GUÍA DE USO E INSTALACIÓN DE LAS PLANTILLAS EXCEL DE FONDOS EUROPEOS

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1 GUÍA DE USO E INSTALACIÓN DE LAS PLANTILLAS EXCEL DE FONDOS EUROPEOS

2 GUÍA DE USO E INSTALACIÓN DE LAS PLANTILLAS EXCEL DE FONDOS EUROPEOS 1 Introducción El presente documento pretende servir de guía al usuario a la hora de instalar y utilizar las plantillas Excel creadas por la, en adelante DGFEP, para la gestión de ficheros de texto. En el desarrollo de sus funciones, la DGFEP solicita a los gestores diversa información de gestión y seguimiento de distintos fondos europeos, que en algunos casos debe ser aportada bajo la forma de ficheros de texto de ancho fijo, en adelante ficheros TXT. El formato de estos ficheros se encuentra publicado en la web de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia 1. 2 Lista de plantillas disponibles Se han creado las siguientes plantillas a disposición de los gestores de Fondos Europeos: COMPROMISOS: Información de gasto comprometido. CONTRATOS: Información de contratos. TRANSACCIONES: Información de pagos. LISTA_CONTRATOS: Lista de comprobación de verificación de contratos. PREVISION_INDICADORES: Previsión de indicadores. EJECUCION_INDICADORES: Ejecución y modificación de ejecución de indicadores. BAJA_INDICADORES: Baja de indicadores. 1 La dirección web donde se encuentra esta información es la siguiente: autonomicas.html?menu=organismos/economiainnovacionyciencia/temas/economia/fondos-europeos. Fecha: 30/06/2011 2

3 3 Instalación Para instalar las plantillas hay que realizar los siguientes pasos: 1) Crear un directorio llamado Fondos Europeos dentro del directorio Plantillas de Excel. Éste se encuentra en el directorio de instalación de Microsoft Office. Ilustración 1: Directorio de plantillas de Microsoft Office. 2) Guardar en el directorio creado los ficheros con las plantillas de la DGFEP. Estos ficheros tienen la extensión XLT. Fecha: 30/06/2011 3

4 Ilustración 2: Creación de un directorio llamado Fondos Europeos en el de plantillas y copia de los ficheros XLT. Una vez realizados estos pasos las plantillas estarán listas para usarse (ver apartado siguiente). Fecha: 30/06/2011 4

5 Ilustración 3: Plantillas guardadas en la pestaña de Fondos Europeos. 4 Funcionamiento La plantilla permite abrir un tipo de fichero Excel específico, que tiene ya rellenas una serie de celdas. Concretamente estas plantillas tienen las columnas que se deben rellenar en los ficheros y el resto de celdas protegidas para evitar confusiones. Además tienen un botón que al pulsarlo abre un diálogo para guardar la información del fichero Excel en formato TXT. El fichero Excel, por su parte, puede guardarse con el formato normal en esta aplicación, acabado en XLS. Puede ser útil para los gestores si desean almacenar la información en este formato. Para utilizar las plantillas se deben realizar los siguientes pasos: 1) Abrir un fichero nuevo Excel a partir de una plantilla. Para realizar este paso se debe pulsar sobre el menú Archivo, en la opción Nuevo. No vale pulsar sobre la barra de iconos (el botón con una hoja en blanco justo debajo del menú), ya que esta opción no abre el asistente de plantillas. Fecha: 30/06/2011 5

6 Ilustración 4: Acceso al asistente de plantillas a través del menú Archivo, Nuevo. 2) Se mostrará al usuario un asistente para que seleccione la plantilla a partir de la cual desea crear el fichero Excel. Seleccione la pestaña Fondos Europeos y la plantilla que desee, y pulse el botón Aceptar. Si aparece un mensaje de seguridad indicando que el fichero posee macros pulse el botón Habilitar macros. Fecha: 30/06/2011 6

7 Ilustración 5: Asistente de plantillas. Debe existir una pestaña llamada Fondos Europeos. 3) Aparecerá en pantalla un fichero Excel con el formato correspondiente al fichero TXT que se desea generar. Fecha: 30/06/2011 7

8 Ilustración 6: El fichero nuevo posee una estructura con ciertas celdas rellenas. El usuario debe rellenar la información de las celdas que aparecen en blanco, con cuidado de no dejar ninguna fila vacía. El fichero TXT generado parará de buscar información cuando se encuentre una fila vacía. Los colores significan lo siguiente: Las celdas están protegidas y no se puden ni seleccionar ni escribir sobre ellas. Las celdas introducen un valor fijo. No hace falta que el usuario las rellene. Las celdas deben ser rellenadas por el usuario. En el formato especificado en la web indica si el valor es obligatorio u opcional. 4) Una vez rellenadas las celdas de fondo blanco el usuario puede pulsar el botón GENERAR que se encuentra en la esquina superior izquierda de la hoja Excel. Se mostrará un mensaje en el que el usuario debe confirmar que se va a guardar el rango correcto con la información. Fecha: 30/06/2011 8

9 Ilustración 7: Pulsando sobre el botón GENERAR TXT se inicia la exportación de la información. 5) Si ha confirmado el rango seleccionado se abrirá un diálogo para que indique el nombre y la ubicación del fichero TXT que se va a generar con la información. Fecha: 30/06/2011 9

10 Ilustración 8: Diálogo en el que se especifica el nombre y la ubicación del fichero TXT 6) Es fichero generado es un fichero de texto con el formato y los espacios requeridos por la DGFEP. Fecha: 30/06/

11 Ilustración 9: Fichero TXT generado abierto con la aplicación Bloc de notas de Windows. Fecha: 30/06/

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