O T P I T MIZA Z C A I C ÓN

Transcripción

1 COMISIÓN OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y COMPRAS CORPORATIVAS

2 SUMARIO EJECUTIVO Existe una problemática concreta en cuanto a la oportunidad, calidad y precio de los bienes, servicios y obras que deben ser adquiridos o contratados para el cumplimiento de los objetivos institucionales; si bien la Ley de Contrataciones del Estado y otras normas legales establecen los lineamientos y criterios que deben ser adoptados. Su cumplimiento no implica, necesariamente, que los procesos de adquisición contribuyan de manera efectiva al fin propuesto.

3 CÓMO APROVECHAR LAS ECONOMÍAS DE ESCALA en las mejores y más ventajosas condiciones para la Corporación FONAFE y para el Estado en su conjunto? Si bien los beneficios económicos obtenidos son indiscutibles, debemos considerar que el proceso de planeamiento y ejecución de las mismas presenta una problemática similar al de otras compras a cargo de las entidades, es decir en cuanto a la oportunidad y calidad de las adquisiciones. Consideramos necesario por lo tanto, revisar los aspectos relevantes del proceso para otorgar un nuevo impulso que permita alcanzar mayores niveles de eficiencia y eficacia, lo cual es posible por el alto potencial que representa la utilización conjunta de recursos entre las empresas que conforman la Corporación.

4 INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES Las compras corporativas se han implementado en la Corporación FONAFE desde el año Sin embargo el análisis también nos debe permitir evaluar y/o cuantificar: 1 2 Los plazos de ejecución que por lo general han excedido las previsiones. Los mecanismos previstos no implementados ó implementados en forma insuficiente: por ejemplo los aspectos de estandarización y catalogación de materiales. El análisis nos conducirá a cuantificar los beneficios económicos obtenidos en estos últimos siete años, los mismos que son concretos y fácilmente demostrables No existe un lineamiento básico que integre las actividades de Formulación del Plan Estratégico, Plan Operativo, Cuadros de necesidades, Presupuesto Anual y Plan de Contrataciones. No existe el apoyo de una herramienta informática de apoyo a la gestión adquisiciones y de Compras Corporativas, a ello debe adicionarse que los canales de comunicación si bien son diversos y abundantes no contribuyen al proceso por falta de adecuada interrelación entre el personal de las diferentes empresas, ello implica que los niveles de colaboración no sean los más apropiados. La estadística del OSCE refleja que los Planes Anuales de Contrataciones no se ejecutan en su integridad, lo cual, es un indicativo que es probable exista una relación similar en cuanto a la ejecución presupuestal. refleja

5 METAS Y OBJETIVOS Proponer las acciones que conducirán a optimizar el proceso de adquisiciones incrementando la calidad y oportunidad de las mismas. Implementar un sistema corporativo de clasificación, catalogación y normalización de bienes de las empresas de distribución de FONAFE. Integrar el sistema de clasificación y catalogación con el proceso de normalización de bienes e insumos que en la actualidad efectúa el CONOBI, proponiendo cambios en la normativa existente. Identificar las mejores prácticas empresariales vinculadas con el proceso de programación logística de las empresas buscando mecanizar los procesos de planeamiento logístico para alcanzar que la formulación de los cuadros de necesidades se vinculen con las metas del Plan Operativo y el presupuesto institucional Revisar y rediseñar los procesos de adquisiciones dentro del marco de la Ley de Contrataciones para optimizar los tiempos de adquisición.

6 Plan de trabajo 1. Conformación de dos grupos de trabajo encargados de lo siguiente: Grupo 1: Implementación de un proyecto piloto en una de las empresas bajo el ambito de FONAFE, para establecer un sistema de clasificación y catalogación de bienes e insumos, el que luego de su exitosa implantación, pueda ser replicado en el resto de empresas. Las actividades de este grupo serán preparar los términos de referencia para la contratación de consultoría encargada del diagnóstico y estructuración de un maestro de materiales para la empresa encargada de implementar el piloto. Un mes Efectuar la contratación de la consultora, creando un comité consultivo conformado por representantes de todas las empresas distribuidoras. Al tercer mes A la conclusión del proyecto piloto, presentar las conclusiones del mismo y los requerimientos para su implantación en el resto de empresas de la corporación. Luego de 6meses

7 Plan de trabajo Grupo 2: Identificar mejores prácticas empresariales en la planificación logística y rediseñar los procesos de adquisiciones de las empresas, especialmente el de compras corporativas para optimizar los tiempos y calidad de las adquisiciones, evitando quiebres de stocks y/o sobre stocks. As actividades de este grupo serán Preparar cuestionarios de trabajo a ser desarrollados en todas las empresas distribuidoras, y que permitan identificar prácticas y procedimientos seguidos para el planeamiento logístico, así como los programas o sistemas informáticos utilizados para tal fin. Una semana Consolidar los resultados y proponer los cambios o modificaciones que permitan crear flujos de trabajo más eficientes en las empresas, reduciendo demoras en los procesos de ordenamiento logístico. Dos meses En forma paralela, se debe identificar en aquellos procesos dentro de los actos preparatorios de cada contratación (incluyendo las compras corporativas), que puedan optimizarse, para reducir los plazos. Tres meses Promover el uso del convenio marco como mecanismo para reducir el tamaño de los inventarios de las empresas. Un mes para presentar informe