MANUAL DE USO DE LA OFICINA VIRTUAL DE LA AACID

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1 MANUAL DE USO DE LA OFICINA VIRTUAL DE LA AACID Versión 2012

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. Acerca de este manual 1 2. Introducción a la oficina virtual de la AACID 2 3. Descripción del entorno de trabajo Pantalla de inicio Panel de opciones (arriba a la derecha) Menú principal (lateral izdo) Autenticación (login) Autenticarse en la plataforma Alta de nuevo usuario Restaurar clave Mis solicitudes Listado de solicitudes Examinar Eliminar Páginas Procedimientos disponibles Detalles del procedimiento Procedimiento Detalles Organismos Normativas Formularios para su descarga Alta de solicitud: el asistente Datos del interesado Selección de la tipología Datos generales Descripción Justificación Análisis de actores Sinergias Estrategia del proyecto Prioridades horizontales Análisis de los criterios de calidad Seguimiento y evaluación del proyecto Contribuciones Presupuestos Anexo I Aviso de errores Cierre de la solicitud Diferencias en la tramitación de las solicitudes de programas Experiencia Objetivos Metodología de ejecución

3 y plan de trabajo Presupuesto global anualizado Datos generales de la programación anual Adecuación de la intervención a la realidad del contexto Planificación de la programación anual Cronograma y presupuesto por actividades Metodología de la ejecución Y plan de trabajo Documentación incorporada Requisitos mínimos Ciclo completo de formalización de una solicitud 35

4 1. Acerca de este manual El presente documento constituye una guía de uso destinada a facilitar la comprensión y manejo de la aplicación informática online para la cumplimentación de solicitudes de subvenciones de la AACID. En el sitio web encontrará instructivos concretos para cada una de las tipologías de intervención, con los que podrá resolver cualquier duda relacionada no con el funcionamiento de la propia aplicación, sino con los datos que a través de ella han de proporcionarse. En el apartado 3, descripción del entorno de trabajo, dispone de una reseña clara y detallada de cada una de las secciones del entorno web, mientras que en el apartado 4, ciclo completo de formalización de una solicitud, podrá seguir paso a paso el proceso necesario para cursar correctamente sus solicitudes. 1

5 2. Introducción a la oficina virtual de la AACID La oficina virtual de la AACID es un espacio web ideado para la tramitación de solicitudes, y obtención de formularios. La versión actual de la oficina virtual permite generar la documentación necesaria para la presentación de solicitudes. Dicha documentación, una vez impresa, debe ser presentada de forma presencial. 2

6 3. Descripción del entorno de trabajo 3.1. Pantalla de inicio La pantalla de inicio de la oficina virtual muestra un mensaje de bienvenida y nos presenta la interfaz de la aplicación, en la que distinguimos: Panel de opciones Se trata de un panel situado arriba a la derecha, mediante el cual podemos seleccionar el idioma de la plataforma, consultar la fecha y hora actuales, y acceder a los contenidos restringidos mediante autenticación. Una vez estemos autenticados en la plataforma, el panel de opciones presentará los siguientes botones:. El botón preferencias ( ) permite acceder al formulario de preferencias de usuario, en el que es posible modificar los datos de este, así como cambiar la contraseña de acceso a la plataforma. 3

7 El botón salir ( ), que finaliza la sesión actual y nos devuelve a la página de inicio. El botón representación ( ), mediante el cual se accede a la página de gestión de las relaciones de representación, en la que es posible asociar los diferentes perfiles de usuario con las entidades de las que forman parte, así como administrar los datos de representación legal de estas Menú principal Es el menú que aparece en el lateral izquierdo. Se trata de un listado vertical de las secciones a las que tenemos acceso. Las opciones disponibles en este menú variarán dependiendo de la sección en la que nos encontremos Autenticación (login) Para disponer de acceso a los servicios que ofrece la oficina virtual de la AACID, es preciso autenticarse en la plataforma mediante nombre de usuario y contraseña. Haciendo click sobre el botón se muestra la pantalla de autenticación: 4

8 Autenticarse en la plataforma Si ya dispone de una cuenta de usuario válida, introduzca su nombre de usuario y su contraseña en los respectivos campos, y a continuación pulse el botón. Si los datos introducidos son correctos, podrá acceder al resto de contenidos de la oficina virtual Alta de nuevo usuario Los usuarios que aún no disponen de una cuenta para acceder a la oficina virtual, pueden solicitarla pulsando sobre el botón y cumplimentando el formulario de alta de usuario: 5

9 Una vez relleno el formulario, pulsando el botón se procederá a la tramitación de la solicitud. Se enviarán instrucciones e información sobre el proceso de registro mediante correo electrónico Restaurar clave Los usuarios que dispongan de una cuenta de acceso a la plataforma, pero hayan olvidado su contraseña, pueden solicitar una nueva introduciendo su nombre de usuario (NIF), y haciendo click sobre. Se le planteará la pregunta secreta proporcionada por usted durante el proceso de alta. Proporcione la respuesta adecuada, defina y nueva contraseña de acceso, y pulse sobre el botón Mis solicitudes La pantalla Mis solicitudes ofrece un acceso rápido para la cómoda gestión de todas las solicitudes cursadas por el usuario actual. Un usuario puede crear tantas solicitudes como considere necesario. No es preciso rellenar todos los datos de una solicitud en el momento de su creación, sino que pueden cumplimentarse parcialmente, guardarlas, y modificarlas más adelante. Esta pantalla cuenta con una herramienta de búsqueda, que permite filtrar el listado de solicitudes atendiendo a uno o más criterios definidos por el usuario (Tipo de solicitud, solicitud, fecha de alta o estado de la solicitud) Listado de solicitudes Bajo la herramienta de búsqueda se muestra el listado de solicitudes del usuario actual (o una parte de ellas, si se ha aplicado un filtro mediante la herramienta de búsqueda). Se distinguen varios botones con funciones especiales. Son los siguientes: Examinar El botón examinar ( ) hace que se muestre la pantalla de detalle de la solicitud indicada: 6

10 En ella se pueden consultar todos los datos disponibles (código de la solicitud, tipo de solicitud, fecha de alta, estado, etc.). También es posible iniciar el asistente para la grabación de solicitudes (véase apartado ), pulsando sobre. Bajo el epígrafe Evolución se enumeran las diversas fases del ciclo de vida de la solicitud por las que esta ha ido pasando. En la sección interesados se listan el/los solicitante/s cuya información personal se ha indicado durante la cumplimentación de la solicitud. Por último, bajo el título documentación disponemos de todos los documentos digitales descargables relacionados con la solicitud actual. Mediante el botón descargar ( ) es posible abrirlos o guardar una copia local de ellos. Eliminar i Nota importante Toda la documentación generada desde la oficina virtual de la AACID se encuentra en los formatos documento de OpenOffice (ficheros con extensión.odt/.ods) o PDF (ficheros con extensión.pdf). Para consultarlos es preciso disponer de la suite ofimática OpenOffice, y del programa Acrobat Reader, respectivamente. Una y otra son aplicaciones descargables gratuitamente desde Internet. En el sitio web de la plataforma virtual dispone de los enlaces de descarga correspondientes. Con el botón eliminar ( ) es posible borrar aquellas solicitudes que se considere oportuno Páginas El listado de solicitudes se muestra como una tabla de registros, distribuida en una o más páginas. Los botones de desplazamiento entre páginas ( ) permiten navegar entre estas con facilidad. Pulse para ir directamente a la primera página, para ir a la página anterior a la actual, para ir a la siguiente, o para dirigirse a la última Procedimientos disponibles El apartado procedimientos disponibles pone a disposición del usuario todos los procedimientos administrativos asociados a la AACID cuya tramitación se puede llevar a cabo desde la oficina virtual. 7

11 Puede pulsar cualquiera de los trámites disponibles para obtener detalles sobre él (apartado 3.4.1). Haga click sobre el texto ver todos si desea obtener un listado completo de los trámites disponibles en este momento: El botón le proporciona acceso a los detalles relacionados con cada procedimiento (apartado 3.4.1), mientras que con el botón iniciará directamente el trámite Detalles de un procedimiento Procedimiento Información básica acerca de la subvención. Desde aquí podemos iniciar el proceso de solicitud, pulsando en (véase apartado ) Detalles Otros datos de interés que no aparecen en el epígrafe anterior Organismos Aquí se muestran los organismos relacionados con el procedimiento Normativas Referencias a documentación escrita sobre la normativa aplicable. para lanzar el asistente para la grabación de solicitudes Formularios para su descarga Si existe algún formulario descargable en relación con este procedimiento, lo encontrará aquí Alta de solicitud: el asistente El alta de una nueva solicitud conlleva un proceso de cumplimentación en el que el usuario deberá ir proporcionando los datos que le sean solicitados, a lo largo de las diferentes páginas que componen el asistente para la grabación de solicitudes. Todo el ciclo de cumplimentación de la solicitud puede ser gestionado cómodamente a través de la oficina virtual. En los siguientes apartados de este manual se repasan uno a uno los pasos del asistente. La plataforma cuenta con un extenso apartado en el que tiene a su disposición numerosos documentos informativos sobre cada uno de los procedimientos disponibles. Antes de iniciar la cumplimentación de una solicitud, y a lo largo de todo el proceso de inserción de datos, es muy recomendable consultar y tener presente la información contenida en estos instructivos. Usted puede navegar libremente entre las secciones del asistente. Para ello, dispone de una serie de botones situados en la parte inferior de la página:,, y. Tenga en cuenta que, dependiendo del estado del proceso, alguno de estos botones puede no estar disponible en determinados momentos. 8

12 No es necesario rellenar secuencialmente todos y cada uno de los apartados en la misma sesión: es posible guardar en cualquier momento la información introducida, para retomarla en posteriores sesiones. La aplicación dispone de un sistema de validación, diseñado para alertar al usuario cuando comete errores u omite campos de cumplimentación obligatoria. En el caso de cursar una solicitud para programas, el asistente presenta algunas diferencias con respecto al de proyectos. Después de explicar los elementos comunes, se tratará el caso concreto del asistente para programas. 9

13 Datos del interesado Por defecto, la aplicación mostrará los datos proporcionados por usted durante el proceso de alta de usuario. Haciendo click sobre el texto Mostrar otros datos de contacto podrá visualizar y agregar al formulario los datos almacenados por la aplicación. Modifique la información que considere necesario y pulse para continuar Selección de la tipología Para cumplimentar el campo tipología, debe elegir uno de entre los valores disponibles en el listado. Para continuar, haga click en. 10

14 Datos generales Campos que merecen una especial atención: Línea prioritaria del PACODE: para cumplimentar este campo, pulse el botón. Se mostrará una ventana emergente en la que podrá seleccionar el valor adecuado. ODM con el que está relacionado principalmente: también en este caso deberá pulsar el botón y elegir uno de los elementos del listado que aparecerá. Entidades contrapartes: puede añadir tantas entidades contrapartes como sea necesario. Para ello, introduzca los datos correspondientes en el recuadro añadir nueva entidad contraparte y luego pulse el botón. Repita este proceso para cada entidad que desee agregar. 11

15 Los elementos incluidos en el listado cuentan con un botón eliminar. Otras entidades participantes: el método para añadir elementos al listado de otras entidades participantes es exactamente el mismo. Ingrese los datos en el recuadro añadir nueva entidad participante y haga click en. Proceda del mismo modo para cada elemento que quiera incluir en el listado. Fecha de inicio/ fecha de finalización: para introducir estos valores, pulse el botón y seleccione la fecha adecuada en el calendario. El botón permite obtener un documento borrador que contiene los datos proporcionados por usted en este apartado, de forma que pueda observar cómo se mostrará la información en la documentación final generada por la aplicación tras el cierre definitivo de la solicitud. Cumplimente el resto de campos introduciendo en las cajas de texto la información que se le solicita, o marcando las casillas de verificación que considere adecuadas. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en Descripción Describa de manera resumida los objetivos, población destinataria, resultados esperados y la estrategia de intervención propuesta. Si desea obtener un borrador para visualizar cómo se mostrará la información, pulse el botón. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en Justificación 12

16 Introduzca la información requerida en los campos antecedentes, contexto en el que se desarrolla la intervención, equidad de género, la protección del medio ambiente y su gestión sostenible, fomento de la diversidad cultural, fortalecimiento institucional público y de las organizaciones representativas de la sociedad y problemas e intereses identificados. Si necesita indicaciones específicas sobre la forma de cumplimentar alguno de estos campos, o el tipo de información requerida, recuerde que tiene a su disposición una serie de instructivos específicos para cada modalidad de intervención. El botón permite obtener un documento borrador que contiene los datos proporcionados por usted en este apartado, de forma que pueda observar cómo se mostrará la 13

17 información en la documentación final generada por la aplicación tras el cierre definitivo de la solicitud. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en Análisis de actores Introduzca la información requerida. Recuerde que puede obtener una vista previa en cualquier momento utilizando el botón Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en. 14

18 Sinergias Introduzca la información requerida. Para continuar, pulse el botón haga click en. y, a continuación, Si lo desea, obtenga una previsualización del texto proporcionado haciendo click en. 15

19 Estrategia del proyecto Campos que merecen una especial atención: indicadores para el objetivo específico, resultados esperados, indicadores de resultados, actividades previstas : para agregar elementos a cualquiera de estos listados, cada uno de ellos dispone de un recuadro añadir, situado justo debajo. Cumplimente el recuadro correspondiente y pulse el botón para introducir un nuevo elemento en cualquiera de estos listados. Repita este proceso para cada elemento que desee agregar. Los elementos incluidos en estos listados cuentan con un botón eliminar ( ordenación ( y ) con los que reorganizar cada listado como estime conveniente. ) y botones de Campos objetivo general, objetivo específico, plan y metodología de ejecución : rellene estos campos de texto libre con la información que se le solicita en cada uno de ellos. 16

20 Si lo desea, obtenga una previsualización del texto proporcionado haciendo click en. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en Prioridades horizontales Introduzca la información requerida en los campos equidad de género, la protección del medio ambiente y su gestión sostenible, fomento de la diversidad cultural y fortalecimiento institucional público y de las organizaciones representativas de la sociedad civil. Para continuar, pulse el botón continuación, haga click en., obtenga una vista previa si lo considera precios y, a 17

21 Análisis de los criterios de calidad Introduzca la información requerida en los campos viabilidad, sostenibilidad, impacto esperado y generación de elementos innovadores. Genere una vista previa si lo estima conveniente. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en. 18

22 Seguimiento y evaluación del proyecto Introduzca la información requerida en los campos plan y metodología de seguimiento de las distintas fases del proyecto y evaluación/es del proyecto. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en. Como de costumbre, puede obtener una vista previa si lo necesita. 19

23 Contribuciones En la pantalla de datos generales usted habrá añadido las entidades correspondientes, que aparecerán en esta pantalla. Cumplimente los datos en el recuadro añadir nueva contribución y, a continuación, pulse el botón. Repita este proceso para cada elemento que desee agregar. Los elementos incluidos en el listado cuentan con un botón eliminar. Resulta recomendable pulsar para obtener un borrador del formato en que se mostrará la información introducida. Para continuar, pulse el botón y, a continuación, haga click en. 20

24 Presupuestos Para añadir elementos al listado presupuesto desglosado, cumplimente los datos correspondientes en el recuadro añadir nuevo presupuesto y, a continuación, pulse el botón. Repita este proceso para cada elemento que desee agregar. Los elementos incluidos en estos listados cuentan con un botón eliminar. Obtenga una vista previa de cómo se mostrarán los datos y, para continuar, pulse el botón y luego haga click en. 21

25 Anexo I Campos que merecen una especial atención: Autorización documentos en poder de la Administración de la Junta de Andalucía o de sus agencias: si marca esta casilla, cumplimente la tabla situada inmediatamente debajo de ella y 22

26 pulse el botón indicar., repitiendo el proceso tantas veces como documentos desee Autorización documentos en poder de otras administraciones: si marca esta casilla, deberá proceder de la misma forma que en el apartado anterior, añadiendo tantos elementos como sea preciso. Subvenciones solicitadas / subvenciones concedidas: estos dos listados se cumplimentan de igual forma, rellenando las tablas añadir subvención solicitada / añadir subvención concedida respectivamente, y pulsando en para ir agregando elementos. Los elementos incluidos en todos estos listados cuentan con un botón eliminar. Cumplimente el resto de campos introduciendo en las cajas de texto la información que se le solicita, o marcando las casillas de verificación que considere adecuadas. Tras haber realizado una vista previa si así lo precisa, pulse el botón haga click en Avisos de errores y, a continuación, En esta última pantalla previa al cierre de la solicitud, se le indicarán los posibles errores que hayan podido tener lugar durante el proceso de cumplimentación, o aquellas condiciones que se incumplen con respecto a lo especificado en la Orden. Deberá corregir cualquier contingencia indicada aquí para culminar con éxito el proceso y poder generar su solicitud. De ser necesario, retroceda a través de los diferentes pasos del asistente y modifique la información proporcionada hasta cumplir los requisitos Cierre de la solicitud Mientras las solicitudes se encuentran abiertas, es posible acceder a ellas para editar, actualizar y añadir datos a las mismas. Durante esta etapa, y en diferentes pasos del asistente para la cumplimentación de solicitudes, se pueden generar vistas previas de las mismas para formarse una idea de cómo se mostrará la documentación una vez sea generada. Sin embargo, la documentación definitiva no se obtendrá hasta que no se proceda al cierre de la solicitud. Este paso es irreversible y, a partir de él, la información de las solicitudes pasa a ser de sólo lectura. Los procedimientos cerrados 23

27 disponen de la opción de generar documentación, mediante la cual se obtienen los formularios definitivos para su presentación física. Desde el apartado Mis solicitudes, escoja una solicitud que ya haya sido cerrada. Pulse el botón generar documento ( ) para obtener su solicitud en formato OpenOffice. i Nota importante La documentación generada desde la oficina virtual de la AACID es el único documento válido para la presentación de solicitudes. No obstante, dicha documentación carecerá de validez si antes no ha sido cerrada a través de esta herramienta. i Nota importante La generación de documentación a través de la oficina virtual no sustituye al trámite de solicitud, que ha de hacerse físicamente a través de registro oficial Diferencias en la tramitación de solicitudes de programas En el caso de iniciar la tramitación de una solicitud para subvenciones de programas, el asistente muestra algunas pantallas diferentes a lo largo del proceso. En este apartado del manual se muestran las diferencias que existen y la forma adecuada de proceder en este caso. 24

28 Experiencia Entre los pasos Justificación y análisis de actores, aparece esta pantalla adicional. Se trata de proporcionar información acerca de la experiencia previa y capacidad de gestión que la entidad posee al respecto. Cumplimente los campos de texto con los datos solicitados Objetivos Información concerniente a la matriz de planificación. Cumplimente el listado añadiendo tantos elementos como estime necesario pulsando el botón Metodología de ejecución y plan de trabajo 25

29 Diversos campos de texto en los que se solicita información acerca de la planificación y coordinación dentro del programa. 26

30 Presupuesto global anualizado Se debe pormenorizar aquí la panificación anual de gastos a lo largo de las cuatro anualidades. 27

31 Datos generales de la programación anual Proporcione dichos datos generales, y cumplimente también la tabla situada más abajo, añadiendo tantas filas como resulte necesario a través del botón 28

32 Adecuación de la intervención a la realidad del contexto Justifique este punto cumplimentando el campo de texto. Recuerde que tanto en este como en otros pasos, puede obtener una vista previa pulsando el botón, para hacerse una idea de cómo se mostrará la información. 29

33 Planificación de programa anual Debe añadir indicadores cumplimentando el formulario, pulsando tantas veces como sea preciso. Nuevamente resulta recomendable pulsar una imagen clara de cómo aparecerá la información., y repitiendo el proceso para obtener 30

34 Cronograma y presupuesto por actividades Añada actividades al cronograma mediante el formulario añadir nueva actividad, rellenándolo y pulsando el botón para cada actividad que desee insertar en la tabla. Dispone del botón de para previsualizar el resultado. 31

35 Metodología de ejecución y plan de trabajo Se trata de un campo de texto libre en el que deberá explicar este aspecto del programa. 32

36 Documentación incorporada Para facilitar el desglose del presupuesto correspondiente a la primera anualidad del programa, la aplicación proporciona un enlace de descarga mediante el cual obtendrá un documento de hoja de cálculo en el formato gratuito OpenOffice. Descargue dicho documento pulsando el botón haya cumplimentado en su ordenador, deberá adjuntarlo a través de la propia aplicación.. Una vez lo 33

37 3.5. Requisitos mínimos Para poder acceder a la Oficina Virtual, y hacer uso de los servicios que en ella se ofrecen, el usuario deberá disponer en su ordenador los siguientes componentes instalados, según el sistema operativo de que disponga: Windows 2000/XP: JRE versión 1.5 o superior Acrobat versión 8.1 o superior Navegadores web: o Internet Explorer 6 o Mozilla Firefox 1.5 o superior Linux: JRE versión 1.5 o superior Acrobat versión 8.1 o superior Navegadores web: o Mozilla Firefox 1.5 o superior 34

38 4. Ciclo completo de formalización de una solicitud El proceso completo de formalización de una solicitud consta de los siguientes pasos, enumerados esquemáticamente en orden secuencial: Solicitud de alta como nuevo usuario de la oficina virtual Aceptación de la solicitud Ingreso en la oficina virtual (autenticación) Login correcto Dar de alta una nueva solicitud (procedimientos disponibles > Escoger una modalidad > Dar de alta una solicitud) Continuar una solicitud iniciada con anterioridad (mis solicitudes > listado de solicitudes > click sobre el botón Examinar de la solicitud que se desea continuar gestionando) Inicio del asistente Seguir los pasos del asistente, cumplimentando la información solicitada. Cumplimentación parcial Cumplimentación total Generar documentación (Mis solicitudes > Escoger una solicitud cerrada >botón generar documentación ) Documentación generada FIN DEL PROCESO. 35

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