Informática - Microsoft Word (II) Cómo NO utilizar un procesador de textos

Transcripción

1 Informática - Microsoft Word (II) Cómo NO utilizar un procesador de textos Versión 1.0 Agustín Cernuda del Río, Noviembre de 2001 Pág. 1

2 Contenidos INTRODUCCIÓN... 3 LOS PECADOS CAPITALES... 3 INTRODUCIR RUPTURAS DE PÁRRAFO AL FINAL DE LÍNEA... 3 UTILIZAR PÁRRAFOS EN BLANCO PARA FORZAR RUPTURAS DE PÁGINA... 5 UTILIZAR ESPACIOS EN BLANCO PARA UBICAR EL CONTENIDO... 8 UTILIZAR TABULADORES PARA SIMULAR UNA SANGRÍA... 9 UTILIZAR RUPTURAS DE PÁGINA O SIMILARES PARA MANTENER ELEMENTOS JUNTOS.. 11 APLICAR FORMATO INDIVIDUALIZADO A GRANDES EXTENSIONES DE TEXTO ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA REDACTADOS COMO PARTE DEL TEXTO ESCRIBIR MANUALMENTE LOS NÚMEROS DE PÁGINA ESCRIBIR MANUALMENTE NÚMEROS DE ELEMENTO EN UNA LISTA ESCRIBIR MANUALMENTE EL ÍNDICE DE UN DOCUMENTO NUMERAR ELEMENTOS MANUALMENTE NOTAS AL PIE REDACTADAS COMO PARTE DEL TEXTO REFERENCIAS FIJAS A OTROS ELEMENTOS DEL DOCUMENTO DEJAR PÁGINAS EN BLANCO INNECESARIAS BIBLIOGRAFÍA Pág. 2

3 Introducción El presente documento pretende recopilar algunas líneas de actuación que, siendo frecuentes cuando se utiliza un procesador de textos, son completamente inadecuadas. La intención de estos apuntes es servir de ayuda a quienes aprende a utilizar un procesador de textos por primera vez, pero también a quienes han aprendido a utilizarlo por otras vías y sin saberlo están haciendo un mal uso del mismo, en ocasiones por desconocer recursos que tienen a su disposición y en ocasiones por utilizar inadecuadamente los que ya conocen. Se hará referencia al uso de Microsoft Word, pero las indicaciones que se ofrecen son, en general, aplicables a otros procesadores. Los pecados capitales A continuación se ofrece la lista de los errores más graves (y por desgracia muy frecuentes) al utilizar un procesador de textos. Para cada error se describe en qué consiste el error, por qué se considera un error, y la solución al mismo. Hay que decir que en este caso no se ofrecen explicaciones muy detalladas de cómo hacer las cosas correctamente; el propósito de estos apartados no es servir de manual de Word, y hay otros textos que sí explican con detalle cómo se usa el procesador de textos. Lo que aquí se pretende es sólo llamar la atención sobre cómo no se usa, y ofrecer la referencia a qué hay que utilizar para evitar el problema. El proceso se puede completar con otros textos o con la propia ayuda en línea de Word. Como introducción general a los procesadores de textos, consúltese [CG01]. Los aspectos prácticos de Microsoft Word pueden estudiarse a un nivel básico en [Ce00a], y practicarse con los sencillos ejercicios propuestos en [Ce00b]. Sería deseable que ningún documento preparado con un procesador de textos presentara ninguno de estos defectos. A partir de ahí, podría pensarse en usos más avanzados del procesador de textos, pero no tiene demasiado sentido si no se tienen en cuenta estas directrices. Introducir rupturas de párrafo al final de línea Al final de cada línea, se introduce una marca de fin de párrafo, aunque en realidad el párrafo no acaba ahí. Si se pulsa el botón de mostrar u ocultar los caracteres ocultos ( ) se verán las marcas de fin de párrafo; el documento incorrecto podría tener el aspecto de la Ilustración 1. Motivos Hay que tener muy clara la diferencia entre un párrafo y una línea. El cortar las líneas es problema del procesador de textos; nunca se debe introducir una marca de fin de párrafo (tecla INTRO) si realmente el párrafo no acaba ahí. De lo contrario, no se estará aprovechando la capacidad del procesador de textos para que ubique el texto por sí solo, y esto puede traer muchos problemas. Por ejemplo, si el tipo o tamaño de letra del texto cambia, podríamos encontrarnos con una situación como la de la Ilustración 2. Evidentemente, volver a dejar el texto bien colocado Pág. 3

4 (borrando y tecleando los finales de párrafo) requerirá una cantidad de trabajo inaceptable. Ilustración 1. Insertando marcas de fin de párrafo para cortar las líneas. Ilustración 2. Al cambiar el tamaño de letra, las líneas ya no coinciden. Lo que hay que hacer es insertar marcas de fin de párrafo sólo si un párrafo se acaba. El colocar el texto debe quedar como tarea para el procesador de textos. Es muy raro (puede decirse que nunca se da) el caso en el que resulte justificable introducir marcas de fin de párrafo sin que realmente estemos cerrando un párrafo. Si creemos necesitarlo, es casi seguro que estamos cometiendo un error; tiene que haber formas de evitarlo. Pág. 4

5 Utilizar párrafos en blanco para forzar rupturas de página Uno de los fallos más frecuentes, con diferencia, al utilizar el procesador de textos, es insertar líneas en blanco para ubicar contenidos. Como ejemplo, considérese el texto de la Ilustración 3. Supóngase que el autor desea que la frase Una olla de algo más... empiece en una nueva página. El error consiste en introducir párrafos en blanco entre corredor y Una. Si se pulsa el botón de mostrar u ocultar los caracteres ocultos ( ) se verán las marcas de fin de párrafo; el documento, una vez introducidos los párrafos, tendría el aspecto de la Ilustración 4. Motivos Ciertamente, a fuerza de introducir párrafos en blanco se consigue provocar una ruptura de página. Pero esta es una ruptura artificial. En realidad, el autor no pretendía que esos párrafos vacíos formasen parte del documento; simplemente, lo que quería era que hubiese una ruptura de página entre corredor y Una. Esto tiene consecuencias nefastas a poco que se modifique el documento. Si, por ejemplo, el texto de antes de la ruptura de página crece, los párrafos en blanco introducidos no desaparecen, y siguen ocupando su espacio; algunas de las líneas en blanco del final de la primera página pasarán al comienzo de la segunda página, y la ruptura ya no coincidirá donde se deseaba (Ilustración 5). Lo mismo ocurre si se cambia el tipo de letra para usar un tipo más grande o más pequeño; el texto de la primera página ya no ocupará lo mismo, los párrafos en blanco posiblemente tampoco ocupen lo mismo, y el texto que antes parecía empezar correctamente con el inicio de la página se habrá desplazado de manera impredecible, lo que nos obligará a corregir el formateo, eliminando párrafos en blanco para que las rupturas de página vuelvan a coincidir (sólo por el momento). Cuando se desea introducir una ruptura de página, no hay que pedirle al procesador que introduzca párrafos en blanco; eso es un engaño. Lo que hay que hacer es alguna de las siguientes opciones posibes: Ubicar el cursor en el sitio en el que debe producirse la ruptura, y acudir al menú Insertar/Salto, eligiendo a continuación Salto de página. Ubicar el cursor en el sitio en el que debe producirse la ruptura, y pulsar la tecla CONTROL y sin soltarla pulsar INTRO (es equivalente a lo anterior). Colocarse en el párrafo que debe empezar en una nueva página, y en Formato de párrafo acudir a la solapa Líneas y saltos de página, y activar Salto de página anterior. El resultado de las dos primeras opciones, si se están viendo los caracteres ocultos, tendrá el aspecto de la Ilustración 6 (véase la línea que indica Salto de página ). La tercera opción no se vería así, pero es igualmente aceptable. Pág. 5

6 Ilustración 3. Un texto de ejemplo. Ilustración 4. Ruptura forzada mediante párrafos en blanco. Pág. 6

7 Ilustración 5. Al crecer el texto de la primera página, se desplaza el de la segunda de manera indeseada. Ilustración 6. Un salto de página forzado, insertado correctamente. Pág. 7

8 Utilizar espacios en blanco para ubicar el contenido Este problema se produce cuando el usuario necesita desplazar texto hacia la derecha, y para conseguirlo introduce espacios en blanco por su izquierda. Un ejemplo de esto (como de costumbre, teniendo activa la visión de los caracteres ocultos) se puede ver en la Ilustración 7 (los espacios aparecen representados con un punto ). Motivos Ilustración 7. Ubicando contenidos con espacios. Los motivos son similares a los descritos para el uso de párrafos en blanco. Si se cambia el tipo de letra, los espacios pueden tener un tamaño diferente, y toda la colocación que hayamos conseguido se perderá. Un ejemplo de esto se puede ver en la Ilustración 8. Ilustración 8. Al cambiar el tipo de letra, el haber ubicado el texto mediante espacios pasa factura. Si hay que ubicar texto más a la izquierda de donde está, evalúense las posibles alternativas, que incluyen: Uso de alineación derecha (formato de párrafo). Uso de sangría izquierda (formato de párrafo). Uso de una tabla para ubicar el texto (haciendo que los bordes de la misma sean invisibles ). Pág. 8

9 En cualquier caso, al ver los caracteres ocultos jamás nos deberíamos encontrar en un documento con más de un espacio seguido, es decir, nunca debería darse una situación como la de la Ilustración 7 o la Ilustración 8. Utilizar tabuladores para simular una sangría El problema es que se desea ubicar texto con algún margen extra por la izquierda, y para conseguirlo se introducen tabuladores, incluso por en medio del texto del párrafo. Un ejemplo de esta situación puede verse en la Ilustración 9. Se desea esa distribución del texto, y aparentemente se ha conseguido realizar. Pero si se pulsa el botón de ver caracteres ocultos, se comprueba que esa distribución se ha conseguido introduciendo tabuladores por en medio del texto (Ilustración 10). Ilustración 9. Ubicación del texto aparentemente correcta. Ilustración 10. La ubicación del texto se ha conseguido usando incorrectamente los tabuladores. Pág. 9

10 Motivos Esto no debe hacerse porque nuevamente estamos engañando al procesador. El tabulador se utiliza para separar en columnas elementos de un párrafo que conste de una sola línea. Si se utiliza para controlar el flujo de palabras de un texto entre una línea y otra, como en este caso, lo que se está haciendo es introducir entre las palabras del párrafo elementos extraños. El problema es muy parecido al de introducir rupturas de párrafo para el mismo fin (véase en la página 3 el problema Introducir rupturas de párrafo al final de línea ). Un simple cambio de tamaño de letra hará que los tabuladores tan trabajosamente colocados ya no cumplan su misión (Ilustración 11). Ilustración 11. Al cambiar el tamaño de letra, la distribución del texto se estropea (se muestra con y sin caracteres ocultos) El texto que expresa una idea debe respetarse. Si se desea que el texto se ajuste a ciertos márgenes, hay que pedirle eso al procesador de textos; no se debe conseguir por Pág. 10

11 vías laterales, como alterar el propio texto insertándole tabuladores. En el caso del ejemplo, lo que debería utilizar el usuario es una sangría francesa. (véase [Ce00a]). Utilizar rupturas de página o similares para mantener elementos juntos Supóngase que se tiene una ilustración con su pie correspondiente, pero que por el formateo del documento ambos elementos quedan separados en distintas páginas, como en la Ilustración 12. Ilustración 12. Un texto con una imagen. Eso puede movernos a intentar obligar al procesador a que junte ambos elementos, y una forma sería insertar un salto de página antes de la imagen, o peor aún, insertar líneas en blanco. Ninguna de esas opciones es adecuada. Motivo En realidad, en este caso no pretendemos que haya un salto de página en el documento; si lo introducimos, estaremos mintiendo al procesador de textos. Por diversos cambios en el documento, puede que la imagen y el texto vuelvan a quedar separados, y además con un salto de página que no tiene ningún sentido. La solución es pedirle al procesador de textos exactamente lo que necesitamos. En este caso, lo que necesitamos no es un salto de página; es que el párrafo de la imagen se conserve siempre en la misma página que el pie de la imagen. Eso en Word puede conseguirse si se selecciona el párrafo que contiene la imagen, y se acude a la opción del menú Formato / Párrafo, a la solapa Líneas y saltos de página del diálogo, y allí se marca la opción Conservar con el siguiente. Eso hará que el procesador de textos inicie Pág. 11

12 una nueva página si es necesario para poder conservar la imagen con su pie, y si no es necesario no lo hará, pero la imagen siempre se conservará en la misma página que su pie. Esto es aplicable también para otro tipo de párrafos, no sólo para la imagen y el pie de foto. Aplicar formato individualizado a grandes extensiones de texto El error consiste en que si, por ejemplo, se desea tener todo el texto del documento con cierto tipo de letra, se seleccione todo el texto y se acuda al menú Formato/Fuente (o bien al elemento equivalente de la barra de herramientas) y se elija el tipo de letra, tamaño, atributos o similares para todo ese texto. El error es igualmente grave si esto no se hace para una gran extensión de texto, sino para poco texto pero ubicado en muchos sitios. También es igualmente grave para el caso de aplicar formato de párrafo o similares. Motivos El aplicar formato a zonas concretas del texto está justificado sólo si es algo excepcional. Si no, cada vez que dicho formato se desee modificar por la razón que sea, habrá que recorrer de nuevo todo el documento repitiendo la operación, buscando los sitios en los que se aplicó inicialmente, etc. Además, dicha aplicación de formato puede ser laboriosa; puede requerir poner varias opciones en varias solapas de varios diálogos, con lo que el trabajo es aún mayor y además se corre el riesgo de olvidar alguna de las opciones en ciertos sitios del texto. La solución es muy sencilla: utilizar los estilos. El uso de estilos tiene su razón de ser precisamente en que da solución a estos problemas. Si se va a utilizar un conjunto de atributos repetidamente hay que crear un estilo para ese tipo de texto; por ejemplo, para las citas, instrucciones, preguntas, respuestas, etc. etc. Si lo que se necesita es cambiar el aspecto de cierto tipo de texto del documento, ya sea un título, ya sea el texto normal en su conjunto, etc. lo que hay que hacer es modificar el estilo correspondiente. Los cambios de estilo o la creación de estilos nuevos se realiza en Word en el menú Formato / Estilo. Encabezados y pies de página redactados como parte del texto El error consiste en que, para que las páginas del documento tengan algún encabezado o pie de página, el usuario redacta en cada una de las páginas el texto deseado, al principio y al final de la misma. Motivos Sería más corto enumerar lo que sale bien que lo que sale mal con esta forma de trabajar. Se multiplica el trabajo al redactar lo mismo multitud de veces, cualquier mínimo cambio en la cabecera o pie de página requiere volver a realizar la modificación muchas veces (una en cada página). Cualquier mínima modificación al resto del documento (escribir más texto en un punto, eliminarlo, cambiar tipos o tamaños de Pág. 12

13 letra, márgenes, sangrías... cualquier cosa que provoque una recolocación del texto) descolocará gravemente multitud de esas cabeceras escritas manualmente. Es un error gravísimo desde muchos puntos de vista. Utilizar los encabezados y pies de página que ofrece el procesador de textos. En Word, se usa el menú Ver / Encabezado y pie de página. El propio procesador repetirá los encabezados y pies en todas las páginas de la forma adecuada. Escribir manualmente los números de página Para incluir los números de página, el usuario escribe manualmente cada número en su página. Motivos Es una pesadilla de mantenimiento. Son aplicables todos los problemas descritos en el apartado Encabezados y pies de página redactados como parte del texto, y además el hecho de que en este caso cada número de página es distinto; cualquier modificación del documento puede obligarnos no ya a recolocar la posición de los números, sino a cambiar todos los números. Utilizar campos. En Word, se puede usar el menú Insertar / Campo, categoría Numeración, campo Page. Pero más fácil aún, si se está viendo el encabezado o pie de página, en la barra de herramientas correspondiente a esta operación aparecen botones específicos para ello, con lo que ni siquiera es necesario saber utilizar los campos. Escribir manualmente números de elemento en una lista En una lista en la que se enumeran elementos, el número de cada elemento está escrito como parte del propio texto. Motivo Esto es un grave problema porque cualquier mínima modificación a la lista puede provocar que debamos renumerar todos los demás elementos para que la numeración quede correlativa. Además, al organizar una lista numerada de esta forma estaremos haciendo manualmente un trabajo que el procesador de textos puede hacer de forma totalmente automática. Utilizar las listas numeradas del procesador de textos. En Word, se puede conseguir con el menú Formato / Numeración y viñetas, pero aún es más fácil con el botón correspondiente de la barra de herramientas: Pág. 13

14 Escribir manualmente el índice de un documento El error consiste en que, para dotar a un documento de un índice 1, el usuario redacta ese índice examinando el documento y haciendo acopio de los capítulos y apartados que contiene, así como de la página en la que cada uno comienza. Motivo Esto es un error grave porque cualquier pequeña modificación a la estructura de capítulos del documento, o cualquier acción de formato que provoque un cambio en la paginación del mismo, tendrá como consecuencia que el índice en cuestión quede incoherente con el documento. Es el propio procesador de textos el que debe generar el índice. En primer lugar, el usuario deberá utilizar los estilos de título (Título 1, Título 2, etc.) aplicándoselos a los títulos de cada capítulo o apartado. Hecho esto, el procesador de textos sabrá cuáles son los capítulos del documento; en Word, basta ir al lugar elegido del documento y acudir al menú Insertar / Índice y tablas, y elegir en el diálogo la solapa Tabla de contenido con las opciones oportunas. El procesador insertará el índice por sí solo. Para actualizar ese índice, cuando se modifique el documento, se puede ubicar el cursor de edición en el mismo y pulsar la tecla F9. Numerar elementos manualmente El usuario tiene una serie de elementos numerados a lo largo del documento, por ejemplo pies de foto. Entonces escribe los pies de foto incluyendo el número, y el número está escrito como parte del texto del pie de foto. Motivo Cuando se tienen elementos numerados, el escribir los números manualmente provoca problemas de mantenimiento; a poco que se modifique el documento (añadiendo una nueva foto, o eliminando una existente) la numeración no quedará correlativa y habrá que recorrer todo el documento buscando los números para modificarlos en consonancia. Hay que hacer que el procesador de textos numere estos elementos. En Word, en el caso de los pies de foto, pies de tabla o similares, hay que acudir al menú Insertar / Título. Para otro tipo de numeraciones, existen códigos de campo; acudir al menú Insertar / Campo, y elegir la categoría Numeración y el nombre de campo Seq. Añadir un nombre específico para la secuencia en cuestión (ya que puede haber varias a la vez). 1 IMPORTANTE: En terminología de Word, lo que habitualmente conocemos como índice (es decir, una lista de los capítulos y apartados, con referencia a la página en la que comienza cada uno) se denomina tabla de contenidos. Pág. 14

15 Notas al pie redactadas como parte del texto Para insertar una nota al pie, el usuario escribe manualmente el número de referencia y el texto de la nota. Motivo Esto no debe hacerse nunca. Se presentan los problemas habituales de cuando se ubica texto manualmente: cualquier modificación al documento puede hacer que el texto de la nota se desplace a otra página, y además al insertar una nueva nota los números de nota utilizados pueden no quedar correlativos, lo que nos obligaría a renumerar todas las notas al pie. Utilizar el mecanismo de notas al pie de página del procesador. En Word, se acude al menú Insertar / Nota al pie. Referencias fijas a otros elementos del documento En ocasiones, es necesario referirse a otros elementos del documento. Por ejemplo, podemos escribir frases del tipo Véase el capítulo 3, o Véase la tabla de la página 46. El error consiste en escribir esas frases tal cual, como texto literal. Motivo Eso es un error porque si el documento cambia las referencias pueden quedar incoherentes. Si se introduce un nuevo capítulo al principio, la frase Véase el capítulo 3 debería pasar a ser Véase el capítulo 4 ; lo mismo ocurre al referirse a números de página o similares, que cambian con frecuencia. Si escribimos estos textos literalmente, será necesario revisar cuidadosamente todo el documento para comprobar que todas las referencias son correctas. La solución es utilizar el mecanismo de referencias cruzadas del procesador. En Word, se acude al menú Insertar / Referencia cruzada. Ahí se elige en primer lugar a qué tipo de elemento se desea hacer referencia (un capítulo, una figura...) y después cómo se desea hacer referencia (el número del capítulo, o el título, o la página en la que está...) Word insertará un campo, y ese campo podrá actualizarse solo (si se selecciona todo el documento y se pulsa F9, se actualizarán todos los campos del mismo, incluyendo los índices y las referencias cruzadas). De este modo, no habrá que hacer trabajo extra buscando todas las referencias que hayamos hecho, y además sabremos que las referencias serán correctas (salvo en el caso de que eliminemos el objeto referido, caso en el cual la referencia se sustituirá por un texto de error). Dejar páginas en blanco innecesarias El error es simple. Al editar un documento, es muy posible que al final del mismo, fruto de los párrafos en blanco (o incluso de rupturas de página) que hemos añadido inadvertidamente, queden por descuido una o más páginas en blanco que no cumplen ningún propósito concreto. Pág. 15

16 Motivo Además del desperdicio de papel que pueda representar la presencia de esas páginas en blanco (sobre todo en documentos de gran difusión), su presencia da una mala imagen, y transmite una sensación de dejadez y de que estamos ante un documento inacabado o poco cuidado. Simplemente, revisar el documento. En Word hay varias herramientas que pueden ayudar; acudiendo a Archivo / Vista preliminar se puede recorrer el documento tal y como quedará impreso, y las páginas en blanco se verán con toda claridad. Fuera de la vista preliminar, utilizando el botón de ver elementos ocultos (véase página 5) se puede ver por qué aparecen esas páginas (si son párrafos en blanco, rupturas de página, etc.); basta con borrar los elementos sobrantes. Bibliografía [CG01] Cernuda del Río, Agustín; Gayo Avello, Daniel, et al. Fundamentos de Informática General. Servicio de Publicaciones (Universidad de Oviedo), Marzo de ISBN: X. Página web del libro: [Ce00a] Cernuda del Río, Agustín. Informática - Microsoft Word (I). Versión 1.0, Diciembre de 2000 (disponible en fotocopiadora). [Ce00b] Cernuda del Río, Agustín. Informática - Guía de prácticas (I). Prácticas básicas de Windows y Word. Versión 1.0, Diciembre de 2000 (disponible en fotocopiadora). Pág. 16