REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DE LA ASOCIACION SOLIDARISTA DE EMPLEADOS DEL REGISTRO NACIONAL CAPÍTULO I OBJETO Y DEFINICIONES

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1 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DE LA ASOCIACION SOLIDARISTA DE EMPLEADOS DEL REGISTRO NACIONAL CAPÍTULO I OBJETO Y DEFINICIONES Artículo 1º - El presente reglamento tiene como objeto establecer las normas bajo las cuales la Asociación regulará la adquisición, administración y contabilización de los activos que forman parte de su patrimonio permanente. Artículo 2 - Las disposiciones establecidas en el presente reglamento aplicarán a todos los bienes del activo fijo propiedad de la Asociación, independientemente de su ubicación, cuantía, uso, valor y modalidad de adquisición. Artículo 3 - En el presente reglamento se considerarán las siguientes definiciones: a) Activo fijo: Comprende los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Asociación, tales como maquinaria, mobiliario, el equipo, herramientas, vehículos, fincas y cualquier otro bien, sujeto de control de inventario. b) ASOREN: Asociación Solidarista de Empleados del Registro Nacional. c) Costo histórico: Es el importe total en dinero de cada bien que la Asociación Solidarista de Empleados del Registro Nacional (ASOREN) ha adquirido por concepto de compra o donación a través de proveedores nacionales o extranjeros. Ch) Formulario para entrega de activos: Formulario con numeración consecutiva, mediante el cual se hace entrega al usuario de los bienes muebles. d) Formulario para salida de activo para reparación: Formulario mediante el cual se registra la salida de un bien cuando requiera ser reparado o utilizado fuera de las instalaciones de ASOREN. e) Formulario para devolución de activos: Formulario mediante el cual se registra la devolución por parte de un asociado, empleado, directivo (a) de un bien facilitado o prestado por ASOREN. f) Inventario físico: Es el procedimiento mediante el cual se identifica físicamente cada activo fijo (bienes muebles) con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de

2 este modo el departamento y el empleado al cual está asignado. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se encuentra y su costo, entre otros aspectos. g) Identificación: Rotulación mediante placas metálicas, plásticas o cualquier otro medio, que contenga el código que identifica el departamento asignado y el número secuencial de inventario. h) Usuario (a): Se entenderá por usuario de un activo, aquel empleado (a), directivo o asociado de la Asociación Solidarista de Empleados del Registro Nacional, a quien se le ha hecho entrega de un bien mueble, para su uso y custodia, mediante el formulario correspondiente. i) Vida útil: Es la estimación del tiempo durante el cual los bienes de la Asociación estarán en condiciones económicas, técnicas y de funcionamiento para apoyar directa o indirectamente los procesos de producción de servicios de la Asociación. CAPÍTULO II DEL REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS DE ASOREN Artículo 4 ASOREN por medio de su Junta Directiva con base en las normas de administración de recursos, sus necesidades, la oportunidad de inversión, tomará la mejor opción para la adquisición de bienes y al efecto autorizará a la Administración con observancia del procedimiento de compra, según la naturaleza y el monto del bien adquirir. Artículo 5 - Los activos adquiridos por ASOREN mediante compra, donación u otra modalidad deberán registrarse al costo de adquisición más los gastos en que se incurra para que funcione en óptimas condiciones; de acuerdo a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Artículo 6 ASOREN mantendrá un archivo actualizado documental o digital del registro y control de todos sus activos fijos (muebles e inmuebles), el que estará conformado con toda la documentación legal, financiera, administrativa que demuestre la propiedad, costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, factores y método de depreciación, cobertura de seguros, código de identificación y traslado. Artículo 7 - La Gerencia es la encargada de identificar el mobiliario y equipo con un número de placa, en orden consecutivo. Se utilizará un número único de placa en aquellos activos, que tengan varios componentes (equipos de computación, cámaras fotográficas, y otros); la información del número de placa y características del bien, se consignará en el correspondiente registro contable. Al momento de levantar el acta de recepción por la adquisición de un activo fijo mueble inmediatamente se procederá a su identificación para así mantener actualizado el libro auxiliar de inventarios.

3 Artículo 8. La Gerencia una vez al año, entre los meses de octubre y diciembre, efectuará, un inventario físico para verificar que los bienes asignados a cada Unidad de Trabajo sean realmente los existentes y que se encuentren en adecuadas condiciones de uso. Artículo 9 Una vez realizado el inventario físico y de encontrarse diferencias, la Gerencia las comunicará por escrito a los usuarios de los activos, el propósito de que corroboren lo que le fue asignado. A partir del recibo del reporte, los y las usuarias, deberán en caso de incongruencias, en un plazo no mayor de quince días naturales, reportarlas a la Gerencia. Después de este plazo, el inventario se tendrá por correcto. Artículo 10 La Gerencia es la encargado (a) de realizar la clasificación y registro de los bienes según las unidades de trabajo o usuario al que se le asigne y la clasificación existente, conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Bajo su responsabilidad podrá delegar esta competencia en otro colaborador. Artículo 11 La Gerencia, con la colaboración de la Unidad de Contabilidad, debe efectuar el cálculo y registro de los cargos por depreciación de todos los activos de la Asociación, para lo cual debe actualizar el sistema de activos respecto a las tasas de depreciación. Artículo 12 La Gerencia llevará el control de las diferentes garantías otorgadas por los proveedores al momento de adquirir bienes muebles. Artículo 13. La Gerencia deberá incluir y excluir los activos en la póliza de aseguramiento que corresponda. Corresponde a la Junta Directiva, incluir los montos suficientes en los documentos presupuestarios para la cancelación de las pólizas, el registro y el control de pagos de las pólizas. Artículo 14. Serán capitalizables las erogaciones, por reparaciones adiciones y mejoras, que por su monto y características prolonguen la vida útil del bien mueble. Lo anterior según los principios de contabilidad generalmente aceptados. Corresponderá a la Gerencia definir cuáles costos de reparaciones o adiciones deben capitalizarse, para lo cual deberá solicitar a los técnicos respectivos el incremento que representa, en la vida útil del activo, la reparación o adición. Artículo 15 La Gerencia gestionará el trámite para el registro, ante los órganos correspondientes, de aquellos activos que por sus características requieran ser inscritos. Artículo 16 En caso de robo, el Presidente de ASOREN, o quien deba sustituirlo conforme los Estatutos, en su condición de representante legal, será el encargado de presentar la denuncia ante los órganos externos y darle seguimiento.

4 CAPITULO III DE LA CONTABILIDAD Y CONTROLES CONTABLES DE LOS ACTIVOS Artículo 17 - Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad registrar todas las operaciones relacionadas con el manejo de los activos fijos, su clasificación y su registro contable y mantener actualizado el módulo de activos fijos en el sistema. Artículo 18 - Las partidas de activo fijo serán reflejadas con exactitud en los registros contables, las que se cotejaran mediante levantamiento de un inventario físico cada año. Artículo 19 - El Departamento de Contabilidad al momento de efectuar el registro de un activo deberá tener las siguientes consideraciones: a) Para definir que bienes son considerados como inversión prevalecerá el criterio según valor de compra y en caso del mantenimiento que no mejoren, ni alarguen la vida útil de un bien serán cargados al gasto. b) El valor mínimo establecido para que un bien se considere como activo fijo debe ser mayor de además se debe analizar su naturaleza y utilidad, así como su vida útil. c) Las instalaciones técnicas que se realicen en propiedades propias y arrendadas serán objeto de análisis para establecer si se van a considerar bienes y el tiempo en que se van a depreciar, tomando en cuenta el plazo de los contratos y las renovaciones, la vida útil de las instalaciones, los reembolsos o salvamentos o si las mismas quedarán para beneficio del arrendador. Artículo 20 - La Unidad de Contabilidad llevará un registro auxiliar del control de los activos fijos muebles e inmuebles, el cual deberá compararse frecuentemente con el mayor general de la contabilidad a fin de corregir errores y desviaciones. El registro auxiliar del control de los activos fijos presentará en detalle su composición, agrupados conforme al orden de la cuenta de mayor general de la contabilidad y contemplará como información: fecha de compra, valor de adquisición, vida útil, valor residual, valor de la depreciación acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y cuenta contable a detalle. Artículo 21 - Para la definición y aplicación de los factores y métodos de depreciación de los activos fijos muebles, se considerará su naturaleza, uso, las políticas de mantenimiento y tendencia a la obsolescencia, entre otros aspectos. El gasto por depreciación aplicado debe ser razonable y en todo caso obedecerá al método de depreciación establecido, el cual deberá distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los períodos de la vida útil estimada. Artículo 22 - Los sistemas contables que adopte ASOREN, deben servir como fuente de información valiosa y herramienta importante para llevar el registro y control de los activos

5 fijos, permitiendo definir la cuenta contable para la clasificación y registro de los mismos, por lo tanto se deberán respetar los siguientes lineamientos: a) Contabilizar y registrar el activo fijo con el valor de adquisición. b) Uniformidad en los métodos contables utilizados para registrar los activos comprados, arrendados, descartados, vendidos, así como los gastos por mantenimiento. c) En el registro contable de los activos fijos se distinguirá: 1-Los tipos de activo y la base de valuación 2-Vida útil 3-Tasa de depreciación 4-Valor residual o desecho 5-Valor en libros. Artículo 23 - Para garantizar un eficiente sistema de control de activos fijos, la Unidad de de Contabilidad efectuará los debidos registros de las operaciones observadas en el uso y manejo de los bienes de la Asociación. Para tener un control de los bienes, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento definido que indique: a) Los documentos a utilizar para cada movimiento. b) Las rutas que debe seguir el documento. c) Las autorizaciones que debe tener el documento. CAPÍTULO IV DE LA ASIGNACIÓN DE BIENES A LOS EMPLEADOS DE ASOREN Artículo 24 -Todo empleado, directivo o asociado de ASOREN podrá recibir en calidad de préstamo y por tiempo definido, en buenas condiciones de funcionamiento y conservación, los activos necesarios para el cumplimiento de sus labores. Dichos usuarios asumen la responsabilidad de hacer un uso adecuado de esos bienes y velar porque se mantengan en buen estado. Artículo 25 Los bienes muebles de uso individual y particularizado deben ser asignados al empleado designado por la Junta Directiva y sólo para su utilización personal. Artículo 26 Los otros bienes (herramientas, engrapadoras, perforadoras y otros incluyendo los equipos de computación) serán asignados a cada empleado (a) y de ellos se llevarán los controles respectivos. Artículo 27 Antes de comprar un activo para uso de la Gerencia de ASOREN, se requerirá la autorización previa de la Junta Directiva. Igualmente se requerirá de dicha autorización para disponer de mobiliario y equipo en desuso asegurándose que se elabore y firme el formulario de disposición de activos, previo mejor postor en caso de venta y otras condiciones.

6 Artículo 28 La Gerencia entregará los activos mediante el formulario Entrega de Activos o Traslado de Activos, según corresponda, lo cual deberá ser registrado en el inventario de activos que lleva ASOREN. CAPÍTULO V CONTROL DE LOS PRÉSTAMOS DE ACTIVOS FIJOS DE ASOREN Artículo 29 ASOREN podrá entregar en condición de préstamo bienes a sus comités de trabajo u otras organizaciones del Registro Nacional siempre y cuando esa entrega se encuentre amparada en la normativa aplicable. Ello, deberá realizarse mediante el procedimiento dispuesto en el presente reglamento. Artículo 30 El (la) prestatario (a) asume la responsabilidad de hacer un uso adecuado de esos bienes y velar porque se mantengan en buen estado. La responsabilidad derivada de cualquier daño que se cause a estos por un uso inadecuado o su perdida, se regirá por lo dispuesto en el capítulo V del presente reglamento. Artículo 31 La Gerencia podrá autorizar el uso de activos, para lo cual deberá usar el formulario Préstamo de Activos, el que será firmado por el usuario del bien. De estas transacciones deberá dejarse registro en el inventario de activos que lleva ese Departamento, dentro del cual se incluirá el plazo por el cual se lleva a cabo el préstamo, así como todos los demás datos que correspondan. Artículo 32 La Gerencia podrá en todo momento solicitar a los usuarios, la revisión de los activos para efectos de determinar el estado en que se mantienen y si se está llevando a cabo un uso adecuado y provechoso de los mismos. Artículo 33 De considerarse por parte la Gerencia o de la Junta Directiva de ASOREN que los bienes dados en préstamo están siendo utilizados de forma inadecuada, dberá solicitar la devolución; se podrá requerir la entrega de los bienes al usuario de forma escrita otorgando un plazo de tres días hábiles para ello. En casos de que los activos deban ser utilizados de forma urgente por parte del nuevo usuario, la entrega por parte del usuario anterior deberá llevarse a cabo de forma inmediata, previo traslado de la solicitud escrita. Artículo 34 Deberá darse en todo momento prioridad al personal administrativo y los comités de trabajo de ASOREN, al momento de llevar a cabo préstamo de activos, incluyendo implementos deportivos.

7 CAPÍTULO VI DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS Artículo 35 Es deber de todo usuario de los activos de ASOREN, colaborar con la Gerencia con el suministro de toda información relacionada con el uso y controles de los mismos, así como acatar las recomendaciones sobre su uso y control. Artículo 36 Todo usuario(a) asume plena responsabilidad por el uso y custodia de los bienes muebles y otros activos fijos que reciba. Artículo 37. Los usuarios(as), a quienes se les haya asignado los bienes, son los responsables de que éstos estén ubicados en el lugar correspondiente y deberán responder, ante la Junta Directiva de ASOREN, por aquellos que no sean localizados en su sitio. Artículo 38 Cuando por cualquier motivo el usuario (a) extravíe un determinado bien, informará por escrito lo sucedido a la Gerencia en un plazo no mayor de dos días hábiles siguientes a la fecha en que se percate de la ausencia del activo, dando las explicaciones del caso. La Junta Directiva deberá analizar la situación y tomar las acciones necesarias dentro de un plazo de ocho días hábiles. Si se considera que existe culpabilidad del usuario, deberá solicitar a este su reposición para lo cual otorgará un plazo de cinco días hábiles. De no llevarse a cabo la reposición, la Junta Directiva solicitará vía acuerdo, a la Unidad de Contabilidad de ASOREN que se tramite el cobro respectivo al usuario, según el valor de reposición del activo. En estos se casos comunicará esta decisión a la Gerencia para que lleve a cabo el registro de la pérdida en el sistema. Artículo 39 Cuando un usuario (a) no haya reportado, en el tiempo establecido, la pérdida de un activo y este es detectado como faltante en un inventario, se procederá de oficio al cobro según el valor de reposición. Artículo 40 En caso de que se produzca la desaparición de bienes por casos fortuitos como robo e incendio, los usuarios deberán comunicar a la Gerencia el detalle de los bienes afectados, para que proceda a realizar ante la Institución aseguradora los reclamos pertinentes y los registros correspondientes. Artículo 41. Cuando un usuario (a) traslade un activo a la Gerencia de ASOREN por estar descompuesto o cuando ya no lo requiera, debe obtener su firma en el formulario correspondiente, para quedar relevado de su responsabilidad sobre el bien.

8 CAPÍTULO VII DE LAS PROHIBICIONES Artículo 42 Se prohíbe el uso de activos de ASOREN para fines que no correspondan a aquellos por los cuales fueron facilitados a ese usuario. Artículo 43 Queda prohibido a los usuarios (as) disponer de los bienes para ser movilizados fuera de las Oficinas de ASOREN, sin permiso de la Gerencia o la Junta Directiva como órgano superior. CAPÍTULO VIII DE LA REPARACIÓN Y DESECHO DE ACTIVOS Artículo 44 En los casos de activos que deban ser desechados, la Gerencia a la Junta Directiva de ASOREN, requerirá de un oficio del técnico o usuario que de fe que el artículo o bien está dañado y que no tiene reparación, o que si la tiene, su costo no es conveniente, por garantía, vida útil o relación con el precio de un producto nuevo, para efectos de que se lleve a cabo el procedimiento de desecho de estos casos. Aceptada esta solicitud por parte de la Junta Directiva de ASOREN, deberá la Gerencia realizar los trámites de eliminación de los controles internos, pasándolo a un control de bienes dañados y para desecho. Artículo 45. De existir equipo dañado en una oficina de ASOREN, esta deberá solicitar por escrito a la Gerencia los servicios de reparación. En caso de que se considere procedente tal solicitud, se llevarán a cabo los trámites necesarios para contratar lo que respecta a la reparación del bien. Artículo 46 Cuando los bienes deben salir temporalmente de las instalaciones de ASOREN para llevar a cabo la reparación, la Gerencia coordinará la respectiva salida, para lo cual deberá llenar el formulario Salida de Activo para Reparación. Artículo 47 Reparado el mobiliario o equipo, la Gerencia lo entregará al usuario. Por su parte el usuario firmará el original del formulario respectivo dando por recibido el equipo.

9 CAPÍTULO XI DISPOSICIONES FINALES Artículo 48 Cualquier incumplimiento a las obligaciones y deberes contenidos en este reglamento por parte de los usuarios de los activos de ASOREN, será sancionado siguiendo el debido proceso. Artículo 49 Se incluye lo dispuesto en estas normas a todos los vehículos automotores que sean propiedad de ASOREN o ingresen a sus inventarios. Artículo 50 El presente reglamento entrará a regir a partir de su aprobación definitiva por parte de la Junta Directiva. TRANSITORIOS Transitorio I. la Gerencia deberá proceder al plaqueo de los activos en un término máximo de seis meses a partir de la entrada en vigencia del presente reglamento. Transitorio II. La Gerencia deberá proceder al levantamiento del primer inventario de mobiliario y equipo en un plazo máximo de seis meses a partir de la entrada en vigencia del presente reglamento. Para ello, contará con la asesoría de la Unidad de Contabilidad. Transitorio III. Ante la ausencia de quien ocupe la Gerencia, las competencias asignadas en el presente reglamento a ese puesto, serán llevadas a cabo por el Tesorero (a) o el Secretario (a) de la Junta Directiva de ASOREN. Curridabat. 12 de marzo del año Comisión Jurídica. APROBADO EN SESION No 15 DE JUNTA DIRECTIVA 23 DE MARZO 2015.

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