NÓMINAS Y S.S. Asesoweb Profesional NÓMINAS Y S.S.

Transcripción

1 NÓMINAS Y S.S. Asesoweb Profesional es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece eb íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada.vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.

2 1.- Datos del programa 2.- Introducción de datos Conceptos de nómina Convenio colectivo Empresa Trabajadores 3.- Incidencias 3.1 Incidencias importes 3.2 Incidencias de asistencia 3.3 Baja INSS 3.4 Regulación de empleo 3.5 Huelgas 3.6 Embargos 4.- Cálculo de porcentaje IRPF 4.1 Manual 4.2 Automático 5.- Cálculo de los modelos IRPF 5.1 Emisión del modelo de comunicación de datos Certificados de retenciones 6. Cálculo de la nómina 6.1 Acceso Nóminas (Cálculo por trabajador) 6.2 Cálculo Colectivo (Nóminas por empresa) 6.3 Emisión de recibos 7. Seguros Sociales 8. Remesas Bancarias 8.1 Remesa bancaria automática 8.2 Remesa bancaria manual

3 9. Atrasos de convenio 10. Listados 10.1 Listados Resumen 10.2 Listado Anual 10.3 Listado Definible 10.4 Resumen Año 10.5 Movimientos Empresa 10.6 Informe Vacaciones 10.7 Edades Trabajadores 10.8 Movimientos Trabajador 10.9 Personal Asalariado ANEXOS ANEXO I Calendarios laborales ANEXO II Calendarios laborales Emisión de calendarios laborales Envío telemático de contratos de trabajo a través del sistema CONTRAT@ del INEM ANEXO III Envío telemático de partes de accidente a través del sistema DELT@ ANEXO IV Cómo realizar una tabla de I.T. personalizada ANEXO V Configuración de parámetros para el envío de Nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico

4 1.- DATOS PROGRAMA Para poder comenzar a trabajar con la aplicación será necesaria la mecanización de una serie de datos distribuidos en los apartados siguientes: Conceptos de Nómina Convenios Empresas Trabajadores Profesionales En cada uno de ellos tendremos la opción de emitir listados con los datos previamente introducidos. REFERENCIA: Ver punto 2, Introducción de datos. En legislación se establecen todos los parámetros legislativos (topes de cotización, % de It e Ims., calendarios laborales ) pudiendo consultarlos por años y siendo actualizados automáticamente por la aplicación. Tenemos la opción de introducir este tipo de datos de forma personalizada accediendo desde el menú Utilidades Otros Parámetros, permitiendo de este modo a cada usuario poder ajustar los parámetros a las necesidades específicas de su empresa (tipos de cotización, calendarios laborales y tablas de It.)

5 La agenda es un instrumento que nos permitirá gestionar las incidencias relevantes para el cálculo de las nóminas, como las finalizaciones de contratos, finalizaciones de bajas por maternidad/paternidad y fechas de cumpleaños. Así mismo, nos permitirá gestionar notas personales. La aplicación nos mostrará cuatro semanas a partir del día actual, pudiendo retroceder y avanzar mediante la barra de desplazamiento o seleccionando las semanas que queremos visualizar en el calendario que aparece a la derecha. Nos mostrará por defecto los datos indicados en la cabecera. 2.- Introducción de Datos Para poder llegar a efectuar el cálculo de las nóminas previamente deberemos introducir una serie de datos dentro de la aplicación: Conceptos de Nómina En el apartado Conceptos de Nómina, configuraremos todos los conceptos de nómina necesarios para su incorporación en los recibos de salario. Para ello, debemos indicar la descripción del concepto, el tipo (retribución dineraria, en especie, deducción ) la cotización a la Seguridad Social, el tipo de tributación, y el código sistema red para el envío de los ficheros CRA.

6 2.2.- Convenio colectivo Para la introducción de un convenio colectivo indicaremos la descripción del mismo y a continuación cumplimentaremos los datos necesarios a través de las siguientes pestañas: Otros datos: Los datos relativos a la antigüedad los introduciremos por tramos anuales, bien por porcentaje, o bien por importe, según establezca el convenio. Su cálculo será de forma acumulativa. En las vacaciones indicaremos los días a disfrutar anualmente y en la fórmula de cálculo del importe anual, días y conceptos en función de los cuales calcularemos el importe anual de las vacaciones pendientes de disfrutar. Pagas extraordinarias: Dentro de los datos esenciales para la introducción de una paga extraordinaria cabe destacar el día y mes de pago, (afectando este dato para su inclusión en el modelo 111) y los datos del devengo. Cuando el cálculo de la paga se realiza teniendo en cuenta conceptos retributivos, rellenaremos el apartado días y conceptos, si se tratase de un importe fijo lo indicaremos posteriormente en la categoría. Categoría: Daremos de alta las distintas categorías indicando la descripción, permitiéndonos asignar desde esta misma pantalla los conceptos retributivos correspondientes a cada una de ellas a través del botón datos económicos.

7 También nos da la posibilidad de introducir las pagas extraordinarias por importes fijos. En el caso de que previamente hayamos introducido el importe de las pagas por convenio, este se sumará al importe introducido en la categoría. Por último tendremos la opción de introducir precios unitarios por conceptos y las indemnizaciones por tipo de contrato. El cálculo de estas indemnizaciones se basará en multiplicar el importe unitario correspondiente a cada tipo de contrato, por los días de alta en la empresa. A esta misma pantalla podremos acceder de igual forma por el acceso directo de Categorías. Cálculos I.T.: En función de las mejoras que nos establezca el Convenio Colectivo relativo a los procesos de incapacidad temporal, cumplimentaremos las tablas de I.T. REFERENCIA: Ver Anexo IV. Precios: En este apartado indicaremos únicamente el importe de los conceptos devengados por unidades de trabajo... y que pueden ser indicados a nivel convenio o a nivel de categoría, teniendo en ambos casos el mismo tratamiento, el lugar donde indicarlo dependerá de si este concepto es igual para todos los trabajadores, en cuyo caso se indicará en el convenio, o si varía en función de la categoría salarial del trabajador en cuyo caso se indicará en este nivel.

8 2.3.- Empresa Dentro de la empresa cabe destacar una serie de apartados fundamentales para el posterior cálculo de la nómina: Convenio colectivo Calendario laboral: la aplicación nos da la posibilidad de introducir los calendarios laborales establecidos por ley, o bien de personalizarlos según convenio. Pudiendo visualizarlo desde la parte derecha de la pantalla. REFERENCIA: Ver Anexo I. Cnae (Código nacional de actividades económicas). Cuentas de cotización: indicaremos la cuenta de cotización principal de la empresa así como las posibles cuentas secundarias, teniendo en cuenta que a los trabajadores se les aplicará por defecto la cuenta principal, salvo que indiquemos en el apartado de contratación alguna de las cuentas secundarias. Tipo envío recaudación: En este apartado seleccionaremos el modo de envío de los seguros sociales, pudiendo ser bien en impreso o bien a través del envío de ficheros por Sistema Red. Datos agencia tributaria donde indicaremos el régimen fiscal, el tipo de liquidación para el cálculo del modelo 111 y finalmente podremos optar por la forma en la que queremos efectuar el cálculo del IRPF. Datos bancarios para la realización de remesas bancarias, envío de seguros sociales y modelos 111/190 vía telemática.

9 Cabe igualmente destacar los botones, a los que podremos acceder desde la parte derecha de la pantalla. Otros Datos donde se nos da, entre otras, la opción de acumular a la empresa datos fiscales de otras empresas, poder indicar si le destinatario del envío de nóminas por es la propia empresa o los trabajadores, así como la contraseña para acceder a dichos correos o determinar un usuario Red/Creta específico para esa empresa en concreto. Documentos desde aquí podremos indicar, y siempre de forma personalizada para esa empresa, el recibo de salarios y el número de copia que queremos imprimir tanto para nómina como para finiquito y hoja de horas en caso de contratos a tiempo parcial; también nos permite personalizar el finiquito, carta de preaviso y conformidad de salario que previamente hemos tenido que definir desde el menú Utilidades/Documentos definibles. Cálculo de Datos personalizar cálculos relativos a las baja de I.T., pagas extraordinarias y complementos sobre salario. En caso de trabajar con varias empresas y desde este mismo menú Datos podremos seleccionar una empresa, figurándonos esta como predeterminada en cualquier apartado del programa, teniendo siempre la opción de desactivarla en cualquier momento. La selección de empresas es una función opcional de la aplicación, pudiendo ser desactivada en el apartado Configuración de la aplicación

10 2.4.- Trabajadores Para introducir los datos correspondientes a los trabajadores los desglosaremos en dos apartados: Datos: En este apartado indicaremos los datos personales de cada trabajador, la modalidad del cobro de la nómina, y los datos de IRPF referentes al año correspondiente. Contratación: Indicaremos los datos relativos a la situación contractual del trabajador como el grupo de cotización, situación especial de AA.TT (En caso de asignarle un CNAE diferente al de la empresa), contrato de trabajo, categoría Y particularizar datos del contrato, que de forma automática incidirán en el cálculo de la nómina, como el tiempo parcial, el pluriempleo, el pago mensual de las pagas y los salarios fijos. Así mismo nos encontraremos una serie de botones de acceso directo a través de los cuales podemos realizar contratos (en impreso o a través del sistema de Contrat@), certificado de empresa, partes de alta, baja ó variación a través del sistema red, previsión del coste anual del trabajador, posibilidad de acceder a la nómina del mes en curso, emisión de la carta de preaviso REFERENCIA: Ver Anexo II. Desde la parte superior de esta pantalla, y por medio de las flechas (F6/F7), podremos movernos de un trabajador a otro, pudiendo generar una ficha personal con todos sus datos (F9), si bien, estas fichas las podremos generarlas de todos los trabajadores desde listado de trabajadores. Cabe destacar el acceso directo para la creación de diferentes contrataciones, lo cual nos posibilita reflejar una variación de datos del contrato (transformación de contrato, cambio de categoría ) o bien una nueva contratación a un trabajador cuya ficha ya estaba creada en la empresa sin necesidad de crear una ficha nueva. Finalmente se nos va a permitir visualizar los conceptos salariales introducidos en la categoría, así como introducir aquellos conceptos particulares de cada trabajador y que se añadirán o sustituirán a los establecidos en la categoría. Desde la pantalla de historial podremos ver toda la información del trabajador relativa a las distintas contrataciones, nóminas e incidencias generadas.

11 3.- Incidencias Nos referimos a las incidencias como hechos concretos o circunstancias que se ven reflejadas en las nóminas y que afecten a un trabajador en un mes concreto o en varios. La aplicación nos permite la introducción de varios tipos de incidencias, incidencias importes, conceptos cuyas unidades pueden variar de un mes a otro; incidencias de asistencia, como las vacaciones y faltas de asistencia; Bajas de Inss; Regulación de empleo; Huelga y Embargos Incidencias importes Las podremos introducir por trabajador, por empresa o por conceptos destacando que, por trabajador, nos permite añadir la incidencia hasta un mes concreto cuando se trate del mismo importe Incidencias de asistencia Las incidencias de asistencia son aquellas alteraciones que introducidas en la aplicación eflejan la no asistencia al puesto de trabajo, repercutiendo o no en el cálculo de la nómina. Las incidencias de asistencia en la aplicación se cumplimentaran a través de los siguientes apartados: Tipos de incidencia de asistencia Donde introduciremos los diferentes tipos de incidencia de asistencia que vayan a ser utilizados. Distinguiremos entre las siguientes incidencias de asistencia: Faltas de asistencia: Hacen referencia a la falta de asistencia al trabajo durante los días laborables completos o no, como los supuestos de faltas de puntualidad en el acceso al trabajo durante un determinado número de horas o minutos. La función de la falta de asistencia en la aplicación es añadir en la nómina un concepto que no cotice en negativo.

12 Vacaciones: La función de las vacaciones como incidencia de asistencia en la aplicación, es añadir en la nómina un concepto con el importe proporcional a los días de vacaciones disfrutadas y dejar constancia de esa forma del disfrute de las mismas. Una vez seleccionado el tipo de incidencia del que se trate, indicaremos si tiene incidencia en nómina y con qué concepto queremos que se refleje en el recibo de salario. Introducción de incidencias de asistencia En este apartado indicaremos los días a los que hace referencia la incidencia, con la posibilidad de que tenga en cuenta la parte proporcional de festivos. Una vez introducidos los días y haber seleccionado el tipo de incidencia, la aplicación recogerá automáticamente los datos configurados en el apartado anterior para dicha incidencia Bajas INSS Las bajas del INSS las cumplimentaremos indicando las fechas que comprende, el tipo de baja y la base reguladora para el posterior cálculo de la nómina. Enfermedad Común y Accidente Laboral: En este tipo de bajas, la aplicación tomará la base de cotización del mes anterior a la baja para el cálculo de la base reguladora, teniendo en cuenta también la fecha de la primera baja en caso de ser recaída. Una vez configurados los datos referentes a la baja podremos generar los partes de alta, baja y confirmación médicos para su envío a través del sistema red, quedando registrado en el apartado Datos fichero Sistema RED. En caso de accidente laboral podremos acceder al parte de accidente de trabajo y así poder realizar su envío a través de Delta. REFERENCIA: Ver Anexo III. Cabe destacar la opción Realizar cálculos de I.T. según una tabla personalizada, este apartado está pensado para aquellos convenios colectivos que regulan mejoras a la prestación por I.T. establecidas legalmente. REFERENCIA: Ver Anexo IV.

13 Cuando se reconozca un pago directo por el INSS dicha baja será nuevamente introducida, indicando el tipo correspondiente. Maternidad, Paternidad y Riesgo por embarazo: Introduciremos de la misma forma las bajas por maternidad y paternidad con la única salvedad de que en el caso de que se tratase de una baja a tiempo parcial tendríamos que introducir la fecha en la que comienza esa situación y el porcentaje de jornada que está en esa situación. En esta pantalla tendremos acceso al certificado de empresa que será necesario en función del tipo de baja introducida. La aplicación, en relación con las Bajas por incapacidad temporal, nos permitirá la generación de un resumen de las mismas, donde accederemos a un listado en distintos formatos de las bajas por incapacidad temporal causadas por los trabajadores, permitiéndonos ordenar dichos listados por trabajador por tipo de baja y por fecha. 3.4 Regulación Empleo El expediente de regulación de empleo es un procedimiento administrativo contemplado en la legislación española mediante el cual una empresa en crisis busca obtener autorización administrativa para suspender o despedir a sus trabajadores. El ERE se utiliza para la reducción de una jornada laboral, la suspensión o extinción del contrato de trabajo. La peculiaridad en materia de cotización consiste en que el trabajador puede encontrarse parte de la jornada en situación de activo, con lo que la empresa es responsable del ingreso de la aportación empresarial y la obrera; y parte de la jornada en situación de desempleo, durante la cual la empresa debe ingresar únicamente su aportación por todas las contingencias. La cuota obrera la ingresa el SPEE previo descuento al trabajador de la misma al hacer efectivo el abono de la prestación. Para gestionar dicha situación, dentro de la aplicación accederemos al menú Incidencias, Expedientes. Introduciremos las fechas que comprenden el expediente de regulación de empleo, el número y porcentaje de jornada del mismo, así como los trabajadores afectados por el expediente, cargándose automáticamente la base reguladora y dándonos opción a introducir un porcentaje de jornada específico para cada trabajador. Finalmente introduciremos las fechas en las que ese trabajador va a estar regulado, que pueden ser iguales a las fechas que abarca el expediente o puede comprender solo determinadas fechas dentro del mismo.

14 Desde esta misma pantalla podremos emitir los certificados de empresa, ya sea de forma conjunta o individual mediante la función F6 y F7 respectivamente. Un expediente de regulación de empleo requiere igualmente la comunicación de los periodos de actividad al SPEE, ya sea por suspensión o reducción de la jornada ordinaria de trabajo. Esta comunicación se puede efectuar utilizando la aplicación, Incidencias Comunicación, mediante el tratamiento de ficheros XML. 3.5 Huelga Accedemos al menú Incidencias Convocatorias Huelga. En esta pantalla indicamos la Empresa y las fechas en las que va a tener lugar dicha huelga. La aplicación de forma automática marcará la casilla correspondiente a la parte proporcional de festivos realizando el cálculo correspondiente, ya que legalmente se establece, que el descuento correspondiente a los días de huelga afecta tanto a los días no trabajados como a la parte proporcional de los días de descanso semanal. Aun así se permite la opción de quitar la marca de forma manual. Una vez indicadas las fechas, la introducción de trabajadores afectados, se puede hacer añadiendo trabajador por trabajador desde la parte inferior de la pantalla o haciendo un llamamiento de todos los trabajadores en alta en estas fechas pinchando el icono de la rueda (F5). Para comunicar el fichero de baja y alta de los trabajadores al sistema red, se genera un único fichero mediante los iconos de Red (F7 y F8), que incluya todos los trabajadores afectados por la huelga con los datos correspondientes.

15 Una vez realizado todo el proceso de introducción de datos, la aplicación nos da la posibilidad de emitir listados con las huelgas introducidas. Por un lado podemos emitir un listado de cada una de las convocatorias, desde la pantalla de introducción, pulsando la función F6. Y por otro lado, nos permite emitir un listado de todas las convocatorias introducidas en todas las empresas desde el menú listado.

16 3.6 Embargos La Ley de Enjuiciamiento Civil en su artículo 607 señala los parámetros necesarios para establecer las cantidades embargables relativas a sueldos y pensiones. En primer lugar establece como cantidad inembargable el salario o retribución que no exceda del salario mínimo interprofesional. Por otro lado señala que en el supuesto de existir cargas familiares del ejecutado se puede aplicar una rebaja que oscila entre un 10 a un 15% en los porcentajes establecidos. Para reflejar este cálculo en la aplicación será necesario acceder al menú Datos a la pantalla de Conceptos de nómina donde crearemos el concepto Embargo, dentro de esta misma pantalla, en la pestaña Parametrización, indicaremos el concepto creado en el campo habilitado al efecto. Una vez configurado el concepto se accede al Menú Incidencias, para dar de alta los organismos embargadores e introducir las cantidades a embargar. Para dar de alta el organismo embargador debemos indicar tanto el nombre del organismo y la dirección como los datos bancarios para realizar el ingreso del importe embargado.

17 Posteriormente, procederemos a la introducción del embargo propiamente dicho, indicando la empresa, el trabajador al que se le va a realizar el embargo, el organismo embargador (dato de alta anteriormente) y la cantidad a embargar indicando la fecha en la que va a comenzar el embargo. Desde esta misma pantalla, podremos ir viendo las cantidades embargadas en las distintas nóminas, así como el importe pendiente de embargo. Con estos datos y los parámetros establecidos en la Ley de Enjuiciamiento Civil el programa realizará los cálculos pertinentes para la aplicación del embargo en las nóminas.

18 4.- Cálculo de porcentaje de IRPF La aplicación permite el cálculo del porcentaje de irpf de los trabajadores, bien de forma manual o bien de forma automática. Para dicho cálculo, seguirá el proceso de regularización previsto en la legislación actual, teniendo en cuenta una previsión de retribuciones anuales del trabajador, las cantidades ya satisfechas y pendientes por percibir, además de todos los datos personales que previamente se habrán tenido que introducir en la pestaña de datos de la ficha del trabajador Manual Si optamos por el cálculo manual éste podrá ser: Por trabajador: Para realizar dicho cálculo, nos situaremos en la pestaña de contratación, donde encontraremos un acceso directo para el cálculo del porcentaje. Una vez calculado, le trasladaremos a su ficha pinchando en F1, donde posteriormente le grabaremos.

19 Por empresa: Indicaremos el año correspondiente al cálculo, así como el código de la empresa (no indicar nada si son todas). El proceso para el cálculo del mismo se realizara pulsando F8, mostrándonos a continuación el cálculo correspondiente a cada uno de los trabajadores y el traspaso del nuevo porcentaje a aplicar será llevado a la ficha del trabajador pulsando F5. También existe la posibilidad de imprimir un listado de retenciones para las correspondientes comprobaciones Automático Para ello en la empresa se han incluido las siguientes opciones: regularización trimestral automática (se realizará en los meses de Enero, Abril, Julio, Octubre y Diciembre) mensual automática (se realizará todos los meses) o anual automática (se realizará en los meses de Enero y Diciembre).

20 Una vez seleccionada la modalidad correspondiente, dicha regularización se llevará a cabo en el cálculo de las nóminas, tanto a nivel de empresa como a nivel de trabajador. El porcentaje calculado le asignará automáticamente en la nómina. La regularización del tipo de retención se llevará a cabo del siguiente modo: 1) Se procederá a calcular una nueva cuota de retención, teniendo en cuenta las circunstancias que motivan la regularización. 2) Esta nueva cuota de retención se minorará en el importe de las retenciones e ingresos a cuenta practicados hasta ese momento. 3) El nuevo tipo de retención se obtendrá multiplicando por 100 el coeficiente obtenido de dividir la diferencia resultante del punto anterior por la cuantía total de las retribuciones a las que se refiere el artículo 78.2 del RD 214/1999 que resten hasta final de año. Cuando la base para calcular el tipo de retención fuese cero o negativa, el tipo de retención será cero. Los nuevos tipos de retención se aplicarán a partir de la fecha en que se produzcan las variaciones correspondientes y a partir del momento en que el perceptor de los rendimientos del trabajo comunique al pagador las variaciones, siempre y cuando tales comunicaciones se produzcan con al menos cinco días de antelación a la confección de las correspondientes nóminas, sin perjuicio de las responsabilidades en que el perceptor pudiera incurrir cuando la falta de comunicación de dichas circunstancias determine la aplicación de un tipo inferior al que corresponda. 5.- Cálculo de los modelos de IRPF Los sujetos obligados a retener, o ingresar a cuenta, asumirán la obligación de efectuar el correspondiente ingreso a la Administración de Hacienda del importe de la retención que hubieran debido practicar en los plazos previstos. El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción tributaria de carácter grave. El retenedor u obligado deberá expedir a favor del trabajador certificación acreditativa de la retención practicada, o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos que deben incluirse en el resumen anual de retenciones. La citada certificación deberá ponerse a disposición del trabajador con anterioridad a la apertura del plazo de declaración de este impuesto. Los pagadores deberán comunicar asimismo a los trabajadores la retención o ingreso a cuenta practicados en el momento en que satisfagan las rentas indicando los porcentajes aplicados. Existen dos formas de cálculo e impresión de los modelos, individual o colectiva (de todas las empresas a la vez). Individual. Nos dará la posibilidad de acceder de forma individual a los modelos 111, 216, 190 y 296 correspondientes a una empresa.

21 Este acceso al modelo 111 permitirá el cálculo del modelo tanto ordinario como complementario, así como su impresión en formato borrador, o el listado de comprobación del modelo y resumen de las declaraciones presentadas en ese ejercicio. Desde la misma pantalla, encontraremos un acceso directo para la generación del fichero necesario para el envío del documento a través de la página de la Agencia Tributaria. El acceso individual al modelo 190 nos permitirá, seleccionar el tipo de declaración (ordinaria, complementaria o sustitutiva), así como visualizar el formato borrador en pantalla, impreso, en Pdf o excel, así como el fichero para su envío a la Agencia Tributaria y listar los certificados de retenciones de los trabajadores.

22 Colectivo. Da la posibilidad de calcular por lotes (varias empresas a la vez). Desde el mismo menú Irpf podremos acceder a un listado anual para cotejar los datos recogidos en el modelo Emisión del modelo de comunicación de datos 145 La legislación fiscal obliga a los trabajadores a realizar una comunicación de datos familiares y los que sean necesarios para el cálculo de las retenciones. La aplicación permite la emisión de los modelos, según el formato oficial, con los datos introducidos en la ficha del trabajador. Se puede optar por la emisión de las comunicaciones de los trabajadores de una o varias empresas, o solo de un trabajador, con tan solo cumplimentar los datos solicitados en la ficha Certificados de Retenciones Tomando los datos de las declaraciones anuales calculadas, se pueden emitir los certificados de retenciones tanto de los trabajadores como de los profesionales relacionados en los modelos, o cuyos datos se encuentren introducidos en la aplicación. Los modelos utilizados para la impresión, son los facilitados por la AEAT en cada ejercicio.

23 6.- Cálculo de la Nómina El pago y la previa liquidación del salario han de realizarse documentalmente, es decir, contra recibo. Para ello la aplicación nos permitirá dos formas de cálculo de la nómina, por trabajador y por empresa Acceso Nóminas (Cálculo por trabajador) Mediante esta opción podremos calcular automáticamente las nóminas de los trabajadores de forma individual. En ella aparecen desglosados todos los conceptos salariales así como la cotización del trabajador y empresarial. El cálculo de la nómina será realizado en base a los datos introducidos previamente en la categoría y ficha del trabajador, pudiendo ser modificada manualmente. Los datos finalmente grabados serán los recogidos para realizar el cálculo de los seguros sociales. Cuando la nómina corresponda al pago de un salario de tramitación deberá ser marcada la casilla habilitada para ello. De igual forma se activará automáticamente la marca de pagado en el caso de una liquidación, salvo que en la configuración de la aplicación indiquemos lo contrario, pudiéndose desactivar manualmente. En el caso en que un trabajador tenga más de una contratación en el mes en que se realice el cálculo, podremos acceder a las diferentes nóminas a través de las pestañas que se nos van a habilitar en la parte inferior. El acceso a la nómina de forma individual nos permitirá generar un pdf del recibo de salarios además de imprimir y enviar por correo electrónico. A través de la función F10 y F11 pasaremos a la nómina del anterior o siguiente trabajador respectivamente.

24 Desde la Configuración de la Aplicación, en el apartado de Opciones Avanzadas podremos activar el control de emisión de nóminas, el cual supone que tanto en el acceso a la nómina como a la paga se detalle la información de la fecha y hora en la que la nómina ha sido impresa, enviada por correo electrónico o generada en pdf Cálculo Colectivo (Nóminas por empresa) Este acceso nos permitirá realizar el cálculo y borrado de nóminas y liquidaciones de una o varias empresas a la vez del mes seleccionado, dándonos la opción de acotar este cálculo por códigos de trabajador Emisión de recibos Este acceso nos permitirá la impresión de las nóminas y liquidaciones de una o varias empresas a la vez del mes seleccionado. Además nos permitirá enviarlas por correo electrónico a las direcciones previamente configuradas. Otros documentos a imprimir son la conformidad de salario, se trata de un documento que refleja la justificación del cobro del recibo; o la cabecera de recibos, documento que justifica la existencia de una nómina, sin detallar en ella los datos económicos. El listado de situación de nóminas nos permitirá llevar un control de las nóminas que están grabadas y pendientes de calcular.

25 Otra posibilidad dentro de este mismo menú nóminas, será el cálculo de las pagas extraordinarias, donde se nos presentan las mismas opciones que hemos visto anteriormente respecto a las nóminas, es decir, acceso a pagas, cálculo colectivo, emisión de pagas y situación de pagas. Finalmente, y desde el menú Utilidades, tendremos la opción Control de Seguridad, que nos permite el bloqueo de las nóminas una vez hayamos realizado todo el proceso tanto del cálculo e impresión de las mismas como la presentación de los seguros sociales, no permitiendo de esta manera realizar ningún tipo de modificación en las mismas. VER REFERENCIA ANEXO V 7.- Seguros Sociales La transmisión de los seguros sociales podremos realizarla, bien a través del Sistema Red, (Remisión Electrónica de Documentos) o bien mediante el Sistema de Liquidación Directa (Creta). Su configuración la determinaremos en la ficha de la empresa, donde indicaremos el tipo de envío de recaudación y la modalidad de pago. La aplicación nos posibilita la generación de los seguros sociales del Régimen general así como de los distintos regímenes especiales (régimen del mar ) permitiéndonos generar el fichero de una cuenta de cotización o de todas a la vez. En la mima pestaña de Seguridad Social podremos acceder al menú de Fundación Tripartita donde indicaremos la empresa, el año, cuenta de cotización, mes e importe correspondiente a los cursos de formación Forcem, Fundación Tripartita, cuyo importe será trasladado de forma automática al seguro social del mes correspondiente. Todos los tipos de liquidaciones incluidos en la aplicación están configurados para su envío a través del sistema Red. Si el envío a realizar corresponde a una liquidación complementaria, accederemos desde el menú, Seguridad Social, Complementarias. Aquí indicaremos la empresa, el tipo L03, L04, L09, el mes o meses a los que corresponde la liquidación, la fecha de presentación de la misma, el trabajador y la base de cotización o compensaciones correspondiente, según corresponda.

26 Desde este mismo código de liquidación podremos visualizar, imprimir y generar el fichero Fan. Es imprescindible para poder generar los ficheros para el envío de los mismos a través de la Winsuite/Wincreta haber configurado previamente los parámetros desde el menú Utilidades, Configuración. 8.- Remesas Bancarias La remesa bancaria nos va a permitir la emisión de un listado o fichero en el que nos aparecerá un detalle de los distintos pagos que la empresa tiene que realizar con el fin de remitirlo a su entidad bancaria para que procedan a su liquidación. Las remesas que la aplicación nos va a permitir generar son las siguientes: Remesa bancaria automática Para generar este listado previamente debemos introducir una serie de datos tanto en la ficha de la empresa como de los trabajadores: En la ficha de la empresa, en el apartado datos bancarios indicaremos el banco o bancos donde queremos que se haga el cargo de las nóminas. En la ficha del trabajador, indicaremos la modalidad de cobro de la nómina y el número de cuenta bancaria del trabajador. Tenemos la opción de poder indicar que un importe de la nómina se efectué mediante una forma de pago o cuenta bancaria, indicando dicho importe en la casilla importe fijo y el resto hasta llegar al líquido de la nómina se haga por otro modo de pago o cuenta bancaria. Así por ejemplo podremos establecer que un importe fijo de 700 euros se ingrese en un número de cuenta de un trabajador y el resto hasta llegar al importe líquido de la nómina vaya a otra cuenta de ese mismo trabajador. Para poder generar este listado iremos al menú Nóminas, Remesas automáticas, donde indicaremos el tipo de pago, año, mes, empresa, banco y fecha de cargo.

27 La aplicación nos tomará de forma automática los datos bancarios indicados así como los importes líquidos de las nóminas, para el tratamiento de dichos datos se nos da la opción de visualizarlos en pantalla, impreso, pdf, excel, envío por o generación de fichero bancario Remesa bancaria manual Este apartado nos permite obtener la remesa a través de la introducción manual de los importes. Pudiendo seleccionar distintos tipos de remesas; como es la Remesa manual básica, donde la introducción de datos será totalmente manual; Líquido en nómina, se da la opción de cargar los datos de forma automática, pero permitiendo su modificación; Concepto de incidencias, donde se mecanizaría manualmente los importes por concepto; Cálculo de concepto, carga automáticamente los importes grabados en las nóminas de un concepto salarial determinado; Importación de datos, se importaría a través de un fichero externo. Tanto en la remesa bancaria automática como manual se nos permite la generación de un soporte magnético para su posterior envío a la entidad bancaria. Dentro del menú Utilidades, Configuración, indicaremos la ruta donde queremos que se nos genere dicho soporte magnético y el tipo de norma.

28 9.- Atrasos de Convenio Este proceso nos permite calcular las diferencias salariales de los conceptos entre distintos convenios. Para realizar dicho calculo, lo primero que se hará es actualizar el convenio que hasta el momento se ha venido aplicando y que ha sido objeto de una modificación. Para ello tendremos dos posibilidades: Por un lado, podremos modificar el convenio manualmente, accediendo directamente a él y machacando los datos actualizándolos teniendo en cuenta la nueva revisión salarial. Por otro lado, podremos actualizar el convenio creando uno nuevo, para ello accederemos al menú Utilidades Actualización de Convenios indicando en convenio actual el que vengamos aplicando hasta el momento y en datos del nuevo convenio un nuevo código con la descripción correspondiente y el porcentaje en el que se incrementan los conceptos salariales ya sea de forma genérica (% Incremento) o individualizada para cada concepto (Particularización de Incrementos). En este caso, podremos indicar en la parte inferior de la pantalla, que nos sustituya el convenio actual por el nuevo, tanto en la empresa como en la ficha del trabajador. Además de la actualización del convenio como tal, puede darse la posibilidad de que algunas empresas actualicen los conceptos establecidos en la ficha de los trabajadores. Para ello, accederemos al menú Utilidades, Incrementos Trabajadores e indicaremos a nivel de empresa el porcentaje de incremento, que al igual que en la actualización del convenio puede ser general (aplicando el mismo a todos los conceptos) o particularizado (indicando a cada concepto su porcentaje de incremento).

29 Una vez actualizado el convenio ya podemos realizar el cálculo de atrasos propiamente dicho, para ello y desde el menú Nóminas accederemos al cálculo Automático, donde se nos asignará un código para posteriormente darle a esa liquidación de atrasos una descripción e indicar el día y mes de pago, datos del devengo, el convenio actualizado y poder optar por efectuar el cálculo sobre todos los conceptos o sobre los conceptos que hayamos determinado. A continuación pulsando sobre el disque (F1) la aplicación procederá a la realización del cálculo automático de los atrasos de convenio en base a los datos previamente introducidos. Una vez realizado el cálculo, accederemos al menú Manual, donde podremos visualizar de forma individual los atrasos de cada trabajador, permitiendo la modificación manual.

30 Una vez realizado todo el proceso de cálculo de atrasos de convenio, dentro del mismo menú, tendremos la posibilidad de emitir un resumen con los atrasos calculados (importe, base de I.R.P.F. seguridad social y líquido), así como la emisión de las nóminas correspondientes. Para el envío de los Seguros Sociales accederemos al menú Seguridad Social Listados Desde el menú Nóminas podremos obtener distintos listados a partir de las nóminas que previamente hemos calculado: Listado Resumen Como hemos visto en los apartados 6 y 9, Cálculo de la Nómina y Atrasos de Convenio respectivamente, la aplicación no va a permitir la emisión de un listado con la información desglosada por trabajador de la nómina de un mes, una paga o una liquidación de atrasos según accedamos a cada uno de los menús correspondientes. Este listado podemos emitirlo por totales, conceptos y grupos salariales a la vez que nos permite establecer diferentes modos de agrupación (sin agrupación, grupo de cotización, categoría, centro de trabajo, contrato y cuenta de cotización) Listado Anual Permite la emisión de un listado con la información desglosada por trabajador de las nóminas de un año, dándonos la opción de acotar los meses y establecer diferentes modos de agrupación.

31 Listado Definible A través de este listado podemos igualmente obtener listados mensuales, anuales, de pagas extraordinarias o liquidación de atrasos, pudiendo incluir o no salarios de tramitación, pero a diferencia de los anteriores nos va a permitir determinar aquellos aspectos de las nóminas que queremos listar, tanto de los totales que aparecen en las nóminas como de los distintos conceptos retributivos, haciendo un filtrado de datos por trabajador, grupo de cotización, categoría o centro de trabajo Resumen Año Permite la emisión de un listado con la información desglosada trabajador por trabajador de las nóminas de un año determinado. Esta información podemos emitirla detallada por conceptos, por grupos salariales o sin información de detalle. También nos detalla los contratos existentes tanto fijos como eventuales, mes por mes dentro de ese periodo Movimientos por Empresa A través de este apartado, y ya desde el menú Listados y Documentos, obtendremos información sobre el número de nóminas, altas, bajas y prórrogas realizadas dentro de la empresa y el mes seleccionado Informe Vacaciones Este informe nos detalla las vacaciones generadas por los trabajadores teniendo en cuenta cada año natural, así como las disfrutadas y las pendientes de disfrutar.

32 Edades Trabajadores Podemos acceder a una información relativa a la edad de trabajadores, dando opción a distintos tipos de listados: edades de trabajadores, fechas de cumpleaños, estadísticas de edades e informes de edades Movimientos Trabajador Nos permite llevar un control de las fechas de alta y baja en la empresa de los trabajadores con sus contratos de trabajo y la causa de la baja en su caso Personal Asalariado Dentro de este listado se nos va a incluir una estadística de la media del personal asalariado, media del personal asalariado por categoría y/o media del personal asalariado por trimestres. Cabe destacar que este informe nos emitirá las distintas medias conforme a las exigencias requeridas para poder emitir el Depósito de Cuentas anuales. Todos los listados podrán ser visualizados por pantalla, pdf o Excel, pudiendo emitirse asimismo por impresora o enviar por correo electrónico.

33 ANEXO I CALENDARIOS LABORALES El calendario laboral es un instrumento a través del cual se regula el número de horas anuales de trabajo pactado en los convenios colectivos, y al mismo tiempo incide en la forma de pago de los conceptos salariales, naturales o laborables; en las faltas de asistencia, ya que cuando el trabajador haya que descontarle el salario correspondiente a algún día de trabajo, podrá descontársele la parte proporcional del descanso semanal; en el cálculo de las jornadas reales de los trabajadores del régimen agrario Para ello, quedan determinadas anualmente en el Boletín Oficial del Estado y en los Boletines de las Comunidades Autónomas, las fiestas nacionales, autonómicas y locales. La aplicación cargará y actualizará automáticamente las fiestas nacionales, provinciales y locales del año en curso. Se podrán visualizar en la siguiente pantalla: Además, permitirá la personalización de los calendarios laborales mediante la opción Utilidades / OTROS PARÁMETROS / Calendarios

34 Para la personalización una vez nos hemos situado en la pantalla, daremos de alta el registro indicando la descripción y provincia a la que hacemos referencia. Pulsando en el botón Definir, automáticamente nos llevará a la siguiente pantalla: Donde introduciremos los días que consideremos festivos para que en el cálculo de la nómina se tengan en cuenta. Emisión de Calendarios laborales La aplicación nos permite la impresión, visualización y generación en PDF de los calendarios laborales por centros de trabajo a través de la siguiente pantalla:

35 Este calendario refleja las fiestas laborales y el horario del centro de trabajo. Daremos de alta un centro de trabajo dentro de la empresa correspondiente. La aplicación tomará por defecto el calendario asignado en la empresa. En caso de tener uno diferente, pincharemos en la opción Otros datos, donde nos dará la posibilidad de indicar uno distinto. Además en esta pantalla tendremos la posibilidad de indicar el horario del centro de trabajo para la posterior impresión del calendario laboral. Acceso al calendario laboral Desde esta pantalla la aplicación nos permitirá visualizar y posteriormente listar el calendario laboral previamente asignado a la empresa de forma directa.

36 ANEXO II Envío Telemático de contratos de trabajo a través del sistema de CONTRAT@ del INEM. Al igual que la Seguridad Social con el Sistema Red y las mutuas de accidentes de trabajo con el sistema DELT@, el INEM utilizará el sistema CONTRAT@, para posibilitar el envío de comunicaciones de contratación y prórrogas por Internet. Se utilizará un sistema de ficheros XML, al igual que DELT@ y al contrario del sistema Red que utilizará un sistema de ficheros de texto. Pasos a seguir para utilizar el sistema CONTRAT@: Datos / PARÁMETROS / Configuración 1.- Configuración de la ruta en donde se grabarán los ficheros en el apartado de configuración de la aplicación. 2.- Para generar el fichero CONTRAT@, se procederá accediendo al botón CONTRAT@ en la ficha del trabajador en el apartado Contratación, donde cumplimentaremos el formulario correspondiente. 3.- Una vez generado el fichero XML podremos acceder directamente a la página del INEM para hacer el envío. 4.- Podremos hacer el seguimiento de los envíos y recepción de respuestas desde el apartado Utilidades / PROCESOS / Seguimiento CONTRAT@. Desde este apartado podremos ver los ficheros enviados, las respuestas recibidas (el fichero de respuestas deberá grabarse en la misma carpeta definida en Configuración parámetros ) y marcar si el envío se ha realizado de forma satisfactoria.

37 ANEXO III Envío telemático de partes de accidente a través del sistema DELT@. Incidencias / BAJAS I.T. / Introducción Una vez introducida la baja de I.T. por accidente accederemos al documento correspondiente a través del acceso directo DELT@. Posteriormente rellenaremos todos los datos necesarios y generaremos el fichero para su posterior envío a través de la página DELT@. La configuración de la ruta para generar el fichero y poder realizar el envío se realizará en el apartado Datos / PARÁMETROS / Configuración.

38 ANEXO IV Como realizar una tabla de I.T. personalizada. El acceso a su configuración la realizaremos desde: Estas tablas están divididas en tres columnas, A cargo de la empresa, Complemento de empresa y A cargo de la Seguridad Social, iremos cumplimentando las mismas, indicando en cada línea los días, porcentajes y conceptos correspondientes, siguiendo la legislación vigente y los complementos de empresa que determine el convenio colectivo, dejando en blanco cuando no corresponda. Así, por ejemplo, en caso de que el complemento de empresa sea del 100% del salario desde el primer día de la baja por enfermedad común la tabla sería la siguiente: Hay dos opciones a la hora de indicar el tipo de complemento de empresa, sobre salario o sobre base de cotización. Cuando queramos que un concepto tenga la condición de salario, a efectos de ese cálculo, activaremos la opción complemento de I.T. dentro del menú Conceptos nómina. Para que por defecto nos aplique una tabla determinada, introduciremos su código en la ficha de la empresa, en el apartado Tablas de I.T. a aplicar por defecto; Si por el contrario queremos que se aplique solamente a un trabajador, la indicaremos manualmente al introducir la baja.

39 ANEXO V Configuración de parámetros para el envío de Nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico. Para configurar el envío de las nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico accederemos al menú Procesos, Configuración Puesto donde introduciremos los datos correspondientes al apartado parámetros , es decir, los datos de configuración de la cuenta a través de la cual vamos a realizar el envío. Estos datos son los mismos que se configuran dentro de la cuenta de correo del usuario ( origen). Posteriormente tendremos que configurar la cuenta de correo del destinatario, bien en la empresa o bien en la ficha de los trabajadores. En la ficha de la empresa en el apartado otros datos determinaremos el destinatario de correo, sea empresa o trabajador, dándonos opción a poder establecer una contraseña para la recepción del correo.