MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL El presente manual proporciona una guía detallada de la funcionalidad del Portal MiPymes, que es una aplicación Web para Micro, Pequeños y Medianos negocios conformados por personas naturales, con el objetivo de simplificar su gestión comercial y contable, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. INDICE DE CONTENIDOS INDICE DE CONTENIDOS...1 REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE...2 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL...2 Ingreso al Portal...2 Diagrama de Flujo Funcional...3 Elementos Generales...4 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN...7 Configuración de Perfil y Firma...7 Administración de catálogo de productos...9 Carga masiva del catálogo de productos MÓDULO DE EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS Factura Nota de Crédito Nota de Débito Guía de Remisión Comprobante de Retención Consulta de comprobantes emitidos (Reimpresión RIDE) Consulta de comprobantes no autorizados MÓDULO DE CONTABILIDAD Registro de comprobantes electrónicos: Registro de comprobantes de retención electrónicos recibidos: Edición o Eliminación de comprobantes electrónicos contabilizados: Registro de comprobantes físicos: Consideraciones para la contabilización de comprobantes: Generación de Estado de Resultados y Resumen de Retenciones: GLOSARIO Y TÉRMINOS TÉCNICOS

2 REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE Disponer de un computador que posea el ambiente de ejecución (software) JAVA Versión Conexión permanente a Internet, a una velocidad mínima de 1024 Kbps. Disponer de cualquiera de los siguientes navegadores: - Mozilla Firefox 22.0 o superior - Google Chrome 31 o superior - Internet Explorer 8.0 o superior - Safari o superior Contar con clave de acceso a Servicios en Línea, proporcionada por el Servicio de Rentas Internas en cualquiera de las agencias de atención al público. Disponer de un certificado digital o token de firma electrónica válido y vigente otorgado por una de las entidades de certificación autorizadas en el Ecuador. Para computadoras Macintosh (Mac s) solo puede utilizar un certificado digital. En caso de contar con token, verificar la correcta instalación del software para firma electrónica proporcionado por la entidad certificadora correspondiente en computadores con sistema operativo Windows o Linux. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL Ingreso al Portal Para ingresar al sistema el usuario deberá ingresar al portal web del Servicio de Rentas Internas al servicio habilitado para MiPymes en la dirección: A continuación se presentará una pantalla en la que deberá ingresar su número de RUC y la contraseña proporcionada para los Servicios en Línea y finalmente hacer clic en el botón Aceptar 2

3 Diagrama de Flujo Funcional Para facilitar el entendimiento de los servicios que proporciona el Portal MiPymes, a continuación se encuentra el diagrama de flujo funcional: El Portal está compuesto de 3 módulos, los cuales brevemente se describen a continuación: Módulo Administración Comprobantes Contabilidad Función En esta sección se encuentra la configuración del logotipo, el método a utilizar para la firma de los comprobantes electrónicos, la configuración de los bienes y productos, junto con sus respectivas categorías. Este módulo es el que permite la emisión de comprobantes electrónicos, reimpresión de estos y la consulta de aquellos que no fueron autorizados. Esta sección permite la contabilización de las transacciones por períodos mensuales, considerando tanto los comprobantes electrónicos como los físicos, para poder obtener reportes contables. 3

4 Opciones Manual de Usuario Elementos Generales a. Menú principal Toda la funcionalidad del Portal MiPymes se encuentra distribuida en cuatro grupos del menú principal, el cual se encuentra en la parte superior de la pantalla: b. Opciones del menú principal La funcionalidad del Portal se encuentra distribuida en grupos dentro del Menú Principal, de la siguiente manera: OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL Administración Comprobantes Contabilidad Ayuda Perfil y Firma Factura Libros Contables Contenido Categorías Nota de Crédito Estado de Resultados Productos Nota de Débito Resumen de Retenciones Guía de Remisión Comprobante de Retención Reimpresión RIDE No autorizados Más adelante en este manual podrá encontrar la descripción de la funcionalidad de cada una de las opciones. c. Menú de acceso rápido Este menú se encuentra ubicado en el costado izquierdo de la pantalla, y contiene los ítems más utilizados del portal, para permitir un acceso directo a las siguientes opciones: Inicio Factura Reimpresión RIDE Libros Contables Estado de Resultados Resumen de Retenciones NOTA: Dependiendo del dispositivo desde el cual esté accediendo al Portal, los botones pueden no aparecer, debido al tamaño de la pantalla. 4

5 d. Campos para ingreso de texto o números En las diversas pantallas que posee el Portal, aparecerán campos para el ingreso de información. Aquellos campos que junto a ellos se encuentra el ícono permitirán obtener de manera automática la demás información requerida, relacionada con el dato ingresado. Por ejemplo: Los campos de llenado obligatorio se muestran marcados con un asterisco (*) para identificarlos fácilmente; sin embargo, dependiendo de la circunstancia pueden algunos campos exigir el ingreso de datos sin poseer esta marca, lo cual la aplicación le informará por medio de mensajes en pantalla. e. Campos para ingreso de fechas Al hacer clic sobre estos campos se mostrará automáticamente un calendario para seleccionar la fecha que corresponda. El calendario le permitirá cambiar de mes utilizando los símbolos para retroceder y para avanzar. Ejemplo: f. Campos para selección de datos (Combos) Los campos de selección poseen el ícono junto a ellos, el cual despliega la lista de alternativas que puede seleccionar. Es posible elegir un solo ítem a la vez. g. Tabla de datos Las tablas muestran datos ingresados o existentes, ordenados por columnas identificadas con su respectivo título, y de ser el caso, agrupadas mediante un encabezado. 5

6 h. Botones De manera particular cada botón describe la acción que ejecuta, por ejemplo: Sin embargo el Portal muestra íconos con carácter de botones con determinada funcionalidad, las cuales se detallan a continuación: Ícono - Botón Funcionalidad Acceder a la edición de un registro. Eliminar el registro seleccionado. Exportar los datos a una hoja de cálculo. Desplegar un documento en formato XML. Desplegar un documento en formato PDF. Contabilizar un comprobante. Mostrar detalles de un comprobante. Avanzar a la siguiente página de una tabla. Retroceder a la página anterior de una tabla. Ir a la última página de una tabla. Retornar a la primera página de una tabla. i. Mensajes Son avisos informativos que indican el resultado de una acción. Cuando el mensaje aparece con un ícono color azul, significa que acción realizada fue exitosa, es decir que se ejecutó sin inconvenientes. 6

7 Los mensajes de error se muestran cuando la acción ejecutada no llegó a su término, o para informar que se ha suscitado un problema. Existen adicionalmente mensajes de advertencia que alertan al usuario de una acción que podría causar modificaciones en el desenvolvimiento de la aplicación. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Configuración de Perfil y Firma Para la emisión de comprobantes electrónicos es necesario que siga las instrucciones que se indican a continuación: 1. Acceda a la opción Perfil y Firma que se encuentra dentro del menú Administración e inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla: 2. Haga clic en el botón para seleccionar la imagen que desee utilizar como logotipo en la Representación Impresa de Documentos Electrónicos (RIDE). Asegúrese de cumplir con los requerimientos técnicos especificados para el efecto. 7

8 Una vez seleccionada la imagen del logotipo, ésta aparecerá en pantalla como se muestra a continuación: En cualquier momento podrá cambiar el logotipo ejecutando el paso anterior, o si su deseo es eliminar la imagen haga clic en el botón. 3. En el campo Tipo Firma seleccione una de las opciones que el portal muestra, según el método que vaya a utilizar para firmar electrónicamente los comprobantes, los cuales son: TOKEN: si cuenta con un dispositivo electrónico que conectado a uno de los puertos USB del computador permite la firma electrónica de documentos. ARCHIVO: si cuenta simplemente con un certificado digital de firma electrónica otorgado por una entidad certificadora. NOTA: Cualquiera de las opciones señaladas deben ser adquiridas en una de las entidades certificadoras de firma electrónica autorizadas en Ecuador, y recuerde que en computadoras Macintosh (Mac s) solamente puede hacer uso del certificado digital. 4. Si seleccionó TOKEN presione a continuación el botón para determinar en el recuadro que aparecerá la entidad certificadora y el tipo de dispositivo que corresponda. Por ejemplo: 5. En caso de haber seleccionado ARCHIVO, haga clic en el botón. Inmediatamente después, aparecerá en pantalla un recuadro en el cual deberá digitar la clave del certificado digital y seleccionar el archivo correspondiente haciendo clic en el botón. 8

9 Cuando la vigencia de un certificado digital o de un token haya llegado a su término debe ser reemplazado, y para ello debe cargar un nuevo certificado o renovar el dispositivo con su respectiva configuración. Administración de catálogo de productos La administración del catálogo de productos se encuentra determinada en dos etapas; la primera es la configuración de Categorías, que se trata de los grupos de productos o servicios en función de las necesidades del negocio, y en segundo lugar la configuración propiamente de los Productos (bienes o servicios) que conformarán cada una de las categorías. Tanto la administración de Categorías como la de Productos se la puede realizar de dos maneras; ingresando uno por uno cada ítem, o de manera masiva. A continuación se detallan los pasos para la configuración de forma individual (uno a uno) de categorías y productos: 1. Desde el menú Administración, submenú Categorías, seleccione la opción Catálogo. 2. Haga clic en el botón para crea una nueva categoría, enseguida aparecerá un recuadro en el que deberá ingresar el código y la descripción con la cual identificará al grupo de productos o servicios. 3. Una vez efectuado el registro, se mostrará en la Lista de Categorías todas las que haya configurado hasta el momento: 9

10 4. Después de configurar las categorías que requiera para la operación del negocio, acceda desde el menú Administración, submenú Productos, a la opción Catálogo. 5. Haga clic sobre el botón para configurar un nuevo producto, inmediatamente se desplegará un recuadro donde deberá llenar los campos con la información que le solicite, de tal forma que pueda identificarlo claramente. 6. Al guardar el registro, éste aparecerá en la Lista de Productos. NOTA: La codificación de categorías y productos no sigue un patrón predeterminado, dependerá de las necesidades de cada negocio. En cualquier momento podrá modificar o suprimir los registros tanto de categorías como de productos, ejecutando los botones (Editar) o (Eliminar) respectivamente. Carga masiva del catálogo de productos De forma similar a la configuración individual, la carga masiva debe realizarse en primera instancia respecto a las categorías y después la lista de productos. En este sentido, se debe realizar lo siguiente: 1. Acceda desde el menú Administración, submenú Categorías, a la opción Carga Masiva. 2. Descargue la plantilla disponible y según sus necesidades reemplace, modifique, aumente o elimine los registros que ésta posee como ejemplo, por los que usted considere. 3. Haga clic en el botón para seleccionar el archivo que acaba de modificar y presione el botón para que la aplicación ejecute las validaciones 10

11 correspondientes y proceda a guardar los registros de categorías por usted determinados. En caso de detectar errores, mediante mensajes el Portal le informará cuales son, a fin de que pueda corregirlos. Caso contario, si la aplicación no encontró errores, le indicará que la carga fue exitosa. 4. Una vez configuradas las categorías, a continuación acceda desde el menú Administración, submenú Productos, a la opción Carga Masiva. 5. Ejecute los mismos pasos desde el numeral 2 antes señalado, pero respecto a la plantilla de productos. MÓDULO DE EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS El Portal MiPymes proporciona al usuario la posibilidad de emisión de los siguientes comprobantes electrónicos para el sustento de sus transacciones comerciales: Factura Nota de crédito Nota de débito Guía de remisión Comprobante de retención NOTA: El Servicio de Rentas Internas como proveedor del servicio tiene la facultad de restringir o añadir la emisión de determinado comprobante, por lo que éstos podrían variar. La funcionalidad de emisión de comprobantes electrónicos ha sido construida apegada al Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, de manera que el usuario intuitivamente pueda generarlos sin necesidad de un instructivo específico, por ello a continuación se describen funciones genéricas que requiere conocer: Campo Establecimiento.- para todos los comprobantes es necesario determinar el establecimiento desde el cual se los está generando. La opción que elija para el primer comprobante que emita aparecerá por defecto en las siguientes ocasiones mientras la sesión se mantenga abierta en un mismo computador; si la sesión finaliza deberá volver a seleccionar el establecimiento la próxima vez que desee emitir un comprobante. Comprobantes Pendientes.- para evitar que el usuario deba volver a ingresar los datos de un comprobante que por algún motivo no pudo completar su emisión, está disponible en la parte superior derecha de la pantalla la opción Pendientes, que se visualizará al acceder a cualquiera de las opciones de emisión de comprobantes. 11

12 Dentro de esta opción y ordenados según el tipo de comprobante, aparecerán aquellos que durante un determinado día han sido guardados sin firma, es decir fueron creados pero no emitidos, a excepción de las Notas de Débito que no pueden ser almacenadas temporalmente. Al seleccionar uno de estos comprobantes, por medio del número de documento, se desplegará en pantalla el detalle de éste y podrá firmarlo para completar su emisión. En caso de requerirlo también podrá editarlo. Todos los comprobantes pendientes que no lleguen a ser emitidos, al día siguiente serán anulados y desaparecerán de esta lista, por lo que el usuario deberá volver a ingresar los datos para emitir un nuevo si así lo desea. Botón Guardar Sin Firmar.- tal como se indicó en el punto anterior, el Portal permite guardar casi todos los comprobantes generados (a excepción de la Nota de Débito) en transacciones que no puedan ser concluidas, y para ello se debe ejecutar el botón, que permitirá almacenar el documento dentro de la lista de Pendientes. Botón Firmar.- una vez llenas todas las secciones del comprobante, para que éste pueda ser emitido debe presionar el botón. En ese momento, la aplicación ejecutará validaciones para confirmar que la información sea consistente. Si detecta algún inconveniente le informará por medio de mensajes de error que aparecerán en la esquina superior derecha de la pantalla; caso contrario aparecerá un recuadro para proceder con la firma electrónica según su tipo. Firma electrónica por medio de Token.- en la actualidad existen en el mercado varios tipos de dispositivos físicos (Token) para la firma electrónica de documentos, por lo que es necesaria su configuración previa desde la opción Perfil y Firma del menú Administración. Al querer firmar electrónicamente un comprobante generado, aparecerá una Advertencia de Seguridad solicitando la confirmación para la ejecución de la aplicación que realiza la firma de documentos, la cual deberá aceptar. 12

13 Inmediatamente después se desplegará otro recuadro en el cual deberá ingresar la clave de seguridad del dispositivo. Asegúrese de que el tipo de dispositivo que aparece en el recuadro corresponda al que está utilizando. Si es diferente, vuelva a configurarlo. NOTA: En algunos computadores los dispositivos físicos para firma electrónica requieren un nivel bajo de seguridad para poder ser detectados. Si presenta inconvenientes de este tipo, se recomienda contactar con el personal de soporte de la entidad certificadora donde adquirió el token o con un profesional conocedor de esta tecnología. Firma electrónica por medio de Certificado Electrónico.- para firmar los comprobantes mediante un certificado electrónico, o también conocido como certificado digital, el usuario debe previamente haber configurado en la opción Perfil y Firma del menú Administración este método de firma. Si la configuración fue correcta, aparecerá un recuadro en el cual la aplicación le solicitará que digite la clave de su certificado, como se muestra a continuación: 13

14 A continuación se muestra un ejemplo por cada tipo de comprobante, en los que aparecen datos referenciales dentro de cada campo, para facilitar la emisión de los suyos: Factura 14

15 Nota de Crédito 15

16 Nota de Débito 16

17 Guía de Remisión 17

18 Comprobante de Retención Consulta de comprobantes emitidos (Reimpresión RIDE) Esta consulta le permite obtener detalle de los comprobantes emitidos, tanto en formato PDF conocido como Representación Impresa de Documentos Electrónicos (RIDE), así como también en formato XML. Para ejecutar la consulta ejecute los siguientes pasos: 1. Acceda a la opción Reimpresión RIDE que se encuentra dentro del menú Comprobantes. 2. Establezca los criterios de búsqueda de los comprobantes que desea consultar. Por defecto la aplicación tiene predefinida la consulta para todos los documentos emitidos del día actual. 18

19 Si desea efectuar una consulta más específica puede acceder a la pestaña Por autorización e ingresar el número de autorización del comprobante deseado. 3. Para obtener el detalle del comprobante en formato PDF, haga clic en el botón que corresponda, y si desea en formato XML haga clic en el botón. Consulta de comprobantes no autorizados Esta consulta le permite conocer los comprobantes que por algún motivo no han logrado ser emitidos, y por lo tanto carecen de validez. Para ejecutar esta consulta acceda a la opción No autorizados del menú Comprobantes, defina los criterios de búsqueda y ejecute la consulta por medio del botón aparecerán los comprobantes que no fueron autorizados.. Enseguida MÓDULO DE CONTABILIDAD El módulo Contabilidad permite el registro de las transacciones tanto de compras (egresos) como de ventas (ingresos) que el contribuyente realice cada mes con la finalidad de facilitar la elaboración de los libros contables, y así poder obtener de manera sencilla los valores a consignar en las declaraciones de impuestos. La contabilización de los comprobantes emitidos y recibidos se realiza de dos maneras complementariamente; una automática por medio de los comprobantes electrónicos, y la segunda por medio del registro manual de los comprobantes físicos. 19

20 Registro de comprobantes electrónicos: Todos los comprobantes electrónicos que el usuario haya emitido producto de las ventas que haya realizado haciendo uso del Portal MiPymes serán registrados automáticamente por parte del sistema informático. El usuario no debe contabilizar de forma manual estos comprobantes ya que estaría duplicando la información. Los comprobantes electrónicos de venta y complementarios que haya recibido, por motivo de adquisiciones que realizó durante el mes requieren ser seleccionados por el usuario para su respectiva contabilización, siguiendo los pasos que se detallan a continuación: 1. Ingrese a la opción Libros Contables que se encuentra dentro del menú Contabilidad. Aparecerá en pantalla la lista de Libros Contables correspondientes a cada mes del año en curso y ordenados de forma descendente: En cada uno de los Libros Contables podrá visualizar el valor neto de los ingresos y egresos calculados automáticamente en función de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que haya contabilizado. 2. Haga clic sobre el botón del período (mes) en el que desee efectuar la contabilización. A continuación se mostrará en pantalla todos los comprobantes que han sido emitidos al usuario y se encuentran contabilizados en el período seleccionado: 20

21 Si es la primera vez que va a contabilizar comprobantes electrónicos recibidos la pantalla aparecerá vacía. 3. Para contabilizar un nuevo comprobante electrónico recibido haga clic en los siguientes botones según corresponda: Botón Acción Para contabilizar una Factura electrónica recibida. Para contabilizar una Nota de Débito electrónica recibida. Para contabilizar una Nota de Crédito electrónica recibida. Para contabilizar un Comp. de Retención electrónico recibido. Dependiendo del botón accionado, a continuación aparecerá en pantalla la lista de todos aquellos documentos electrónicos del mismo tipo que no han sido contabilizados. 4. Presione el botón ( Contabilizar ) del documento que corresponda para poder ingresar los valores que desea que sean considerados para su contabilidad. La aplicación desplegará un recuadro que muestra los datos del comprobante, así como los valores de éste, lo cual servirá como referencia para determinar los valores a contabilizar por cada uno de los rubros dentro de la sección Sub-Totales : 21

22 En caso de haber recibido Facturas electrónicas que sustenten Gastos Personales, haciendo clic en la sección podrá registrar también los valores por estos conceptos: NOTA: Los valores a contabilizar en la sección Sub-Totales deben corresponder exclusivamente a aquellas compras relacionadas con el giro del negocio; mientras que los valores de la sección Gastos Personales deben corresponder con aquellos gastos fuera del giro del negocio que pueden ser considerados como tales según la normativa vigente. Registro de comprobantes de retención electrónicos recibidos: Para contabilizar los Comprobantes de Retención recibidos electrónicamente se requiere la ejecución de los siguientes pasos: 1. Ingrese a la opción Libros Contables que se encuentra dentro del menú Contabilidad. 2. Presione el botón del mes correspondiente. A continuación aparecerá una nueva pantalla donde se encuentran los comprobantes electrónicos recibidos que hayan sido contabilizados. 3. Haga clic sobre el botón y se desplegará en una nueva pantalla la lista de comprobantes de retención electrónicos emitidos al usuario que hasta ese momento estén pendientes de contabilizar. 22

23 4. Al presionar el botón todos los comprobantes de retención que aparecieron serán registrados en el libro contable correspondiente, a excepción de aquellos que provengan de un ingreso no contabilizado. Edición o Eliminación de comprobantes electrónicos contabilizados: La aplicación permite adicionalmente modificar los valores contabilizados, e inclusive eliminar documentos que no debieron ser considerados, para lo cual debe seguir los pasos que se describen a continuación: 1. Haciendo uso de los filtros ejecute la búsqueda del comprobante electrónico recibido que desea modificar. Una vez encontrado presione el botón ( Editar ) si desea modificar los valores contabilizados, o el botón ( Eliminar ) si desea descartar el documento de su contabilidad. En caso de eliminación del documento, la aplicación le solicitará que confirme su ejecución. 2. Al accionar el botón ( Editar ), aparecerá en pantalla los detalles del comprobante correspondiente y haciendo clic sobre el botón ( Contabilizar ) se mostrará un recuadro en el cual constan los valores registrados para que pueda modificarlos: 23

24 Los valores registrados como Gastos Personales también pueden ser editados, haciendo clic sobre la sección correspondiente. Registro de comprobantes físicos: Para que el módulo de contabilidad considere los comprobantes físicos emitidos y recibidos, necesariamente deben ser registrados de forma manual, siguiendo los pasos que se detallan a continuación: 1. Ingrese a la opción Libros Contables que se encuentra dentro del menú Contabilidad. Aparecerá en pantalla la lista de Libros Contables correspondientes a cada mes del año en curso y ordenados de forma descendente: 24

25 En cada uno de los Libros Contables podrá visualizar el valor neto de los ingresos y egresos calculados automáticamente en función de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que haya contabilizado. 2. Haga clic sobre el botón del período (mes) en el que desee efectuar la contabilización de los comprobantes físicos. Enseguida aparecerá en pantalla el registro de los comprobantes físicos del período seleccionado, distribuidos en dos pestañas Emitidos y Recibidos : Mientras no ejecute la contabilidad de algún comprobante físico emitido o recibido, el listado correspondiente se mostrará vacío. 3. Para la contabilización de un nuevo comprobante físico haga clic en los siguientes botones según corresponda: Botón Pestaña Acción Emitidos Para contabilizar una Factura física emitida. Recibidos Para contabilizar una Factura física recibida. Recibidos Emitidos Emitidos Recibidos Emitidos Recibidos Recibidos Para contabilizar una Nota de Venta física recibida. Para contabilizar una Liquidación de Compras física emitida. Para contabilizar una Nota de Crédito física emitida. Para contabilizar una Nota de Crédito física recibida. Para contabilizar una Nota de Débito física emitida. Para contabilizar una Nota de Débito física recibida. Para contabilizar Otro tipo de documentos físico recibida. 25

26 Emitidos Recibidos Para contabilizar un Comprobante de Retención físico emitido. Para contabilizar un Comprobante de Retención físico recibido. Dependiendo del botón accionado, a continuación aparecerá en pantalla la plantilla del tipo de documento que desea contabilizar. 4. Ingrese los datos y valores que la plantilla posee de acuerdo con el tipo de comprobante seleccionado. Todas las plantillas contienen campos de llenado obligatorio, así como también cálculos y validaciones automáticas en ciertos campos para evitar errores al momento del ingreso de la información, por lo que debe considerar los mensajes de error o advertencia que la aplicación muestra en el costado superior derecho, como por ejemplo: Para los comprobantes físicos recibidos debe considerar que únicamente las cantidades ingresadas en los campos totales o subtotales deducibles serán los que la aplicación utilizará para obtener los resultados de su contabilidad. Consideraciones para la contabilización de comprobantes: a. El registro de comprobantes relacionados, tanto físicos como electrónicos debe efectuarse de manera cronológica. Los comprobantes relacionados son aquellos que surgen a partir de otro documento, por ejemplo: una Nota de Crédito y un Comprobante de Retención a partir de una Factura. En este caso, se deberá ingresar primero la Factura y posteriormente la Nota de Crédito y el Comprobante de Retención, ya que la aplicación verifica la consistencia entre los documentos contabilizados. b. Cuando desee editar o eliminar un comprobante primario se eliminarán de los libros contables todos los comprobantes relacionados dependientes de éste. Tomando el ejemplo anterior, si desea modificar los valores contabilizados originalmente de la Factura, el aplicativo le informará que serán eliminados tanto la Nota de Crédito como el Comprobante de Retención para que los vuelva a ingresar en función de los cambios realizados. c. El aplicativo no permite registrar contablemente comprobantes en otro período (mes) que no sea el que corresponda según la fecha de emisión. 26

27 d. Los comprobantes electrónicos recibidos son actualizados cada cierto período de tiempo, por lo que podría ocurrir que un documento recién emitido no se refleje en los listados de manera inmediata. Generación de Estado de Resultados y Resumen de Retenciones: El Estado de Resultados y el Resumen de Retenciones es una consolidación de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que han sido contabilizados en la aplicación. A continuación se detallan los pasos a seguir para obtener el Estado de Resultados: 1. Acceda a la opción Estado de Resultados que se encuentra dentro del menú Contabilidad. 2. Defina el rango de fechas del que desea obtener el Estado de Resultados, y en caso de requerir también el Establecimiento del cual desea obtener la información. La aplicación ejecutará los cálculos configurados y revelará en pantalla los mismos: NOTA: Los valores respecto a Egresos se visualizarán de manera completa solo si en el combo Establecimiento es seleccionada la opción Todos ; caso contrario, de haber elegido algún establecimiento específico, en la tabla Egresos (Valor deducible) se mostrarán únicamente las Liquidaciones de Compra que hayan sido emitidas desde éste. 27

28 3. Mediante el botón ( Exportar ) podrá descargar en una hoja de cálculo la información que se presenta en pantalla, tanto de la sección Ingresos como de Egresos (Valor deducible) respectivamente. Para obtener el Resumen de Retenciones ejecute las siguientes acciones: 1. Acceda a la opción Resumen de Retenciones que se encuentra dentro del menú Contabilidad. 2. Defina el rango de fechas del que desea obtener la información consolidada de retenciones, e inmediatamente la aplicación procesará la información y la mostrará en pantalla: 3. Mediante el botón ( Exportar ) podrá descargar en una hoja de cálculo la información desplegada en pantalla, tanto de comprobantes emitidos como recibidos. GLOSARIO Y TÉRMINOS TÉCNICOS Certificado digital: es un fichero informático generado por una entidad certificadora reconocida que asocia los datos de identidad a una persona física, organismo o empresa para confirmar su identidad digital en Internet. Comprobante electrónico: documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a los comprobantes de venta y retención tradicionales garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Entidades de certificación: organismo de confianza que tiene la facultad de emitir y revocar los certificados digitales utilizados en la firma electrónica. Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. 28

29 Formato PDF: formato de documento portátil (Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware. Formato XML: lenguaje de marcas extensible (extensible Markup Language) desarrollado para almacenar datos en forma legible y estructurar documentos grandes. Hoja de cálculo: es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. Kbps: Kilo bit por segundo es la unidad con la que se mide la velocidad de transferencia de datos. Libro contable: documento donde se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Logotipo: también conocido como logo, es un elemento gráfico que identifica a una empresa, un producto comercial o, en general a cualquier entidad pública o privada. MiPyME: acrónimo de micro, pequeña y mediana empresa, esta puede ser mercantil, industrial o de otro tipo, la misma tiene un número reducido de trabajadores y registra ingresos moderados. Módulo: porción de un programa informático con funciones y objetivos relacionados. Navegador: programa de computador que permite el acceso a Internet, interpretando la información de archivos y sitios web para que éstos puedan ser visualizados. Portal: es un sitio web que ofrece al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. RIDE: acrónimo de representación impresa de un documento electrónico. Sistema operativo: programa más importante de un computador, puesto que se requiere de uno para que funcionen los otros programas. Los sistemas operativos realizan tareas básicas, tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a la pantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco. Software: conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas. Token: el token criptográfico es un dispositivo electrónico otorgado a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación. 29