CONTABILIDAD NACIONAL MINISTERIO DE HACIENDA PLAN CONTABLE

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1 CONTABILIDAD NACIONAL MINISTERIO DE HACIENDA PLAN CONTABLE Actualizado a Marzo de

2 INDICE Contenido INTRODUCCION... 5 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD NACIONAL... 6 NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL... 0 NORMAS TÉCNICAS RELATIVAS A LAS CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE NORMAS TÉCNICAS RELATIVAS A LA VALUACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN... 2 ACTIVO... 2 PASIVOS... 9 PATRIMONIO PUBLICO NORMAS TÉCNICAS RELATIVAS A LOS LIBROS RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA A NIVEL DE ESTADO APLICACIÓN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA RELACIÓN DEL PLAN CONTABLE CON OTRAS CIENCIAS RELACIONES ENTRE LA AUDITORÍA Y LA CONTABILIDAD PÚBLICA RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA A NIVEL DE ESTADO RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON LA PLANIFICACIÓN RELACIONES CON EL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS RELACIONES CON LAS OPERACIONES FINANCIERAS RELACIONES CON EL PATRIMONIO RELACIONES CON LA ESTADÍSTICA NACIONAL RELACIONES CON EL CRÉDITO PÚBLICO RELACIONES CON LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS APLICACIÓN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA NORMATIVA CONTABLE DECRETO EJECUTIVO N H DIRECTRICES DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ N CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº DCN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº DCN

3 DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº DIRECTRIZ NO DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ Nº CN DIRECTRIZ DGABCA DCN DIRECTRIZ DGABCA / DCN DIRECTRIZ DGABCA /DCN CIRCULARES CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR Nº CIRCULAR N DCN CIRCULAR Nº INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS INFORMES CONTABLES DEL ENTE PÚBLICO INFORMES DE CARÁCTER GENERAL BALANCE DE SITUACIÓN BALANCE DE SITUACION ESTADO DE RENDIMIENTO FINANCIERO INGRESOS GASTOS ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ACTIVO CORRIENTE ACTIVO FIJO OTROS ACTIVOS

4 PASIVO CORRIENTE PASIVO A LARGO PLAZO PATRIMONIO INGRESOS GASTOS CUENTAS DE CIERRE

5 INTRODUCCION La Contabilidad Nacional, como entidad responsable de la Contabilidad del Gobierno Central administrará el sistema integrado de información financiera, el cual permitirá conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros del Gobierno Central. Para tal propósito, la Contabilidad Nacional debe disponer de las herramientas contables necesarias, como lo es el Plan Contable, el cual encierra una serie de conceptos, directrices y lineamientos necesarios para unificar la ejecución contable. El documento presenta el Plan Contable, que será aplicado por la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, a la Contabilidad Gubernamental de la Administración Central. La Contabilidad Nacional debe ejercer en todo el país, el papel de Órgano Rector del Sector Público Costarricense, en materia contable, por lo que se espera realizar posteriormente un mayor esfuerzo para la elaboración de un plan contable que abarque el Sector Público Costarricense. La información requerida para llevar a cabo la administración financiera, debe incluir y reflejar todos los datos desde el momento en que se obtienen los recursos públicos hasta que éstos se utilicen en el cumplimiento de los objetivos del Estado. Las áreas de la administración financiera que deben, consecuentemente, reflejarse y detallarse en el modelo contable, corresponden a las de las principales áreas de Administración Financiera del Ministerio de Hacienda: Presupuesto Nacional, Tesorería Nacional, Crédito Público, Dirección General Administración de Bienes y Contratación Administrativa y desde luego la Contabilidad Nacional, que es el punto donde se deberán registrar, en partida doble, las diferentes transacciones. En el desarrollo e implementación del nuevo Catálogo de Cuentas se cambió la estructura y reclasificación de las cuentas, con el fin de ajustar los procedimientos a una contabilidad de carácter privado. Este Plan Contable, presenta los principios básicos de la Contabilidad Gubernamental, la descripción de los principales rubros contables, el catálogo integral de cuentas, su descripción, código, movimiento y naturaleza de su saldo, así como Estados Financieros y reportes. 5

6 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD NACIONAL El 10 de diciembre de 1839 se emite el primer reglamento de Hacienda que regula la Contaduría Mayor de Cuentas, siendo jefe de estado en ese entonces Don Braulio Carrillo Colina. En la segunda administración de estado de Don Juan Rafael Mora Porras, se emitió el decreto LXVIII que organizaba y reglamentaba la Oficina de la Contaduría Mayor. El 31 de julio de 1858 se emite un nuevo reglamento de Hacienda mediante el Decreto IV Capítulo III, artículo 21 y siguientes, donde se regula lo referente a la Contaduría Mayor. La Contabilidad Nacional fue creada en la administración provisoria de don Jesús Jiménez, bajo la cual se emitió el Decreto XIII, denominado Ley Adicional al Reglamento de Hacienda el 20 de abril de 1869, en el cual en su Capítulo III habla Del Tenedor de Libros. Las funciones del tenedor de libros de esa época, son las encomendadas a la Contabilidad Nacional actualmente. Pero no fue hasta la emisión de la Ley de la Administración Financiera Nº1279 del 30 de abril de 1951, en que esta dependencia del Ministerio de Hacienda empezó a denominarse Contabilidad Nacional y donde se le asignan sus funciones, en el Artículo II, en el Título IV y los Capítulos I, II y III. Esta ley fue derogada por la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos número 8131, publicada en la Gaceta 198 del 16 de octubre del año El sistema de Administración Financiera del Sector Público, comprende el subsistema de Presupuesto, el de Tesorería, Crédito Público, Contabilidad y el Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa como un sistema complementario. La Dirección General de la Contabilidad Nacional está a cargo de un (a) Contador (a) Nacional (Director (a) General) y de un Sub-Contador (a) Nacional. La Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 93 de cita Ley 8131, tendrá los siguientes deberes y obligaciones: 6

7 ARTÍCULO 93.- Órgano rector La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones: a) Proponer, al Ministro de Hacienda para su aprobación, los principios y las normas generales que regirán el Subsistema de Contabilidad Pública. b) Establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Dentro de este marco, definirá la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades. c) Velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionados en el inciso anterior. d) Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. e) Llevar actualizada la contabilidad de la Administración Central. f) Mantener registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables. g) Preparar cada año el informe correspondiente a la liquidación del presupuesto y el estado de situación del tesoro público y del patrimonio fiscal, para que el Ministro de Hacienda pueda cumplir con lo dispuesto sobre el particular. h) Aprobar la terminología y los formularios que deban adoptar las dependencias de la Administración Central para realizar las transacciones que generen registros contables. i) Archivar, documentalmente o por otros medios, la información originada en las operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años. j) Proponer su propia organización la cual se determinará y regulará mediante reglamento. k) Ejercer todas las demás funciones que deba cumplir en su carácter de rector del Sistema de Contabilidad, así como todas las que le asignen la Ley y sus reglamentos. Para cumplir con lo establecido en los incisos a), b) y h), deberá contar con la opinión de la Contraloría General de la República, en lo que corresponda. 7

8 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental Los estados contables que producen las instituciones del sector público deben elaborarse bajo normas técnicas adecuadas y uniformes de modo tal que asegure a los usuarios una información que represente razonablemente las transacciones económicofinancieras realizadas durante el ejercicio, así también aquellas que afecten o puedan afectar el patrimonio del ente en un futuro. Las Normas Técnicas son las que regulan las operaciones de los procesos de identificación, medición, registro, valoración y clasificación de los hechos económicos y sociales, y establecen criterios de revelación de la información de los entes públicos. De acuerdo a lo anterior y sobre la base de los principios generalmente aceptados para el sistema de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, se hace necesario desarrollar las normas técnicas generales de contabilidad gubernamental que incluirán prioritariamente las cualidades de la información contable para dicho sector. Por lo tanto deben ser elaboradas en forma uniforme, suficientemente explícitas y de fácil interpretación, para así emitir información de calidad que permita cumplir con los principales objetivos de los Estados Contables. Normas Técnicas Relativas a las Cualidades de la Información Contable. Los informes contables públicos indican la situación actual del ente o entes públicos; los cuales se pueden clasificar por sectores y los mismos son preparados para satisfacer las necesidades e intereses de los usuarios del sistema. Por tal razón varios son los requisitos que deben aplicarse para determinar con precisión las características de la información contable y las normas que deben adoptarse en su elaboración, para garantizar su eficacia como base en la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios. En ese sentido, se definen a continuación las cualidades que debe contener la información, para efectos de cumplir con los objetivos de la misma. Utilidad

9 La información que contiene los Estados Contables deberá ser eficaz y eficiente, de modo que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Identificación Los estados financieros se refieren siempre a Entes determinados, a periodos de plazos ciertos y a las diversas transacciones ocurridas de carácter económico - financiero específicas de los mismos. Oportunidad La información contable debe darse a conocer en circunstancias que permitan a los usuarios adoptar en tiempo y forma, las decisiones que se estime convenientes. Importancia Significativa La información contable deberá contener todos aquellos aspectos relevantes que permitan exponer una descripción adecuada y que contenga todos los hechos económicos financieros reales que afecten al Ente. Incluir también aquellos acontecimientos eventuales susceptibles de ser cuantificables y que puedan afectar las cuentas patrimoniales en períodos subsecuentes. Confiabilidad La información contable debe reunir requisitos que le otorgue el carácter de certeza para hacerla creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes. Esta cualidad esta relacionada con la captación de la información, su clasificación, valuación y presentación. Racionalidad La información debe ser el resultado de aplicar un método coherente basado en un razonamiento lógico. Verificabilidad La información debe ser fidedigna, para lo cual debe incorporar en los registros contables solamente aquellas transacciones ocurridas realmente y que sean fácilmente verificables. Debe ser clara y que sea fácil de comprender por los usuarios. 1

10 Normas Técnicas Relativas a la Valuación y Registro de la Información El sistema de contabilidad gubernamental debe asegurar la claridad en la gestión del ente en el periodo considerado, para lo que es necesario establecer normas de valuación y las que definen las cualidades de la información para el registro de eventos económicos y financieros. Seguidamente se desarrollan los conceptos y normativa inherente a La valuación que representan los criterios sobre los cuales se registran las transacciones económico financiero, y exposición de los rubros que integran las distintas partes que conforman los Estados Contables. Activo Está integrado por un conjunto de bienes y derechos cuantificables derivados de transacciones o de hechos propios del ente capaces de producir ingresos económicofinancieros de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos o de uso. A continuación se define el análisis del contenido básico de los estados contables de acuerdo a la aplicación de normas técnicas. Disponibilidad En este grupo se incluyen la existencia en poder del Sector Gubernamental de moneda de curso legal, moneda extranjera, giros bancarios, depósitos en entidades bancarias, fondos especiales y Cajas Chicas. Normas técnicas: Los registros se hacen en moneda de curso legal. Las operaciones en moneda extranjera se convierte de acuerdo al tipo de cambio a la fecha. En el balance se registran de acuerdo al orden de disponibilidad o sea del más disponible al menos disponible. Derechos reconocidos Corresponden a los derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que se producen como resultado de la venta de bienes o servicios, préstamos concedidos, operaciones de tesorería, 2

11 avances y anticipos y otros derechos generados, de los cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos, bienes o servicios. Normas técnicas: Estos derechos deben ser reconocidos y clasificados de acuerdo con la naturaleza y característica de la operación generadora, y contabilizarse por su valor nominal, valor original, monto desembolsado o derecho cierto de cobro, según corresponda. Los rendimientos, acuerdos de reajuste, y otros conceptos por cobrar, que se deriven de los derechos, con base a los términos contractuales pactados, deben tratarse como ingresos reconocidos y registrarse en las cuentas correspondientes. Los derechos pactados en moneda extranjera deben registrarse a la tasa de cambio vigente al momento de celebrar la transacción y reexpresarse al tipo de cambio vigente al final del período contable, afectando los resultados por el valor de la ganancia o pérdida en cambio. La contingencia por pérdida de derechos por cobrar, resultado del grado de antigüedad, incumplimiento, cobranza y prescripción, debe aprovisionarse el monto que se estime incobrable, aplicando los criterios que se expidan sobre el particular. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de deudores. Inversiones financieras Constituyen los recursos colocados en títulos valores y demás documentos financieros a cargo de otros entes, con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos, variaciones de mercado y otros conceptos, o de adquirir o mantener el control de las entidades emisoras. Normas técnicas: Las inversiones deben reconocerse y registrarse por su costo histórico o precio de adquisición y expresarse a su valor actual, o en forma alternativa valuarse a precios de mercado, de conformidad con las normas que para el efecto se expidan. Se clasifican en inversiones de renta fija y de renta variable. Las inversiones de renta fija son las efectuadas en títulos de deuda, e incorporan derechos de crédito. Las inversiones de renta variable son las efectuadas en títulos de participación, e incorporan derechos sobre las utilidades. El valor actual de las inversiones de renta fija se obtiene mediante la causación de los rendimientos, dividendos decretados, amortización de primas o descuentos y otros conceptos. El valor actual de las inversiones de renta variable se obtendrá de la 3

12 reexpresión, mediante la aplicación del ajuste por inflación, de acuerdo con las normas vigentes. Las diferencias presentadas entre el valor actual de la inversión y el valor de mercado de las inversiones, deberán tratarse como pérdidas o ganancias potenciales, constituyendo una provisión o una valorización, según corresponda. El valor de mercado de las inversiones de renta variable se obtiene del precio en la bolsa de valores o de su valor intrínseco. El valor de mercado de las inversiones de renta fija se obtiene del valor presente, de acuerdo con las normas que se expidan. Cuando se aplique la metodología de valuación a precios de mercado, las variaciones de valor que se presenten, se consideran reconocidas como ingresos o gastos y afectan directamente el valor por el cual se tienen registradas las inversiones. En consecuencia, cuando se registren y valúen estas inversiones a precios de mercado, no serán objeto de causación de rendimientos o dividendos por cobrar, ni de amortización de primas, descuentos y otros conceptos. Inventarios Comprende los bienes materiales adquiridos a cualquier título, con la intención de ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestación de servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público. Normas técnicas: Los inventarios se reconocen y clasifican de acuerdo con su naturaleza en bienes o mercancías procesadas, adquiridos para la venta o en existencia, materias primas, suministros, bienes en tránsito y productos en proceso. Los inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta. Se llevarán por el sistema de inventario permanente y se reexpresarán mediante la aplicación de ajustes por inflación, de acuerdo con las normas vigentes aplicables al Ente Público. Para efectos de la valuación y determinación de los costos deben aplicarse los métodos de costo promedio, identificación específica, PEPS o cualquier otro, de reconocido valor técnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y procedimientos internos. El método utilizado debe ser indicado en las notas a los informes contables. 4

13 Se constituirá una provisión para proteger los inventarios, cuando ocurran disminuciones físicas o monetarias, tales como, merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos, desvalorización en el mercado, de conformidad con la reglamentación que se expida al respecto. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventarios. Bienes de dominio privado En este rubro se incluyen los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, utilizados para la producción o suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos, o de utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta sino al uso privativo del ente público, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Normas técnicas: Estos bienes deben reconocerse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza, en bienes depreciables y no depreciables, registrarse por el costo histórico, y reexpresarse aplicando ajustes por inflación, de acuerdo con las normas vigentes, aplicables al ente público. El costo histórico del bien, está constituido por el costo de adquisición, más todas las erogaciones necesarias hasta colocarlo en condiciones de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido, incluidos los gastos de transporte, instalación y financieros. El costo de las propiedades, planta y equipo recibidos en cambio, permuta o donación, corresponderá al valor convenido o pactado entre las partes, o en forma alternativa, mediante avalúo técnico, legalmente reconocido. El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten su vida útil, amplíen la capacidad, mejoren la calidad de los productos o servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación, constituye un mayor valor de las propiedades, planta y equipo. Los Bienes depreciables corresponden a los activos que por causa del deterioro, desuso, utilización, causas naturales, obsolescencia o explotación pierden su capacidad normal de operación, después de un período de vida útil. Se clasifican como depreciables las edificaciones, plantas y ductos, redes, líneas y cables, maquinaria y equipo, equipo científico, muebles y enseres, equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipos de transporte, tracción y elevación, entre otros. Como no depreciables los terrenos, construcciones en curso, bienes en tránsito de importación, maquinaria y equipo en montaje y los semovientes, entre otros, de acuerdo con su naturaleza de permanencia indefinida o no utilización. 5

14 El método de depreciación utilizado se debe mantener de un período a otro; cuando éste se modifique debe revelarse en las notas a los informes contables indicando el motivo del cambio. Para determinar la depreciación debe deducirse el valor residual técnicamente estimado cuando éste sea representativo. Para el caso de los bienes inmuebles debe excluirse el costo del terreno. El valor de las depreciaciones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de propiedades, planta y equipo. Los Bienes de dominio privado deben revelarse a su valor actual, precio de mercado o valor de realización en los informes contables correspondientes al final del período contable, aplicando avalúos estimados que incorporen criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación del mercado, y grado de negociabilidad de los bienes, entre otros, mediante indicadores de precios específicos publicados por organismos oficiales, o aplicando métodos específicos de reconocido valor técnico, siempre que se pondere la relación costo- beneficio, de acuerdo con las normas que se expidan. El método, los criterios utilizados y sus efectos de valor deben indicarse en las notas a los informes contables. Se constituirá una provisión cuando el valor de realización, precio de mercado o valor actual sea superior o inferior al costo reexpresado, respectivamente, que debe revelarse por separado de la cuenta de propiedades planta y equipo, en las cuentas correspondientes. Bienes de uso público Los bienes de uso público son activos de los cuales no se espera obtener una utilidad económica, están dirigidos a satisfacer necesidades de los ciudadanos y escapan del uso privativo del ente público, aunque éste soporta los cargos de su mantenimiento y custodia. En este grupo se incluyen los bienes históricos y culturales, son aquellos que expresan el arte y la cultura que adquieren valor con el tiempo, los cuales forman parte del patrimonio histórico y cultural del Estado. Tienen este carácter por disposición legal y no se espera obtener de ellos una utilidad económica. Están dirigidos a exaltar los valores culturales y a preservar el origen de los pueblos y su evolución. Pertenecen a este grupo los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio y administración del ente público, tales como, carreteras, calles, plazas, caminos, puentes y demás obras públicas de servicio y utilización general. Normas técnicas: Estos bienes deben reconocerse y clasificarse como bienes de uso público o bienes históricos y culturales. 6

15 Deben registrarse por el costo histórico, el cual está constituido por los valores invertidos en el proceso de construcción, adecuación, adición o mejora significativa de los bienes dispuestos para su uso. Se consideran como gastos del período contable los costos de mantenimiento y reparaciones que no aumenten su vida útil, o no mejoren la calidad de los bienes, al igual que el servicio público que se espera deban prestar. Deben registrarse por el costo de adquisición o de construcción, incluidas todas las erogaciones necesarias, para preservarlos, mantenerlos, restaurarlos o conservarlos. Los bienes de beneficio y uso público no serán objeto de ajustes por inflación y el valor actual, determinado mediante avalúos, se podrá considerar en forma alternativa, cuando se trate de bienes que se ofrezcan a la venta. Recursos naturales y del ambiente Comprende el costo de adquisición, preservación, mejoras y administración de los bienes tangibles e intangibles, que por sus propiedades, especie, género o clase, se encuentran en la naturaleza y el ambiente, conservando su esencia, con inclusión de los renovables y no renovables. Normas técnicas: Los recursos naturales deben reconocerse y clasificarse en renovables y no renovables, dependiendo de sus características; registrarse por el costo histórico, y reexpresarse aplicando ajustes por inflación, cuando se trate de recursos naturales que se ofrezcan en venta. El costo histórico representa el costo de adquisición o el valor de las inversiones realizadas en su explotación, preservación, administración o mejoramiento. Los recursos renovables son susceptibles de ser reemplazados por otros de la misma característica y naturaleza, y a la vez pueden sufrir degradación ambiental o desgaste de las cualidades causadas por la contaminación o polución y otros factores externos o naturales, que desmeritan el entorno físico ambiental. El valor de las inversiones efectuadas en recursos renovables y no renovables debe ser amortizada atendiendo a estudios técnicos que aproximen un período de vida útil estimada, ampliada, recuperada, o productiva de los recursos naturales. Se debe informar en las notas a los informes contables, el método de amortización utilizado. El valor de los recursos no renovables sujetos a la explotación debe estimarse mediante estudios técnicos de las reservas disponibles en minas, canteras, yacimientos y otros. Cuando sea posible estimar y cuantificar el valor monetario de los recursos renovables existentes, de acuerdo con procedimientos técnicos que consideren aspectos exógenos 7

16 y endógenos, tales como degradación, tectónicos, deterioro o autodestrucción natural, podrá disminuirse el valor de los recursos naturales contra las cuentas de patrimonio público incorporado. Los métodos utilizados para determinar el agotamiento de los recursos no renovables tendrán como base la estimación técnica del costo de las unidades de producción o el agotamiento porcentual, los cuales se aplicarán de acuerdo con la reglamentación que para el efecto se expida. El agotamiento gradual deberá registrarse como costo y en ese sentido, capitalizarse contra las cuentas de inventario, cuando se trate de recursos que se exploten y extraen para la comercialización, producción o venta; de lo contrario, deberá registrarse como gasto. Intangibles Comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser valorados en términos económicos. Normas técnicas: Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiendo como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo; reexpresarse aplicando ajustes por inflación, de acuerdo con las normas que se expidan, y amortizarse según su naturaleza, vida útil, amparo legal o contractual, o con la generación de ingresos o servicios que se perciban de éstos. Activo contingente: Son obligaciones de naturaleza posible, surgidos a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada solo cuando acontezcan uno o más sucesos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad. Normas técnicas: Tratamiento contable Activo y pasivo contingente. Los pasivos y activos contingentes deben revelarse en las notas a los Estados Financieros y han de ser objeto de evaluación de forma continua, por parte de la Administración Activa de cada entidad pública, para asegurar que su evolución esté reflejada adecuadamente en los Estados Financieros. Otros activos Comprende los bienes y derechos, que por sus características y naturaleza no se encuentran clasificados en las demás cuentas del Activo, tales como, Gastos Pagados por Anticipado o Diferidos, Obras y Mejoras en Propiedad Ajena, Bienes Entregados a Terceros, entre otros. Diferidos 8

17 Los Diferidos se deben reconocer y clasificar como Gastos Pagados por Anticipo, Cargos Diferidos y Obras y Mejoras en Propiedad Ajena, cuando representen importes, que con razonable seguridad, generarán una contraprestación futura por concepto de ganancias esperadas, bienes o servicios. Normas técnicas: Deben registrarse por el costo histórico, el cual puede ser el costo de adquisición, inversión, o producción del bien o servicio; no serán objeto de reexpresión por concepto de ajustes por inflación y se presentarán en el Balance por su valor neto. Los gastos pagados por anticipado son erogaciones por concepto de intereses, seguros, arrendamientos, comisiones, y mantenimiento, entre otros, que representan futuros servicios. La amortización de los gastos anticipados debe efectuarse durante el período en que se causen o reciban los servicios prestados, de acuerdo con los términos pactados. Los cargos diferidos son erogaciones por concepto del suministro de bienes o prestación de servicios recibidos, tales como materiales y suministros de consumo, gastos de organización y puesta en marcha, gastos de exploración, obras y mejoras en propiedad ajena, entre otros, que con razonable certeza generarán beneficios económicos y sociales en el futuro. Normas técnicas: La amortización de los cargos diferidos debe reconocerse durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda. Pasivos Agrupa las obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados y adquiridos en el desarrollo de sus actividades financieras, económicas y sociales, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Pasivo corriente Comprende los compromisos contraídos por el ente público, para el financiamiento de sus actividades, que pueden provenir de instituciones financieras públicas o privadas, nacionales o extranjeras y respaldados con recursos propios. 9

18 Normas técnicas: Las obligaciones financieras deben reconocerse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza cambiaria, registrarse por el valor nominal del empréstito y reexpresarse de conformidad con los acuerdos de reajuste convenidos o el ajuste a la divisa en la que se va a efectuar el reembolso, según el caso. Los valores causados por concepto de gastos financieros, como intereses, comisiones y otros, deben registrarse por separado en las cuentas por pagar. Deuda publica Comprende las obligaciones contraídas por el Sector Público, autorizados por las normas vigentes, que surgen como consecuencia de la realización de operaciones de financiación, tales como, la contratación de empréstitos, emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, y créditos que tienen por objeto proveer recursos líquidos, bienes y servicios, los cuales tiene un plazo definido para su pago. La Deuda Pública se clasifica en Deuda Pública Interna y Deuda Pública Externa: Se entiende por Deuda Pública Interna, las obligaciones contraídas por el ente público con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, residentes en el territorio costarricense. La Deuda Pública Externa está constituída por las obligaciones contraídas personas naturales o jurídicas no residentes. con Normas técnicas: Debe reconocerse y clasificarse, dependiendo de su naturaleza cambiaria en Deuda Interna y Deuda Externa, separando los conceptos que integran el servicio de la deuda. En cuanto a la Deuda Interna, esta deberá separarse en moneda extranjera y en moneda nacional. Las operaciones de deuda pública deben registrarse por el monto desembolsado. Cuando correspondan a deuda externa en dólares americanos, deben convertirse a la tasa representativa del mercado, certificada por las autoridades competentes en la fecha del desembolso. Tratándose de obligaciones contraídas en monedas diferentes al dólar americano, los montos desembolsados deben convertirse previamente a dólares americanos, empleando las tasas de cambio, que para el efecto certifiquen los organismos competentes. Obligaciones reconocidas 10

19 Comprende las obligaciones originadas en la compra de bienes, prestación de servicios, gravámenes, contribuciones, y otras derivadas de operaciones financieras y de relaciones laborales, adquiridas con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, en desarrollo de las actividades económicas, financieras o sociales del ente público. Normas técnicas: Deben registrarse por el monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la obligación de reembolsar a la fecha del informe contable. Las obligaciones contraídas en moneda extranjera o mediante acuerdos de reajuste, deben convertirse a su valor actual, utilizando las tasas de cambio o unidades de reconversión correspondientes, certificadas o informadas por las autoridades competentes. Bonos y títulos Comprende la emisión de títulos valores para la financiación de recursos, mediante la captación de ahorro, que incorporan un costo financiero, con compromiso de pago y restitución, durante un determinado período. Normas técnicas: Las primas o descuentos en la colocación de bonos y títulos por un valor superior o inferior al valor nominal, deben contabilizarse en cuentas separadas en el balance. La amortización del descuento o de la prima debe hacerse en forma sistemática durante el período restante de maduración de los títulos, en las fechas estimadas para la causación de intereses. Todas aquellas colocaciones de Bonos o Títulos con vencimiento durante el mismo periodo, se considerarán Deuda de Tesorería, por lo que se debe clasificar dentro del pasivo corriente. Pasivo contingente: Un pasivo contingente es: Una obligación posible, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada solo por la ocurrencia (o en su caso por la no ocurrencia) de uno o más sucesos futuros inciertos, que no están enteramente bajo el control de la entidad, o bien Una obligación presente surgida a raíz de sucesos pasados, que no se han reconocido contablemente porque: No es probable que una salida de recursos que incorporen beneficios económicos o un potencial de servicio sea exigible estableciendo una obligación; o bien, El monto de la obligación no puede ser medido con la suficiente fiabilidad. 11

20 Provisión: Es un pasivo por el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento. Normas técnica: Tratamiento contable Activo y pasivo contingente. Los pasivos y activos contingentes deben revelarse en las notas a los Estados Financieros y han de ser objeto de evaluación de forma continua, por parte de la Administración Activa de cada entidad pública, para asegurar que su evolución esté reflejada adecuadamente en los Estados Financieros. Tratamiento contable Provisiones y Cuentas por Pagar. Las provisiones de pasivos cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo definitivo) donde se establezca un monto estimado exigible, han de ser reconocidas mediante asientos contables en los Estados Financieros. Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de pagarlo, según criterio técnico, (independientemente de contar con contenido presupuestario), el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar en los Estados Financieros. Si este pasivo anteriormente había sido reconocido como una provisión, la entidad deberá reversar dicha provisión, para tales efectos se deberán registrar estos pasivos como Otras Deudas a Corto o Largo Plazo. Otros pasivos Comprende las obligaciones derivadas del recaudo a favor de otros entes públicos o privados, personas naturales o jurídicas, establecidas por la Ley, los convenios especiales o contratos y los anticipos recibidos por el ente público, como resultado de las actividades, financieras, económicas o sociales. Pasivos Diferidos Obligaciones que deben ser atendidas en períodos fiscales posteriores al de la presentación del balance. La atención de este tipo de obligación, no supondrá para la organización desembolsos futuros de efectivo, sino una prestación futura de servicios. Normas técnicas: Los pasivos diferidos deben registrarse por el valor del anticipo recibido, que por su origen y características deben ser distribuidos en el futuro, según se produzca la contraprestación en recursos, bienes o servicios, por parte del ente público. Previsión Contable Son las estimaciones realizadas cuando las partidas de los EEFF no pueden ser medidas con precisión, producto de la incertidumbre inherente a la actividad. Normas técnicas: 12

21 Patrimonio publico El patrimonio público constituye el valor residual que resulta de deducir del valor de los activos, el valor de los pasivos. Se representa por los recursos aportados o bienes incorporados, los percibidos por la valorización de los activos, por el resultado del ejercicio, y los excedentes o déficit de los ejercicios anteriores, que se generan en el desarrollo de la actividad económica, financiera o social del ente público. Resultado acumulado de ejercicios anteriores Comprende los aportes otorgados y desembolsados para la creación y desarrollo del sector público; el incremento del valor de los activos, los bienes donados y demás bienes debidamente legalizados, y las diferencias netas generadas en la operación de ingresos y gastos, como resultado de la actividad financiera, económica, y social y el patrimonio público incorporado, de los periodos anteriores. Normas técnicas: Las valorizaciones representan el aumento neto del valor de los activos en relación con su costo neto o ajustado, con sujeción a las normas que para el efecto se expidan. Para registrar el efecto neto del costo reexpresado de los activos no monetarios y los pasivos no monetarios como resultado de ajustes por inflación, es necesario utilizar una cuenta de revalorización patrimonial, de acuerdo con las normas que se expidan sobre el particular. Los bienes, derechos y obligaciones que se incorporen a los activos y pasivos correspondientes, como resultado de procesos de donación, legalización, valoración, medición u otro semejante, deben ser registrados como un activo incorporado. Los criterios técnicos sobre reservas, superávit, y revalorización del patrimonio, se tratarán de conformidad con las normas vigentes que le sean aplicables, de acuerdo con su naturaleza jurídica, salvo que por disposición legal especial se determine lo contrario. Resultado acumulado del periodo Resume la diferencia en la comparación de los ingresos presupuestarios y no presupuestarios, con los egresos presupuestarios y no presupuestarios. Ingresos 13

22 Flujo de recursos que recibe el ente público que deben reconocerse cuando se perciban o causen como resultado del flujo real de bienes o servicios, o recibidos de recursos aportados o transferidos sin contraprestación. Deben clasificarse en ingresos fiscales, venta de bienes, y prestación de servicios, de acuerdo con la actividad financiera, económica y social desarrollada por el ente público. Normas técnicas: Los ingresos deben de reconocerse cuando se perciban o causen como resultado del flujo real de bienes y servicios adquiridos por terceros, o transferencia de los mismos. Los ingresos fiscales deben de reconocerse cuando surja el derecho cierto de cobro. Egresos Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos necesarios en la realización de las actividades, financieras, económicas o sociales del ente público. Deben clasificarse y registrarse como gastos administrativos, operativos, dependiendo de la actividad principal o cometido del ente público. Los gastos de operación deben ser utilizados por los entes públicos cuya actividad principal no corresponda a la comercialización o producción de bienes o servicios, caso en el cual deben tratarse como costos. Normas técnicas: Deben contabilizarse no solo los gastos efectivamente realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o periodos anteriores. Normas Técnicas Relativas a los Libros Las normas relativas a los libros de Contabilidad están establecidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República. Los libros formarán parte integrante de la Contabilidad Pública, y podrán ser llevados, ya sea en forma manual o en forma digital. 14

23 La información contenida en los libros de contabilidad persigue, entre otros, los siguientes objetivos: Permitir la total comprensión y verificación de los hechos financieros y económicos registrados por los entes públicos. Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea por unidades o grupos homogéneos. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos de dirección, administración y control. Clases de Libros La información digital de los libros contables puede ser : Libro Diario Libro Mayor Libro de Balances Libro de Actas Las Administraciones Activas de los distintos entes públicos serán los responsables de dar los lineamientos, políticas y procedimientos, para asegurar la confiabilidad, seguridad y controles, para la implementación de estos sistemas informáticos contablesfinancieros y la emisión de los documentos digitales emitidos por estos. Referido al término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre. Los libros de contabilidad que deben autorizarse dependen del sistema de registro contable institucional en vigor. Por tanto, si se trata de instituciones con contabilidad patrimonial, los libros contables básicos serán: Diario, Mayor y Balances e Inventarios (artículo 251 del Código de comercio)... En las que aún prevalece el procedimiento de registro contable por partida simple, los libros serán el Diario de Caja, el Mayor de Ingresos, el Diario General y el mayor de Egresos; interesando en el caso de los ministerios el Mayor de Apropiaciones. En cuanto a los libros de actas, comprenden principalmente los de las sesiones del máximo jerarca, los de la apertura de ofertas y adjudicación de licitaciones, los de la asamblea de socios en las sociedades anónimas. Registros computarizados República) (Norma 302 emitida por la Contraloría General de la Las cifras de resumen de los registros contables computarizados se anotarán en los respectivos libros de contabilidad. 15

24 Declaración interpretativa Cuando existan registros contable computarizados, se deben llevar periódicamente las anotaciones de resumen a los respectivos libros de contabilidad. Dichas anotaciones deben ser fiel reflejo de los movimientos contables, transacciones efectuadas y demás datos e información que proporcione el sistema computarizado, a partir del registro de documentos originales. En lo referente a inventarios, tomando como criterio el artículo 58, del reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, la anotación detallada de ellos puede sustituirse por listas emitidas por el computador, y los montos de resumen correspondientes deberán anotarse en el libro respectivo. Normas técnicas: Los hechos económicos deberán sustentarse con documentos, los cuales pueden ser de origen interno y externo. Los comprobantes de contabilidad deben tener los respaldos respectivos o dejar evidencia de la existencia de éstos, y archivarse de tal manera que sea posible su verificación posterior. Los libros deben ser presentados a las auditorías Internas de cada Institución para su respectiva aprobación y mantenerse de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Además deben mantener una numeración sucesiva y continua. En los libros de contabilidad no se podrá alterar los asientos o el orden o la fecha de registro, dejar espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, hacer raspaduras, correcciones, borrones o tachones, desprender hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas. En caso de cometerse errores u omisiones, éstos se corregirán mediante el registro de un nuevo asiento, en el momento en que se adviertan. Los libros de contabilidad deberán incluir: Los registros en forma cronológica de todos los hechos económicos, bien sea en forma individual o por resúmenes generales, no superiores a un mes. El resumen mensual de todas las operaciones por cada cuenta y subcuenta, sus movimientos débito y crédito. Conservación, custodia y tenencia Según lo establecido en el reglamento expedido por el Archivo Central de la República de Costa Rica, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación, por lo tanto aquellos que formen parte del sistema de contabilidad deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida. 16

25 Ver Directriz Nº CN en pag.146 del suscrito documento. Relación del plan con otras ciencias A continuación se describen las relaciones que tiene este plan con otras ciencias y disciplinas. Relaciones entre la auditoría y la contabilidad pública La Auditoría y la Contabilidad Pública están estrechamente ligadas entre sí. La Auditoría es esencialmente analítica, es una disciplina verificadora. Se encarga de establecer a fondo el origen y naturaleza de las operaciones y la legalidad y conveniencia de las mismas, ya que los actos administrativos del Gobierno se cumplen de acuerdo con la plataforma jurídica que regula sus actividades. La Contabilidad determina los métodos de registro de las operaciones administrativas y financieras desarrolladas por el Gobierno con los fondos, el presupuesto, la tributación, el crédito y el patrimonio público. Relaciones de la contabilidad con la administración financiera a nivel de estado Por Administración Financiera a nivel del Estado, debe entenderse como el conjunto de normas que regulan el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, buscando su mejor aplicación para satisfacer en orden prioritario las necesidades de la organización social. En síntesis, son los métodos institucionales más convenientes que regulan la administración de las finanzas públicas. La Contabilidad avanza a la misma velocidad de otras ciencias en el campo de la tecnología ya que cumple funciones muy importantes al aportar métodos de control y evaluación. Relaciones de la contabilidad con la planificación Al analizar las cifras que ofrece la Contabilidad, se pueden medir suficientemente los resultados de la gestión gubernativa. Por lo tanto, en el campo de la planificación sirve de instrumento regulador que facilita conocer en oportunidad las tendencias económicas y efectuar los ajustes en la programación. El perfeccionamiento de las técnicas de control y evaluación ha permitido en los últimos años proporcionar a los investigadores económicos, verdaderos instrumentos de medición. Relaciones con el presupuesto por programas 17

26 Las cifras que aparezcan en los cuadros de ejecución presupuestaria deben presentar los gastos clasificados de acuerdo a la técnica denominada Presupuesto por Programas. En primer término la institución que originó el gasto, enseguida los factores demostrativos de las funciones que cumple cada repartición y finalmente el análisis de cada programa que constituye la unidad de medida o el instrumento utilizado para cuantificar las partes de cada función. Se considera que en la administración presupuestaria el programa no solamente sirve como unidad de información estadística para demostrar la gestión cumplida por el Gobierno, medida en signos monetarios, sino que, además, permite establecer los costos de las cosas elaboradas o gestiones desarrolladas con las partidas de cada programa, mediante el establecimiento de otras unidades físicas de medición. Ejemplo: Kilómetros de vía, número de aulas construidas y sus características, sanatorios, servicios públicos, etc. Por haberse comprobado que el programa como unidad de medida, establece en detalle la gestión cumplida por los ordenadores de gastos constituyendo la unidad para aplicar las normas del control fiscal. Como cada programa es una meta dentro de la filosofía de los planes de desarrollo económico y social, a medida que se van estructurando los instrumentos de medición y por lo tanto identificando esas metas, van apareciendo con claridad las relaciones de lo económico con lo político, lo social y lo administrativo; se van delineando con caracteres más nítidos los campos en que la Contabilidad y la Auditoría deben ser más eficaces para depurar las informaciones que utilice la planificación gubernativa. Relaciones con las operaciones financieras La Contabilidad aplicada a las operaciones del Gobierno, tiene por finalidad esencial depurar las informaciones para ofrecer a los gobernantes, grupos políticos, opinión pública, etc., el verdadero estado de la situación financiera. Se busca en el sentido más amplio interpretarla como una función principal dentro de la administración de toda actividad económica o financiera, facilitar la medición de los resultados obtenidos y proporcionar a los directivos, informes analíticos y fácilmente comprensibles, para que estos puedan tomar decisiones tendientes a enderezar las riendas en el manejo de las finanzas públicas. Relaciones con el patrimonio Deben aplicarse sistemas de contabilidad y auditoría adecuados para lograr el control y la contabilización de los valores que se refieren al movimiento de los bienes adquiridos, cualquiera sea su naturaleza o destinación posterior, para conformarlos simultáneamente con las operaciones de ejecución presupuestaria. La incidencia de las operaciones presupuestarias de la vigencia anual, implica no sólo una demanda de bienes y servicios del sector privado con repercusiones económicas, sino que representa también un aumento patrimonial de la entidad de derecho público que compra, así el Estado no tenga como fin esencial atesorar riquezas, lo cierto en este caso es que la acumulación de bienes en poder del Gobierno se produce, y esa capitalización es preciso evaluarla dentro de la proyección presupuestaria de las 18

27 anualidades siguientes. El control e información permanente sobre los activos fijos del sector público, es una condición inherente a cualquier proyecto futuro de realizaciones sociales, como consecuencia de la capacidad de dirección con que debe contar el Estado Costarricense. Relaciones con la estadística nacional El sistema integrado de administración financiera y de contabilidad gubernamental ofrece las informaciones básicas adecuadas para la preparación de las estadísticas que reflejen las operaciones financieras del Gobierno. En cuanto se refiere a las estadísticas de cuentas nacionales la contabilidad gubernamental integrada permite evaluar en forma más precisa la incidencia del gasto público en el desarrollo de la economía nacional y su contribución al Producto Interno Bruto, la adquisición de bienes y servicios para el funcionamiento y la formación del capital, mediante el uso de registros que permitan la información de las diferentes transacciones. Relaciones con el crédito público Desde el punto de vista financiero es requisito esencial, para que exista el Crédito Público, que el país tenga una correcta organización fiscal; que las rentas públicas se administren y recauden con orden, puntualidad y economía; que el sistema tributario del país esté basado en principios científicos; que los gastos públicos sean también ordenados y debidamente fiscalizados y que en los presupuestos se incluya como ingresos y gastos de capital o inversión el producto del crédito público, interno y externo. Es necesario determinar que toda nueva deuda que el Estado contraiga debe ir acompañada de los medios necesarios para servirla. Cuando se contrae una deuda para objetos productivos como una hidroeléctrica por ejemplo el rendimiento de ésta debe destinarse a cubrir la amortización del capital y pago de intereses. En cambio, cuando se trata de un préstamo improductivo desde el punto de vista cuantitativo, pero que trae consigo el progreso de un país analizado cualitativamente, como el caso de la deuda contraída para mejorar la educación, es necesario crear impuestos en la proporción de la magnitud del beneficio recibido por los habitantes. De todas maneras debe establecerse que la contabilidad pública se administre dentro del presupuesto. Las operaciones de ingresos de fondos mejoran la situación financiera porque los activos corrientes se incrementan. Como la deuda pública se contrae generalmente a largo plazo, los presupuestos futuros deben incluir las partidas 19

28 necesarias para su amortización. La auditoría, además de vigilar el cumplimiento de las normas que regulan cada empréstito, debe tener en cuenta lo siguiente: 1. El ingreso de los fondos en las cuentas del Gobierno y su respectiva centralización. 2. La inclusión de cada partida en el presupuesto de capital (ingresos y gastos). 3. La contabilización simultánea producida por el endeudamiento que afecta el patrimonio público. 4. El control de los gastos ejecutados presupuestariamente. 5. El incremento de la inversión simultáneamente con los gastos presupuestarios. 6. Mantener actualizada la contabilidad del crédito público para facilitar las proyecciones de los vencimientos que deben incluirse en los presupuestos. Relaciones con la elaboración de proyectos La contabilidad gubernamental integrada, facilita la elaboración y evaluación de proyectos relacionados con la producción de bienes y servicios. Las informaciones suministradas por los registros históricos permiten establecer hechos concretos pasados y presentes y proyectan hacia el futuro los cálculos del costo - rendimiento, los insumos del proceso de la producción y la cuantificación a través de los respectivos presupuestos. Aplicación del plan general de contabilidad pública El Plan General de Contabilidad Pública será de aplicación en la Contabilidad Nacional mediante el método de partida doble y de acuerdo a los Principios de Contabilidad Pública Generalmente Aceptados. Los registros contables se realizarán utilizando la nomenclatura de cuatro dígitos para la clase de cuenta, grupo y subgrupo de acuerdo al Catálogo de Cuentas. Para su ampliación, modificación o eliminación deberá contar con la aprobación de la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales de la Contabilidad Nacional, las cuentas mayores, las subcuentas y sub-subcuentas se utilizarán de acuerdo a las necesidades que se presenten para las distintas transacciones y con la previa aprobación de la Unidad de Registro Contable. 20

29 Relación del Plan Contable con otras ciencias A continuación se describen las relaciones que tiene este plan con otras ciencias y disciplinas. RELACIONES ENTRE LA AUDITORÍA Y LA CONTABILIDAD PÚBLICA La Auditoría y la Contabilidad Pública están estrechamente ligadas entre sí. La Auditoría es esencialmente analítica, es una disciplina verificadora. Se encarga de establecer a fondo el origen y naturaleza de las operaciones y la legalidad y conveniencia de las mismas, ya que los actos administrativos del Gobierno se cumplen de acuerdo con la plataforma jurídica que regula sus actividades. La Contabilidad determina los métodos de registro de las operaciones administrativas y financieras desarrolladas por el Gobierno con los fondos, el presupuesto, la tributación, el crédito y el patrimonio público. RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA A NIVEL DE ESTADO Por Administración Financiera a nivel del Estado, debe entenderse como el conjunto de normas que regulan el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, buscando su mejor aplicación para satisfacer en orden prioritario las necesidades de la organización social. En síntesis, son los métodos institucionales más convenientes que regulan la administración de las finanzas públicas. La Contabilidad avanza a la misma velocidad de otras ciencias en el campo de la tecnología ya que cumple funciones muy importantes al aportar métodos de control y evaluación. RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON LA PLANIFICACIÓN Al analizar las cifras que ofrece la Contabilidad, se pueden medir suficientemente los resultados de la gestión gubernativa. Por lo tanto, en el campo de la planificación sirve de instrumento regulador que facilita conocer en oportunidad las tendencias económicas y efectuar los ajustes en la programación. 21

30 El perfeccionamiento de las técnicas de control y evaluación ha permitido en los últimos años proporcionar a los investigadores económicos, verdaderos instrumentos de medición. RELACIONES CON EL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Las cifras que aparezcan en los cuadros de ejecución presupuestaria deben presentar los gastos clasificados de acuerdo a la técnica denominada Presupuesto por Programas. En primer término la institución que originó el gasto, enseguida los factores demostrativos de las funciones que cumple cada repartición y finalmente el análisis de cada programa que constituye la unidad de medida o el instrumento utilizado para cuantificar las partes de cada función. Se considera que en la administración presupuestaria el programa no solamente sirve como unidad de información estadística para demostrar la gestión cumplida por el Gobierno, medida en signos monetarios, sino que, además, permite establecer los costos de las cosas elaboradas o gestiones desarrolladas con las partidas de cada programa, mediante el establecimiento de otras unidades físicas de medición. Ejemplo: Kilómetros de vía, número de aulas construidas y sus características, sanatorios, servicios públicos, etc. Por haberse comprobado que el programa como unidad de medida, establece en detalle la gestión cumplida por los ordenadores de gastos constituyendo la unidad para aplicar las normas del control fiscal. Como cada programa es una meta dentro de la filosofía de los planes de desarrollo económico y social, a medida que se van estructurando los instrumentos de medición y por lo tanto identificando esas metas, van apareciendo con claridad las relaciones de lo económico con lo político, lo social y lo administrativo; se van delineando con caracteres más nítidos los campos en que la Contabilidad y la Auditoría deben ser más eficaces para depurar las informaciones que utilice la planificación gubernativa. RELACIONES CON LAS OPERACIONES FINANCIERAS La Contabilidad aplicada a las operaciones del Gobierno, tiene por finalidad esencial depurar las informaciones para ofrecer a los gobernantes, grupos políticos, opinión pública, etc., el verdadero estado de la situación financiera. Se busca en el sentido más amplio interpretarla como una función principal dentro de la administración de toda actividad económica o financiera, facilitar la medición de los resultados obtenidos y proporcionar a los directivos, informes analíticos y fácilmente comprensibles, para que estos puedan tomar decisiones tendientes a enderezar las riendas en el manejo de las finanzas públicas. 22

31 RELACIONES CON EL PATRIMONIO Deben aplicarse sistemas de contabilidad y auditoría adecuados para lograr el control y la contabilización de los valores que se refieren al movimiento de los bienes adquiridos, cualquiera sea su naturaleza o destinación posterior, para conformarlos simultáneamente con las operaciones de ejecución presupuestaria. La incidencia de las operaciones presupuestarias de la vigencia anual, implica no sólo una demanda de bienes y servicios del sector privado con repercusiones económicas, sino que representa también un aumento patrimonial de la entidad de derecho público que compra, así el Estado no tenga como fin esencial atesorar riquezas, lo cierto en este caso es que la acumulación de bienes en poder del Gobierno se produce, y esa capitalización es preciso evaluarla dentro de la proyección presupuestaria de las anualidades siguientes. El control e información permanente sobre los activos fijos del sector público, es una condición inherente a cualquier proyecto futuro de realizaciones sociales, como consecuencia de la capacidad de dirección con que debe contar el Estado Costarricense. RELACIONES CON LA ESTADÍSTICA NACIONAL El sistema integrado de administración financiera y de contabilidad gubernamental ofrece las informaciones básicas adecuadas para la preparación de las estadísticas que reflejen las operaciones financieras del Gobierno. En cuanto se refiere a las estadísticas de cuentas nacionales la contabilidad gubernamental integrada permite evaluar en forma más precisa la incidencia del gasto público en el desarrollo de la economía nacional y su contribución al Producto Interno Bruto, la adquisición de bienes y servicios para el funcionamiento y la formación del capital, mediante el uso de registros que permitan la información de las diferentes transacciones. RELACIONES CON EL CRÉDITO PÚBLICO Desde el punto de vista financiero es requisito esencial, para que exista el Crédito Público, que el país tenga una correcta organización fiscal; que las rentas públicas se administren y recauden con orden, puntualidad y economía; que el sistema tributario del país esté basado en principios científicos; que los gastos públicos sean también ordenados y debidamente fiscalizados y que en los presupuestos se incluya como ingresos y gastos de capital o inversión el producto del crédito público, interno y externo. 23

32 Es necesario determinar que toda nueva deuda que el Estado contraiga debe ir acompañada de los medios necesarios para servirla. Cuando se contrae una deuda para objetos productivos como una hidroeléctrica por ejemplo el rendimiento de ésta debe destinarse a cubrir la amortización del capital y pago de intereses. En cambio, cuando se trata de un préstamo improductivo desde el punto de vista cuantitativo, pero que trae consigo el progreso de un país analizado cualitativamente, como el caso de la deuda contraida para mejorar la educación, es necesario crear impuestos en la proporción de la magnitud del beneficio recibido por los habitantes. De todas maneras debe establecerse que la contabilidad pública se administre dentro del presupuesto. Las operaciones de ingresos de fondos mejoran la situación financiera porque los activos corrientes se incrementan. Como la deuda pública se contrae generalmente a largo plazo, los presupuestos futuros deben incluir las partidas necesarias para su amortización. La auditoría, además de vigilar el cumplimiento de las normas que regulan cada empréstito, debe tener en cuenta lo siguiente: El ingreso de los fondos en las cuentas del Gobierno y su respectiva centralización. La inclusión de cada partida en el presupuesto de capital (ingresos y gastos). La contabilización simultánea producida por el endeudamiento que afecta el patrimonio público. El control de los gastos ejecutados presupuestariamente. El incremento de la inversión simultáneamente con los gastos presupuestarios. Mantener actualizada la contabilidad del crédito público para facilitar las proyecciones de los vencimientos que deben incluirse en los presupuestos. RELACIONES CON LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS La contabilidad gubernamental integrada, facilita la elaboración y evaluación de proyectos relacionados con la producción de bienes y servicios. Las informaciones suministradas por los registros históricos permiten establecer hechos concretos pasados y presentes y proyectan hacia el futuro los cálculos del costo - rendimiento, los insumos del proceso de la producción y la cuantificación a través de los respectivos presupuestos. 24

33 APLICACIÓN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA El Plan General de Contabilidad Pública será de aplicación en la Contabilidad Nacional mediante el método de partida doble y de acuerdo a los Principios de Contabilidad Pública Generalmente Aceptados. Los registros contables se realizarán utilizando la nomenclatura de cuatro dígitos para la clase de cuenta, grupo y subgrupo de acuerdo al Catálogo de Cuentas. Para su ampliación, modificación o eliminación deberá contar con la aprobación de la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales de la Contabilidad Nacional, las cuentas mayores, las subcuentas y sub-subcuentas se utilizarán de acuerdo a las necesidades que se presenten para las distintas transacciones y con la previa aprobación de la Unidad de Registro Contable. NORMATIVA CONTABLE Decreto N H en la gaceta N. 82 del 29 de Abril 2008, se oficializan los Principios Contables. Decreto Ejecutivo N H EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE HACIENDA En uso de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3), 5), 18) y 20) y 146 de la Constitución Política, los artículos 27, inciso 1) y 28 inciso b) de la Ley Nº 6227, Ley General de la Administración Pública, artículos 90, 93, incisos a), b) y c) y 129 de la Ley Nº 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y los artículos 119 y 120 del Reglamento a la citada Ley, Decreto Ejecutivo Nº H-PLAN. Considerando: I. Que el artículo 90 de la Ley Nº 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece que el Subsistema de Contabilidad estará conformado por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma 25

34 sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios, así como los organismos que participan en este proceso. II. Que la Contabilidad Nacional es el Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y de conformidad con lo establecido en el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tiene la potestad de proponer las normas generales que rigen el Subsistema de Contabilidad y de establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el sector público. III. Que Mediante Decreto Ejecutivo Nº H, publicado en La Gaceta Nº 196 del 11 de octubre del 2007, se derogó el Decreto Ejecutivo Nº H denominado Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense IV. Que mediante el artículo 7 del Decreto Ejecutivo Nº H supracitado, se estableció que, para la adopción e implementación de las dieciocho (18) Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), las Instituciones afectas a ellas, a partir de la publicación de este decreto ejecutivo, deberán iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros contables, con el propósito de que a partir del 01 de enero del año 2009 sin excepción y en forma general, se inicie con la implementación definitiva. V. Que en el Considerando 10 del Decreto Ejecutivo Nº H de repetida cita se establece que dentro del texto de las dieciocho (18) Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), quedan implícitos los conceptos de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense. VI. Que mediante Informe DFOE-SAF del 21 de diciembre del 2007, la Contraloría General de la República dispuso que la Contabilidad Nacional, en coordinación con las autoridades del Ministerio de Hacienda, revisará el Decreto Ejecutivo Nº H supracitado, con el fin de valorar y establecer con precisión el marco normativo contable que debe aplicarse hasta la implementación obligatoria de las Normas Internacionales de Contabilidad a partir del 01 de enero del 2009, en virtud de haberse derogado los principios de contabilidad que venían aplicándose anteriormente. VII. Que en virtud de lo dispuesto por el Órgano Contralor dentro del informe indicado en el considerando 6 anterior, el Ministerio de Hacienda considera conveniente reactivar los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense hasta tanto entre en vigencia definitiva la adopción e implementación de las NICSP, a saber 01 de enero del 2009; y de esta forma contar con criterios técnicos uniformes que faciliten la comparabilidad, análisis e interpretación de la información contable del sector público y su posterior consolidación. VIII. Que en virtud de los considerandos anteriores es necesario disponer de un conjunto de conceptos básicos que establezcan las bases para la cuantificación de las operaciones y presentación de la información contable, financiera y presupuestaria del sector público. Por tanto, DECRETAN: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE 26

35 Artículo 1 Los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público. Artículo 2 Corresponderá a la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Artículo 3 Los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, se clasifican de la siguiente forma: A. Fundamentales. B. Generales de Operación. Artículo 4 Los Principios Fundamentales se subdividen en dos grupos: a) Los que identifican y delimitan al ente económico, en sus aspectos financieros y b) Los que establecen las bases para cuantificar y presentar adecuadamente las operaciones financieras del ente económico. Los principios que conforman el primer grupo de los fundamentales son: 1. Ente Contable Público: Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran o custodian fondos públicos. Este principio será aplicable a los siguientes Órganos y Entes Contables Públicos: a) La Administración Central constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias. b) Los poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares. c) La Administración Descentralizada y las empresas públicas del Estado. d) Las universidades estatales, las municipalidades y la Caja Costarricense de Seguro Social, e) Los entes públicos no estatales. f) Sociedades con participación minoritaria del sector público. g) Los entes privados en cuanto custodien o administren fondos públicos. 2. Gestión Continua: La actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido, de manera permanente y continua, a menos que disposiciones legales establezcan lo contrario. Cuando se crea un órgano o ente público con respaldo de una ley se considera que sus actividades se desarrollarán de forma continua excepto que en la misma se estipule un plazo determinado para su funcionamiento, así se informará en las notas a los estados financieros; pero cuando ocurra un evento interno o externo con respaldo jurídico tal que suponga el fin del objetivo para el cual se constituyeron o en su defecto sea transformado el órgano o ente público en un ente privado, se puede considerar por terminado su ciclo económico. 3. El Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su gestión. El período contable se inicia el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, al final del cual se hará el proceso de cierre anual, debiendo tener siempre la misma duración para ser comparables. Se podrán solicitar informes contables 27

36 públicos periódicos del sistema contable, de acuerdo con las necesidades o requerimientos del órgano rector, sin que esto signifique la ejecución de un cierre. Los principios que conforman el segundo grupo de los fundamentales son: 4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. Con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas. 5. No compensación: Se deben registrar todas las operaciones bajo el criterio de partida doble, por lo que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo y pasivo del Balance de Situación, ni las de gastos e ingresos, que integran la cuenta del resultado económico-patrimonial, ni los gastos e ingresos que componen el estado de ejecución presupuesta. Los elementos que integran las partidas del activo y pasivo, deben valorarse separadamente. En virtud de que las operaciones que responden al principio universal de causa y efecto, obliga, para su cuantificación, al registro por partida doble. Se procederá a una compensación de partidas solamente en los casos de que una Ley estipule lo contrario o por un Convenio Internacional. 6. Unidad de Medida: El Colón, moneda de curso legal en el país, es la unidad monetaria para valorar las operaciones económicas, presupuestales, financieras y patrimoniales, en una expresión que permita agruparlas. En los casos que existan créditos u obligaciones en monedas de otros países, la contabilización de éstas debe efectuarse al valor del tipo de cambio oficial de las monedas contratadas con respecto al colón y mantenerse un auxiliar de control en moneda extranjera que corresponda al endeudamiento público. Además, se debe señalar mediante notas al pie de los Estados Financieros de eventos no cuantificables que sean muy significativos. 7. Realización: La contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan con los requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones. Este principio establece como operaciones propias de un órgano o ente público contable: a) Cuando ocurran operaciones económicas-financieras entre dos o más órganos o entes. b) Cuando se den transformaciones operacionales dentro de un mismo ente. c) Cuando se deban realizar operaciones por efectos externos por algunas de las siguientes causas: por fluctuaciones en los tipos de cambio de las monedas, por inflaciones, por deflaciones o por cambios internos debidos a situaciones operacionales extraordinarias. El principio determina que los resultados económicos para medir la relación de los costos y gastos con los ingresos que se generan, serán registrados en la medida que se haya cumplido con la norma jurídica vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos. 28

37 8. Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas. Los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. Cuando se presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el caso de que el devengamiento de ciertos ingresos y, gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los recursos. 9. Valor Histórico: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica al considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de efectivo que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que de ellas se haga. Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que las hagan perder su significado. Este principio reconoce como mecanismo contable válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentación de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en los niveles de precios generales (índice de precios) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, así como la reevaluación de activos fijos, se considerará que no ha habido violación de este principio, siempre y cuando en sus cuentas reexpresadas se conserve el valor histórico en las cuentas originales y paralelo a ellas se abran cuentas para registrar el valor reexpresado, esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca. El costo original de adquisición, construcciones o producción es el adecuado para reflejar el valor de los bienes, derechos y obligaciones en el momento de su incorporación al patrimonio del Ente. Para determinadas inversiones en títulos o valores con cotización pública, corresponderá utilizar el valor del mercado para su valuación. En el caso de otros bienes y con carácter de excepción, el órgano Rector establecerá el método de valuación que corresponda, el que será adoptado por el Ente para fijar sus valores siempre que el mismo no supere el de mercado o realización, el que fuere menor. Formarán parte del valor histórico los costos y gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación, además,.estos deben incluir la diferencia originada en las transacciones en moneda extranjera. 10. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. 29

38 Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros. 11. La Importancia Relativa: La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes del Ente susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Este principio establece que la información procesada y presentada por el sistema contable incluirá aquellos aspectos de significación susceptibles de cuantificarse o cuya revelación sea importante para la toma de decisiones, para su respectivo análisis o para evaluar las actividades financieras de los órganos o entes contables públicos. La información contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, en su evaluación, en su descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de un usuario de los estados financieros. Puede ser admitido la no aplicación estricta de algún principio siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación verificada sea escasamente significativa y no altere la imagen fiel de la situación patrimonial y de resultados del sujeto económico. Además, este principio queda condicionado a cualquier disposición legal de alguna Ley o decreto que invalide su aplicabilidad. 12. La Uniformidad: Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación contable deben ser utilizados en forma consistente en el tiempo y en el espacio, con el fin de no afectar el análisis, comparación e interpretación de los Estados Financieros. Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad es necesario, mediante nota al pie de los estados financieros, hacer la aclaración pertinente, indicando el efecto de dicho cambio en las cifras contables. Igualmente requiere ser aclarado si se ha modificado el agrupamiento y presentación de la información. Los principios de valuación deben ser utilizados uniformemente de un período a otro. Con la previa autorización del Ente Rector en materia de Contabilidad Pública, se pueden variar los procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación contable cuando las circunstancias requieran de un cambio, debiéndose exponer las causas que fundamentan el cambio e incluir este hecho en la información de los Estados Financieros. Los criterios expuestos en este principio contable se deben mantener en el tiempo y en el espacio, por cuanto debe de ser de igual aplicabilidad en las diferentes unidades contables que conformen la totalidad de un Ente u Organización. 13. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar 30

39 las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. 14. Hechos Posteriores al Cierre: La información conocida con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la fecha límite para la presentación de los informes contables dadas por la legislación vigentes o por la establecida por el órgano rector del sistema y que suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre, deben reconocerse en el mismo período. 15. Desafectación: Con carácter general, los ingresos de índole presupuestario se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza. (Los ingresos presupuestarios corrientes podrán financiar gastos presupuestarios corrientes y de capital, pero los ingresos presupuestarios de capital solamente podrán financiar gastos de capital.) En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios específicos a ellos afectados, el sistema contable debe reflejar esta situación y permitir su seguimiento. 16. Consolidación: El sistema de Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de cifras económicas financieras de los entes contables públicos, permitiendo la eliminación de transacciones recíprocas entre los entes consolidados. En la integración se reúnen los datos y cifras de los entes contables públicos, posibilitando la presentación de estados financieros únicos sobre la situación del Sector Público. Le corresponde al Ente Rector del Sistema Contable, determinar el grado de consolidación de las cuentas, así como los Entes y Órganos sujetos a éste. Artículo 5 Los Principios Generales de Operación son aquellos que regulan la operatividad de los procesos de identificación, clasificación y valoración de los hechos Económico-Financieros contenidos en los Estados Contables de acuerdo al criterio de revelación de la información de los Entes Contables Públicos y que son aplicables a: 1. Balance de Situación clasificado en corriente y no corriente. 2. Estado de Resultados (Ganancias y pérdidas), según clasificación por naturaleza. 3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. 4. Estado de Flujo de Efectivo. Artículo 6 Rige a partir de su publicación y hasta el 31 de diciembre del Dado en la Presidencia de la República. San José, a los catorce días del mes de febrero del dos mil ocho. ÓSCAR ARIAS SÁNCHEZ. El Ministro de Hacienda, Guillermo E. Zúñiga CH. 1 vez. (Solicitud Nº 13009). C (D ). 31

40 DIRECTRICES Directriz N CN Información a presentar por Órganos Desconcentrados (Estados Financieros). DIRECTRIZ N CN EL CONTADOR NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 1 inciso a) y 93, incisos b), c), d) y e) de la Ley N 8131, denominada Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas del 18 de setiembre de 2001 y en el Decreto Ejecutivo N HMP-PLAN del 19 de diciembre del 2001 y sus reformas o Reglamento a la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Considerando: 1º Que de conformidad con el artículo 93 de la Ley N 8131, la Contabilidad Nacional es el órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, al cual le corresponde establecer los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental, definir la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades; asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público; actualizar la contabilidad de la administración central y mantener los registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables; para lo que requiere uniformar criterios técnicos para adecuar la información contable que debe recibir de los Órganos Desconcentrados. 2º Que la Contabilidad Nacional requiere generar información adecuada para actualizar la contabilidad de la Administración Central, constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias. 3º Que el artículo 52 de la Ley N 8131 antes citada, establece la obligación por parte del Ministerio de Hacienda, de remitir a la Contraloría General de la República los estados financieros consolidados de los entes y órganos que constituyen la Administración Central, el Poder Legislativo, el Poder Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares. 4º Que el artículo 94 de la citada Ley N 8131 establece de la obligatoriedad de las instituciones públicas de atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional. 32

41 Por tanto, Se emite la siguiente DIRECTRIZ DIRIGIDA A TODOS LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS DEL GOBIERNO DE LA REPÚBLICA Artículo 1º Los órganos Desconcentrados tienen la obligación de atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional, para cumplir con la función de mantener actualizada la contabilidad de la Administración Central y sus Dependencias. Artículo 2º La información que brinden los órganos Desconcentrados corresponde a los diferentes cuadros y estados financieros de las operaciones, referidos a intervalos de período que deberán remitirse trimestralmente a la Contabilidad Nacional iniciando su envío con el cierre de junio del 2004 y de ahí en adelante. Cuando coincida con el cierre definitivo del periodo (31 de diciembre de cada año), además de los cuadros y estados financieros, deberán presentar los respectivos anexos que respaldan la información que ahí se adjunta, según lo dispuesto por la Contabilidad Nacional. Artículo 4º Los estados financieros y sus anexos que deben ser elaborados son los que a continuación se detallan: 1) El Balance General, 2) Estado de Resultados y/o el Estado de Gestión (Se aplicará uno de los dos según la actividad de la institución), 3) El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y 4) El Estado de Flujo de Efectivo.69 Artículo 5º Los estados financieros deben presentarse debidamente firmados por el Contador a cargo, y los correspondientes al cierre del ejercicio, requieren además de la firma del Contador, la firma y aprobación del Director Ejecutivo de la Institución. Artículo 6º La información requerida deberá ser presentada a más tardar los días 15 de abril, 15 de julio y 15 de octubre correspondiente al trimestre inmediato anterior y en la primera semana del mes de febrero, lo correspondiente al cierre definitivo del período inmediato anterior. Artículo 7º Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional. San José, a las nueve horas del veintiocho de julio del dos mil cuatro. Luis Segura Amador, Contador Nacional. 1 vez. (Solicitud N 41101). C (70534). 33

42 Directriz N CN Capitalización de partidas de bienes duraderos, registro de amortización del servicio de la deuda pública, confirmación de saldos y presentación de auxiliares. DIRECTRIZ CN EL CONTADOR NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 1 inciso a) y 93, incisos b), c), d) y e) de la Ley Nº 8131, denominada Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas del 18 de setiembre de 2001 y en el Decreto Ejecutivo Nº H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001 y sus reformas, Reglamento a la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos. CONSIDERANDO 1- Que de conformidad con el artículo 93 de la Ley Nº 8131, la Contabilidad Nacional es el órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, al cual le corresponde: Establecer los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Definir la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público. Actualizar la contabilidad de la administración central Mantener los registros destinados a centralizar Consolidar los movimientos contables para lo que requiere uniformar criterios técnicos para adecuar la información contable que debe recibir de las instituciones del Sector Público: 2- Que para cumplir con lo dispuesto en la Ley Nº 8131 supracitada, la Contabilidad Nacional requiere generar información adecuada para actualizar la Contabilidad del Sector Público Costarricense. 3- Que los artículos 52 y 95 de la Ley Nº 8131 antes citada, establecen la obligación por parte del Ministerio de Hacienda, de remitir informes a la Contraloría General de la República a más tardar el primero de marzo de cada año y la elaboración de los estados financieros consolidados del Sector Público. 4- Que el artículo 94 del mismo cuerpo legal, regula la obligatoriedad de las instituciones públicas de atender los requerimientos de información que realice la Contabilidad Nacional. POR TANTO, 34

43 Se emite la siguiente DIRECTRIZ DIRIGIDA A TODAS LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE Artículo 1 - Ámbito de aplicación: El ámbito de aplicación corresponde al mismo indicado en el artículo 1 de la Ley 8131 de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos. Artículo 2 - Del registro de las partidas de bienes duraderos Las Instituciones del Sector Público Costarricense están obligadas a capitalizar las partidas de Bienes Duraderos nuevos o ya existentes, relacionados con las partidas presupuestarias de: maquinaria, equipo y mobiliario, construcciones adiciones y mejoras; bienes duraderos diversos y bienes preexistentes, independientemente de su monto de adquisición, los cuales son reflejados en la liquidación presupuestaria, y para efectos de la presentación de los Estados Financieros Contables, se considera un gasto de capital y deberá reflejarse en el Balance General como Bienes Duraderos -Activos Fijos- u otra clasificación autorizada por la Contabilidad Nacional. Cuando se hace un cargo a una cuenta del gasto es porque los beneficios de ese gasto, se utilizarán en el período actual y por consiguiente, el costo se debe deducir del ingreso corriente del período al determinar la utilidad neta, que es lo que se conoce como gasto de resultados. Por gasto se entenderán las remuneraciones, pago de servicios, compra de materiales y suministros y pago de intereses. Por otro lado, cualquier erogación que beneficie diversos períodos contables se considera un gasto de capital. Por lo tanto, debido a la naturaleza de dichas erogaciones dichos activos son capitalizables y deben reflejarse en el estado financiero Balance General o Estado de Situación Financiera, en la sección de Bienes Duraderos. Además deberán realizarse los respectivos ajustes por depreciación. Artículo 3 - Del registro de la amortización del servicio de la deuda pública El registro de la amortización del servicio de la deuda pública deberá hacerse mediante un rebajo al pasivo en el balance general y no como un gasto en el estado de resultados. El gasto correspondiente al servicio de la deuda pública (amortización e intereses) debe ser reflejado en la liquidación presupuestaria y para efectos de la presentación de los Estados Financieros Contables, debido a que la amortización corresponde a un gasto de capital, debe reflejarse en el balance general como un rebajo del pasivo correspondiente, mientras que el pago de intereses o cualquier otro rubro, relacionado con el uso o costo financiero del crédito, debe reflejarse en el estado de resultados. Artículo 4 - De la obligación de confirmar saldos y de presentar auxiliares Todas las instituciones del Sector Público Costarricense deben realizar la confirmación de saldos de cuentas y documentos por cobrar, cuentas y documentos por pagar y transferencias, así como presentar sus respectivos auxiliares. 35

44 Las cuentas de activo indicadas en el estado financiero Balance General correspondiente a cuentas por cobrar a corto y largo plazo, documentos por cobrar o préstamos de pasivo, órdenes de pago pendientes, cuentas por pagar a corto y largo plazo, retenciones por pagar, gastos acumulados por pagar y endeudamiento a corto y largo plazo, y del Estado de Resultados correspondientes a ingresos por transferencias recibidas y de gasto por transferencias entregadas, así como cualquier otra cuenta de dicha naturaleza que la entidad mantenga con cualquier otra entidad del sector público, además de ser reflejadas correctamente en el Balance General, deberán presentar adicionalmente lo siguiente: 1) La correspondiente confirmación de saldos 2) Adjuntar su respectivo auxiliar, el cual indique el nombre de la institución y el monto correspondiente así como la indicación de si dicho saldo se encuentra debidamente confirmado con la institución. La confirmación de saldos consiste en pedir a terceros, a clientes o proveedores que corroboren la realidad de las deudas. Tanto los auxiliares como la confirmación de saldos son necesarios, ya que es un requisito, que los estados financieros individuales al ser componente base para la elaboración el estado financiero consolidado, sean depurados con las eliminaciones por saldos y operaciones recíprocas desarrolladas entre entidades económicas. Todas las instituciones del sector público deberán realizar la confirmación de saldos y presentar adjunto a los Estados Financieros el auxiliar correspondiente. Artículo 5 - Mecanismos de Control de la Contabilidad Nacional La Contabilidad Nacional deberá presentar el Informe, que incluye la elaboración de los estados financieros consolidados del Sector Público y que deberá ser entregado a la Contraloría General de la República a más tardar el primero de marzo de cada año. Por lo anterior procederá a los siguientes mecanismos de control: - Revisión de los Estados Financieros Individuales y cuadros auxiliares, la cual consiste en comprobar que dicha información llegue de manera oportuna, completa y se adecue a los principios y normas contables, procedimientos de registro, directrices y legislación vigente. De tal manera que se puedan incluir en los Estados Financieros Consolidados del Sector Público. - Recordatorios a las diferentes entidades del Sector Público de la obligación de la presentación de los Estados Financieros y cuadros auxiliares Artículo 6 - Vigencia. La presente directriz rige a partir de su publicación Dado en San José, el día14 del mes de setiembre del dos mil cinco. LUIS SEGURA AMADOR Contador Nacional 36

45 Directriz N CN Información a presentar por Administración Central (Estados Financieros). Publicada en La Gaceta N 204 del 24 de octubre de EL CONTADOR NACIONAL DIRECTRIZ CN COMPLEMENTARIA A LA CN Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 1 inciso a) y 93, incisos b), c), d) y e) de la Ley Nº 8131, denominada Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas del 18 de setiembre de 2001 y en el Decreto Ejecutivo Nº H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001 y sus reformas, Reglamento a la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos. CONSIDERANDO 1-Que de conformidad con el artículo 93 de la Ley Nº 8131, la Contabilidad Nacional es el órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, al cual le corresponde: a) Establecer los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. b) Definir la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades c) Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público. d) Actualizar la contabilidad de la administración central e) Mantener los registros destinados a centralizar f) Consolidar los movimientos contables para lo que requiere uniformar criterios técnicos para adecuar la información contable que debe recibir de las instituciones del Sector Público: 2-Que para cumplir con lo dispuesto en la Ley Nº 8131 supracitada, la Contabilidad Nacional requiere generar información adecuada para actualizar la Contabilidad del Sector Público Costarricense. 3-Que los artículos 52 y 95 de la Ley Nº 8131 antes citada, establecen la obligación por parte del Ministerio de Hacienda, de remitir informes a la Contraloría General de la República a más tardar el primero de marzo de cada año y la elaboración de los estados financieros consolidados del Sector Público. 4-Que el artículo 94 del mismo cuerpo legal, regula la obligatoriedad de las instituciones públicas de atender los requerimientos de información que realice la Contabilidad Nacional. Por tanto, Se emite la presente 37

46 Directriz Complementaria a la Directriz CN Artículo 1º Ámbito de aplicación La administración Central constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias, los Poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares, sin perjuicio del principio de separación de Poderes estatuido en la Constitución Política, se regirán por las disposiciones establecidas en la directriz CN La Administración Descentralizada y las empresas públicas del Estado, las universidades estatales, las municipalidades y la Caja Costarricense de Seguro Social, en lo que concierna, a los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del Sector Público y las entidades privadas, en relación con los recursos de la Hacienda Pública que administren o dispongan, por cualquier título, para alcanzar sus fines y que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes referidos en los incisos anteriores o por los presupuestos institucionales de los bancos del Estado tienen la obligación de atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional, para cumplir con la función de realizar la consolidación de los estados financieros del sector público. Artículo 1º Información a presentar a la contabilidad Nacional Las instituciones públicas señaladas en el párrafo segundo del artículo 1 deberá presentar a la Contabilidad Nacional la información correspondiente a los diferentes cuadros auxiliares y estados financieros de las operaciones, referidos al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año, que coincide con el cierre definitivo del período y que deberán remitirse a más tardar en la primera semana del mes de febrero. Además de los cuadros auxiliares y estados financieros, deberán presentar los respectivos anexos que respaldan la información que ahí se adjunta, según lo dispuesto por la Contabilidad Nacional. Artículo 2º Estados financieros Los estados financieros y sus anexos que deben ser elaborados por las instituciones señaladas en el párrafo segundo del artículo 1 - son los que a continuación se detallan: 1) El Balance General. 2) Estado de Resultados y/o el Estado de Gestión (Se aplicará uno de los dos según la actividad de la institución). 3) El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 4) El Estado de Flujo de Efectivo Artículo 3º Firma de los estados financieros Los estados financieros deben presentarse debidamente firmados por el Contador a cargo y requieren además la firma y aprobación del Director Ejecutivo o jerarca de la Institución correspondiente. Artículo 4 _ De la vigencia. La presente directriz rige a partir de su publicación. Dado en San José, el día 16 del mes de setiembre del dos mil cinco. LUIS SEGURA AMADOR 38

47 Contador Nacional Directriz N CN Criterio de partida doble. Publicada en La Gaceta N 133 del 11 de julio de DIRECTRIZ Nº CN EL CONTADOR NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 1 y 93 incisos b), c), d) y e) de la Ley Nº 8131, denominada Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas del 18 de setiembre de 2001, publicada en La Gaceta N 198 del 16 de octubre de 2001, Decreto Ejecutivo Nº H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001 y sus reformas, denominado el Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas, publicado en La Gaceta N 68 del 9 de abril de CONSIDERANDO 1 -Que de conformidad con el artículo 93 de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas del 18 de setiembre de 2001 publicada en La Gaceta N 198 el 16 de octubre de 2001, la Contabilidad Nacional es el órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, al cual le corresponde: a) Establecer los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. b) Asimismo le compete dentro del marco señalado en el inciso anterior, definir la metodología contable por aplicar. c) Velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionadas en el inciso a). d) Asesorar técnicamente a todas las instituciones del sector público nacional. 2 -Que el artículo 93 de la citada Ley Nº 8131, establece la obligatoriedad de las instituciones públicas de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional. Por tanto, Se emite la siguiente DIRECTRIZ DIRIGIDA A TODAS LAS ENTIDADES Y ORGANOS COMPRENDIDOS EN LOS ARTICULOS 1 Y 29 DE LA LEY DE ADMINISTRACION FINANCIERA Y PRESUPUESTOS PUBLICOS, A LA DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACIÓN Y A LA DIRECCION GENERAL DE ADUANAS 39

48 Artículo 1 - Ámbito de aplicación Las instituciones del Sector Público comprendidas en los artículos 1 y 29 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Dirección General de Tributación y la Dirección General de Aduanas tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas de aceptación general en el ámbito gubernamental. Artículo 2 - Registro de las operaciones Las instituciones del Sector Público deben registrar todas las operaciones bajo el criterio de partida doble, por lo que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo, y pasivo del Balance de Situación, ni las de gastos e ingresos que componen el estado económico patrimonial, ni los gastos e ingresos que componen el estado de ejecución presupuestal. Los elementos que integran las partidas del activo y el pasivo, deben valorarse separadamente. En virtud de que las operaciones responden al principio universal de causa y efecto, obliga, para su cuantificación, al registro por partida doble. Artículo 3 - Compensación de partidas Se procederá a una compensación de partidas solamente en los casos en que una disposición legal o un convenio internacional, así lo establezcan. Artículo 4 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las quince horas del veintidós de marzo de dos mil seis. LUIS SEGURA AMADOR Contador Nacional 40

49 Directriz N CN Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos. Publicada en La Gaceta N 93 del 16 de mayo de DIRECTRIZ CN DEL CONTADOR NACIONAL DIRIGIDA A TODAS LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE Artículo 1º Ámbito de aplicación. Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas de aceptación general en el ámbito gubernamental. Artículo 2º Creación de la Estimación para Cuentas Malas o Incobrables. Las instituciones del Sector Público deberán incluir en su catálogo de cuentas, la cuenta denominada, Estimación para Cuentas Malas o Incobrables, la cual tiene como objetivo registrar los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las cuentas por cobrar. Artículo 3º De la determinación del monto de las cuentas incobrables. Para la determinación del monto en cuentas incobrables se establecen los siguientes métodos: a) Método Nº 1: Porcentaje sobre las ventas: Se estima el gasto de las cuentas por cobrar en base a un porcentaje generalmente, de las ventas a crédito. b) Método Nº 2: Análisis de las cuentas por cobrar con base en la antigüedad del saldo: Se basa en hacer un análisis y estudio de todas la cuentas por cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje será mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable. c) Método Nº 3: Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Se establece un porcentaje sobre el monto de las cuentas por cobrar al cierre del periodo. Artículo 4º De la utilización del método. Las instituciones públicas pueden utilizar cualquiera de los métodos indicados en el artículo 3 y deberán indicarlo en las notas explicativas en los estados financieros. Artículo 5º De la determinación de la pérdida. El monto de la pérdida en las cuentas por cobrar se establece, una vez agotado el trámite administrativo y el judicial, existiendo de por medio una resolución legal en la cual queda constancia de la acción. Artículo 6º Vigencia. La presente Directriz rige a partir de su publicación. Dado en San José, a los veintiocho días del mes de febrero del LUIS SEGURA AMADOR, CONTADOR NACIONAL. 41

50 Directriz N CN Inventarios y métodos de valuación. Publicada en La Gaceta N 93 del 16 de mayo de DIRECTRIZ CN EL CONTADOR NACIONAL Artículo 1º Ámbito de aplicación. Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas de aceptación general en el ámbito gubernamental. Artículo 2º De los inventarios. Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la intención de ser comercializados o destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestación del servicio, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público. Por lo tanto, las instituciones deben contar con un inventario inicial y final. Artículo 3º De los métodos de valuación del inventario. El método utilizado para la valuación del Inventario debe ser indicado en las notas de los estados financieros. Las instituciones del Sector Público deben aplicar cualquiera de los siguientes métodos de valuación del inventario de existencias al cierre del período contable: a) Método de Promedio Ponderado. b) Método Primero en Entrar, Primero en Salir, PEPS. Artículo 4º Separación de los inventarios. Las instituciones deben separar los inventarios para proyectos específicos, y asignarlos mediante la identificación específica de sus costos individuales. Artículo 5º Reconocimiento y clasificación de los inventarios. Los inventarios se reconocen y clasifican de acuerdo con su naturaleza, en bienes o mercaderías procesadas, adquiridos para la venta o en existencia, materias primas, suministros, bienes en tránsito y productos en proceso. Artículo 6º Forma de registro de los inventarios. Los inventarios deben de registrarse por su costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta. Artículo 7º Existen dos formas de tratar contablemente el inventario. a) Inventario periódico: Consiste en la realización de un inventario de manera que se recuente físicamente, las existencias que sean propiedad de las instituciones, independientemente de su localización. Las unidades físicas se multiplican por el valor asignado al costo unitario, dando lugar al valor de las existencias que deberían aparecer en la cuenta del activo. La contabilización de los inventarios desempeña un papel importante en los sistemas de contabilidad, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados. 42

51 b) Inventario permanente: Supone el control de entradas y salidas tanto por unidades físicas como por su valor, de forma administrativa a través de unos registros de entradas y salidas. Permite el conocimiento en todo momento del valor de existencias a lo largo del ejercicio y de forma derivada de los resultados. Artículo 8º Recuento físico periódico. El hecho de que la institución cuente con un inventario permanente, no exime a la institución de la realización del recuento físico periódico, lo anterior con el fin de comprobar el inventario y de esta forma detectar y ajustar las diferencias reconocidas que pudieran deberse a deterioros, pérdidas o robos. Las instituciones públicas podrán optar por el tipo de inventario a través del sistema que más se ajuste a sus necesidades. Artículo 9º Pérdidas en el inventario. Las contingencias producidas por pérdidas en los inventarios que puedan originarse en disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro u obsolescencia, se calcularán por medio de aplicación de un método de reconocimiento técnico que corresponda a la naturaleza del inventario que se trate. Las estimaciones constituidas deben revelarse por separado rebajando la cuenta de inventarios. Artículo 10. Vigencia. La presente Directriz rige a partir de su publicación. Dado en San José, el primer día del mes de marzo del LUIS SEGURA AMADOR, CONTADOR NACIONAL. 43

52 Directriz N CN Tres Principios fundamentales de Contabilidad para el Sector Público. Publicada en La Gaceta N 235 del jueves 6 de diciembre del HACIENDA DIRECTRIZ Nº CN EL CONTADOR NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en el articulado de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido el decreto ejecutivo número H-MPPLAN, publicado en La Gaceta Nº 76 del 20 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y el considerando 11 y artículo 9º del Decreto Ejecutivo Nº H, publicado en La Gaceta Nº 196 del 11 de octubre de 2007, donde se adopta e implementa las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP); Considerando: 1º Que de conformidad con el artículo 90 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Subsistema de Contabilidad estará conformado por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios, así como por los organismos que participan en este proceso. 2º Que la Contabilidad Nacional por disposición legal expresa es el Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, por lo que el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, le confiere atribuciones, deberes y funciones, dentro de las cuales destacan el proponer las normas generales que rigen el Subsistema de Contabilidad Pública y el establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el sector público. 3º Que en concordancia con las disposiciones consagradas en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, así como en su Reglamento Decreto Nº H-MP-PLAN, específicamente, en el artículo 120, dispone que la Contabilidad Nacional adoptará y emitirá la normativa técnica y las disposiciones adicionales que sean acordes con los objetivos del Subsistema. 4º Que dentro del artículo 9º del Decreto Ejecutivo número Nº H, publicado en La Gaceta Nº 196 del 11 de octubre de 2007, se deroga el Decreto Ejecutivo número H relativo a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense; y que dentro del considerando 11 de este mismo marco legal se establece que mediante directriz del Contador Nacional aplicará los siguientes principios fundamentales: a) ente contable público b) período contable; y 44

53 c) unidad de medida. 5º Que la Contrataría General de la República, mediante oficio DFOE-109 (4608) de fecha 7 de mayo de 2007; entre otros temas, advierte que ante la derogatoria del Decreto Ejecutivo número H relativo a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, de los cuales se mantendrán tres principios fundamentales, a saber; Ente Contable Público, Periodo Contable y Unidad de Medida, que la divulgación de la directriz debe efectuarse oportunamente, acorde con la promulgación de las NICSP; Por tanto: La Contabilidad Nacional, en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y en apego de la legislación citada, emite la siguiente directriz, relativa a mantener la vigencia de los tres principios fundamentales de contabilidad que serán aplicables al Sector Público Costarricense. DIRECTRIZ Aplicar y mantener la vigencia de los tres Principios Fundamentales de Contabilidad, para el Sector Público Costarricense: Artículo 1º Ámbito de aplicación: El ámbito de aplicación corresponde al mismo indicado en el artículo 1 de la Ley Nº 8131 de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos. Artículo 2º Principios Fundamentales de Contabilidad: Se aplicará y se mantendrá la vigencia de los tres Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, que se han denominado: a) Ente Contable Público b) Período Contable c) Unidad de Medida Artículo 3º Ente Contable Público: Constituirá un ente contable público todo Órgano y Ente que administre o custodie fondos públicos. Artículo 4º El Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su gestión. El período contable se inicia el 1º de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, al final del cual, se hará el proceso de cierre anual, debiendo tener siempre (a misma duración para ser comparables. La Contabilidad Nacional podrá solicitar informes contables públicos periódicos del sistema contable, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de ésta como órgano rector, sin que esto signifique la ejecución de un cierre. Artículo 5º Unidad de Medida: El Colón, moneda de curso legal en el país, es la unidad monetaria para valorar las operaciones económicas, presupuéstales, financieras y patrimoniales, en una expresión que permita agruparlas. En los casos que existan créditos u obligaciones en monedas de otros países, la contabilización de éstas debe efectuarse al valor del tipo de cambio oficial de las monedas contratadas con respecto al colón y mantenerse un auxiliar de control en moneda extranjera que corresponda al endeudamiento público. Además, se debe señalar mediante notas al pie de los Estados Financieros de eventos no cuantificables que sean muy significativos, 45

54 Artículo 6º Vigencia: Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a los 18 días del mes de octubre del dos mil siete. Luis Segura Amador, Contador Nacional. 1 vez. (Solicitud Nº 13005). C (108512). 46

55 Directriz N CN ESTABLECIMIENTO DE REQUISITOS Y PLAZOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CERTIFICACIONES DE LOS RECURSOS INGRESADOS A LA CAJA ÚNICA DEL ESTADO Y DE LOS MONTOS DE SALARIOS DEVENGADOS POR LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS DEL GOBIERNO DE LA REPUBLICA. DIRECTRIZ Nº CN EL CONTADOR NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el artículo 135 del Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en el artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N 8220.; en los artículos 255 y 256 de la Ley 6227, Ley General de la Administración Pública; y de acuerdo con las disposiciones internas contenidas en el Manual de Procedimientos de la Unidad de Archivo y Certificaciones de la Contabilidad Nacional. CONSIDERANDO 1 -Que los numerales 90, 91 y 93 de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establecen para el Subsistema de Contabilidad, lo siguiente: ( ) Artículo 90 definición: El Subsistema de Contabilidad Pública estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios : Artículo 91 Objetivos a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados. b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público. c) Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría. Artículo 93 Órgano Rector: La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema ( ) 2 -Que el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su artículo N 135; dispuso en cuanto a la emisión de certificaciones, que: 47

56 ( ) La Contabilidad Nacional emitirá las certificaciones de los recursos que ingresen a la caja única del Estado, de conformidad con la información contable suministrada en su oportunidad por el órgano competente. También emitirá las certificaciones por concepto de los montos de salarios devengados por los funcionarios públicos del Gobierno de la República ( ) 3 -Que los artículos 4 y 5 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N 8220; se establece: ( ) Artículo 4 : Publicidad de los trámites y sujeción a la ley. Todo trámite o requisito, con independencia de su fuente normativa, para que pueda exigirse al administrado, deberá: a) Sujetarse a lo establecido por ley y fundamentarse estrictamente en ella. b) Estar publicado en el Diario Oficial, La Gaceta, junto con los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicado en un lugar visible dentro de la institución. Asimismo, en un diario de circulación nacional, deberá publicarse un aviso referido a dicha publicación. Dichos trámites o requisitos podrán ser divulgados también recurriendo a medios electrónicos. Artículo 5 - Obligación de informar sobre el trámite. Todo funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveer, al administrado, información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en aquellos casos en que la ley expresamente lo requiera. Cuando un ente, órgano o funcionario público, establezca trámites y requisitos para el administrado, estará obligado a indicarle el artículo de la norma legal que sustenta dicho trámite o requisito, así como la fecha de su publicación. Para garantizar uniformidad en los trámites e informar debidamente al administrado, las entidades o los órganos públicos, además, expondrán en un lugar visible y divulgarán por medios electrónicos, cuando estén a su alcance, los trámites que efectúan y los requisitos que solicitan, apegados al artículo 4 de esta Ley ( ) 4 -Que en cuanto los términos y plazos establecidos, la Ley N 6227, denominada: Ley General de la Administración Pública, señala lo siguiente: ( ) Artículo Los términos y plazos del procedimiento administrativo obligan tanto a la Administración como a los administrados, en lo que respectivamente les concierne. Artículo Los plazos por días, para la Administración, incluyen los inhábiles. 2. Los que son para los particulares serán siempre de días hábiles ( ) 5 -Que con la finalidad de lograr un efectivo cumplimiento de sus funciones y brindar un mejor servicio a nuestros clientes internos y externos dentro del Manual de Procedimientos de la Unidad de Archivo y Certificaciones, se establecieron los requisitos y plazos para la emisión de las certificaciones en mención, los cuales deben ser divulgados a la ciudadanía Costarricense para su respectivo conocimiento. 6 - Que la Contabilidad Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y en estricto apego de la legislación anteriormente 48

57 citada, resuelve emitir la siguiente directriz para regular los requisitos y plazos de entrega de las certificaciones solicitadas por los usuarios del Subsistema. Por tanto, Se emite, la presente DIRECTRIZ ESTABLECIMIENTO DE REQUISITOS Y PLAZOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CERTIFICACIONES DE LOS RECURSOS INGRESADOS A LA CAJA ÚNICA DEL ESTADO Y DE LOS MONTOS DE SALARIOS DEVENGADOS POR LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS DEL GOBIERNO DE LA REPUBLICA. Artículo 1 - Requisitos para las solicitudes 1.1 Certificación de Salarios. Los usuarios deberán presentar los siguientes requisitos: A) Si el trámite es personal: el interesado debe presentar en la Contabilidad Nacional lo siguiente: 1-Cédula de identidad vigente 2- Llenar formularios de solicitud por escrito, el cual es suministrado en la ventanilla de la Contabilidad Nacional a la hora de apersonarse el interesado. B) Si el trámite es presentado por personas distintas al interesado: El solicitante debe presentar en la Contabilidad Nacional lo siguiente: 1-Autorización de la persona que representa. 2- Fotocopia de la cédula del interesado por ambos lados. 3- Llenar formularios de solicitud por escrito, indicado en el punto anterior. C) Las personas que realizan trámites para abogados, asociaciones y sindicatos también deben presentar el formulario de la solicitud de certificación descrita en los puntos anteriores; así como presentar la respectiva autorización del abogado, asociación o sindicato. De igual forma deben de cumplir con los restantes requisitos descritos en el punto anterior, a saber; autorización de la persona que representa y la fotocopia de la cédula del interesado por ambos lados. D) En los casos de defunción o traspaso de pensión (Según la Dirección General Pensiones del Ministerio de Trabajo), el interesado debe presentar en la Contabilidad Nacional lo siguiente: 1- Cédula de identidad del difunto 2- Copia de Acta de Defunción 3- Copia de la Certificación de matrimonio E) Si el trámite lo realiza otra persona que no sea el beneficiario, debe adjuntar también la autorización y fotocopia de la cédula del beneficiario por ambos lados y si es una persona que realiza los trámites para un Sindicato, abogado u Asociación debe aportar la autorización de estos. F) Los funcionarios que pertenecen al Ministerio de Educación Pública y solicitan certificaciones para efectos de pensión ante la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (JUPEMA), deben de presentar en la Contabilidad Nacional lo siguiente: 49

58 Si solicita certificación de salarios y cotizaciones de los últimos cinco años, debe presentar: 1. Constancia de tiempo laborado, extendida por el Departamento de Expedientes del Ministerio de Educación; 2. Si no aparece el expediente, el interesado debe adjuntar nota extendida por dicho Departamento, en donde se indique que el expediente no aparece; con el propósito de que la Contabilidad Nacional proceda a realizar el estudio correspondiente con base en la información en su poder. 1.2 Elaboración de oficios de la emisión de giros de: a) Pagos Impersonales (Acuerdos de Pago, Alquileres y Subvenciones). b) Condición de pagos de Salarios y/o Pensión (anulados, retenidos, cancelados). El interesado debe presentarse a la Contabilidad Nacional y presentar: 1. Solicitud escrita 2. Cédula de identidad Si el trámite es solicitado por un intermediario, debe aportar lo siguiente: 1. Autorización del interesado 2. Fotocopia de la cédula del interesado y del solicitante por ambos lados. 3. Llenar formulario de solicitud. 1.3 Devolución de Cuotas de Pensión. Solicitud de la Dirección Jurídica de este Ministerio de Hacienda, con el expediente del solicitante donde consten los siguientes datos: - Certificación de salarios emitida por la Contabilidad Nacional, Archivo Nacional y otras Instituciones Autónomas o Semiautónomas. - Fotocopia de la cédula del solicitante - Carta de solicitud de devolución del interesado 1.4 Certificación de entero de Gobierno. El interesado debe apersonarse a la Contabilidad Nacional y aportar lo siguiente: 1. Solicitud escrita. 2. Fotocopia del entero 3. Cédula de identidad. Si el trámite es solicitado por un intermediario, debe aportar lo siguiente: 1. Autorización del interesado 2. Fotocopia de la cédula del interesado y del solicitante por ambos lados. 3. Llenar formulario de solicitud. Nota: Si el depositante del entero es una empresa o institución del gobierno, se debe presentar: 1. Solicitud firmada y sellada por el representante o encargado. 2. Fotocopia del entero 50

59 Artículo 2 - Plazos de entrega. Para la entrega de cada una de las certificaciones solicitadas y enumeradas en el artículo anterior, se establecen los siguientes plazos: 2.1 Certificación de Salarios. Los plazos de entrega de certificaciones de salarios establecidas por la Contabilidad Nacional, son los siguientes: - Certificaciones del año 1966 a la fecha : 22 días - Certificaciones del año 1977 a la fecha: 15 días - Certificaciones del año 1988 a la fecha : 8 días - Certificaciones del año 1994 a la fecha : 3 días 2.2 Emisión de oficios de la condición o estado del Giro de Gobierno, (anulados, cancelados y pagos impersonales). Los plazos de entrega establecidas por la Contabilidad Nacional, para la emisión de oficios de la condición o estado del Giro de Gobierno (anulados, cancelados y pagos impersonales), son los siguientes: - Gestión de un solo giro: 3 días - Gestión de varios giros: 8 días 2.3 Devolución de Cuotas de Pensión. El plazo de entrega establecido en la Contabilidad Nacional, para los estudios realizados para efectos de devolución de cuotas de pensión, es de quince (15) días. 2.4 Certificación de entero de Gobierno. Los plazos de entrega de certificaciones de enteros establecidas en la Contabilidad Nacional, son los siguientes Un entero de gobierno: 3 días Varios enteros de gobierno: 8 días Artículo 3 - Formularios establecidos. Para las solicitudes de certificaciones, se establecen los siguientes dos formularios: Formulario N

60 REPÚBLICA DE COSTA RICA MINISTERIO DE HACIENDA CONTABILIDAD NACIONAL SOLICITUD PARA CERTIFICACIÓN DE SALARIOS Y COTIZACIONES Fecha de presentación: Nombre del servidor (a): Conocido (a) como: Número de Cédula: Efecto de la Solicitud: PENSIÓN: ( ) LEGALES: ( ) PERSONALES: ( ) ANUALIDADES: ( ) Periodos a certificar:. Ministerios en los que ha laborado : ó Pensionado de :. Número de Teléfono:. Indique si anteriormente ha solicitado algún tipo de certificación. SI ( ) NO ( ). Nombre y Firma del solicitante :. Formulario N

61 REPÚBLICA DE COSTA RICA MINISTERIO DE HACIENDA Contabilidad Nacional SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE ENTEROS DE GOBIERNO Yo,, portador de la cédula de identidad número ; solicito se me certifique el depósito realizado a favor del Gobierno Central de Costa Rica, de acuerdo a lo siguiente:. Nombre del solicitante:. Cédula Número:. Nombre del Banco:. Fecha de Pago:. Monto :. Tipo de Entero : ( Adjuntar fotocopia de entero o comprobante). Observaciones :. Número de Teléfono:. Firma del interesado : Nota: La Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No del , en su artículo 93 literal i, establece cómo deber y función de la Contabilidad Nacional, Archivar, documentalmente o por otros medios, la información originada en las operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años. Para uso exclusivo de la Contabilidad Nacional Solicitud No. Fecha de Recepción : Artículo 4 - Vigencia: Rige a partir de su publicación. 53

62 Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las nueve horas del día once (11) del mes de abril del año dos mil ocho. Luis Segura Amador.- Contador Nacional Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta. 54

63 Directriz N CN PARA: DE: Entidades y Organismos del Sector Público Dirección General de la Contabilidad Nacional FECHA: 23 de noviembre del 2009 ASUNTO: Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo. Estimados Señores (as): Como es de su conocimiento, el artículo 134 del Decreto Ejecutivo Nº H, Reglamento a la Ley 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos establece que: Artículo 134. Registro de los bienes nacionales. Corresponderá a la Contabilidad Nacional las siguientes funciones en materia de bienes nacionales: b) Diseñar e implementar las tablas y procedimientos para el cálculo y registro contable de la depreciación de bienes. c) Emitir las razones y disposiciones técnicas específicas que se aplicarán para la valoración y revaluación de bienes. Mediante el Decreto Ejecutivo N H, publicado en la Gaceta N 82 del 29 de abril de 2008, fueron publicados los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, los cuales constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del Sector Público, entre ellos tenemos: Valor Histórico: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica al considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de efectivo que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que de ellas se haga. Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que las hagan perder su significado. Este principio reconoce como mecanismo contable válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentación de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en los niveles de precios generales (índice de precios) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, así como la revaluación de activos fijos, se considerará que no ha habido violación de este principio, siempre y cuando en sus cuentas reexpresadas se conserve el valor histórico en las cuentas originales y paralelo a ellas se abran cuentas para registrar el valor reexpresado, esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca. El costo original de adquisición, construcciones o producción es el adecuado para reflejar el valor de los bienes, derechos y obligaciones en el momento de su incorporación al patrimonio del Ente. En el caso de otros bienes y con carácter de excepción, el órgano Rector establecerá el método de valuación que corresponda, el que será adoptado por el Ente para fijar sus valores siempre que el mismo no supere el de mercado o realización, el que fuere menor. 55

64 Formarán parte del valor histórico los costos y gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación, además, estos deben incluir la diferencia originada en las transacciones en moneda extranjera. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. En razón de la normativa establecida, la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad podrá establecer los requerimientos con la finalidad de que la información que se remita sea realmente útil, adecuada, oportuna y confiable para la confección de los Estados Financieros y por consiguiente para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense responsables de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. Por ello, se procede a la emisión de la nueva normativa que se cita a continuación: Circular de la Contabilidad Nacional para llevar a cabo la Valoración, Revaluación y Depreciación de Activos: Alcance La presente Circular le es aplicable a todas aquellas Entidades y Organismos del Sector Público Costarricense que son regidos por el Subsistema de Contabilidad, establecido en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131 del 18 de septiembre del 2001 Art. 1 correspondiente al Ámbito de Aplicación. Definiciones Para mayor entendimiento, se describen en este apartado los términos técnicos usados en este documento: Propiedad Planta y Equipo: Son activos producidos y/o adquiridos que se utilizan repetida o continuamente en procesos de producción o con potencial de servicio durante más de un año. Valor razonable o valor de mercado: Es el precio que en un determinado momento pueden acordar libremente un comprador y un vendedor debidamente informados. Depreciación: Es la distribución sistemática del costo de un activo durante su vida útil. Vida útil es: El periodo de tiempo durante el cual espera una empresa usar un activo; o El número de unidades de producción o similares que una entidad o institución espera obtener de un activo. Costo de Adquisición: Incluye el precio neto pagado por los bienes, más todos los gastos necesarios para tener el activo en lugar y condiciones que permitan su funcionamiento, como los derechos y gastos de importación, fletes, seguros, gastos de instalación y acondicionamiento necesarios hasta su puesta en operación. 56

65 Valor residual o Valor de rescate: Aquella parte del costo de un activo que se espera obtener al final de su vida útil. Valor en libros. Es el costo del activo menos la depreciación. Clase de Activos. Es un grupo de activos de naturaleza o función similar en las operaciones de una entidad. Los siguientes son ejemplos de clases separadas: Terrenos Edificios Caminos y carreteras Maquinaria y equipo Redes de transmisión Embarcaciones Aeronaves Vehículos Mobiliario y equipo de cómputo (Hardware y Software) Equipo de Oficina Contenido Valoración de Activos En cuanto a las normas de valoración de los activos no financieros en términos generales tenemos las siguientes: Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la transacción: En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro. La determinación del valor razonable o valor de mercado de los activos para efectos de medición o registro contable, se debe determinar ese valor mediante tasación de un profesional independiente y competente, o por medio del Departamento de Avalúos de la Dirección General de la Tributación. Para efectos de valorar un bien inmueble el Órgano de Normalización Técnica del Ministerio de Hacienda en su resolución Nº 1-99 se detalla el método de valoración que se debe aplicar para valorar un bien inmueble, con fundamento en la ley 7509, sus reformas y su reglamento Ley de Impuesto Sobre Bienes Inmuebles. Revaluación de Activos Las normas de revaluación de activos depreciables 57

66 El valor razonable de los ítems de activos depreciables es generalmente el valor razonable o de mercado determinado por tasación que realiza un profesional en la materia, que tenga idoneidad profesional reconocida. Para algunos activos del Sector Público puede ser difícil establecer su valor de mercado debido a la ausencia de transacciones de estos activos en el mercado. Cuando no es posible determinar el valor de mercado el valor razonable de un ítem se puede establecer por referencia con otros ítems con características similares, en circunstancias y ubicación similares. Como ejemplo, se puede mencionar el valor razonable de terrenos desocupados del gobierno por un largo periodo de tiempo, en el cual no ha habido muchas transacciones, pueden estimarse por referencia al valor de mercado de terrenos con características y topografía similar en una ubicación parecida para los cuales si exista evidencia disponible del mercado. En el caso de un edificio y otras estructuras realizadas por el hombre, el valor razonable puede estimarse utilizando el costo de reemplazo depreciado, este puede establecerse muchas veces por referencia al precio de compra de un activo con similar servicio potencial remanente en un mercado activo. Para efectos de revaluación de activos depreciables, la Contabilidad Nacional admitirá métodos técnicamente aceptables únicamente cuando: Una vez practicada la revaluación de los activos se aplicara dicho porcentaje al monto que resulte de la diferencia entre el valor revaluado (Valor histórico más incremento por revaluación) y la correspondiente depreciación acumulada por revaluación. La diferencia que resulte entre el incremento de la revaluación y el incremento de la depreciación acumulada por revaluación, si es por revaluación hacia arriba se acreditará a una cuenta patrimonial denominada Superávit por revaluación de Activos, si la revaluación es hacia abajo como consecuencia de una devaluación la disminución debe ser reconocida como una pérdida y ser presentada en el estado de Resultados Ejemplo: Una maquinaria con un costo de y una depreciación acumulada de es revaluada dando por resultado un nuevo valor de determinado por un perito tasador. Determinamos el incremento en el valor neto (Monto revaluado menos el valor neto) en valores monetarios y porcentajes = / *100%=25% Aplicamos el porcentaje al costo y la depreciación acumulada. Partida Costo % Revaluación Maquinaria Depreciación Valor Neto

67 En ningún caso procederá reconocer depreciación alguna sobre los activos que al efectuarse la revaluación, se encuentren totalmente depreciados. Cabe indicar que se reconocerá la depreciación sobre la porción positiva revaluada. Otro factor importante de ser tomado en cuenta para la reevaluación de activos, es la frecuencia con que debería aplicarse, dado lo difícil y costoso de un proceso de esta naturaleza, ya que si se aplica debe incluirse todos los activos no financieros de la institución de la misma naturaleza o clase de activos, sujetos de revaluación; la frecuencia de las revaluaciones depende del movimiento en los valores justos de los bienes de uso que están siendo revaluados, es solo cuando el movimiento del valor razonable difiere en forma sustancial es que se hace necesaria la revaluación. Las revaluaciones frecuentes son innecesarias para los bienes de uso solo con movimientos de importancia en el valor razonable, una reevaluación cada tres o cuatro años puede ser suficiente dependiendo de la clase de activos que se revalúan. Cuando un ítem de activo depreciable se revalúa, deberá revaluarse la clase entera de activos a la cual pertenece tal activo, para evitar la revaluación selectiva de activos y la información de montos en los estados contables que son una mezcla de costos y valores de diferentes fechas. Una clase de activos puede revaluarse en forma rotativa siempre que sea la clase completa en un período corto de tiempo y se mantengan actualizadas. Si la revaluación genera un incremento al valor en libros del activo, el incremento deberá acreditarse directamente al superávit de revaluación. Si la revaluación genera una disminución al valor en libros del activo, la disminución deberá reconocerse como un gasto, siempre y cuando la cuenta Superavit de revaloración sea cero o si este saldo no es suficiente para solventar dicha disminución. Si la revaluación es hacia abajo como consecuencia de una devaluación la disminución debe ser reconocida como una pérdida y ser presentada en el estado de Resultados. Dentro de una misma clase los incrementos y disminuciones en la revaluación de activos individuales deben compensarse entre sí dentro de esa clase. De ninguna forma se deben compensar en relación a activos de diferentes clases. En el Sector Público es común encontrar activos que se describen o denominan Activos Heredados debido a su significado cultural, medio ambiente o histórico, tales como edificios históricos, monumentos, lugares arqueológicos, reservas naturales y trabajos artísticos. Algunas características no exclusivas de dichos activos son: Su valor en términos financieros no puede ser plenamente reflejado basándose en precio de mercado. Disposiciones legales impiden o imponen severas restricciones a su venta. Son irremplazables y su valor, generalmente se incrementa con el tiempo. Dificultad para estimar su vida útil y que puede llegar a cientos de años. La revaluación de estos activos es igual a la de otros activos fijos, siempre y cuando estén registrados. Depreciación de Activos: 59

68 Base sobre la cual se calcula la depreciación. La base sobre la cual se calcula la depreciación de activos fijos es su costo original. El importe del costo del bien, cuando corresponda, debe incluir los gastos incurridos con motivo de la compra, transporte, instalación, montaje y otros similares, necesario para ponerlo en condiciones de uso o explotación. Depreciación sobre mejoras. Cuando se lleven a cabo mejoras en bienes depreciables, la depreciación se debe calcular sobre el importe del saldo no depreciado, más el valor de esas mejoras, por la parte pendiente de la vida útil originalmente establecida para el bien; alternativamente, la entidad o institución puede depreciar el nuevo valor en el término de la nueva vida útil que le adicione, como consecuencia de las mejoras introducidas. Esa nueva vida útil deberá manifestarse en los registros correspondientes. Método de Depreciación Aceptado El método de depreciación aceptado será el método de línea recta. Su nombre se desprende del hecho de que el valor en libros de depreciación. La depreciación anual se calcula dividiendo el costo inicial o base del activo menos su valor residual entre la vida útil del bien. La ecuación es la siguiente: Dt = P - VR n Donde: t = año, 1,2,.n Dt = depreciación anual P = Costo inicial o base no reajustada VR = Valor Residual n = Vida depreciable esperada (años de vida útil) Al depreciarse el bien en una misma cantidad cada año, el valor en libros después de un determinado número de años (t) de servicio, será igual al costo inicial del activo menos la depreciación acumulada. VLt = P t*dt Donde: VLt = Valor en libros en un determinado número de años (t) P = Costo inicial Dt = Depreciación Total t = Año de Depreciación La tasa de depreciación (d) es constante y es la fracción en la cual la cantidad depreciable (P VR) decrece cada año. En caso de Obras de Arte se debe aplicar lo siguiente: Las obras de arte se registran como activo pero no están sujetas a depreciación. Baja en Bienes 60

69 Según se menciona en el Decreto H del Gaceta 188 del Reglamento del Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Artículo 26. Baja de bienes. Para dar de baja bienes públicos, por agotamiento, inservibilidad, rotura o desuso, la Administración debe demostrar que los bienes ya no son de utilidad. Se pueden utilizar los siguientes mecanismos para dar de baja: venta, permuta, donación, desmantelamiento, destrucción. Asimismo, cuando por desaparición, pérdida, hurto o robo, por caso fortuito o fuerza mayor, vencimiento, muerte de semovientes y otros conceptos que extingan el valor del bien de que se trate, se requiere su destrucción, se deberá seguir con los procedimientos establecidos en el citado Reglamento. (Así REFORMADO PARCIAL Y EXPRESAMENTE por el Decreto Ejecutivo No de 03 de abril del 2003, publicado en La Gaceta No. 111 de 11 de junio del 2003) Artículo 27. Requisitos para la baja de bienes. Para dar de baja bienes por cualquiera de los conceptos anteriormente citados, además de cumplir con las obligaciones señaladas en el artículo 13 de este Reglamento se debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificación y motivo de la baja por parte del Jefe de Programa. b) Avalúo del órgano competente. c) El responsable de la oficina institucional de administración de bienes, elabora un acta, la cual deberá ser firmada por el Jefe de Programa, el responsable de la Oficina Institucional de Administración de Bienes y el Proveedor Institucional. Las actas que para estos efectos se realicen en el exterior, deberán llevar la firma del Jefe de Misión Diplomática o Cónsul. d) Autorización de baja por parte del máximo jerarca de la institución o quién haya delegado esta función. e) Registrar la baja de acuerdo al artículo 3 de ese Reglamento. f) La Oficina responsable de la administración y control de bienes institucionales debe remitir a la Dirección General de la Administración de Bienes y Contratación Administrativa un listado con la descripción, valores y detalle de las características del bien. (Así reformado por el artículo 1 del decreto ejecutivo N del 9 de noviembre del 2005) Artículo 33. Baja por destrucción de bienes inservibles. Toda baja de bienes inservibles, deberá contar con la autorización previa por parte de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Para lo anterior, la institución solicitante remitirá a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, los siguientes documentos: a) Lista de bienes susceptibles de dar de baja por destrucción (descripción, número de patrimonio, estado, avalúo y ubicación de los bienes), justificada y debidamente firmada por el funcionario competente para tales casos. b) Declaración del responsable sobre el estado de los bienes, señalando expresamente las razones que los hacen inservibles para el servicio, que no son aprovechables y que en su concepto no tienen valor comercial que haga aconsejable o posible su venta o donación. c) Solicitud de autorización para la destrucción de los bienes. d) Manifestación expresa de que los desechos generados por la destrucción de los bienes serán dispuestos de conformidad con la normativa ambiental que dicten los Entes u Órganos rectores del área, y que causarán el menor impacto posible al medio ambiente. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa coordinará con la institución para proceder a la inspección de los bienes, previa autorización de su destrucción. 61

70 Una vez verificado el estado de los bienes, la Dirección determinará aquellos que son susceptibles de ser destruidos y los que pueden ser vendidos o donados, comunicándolo al responsable de la Administración de Bienes de la respectiva institución para que proceda según corresponda. La dependencia encargada de la destrucción solicitada procederá a ejecutar la destrucción de los bienes de acuerdo con las normas ambientales existentes, elaborando el acta respectiva, la cual debe estar firmada por los funcionarios actuantes (al menos el encargado de bienes de la institución y un funcionario de Programación y Control de la Proveeduría Institucional o asesoría Legal). La institución deberá comunicar sobre lo actuado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Es responsabilidad de cada dependencia u órgano adscrito de la Administración Central velar por el cumplimiento de las normas ambientales aplicables a los desechos derivados de los bienes de que dispuso para el cumplimiento de sus fines. (Así reformado por el artículo 1 del decreto ejecutivo N del 9 de noviembre del 2005) Se adjunta como anexo la Tabla de Años de Vida Útil y Porcentajes de Depreciación (Anexo 1) De igual forma, la tabla en forma individualizada que será aplicada para los diversos activos o grupos de activos, en cuanto a los porcentajes anuales de depreciación, así como los años estimados de vida útil para cada uno de ellos, siempre y cuando aparezcan en los balances como activos, es la siguiente: Para estos activos, su tratamiento en cuanto a valoración, revaluación o depreciación debe ser manejado por separado, e imprescindible que sea dado por un profesional en ese campo. Les solicito el acatamiento de los lineamientos anteriormente establecidos, a partir de la fecha de la presente en beneficio del Sistema de Administración Financiera de la República. Cordialmente, Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. 62

71 ANEXO N.1 Años de vida útil y porcentajes de depreciación Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Abanicos Afiladoras 7 15 Agitadoras Aire acondicionado (equipo) Alarmas Alfombras Alternadores Amplificadores (fotografía y sonido) Amasadoras 7 15 Andamiajes (andamios) Andariveles Antenas y torres 5 20 Aparatos Telefónicos Apisonadoras 15 7 Aplanadoras 15 7 Apuntadoras de metal para construcción Aguapulpas 5 20 Arados Archivadores (todo tipo) Arcas pavimentadas, ornamentales, cercas y 5 20 planchés Armas de fuego 5 20 Arrancadores 7 15 Arroceras (Maquinaria y equipo) 7 15 Ascensores 7 15 Aserraderos 7 15 Aspiradoras Atomizadores Autobuses 15 7 Autoclaves 7 15 Automóviles (uso en empresas) Aventadoras 7 15 Aviones 15 7 Motores horas Hélices horas Balanzas Baldes o cubetas 15 7 Bandas transportadoras Barredoras callejeras 15 7 Barrenadotas Barrenos y brocas 25 4 Barriles de hierro

72 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Barriles de madera Báscula (toda clase) 7 15 Baterías de cocina 25 4 Batidoras de concreto Bibliotecas (mobiliario y equipo) Bicicletas 5 20 Bloqueras (hidráulicas o mecánicas) 7 15 Bobinadoras Boleadoras Bombas de trasiego Bombas para trasegar concreto 15 7 Botes (todo tipo) Botes Buques ultramar Buques fluviales Buques pesqueros Butacas Cabezales 15 7 Cable-carriles Cables Cadenas Cajas para caudales 3 40 Cajas registradoras Caladoras Calculadoras (todo tipo) Calderas y accesorios 7 15 Calentadores de agua Calentadores ambientales 7 15 Cámaras cinematográficas Cámaras de refrigeración Cámaras de televisión Camas Camiones cisterna 20 5 Camiones (con equipo de lubricación) Camiones (con equipo extinguidor de incendios) Camiones (Transporte de carga) 20 5 Camiones (transporte remunerado de personas) 15 7 Canales de concreto o acero 7 15 Canales de madera Canales de drenaje 15 6 Canales de riego 12 8 Canalizadores y zanjadoras 15 7 Canteadoras 7 15 Cañerías de vapor, válvula y accesorios Cargadores

73 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Carretas de hierro Carretas de madera Carretillos 20 5 Carretones Carrocerías de madera o metal Casas rodantes Catalinas 7 15 Centrales telefónicas Centrífugas 7 15 Cepilladuras 7 15 Cercas eléctricas Comedoras Chancadores 7 15 Chapeadotas Chapulines Cilindros de metal 7 15 Cine (Equipo de proyección y sonido) Cizallas Clarificadores 7 15 Clasificadores de arena y piedra 15 7 Clasificadores todo tipo (excepto de arena y piedra) Clínica odontológica (equipo) Clínicas hospitalarias (equipo) Clínicas veterinarias Clisés 20 5 Cocinas Codificadores Colchones, mantelería, ropa de cama 20 5 Compactadotas 15 7 Compresores (en construcción) 15 7 Compresores (toda clase) Computadoras 20 5 Condensadores (banco de) Conductores (ingenios) 7 15 Congeladores Construcción (Maquinaria de) 15 7 Contenedores Convertidores de electricidad Cortadoras Cortinas para teatro y cine Cortinas para todo uso 20 5 Cosechadoras Cosechadoras de sacos Crisoles 7 15 Cribas

74 Bien o Actividad Porcentaje Anual de Depreciación (Método línea recta) Cristalizadores 7 15 Cuchillas para maquinaria 25 4 Cultivadoras Curtiembres (equipo) Demolición (maquinaria y equipo) 15 7 Descargadoras Desfibradoras 7 15 Desmenusadoras Despulpadoras 7 15 Despuntadotas 7 15 Destilerías 5 20 Devanadoras Dinamómetros Dínamos Disolutotes 5 20 Dobladoras 7 15 Dosificadores 7 15 Dragas Ebanistería (maquinaria) 7 15 Edificios de cemento, ladrillo, metal 2 50 Edificios de madera, primera 4 25 Edificios de madera, segunda 6 17 Electrotipia (talleres) 7 15 Elevadores de material Empalmadotas 7 15 Encuadernación (talleres) 7 15 Engomadotas Enlatadoras Enrolladotas Ensambladoras (todo tipo) Equipo de aire acondicionado Equipo de computación 20 5 Equipo de iluminación Equipo de iluminación cine y otros Equipo de iluminación TV Equipo de ingeniería Equipo de irrigación: Permanente Pivote central Por gravedad Goteo Aspersión Equipo de laboratorios Equipo de lavandería 5 20 Equipo de odontología Años de Vida Útil

75 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Equipo de oficina y mobiliario Equipo de Ordeño Equipo de Proyección (cine y sonido) Equipo de Proyección y sonido (T.V.) Equipo de radio y telefonía Equipo de rayos X y fluoroscopia Equipo de refrigeración 7 15 Equipo de relojería Equipo de sonido Equipo de de topografía Equipo electrónico especializado 20 5 Equipo fotográfico (electrónico) 20 5 Equipo fotográfico (mecánico) Equipo instrumental para profesionales Equipo instrumental quirúrgico Equipo médico Equipo para pesca, excepto embarcaciones 20 5 Equipo y maquinaria (actividades agropecuaria) Escaleras Escaleras eléctricas 7 15 Escritorios (toda clase) Esmeriladores Espectrofotómetros Estantería Estañones Estereotipia (talleres) 7 15 Etiquetadoras 7 15 Estufas Evaporadoras 7 15 Excavadoras 15 7 Exhibidores Extintores 7 15 Extractores de aire Extrusoras Fábrica de artículos de madera 7 15 Fábrica de baterías y acumuladores Fábrica de bebidas gaseosa y cervezas 7 15 Fábrica de calzado 7 15 Fábrica de cemento 5 20 Fábrica de cigarrillos y productos similares 5 20 Fábrica de embutidos y similares 7 15 Fábrica de hielo Fábrica de ladrillo, mosaico, bloque, tubos y otros de origen similar 7 15 Fábrica de licores

76 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Fábrica de madera laminada 7 15 Fábrica de pilas secas 7 15 Fábrica de productos alimenticios y golosinas 7 15 Fábrica de productos elaborados con metal 7 15 Fábrica de productos de caucho, de hule natural o sintético, recauchadotas y similares 7 15 Fábrica de productos de cuero y piel 7 15 Fábrica de productos derivados de la carne 7 15 Fábrica de productos derivados de harina vegetal 7 15 Fábrica de productos derivados de petróleo o del carbón Fábrica de productos elaborados con papel cartón, celofán y similares 7 15 Fábrica de productos enlatados 7 15 Fábrica de productos lácteos 7 15 Fábrica de productos vegetales enlatados 7 15 Fábrica de ropa Fábrica de tejidos (toda clase) Fábrica de vidrios, lentes, cristalería, losa y similares 7 15 Fábrica de vinos 7 15 Fábrica de extractores o procesadora de aceites 7 15 vegetales Fábrica extractora o procesadora de aceites y otros elementos químicos 7 15 Fajas transportadoras 7 15 Faros 7 15 Fermentadores (tanques) 7 15 Ferrocarriles 5 20 Filtros de todo tipo Fotocopiadoras 20 5 Fotograbados (talleres) 7 15 Fotografía (equipo electrónico) 20 5 Fotografía (equipo mecánico) Frigoríficos (equipos) 7 15 Fresadoras 5 15 Fumigadoras Fundición de artículos de metal 7 15 Funeraria (equipo) 5 20 Furgones Fuselajes (naves aéreas) 15 7 Gasolineras (equipo) Gatas hidráulicas y mecánicas 7 15 Ganado 15 7 Generadores 7 15 Gimnasios (equipo)

77 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Glaseadoras 7 15 Góndolas Granuladoras 7 15 Grúas puente 7 15 Grúas sobre camión orugas o torres 7 15 Grúas viajeras 7 15 Guillotinas 7 15 Guinches 7 15 Hélices de naves aéreas horas 15 7 Hiladoras Homogenizadoras 7 15 Hormas (todo tipo) 20 5 Hornos (todo tipo) Hospitales (equipo médico en general) Hospitales (equipo electrónico) 20 5 Hospitales (mobiliario) Hoteles (mobiliario) Hoteles (ropa de cama, mantelería y colchones) Hoteles (utensilios de comedor y cocina) 20 4 Imprentas (maquinaria y equipo) 8 13 Incineradores Indicadores y medidores (toda clase) 7 15 Industria metalmecánica 7 15 Ingenieros y refinería de azúcar 7 15 Instalaciones adicionales (todo tipo) 5 20 Instalaciones complementarias (área pavimentadas, cercas, ornamentales y planches) 5 20 Instalaciones eléctricas 7 15 Instrumentos agrimensura Instrumentos musicales Invernaderos: De zarán De otros materiales Inyectoras Irrigación (ver equipo de irrigación) Juegos electrónicos 20 5 Laminadoras 7 15 Línea férrea 3 45 Laboratorios clínicos Lanchas y lanchones Lavadoras (todo tipo) 7 15 Lavanderías (maquinaría y equipo) 7 15 Lecherías Libros (Bibliotecas especializadas) 20 5 Lijadoras

78 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Líneas de transmisión eléctrica 7 15 Litografías 7 15 Locomotoras 4 25 Llenadoras 7 15 Lonas (manteados) 25 4 Machihembradotas 7 15 Mangueras 20 5 Mantelería, colchones y ropa de cama 20 5 Maquinaria de aserraderos 7 15 Maquinaria para trabajar mármol o granito 7 15 Maquinaria y equipo de actividades agropecuarias Maquinaria y equipo de construcción (construcción, reparación, demolición, caminos, urbanizaciones, puentes, edificios, canales, represas, drenajes, líneas 15 férreas, etc) 7 Maquinaria y equipo de minería Máquinas de vapor 5 20 Marmitas 5 20 Mazas para molino 5 20 Medidores e indicadores (toda clase) Máquina para enderezar chasises 7 15 Mezcladoras de concreto estacionario o sobre 15 7 camión Mezcladoras de concreto portátiles Mezcladoras de uso industrial 7 15 Microbuses (transporte remunerado) 15 7 Mobiliario y equipo de oficina Microscopios 20 5 Moldes y troqueles 20 5 Moldaduras 7 15 Moledoras 7 15 Molinos (toda clase) 7 15 Montacargas 7 15 Motocicletas y similares Moto niveladoras 15 7 Moto traíllas 15 7 Motores eléctricos 7 15 Motores de naves aéreas (6.000 horas) 15 7 Motosierras 15 7 Mueblería (Maquinaría) 7 15 Muelles de concreto 7 15 Muelles de madera Muelles de metal Muros de concreto, piedra y mixto 2 50 Naves aéreas:

79 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Fuselajes Motores horas Hélices horas Neveras Niveladoras 15 7 Odontología (equipo) Ordeñadoras mecánicas Palas mecánicas 15 7 Panaderías (máquinas) Paneles y control de mando 7 15 Paredes o muros de concreto, piedra o mixto 2 50 Pavimentadotas (todo tipo) 15 7 Peladoras Perforadoras (todo tipo) 7 15 Picadores de pasto Piscinas 2 50 Plantas de asfalto o concreto 7 15 Plantas eléctricas 7 15 Plantas hidráulicas 7 15 Poliductos 5 20 Poligrafía (talleres) 7 15 Pozos 5 20 Prensas (todo tipo) 7 15 Profesionales (equipo industrial) Proyectores (todo tipo) Pulidoras (todo tipo) 7 15 Pulverizadores 7 15 Quebradores de piedra 15 7 Quemadores 7 15 Radar Radiodifusoras (incluye radiotelefonía y equipo especializado) Radios (todo tipo) Rampas 5 20 Ranchos (Instalaciones en centros de turismo y 15 7 recreo) Reaserradoras 7 15 Recanteadoras 7 15 Recibidores de café 7 15 Rectificadoras 7 15 Reductores 3 40 Refrigeradoras Registradoras (toda clase) Relojerías (equipo) Relojes

80 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Remolcadores Remolques Retroexcavadoras 15 7 Romanas de plataforma 7 15 Ropa de cama, colchones, mantelería 20 5 Rotativas 7 15 Rótulos luminosos 20 5 Rótulos y señales en general Secadoras (toda clase) 7 15 Selladores de lata Selladores de polietileno Separadores 7 15 Serigrafía (talleres) Serpentines 5 20 Sifones 5 20 Silos (todo tipo) 5 20 Soldaduras Sopladores de aire Surcadoras Techos 5 20 Taladros Tamices 5 20 Tanques (todo tipo) 7 15 Taxis 15 7 Tecles 20 5 Telares Televisores (equipo) Televisores Tendedoras de líneas 7 15 Tenerías 7 15 Teñiduras (todo tipo) 7 15 Tiendas de campaña 20 5 Topografía (equipo) Torna pules 15 7 Tomos 7 15 Torres y antenas 5 20 Tortilladoras 7 15 Tostadoras 7 15 Tractores (uso agrícola) Tractores (otras actividades) 15 7 Trailers para uso agrícola Traíllas 15 7 Transformadores 7 15 Transportadores 5 20 Trapiches

81 Bien o Actividad Porcentaje Anual Años de Vida Útil de Depreciación (Método línea recta) Troqueladoras 7 15 Tuberías (todo tipo) 5 20 Turbogeneradores 5 20 Vagones 5 20 Vagonetas de Volteo 15 7 Vehículos de carga (liviana) Ventiladores y extractores Vibradores 7 15 Volteadores Vulcanizadores 7 15 Yates 7 15 Zanjadotes y canalizadoras 7 15 Zarandas (todo )

82 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública, CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 52 de la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece entre otras cosas, la obligación del Ministerio de Hacienda de remitir a la Contraloría General de la República, a más tardar el 1 de marzo de cada año, los estados financieros consolidados de los entes y órganos incluidos en los incisos a) y b) del artículo 1, los cuales son elaborados por esta Dependencia. 2 - Que el artículo 134 del Decreto Ejecutivo Nº H, Reglamento a la Ley N 8131, establece que: Corresponderá a la Contabilidad Nacional las siguientes funciones en materia de bienes nacionales: a) Llevar un registro del valor total de los bienes patrimoniales muebles, inmuebles, intangibles y semovientes de la Administración Central, así como su depreciación, agotamiento y revaluación. Este registro se elaborará y actualizará a partir de la información que suministre la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para lo cual deberá presentar a la Contabilidad Nacional informes mensuales a través de los sistemas informáticos existentes; los cuales automáticamente afectarán los registros contables para su incorporación dentro de la Contabilidad Patrimonial. 3 - Que la confrontación del valor en libros de la partida de bienes duraderos del Balance General Consolidado al 31 de diciembre del 2009, del grupo de entidades compuesto por los Ministerios más órganos desconcentrados, contra el valor de los bienes reportado en el Informe Anual de Bienes de la Administración Central, constituida esta por el Poder Ejecutivo y sus dependencias, conforme lo define el artículo 1 de la Ley de cita, para ese mismo período, deja en evidencia que existe una diferencia de cifras entre ambas fuentes de información. 4 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsables de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES DE LA PARTIDA DE BIENES DURADEROS CON LOS REGISTROS EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SIBINET Y EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA SIGAF 74

83 Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran sujetos al Subsistema de Contabilidad Nacional. Artículo 2 - Conciliación de Registros. Todas las entidades señaladas en el artículo anterior, deberán realizar conciliaciones mensuales durante cada ejercicio económico. El corte de la información deberá realizarse el último día hábil de cada mes, ya que el sistema actual no cuenta con cierres contables. Las conciliaciones se efectuarán tomando los saldos del costo original y la depreciación acumulada de los bienes duraderos reconocidos en sus registros contables contra los saldos registrados en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET, así como en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF. Dicha información la deberán remitir a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y a la Contabilidad Nacional. Artículo 3 - Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 4 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del doce de mayo del dos mil diez. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. 75

84 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública, así como en atención al informe DFOE-SAF del 23 de mayo de 2008, disposición e), se emite la directriz : DIRECTRIZ OBRAS EN PROCESO Principio del formulario Final del formulario OBJETIVO: Establecer el registro de las obras en proceso por concepto de construcciones en proceso de edificios, construcciones en proceso de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público y construcciones en proceso de bienes culturales del Sector Público Costarricense y los sistemas informáticos en proceso. ALCANCE: La presente directriz es aplicable a todas las entidades y organismos del Sector Publico Costarricense contemplados en el Subsistema de Contabilidad, de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N FUNDAMENTO LEGAL: Artículos 1 y del 90 al 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta N. 198 del 16 de octubre del 2001 y el reglamento a dicha Ley Decreto Ejecutivo N H-MP-PLAN publicado en La Gaceta N. 74 del 18 de abril del Asimismo el artículo 134 del citado Decreto Ejecutivo establece: Articulo Registro de los bienes nacionales. Corresponderá a la Contabilidad Nacional las siguientes funciones en materia de bienes nacionales: a) Llevar un registro del valor total de los bienes patrimoniales, muebles, inmuebles, intangibles y semovientes de la Administración Central, así como su depreciación, agotamiento y revaluación. Este registro se elaborara y actualizara a partir de la información que suministra la DGABCA, para lo cual deberá presentar a la Contabilidad Nacional informes mensuales a través de los sistemas informáticos existentes, los cuales automáticamente afectaran registros contables para su incorporación dentro de la Contabilidad Patrimonial. b) Diseñar e implementar las tablas y procedimientos para el cálculo y registro contable de la depreciación de bienes. 76

85 c) Emitir las razones y disposiciones técnicas especificas que se aplicaran para la valoración y revaluación de bienes. GENERALIDADES DE LAS OBRAS EN PROCESO Y CONFORMACION DE LAS CUENTAS Dentro de la clasificación de Activos Fijos se debe contemplar la cuenta de Construcciones en proceso por lo que su saldo es deudor, y comprende los costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de inmuebles, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal. Las obras en proceso son activos fijos donde se incluyen toda clase de obras así también las ampliaciones y mejoras de construcciones ya existentes. Se consideran como tales edificaciones y locales para oficinas públicas, edificaciones para salud, edificaciones para fines de seguridad, edificaciones educativas y culturales, edificaciones de viviendas, para actividades comerciales, industriales y/o de servicios, edificaciones de bodegas, instalaciones varias, caminos, diques, puentes, edificaciones, canales de riego, desagües o navegación, sistemas de señales fijas o flotantes, redes de comunicaciones, distribución de energía, de agua, fabricas, centrales generadoras de electricidad, oleoductos, entre otros. Asimismo, comprende los contratos de supervisión y seguimiento de la obra, levantamientos cartográficos, geológicos, mineros, necesarios para la construcción de un proyecto preconcebido en un área y con objetivos determinados. Dentro de las obras en proceso se citan 1 : Construcciones en proceso de edificios. Costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de inmuebles destinados al uso y goce del propio ente público, tales como edificios de oficinas y atención al público, hospitales, viviendas, bodegas, locales y otros bienes de dominio privado, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal. Las construcciones en proceso de edificios se conforman de 2 Construcciones en proceso de edificios de oficinas y atención al público. Construcciones en proceso de hospitales Construcciones en proceso de viviendas Construcciones en proceso de bodegas Construcciones en proceso de locales Construcciones en proceso de aeropuertos Construcciones en proceso de bibliotecas y centros de información Construcciones en proceso de centros de enseñanza, formación y educación Construcciones en proceso centros deportivos y recreativos Construcciones en proceso centros de seguridad, orden, vigilancia y control público Construcciones en proceso de otros edificios. Construcciones en proceso de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público. Costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público en predios de propiedad del ente público, para el uso y goce de la comunidad en general, como caminos, carreteras, autopistas, diques, puentes, túneles, aeródromos, canales de riego, 1 El Nuevo Plan General, contempla el siguiente desglose, el cual puede ser utilizado. 2 El Nuevo Plan General, contempla el siguiente desglose, el cual puede ser utilizado. 77

86 desagües o navegación, sistemas de señales fijas o flotantes, redes de comunicaciones, de distribución de energía, de agua, centrales generadoras de electricidad, oleoductos, plazas y parques de recreo, etc. Dentro de las construcciones en proceso de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público se citan 3 : Construcciones en proceso de vías de comunicación terrestre Construcciones en proceso de obras marítimas y fluviales Construcciones en proceso de centrales y redes de comunicación y energía Construcciones en proceso de otros bienes de infraestructura y de beneficio y uso público Construcciones en proceso de bienes culturales. Costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de bienes culturales destinados al beneficio y uso público tales como monumentos, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal. Dentro de las construcciones en proceso de bienes culturales se pueden citar 4 Construcciones en proceso de monumentos Construcciones en proceso de otros bienes culturales Sistemas informáticos en proceso : Corresponde a las partidas destinadas a los proyectos de desarrollo, elaboración e implementación de sistemas informáticos, así como los desarrollados con recursos propios de la institución. El desarrollo de un sistema informático, entendido hasta su total acabado, puede realizarse en varios periodos presupuestarios. Las adiciones y mejoras prolongan la vida útil del activo intangible, las primeras implican un incremento de la obra, las segundas son aquellas que incrementan la capacidad de servicio y su eficiencia. Estos proyectos se realizan por contrato, con personas físicas o jurídicas. Cuando (como parte del contrato) se deban adquirir otros bienes y servicios o bien, se deba incorporar el equipamiento necesario para el adecuado funcionamiento del proyecto, este se debe considerar como parte del costo total del mismo, llegándose a capitalizar como tal. En caso de que se adquiera el equipamiento y otros bienes y servicios en forma separada al contrato de la obra, este se debe imputar a las partidas correspondientes. Otras construcciones, adiciones y mejoras en proceso Comprende todas las partidas que no están incluidas en las clasificaciones anteriores. 3 El Nuevo Plan General, contempla el siguiente desglose, el cual puede ser utilizado. 4 El Nuevo Plan General, contempla el siguiente desglose, el cual puede ser utilizado. 78

87 FUNDAMENTO TECNICO Este apartado contempla principalmente las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). No.5 Costos de endeudamiento, N 11 Contratos de construcción y No.17. Propiedades, planta y equipo, de las que citaremos algunos párrafos seguidamente. NICSP 5, PARRAFO 19 Según el tratamiento alternativo permitido, los costos por préstamos que sean directamente atribuibles a la adquisición, construcción o producción de un activo se incluyen como costos del mismo. Tales costos por préstamos se capitalizarán, formando parte del costo del activo, siempre que sea probable que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicio para la entidad y puedan ser medidos con suficiente fiabilidad. Los demás costos por préstamos se reconocen como gastos del periodo en que se incurre en ellos. NICSP 11, PARRAFO 49 Cambios en las estimaciones El método del porcentaje de obra realizada se aplicará acumulativamente, en cada periodo para el cual se presenta información, a las estimaciones de ingresos y costos totales hasta la fecha. Por lo tanto, el efecto de un cambio en las estimaciones de los ingresos o costos del contrato en cuestión, o el efecto de un cambio en el desenlace esperado del contrato, serán tratados como cambios en las estimaciones contables (véase la NICSP 3, Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores ). Las estimaciones revisadas se usarán en la determinación de los importes de ingresos y gastos reconocidos en el estado de rendimiento financiero, tanto en el periodo en que tiene lugar el cambio como en los periodos subsiguientes. NICSP 17, PARRAFO 7 Una entidad aplicará esta Norma a las propiedades que estén siendo construidas o desarrolladas para su uso futuro como propiedades de inversión, pero que no satisfacen todavía la definición de propiedades de inversión recogida en la NICSP 16 Propiedades de Inversión. Una vez se haya completado la construcción o el desarrollo, las propiedades se convierte en propiedades de inversión y se requiere que la entidad aplique la NICSP 16. La NICSP 16 también es de aplicación para las propiedades de inversión que estén siendo objeto de nuevos desarrollos con objeto de ser utilizadas en el futuro como propiedades de inversión Una entidad que utiliza el modelo del costo para las propiedades de inversión, de acuerdo con la NICSP 16, utilizará el modelo del costo al aplicar esta Norma. NICSP 17, PARRAFO 36 79

88 El costo de un activo construido por la propia entidad se determina utilizándolos mismos principios que para los activos adquiridos del exterior. Si una entidad fabrica activos similares para la venta en el curso normal de sus operaciones, el costo del activo será, normalmente, el mismo que tengan el resto de los producidos para la venta (ver NICSP 12 Inventarios ). Por tanto, se eliminarán cualquier resultado interno para llegar al costo de adquisición de tales elementos. De forma similar, no se incluirán, en el costo de producción del activo, las cantidades que excedan los rangos normales de consumo de materiales, mano de obra u otros factores empleados. En la NICSP 5 Costos por Préstamos, se establecen los criterios para el reconocimiento de los intereses como componentes del importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo construido por la propia entidad. REGISTRO CONTABLE DE LAS CONSTRUCCIONES EN PROCESO Una vez iniciada la construcción o remodelación de la infraestructura se utilizará la cuenta Construcciones en proceso, cuenta de activo, donde se registran todas las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso; al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo 5. POLITICAS CONTABLES La capitalización de costos por préstamos, como parte del costo de los activos que cumple las condiciones debe comenzar cuando: Se haya incurrido en desembolsos con relación al activo. Se haya incurrido en costos por préstamos. Se estén llevando a las actividades necesarias para preparar al activo para su uso deseado o para su venta. La capitalización de los costos por préstamos debe ser suspendida durante los periodos en los que se interrumpe el desarrollo de actividades, si estos se extienden de manera significativa en el tiempo. La capitalización de los costos por préstamos debe finalizar cuando se han completado todas o prácticamente todas las actividades necesarias para preparar al activo que cumple las condiciones para su utilización deseada o para su venta. DEFINICIONES Costo de una obra: Valor de la inversión realizada para obtener la obra terminada obra y en condición de uso. Costos directos: Se relacionan con la mano de obra directa, los materiales directos, equipo y transporte, efectuados exclusivamente para la ejecución de la obra. Costos indirectos: Costos que se incurren para la ejecución de un proyecto, tienen influencia en el costo de una obra en general de manera indirecta. Contrato de construcción (Construction contract): Es aquél, específicamente negociado, para la fabricación de un activo o un conjunto de activos, que están íntimamente relacionados entre sí o son 5 Es recomendable que las instituciones utilicen las cuentas que ya están establecidas en el nuevo catalogo de cuentas, con el fin de uniformar las cuentas a utilizar. 80

89 interdependientes en términos de su diseño, tecnología y función, o bien en relación con su último destino o utilización. Contratista (Contractor): Es una entidad que realiza trabajos de construcción de obras conforme a un contrato de construcción. Construcciones en proceso: todas aquellas propiedades que estén siendo construidas o desarrolladas para su uso futuro como propiedades de inversión, los bienes de infraestructura y de beneficio y uso público, los destinados en el futuro a propiedades planta y equipo y los destinados a ser declarados culturales. Un contrato de construcción, puede acordarse para la fabricación de un solo activo, tal como un puente, un edificio, un dique, un oleoducto, una carretera, un barco o un túnel. Un contrato de construcción puede, asimismo, referirse a la construcción de varios activos que estén íntimamente relacionados entre sí o sean interdependientes en términos de su diseño, tecnología y función, o bien en relación con su último destino o utilización; ejemplos de tales contratos son los de sistemas de abastecimiento de agua en redes, construcción de refinerías u otras infraestructuras complejas especializadas. El término contratos de construcción incluye: (a) Los contratos de prestación de servicios que estén directamente relacionados con la construcción del activo, por ejemplo, los relativos a servicios de gestión del proyecto y arquitectónicos, así como; (b) los contratos para la demolición o rehabilitación de activos, y la restauración del ambiente que puede seguir a la demolición de algunos activos. Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del once de junio del dos mil diez. Cordialmente, MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL c.c. Consecutivo 81

90 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública y lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, No. 7527, el cual reza, que El Estado, los entes públicos descentralizados y las municipalidades, en calidad de arrendadores o arrendatarios, están sujetos a esta ley, salvo disposición expresa de su propio ordenamiento jurídico Se emite la siguiente Directriz. DIRECTRIZ REGISTROS CONTABLES DE ARRENDAMIENTOS Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. La finalidad de la misma es dar una orientación sobre el tratamiento contable a utilizar en los arrendamientos tanto financieros como operativos de activos, exceptuando los Activos para la explotación o uso de recursos minerales, renovables o similares; licencias de películas, grabaciones en video, manuscritos, patentes y derechos de autor; propiedades contabilizadas como propiedades de inversión, y Activos Biológicos. Artículo 2 - Definiciones. Arrendamiento: Según el enfoque de beneficios y riesgos los arrendamientos se clasifican como: Arrendamiento financiero 6 : Cuando transfiera sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad. Arrendamiento operativo 1 : si no transfiere sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad. Arrendador: Persona física o jurídica que cede el uso de un Activo de su propiedad a otra, mediante un contrato y a cambio de un monto total o cuotas periódicas por la duración del contrato. Arrendatario: Persona física o jurídica quien adquiere el derecho de uso de un Activo de otra, pactadas las condiciones en el contrato y por lo cual se compromete a pagar un monto total o varios pagos durante el contrato. 6 Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público 13 Arrendamientos 82

91 Plazo del arrendamiento 7 : La duración del arrendamiento no podrá ser inferior a tres años. Se entenderán convenidos por el plazo de tres años, los arrendamientos para los que se haya estipulado una duración inferior o no se haya fijado el plazo de duración. Artículo 3 - Registros en el caso que la institución sea arrendador. Arrendamiento Financiero: Cuando el arrendador da un activo en Arrendamiento de tipo Financiero, debe registrar el valor total del Documento por Cobrar contra el correspondiente valor del Activo además el Ingreso por Intereses no Devengados. Cada cuota amortizará el monto del documento y registrará como Ingreso Financiero la parte de los intereses, no se registran los gastos relacionados a la depreciación, seguros, mantenimiento etcétera, debido a que este tipo de arrendamiento traslada los riesgos y ventajas inherentes al arrendatario. Cuando el arrendador da un activo en arrendamiento de tipo financiero, debe registrar el valor total del Documento por cobrar contra el correspondiente valor del activo y contra el ingreso por intereses no devengados según la tasa implícita en el contrato. Cada cuota va a ir amortizando el documento por cobrar y registrará como ingreso financiero la parte de los intereses, no se registran los gastos relacionados a la depreciación, seguros, mantenimiento etcétera, debido a que este tipo de arrendamiento traslada los riesgos y ventajas inherentes al arrendatario. Arrendamiento Operativo: En este tipo de arrendamiento el Arrendador asume los gastos correspondientes a seguros, depreciación, mantenimiento, mejoras y otros inherentes al activo, registra además de estos gastos, la cuota pactada en el contrato como ingresos de operación. Artículo 4 - Registros en el caso que la institución sea arrendatario. Arrendamiento Financiero: El procedimiento en el caso del Arrendamiento Financiero consiste en registrar el valor total del Activo en arrendamiento (incluido en un reglón aparte, independiente de los demás activos del Estado Financiero) contra el Pasivo por Arrendamiento Financiero por el mismo monto, se registran además los gastos financieros de los intereses, la respectiva depreciación (separada de las demás depreciaciones), seguros, mantenimientos y cualquier otro gasto por arrendamiento financiero (categoría independiente dentro de gastos) relacionado con el activo. Mejoras al Activo Arrendado: Cuando se realiza una mejora a un Activo de este tipo, debido a que es un costo inherente se debe asumir por parte del arrendatario. Arrendamiento Operativo: En el tratamiento del Arrendamiento Operativo los pagos por el arrendamiento, se consideran como un gasto operativo. Mejoras al Activo Arrendado: En cuanto a un Arrendamiento Operativo el costo por la mejora corresponde al arrendador, por lo tanto el arrendatario no procede a realiza ningún registro según lo indica: Mejoras y reparaciones del arrendatario 8 : El arrendador debe pagar las mejoras y las reparaciones efectuadas por el arrendatario sólo si en el contrato o, posteriormente, lo autorizó por escrito a realizarlas y se obligó a pagarlas o en el caso del artículo 35 de ley de Arrendamientos, las mejoras y las reparaciones realizadas por el arrendatario 7 Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, L-7527, Artículo Nº70 8 La Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, L-7527, Artículo 37 83

92 quedarán en beneficio del bien, salvo pacto expreso en contrario o de mejoras que puedan ser retiradas sin menoscabo de la edificación. Reparaciones del arrendatario 9. El arrendatario sólo puede obligarse en el contrato a responder por los daños y los deterioros que señala el artículo 47 de la ley antes mencionada y a realizar las reparaciones que indica el artículo 50 del mismo cuerpo normativo. Cualquier estipulación que obligue al arrendatario a realizar otra clase de mejoras o reparaciones en el inmueble, será nula de pleno derecho. Si fuera el caso que en el contrato el arrendatario pacta asumir las mejoras, corresponderá el registro a un gasto, debido a que no tiene riesgos y ventajas inherentes en ese activo. Si el Arrendador pacta en el contrato retribuir el monto de la mejora realizada por el arrendatario, se debe registrar la cuenta por cobrar al Arrendador. Artículo 5 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del ocho de julio del dos mil diez. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. 9 La Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, L-7527, Artículo 91 84

93 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93, 94 y 95 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que los artículos 52 y 95 de la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establecen entre otras cosas, la obligación del Ministerio de Hacienda de remitir a la Contraloría General de la República y al Señor Ministro de Hacienda, a más tardar el 1 de marzo de cada año, los estados financieros consolidados de los entes y órganos incluidos en el artículo 1, los cuales son elaborados por esta Dependencia. 2 - Que el artículo 134 del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos establece que, dentro de la primera quincena del mes de febrero de cada período, las entidades del Sector Público deberán entregar a la Contabilidad Nacional, los estados financieros de su gestión anterior, con el propósito de generar los estados financieros agregados del Sector Público. 3 - Que mediante el Decreto Ejecutivo N H, publicado en la Gaceta N 82 del 29 de abril de 2008, fueron publicados los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, los cuales constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público por lo que se solicita que las entidades y organismos del Sector Público remitan la información financiera que sea de utilidad, que sea adecuada (detallada y específica). Además, en esta misma circular, se indica que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera, en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Además que el sistema de Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de cifras económicas financieras de los entes contables públicos, permitiendo la eliminación de transacciones recíprocas entre los entes consolidados. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS RECÍPROCAS ENTRE INSTITUCIONES PÚBLICAS Y LA DEBIDA APLICACIÓN DEL DEVENGO Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para Instituciones Públicas comprendidas en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, las cuales se encuentran sujetas al Subsistema de Contabilidad Nacional para envío de información. 85

94 Artículo 2 - Conciliación de cuentas recíprocas. Todas las entidades señaladas en el artículo anterior, se encuentran en la obligación de realizar la identificación y conciliación de saldos de las cuentas recíprocas entre instituciones públicas, cuentas que corresponden al Balance General o el Estado de Situación y al Estado de Resultados o Rendimiento Económico. Entre las cuentas recíprocas del Balance General que se deben conciliar están: cajas únicas (registradas en la cuenta de disponibilidades de las instituciones públicas), cuentas por cobrar, documentos por cobrar, cuentas por pagar, documentos por pagar, endeudamiento, retenciones por pagar y gastos acumulados por pagar, todas las anteriores de corto y largo plazo. Las cuentas del Estado de Resultados que se deben conciliar son: ingresos por transferencias recibidas y gastos por transferencias entregadas, además de otras cuentas relacionadas entre Instituciones del Sector Público, para la debida aplicación del devengo. Adicionalmente, deberán presentar los documentos de respaldo a la Contabilidad Nacional cada vez que deban presentar los Estados Financieros, en donde se demuestre la conciliación de saldos con las instituciones correspondientes. Artículo 3 - Conciliación de cuentas caja única Cuando se trate de transferencias del Poder Ejecutivo a las instituciones públicas que se rijan por el principio de caja única, este tipo de transferencias deben ser registradas por la institución que la recibe en la cuenta de disponibilidades (Caja y bancos, en una cuenta personalizada), contra la cuenta de ingresos por la totalidad de la transferencia emitida por el Poder Ejecutivo, el cual la registrará como una cuenta de gasto por transferencia contra una cuenta por pagar por la totalidad de esta. Artículo 4 - Conciliación por transferencias Cuando se trate de transferencias entre instituciones públicas que no se rijan por el principio de caja única, y estas transferencia no se hagan efectivas inmediatamente, la institución que las recibe debe registrarlas como una cuenta por cobrar, por el monto total de estas, contra la cuenta de ingresos. Y la institución que realiza la transferencia debe registrarla como un gasto contra una cuenta por pagar. Cuando las transferencias se hagan efectivas inmediatamente, la cuenta que se debe afectar tanto al debe como al haber es la cuenta Caja y bancos. Artículo 5 - Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 6 - Vigencia Rige a partir del 01 de enero de 2011 Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las nueve horas del 11 de agosto del dos mil diez. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. 86

95 Directriz Nº DCN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública, CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 91 de la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece como uno de los objetivos del Subsistema de Contabilidad, el promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público. Asimismo, el numeral 93 inciso f) establece que es deber de la Contabilidad, como órgano rector mantener registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables. 2 - Que el artículo 94 de la Ley supracitada, establece la obligatoriedad para las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de dicha Ley, de atender los requerimientos de información, en los términos indicados por la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. 3 - Que de la relación de los numerales 11 y 12 del Decreto Nº H, denominado Reglamento de la Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional, se colige que el objetivo de las Unidades de Registro Patrimonial y Presupuestario de la Contabilidad Naciona,l es mantener al día los registros de los movimientos que afecten la situación contable de la Administración Central en el ámbito patrimonial y presupuestario respectivamente, garantizando la suficiencia y oportunidad de la información que se genere. 4 - Que de conformidad con el Principio de Revelación Suficiente, los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económicafinanciera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ CERTIFICACIÓN DE LA INFORMACION REMITIDA A LA CONTABILIDAD NACIONAL Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran sujetos al Subsistema de Contabilidad Nacional. Artículo 2 - Certificación de la información. Todas las entidades señaladas en el artículo anterior, que remitan información a la Contabilidad Nacional a efectos de que la misma se registre contablemente, deberán presentar dicha información debidamente certificada por el Jerarca de la respectiva Institución. Artículo 3 - Régimen de responsabilidad. 87

96 Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 4 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del dieciocho de febrero del dos mil once. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública. CONSIDERANDO 1 - Que la práctica profesional de la valoración está regulada en Costa Rica por los colegios profesionales, el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos y el Colegio de Ingenieros Agrónomos. Así, el artículo 14 de la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos establece que, los avalúos y peritajes sobre asuntos y materias relacionadas con las profesionales de ingeniería y arquitectura, que ordenen las oficinas públicas, instituciones autónomas y semiautónomas y las municipalidades deberán ser realizados por miembros activos del Colegio. 2 - Que de similar modo el artículo 19 del Colegio de Ingenieros Agrónomos dispone que, la Administración Pública y el sector privado, para la elaboración de los avalúos y de los peritajes que las leyes requieran, sobre asuntos relacionados con las actividades agropecuarias, deberán escoger los peritos y tasadores entres los miembros del Colegio de Ingenieros Agrónomos. 3 - Que las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) establecen varios métodos de valoración los cuales se aplicarán dependiendo del tipo de activo y de las políticas contables que se utilicen. 4 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas 88

97 de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsables de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 5º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ VALUADORES ESPECIALISTAS Y OTROS Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran sujetos al Subsistema de Contabilidad Nacional. Artículo 2 - Valuadores o Peritos. Cualquier profesional miembro de un colegio profesional puede realizar avalúos en sus respectivos campos, de acuerdo a la normativa del respectivo colegio. Artículo 3 - Campos no regulados. En caso de que se presente un campo de la tasación que no se encuentra regulado, sea por las características de los bienes o los derechos de valorar, o por no estar ubicados dentro de los campos que cubren los colegios profesionales 10, pueden ser valorados por profesionales de cualquiera de los colegios profesionales o bien por otros profesionales como ingenieros en informática, economistas, administradores, etc., de acuerdo a la competencia profesional. Artículo 4 - Perfil profesional. Para cumplir con el perfil profesional de los valuadores, se requieren que estos sean funcionarios con una capacitación profesional en tasación. Sin embargo, en caso de que no se cuente con dicha capacitación, el perfil de valuador puede estar en función de la complejidad de las valoraciones que deba cumplir, por lo que un profesional con una capacitación básica podría realizar valoraciones de equipo y mobiliario de oficina, de terrenos de poca área aptos para la construcción de viviendas o de viviendas de clase media. Para otras asignaciones más complejas como valoraciones de equipo y maquinaria industrial, valoraciones de derechos comerciales, indemnizaciones por expropiaciones parciales, valoraciones de edificios, estimaciones de arrendamientos, etc. se requiere de valuadores con mayor formación y experiencia. Artículo 5 - Valoración para efectos contables. Para la valoración de los activos de las instituciones públicas para efectos contables 11, puede ser llevado a cabo por funcionarios con una capacitación básica en temas como: Conceptos y principios generales de la valoración, el Enfoque de los Costos y el Enfoque de las Ventas Comparables. Debiendo fundamentar apropiada y razonablemente el criterio que se emita. Artículo 6 - Referencias. 10 Tal es el caso de la valoración de equipo y mobiliario de oficina, equipo de cómputo, derechos de propiedad intelectual, derechos comerciales, patentes, etc. 11 En la mayoría de los casos se trata de bienes con un mercado muy activo, como mobiliario y equipo de oficina. 89

98 Pueden utilizarse otras referencias de valor para ciertos bienes, como la lista de valores de vehículos de la Dirección General de Tributación para los vehículos, los planos de valores de zonas homogéneas para la valoración de terrenos y el Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva para las construcciones, para ello no se requiere una formación como valuador. Artículo 7 - Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 8 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del cinco de abril del dos mil once. Leonor Zúñiga Herrera SUBCONTADORA NACIONAL c.c. Consecutivo Directriz Nº DCN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública, CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 93 de la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece el deber de la Contabilidad Nacional de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su conocimiento. Asimismo, dicho numeral establece la obligación de archivar documentalmente o por otros medios, la información originada en las operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años. 2 - Que el artículo 130 del Reglamento a la Ley supracitada, establece que el archivo contable documental resultante de las operaciones contables se mantendrá por 5 años, salvo en el caso de los salarios devengados por los funcionarios del Gobierno de la República, que se mantendrá por lo menos 50 años, quedando facultada la Administración para establecer plazos mayores. 3 - Que de la relación de los numerales 4, 5, 18 y 47 de la Ley N 8754, Ley Contra la Delincuencia Organizada, se concluye que el plazo para conservar documentación es de diez años. 4 - Que en razón de lo indicado en el considerando anterior, mediante oficio DCN , la Contabilidad Nacional, remitió consulta al Archivo Nacional, quien manifestó que: ( ) 1) En nuestro criterio, lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada, está por encima de cualquier otra normativa anterior, (y en particular por supuesto, es de mayor jerarquía que una disposición 90

99 reglamentaria). De manera que los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios, etc deben conservarse por lo menos 10 años (ver artículos 4, 5, 18 y 47, de la supracitada ley). ( ) 5 - Que adicionalmente, la Contabilidad Nacional solicitó criterio a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, quien mediante oficio DJMH , manifestó: ( ) esta Dirección ratifica lo indicado por la Licenciada Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante oficio DG de repetida cita, respecto a que el plazo de conservación de los documentos contables debe ser por lo menos de 10 años. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran sujetos al Subsistema de Contabilidad Pública. Artículo 2 - Plazo de conservación de los documentos contables. Toda documentación originada en las operaciones contables deberá conservarse por un periodo de al menos diez años. Dichos archivos documentales podrán ser sustituidos por archivos electrónicos al amparo de las disposiciones legales establecidas. Cuando se cumpla dicho período, cada entidad deberá consultar sobre lo establecido por la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre la custodia de los documentos públicos. Artículo 3 - Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 4 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las nueve otras horas del catorce de junio del dos mil once. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 91

100 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública. CONSIDERANDO 1 - Que los numerales 90, 91 y 93 de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establecen para el Subsistema de Contabilidad, lo siguiente: ( ) Artículo 90. Definición. El Subsistema de Contabilidad Pública estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, 28 en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios ( ) Artículo 91. Objetivos. El Subsistema de Contabilidad Pública tendrá los siguientes objetivos_: a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados. b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económicofinanciera del sector público. c) Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría ( ) Artículo 93. Órgano Rector. La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema ( ) 2 - Que el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su artículo 135, dispuso en cuanto a la emisión de certificaciones, que: ( ) La Contabilidad Nacional emitirá las certificaciones de los recursos que ingresen a la caja única del Estado, de conformidad con la información contable suministrada en su oportunidad por el órgano competente. También emitirá las certificaciones por concepto de los montos de salarios devengados por los funcionarios públicos del Gobierno de la República ( ) 3 - Que los artículos 4 y 5 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N 8220; se establece: Artículo 4: Publicidad de los trámites y sujeción a la ley. Todo trámite o requisito, con independencia de su fuente normativa, para que pueda exigirse al administrado, deberá: a) Sujetarse a lo establecido por ley y fundamentarse estrictamente en ella. 92

101 b) Estar publicado en el Diario Oficial, La Gaceta, junto con los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicado en un lugar visible dentro de la institución. Asimismo, en un diario de circulación nacional, deberá publicarse un aviso referido a dicha publicación. Dichos trámites o requisitos podrán ser divulgados también recurriendo a medios electrónicos.( ) Artículo 5- Obligación de informar sobre el trámite. Todo funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveer, al administrado, información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en aquellos casos en que la ley expresamente lo requiera. Cuando un ente, órgano o funcionario público, establezca trámites y requisitos para el administrado, estará obligado a indicarle el artículo de la norma legal que sustenta dicho trámite o requisito, así como la fecha de su publicación. Para garantizar uniformidad en los trámites e informar debidamente al administrado, las entidades o los órganos públicos, además, expondrán en un lugar visible y divulgarán por medios electrónicos, cuando estén a su alcance, los trámites que efectúan y los requisitos que solicitan, apegados al artículo 4 de esta Ley ( ) 4 - Que con la finalidad de lograr un efectivo cumplimiento de sus funciones y brindar un mejor servicio a nuestros clientes internos y externos, dentro del Manual de Procedimientos de la Unidad de Archivo y Certificaciones, se establecieron los requisitos y plazos para la emisión de las certificaciones en mención, los cuales deben ser divulgados a la ciudadanía costarricense para su respectivo conocimiento. 5º- Que la Contabilidad Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y en estricto apego de la legislación anteriormente citada, resuelve emitir la siguiente directriz para regular los requisitos de entrega de las certificaciones solicitadas por los usuarios del Subsistema. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Modificación a la Directriz Nº CN denominada Establecimiento de Requisitos y Plazos para el Otorgamiento de Certificaciones de los Recursos Ingresados a la Caja Única del Estado y de los Montos de Salarios Devengados por los Funcionarios Públicos del Gobierno de la Republica Artículo 1 - Reforma: Refórmese el inciso f) del artículo 1 de la Directriz Nº CN publicada en La Gaceta N 108 del jueves 5 de junio del 2008, para que en adelante se lea de la siguiente manera: F) Los funcionarios que pertenecen al Ministerio de Educación Pública y solicitan certificaciones para los siguientes trámites: Pensión, revisión de pensión, legales, anualidades, y personales, deben de presentar en la Contabilidad Nacional lo siguiente: 1. Constancia de tiempo laborado, extendida por el Departamento de Expedientes del Ministerio de Educación; 2. Si no aparece el expediente, el interesado debe adjuntar nota extendida por dicho Departamento, en donde se indique que el expediente no aparece; con el propósito de que la Contabilidad Nacional proceda a realizar el estudio correspondiente con base en la información en su poder. Artículo 2 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. 93

102 Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del diecisiete de junio del dos mil once. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública. CONSIDERANDO 1 - Que los numerales 90, 91 y 93 de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establecen para el Subsistema de Contabilidad, lo siguiente: ( ) Artículo 90. Definición. El Subsistema de Contabilidad Pública estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios ( ) Artículo 91. Objetivos. El Subsistema de Contabilidad Pública tendrá los siguientes objetivos: a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados. b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económicofinanciera del sector público ( ) Artículo 93. Órgano Rector. La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones: d) Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia.( ) 2 - Que el artículo 124 del Reglamento de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece lo siguiente: Artículo 124. Estados Consolidados del Sector Público. ( ) Los estados financieros que deberán entregarse del período, así como la revelación de otros rubros en dichos estados financieros, o en notas explicativas si lo consideran apropiado a sus propias circunstancias, serán los siguientes: - Balance General Clasificado en Corriente y no Corriente (...) 94

103 3º- Que la Contabilidad Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y en estricto apego a la legislación anteriormente citada, resuelve emitir la siguiente directriz para regular el correcto registro de los activos y pasivos no corrientes (o circulantes). Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Clasificación de los Activos y Pasivos Corrientes (o Circulantes o de Corto Plazo) Artículo 1 - Definición de Activo y Pasivo Corriente: Los activos y pasivos corrientes son aquellos cuya recuperación, utilización o cumplimiento de la obligación es a un plazo de un año o menos de un año desde su origen, aquellos que trascienden un año se clasificaran como no corriente o de largo plazo. Activo circulante: Aquellos derechos, bienes materiales o créditos que están destinados a la operación mercantil, de servicio o procedente de estas actividades, que se tienen en operación de modo más o menos continuo y que, como operaciones normales de una negociación pueden venderse, transformarse, cederse, trocarse por otros, convertirse en efectivo, darse en pago de cualquier clase de gastos u obligaciones o ser material de otros tratos semejantes y peculiares de toda empresa industrial o comercial y entidades públicas. Se considera como activo circulante, al activo convertible a efectivo o que generalmente se espera convertir en efectivo y disponible en un plazo relativamente corto. Se incluyen bajo este rubro conceptos tales como: valores negociables e inventarios, efectivo en caja y bancos, los documentos y cuentas por cobrar, los inventarios de materias primas, de artículos en proceso de fabricación y de artículos determinados, las inversiones en valores que no tengan por objeto mantener el dominio administrativo de otras empresas, y otras partidas semejantes. Préstamos a cargo de funcionarios y empleados de las instituciones o empresas públicas. Hay activos que por su naturaleza, por su destinación u objetivo, hace que sean difíciles de convertirlos en dinero en el corto plazo, por lo cual se clasificarían como no corriente o de largo plazo. Pasivo corriente: Los Pasivos Corrientes son las deudas u obligaciones financieras de una entidad, cuyos compromisos de pago no excedan los doce meses, pudiendo estar constituidos por los siguientes conceptos: - Obligaciones simples o documentadas provenientes de la adquisición de bienes y servicios vinculados con la actividad de la entidad, adquiridos para su consumo o venta sin transformación, o para su procesamiento y posterior consumo o venta. - Préstamos recibidos de otras entidades financieras locales, documentados o no, que se emplean en la actividad de la entidad, ya sea con fines específicos o para la adquisición de bienes. - Operaciones provenientes de obligaciones laborales, provisionales, fiscales o de otra naturaleza como son sueldos, comisiones, premios, impuestos, etc. - Colocación de títulos de la deuda pública interna o externa, para los fines específicos que se determinen en las normas legales que disponen su emisión. - Ingresos anticipados por futuras ventas de bienes o servicios. 95

104 Artículo 2 - Definición de Activo Exigible o Realizable: Comprende valores que se convertirán en dinero en breve plazo y créditos que no producen directamente rendimientos, sino que entraron al negocio o se establecieron en virtud de las transacciones mercantiles. Estos son: documentos por cobrar, cuentas por cobrar, clientes, cuentas personales, clientes por ventas en abonos a corto plazo, remesas en camino, intereses devengados no cobrados, acciones, bonos, etc. Artículo 3 - Definición de Activo Disponible: Bajo este rubro se incluyen: el efectivo en caja, los depósitos a la vista en instituciones bancarias, los fondos en tránsito, los documentos de cobro inmediato, los fondos o recursos de que se puede disponer inmediatamente, para cubrir las erogaciones ordinarias de los negocios. Los fondos separados para algún fin particular, los retenidos por un fideicomisario como una garantía especial o los fondos gravados en cualquier forma, no constituyen parte del activo disponible y deben mostrarse separadamente en el balance general. El activo disponible debe considerarse como una subdivisión del activo circulante del cual forma parte. Artículo 4 - Otras definiciones: Rendimiento: Ganancia sobre una inversión, ingresos o entrada, ventas brutos, etc. Utilidad: Cualquier beneficio pecuniario procedente de una operación comercial. Interés: Cargo de servicio por el empleo de dinero o de capital que el usuario paga a intervalos convenidos y que se expresa comúnmente como un porcentaje anual del capital no pagado. Rendimiento de cualquier inversión de capital. Artículo 5 - Aquellos activos y pasivos que sean exigibles o muy exigibles, pero que por su naturaleza, certeza de cobro, leyes, convenios especiales, sean difíciles de convertir en dinero a muy corto plazo (menor a un año), y/o que produzcan rendimientos se clasificaran como activos o pasivos no corrientes. Artículo 6 - Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 7 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las doce horas del 22 de junio de dos mil once. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL C.c. Consecutivo 96

105 Directriz Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública. CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 90 de la Ley Nº 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establecen para el Subsistema de Contabilidad, estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios. 2 - Que el artículo 134 del Decreto Ejecutivo H Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos con respecto al registro de los bienes nacionales establece que, corresponderá a la Contabilidad Nacional diseñar e implementar las tablas y procedimientos para el cálculo y registro contable de la depreciación de bienes y emitir las razones y disposiciones técnicas específicas que se aplicarán para la valoración y revaluación de bienes. 3º- Que la Contabilidad Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y en estricto apego a la legislación anteriormente citada, resuelve emitir la siguiente directriz para regular el método para la revaluación de activos. Por tanto, se resuelve emitir la siguiente DIRECTRIZ Complemento a las Directrices CN y CN Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2 - Revaluación de activos: Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedad, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido. Artículo 3 - Clase de Activo. El método que se utilice para la revaluación de los activos debe tomar como base toda la clase del activo conforme lo indica la normativa vigente, además debe revelarse en los Estados Financieros que se emitan. Además del método empleado hay que revelar la fecha de la revaluación, si la misma fue realizada por un tasador independiente o un funcionario capacitado, detalle que incluya el dato de cada uno de los elementos que se encuentran dentro de la clase revaluada indicando si se produjo un déficit o un superávit. Artículo 4 - Revaluación de Edificios: Cuando no existe evidencia disponible para determinar el valor de mercado de un elemento de Propiedad en un mercado líquido y activo, o cuando se tenga a bien por parte 97

106 de la institución, el valor razonable puede establecerse en referencia a otros elementos de características similares, en circunstancias y ubicación similares, existentes en ese mercado. Por ejemplo, con base a los índices de precios de insumos y de mano de obra para la construcción de viviendas, edificios, acueductos, alcantarillados, carreteras y puentes, utilizando los indicadores que emite el Instituto Nacional de Estadística y Censo (INEC), denominado índice de Precios de la Construcción, los cuales son actualizados mensualmente, para tales efectos consultar la página web de esa entidad. Artículo 5 - Metodología: Con los indicadores del INEC se puede elaborar una relación del crecimiento para cada uno de los elementos que constituyen la totalidad del activo, en un periodo determinado y a su vez se pueden actualizar los factores obtenidos en los periodos anteriores, para determinar el incremento o disminución en los costos de construcción. Aplicando al costo registrado del edificio, el índice actualizado del periodo en que fue adquirido, se obtiene un valor razonable de construir un edificio en similares condiciones, con base en los precios actuales que establece el mercado. Artículo 7 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las doce horas del 26 de julio de dos mil once. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL C.c. Consecutivo 98

107 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública, CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 91 de la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece como uno de los objetivos del Subsistema de Contabilidad, el promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público. Asimismo, el numeral 93 inciso f) establece que es deber de la Contabilidad, como órgano rector mantener registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables. 2 - Que el artículo 94 de la Ley supracitada, establece la obligatoriedad para las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de dicha Ley, de atender los requerimientos de información, en los términos indicados por la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. 3 - Que de la relación de los numerales 11 y 12 del Decreto Nº H, denominado Reglamento de la Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional, se colige que el objetivo de las Unidades de Registro Patrimonial y Presupuestario de la Contabilidad Nacional es mantener al día los registros de los movimientos que afecten la situación contable de la Administración Central en el ámbito patrimonial y presupuestario respectivamente, garantizando la suficiencia y oportunidad de la información que se genere. 4 - Que de conformidad con el Principio de Revelación Suficiente, los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. 5 - Que la directriz DCN , publicada en La Gaceta Nº 69 del 07 de abril del 2011, establece que la información que la Administración Central remite a la Contabilidad Nacional, a efectos de que la misma se registre contablemente, debe certificarse por parte el Jerarca de la respectiva Institución; sin embargo, esa situación requiere reformarse toda vez que, por motivos prácticos, resulta conveniente que sea el Director Financiero el encargado de certificar dicha información. POR TANTO, Modificación a la Directriz Nº DCN denominada Certificación de la Información remitida a la Contabilidad Nacional 99

108 Artículo 1 - Reforma: Refórmese el artículo 2 de la Directriz Nº DCN , publicada mediante aviso en La Gaceta Nº 69 del 07 de abril del 2011, para que en adelante se lea de la siguiente manera: Todas las entidades señaladas en el artículo anterior, que remitan información a la Contabilidad Nacional a efectos de que la misma se registre contablemente, deberán presentar dicha información debidamente certificada por el Director Financiero de la respectiva Institución. Artículo 2 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las once horas del primero de agosto del dos mil once. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley N 6227, Ley General de la Administración Pública. CONSIDERANDO 1 - Que el artículo 91 de la Ley Nº 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece como uno de los objetivos del Subsistema de Contabilidad, obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. 2 - Que el numeral 93 inciso a) de la supra citada Ley establece que es deber de la Contabilidad Nacional, como órgano rector proponer al Ministro de Hacienda para su aprobación, los principios y las normas generales que regirán el Subsistema de Contabilidad Pública. 3º- Que mediante La Gaceta Nº 234 del 02 de diciembre del 2009, se publicó el Decreto Ejecutivo H denominado Adopción e implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para empresas públicas Sector Público Costarricense, el cual establece en su Transitorio II que, Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 5º del presente Decreto Ejecutivo (Vigencia para la adopción de las NIIF), cada una de las Empresas Públicas incluidas en el alcance del presente Decreto bajo la función de rectoría de la Contabilidad Nacional, a partir de la publicación del presente decreto deberán confeccionar un Plan de Acción con la finalidad de implementar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en la fecha establecida. ( ) A partir del 01 de enero del 2012 las empresas públicas antes 100

109 mencionadas deberán remitir a la Contabilidad Nacional información de seguimiento de los Planes de Acción de dicha implementación con la periodicidad que el órgano rector estime pertinente. Por tanto, se resuelve emitir la siguiente Lineamientos sobre planes de acción en relación con la implementación de las Normas de Información Financiera (NIIF) Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las Empresas Publicas No Financieras (Nacionales y Municipales) regidas por el Subsistema de Contabilidad de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2 - Todas las entidades señaladas en el artículo anterior, deben remitir a la Contabilidad Nacional información de seguimiento del Plan de Acción para la implementación de las NIIF, en los formatos proporcionados por la Contabilidad Nacional, los cuales están a disposición en la dirección electrónica: Artículo 3 - El informe de seguimiento del plan de acción, debe ser remitido a la Dirección de la Contabilidad Nacional trimestralmente, específicamente la semana siguiente a la finalización del respectivo trimestre. La información debe ser firmada por el Jerarca de la institución y la persona responsable del proceso contable. Artículo 4 - Régimen de Responsabilidad. Los jerarcas y los titulares subordinados que siendo responsables de acatar y cumplir con lo dispuesto en la presente directriz y no lo hagan, estarán sujetos a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Público Nº Artículo 5 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las doce horas del 09 de mayo del dos mil doce. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 101

110 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas de aceptación general en el ámbito gubernamental. 2 - Por lo anterior, en el año 2007 se emite la Directriz N CN , denominada Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos, la cual fue publicada en el diario oficial La Gaceta N 93 del 16 de mayo de Debido a que, la Directriz Nº CN no responde a la realidad del Sector Público Costarricense, ya que, se refiere a términos de entidades con fines de lucro o que se dedican a la venta de bienes y servicios con el fin de obtener rendimientos financieros y las entidades públicas su fin es el de brindar servicios, se deroga dicha normativa. Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Nº CN Derogatoria de Directriz Nº CN denominada Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos Artículo 1 - Derogatoria. Deróguese la Directriz N CN , denominada Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos, por las consideraciones antes indicadas. Artículo 2 - Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del doce horas del siete de junio del dos mil doce. 102

111 Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 2 - En el año 2011 se emite la Directriz N CN , denominada Certificación de la información remitida a la Contabilidad Nacional, la cual fue publicada en el diario oficial La Gaceta N 69 del 07 de abril del 2011 y posteriormente modificada mediante Directriz CN del mes de agosto del Las Directrices que emite esta Dirección sean acorde con el ordenamiento jurídico actual, ya que, la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, en su artículo 65, inciso 2), establece la potestad de emitir certificaciones, ésta corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario. Por tanto, se emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Nº CN Derogatoria de Directriz Nº CN denominada Modificación a la Directriz Nº DCN denominada Certificación de la Información remitida a la Contabilidad Nacional Artículo 1 - Derogatoria. Deróguese la Directriz N CN , denominada Modificación a la Directriz Nº DCN denominada Certificación de la Información remitida a la Contabilidad Nacional, por las consideraciones antes indicadas. Artículo 2 - Vigencia 103

112 Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del seis de septiembre del dos mil doce. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan y apliquen la normativa contable que regula sus procesos contables. 2 - Que el Decreto Ejecutivo Nº publicado en la Gaceta 238 del 09 de diciembre del 2008, y reformado por el decreto Ejecutivo H, establece que, a partir de la publicación del presente Decreto, las instituciones incluidas en su alcance, deberán continuar realizando los cambios necesarios en sus sistemas contables y en los sistemas informáticos de soporte a los procesos contables, de acuerdo a sus planes de acción y a las directrices que emita la Contabilidad Nacional. 3 - Que con el fin de implementar las Normas Internacionales de Contabilidad del el Sector Público y disponer de un sistema contable confiable, basado en un leguaje común y prácticas uniformes de información financiera, que permitan la comparación y consolidación de dicha información entre las entidades y órganos que apliquen esta normativa, se elaboró un único Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN). 4º- Que la propuesta de Plan General de Contabilidad Nacional, fue sometida a consulta ante el Despacho del Ministerio de Hacienda y la Contraloría General de la República, quienes manifestaron su conformidad con el mismo, mediante los oficios DVME de fecha 10 de febrero del 2012 y Nº 6334 (FOE-159) del 01 de julio de 2010, respectivamente. 104

113 5º- Que con el fin de generar estados financieros consolidados del Sector Público tal como lo dispone el Artículo 95 de la Ley N 8131, y para que esos estados financieros contengan información financiera de calidad, confiable, comparable y generada a partir de normativa contable homogénea, es necesario contar con un único Plan General de Contabilidad Nacional, de acatamiento obligatorio para todas las instituciones públicas. 6º- Que la Ley Nº 8454, de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos establece que, cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y habida cuenta de que, las tecnologías de información disponibles en la actualidad permiten su adecuada accesibilidad sin perjuicio de los principios de transparencia y publicidad; el detalle del Plan General de Contabilidad Nacional se publicará en la página electrónica del Ministerio de Hacienda, concretamente en el vínculo de la Dirección General de Contabilidad Nacional, y su versión original impresa, se custodiará en los archivos de dicha Dirección General. Por tanto, se emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Nº CN Oficialización del Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN) Artículo 1º- Objeto. Adoptar e implementar el Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN) publicado y emitido por la Dirección General de Contabilidad Nacional en el ámbito de las Instituciones del Sector Público Costarricense. Artículo 2 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Las instituciones que por su grado de autonomía pudieran no estar sujetas al alcance de los decretos N H y N H, deben generar la información financiera que suministran a la Contabilidad Nacional con el fin de preparar estados financieros consolidados del sector público, aplicando políticas contables consistentes con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). También deben homologar sus planes de cuentas con el contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional, para garantizar que al consolidar línea a línea su información financiera con la de las otras instituciones públicas, se esté consolidando información financiera homogénea. Las empresas públicas no están obligadas a acatar todo lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Nacional, ya que su información financiera no se consolidará línea a línea, sino por el patrimonio neto, sin embargo sus procesos contables deben ser coherentes con el Marco Conceptual Contable contenido en el Capítulo III del Plan General de Contabilidad Nacional Artículo 3 - Estructura. El Plan General de Contabilidad Nacional, está compuesto por: PRIMERA PARTE Capítulo I: Contexto Nacional e Internacional. Capítulo II: Subsistema de Contabilidad Pública. Capítulo III: Marco Conceptual Contable (MCC) del Sector Público Costarricense. Capítulo IV: Empresas Públicas (EP). 105

114 Capítulo V: Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables - Activo Capítulo VI: Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables - Pasivo. Capítulo VII: Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables Patrimonio Neto Capítulo VIII: Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables - Ingresos Capítulo IX: Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables - Gastos. Capítulo X: Estados Financieros. Normas y políticas contables de los EEFF principales y complementarios Capítulo XI: Estados Financieros Consolidados. Capítulo XII: Glosario de Términos Contables. Anexo I: Modelo de Estados Financieros. Anexo II: Resumen de las Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables. SEGUNDA PARTE Manual Funcional de Cuentas Contables Capítulo 1. Estructura Capítulo 2. Plan de Cuentas Activo Pasivo Patrimonio neto Ingresos Gastos Capítulo 3. Descriptivo de cuentas Activo Pasivo Patrimonio neto Ingresos Gastos Artículo 4 - Vigencia para la adopción del PGCN. El Plan General de Contabilidad Nacional, deberán aplicarlo en los diferentes sistemas informáticos y adecuarlos ya que, según decreto No y sus reforma, la aplicación de las NICSP, y el Plan General de Contabilidad Nacional entrará a regir a partir del periodo contable que se inicia el 1 de enero de Las instituciones que estén en condiciones de comenzar a aplicar las NICSP y el Plan General de Contabilidad Nacional antes de esa fecha, pueden hacerlo una vez concluido su proceso de implementación. Las instituciones deberán destinar por ello, los recursos necesarios que permitan implementar el Plan General de Contabilidad Nacional. Artículo 5 - Divulgación. El texto será distribuido a través de los mecanismos pertinentes y estará a disposición de las instituciones, así como para el resto de la ciudadanía, en la página electrónica del Ministerio de Hacienda y en forma impresa, en los archivos que se custodian en la Dirección General de Contabilidad Nacional. Artículo 5 - Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las ocho horas del veintidós de octubre del dos mil doce. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 106

115 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan y apliquen la normativa contable que regula sus procesos contables. 2 - Que el Artículo 95 de la Ley N 8131 dispone que la Dirección de Contabilidad Nacional debe preparar los estados financieros consolidados del sector público costarricense, y el artículo 94 de la misma ley, que establece que todas las entidades y órganos comprendidos en el Artículo 1 de dicha ley, están obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. Por tanto, se emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ Nº CN Procedimientos Contables Artículo 1 - Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones comprendidas en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2 - Todas las instituciones indicadas en el artículo anterior, deberán elaborar su respectivo manual de procedimientos contables conforme a la normativa contable internacional que les aplique, el Marco Conceptual 107

116 Contable contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional y demás componentes de dicho plan que les sea de aplicación según la naturaleza de la entidad. Además de tomar en consideración cualquier otro documento de carácter vinculante que la Contabilidad Nacional, emita posterior a la publicación de la presente Directriz. Artículo 3 - Los procedimientos contables deben de cumplir con un requisito vital que es la unión del Presupuesto con la Contabilidad, generando asientos contables producto de operaciones presupuestarias, a partir de una base de datos institucional únicos, que permita almacenar información para obtener estados financieros presupuestarios, programáticos y patrimoniales. Artículo 4 - Cada entidad pública deberá remitir a la Contabilidad Nacional su respectivo manual de procedimientos contables conforme termine su elaboración, sin embargo las empresas públicas tienen como fecha límite para remitirlo el 28 de junio de 2013, y las demás entidades el 19 de diciembre de Dichos manuales podrán ser remitidos por correo electrónico a la dirección contabilidad@hacienda.go.cr o entregados en las oficinas de la Contabilidad Nacional. Artículo 5 - Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del veintidós de octubre del dos mil doce. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 108

117 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 2º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 3º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. DIRECTRIZ Nº CN Contrataciones de modalidad llave en mano Artículo 1.- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, las empresas públicas que tienen implementadas las NIC-NIIF, aplicarán el tratamiento contable prescrito por dicha normativa, las que aún no lo han implementado aplicarán tratamientos contables consistentes con la normativa en proceso de implementación. Artículo 2.- Objetivo. La finalidad de la misma es dar una orientación sobre el registro contable de los distintos activos contenidos en las contrataciones que se realizan bajo la modalidad de llave en mano. En los caso en que se realice una contratación de un alquiler de edificio mediante el cual se adquieren activos considerar los establecido en la Directriz Nº CN Artículo 3.- Reconocimiento y Revelación: Las entidades que realicen contrataciones bajo la modalidad llave en mano deberán registrar por separado todos los activos que conforman la totalidad de dicha contratación, de acuerdo a su naturaleza. Se debe de ejecutar presupuestariamente en cada una de las 109

118 partidas presupuestarias correspondientes los diferentes activos involucrados en la contratación llave en mano. Artículo 4.- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 5.- Vigencia. Rige a partir del recibido de esta Directriz. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las trece horas del quince de enero del dos mil trece. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 2º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 3º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. 4 - Que el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de esta 110

119 Ley, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. 5 - En el año 2007 se emite la Directriz N CN , denominada Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos, la cual fue publicada en el diario oficial La Gaceta N 93 del 16 de mayo de Dado que la Directriz Nº CN no responde a la realidad del Sector Público Costarricense, ya que, se refiere a términos de entidades con fines de lucro o que se dedican a la venta de bienes y servicios con el fin de obtener rendimientos financieros y las entidades públicas su fin es el de brindar servicios, se deroga dicha normativa, mediante Directriz Nº CN , publicada en la Gaceta Nº 161 del 22 de agosto del º- Que no hay normativa que regule claramente el tema del tratamiento contable para las estimaciones por incobrables en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, por lo que se emite la siguiente directriz: DIRECTRIZ Nº CN Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar Artículo 1.- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, las empresas públicas que tienen implementadas las NIC-NIIF, aplicarán el tratamiento contable prescrito por dicha normativa, las que aún no lo han implementado aplicarán tratamientos contables consistentes con la normativa en proceso de implementación. Las entidades cuya Ley de creación les confiere un grado de autonomía, deberán adoptar un método de previsión para incobrables que más se adapte a su funcionalidad, con la posibilidad de que estas instituciones y cualquier otra que así lo desee, pueda adoptar esta metodología. Artículo 2.- Objetivo. La finalidad de la misma es dar una orientación sobre el método a utilizar para las previsiones por incobrables sobre documentos y cuentas por cobrar en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Artículo 3.- Remisión de información. La entidades no contempladas dentro del artículo 1 de esta directriz, que están en la obligación de remitir información a la Contabilidad Nacional, conforme lo establece el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Público, deberán de enviar información a esta Dirección sobre la metodología aplicada para las previsiones por incobrables, en la revelación a las notas explicativas de los Estados Financieros. Artículo 4.- Registro de la Previsión: Para tales fines deben de utilizarse las cuentas establecidas en el plan contable en uso. Artículo 5.- Declaratoria de incobrabilidad. Antes de realizar la previsión se deberá hacer un análisis legal y técnico de todas las cuentas por cobrar, dentro de las 111

120 posibilidades reales de la institución (costo-beneficio), y determinar la incobrabilidad de las mismas, según la normativa vigente, independientemente del caso, ya sea por prescripción, monto exiguo, defunción del deudor, disolución de la sociedad, no localizado, sin bienes, etc. Artículo 6.- Modelo de Aplicación: Cada entidad debe seleccionar y aplicar el método que se adecue más al cálculo de la previsión, que sea consistente con la normativa contable vigente y que mejor se ajuste al principio de revelación suficiente y a los criterios de razonabilidad e imagen fiel en cuanto a la presentación y revelación de las cuentas por cobrar para que refleje lo que es esperable recuperar. Para las entidades que no venden bienes y servicios, se recomienda el método de antigüedad de saldos, que de acuerdo a su criterio profesional, logre la mejor presentación razonable e imagen fiel de la presentación de esta cuenta en los Estados Financieros para la aplicación de los resultados e interpretaciones de las razones financieras. Artículo 7.- Periodicidad del cálculo: El cálculo de la previsión se aplicará de manera mensual para que así quede reflejado en los estados financieros. Artículo 8.- Presentación de informes mensuales. Es de carácter obligatorio para todas las dependencias pertenecientes al Poder Ejecutivo (Ministerios) que emitan información relacionada, después de realizar análisis legal y técnico de todas las cuentas por cobrar, establecido en el artículo 5 de esta Directriz, hacer entrega mensual del saldo de previsiones por incobrables a la Contabilidad Nacional para su respectivo registro y control. Quedan exceptuadas de este artículo las instituciones que conforman el resto del sector público, que deberán remitir dentro de la información de los Estados Financieros dicha previsión y sus correspondientes notas explicativas a la Contabilidad Nacional cuando esta solicite dichos informes. Artículo 9.- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 10.- Vigencia. Rige a partir del recibido de esta Directriz. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las ocho horas del 16 de enero del dos mil trece. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 112

121 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 2º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 3º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. 4 - Que el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de esta Ley, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. 5 - Que el artículo 2 de la Directriz CN , publicada en La Gaceta Nº 223 del 19 de noviembre del 2012, establece que, todas las instituciones indicadas en el artículo anterior, deberán elaborar su respectivo manual de procedimientos contables conforme a la normativa contable internacional que les aplique, el Marco Conceptual Contable contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional y demás componentes de dicho plan que les sea de aplicación según la naturaleza de la entidad. Además de tomar en consideración cualquier otro documento de carácter vinculante que la Contabilidad Nacional, emita posterior a la publicación de la presente Directriz. 6º- Que no hay normativa que regule claramente el formato de los procedimientos contables en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, por lo que se emite la siguiente directriz: DIRECTRIZ Nº CN Procedimientos contables Artículo 1.- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de 113

122 Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2.- Objetivo. La finalidad de la misma es dar una orientación sobre el formato de los procedimientos contables y de esta manera homogenizar a nivel de instituciones del Sector Público costarricense. Artículo 3.- Parámetros Generales. Para la confección de los procedimientos se deberán seguir los siguientes requerimientos: a. Introducción y base legal del Manual de procedimientos. b. Indicar nombre procedimiento. c. Indicar objeto del procedimiento. d. Indicar fecha de aprobación y fecha de actualización. e. Enumerar los pasos en orden cronológico, indicando quién, cómo, cuándo, donde, con qué medios y para qué, se debe ejecutar cada paso del procedimiento. Indicar la actividad, responsable de la misma y el tiempo de duración. d. Elaborar el fluxograma correspondiente. c. Firmas de elaboración, revisión y aprobación Artículo 4 - Divulgación. El formato será distribuido a través de los mecanismos pertinentes y estará a disposición de las instituciones, así como para el resto de la ciudadanía, en la página electrónica del Ministerio de Hacienda Artículo 5.- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las ocho horas del veintiocho de junio del dos mil trece. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 114

123 Directriz Nº CN La Contadora Nacional Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Considerando 1º- Que mediante el artículo 93 inciso d), de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No del 18 de setiembre del 2001 (publicada en Gaceta N 198 del 16 de octubre del 2011), se establecen los deberes y funciones que tendrá la Contabilidad Nacional, como el órgano rector del Subsistema, teniendo entre estos, la obligación de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en la materia de su competencia. 2º- Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 3º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 4º- Que la responsabilidad por la presupuestación de los denominados Recursos por Presupuestar recae directamente sobre de las instituciones interesadas Por tanto, se emite la siguiente directriz, Directriz No. CN Recursos por Presupuestar Artículo 1º- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el inciso a) del artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2º- Objetivo. Instruir a las instituciones mencionadas en el artículo anterior, sobre su responsabilidad dentro del procedimiento a seguir, para la solicitud de incorporación de los denominados Recursos por Presupuestar a su presupuesto. Artículo 3º- Que aquellas instituciones con interés en los denominados Recursos por Presupuestar, serán las encargadas de velar por su debida presupuestación. Artículo 4º- Una vez recibida por parte de la institución interesada la confirmación sobre los Recursos por Presupuestar, la Contabilidad Nacional realizará, a gestión de parte, la correspondiente certificación, para que las mismas continúen el procedimiento según corresponde ante la Dirección General de Presupuesto Nacional. Artículo 5º- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de 115

124 responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 6º- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las catorce horas del veinte de mayo del dos mil trece. Msc. Irene Espinoza Alvarado Contadora Nacional Directriz Nº La Contadora Nacional Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Considerando 1º- Que de conformidad con el artículo 93 de la Ley N 8131, la Contabilidad Nacional es el órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, al cual le corresponde establecer los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental, definir la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades; asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público; actualizar la contabilidad de la administración central y mantener los registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables; para lo que requiere uniformar criterios técnicos para adecuar la información contable que debe recibir de los Órganos Desconcentrados. 2º- Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 3º- Que el artículo 94 de la citada Ley N 8131 establece de la obligatoriedad de las instituciones públicas de atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional. Por tanto, se emite la siguiente directriz, Directriz No Registro de Transacciones en Moneda Extranjera Artículo 1º- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de 116

125 Contabilidad, de conformidad con lo establecido en los incisos a), b), c) y d) del artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2º- Objetivo. Instruir a las instituciones contempladas en el artículo anterior, sobre la estandarización del tipo de cambio a utilizar en los registros de las transacciones en moneda extranjera. Artículo 3º- Las instituciones deberán llevar los registros contables de las cuentas afectas a moneda distinta a la moneda funcional (colón costarricense), en auxiliares. En cuanto a presentación, la información de los auxiliares deberá contener los siguientes datos: en colones, moneda contratada, tipo de cambio utilizado al último día del mes calendario. Artículo 4º- El tipo de cambio a utilizar para la conversión de las monedas a la moneda funcional será el siguiente: para las cuentas de activo, el tipo de cambio de compra y para las cuentas de pasivo, el tipo de cambio de venta, que emite el Banco Central de Costa Rica para las operaciones con el Sector Público no bancario. El ajuste por el diferencial cambiario se deberá realizar el último día de cada mes. Artículo 5º- A efectos de llevar a cabo la consolidación de cifras del sector público costarricense, las instituciones están obligadas a remitir los auxiliares correspondientes, de acuerdo con lo dispuesto en la presente directriz y acatando lo dispuesto en las directrices CN , CN y concernientes. Artículo 6º- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 7º- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las catorce horas del veintisiete de junio del dos mil trece. Msc. Irene Espinoza Alvarado Contadora Nacional Directriz Nº La Contadora Nacional Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Considerando 1º- Que mediante el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No del 18 de setiembre del 2001, se establecen los deberes y funciones que tendrá la Contabilidad Nacional, como el órgano rector del Subsistema, teniendo entre estos, la obligación de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en la materia de competencia. 117

126 2º- Que mediante el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno, Ley No del 31 de julio del 2002, se le asignan sus competencias a las Auditorías Internas de los entes u órganos sujetos a la Fiscalización de la Contraloría General de la República (CGR), entre las cuales se encuentra la autorización mediante razón de apertura de los libros de contabilidad. 3º- Que mediante la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No del 30 de agosto del 2005, se faculta al Estado y todas las entidades públicas para utilizar los documentos electrónicos, dentro de sus respectivas competencias. Por tanto, se emite la siguiente directriz, Directriz No Libros Contables Digitales Artículo 1º- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento facultativo, para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 de Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No Artículo 2º- Sobre el Uso de Libros Contables Digitales. Todas las instituciones mencionadas en el artículo anterior, podrán llevar sus registros mediante Libros Contables Digitales, por cuanto la mencionada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, ha establecido una equivalencia funcional, entre lo expresado o transmitido por un medio electrónico como por uno de soporte físico. Artículo 3º- Sobre el registro de la información en los Libros Contables Digitales. La información en estos libros, deberá ajustarse a los siguientes requerimientos: a. Para las Entidades Públicas del Sector Público no Financiero y Financiero no Bancario, la información contenida en dichos libros será con base a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), al Plan General de la Contabilidad Nacional (PGCN) y todas las demás disposiciones emitidas por este Órgano Rector. b. Para las Empresas Públicas no Financieras: la información contenida en dichos libros será con base a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y todas las demás disposiciones emitidas por este Órgano Rector. 118

127 En el tanto no se esté implementando las NICSP y las NIIF, la información contenida en los libros Contables Digitales será con base a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense. Artículo 4º- Para la coordinación correspondiente, deberán acudir a sus respectivas Auditorías Internas, las cuales establecerán el procedimiento adecuado, así como las medidas necesarias de protección y respaldo. Artículo 5º- La fiscalización, control y seguimiento de los Libros Legales le corresponderá a las Auditorías Internas de las Entidades Públicas, de acuerdo a lo dispuesto por el Ente Rector en materia de Control Interno (CGR). Artículo 6º- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las doce horas treinta minutos del seis de agosto del dos mil trece. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 2º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público 119

128 atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 3º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. 4 - Que el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de esta Ley, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones. 5 - En el año 2006 se emite la Directriz CN denominada Activos y pasivos contingentes, la cual fue publicada en el diario oficial La Gaceta N 133 del 11 de julio de 2006 y en el año 2007 se emite la Directriz CN denominada Creación de cuentas Provisiones y Provisiones Contingentes, publicada en La Gaceta N 93 del 16 de mayo de Dado que, el marco normativo antes citado no responde a la realidad del Sector Público Costarricense, para el tratamiento contable de las provisiones, activos y pasivos contingentes en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, se emite la siguiente directriz: DIRECTRIZ Nº CN Contingencias y Provisiones Artículo 1.- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las instituciones que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2.- Objetivo. La finalidad de la misma es dar una orientación sobre el tratamiento contable de provisiones, activos y pasivos contingentes y de esta manera manejar un lenguaje contable único en este tema a nivel de instituciones del Sector Público costarricense. Artículo 3.- Conceptos. Activo contingente: Son obligaciones de naturaleza posible, surgidos a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada solo cuando acontezcan uno o más sucesos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad. Pasivo contingente: Un pasivo contingente es: 120

129 Una obligación posible, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada solo por la ocurrencia (o en su caso por la no ocurrencia) de uno o más sucesos futuros inciertos, que no están enteramente bajo el control de la entidad, o bien Una obligación presente surgida a raíz de sucesos pasados, que no se han reconocido contablemente porque: No es probable que una salida de recursos que incorporen beneficios económicos o un potencial de servicio sea exigible estableciendo una obligación; o bien, El monto de la obligación no puede ser medido con la suficiente fiabilidad. Provisión: Es un pasivo por el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento. Artículo 4.- Tratamiento contable Activo y pasivo contingente. Los pasivos y activos contingentes deben revelarse en las notas a los Estados Financieros y han de ser objeto de evaluación de forma continua, por parte de la Administración Activa de cada entidad pública, para asegurar que su evolución esté reflejada adecuadamente en los Estados Financieros. Artículo 5.- Tratamiento contable Provisiones y Cuentas por Pagar. Las provisiones de pasivos cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo definitivo) donde se establezca un monto estimado exigible, han de ser reconocidas mediante asientos contables en los Estados Financieros. Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de pagarlo, según criterio técnico, (independientemente de contar con contenido presupuestario), el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar en los Estados Financieros. Si este pasivo anteriormente había sido reconocido como una provisión, la entidad deberá reversar dicha provisión, para tales efectos se deberán registrar estos pasivos como Otras Deudas a Corto o Largo Plazo. Artículo 6.- Tratamiento contable Cuentas por Cobrar. Un activo contingente deja de serlo y pasa a ser reconocido como Cuenta por Cobrar, cuando exista un fallo definitivo por parte de un Tribunal Administrativo o Judicial. Artículo 7.- Deterioro de las Cuentas por Cobrar. Cuando existan cuentas por cobrar, cuyo origen son las sentencias por fallos administrativos o judiciales, las mismas pueden sufrir deterioro en el tiempo por su irrecuperabilidad u otros factores externos, por lo cual la entidad deberá revelar el deterioro de las mismas. Artículo 8.- Requerimiento de información. La información será remitida a la Contabilidad Nacional de la siguiente manera: 121

130 Poder Ejecutivo: Las Administraciones Activas de todos los Ministerios que conforman el Poder ejecutivo, deberán remitir esta información de forma mensual a la Contabilidad Nacional, misma que deberá estar actualizada y debidamente conciliada, con saldos razonables. Desconcentradas y Poderes: Deben remitir la información en notas informativas y como anexo a los EEFF cada tres meses y en la liquidación final del periodo. Y el resto del sector público: Deben remitir la información en notas informativas y como anexo a los EEFF en la liquidación final del periodo. El detalle de esta información será solicitada por la Contabilidad Nacional mediante oficio. Artículo 9.- Derogatoria: Deróguese la Directriz CN denominada Activos y pasivos contingentes, publicada en La Gaceta N 133 del 11 de julio de 2006 y la Directriz CN denominada Creación de cuentas Provisiones y Provisiones Contingentes, publicada en La Gaceta N 93 del 16 de mayo de Artículo 10.- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las diez horas del ocho de enero del dos mil catorce. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL Directriz Nº La Contadora Nacional Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Considerando 122

131 1º- Que mediante el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No del 18 de setiembre del 2001, se establecen los deberes y funciones que tendrá la Contabilidad Nacional, como el órgano rector del Subsistema, teniendo entre estos, la obligación de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en la materia de competencia. 2º- Que mediante la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No del 30 de agosto del 2005, vigente desde 13 de Octubre del 2005 y su Reglamento, dado por Decreto No MICIT del 20 de marzo del 2006, vigente desde el 21 de abril del 2006, se faculta al Estado y todas las entidades públicas para utilizar los documentos electrónicos, dentro de sus respectivas competencias. Por tanto, se emite la siguiente directriz, Directriz No Información Contable Digital Artículo 1º- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento facultativo, para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 de Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No Artículo 2º- Sobre el Uso de Información Contable Digital. Todas las instituciones mencionadas en el artículo anterior, podrán llevar sus registros contables-financieros mediante Sistemas Informáticos, de los cuales podrán obtener sus informes o documentos Contables-Financieros (Estados Financieros, Auxiliares de Cuentas, cuadros y otra información necesaria), producidos por medios electrónicos, por cuanto la mencionada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, ha establecido una equivalencia funcional, entre lo expresado o transmitido por un medio electrónico como por uno de soporte físico. Artículo 3º- Sobre el registro de la información Contable-Financiero Digital. La información digital, deberá ajustarse a los siguientes requerimientos: a. Para las Entidades Públicas del Sector Público no Financiero y Financiero no Bancario, la información contenida en dichos sistemas se deberán ajustar a los requerimientos establecidos por las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), al Plan General de la Contabilidad Nacional (PGCN) y todas las demás disposiciones emitidas por este Órgano Rector. b. Para las Empresas Públicas no Financieras: la información contenida en dichos sistemas se deberán ajustar a los requerimientos establecidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y todas las demás disposiciones emitidas por este Órgano Rector. En el tanto no se esté implementando las NICSP y las NIIF, por la Entidad u Organo informante, la información contenida en los Sistemas Informáticos Contables- 123

132 Financieros será con base a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Artículo 4º- Cuando los responsables de las Unidades Contables de las Entidades y Organos Públicos, quieran llevar la información contable en forma digital, incluyendo los libros contables digitales, podrán acudir a sus respectivas Administraciones Activas (El Jerarca y los titulares subordinados), según lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República (CGR) y los artículos 8 y 10 de la Ley General de Control Interno, para obtener los lineamientos, políticas y procedimientos, para asegurar la confiabilidad, seguridad y controles, para la implementación de estos sistemas informáticos contables-financieros y la emisión de los documentos digitales emitidos por estos. Artículo 5º- Para el archivo de la información digital, se tendrá que considerar los lineamientos establecidos por la Ley N 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento y la directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de enero de Artículo 6º- La Administración Activa será la responsable de que los documentos digitales en mención, cumplan con las estipulaciones de la Ley General de Control Interno. Artículo 7º - Queda derogada la Directriz No a partir de la fecha de vigencia de la presente directriz. Artículo 8º- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las tres horas del cinco de febrero del dos mil catorce. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 124

133 DIRECTRIZ Nº CN LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, CONSIDERANDO 1 - Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 2º- Las instituciones del Sector Público comprendidas en el artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, tienen la obligación de atender los requerimientos de información que realiza la Contabilidad Nacional, en aras de cumplir con la función de velar porque las instituciones del Sector Público atiendan los principios y las normas contables de aceptación general en el ámbito gubernamental. 3º- Que el inciso d) del artículo 93 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001 establece que, la Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, deberá asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. 4 - El Gobierno de Costa Rica decidió adoptar e implementar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/NIC) en las empresas públicas, mediante el Decreto N H, como parte de un proceso que tiene como objetivo que todo el sector público costarricense genere información financiera, aplicando marcos normativo-contables robustos, bajo estándares internacionales Las NIIF/NIC exigen que la información financiera cumpla con las características cualitativas de relevancia, representación fiel, comprensibilidad, oportunidad, comparabilidad y verificabilidad, que las hacen útil a los usuarios para la toma de decisiones, la transparencia en la gestión de los recursos públicos, la rendición de cuentas y la generación de estadísticas e indicadores de finanzas públicas, que apoyen el diseño de políticas públicas y su evaluación El Decreto Ejecutivo N H, establece que, las empresas públicas que no estén en condiciones de iniciar con la aplicación de las NIIF a partir de enero de 2014, podrán contar con un plazo adicional para concluir sus respectivos procesos de implementación que terminará el 31 de diciembre de Al hacer uso de ese plazo adicional, dichas empresas quedan obligadas a presentar a la Contabilidad Nacional, las adecuaciones de su plan de acción, de acuerdo con los lineamientos que emita dicho órgano rector, y deben tomar las previsiones necesarias a fin de garantizar que iniciarán con la aplicación de las NIIF en el periodo contable que inicia el primero de enero de Dado lo anterior, se emite la siguiente directriz: DIRECTRIZ Nº CN Lineamientos aplicación de NIIF/NIC en empresas públicas Artículo 1.- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las empresas públicas que se encuentran bajo la rectoría del Subsistema de Contabilidad, de conformidad con 125

134 lo establecido en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Artículo 2.- Objetivo. La finalidad de la misma es dar una orientación a las Empresas Públicas sobre los lineamientos a seguir para implementar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/NIC). Artículo 3.-. Manual Funcional de Cuentas Contables. Las empresas que se encuentran rezagadas en su proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/NIC) y que aún no tienen un plan de cuentas que les permita registrar con base en los requerimientos de la normativa contable internacional, se les recomienda adoptar el Manual Funcional de Cuentas Contables contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN) del Sector Gobierno General y coordinar con la Dirección General de Contabilidad Nacional su implementación en las condiciones de la empresa. Artículo 4.- Tabla de relación. Las empresas públicas que cuentan con un manual funcional de cuentas contables elaborado para registrar con base en NIIF/NIC, diferente al incluido en el PGCN, deben elaborar una tabla de relación entre ambos planes de cuentas, teniendo en cuenta que la relación se realizará a partir de la descripción de lo que se registra en las respectivas cuentas. Artículo 5.- Políticas Contables. Las empresas públicas, que les corresponde aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/NIC), deben tener en cuenta, para la elaboración de las políticas contables que, en las transacciones similares que se realicen en circunstancias parecidas al Sector Gobierno General, el tratamiento contable debe ser homogéneo con el aplicado en dicho sector, ya que tiene consecuencias sobre el patrimonio neto de las empresas públicas, a partir del cual se consolidarán, o si se requiere a futuro, la consolidación línea a línea Artículo 6.- Planes de acción. Las empresas públicas que no estén aplicando plenamente las NIIF/NIC a partir de enero de 2014, deben acogerse al plazo adicional que da opción el Decreto N H y presentar a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DCN), las adecuaciones a sus planes de acción a más tardar el 30 de abril de En dicha adecuación deben guiarse por el Capítulo VI de la Metodología de Implementación de las NICSP, y los correspondientes anexos, en todo aquello que les sea aplicable y que les falta de completar en sus respectivos procesos de implementación de las NIIF/NIC. En ese capítulo están contenidos los programas, sub programas, actividades, tareas y metas, que se deben ejecutar para implementar normativa contable internacional. Artículo 7.- Informes de avance. Las empresas públicas que no han completado sus procesos de implementación deben presentar informes de avance trimestrales (Directriz CN ). Artículo 8.- Manuales de Procedimientos Contables. Las empresas públicas que ya están aplicando las NIIF/NIC, deben presentar los manuales de procedimientos contables a la DGCN, a más tardar el 30 de junio de 2014, y las demás, apenas concluyan sus respectivos procesos de implementación. Artículo 9.- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 10.- Vigencia. Rige a partir de su publicación. 126

135 Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las trece horas del dos de abril del dos mil catorce. MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL Directriz Nº CN La Contadora Nacional Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y lo establecido en el Decreto Ejecutivo número H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Considerando 1º- Que mediante el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No del 18 de setiembre del 2001, se establecen los deberes y funciones que tendrá la Contabilidad Nacional, como el Órgano Rector del Subsistema, teniendo entre estos, la obligación de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en la materia de competencia. 2º- Que la Contabilidad Nacional como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad, tiene dentro de sus objetivos remitir información útil, adecuada, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del Sector Público Costarricense, responsable de la gestión y evaluación financiera, patrimonial y presupuestaria, así como para terceros interesados. 3º- Que mediante la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No del 30 de agosto del 2005, se faculta al Estado y todas las entidades públicas para utilizar los documentos electrónicos, dentro de sus respectivas competencias. 4º- Que el artículo 94 de la Ley N 8131 obliga a todas las entidades públicas estatales a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional. Por tanto, se emite la siguiente directriz, Directriz No. CN Presentación de Estados Financieros y otra información 127

136 Artículo 1º Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio, para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 de Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No Artículo 2º Fechas de presentación de los Estados Financieros (EEFF). Las entidades que pertenecen al Gobierno de la República (Administración Central y Poderes) deberán presentar los Estados Financieros (EEFF) a más tardar los días 15 de abril, 15 de julio y 15 de octubre correspondiente al trimestre inmediato anterior y todas las entidades públicas contempladas en el artículo 1 de esta Directriz deberán presentar los Estados Financieros en la primera semana del mes de febrero de cada año, lo correspondiente al cierre definitivo del período inmediato anterior. Los plazos acá indicados, son perentorios para la efectiva entrega o envío de la información. Artículo 3º Información solicitada en los EEFF. Se deberán remitir a la Contabilidad Nacional los Estados Financieros, las notas informativas, los auxiliares de las cuentas requeridas por la Unidad de Consolidación de Cifras del Sector Público y sus respectivos anexos que respalden la información ahí contenida. La información a presentar deberán al menos, presentar los siguientes elementos: El nombre y membrete de la entidad u órgano que presenta la información, así como cualquier cambio en esa información desde la fecha precedente a la que se informa; el nombre y calidades del funcionario autorizado y/o facultado para emitir constancias de la información, la fecha sobre la que se informa o el período cubierto por los EEFF, según resulte adecuado conforme a la naturaleza de los mismos; la fuente de donde se extrae la información, número de folios que comprende, la moneda de presentación, el grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los EEFF, en caso de que se incluyan anexos, se identifique en los mismos el nombre y firma del funcionario que emite la constancia, referencias de la dirección de correo electrónico, número de teléfono, lugar en que se emite la constancia, sello, firma digital, según corresponda. Indicar si los estados financieros corresponden a una entidad individual o a una entidad económica Asimismo, al pie de los EEFF se deberá incluir: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Además las entidades revelarán la siguiente información: a) el domicilio y forma legal de la entidad, y jurisdicción en la que opera; b) una descripción de la naturaleza de las operaciones de la entidad y principales actividades y c) una referencia a la legislación pertinente que rige las operaciones de la entidad. 128

137 Artículo 4º Estados Financieros. Los estados financieros y sus anexos que deben ser elaborados son los que a continuación se detallan: Estado de Situación Financiera o Balance General (ESF), Estado de Rendimiento Financiero (ERF), (Según corresponda a su actividad). Estado de Cambios en el Patrimonio (ECP), Estado de Flujos de Efectivo (EFE), Notas a los EEFF (Notas), Las entidades deberán presentar información comparativa, con respecto al período anterior, para toda clase de información cuantitativa incluida en los EEFF. No se requiere la presentación de dicho tipo de información con respecto a los EEFF en los que se adopta por primera vez la base contable de acumulación (o devengado) de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Artículo 5º Presentación Física o en Formato Digital de EEFF. La presentación de los Estados Financieros deberá realizarse de forma física y digital. Para la remisión digital de esta información, se deberán enviar dos archivos, uno en formato PDF y el otro en formato XLS o XXLS. En caso de que, se cuente con las firmas digitales certificadas según lo establecido en el artículo 6 de esta Directriz, dichos EEFF podrán ser remitidos solo en formato digital. Artículo 6º Firma de los Estados Financieros. Los EEFF deben presentarse mediante constancia emitida por la Administración Activa de la Entidad u Órgano que los emite. Los mismos deberán ser firmados por el Contador a cargo, el cual debe estar debidamente acreditado para ello, requiriéndose adicionalmente la firma y aprobación del Director Ejecutivo o jerarca de la entidad correspondiente, siendo ambos los responsables de dichos estados. En el caso de que, la presentación se efectúe en formato digital, deberá contener las firmas digitales del contador a cargo y el jerarca, según lo establecido en el párrafo anterior. Artículo 7º Otra información que remite el Poder Ejecutivo a la Contabilidad Nacional: Cualquier información que sea remitida a la Contabilidad Nacional por parte del Poder Ejecutivo deberá de cumplir con los siguientes requisitos: Nombre y membrete de la entidad u órgano que emite la información, firma, nombre y calidades del funcionario que remite la información y sello de la institución, en caso de indicar saldos, se deberá indicar si los mismos son brutos o netos, las fechas de corte y periodo que comprende, número de hojas o folios que contiene la información, referencia al número de oficio mediante el cual se requirió la información, en caso de remitirse dicha información en formato digital, deberá de acreditarse la misma mediante la firma digital certificada, se deberá remitir la misma como tipo constancia y en caso de que se incluyan anexos, se identifique en los mismos el nombre y firma del funcionario que emite la constancia y sellos de la institución, 129

138 Cualquier detalle adicional o requerimiento especial (periodicidad, fechas límites de entrega, etc.), será indicado mediante oficio. Artículo 8º Derogatorias. Deróguense las Directrices CN del 28 de julio del 2004, CN del 16 de septiembre del 2005, DCN del 18 de febrero del 2011, DCN del 06 de septiembre del Artículo 9º Régimen de Responsabilidad. Aquellas entidades y órganos que incumplan con lo indicado en la presente directriz, estarán sujetas a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No Artículo 10º Vigencia. Rige a partir de su publicación Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las ocho horas del 02 de mayo del dos mil catorce. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL 130

139 DIRECTRIZ DGABCA DCN DE: Fabián David Quirós Álvarez Director General Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Jeannette Solano García, Sub-Directora Dirección Contabilidad Nacional PARA: Proveedurías Institucionales y Encargados de Bienes Instituciones Administración Central FECHA: 13 de Octubre del 2014 ASUNTO: Informes Trimestral y Anual para la correcta clasificación y contabilización presupuestaria y patrimonial de los activos que comprenden la cuenta Construcciones en proceso. Con fundamento en las potestades conferidas a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en el artículo 99 inciso l) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131 del 18 de septiembre de 2001 (en adelante LAFRPP), que establece para esta Dirección la obligación de velar porque los responsables ejerzan el control adecuado de los inventarios de bienes de la Administración Central; la disposición 4.5 del informe DFOE-SAF-IF , emitido por la Contraloría General de la República; y la Contabilidad Nacional en razón de lo establecido en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley supra citada y la directriz CN emitida por dicha Dirección; así como por el artículo 134 del Decreto Ejecutivo N H-MP-PLAN publicado en La Gaceta N 74 del 18 de abril del 2006; disponen lo siguiente: Que las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), requieren que se lleve debidamente el registro de las construcciones en proceso y como resultado de la imposibilidad actual de registrar esta información en el SIBINET, es que estas Direcciones establecieron el siguiente procedimiento alternativo, hasta que se cuente con un sistema que permita la inclusión de esta información, debido a la necesidad imperante de establecer el registro de las Obras en Proceso por concepto de construcciones de edificios; de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público; de bienes históricos y culturales; sistemas informáticos y otras construcciones, adiciones y mejoras. Es así como, a partir de la presente comunicación, las instituciones cubiertas por la LAFRPP en su artículo 1 inciso a), deberán remitir a la Dirección General de Administración Bienes y Contratación Administrativa y 131

140 a la Dirección de la Contabilidad Nacional, un informe certificado en forma digital cada tres meses y con toda la documentación soporte del caso, de los movimientos de activos de la cuenta Construcciones en proceso, que contenga la información acumulada de la totalidad de bienes relacionados con este rubro, a la fecha de corte, cuyas fechas límite son: I trimestre, realizado al 31 de marzo, a más tardar el 15 de abril*. II trimestre, realizado al 30 de junio, a más tardar el 15 julio*. III trimestre, realizado al 30 de setiembre, a más tardar el 15 de octubre*. IV trimestre, realizado al 31 de diciembre, a más tardar el 15 de enero del año siguiente*. * En caso de ser día inhábil, deberá rendirse el día hábil siguiente. A continuación se detallan los puntos que deben incorporarse en el Informe Trimestral de Construcciones en proceso (ver anexo N 1), el cual se debe llenar con la información que se detalla a continuación: Documentación del proyecto a fin de clasificar e identificar el mismo: Código del proyecto Nombre del proyecto Fecha inicio del proyecto Fecha fin del proyecto Costo total del proyecto (monto en colones y dólares), incluyendo los costos por Adenda y por Mejoras. Descripción de la obra Institución (código y nombre) Empresa que desarrolla con su cédula jurídica (se debe aportar copia debidamente certificada o certificación de personería jurídica) Tipo de proyecto (construcciones en proceso de edificios, construcciones en proceso de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público y construcciones en proceso de bienes culturales del Sector Público Costarricense o los sistemas informáticos en proceso) Cuenta Contable Tipo de Contratación Fecha creación del proyecto Comentarios adicionales Nº orden de compra Nº factura N Documento de pago Proveedor (identificación y nombre completo) Partida presupuestaria Catálogo de mercancías Hecho y Revisado por (nombre completo y firma) Registrar el avance de la obra: Incluir el plan de trabajo del proyecto Monto en colones y dólares del avance de la obra Fecha de registro del avance Registrar el recibo a satisfacción de la obra y adjuntar la documentación correspondiente. 132

141 Registro contable: Valor de adquisición Hasta que el bien esté terminado, puede tener valor en libros Nº orden de compra Nº factura Una vez iniciada la construcción o remodelación de la infraestructura se utilizará la cuenta Construcciones en proceso, cuenta de activo donde se registran todas las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso; al concluirse la obra el saldo acumulado de esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado (es recomendable que las instituciones utilicen las cuentas que ya están establecidas en el nuevo catálogo de cuentas, con el fin de uniformar las cuentas a utilizar). Es importante acotar en este punto, que los avances de obra en proceso no se deprecian. Respecto del informe que debe presentarse cada trimestre a ambas Direcciones en forma digital, cada Institución debe de velar por el cumplimiento de los siguientes requisitos: La información de la matriz de obras en proceso, utilizada para llevar el control de la cuenta Construcciones en Proceso no debe presentar campos vacíos. En la matriz solamente se incorporan obras en proceso relativas a la partida presupuestaria 5-Bienes Duraderos, y no de otras partidas presupuestarias. Todas las instituciones de la Administración Central que ejecuten Obras en proceso deben reportar este hecho a la DGABCA, sin excepción alguna. Aquellas instituciones que a la fecha de presentación de cada informe trimestral, no posean obras en proceso, deben comunicarlo de manera formal. La información deberá ser remitida en forma digital, sin excepción alguna. Es decir, que deben enviar el informe consolidado firmado digitalmente, incluyendo la matriz en formato Excel (digital), así como el mismo documento con firma digital en formato de PDF, lo cual asegurará a la institución que lo enviado en formato Excel no será modificado. Queda opcional para la institución, remitir el documento en forma física a estas Direcciones. Respecto de la documentación que debe ser adjuntada al informe, la misma se puede enviar en un CD o cualquier medio virtual que permita su remisión digital. La misma documentación deberá ser incluida al informe en caso de que la institución remita el informe en forma física. El encargado de bienes de cada institución tendrá la obligación de verificar que la información remitida por cada programa de su institución esté correcta, a la hora de compilar el informe que será remitido a estas Direcciones. En caso de que algun programa remita al encargado de bienes información incorrecta o incoherente, éste tendrá la obligación de solicitar los subsanes del caso previo a remitir el informe trimestral consolidado de toda la institución. En aquellos casos en que se haya concluido alguna obra, pero no se haya dado el recibido conforme o finiquito, la institución deberá informar de esta situación a ambas Direcciones, con el fin de justificar el hecho de que no se de una Alta en el sistema SIBINET por un activo terminado. Esta información debe ser anotada en la sección de Observaciones de la matriz, así como cualquier otra información que el encargado de bienes considere pertinente o relevante. Una vez terminada la obra o construcción en proceso, y habiendo recibido conforme la misma en forma definitiva, el encargado de bienes institucional, debe proceder con el registro del nuevo activo terminado en el sistema SIBINET, informando a ambas Direcciones, por medio del informe trimestral correspondiente, haciendo indicación del número de placa del activo registrado, descripción del mismo, así como la 133

142 indicación del monto del costo final de la obra, información que debe coincidir con la reflejada en el sistema de control de activos. Se insta, como acción estratégica que permita garantizar la actualización de dicha información, que comprende la cuenta de las obras o construcciones en proceso (partida presupuestaria 5- Bienes Duraderos), a gestionar la remisión de una directriz a lo interno de la Institución, firmada por el Jerarca o el Director Administrativo, para que los Jefes de Programa, Sub-programa, proyectos u otras áreas, remitan la información solicitada a las Áreas de la Administración de Bienes, conforme a los plazos y la forma en que debe ser presentada, según la presente Directriz. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N De conformidad con lo anterior, se dejan sin efecto las Directrices N DGABCA /DCN del 1º de julio del 2013, así como la Directriz DGABCA del 2 de mayo del presente año. FDQA/FGT/acu/eca Consecutivo Circulares. 134

143 ANEXO Nº 1 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA MATRIZ OBRAS EN PROCESO Mediante la presente matriz, se pretende llevar un control más estricto de todos los movimientos que tienen relación directa con la cuenta Construcciones en proceso, como una necesidad imperante de establecer el registro adecuado y oportuno de las obras en proceso por concepto de construcciones de edificios, de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público, de bienes históricos y culturales de la Administración Central y de sistemas informáticos. Para ello, las instituciones deberán enviar en forma trimestral los detalles de avance de cada obra en proceso, tanto a la Dirección de Bienes como a la Dirección de Contabilidad Nacional, de acuerdo a lo especificado en la directriz N DGABC DCN , y han de custodiar la documentación de cada obra, como soporte y respaldo de cada proyecto. REGISTRO DE LAS OBRAS EN PROCESO NOMBRE Y CÓDIGO INSTITUCIÓN (1) CÓDIGO DEL PROYECTO (2) NOMBRE DEL PROYECTO (3) TIPO DE PROYECTO (4) CUENTA CONTABLE (5) CONTRATACIÓN (6) COSTO TOTAL PROYECTO (7) COSTO SEGÚN CONTRATACION (8) COSTO SEGÚN ADENDUM (9) COSTO SEGÚN MEJORAS (10) Dólares Dólares Dólares Dólares Colones Colones Colones Colones FECHA INICIO DEL PROYECTO (11) FECHA FINAL DEL PROYECTO (12) NÚMERO ORDEN DE COMPRA (13) 135

144 ANEXO N 1 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA MATRIZ OBRAS EN PROCESO Nombre y Código Presupuestario de la Institución: en este apartado se detalla el nombre completo y código de la institución responsable en llevar a cabo el proyecto. Ej. NOMBRE Y CÓDIGO INSTITUCIÓN: Ministerio de Hacienda 206 Código del Proyecto: en este apartado se consigna el código otorgado al proyecto de obra. Ej. CÓDIGO DEL PROYECTO: Nombre del proyecto: detallar con claridad el nombre completo del proyecto. Ej. NOMBRE DEL PROYECTO: Construcción de Edificio para la Contabilidad Nacional Tipo de proyecto: especificar el tipo de proyecto que se va a realizar (construcciones en proceso de Edificios, o de Bienes de Infraestructura, Beneficio y uso público, o de Bienes Culturales del Sector Público o de Sistemas Informáticos). Ej. TIPO DE PROYECTO: Construcciones en Proceso Edificios Cuenta contable: consignar el número de cuenta contable que le corresponde a la obra. Ej. CUENTA CONTABLE: Contratación: indicar el tipo de contratación por el cual se llevará a cabo el proyecto así como su número, Ej. CONTRATACIÓN: 2013LN Costo total del proyecto: este apartado ya está dado por fórmula, por lo que no deberá ser llenado. Corresponde al resultado de la sumatoria de los costos de: la contratación, del adendum(s) y las mejoras o bien solo adendum, solo mejoras o ninguna de las dos. Ej. COSTO TOTAL PROYECTO: $ ,00 Dólares ,00 Colones Este valor no se digita (es por fórmula) Este valor no se digita (es por fórmula) Costo según contratación: se debe detallar el monto (en dólares y en colones), que se pacto en el contrato, utilizando para ello el tipo de cambio vigente según el Banco Central de Costa Rica, al momento de que queda en firme la contratación, para hacer la conversión. Ej. 136

145 COSTO SEGÚN CONTRATACIÓN: $ ,00 Dólares ,00 Colones Costo según adendum: en caso de existir adendums al proyecto original, se debe consignar el monto correspondiente (en dólares y en colones), utilizando el tipo de cambio vigente según el BCCR, al momento en que queda en firme el adendum. Ej. COSTO SEGÚN ADENDUM: $25.000,00 Dólares ,00 Colones Costo según mejoras: en caso de existir mejoras relacionadas al proyecto original, se debe consignar el monto correspondiente (en dólares y en colones), utilizando el tipo de cambio vigente según el BCCR, al momento en que queda en firme el documento que soporta o ampara las mejoras. Ej. COSTO SEGÚN MEJORAS: $5.000,00 Dólares ,00 Colones Fecha Inicio del proyecto: Indicar la fecha en que inicia el proyecto. Ej. FECHA INICIO DEL PROYECTO 01/03/2014 Fecha final del proyecto: Indicar la fecha en que concluye el proyecto. Ej. FECHA FINAL DEL PROYECTO 15/09/2014 Número de Orden de compra: Consignar el número orden de compra con que se pagará a futuro el proyecto. Ej. NÚMERO ORDEN DE COMPRA FECHA FACTURA (14) NUMERO FACTURA (15) NUMERO DE DOCUMENTO (FORMA DE PAGO) (16) PARTIDA PRESUPUESTARIA (17) NOMBRE DEL PROVEEDOR (18) DESCRIPCIÓN DE LA OBRA (19) DÉBITOS (20) CRÉDITOS (21) SALDO (22) Fecha de factura: Indicar la fecha de cada factura por avance de obra. Número de Factura: Colocar el número de cada factura. Número de documento: Indicar el documento por medio del cual se realiza el pago (cheque, transferencia, acuerdo de pago, entre otros). Partida Presupuestaria: Indicar la partida presupuestaria en que se registra (de acuerdo al tipo de proyecto). Nombre del Proveedor: Indicar la razón social completa del proveedor que realizará el proyecto (no consignar el nombre comercial). Ej. 137

146 NOMBRE DEL PROVEEDOR Constructora la CIMA S.A. Descripción de la Obra: Describir de forma detallada el tipo de trabajo que se está realizando (Construcción, Desarrollo, Mantenimiento, ó Adiciones-Mejoras, ó, una combinación), y si existen porcentajes de avance señalados en la factura, se deben también señalar. Ej. DESCRIPCIÓN DE LA OBRA Avance 10% Construcción Edificio para la Contabilidad Nacional Avance 20% Construcción Edificio para la Contabilidad Nacional Débitos: Se consignan los pagos efectuados por el avance de la obra (de los trabajos que se vayan haciendo contra factura presentada). Créditos: Se consignará el monto total del proyecto al momento de finalizar la obra, cuyo registro, reversará la cuenta dejando saldo cero. Saldo: Casillas establecidas por fórmula, que se irán modificando conforme se registren los débitos o crédito(s) del proyecto, por lo que no se deberán llenar ni modificar. Aunado a los datos que se señalaron anteriormente, esta matriz para el control de las obras en proceso, posee 3 apartados adicionales, a saber: Observaciones: en el cual se podrá indicar algún dato importante a destacar del proyecto. Hecho por: Se ha de consignar el nombre completo y firma del Encargado de Bienes, de la institución. Revisado por: se ha de consignar el nombre completo y firma del jefe inmediato, del encargado de bienes. 138

147 MODELO DE LA MATRIZ OBRAS EN PROCESO REGISTRO DE LAS OBRAS EN PROCESO NOMBRE Y CÓDIGO INSTITUCIÓN: CÓDIGO DEL PROYECTO: NOMBRE DEL PROYECTO: TIPO DE PROYECTO: CUENTA CONTABLE: CONTRATACIÓN: COSTO TOTAL PROYECTO: COSTO SEGÚN CONTRATACION: COSTO SEGÚN ADENDUM: COSTO SEGÚN MEJORAS: FECHA INICIO DEL PROYECTO FECHA FINAL DEL PROYECTO NÚMERO ORDEN DE COMPRA Ministerio de Hacienda Construccion de Edificio para la Contabilidad Nacional Construcciones en Proceso Edificios E $ ,00 Dólares ,00 Colones $ ,00 Dólares ,00 Colones $25.000,00 Dólares ,00 Colones $5.000,00 Dólares ,00 Colones 01/03/ /09/ FECHA FACTURA NUMERO FACTURA NUMERO DE DOCUMENTO (FORMA DE PAGO) PARTIDA PRESUPUESTARIA 28/02/ /03/ /03/ /06/ /08/ /09/ /09/ /09/ /10/2014 NOMBRE DEL PROVEEDOR Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. Constructora la CIMA S.A. DESCRIPCIÓN DE LA OBRA DÉBITOS CRÉDITOS SALDO Avance 10% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Avance 20% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Avance 20% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Avance 20% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Avance 20% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Avance 10% construccion Edificio para la Contabilidad Nacional , ,00 Construccion de escaleras de emergencia Edificio de la Contabilidad , ,00 Nacional Polarizado de vidrios de Edificio de la contabilidad Nacional , ,00 Recibido a conformidad de Edificio de la Contabilidad Naciona ,00 0,00 OBSERVACIONES: Hecho por: Encargado de Bienes, nombre y firma Revisado por: Jefe inmediato, Encargado de Bienes, nombre y firma 139

148 Directriz DGABCA / DCN DE: Fabián David Quirós Álvarez Director General Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Ricardo Soto Arroyo Contador Nacional Dirección de Contabilidad Nacional Ministerio de Hacienda PARA: Encargados del Área de Administración de Bienes Proveedurías Institucionales Instituciones de la Administración Central y resto Sector Público no Financiero y Financiero no Bancario FECHA: 5 de Noviembre de 2014 ASUNTO: Registro de bienes otorgados en concesión. En el ejercicio de las competencias preceptuadas en la legislación vigente a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), y a la Dirección de la Contabilidad Nacional (DCN), estas Direcciones, conforme los artículos 93, 99 inciso a) y 102 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos1, así como el artículo 2 bis del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central2, recuerda a los órganos aquí regulados su deber de mantener actualizada la información sobre los bienes otorgados en concesión, conforme a los distintos regímenes establecidos en: la Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos3 y en la Ley de Contratación Administrativa4; al emitir la siguiente: 1 Ley N 8131 de 18 de setiembre de Decreto Ejecutivo N H de 26 de agosto de Ley N 7762 del 22 de mayo de Ley N 7494, de 2 de mayo de 1995 y sus reformas. Directriz para regular aspectos de administración de bienes y de registro contable de los bienes en Concesiones de los órganos de la Administración Central Artículo 1. Los órganos de la Administración Central deben mantener actualizada la información sobre los bienes otorgados en concesión, conforme a los distintos regímenes establecidos en: Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos5 y en la Ley de Contratación Administrativa6. 5 Ley N 7762 del 22 de mayo de Ley N 7494, de 2 de mayo de 1995 y sus reformas. El encargado de bienes institucional deberá registrar los bienes dados en concesión, tales como por ejemplo: los ferrocarriles, las ferrovías, los muelles, los aeropuertos 140

149 internacionales, como cualquier otro tipo de concesión, tanto nuevos como existentes, así como los servicios que ahí se presten en el sistema denominado SIBINET siguiendo las directrices emitidas por esta Dirección General en cuanto al uso del mismo (DGABCA , DGABCA-NP , DGABCA-NP y DGABCA-CS ) y sus respectivos manuales. Artículo 2. Los manuales oficiales para la utilización del sistema SIBINET, se encuentran publicados en la página del Ministerio de Hacienda: 35d96cf0_ManualSIBINETversionfinalmayo2012-DGABCA.docx, en el apartado Manual de SIBINET, versión final mayo 2012, su utilización procura un uso adecuado del sistema facilitando la inscripción y actualización de información sobre bienes del Estado en general. Artículo 3. El proceso para inscribir un bien otorgado en concesión en el sistema SIBINET, se resume en ocho pasos, que se detallan a continuación: 1. Se ingresa a Bienes de la Administración. 2. En la casilla año presupuestario, debe elegirse la opción todos. 3. Se busca la institución que corresponda. 4. Debe seleccionarse en Tipo de Movimiento la opción de Concesión. 5. En desglose debe seleccionarse Bienes en Concesión. 6. La Justificación debe hacer una referencia del movimiento que se realiza. Ejemplo: Para incluir concesión. 7. Se selecciona el bien concesionado y se ejecuta el movimiento. 8. Ejecutado el movimiento se carga la pantalla de concesiones, donde se selecciona la opción de crear una nueva concesión. 9. Por último, se llenan todos los campos que el sistema solicita y se guarda. Artículo 4. En el informe anual de bienes que deberá ser remitido a la DGABCA a más tardar el día 15 de enero de cada año, deberá estar contemplado el 100% de los bienes patrimoniables de la institución, incluyendo los bienes dados en concesión, los cuales deberán estar debidamente registrados en el sistema SIBINET. Si la información de los bienes dados en concesión no fue incluida en el sistema SIBINET para los trimestres precedentes al período 2014; el encargado institucional de dicha actualización deberá realizarlo antes del 31 de diciembre de este mismo año. Téngase presente que cuando se formaliza una concesión, la institución concedente tiene el deber de remitir a esta Dirección General, copia certificada de la formalización contractual respectiva. Artículo 5. Definiciones sobre concesiones: a. Qué es una Concesión de Servicios Públicos? Concesión de obras públicas y de obras con servicios públicos. En Economía y en Derecho Administrativo, una concesión es el otorgamiento del derecho de explotación, por un período determinado, de bienes y/o servicios por parte de una Administración pública o empresa pública, a otra, generalmente privada. La concesión tiene por objeto la administración de los bienes públicos mediante el uso, aprovechamiento, explotación de las instalaciones o la construcción de obras y nuevas 141

150 terminales de cualquier índole sea marítima, terrestre o aérea de los bienes del dominio público. Los objetivos de estos negocios radican en proporcionar servicios esenciales para el público, por ejemplo, la electricidad, el gas, el suministro de agua, la depuración de aguas residuales y las telecomunicaciones. Las concesiones públicas afectan a casi toda la infraestructura de los países desarrollados, ya que requieren grandes redes de distribución integradas, o la coordinación de muchos servicios esenciales como la red nacional del tendido eléctrico. Muchas concesiones públicas tienen una estructura de costos que se beneficia de la gran escala, puesto que los costos unitarios caen a medida que la red aumenta. Sin embargo, la existencia de estas redes suele provocar que las concesiones públicas se beneficien de un monopolio natural para dar ese servicio en el área donde operan7. 7 Gutiérrez y González Ernesto, Derecho de las obligaciones (México, Porrúa, 2002), p b. Normativa Internacional Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NICSP) De acuerdo a la normativa internacional, en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (No. 32 Acuerdos de Concesión de Servicios: La Concedente), la concesión se define bajo los siguientes parámetros: como un acuerdo vinculante, describe contratos y otros acuerdos que confieren a las partes derechos y obligaciones similares a los que tendrían si la forma fuera la de un contrato. Para efectos de la aplicación de esta normativa se establecen los siguientes conceptos, de acuerdo a lo establecido en la NICSP 32: Concedente o cedente, es la entidad que concede el derecho de uso del activo público de concesión para la prestación de servicios al operador, gestor o concesionario. Operador, es la entidad que utiliza el activo público de concesión de servicios para proporcionar servicios públicos, sujeto al control del activo por el concedente. vinculante entre un concedente y un operador en el que: o El operador utiliza el activo de concesión de servicios para proporcionar un servicio público en nombre de la concedente durante un periodo determinado; y o El operador es compensado por sus servicios durante el periodo del acuerdo de concesión del servicio. En derecho Público, la palabra concesión se aplica a los actos de la autoridad soberana por los cuales se otorga a un particular (llamado concesionario) o una empresa (entonces concesionaría) determinado derecho o privilegio para la explotación de un territorio o de una fuente de riqueza, la presentación de un servicio o la ejecución de las obras convenidas8. 8 Guillermo Cabanellas, Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual. Tomo 11,

151 9 Sancho, M. Concesión de obras y servicios públicos: tratamiento contable en los estados financieros de la Administración concedente. Recuperado de Un derecho de concesión es un negocio jurídico en el cual la Administración cede a una persona física o jurídica, facultades de uso privativo de un bien de dominio público o un bien de dominio privado de la Administración, la gestión de servicios públicos por un plazo determinado, bajo determinadas circunstancias9 plasmadas en un acuerdo de concesión. Existen 2 modalidades a saber: (a) Activo concesionado suministrado por el operador el cual: (i) Construye, desarrolla o adquiere de un tercero; o (ii) Es un activo ya existente del operador; o (b) Es proporcionado por la concedente, de forma que: (i) Es un activo ya existente, propiedad del concedente; o (ii) Es una mejora de un activo ya existente, propiedad del concedente. c. Normativa costarricense relacionada a los bienes concesionados. c.1. Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos y su Reglamento. Esta ley indica que toda obra y su explotación son susceptibles de concesión, en el tanto existan razones de interés público, excluyéndose como activos concesionables, las telecomunicaciones, la electricidad y los servicios de salud. En Costa Rica por ejemplo, se cuenta con varios proyectos concesionados a saber: San Jose-San Ramón, San José-Caldera, Terminal Contenedores Moín y el Aeropuerto Internacional Daniel Oduber, entre otros. En cuanto a la regulación de los contratos de concesión de obras públicas y de obras con servicios públicos10 la ley mencionada indica lo siguiente: 10 Artículo 2, Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos. a) Concesión de obra pública: contrato administrativo por el cual la Administración concedente encarga a un tercero, el cual puede ser persona pública, privada o mixta, el diseño, la planificación, el financiamiento, la construcción, la conservación, ampliación o reparación de cualquier bien inmueble público, a cambio de contraprestaciones cobradas a los usuarios de la obra o a los beneficiarios del servicio o de contrapartidas de cualquier tipo pagadas por la Administración concedente. b) Concesión de obra con servicio público: contrato administrativo por el cual la Administración encarga a un tercero, el cual puede ser persona pública, privada o mixta, el diseño, la planificación, el financiamiento, la construcción, conservación, ampliación o reparación de cualquier bien inmueble público, así como su explotación, prestando los servicios previstos en el contrato a cambio de contraprestaciones cobradas a los usuarios de la obra o a los beneficiarios del servicio o de contrapartidas de cualquier tipo pagadas por la Administración concedente. Artículo 6. Activos o servicios que se pueden concesionar: a. Toda obra y su explotación son susceptibles de concesión cuando existan razones de interés público, que deberán constar en el expediente mediante acto razonado. Se exceptúan de la aplicación de esta Ley las telecomunicaciones, la electricidad y los servicios de salud. 143

152 (Así reformado el párrafo anterior, por el artículo 1 aparte A) punto 1) de la Ley N 8643 de 30 de junio de 2008). b. Los ferrocarriles, las ferrovías, los muelles y los aeropuertos internacionales, tanto nuevos como existentes, así como los servicios que ahí se presten, únicamente podrán ser otorgados en concesión mediante los procedimientos dispuestos en esta ley. c. En el caso de los muelles de Limón, Moín, Caldera y Puntarenas, por esta ley, únicamente podrán ser concesionadas las obras nuevas o las ampliaciones que ahí se realicen y no las existentes. El setenta por ciento (70%) de lo que la Administración obtenga por lo dispuesto en el artículo 42.1 a) de esta ley, en razón de las obras nuevas o ampliaciones que se concesionen en los citados muelles, será girado a la Junta de la Administración Portuaria de la Vertiente Atlántica y el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, según corresponda, para ser destinado exclusivamente a inversiones en obras de las respectivas provincias, sin que pueda utilizarse para cubrir gastos administrativos. Transcurrido el plazo de estas concesiones, dichas obras pasarán a la titularidad de los órganos mencionados, según corresponda. Artículo 7. Quien debe presentar en sus Estados Financieros la titularidad de los activos concesionados: ARTÍCULO 3.- Titularidad del derecho de propiedad 1.- En todas las concesiones reguladas por esta ley, se considerarán propiedad de la respectiva Administración concedente las obras que se construyan y las que se incorporen al inmueble, conforme avance la construcción. En el reglamento de la ley y el cartel que regule cada concesión en particular, se determinarán los bienes y derechos incorporados por el concesionario, que no sean propiedad de la Administración concedente y se requieran para la prestación del servicio; asimismo, su eventual transferencia a esta. 2.- Los bienes y derechos que el concesionario adquiera, por cualquier título y queden incorporados a la concesión, no podrán ser enajenados separadamente de ella, hipotecados ni sometidos a gravámenes de ninguna especie, sin el consentimiento de la Administración concedente y pasarán a su dominio al extinguirse la concesión, excepto cuando el contrato estipule otra cosa. El cartel de licitación determinará, para cada contrato, cuáles bienes y derechos quedarán incorporados a la concesión para los efectos señalados en este punto Artículo 8. Reconocimiento y medición de los activos y pasivos derivados de las concesiones a. Un activo concesionado se reconoce y se mide de acuerdo a las NICSP: La concedente reconocerá un activo proporcionado por el operador y una mejora de un activo ya existente de la concedente como un activo de concesión de servicios si: (a) la concedente controla o regula qué servicios debe proporcionar el operador con el activo, a quién debe proporcionar los y a qué precio; y (b) la concedente controla a través de la propiedad, del derecho de uso o de otra manera cualquier participación residual significativa en el activo al final del plazo del acuerdo. 144

153 La concedente medirá inicialmente el activo de concesión de servicios reconocido por su valor razonable, que es el precio en que se ponen de acuerdo las dos partes, el concedente y el concesionario. Si el activo es suministrado por la concedente, esta procederá a reclasificar el activo existente como un activo de concesión de servicios. El activo de concesión del servicio reclasificado debe contabilizarse de acuerdo con la NICSP 17 Propiedades, planta y equipo o la NICSP 31 Activos Intangibles, según proceda. Tras el reconocimiento o reclasificación inicial, los activos de concesión de servicios deben contabilizarse como una clase separada de activos de acuerdo con la NICSP 17 o la NICSP 31, según proceda. b. Reconocimiento y medición de pasivos: Cuando la concedente reconoce un activo de concesión de servicios, la concedente también reconocerá un pasivo. La concedente no reconocerá un pasivo cuando un activo existente de la concedente se reclasifique como un activo de concesión de servicios, excepto en circunstancias en las que se proporcione por el operador una contrapartida adicional. El pasivo reconocido será medido inicialmente por el mismo importe que el activo de concesión de servicios, ajustado por cualquier otra contraprestación (por ejemplo, efectivo) de la concedente al operador, o del operador a la concedente. Artículo 9. Para los efectos de control interno que cada institución de la Administración Central debe conducir, respecto a los registros contables y la información que se deben incluir en los Estados Financieros, se anexa Matriz en formato de Excel, con el fin de que las instituciones regidas por la ley N 8131, vayan implementando sus controles en estricto apego a la aplicación de las NICSP. Respecto a la información que deben de suministrar a esta Dirección General es conforme lo establece el artículo 3 de este documento. Artículo 10. La presente directriz deja sin efecto la Directriz DGABCA-NP Artículo 11. Rige a partir del día diez de noviembre del año

154 DIRECTRIZ DGABCA /DCN DE: Fabián David Quirós Álvarez Director Ricardo Soto Arroyo Contador Nacional PARA: Encargados de Bienes Área de Administración de Bienes Proveedurías Institucionales Instituciones de la Administración Central FECHA: 26 de Noviembre del 2014 ASUNTO: Presentación del Informe Anual de Bienes del periodo De conformidad con lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, A más tardar el 1 de marzo, el Ministerio de Hacienda deberá remitir a la Contraloría General de la República los siguientes informes: ( ) el informe anual sobre la administración de bienes. En atención a lo anterior, el Reglamento a la citada Ley, en su artículo 142 dicta lo siguiente: Artículo 142. Presentación de informes. Dentro de los primeros quince días del mes de enero de cada año, el máximo jerarca de cada una de las instituciones que conforman la Administración Central, remitirá a la Dirección General de la Administración de Bienes y Contratación Administrativa, el inventario general de los bienes nacionales que se encuentren bajo su administración. Adicionalmente, presentará los informes periódicos que la Dirección General le requiera en el ejercicio de su competencia. El subrayado no es del original. Atendiendo esta disposición legal, por este medio se les reitera a todas las instituciones de la Administración Central, su obligación de presentar ante esta Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a más tardar el próximo 15 de enero del 2015, el Informe Anual de Bienes del periodo Con base en los requerimientos de la Contraloría General de la República, así como los de esta Dirección General, los informes deben cumplir con el formato y los puntos que se detallarán, identificando en su informe cada uno de ellos, en el mismo orden, y con la información correspondiente. 146

155 Aunado a lo anterior, se les recuerda la responsabilidad que dicta la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, Ley N 8131, en lo que dicta: ARTÍCULO 18.- Responsabilidades de control El control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de cada dependencia. En los procesos donde participen dependencias diferentes, cada una será responsable de los subprocesos o actividades que le correspondan. Asimismo, lo manifestado en los artículos 110, 112 y 113, en dicha Ley de no ser atendido lo solicitado por esta Directriz. Por otra parte, al igual que el año pasado los ministerios para los que aplica, deberán presentar en forma separada la información de los inventarios de instituciones adscritas que reportan sus bienes a través del respectivo ministerio o bien en forma consolidada. Para dar cumplimiento a lo anterior, esta Dirección General, en coordinación con la Dirección Tecnológica de Información y Comunicación, diseñó e implementó en el sistema SIBINET, los reportes que permitan dicha separación, que se detalla a continuación junto con los demás reportes que servirán de base para la elaboración del Informe Anual de Bienes: 147

156 Estos reportes pueden accederse en la dirección: seleccionando la opción: Reportes para presentación de informes DGABCA A continuación se detallan los puntos que deben incorporarse en el Informe Anual de Bienes del periodo 2014: Detalle del inventario actualizado de los bienes de la Institución, acumulado al 31 de diciembre del Debe presentar en un CD, los reportes que sustenten esta información, emitidos del sistema SIBINET (reporte patrimoniable con corte al , reporte patrimoniable con corte al , reporte Detalle de bienes por tipo (uso anual), reporte Detalle de bienes por tipo comparativo con el año anterior (uso anual). No debe presentar el reporte de bienes patrimoniables impreso, sino sólo en CD. Certificación del registro en el sistema SIBINET, del 100% de los bienes de la institución, tanto muebles como inmuebles, utilizando el formato que se adjunta en el Anexo 1, que incluye información relacionada 148