la aplicación, pulsando directamente sobre el botón Añadir al carrito el proceso de compra de la aplicación: se inicia Ilustración 6: Inicio de la compra de Gastosclick Página 11 de 37

17 Pulsando sobre el botón Finalizar compra se realiza la compra de las aplicaciones contenida en el carrito. En la imagen, se están adquiriendo la aplicación Gastosclick: Ilustración 7: Gastosclick añadido al carrito El precio que aparece inicialmente es de 0,00 euros porque éste es el precio de la licencia de degustación. Si, más adelante, se indica que se desea contratar otro tipo de licencia o paquete, el precio se ajustará a su valor real antes de formalizar la compra. Para formalizar la compra, Gastosclick necesita que el usuario que está realizando la compra cumplimente los datos que se muestran en la siguiente ilustración: Ilustración 8: Cumplimentación de datos para la compra de Gastosclick Página 12 de 37

18 CAMPO 1: Referencia: este nombre identifica la instancia de la aplicación que usted está contratando, pues es posible contratar más de una instancia (por ejemplo, si necesita la aplicación en diferentes oficinas/franquicias/etc), y de esta forma usted podrá diferenciarlas. Además, este campo se incluye en la orden de pedido, por lo que es posible seguir su estado buscando con la referencia aquí indicada. CAMPO 2: Opción contratable. Le permitirá indicar si quiere adquirir la opción de Degustación (recuerde que sólo disfrutará de 1 usuario y 1 proyecto) o prefiere adquirir los paquetes de 10 usuarios (licencias). Recuerde que los paquetes de 10 usuarios ofrecen el primer mes gratis, por lo que si desea probar la funcionalidad completa ésta también es una buena opción. CAMPO 3. Número de paquetes de 10 usuarios. Si opta por contratar paquetes de 10 usuarios, debe especificar cuantos paquetes se desea contratar. Si, por ejemplo, se señala 2, se estarán contratando dos paquetes de 10 usuarios, lo que quiere decir que adquirirá derecho de acceso y uso para un total de 20 usuarios, sin ningún tipo de limitaciones. CAMPO 4: Administrador: seleccione qué usuario será el usuario administrador de la aplicación. Podrá seleccionar el usuario administrador del desplegable que acompaña a este campo. A continuación, y para finalizar, se debe aceptar expresamente la Declaración de Términos Legales y Condiciones de uso del Servicio (seleccionando Si ), como paso previo a la finalización de la compra. Ilustración 9: Revisión final de la configuración de la compra Página 13 de 37

19 Para finalizar la compra basta con pulsar sobre el botón Completado, tras lo cual, si el procesamiento de la compra ha sido correcto, el sistema muestra una ventana de confirmación: Ilustración 10: Finalización de la compra 3.3 Cambio de Administrador y contratación adicional de paquetes de 10 licencias/usuarios Al igual que el en caso de la compra inicial, el usuario ADMINISTRADOR de ESCRITORIO debe acceder a la Aplicateca (), logarse en su Escritorio y después acceder a Aplicateca (ver Ilustración 2). Ilustración 11: Acceso a Aplicateca desde movistar.es Página 14 de 37

20 En la página inicial de la tienda de Aplicateca debe seleccionarse la solapa Mi Aplicateca, lo que provoca que aparezca la siguiente pantalla en la que se detallan las diferentes aplicaciones que el cliente tiene contratadas y sobre las cuales puede seguir contratando o realizando gestiones. Busque Gastosclick y pulse sobre el botón Ver : Ilustración 12: Acceso a la gestión de Gastosclick A continuación accederá a la pantalla que le permite gestionar la aplicación Gastosclick: Ilustración 13: Acceso a la Edición de las opciones contratadas de Gastosclick Como puede ver en la imagen siguiente, Gastosclick le permitirá realizar dos tipos de operaciones: Página 15 de 37

21 1. Contratar paquetes adicionales de 10 licencias de usuario. El recuadro que aparece junto al texto Número de paquetes de 10 usuarios le indica cuántos de estos paquetes tiene actualmente contratados. Aumentando esta cantidad contrata nuevos paquetes de 10 licencias de usuario. 2. Cambiar el usuario administrador de Gastosclick: basta seleccionar de la lista desplegable el nombre del nuevo usuario administrador de la aplicación. La operación de Cambio de Administrador NO TIENEN NINGÚN COSTE para el cliente. Ilustración 14: Opciones de gestión de Gastosclick Para completar su proceso de configuración, debe pulsar sobre el botón Siguiente y continuar a la siguiente pantalla de igual forma que en el proceso de compra normal. RECUERDE: Antes de finalizar su gestión, debe comprobar que su operación es correcta, chequeando que el usuario administrador final es el apropiado y que el número final contratado de paquetes de 10 licencias es el que necesita. La siguiente ilustración muestra cómo se ha contratado 1 paquete adicional de 10 usuarios (inicialmente se contrataron 2 paquetes y en esta operación se indica que se requieren un total de 3 paquetes, por lo que es necesario ampliar 1 paquete adicional) y un nuevo usuario administrador (Javier García): Página 16 de 37

22 Ilustración 15: Comprobación de datos (compra adicional y cambio de administrador) Si lo desea, puede realizar las acciones (cambio de administrador o contratación adicional de paquetes de licencia) por separado. Página 17 de 37

23 3.4 Bajas de licencias de usuario y de la aplicación A continuación se describe el proceso para solicitar la baja de licencias de usuario o servicios asociados a la aplicación Gastosclick Baja Parcial La baja parcial consiste en la descontratación de parte de los paquetes de 10 licencias de usuario, pero manteniendo al menos 1 paquete de 10 licencias de usuario, por lo que el acceso a Gastosclick sigue siendo posible por algún usuario. La baja parcial puede ser realizada por el usuario ADMINISTRADOR de ESCRITORIO accediendo a la EDICIÓN de las aplicaciones contratadas, tal y como se describe en el punto 3.3 Cambio de Administrador y contratación adicional de paquetes de 10 licencias/usuarios. En la pantalla inicial, se muestran los datos de los conceptos contratados y configuración actual: Ilustración 16: Conceptos y configuración actual de Gastosclick Página 18 de 37

24 Para solicitar una baja parcial, una vez en la pantalla de Administración de Gastosclick, deberá modificar el Número de paquetes de 10 usuarios de forma que la cantidad total sea MENOR que la que inicialmente se tenía contratada: Ilustración 17: Baja parcial/reducción del número de paquetes de 10 usuarios Por supuesto, el efecto de descontratar paquetes de 10 licencias de usuario es que el número total de usuarios que pueden acceder a la aplicación se ve reducido en la cuantía solicitada. Para completar la operación de baja parcial deberá seguir el proceso hasta la pantalla de aceptación de la declaración de condiciones legales. Antes de completarla, recuerde comprobar que su solicitud es correcta, al igual que se hace cuando se solicitan nuevas altas o cambio de administrador Baja Total La baja total consiste en la descontratación de la TOTALIDAD de los paquetes de 10 licencias de usuario asociados a la aplicación Gastosclick. La baja total implica la denegación del acceso a Gastosclick, por lo que no es posible recuperar la información que en ella se encuentre almacenada. Por ello, usted debe ser consciente de que, por lo general, se perderá la información almacenada en la aplicación, y es por ello que, antes de solicitar Página 19 de 37

25 la baja total en un servicio, usted debe haber puesto a salvo sus datos por los medios que Gastosclick pone a su disposición o por sus propios medios. Recuerde que Gastosclick permite a sus usuarios exportar todos sus datos en cualquier momento previo a la baja del servicio. TENGA EN CUENTA QUE la baja TOTAL puede producir, en algunos casos, la pérdida de la información que haya almacenado Para cancelar definitivamente la suscripción a Gastosclick, acceda a la página de Administración de Gastosclick y seleccione el botón Borrar aplicación : Ilustración 18: Baja definitiva de la aplicación Gastosclick Página 20 de 37

26 Aparecerá un aviso informativo antes de proceder a la baja definitiva: Y, posteriormente, aparecerá un mensaje de confirmación de la operación: Ilustración 19: Confirmación del borrado definitivo de la aplicación Página 21 de 37

27 3.5 Modificaciones en las licencias y otras gestiones Desde el punto de vista de la contratación no es posible realizar mas gestiones que las ya descritas. El resto de operativa, propia del uso diario de la aplicación en si, debe realizarse dentro de Gastosclick. Acceda a la aplicación tal y como se indica en capítulo siguiente y siga las instrucciones que se indican en el manual de usuario de Gastosclick. El alta/baja de los diferentes usuarios que usarán Gastosclick, la asignación de sus diferentes perfiles, etc., se gestionará desde la propia aplicación Gastosclick. Página 22 de 37

28 4 Acceso para los Usuarios RECUERDE QUE......para que los usuarios puedan acceder a sus aplicaciones, deben ser usuarios de ESCRITORIO, y que deberán identificarse en Aplicateca por medio de su USUARIO y CONTRASEÑA de ESCRITORIO. Un usuario de Aplicateca puede acceder de dos formas: 1) A través de y el Escritorio El acceso por medio de la URL es sencillo: se selecciona la solapa Autónomos o Empresas y, después en la sección mi movistar >, se pulsa sobre Escritorio : Ilustración 20: Acceso al Escritorio desde movistar.es Página 23 de 37

29 Una vez seleccionado el Escritorio, el sistema solicitará el login y password antes de continuar. Basta identificarse con ambos datos para tener acceso al Escritorio y, desde el, a Aplicateca. 2) A través de Accediendo por medio de la URL se accede directamente a la solapa PROFESIONALES Y EMPRESAS y, dentro de ésta a la de Aplicaciones y Servicios, donde se encuentra el acceso a la Aplicateca dependiendo del ítem del menú Otras Aplicaciones. Aparecen las pantallas que se han descrito en el capítulo 3.2 Acceso para la compra de aplicaciones, donde debe incluirse el login y password de usuario de Escritorio. En la pantalla de inicio de Escritorio aparece el acceso a la Aplicateca en la parte inferior derecha. Pulsando sobre dicho icono se tiene acceso a la Aplicateca: Ilustración 21: Acceso a Aplicateca desde el Escritorio Una vez en Aplicateca, la vista que le aparece al usuario depende de su perfil y de las aplicaciones a las que tiene acceso. Página 24 de 37

30 Desde el punto de vista de Aplicateca, se distinguen dos tipos de usuarios: 4.1 Usuario ADMINISTRADOR de Escritorio/Aplicateca El usuario Administrador de Aplicateca coincide con el usuario Administrador del Escritorio y se diferencia del resto de usuarios porque éste tiene capacidad para realizar ciertas labores: contratación de nuevas aplicaciones, ampliación de licencias o servicios de las ya contratadas, modificación de usuarios y perfiles en las aplicaciones contratadas o baja de licencias y aplicaciones. Debido a estas capacidades de gestión, el aspecto de la página inicial para este usuario muestra ciertas solapas que no aparecen en la vista de otros usuarios. Ilustración 22: Solapas accesibles a un usuario Administrador de Escritorio/Aplicateca Las opciones comerciales y de administración a las cuales tiene acceso este usuario son las que aparecen descritas en el capítulo 3 Acceso y Contratación de Gastosclick. Página 25 de 37

31 4.2 Usuario de la aplicación Gastosclick El usuario de la aplicación Gastosclick es aquel que accede a diario a la aplicación para introducir sus gastos, supervisar y aprobar gastos, comprobar liquidaciones, etc. Estos usuarios tendrán alguno de los perfiles mencionados en el capítulo 1.1 Más detalles...: Administrador, Supervisor, Pagador, Gestor, Bloqueado o Usuario. Un usuario de Gastosclick deberá acceder primero a Aplicateca como se ha indicado en el punto anterior y, en la pantalla de Inicio de Aplicateca, sección Mis Aplicaciones, deberá hacer clic sobre el botón Gastosclick: Ilustración 23: Zona de acceso (como usuario) a las aplicaciones Si un usuario no tiene acceso a ninguna aplicación, el cuadro Mis aplicaciones aparecerá vacío mostrando el texto Cuando tenga aplicaciones asignadas aparecerán aquí. No olvide que para poder acceder a la aplicación Gastosclick usted deberá poder visualizar el botón activo de Gastosclick, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 24: Botón de acceso Gastosclick (activo, izquierda e inactivo, derecha) Página 26 de 37

32 Pulsando sobre el icono activo de Gastosclick, la aplicación se carga en el navegador del usuario: Ilustración 25: Pantalla de la aplicación Gastosclick SI tiene dudas acerca del uso de Gastosclick acuda a la ayuda online que podrá encontrar en la propia aplicación o en la sección de Ayuda y Soporte de Aplicateca. También puede llamar a Movistar, al teléfono de atención al cliente de Respuesta Empresarios o al teléfono de Atención Técnica , sin coste alguno para usted. NOTA: En el caso de que al usuario no le aparezca el acceso a la aplicación Gastosclick, debe solicitar a su administrador que le proporcione acceso a la misma (para lo cual el administrador deberá asignarle alguna licencia vacante o adquirir nuevas licencias, si es necesario). Página 27 de 37

33 5 Preguntas más frecuentes (FAQs) PREGUNTA 1: Cómo funciona Gastosclick? RESPUESTA 1: Gastosclick tiene diferentes funcionalidades según el perfil del usuario que lo está utilizando: El que gasta Los empleados tienen ahora una manera muy sencilla de ir apuntando los gastos en los que incurren. Además de apuntarlos utilizando Gastosclick, deben guardar el justificante en una carpeta, clasificador, sobre, en fin donde más sea cómodo. Nosotros lo hemos llamado sobre, y solo hay que informar a Gastosclick del sobre en el que hemos guardado el justificante. El que supervisa Un supervisor podrá siempre que quiera revisar todos aquellos gastos que debe aprobar, y si esta conforme con ellos aprobarlos. Y si no lo esta deberá rechazar el gasto y explicar porque lo rechaza. El que paga Los pagos en muchas empresas se hacen con la nómina, en Gastosclick sólo hay que apuntar la cantidad pagada en concepto de gastos y ya está. En algunas empresas solo querrán pagar el saldo pendiente a favor del empleado. Para Gastosclick da igual. El que paga sólo debe apuntar lo que haya pagado a cada empleado. El saldo Cada usuario ve siempre en la aplicación el saldo, que se calcula como gastos enviados + gastos aprobados - gastos rechazados - pagos realizados. Si el saldo es positivo será a favor del empleado y si es negativo a favor de la empresa. Gasto aprobado o rechazado Cada usuario ve siempre en la aplicación el saldo, que se calcula como gastos enviados + gastos aprobados - gastos rechazados - pagos realizados. Si el saldo es positivo será a favor del empleado y si es negativo a favor de la empresa. PREGUNTA 2: Como se apunta un anticipo? RESPUESTA 2: En Gastosclick un anticipo es igual que cualquier otro pago. El saldo de cada usuario hace que un pago pudiera ser un anticipo. Es decir, si no has apuntado ningún gasto y se apunta un pago, ese pago es un anticipo. PREGUNTA 3: Para que sirven los Proyectos? RESPUESTA 3: En muchas empresas la organización de los costes se hace por proyectos. Gastosclick permite identificar a que proyecto pertenece un gasto. Pero si la empresa no hace proyectos, puedes considerar un proyecto como un centro de coste cualquiera, por ejemplo, asociarlo con un departamento. En realidad nosotros hemos puesto el nombre de proyecto, pero podrías llamarlo centro de coste o departamento... Página 28 de 37

34 PREGUNTA 4: Cómo se gestionan los recibos y otros justificantes físicos? RESPUESTA 4: Cada gasto tiene asociado un atributo llamado sobre cuyo cometido es ayudar con una simple etiqueta en la organización de justificantes. Por ejemplo, si asigna a un taxi el sobre Mi Nombre Febrero 2007 puede luego emplear un sobre físico con esa etiqueta para agrupar sus gastos de febrero de 2007, incluir en él el ticket del taxi, y una vez finalizado el mes entregarlo a quien deba revisar esos justificantes. Si en su empresa existe otra manera de organizar los justificantes puede interpretar y usar el campo sobre de otro modo, o no tenerlo en cuenta. Página 29 de 37

35 6 Casos de éxito 6.1 Caso A : Consultor (profesional autónomo) Perfil de cliente Cualquier profesional autónomos o freelance que comercialice servicios de consultoría Sus clientes están ubicados por toda la geografía española así como en América latina Problemática general Dispersión geográfica de los clientes Control sobre los gastos que incurre en sus diferentes proyectos. Seguimiento y gestión de los gastos Caso de uso de la aplicación Con Gastosclick se pueden registrar los gastos en los que incurren en cada uno de tus proyectos. Además tendrás controlados y localizados tus gastos. Todo de la manera rápida y sencilla. Podrás saber cuál es tu nivel de gastos en tu actividad profesional Coste en tiempo y en organización necesarios 2 horas para activación del entorno en Aplicateca y ½ jornada para la formación a los principales usuarios de la empresa Pocos minutos para comprobar del potencial de Gastosclick Beneficios conseguidos Ahorro en costes y tiempo en la gestión de los gastos de la actividad profesional. Mayor eficiencia en la gestión de gastos y proyectos. Página 30 de 37

36 Ni cálculos ni fórmulas, simplemente introducir los datos, elegir a que categoría corresponden y asignarlos a un proyecto. Fácil supervisión y aprobación de los gastos Reporte intuitivo de gastos Toda la información necesaria, pero solo la necesaria Usuarios y proyectos ilimitados Exporta los datos en cualquier momento Personalizado y a su medida Desde cualquier parte y a cualquier hora Sin instalación 6.2 Caso B : Empresa de Desarrollo de Software Perfil de cliente Cualquier empresa que se dedique a la venta de servicios de desarrollo de software Problemática general Dispersión geográfica de los clientes, nacional e internacional Control sobre los gastos en los que incurre cada empleado Seguimiento y gestión de los gastos que se imputan a los diferentes proyectos Descontrol en el seguimiento de los gastos de la empresa así como el saldo pendiente con cada empleado Caso de uso de la herramienta Con Gastosclick se pueden registrar los gastos imputados a cada proyecto Además se tendrá unificado y en un mismo lugar los gastos de cada empleado, los aprobados y los rechazados, así como el saldo pendiente con la empresa de cada trabajador Gastosclick te permite localizar los gastos asociados a un proyecto o a un empleado de manera rápida y sencilla Coste en tiempo y en organización necesarios 2 horas para activación del entorno en Aplicateca y ½ jornada para la formación a los principales usuarios de la empresa Página 31 de 37

37 Pocos minutos para comprobar del potencial de Gastosclick Beneficios conseguidos De manera fácil e intuitiva podrás comprobar cobros pendientes, pagos aceptados, saldo actual, así como supervisar y validar solicitudes de reembolso. Ni cálculos ni fórmulas, simplemente introducir los datos, elegir a que categoría corresponden y asignarlos a un proyecto. Fácil supervisión y aprobación de los gastos Reporte intuitivo de gastos Toda la información necesaria, pero solo la necesaria Usuarios y proyectos ilimitados Exporta tus datos en cualquier momento Personalizado y a tu medida Sin hojas de gastos Desde cualquier parte y a cualquier hora Sin instalación Sin inversión Página 32 de 37