GUÍA DE GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE ORIENTACIÓN Y PROSPECCIÓN PARA LA INSERCIÓN LABORAL

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1 GUÍA DE GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE ORIENTACIÓN Y PROSPECCIÓN PARA LA INSERCIÓN LABORAL Decreto 101/2013 de 18 de junio (DOE 121) Modificación Decreto 168/2014 de 29 de julio (DOE 149) Las entidades que obtengan subvenciones con cargo a los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Extremadura para el desarrollo de actividades de orientación y prospección para la inserción laboral reguladas por el Decreto 101/2013 de 18 de junio están obligadas a justificar su aplicación ante el Servicio Extremeño Público de Empleo. Esta Guía pretende facilitar la gestión, justificación y liquidación de la subvención para adecuarse a la normativa general y específica aplicable, en ella pues, quedan expresadas reglamentación de obligado cumplimiento, dando traslado a lo referido en la Disposición adicional segunda del Decreto 101/2013 del 18 de junio. Se incluyen instrucciones para la justificación económica y, para la presentación de la memoria o informe final de la ejecución del programa de empleo subvencionado. Se ha intentado ser exhaustivo pero, como es una tarea compleja, se aconseja que ante la más mínima duda en la ejecución del programa de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, se consulte con la Sección de Coordinación de Políticas Activas de Empleo, de la Dirección General de Empleo, Paseo de Roma s/n, Módulo C. 3ª Planta CP. O6800 Mérida, Teléfonos; /

2 ÍNDICE 1.-Información General Explicaciones a los Anexos... 5 Anexo 1.- Acciones Orientación y Autorización de la Vida Laboral...5 Anexo 2.- Adscripción al Programa OPI...7 Anexo 3.- Compromiso de participación en el programa...8 Anexo 4.- Sesión Grupal: Entrenamiento en la búsqueda de empleo...8 Anexo 5.- Certificado de publicidad...9 Anexo 6.- Oferta de Actividad...9 Anexo 7.- Solicitud de Pago...9 Anexo 8.- Ficha visita a Empresas...11 Anexo 9.- Relación de usuarios Orientados e Insertados...11 Anexo 10.- Excel de Justificación y liquidación Temporalidad del programa Los Centros de Empleo Objetivo de las actividades e incumplimiento de objetivos Actividad de orientación

3 7.-Actividad de prospección laboral Memoria de Justificación y liquidación Criterios de imputación Dirección para notificaciones y correo electrónico corporativo

4 1.-INFORMACIÓN GENERAL. La Ley 7/2001, de 14 de junio, de creación del Servicio Extremeño Público de Empleo establece entre los fines del mismo la gestión y coordinación de los procesos derivados de las políticas activas de empleo, especialmente en materia de orientación e intermediación en el mercado laboral. Por su parte, el artículo 4 del Decreto 26/2009 por el que se aprueban los Estatutos del Servicio Extremeño Público de Empleo, establece entre sus funciones la intermediación laboral la orientación e inserción profesional para el empleo mediante itinerarios personalizados y de acompañamiento al empleo. Mediante el Decreto 101/2013, del 18 de junio se establecieron las bases reguladoras de las subvenciones para la realización de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, ajustadas a las particularidades específicas de las personas desempleadas inscritas en los Centros de Empleo del Servicio Extremeño Público de Empleo. La experiencia en la gestión de estas ayudas ha puesto de manifiesto la necesidad de abordar una serie de cambios con la finalidad de contribuir a una mayor eficacia en su tramitación de tal manera que resultó necesario modificar una serie de artículos del Decreto regulador quedando plasmadas dichas modificaciones en el Decreto 168/2014 de 29 de julio ( DOE 149 de 4 de agosto ) Esta Guía de Gestión contiene las instrucciones y modelos necesarios para la adecuada gestión y ejecución del programa subvencionado. En este proyecto se ha intentado reducir al máximo el número de anexos a cumplimentar y reducir la carga burocrática. La Financiación de la subvención es con cargo a los créditos autorizados en los proyectos de gastos destinados a tal fin, previsto en las leyes de presupuestos anuales de la Comunidad Autónoma de Extremadura. La convocatoria del ejercicio 2014 está financiada al 100% con fondos de la Comunidad Autónoma de Extremadura. Esta Guía de Gestión se encuentra el la página En el caso de haber correcciones o mejoras se realizarán en la misma página. 4

5 2.-EXPLICACIÓNES A LOS ANEXOS. Todos estos anexos se encuentran en la página y son autorrellenables. Anexo 1.- Acciones Orientación y Autorización de la Vida Laboral. En este anexo se recogerán los datos personales de los usuarios del proyecto, el control de asistencia de las distintas sesiones de orientación y la autorización para que el SEXPE recabe información relacionada con su vida laboral, a efectos de consecución de objetivos de la subvención. Entidad: Técnico Orientación: Expediente: Datos del Usuario Nº Expediente: 0001/2015 Nombre y Apellidos: NIF: Centro de Empleo al que pertenece el usuario: Fecha Alta en la Demanda (1): Fecha Alta en la Programa OPI: Nota: el nº de expediente del usuario corresponderá con el secuencial de la relación de usuarios orientados para esta convocatoria del 2014/2015 En esta sesión se le facilitará la siguiente información : Información inicial para el usuario: - Este programa está financiado 100% por la Comunidad Autónoma de Extremadura. - La duración mínima de orientación es de 1 hora, debiéndose firmar por el usuario los servicios recibidos una vez finalizados. En el cuadro se cumplimentarán lo relacionado con el control de asistencia de las distintas sesiones de orientación: 5

6 SESIONES DE ORIENTACIÓN (CÓDIGO SISPE) DIAGNÓSTICO INDIVIDUALIZADO (cod. 140) DURACIÓN (HORAS) FECHA DE LA ACTIVIDAD FIRMA DEL USUARIO INFORMACIÓN MERCADO DE TRABAJO (cod.130) ASESORAMIENTO AUTOEMPLEO (cod.220) ENTRENAMIENTO EN BÚSQUEDA DE EMPLEO Sesión Individual o grupal (cod.122) SEGUIMIENTO (cod.14f) La duración de la actividad de orientación se establece en 4 horas de media de atención individualizada y se considerará usuario orientado el que reciba como mínimo al inicio de la acción 1 hora de orientación individualizada ( Diagnóstico individualizado código :140 ) siendo esta sesión individualizada, anterior a cualquier sesión grupal que puedan recibir los usuarios ( Entrenamiento en Búsqueda de Empleo y Autoempleo código: 122) El diseño, la elaboración y la realización de la orientación vendrá en función de las necesidades reales de las personas usuarias. La documentación que se genere de cada usuario, independientemente del Anexo 1, será la que determine el orientador, quedándose dicha documentación en poder de la entidad y a disposición de la administración para posibles seguimientos, controles y auditorias. No obstante las actividades de orientación deberán de estar enmarcadas en los parámetros de la tabla anterior. Estos parámetros tendrán su codificación específica para ser mecanizados dentro del SISPE, ya que son indicadores obligatorios para la obtención de objetivos de orientación para el Plan Anual de Políticas de Empleo. Este anexo 1 será entregado en original, en cualquier momento que el SEXPE lo solicite,o bien al finalizar el programa junto con la documentación para la justificación y liquidación. Si la entidad quiere un anexo 1 compulsado se realizarán la compulsa en esta sección de Orientación. 6

7 El anexo 1 será firmado por el usuario del programa ( no por los técnicos en orientación ) y esté documento autorizará al SEXPE para obtener el Certificado de Vida Laboral. Anexo 2.- Adscripción al Programa OPI. Este anexo está vinculado al punto seis del Artículo único del Decreto 168/2014 de 29 de julio Las entidades podrán optar por la fórmula de citar a un máximo de entre 10 a 20 usuarios, en la sede de la entidad,con el objetivo de informarles del programa subvencionado, todo ello sin perjuicio de la actividad de orientación individualizada que tengan que realizar con los usuarios que acepten el ingreso en el mismo Es potestad de la entidad realizar captación de usuarios para el programa subvencionado a través de esta fórmula, si se optara por ella, las citaciones siempre serían en la sede de la entidad y no tendrían relación ni con las sesiones de orientación individualizada ( Diagnóstico individualizado código :140 ) ni con las sesiones grupales ( Entrenamiento en Búsqueda de Empleo y Autoempleo código: 122) por lo cual carece de código de SISPE. La documentación justificativa que soporta dicha captación será el anexo 2 y el contenido informativo tendrá que contener estos apartados :.-.El SEXPE y la subvención OPI..- La fuente de financiación de la subvención OPI..- La entidad Colaboradora en su papel intermediador..-objetivo del programa OPI. -.Colectivos prioritarios de actuación de la entidad beneficiaria..-duración del programa..-sesiones de orientación :descripción de cada una de ellas..-la prospección laboral y el papel del prospector en la búsqueda de empleo..- La inserción laboral..- Derechos y deberes de los usuarios..- El ámbito geográfico de actuación..- Firma del anexo 3 del usuario que quiera adscribirse al programa OPI ( a potestad de la entidad ) 7

8 .- La entidad comprobará que el usuario que atiende por primera vez no haya sido dado de alta en otra entidad del programa OPI, recogiendo lo establecido en el punto seis del artículo único del Decreto 168/2014 de 29 de julio. No hay una duración mínima para la sesión informativa Este anexo será entregado en original, en cualquier momento que el SEXPE lo solicite, o bien, al finalizar el programa junto con la documentación para la justificación y liquidación. Anexo 3.- Compromiso de participación en el programa. En este anexo se recoge el compromiso de participación de los usuarios al programa. El usuario conocerá los derechos y deberes que tiene al pertenecer al programa OPI. Este documento permanecerá en poder de la entidad y podrá, en su caso, ser requerido por el SEXPE. Anexo 4.- Sesión Grupal: Entrenamiento en la búsqueda de empleo. Si a raíz de las entrevistas individuales con los usuarios, el orientador detectara la necesidad de realizar una acción grupal para un grupo de ellos, será este anexo 4 el que se deberá cumplimentar. Las sesiones grupales serán impartidas en la sede de la entidad por lo cual ésta deberá disponer de un espacio acondicionado para tal fin. El contenido de las mismas serán las que surjan de las necesidades detectadas por el orientador en las sesiones individuales tales como, preparación de entrevistas de empleo, preparación en técnicas de búsquedas de empleo...etc. En el anexo 4 hay un apartado en el cual se deberá reseñar el nombre y el contenido de la acción grupal. Este anexo se mecanizará con el código Entrenamiento en Búsqueda de Empleo y Autoempleo código:

9 Si se hace un Entrenamiento en Búsqueda de Empleo y Autoempleo para sólo un único usuario, se le mecanizará también el código122, pero NO se tendrá que presentar este anexo. Este anexo será entregado en original, en cualquier momento que el SEXPE lo solicite, o bien, al finalizar el programa junto con la documentación para la justificación y liquidación Anexo 5.- Certificado de Publicidad. En este anexo la entidad declara que tiene expuestos en sus dependencias los carteles que identifican el proyecto para la realización de actividades de Orientación y Prospección para la Inserción Laboral. La entidad tendrá que adjuntar material fotográfico de la publicidad en la ubicación exacta en las que se encuentren expuestas, tanto en el interior como exterior de las dependencias. Anexo 6.- Oferta de Actividad. Este anexo es el documento mediante el cual la entidad solicita al Centro de Empleo los usuarios necesarios para realizar la acción de orientación.se pone al servicio de las entidades el sistema informático del SISPE ( Sistema de Información de los Servicios Públicos de Empleo ) para la gestión de las ofertas de actividad. Esta gestión consiste en el registro de la oferta de actividad, realización de sondeos de demandantes y la mecanización de los servicios recibidos. Este anexo se presentará en el Centro de Empleo con una antelación suficiente del inicio de la acción cuando sea necesario realizar sondeo y/o citación. Anexo 7.- Solicitud de Pago Se adjunta un modelo único para la solicitud de pago. En él se deberá indicar el pago que vaya a ser solicitado y se presentará firmado por el representante legal con el sello de la entidad. 9

10 Una vez resuelta la convocatoria y dictada la resolución en firme, las entidades beneficiarias podrá solicitar el primer pago tomando la fecha de la firma de la resolución de concesión como el inicio de las actividades OPI. Para la solicitud del primer abono del 50% de la subvención concedida, la entidad deberá presentar : a) Anexo 4 : de solicitud del primer pago. b) Anexo 2 : certificado de publicidad adjuntando el material fotográfico. c) Presentar los documentos de acuerdo con el artículo 5.5 de la Orden de Convocatoria de 2014/2015, salvo que hayan autorizado al SEXPE a recabar dicha información. Para solicitar un segundo abono del 35% de la subvención concedida, la entidad deberá presentar : a) Anexo 4 : de solicitud del segundo pago. b) Documentación relativa a la justificación parcial de una cantidad igual al 35 % de la subvención, en la forma establecida en el artículo 15 del Decreto 101/2013 de 18 de junio. c) Presentar los documentos de acuerdo con el artículo 5.5 de la Orden de Convocatoria de 2014/2015, salvo que hayan autorizado al SEXPE a recabar dicha información, siempre que no estuviesen en vigor los presentados para el primer pago de la subvención. Para solicitar un tercer abono, por un % de hasta un 15% de la subvención, tendrá que estar justificada la totalidad de la ayuda, para lo cual la entidad deberá presentar lo establecido en el artículo 15 del Decreto 101/2013 de 18 de junio. Una vez justificada la totalidad la subvención concedida, el SEXPE lo notificará mediante informe realizado a tal efecto y a partir de la recepción del mismo, la entidad ya podrá solicitar el abono restante y para ello presentar: 10

11 a) Anexo 4 : de solicitud del último pago b) Documentos de acuerdo con el artículo 5.5 de la Orden de Convocatoria de 2014/2015, salvo que hayan autorizado al SEXPE a recabar dicha información, siempre que no estuviesen en vigor los presentados para el primer pago de la subvención. Anexo 8.- Ficha visita a Empresas. Dicho anexo recoge información de identificación de las empresas, actividad económica, recursos humanos, etc. Este documento es orientativo y podrá ser ampliado y adaptado a las necesidades de información de los técnicos de prospección. Anexo 9.- Relación de usuarios Orientados e Insertados. Este documento relaciona toda la información precisa sobre los usuarios orientados e insertados participantes en el programa. Para la justificación y liquidación este anexo 9 se acompañará de los anexos de Acciones OPI y Autorización de la Vida Laboral (anexo 1). Anexo 10.- Excel de Justificación y liquidación. Esta hoja Excel contiene todos los datos para la correcta justificación, tanto parcial como final, de los gastos originados para la realización de las actividades y estará de acuerdo con apartado 8 de esta guía de gestión. Hoja nº 1.a : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 100% de usuarios. Hoja nº 1.b : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 50% de usuarios. Hoja nº 2 : Costes Salariales y Seguridad Social. Hoja nº 3: Dietas y Desplazamientos. Hoja nº 4: Gastos Generales. Hoja nº 5: Gastos de Amortización. 11

12 3.- TEMPORALIDAD DEL PROGRAMA. Atendiendo al artículo 14 del Decreto 101/2013 de 18 de junio, el periodo de ejecución de las actividades, será de 12 meses siguientes al que se haya producido la concesión de la subvención. Se entenderá como inicio del programa la fecha de la firma de la Resolución de concesión y la finalización del mismo doce meses después. La entidad tendrá un plazo máximo de 20 días naturales para comenzar las acciones de orientación a partir de la firma de la resolución. 4.- LOS CENTROS DE EMPLEO. Antes de comenzar a trabajar con los Centros de Empleo la Sección de Orientación de la Dirección General de Empleo solicitará al Servicio Público de Empleo Estatal una clave de acceso al SISPE para todas las entidades beneficiarias de la subvención, para hacer cumplir lo acordado en el artículo 16.2 e) del Decreto 101/2013 del 18 de junio, así como una clave para el personal de apoyo que le permita el acceso a los terminales de los Centros de Empleo. Será necesario la presentación del certificado de cofidencialidad firmado por cada uno de ellos, dicho certificado está disponible en la página junto con esta guía de gestión y el resto de los anexos. El Centro de Empleo será el lugar donde la entidad realizará su labor de captación de usuarios, la entidad podrá solicitar a los Centros de Empleo la captación de usuarios a través de la presentación del documento de Oferta de Actividad (anexo 3). Como la oferta de actividad la tendrá que realizar el personal que la entidad haya designado a tal fin, y una vez obtenidos los permisos previos y firmados los certificados de cofidencialidad,esta persona será formada por el personal del Centro de Empleo que designe la dirección del Centro de Empleo para poder operar en el sistema SISPE. No obstante para asuntos de unificación de criterios con respecto al programa OPI serán los Coordinadores de Zona junto con la Dirección General de Empleo los encargados de la comunicación entre los Directores del Centro de Empleo y las Entidades. 12

13 En el registro de la Oferta de Actividad quedan recogidos todos los usuarios que posteriormente serán citados para la entrevista individual,hay que señalar que si la entidad captara usuarios fuera del entorno SISPE, estos también tendrán que ser dados de alta en la misma oferta de actividad que los usuarios captados a través de las oficinas de empleo y a partir de ahí seguir el mismo proceso de mecanización de los distintos códigos Este personal de apoyo será el encargado de realizar las ofertas de actividad y todo lo relacionado con los sondeos, citaciones, mecanización de los códigos actividad/demanda de los usuarios durante la duración del proyecto subvencionado. 5.- OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES E INCUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS. - OBJETIVO DE ORIENTACIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los objetivos de orientación, cuando haya conseguido orientar como mínimo, el número de usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de realización de la primera sesión de orientación hasta la finalización del periodo de realización de las actividades. Se entenderá como desempleado orientado aquel que reciba una actividad de orientación de al menos 1 hora de duración y siempre que su demanda esté en alta a fecha de dicha actividad. Entendiendo siempre que la acción de orientación será la primera acción recibida por el usuario, para posteriormente poder realizar la acción de inserción. En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo prioritario, el porcentaje de orientación deberá ser proporcional a cada uno de ellos, siempre teniendo en cuenta el porcentaje de orientación aprobado en resolución. -ACTIVIDADES DE PROSPECCIÓN: Las Entidades beneficiarias contactarán con las empresas para difundir información sobre las actividades y los objetivos del programa subvencionado. A través de la prospección se detectarán las necesidades que las 13

14 empresas tienen de cubrir puestos de trabajo. Para el control de la actividad de prospección sería conveniente que la entidad utilizara el anexo 8 en que se reflejan los datos mas significativos referidos a las empresas que son visitadas, no obstante serán las entidades quienes diseñarán las estrategias a seguir en las actividades de prospección y de esta forma optimizar al máximo los recursos para alcanzar la consecución de los objetivos de inserción. - OBJETIVO DE INSERCIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los objetivos de inserción, cuando haya conseguido insertar como mínimo al número de usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de la primera sesión de orientación hasta el segundo mes después de la finalización del programa. Se considerará desempleado insertado, aquel que habiendo recibido previamente una actividad de orientación de al menos una hora, consiga una inserción laboral en cualquier ámbito geográfico y en las fórmulas siguientes: Contratado como trabajador por cuenta ajena. Socio trabajador o de trabajo en cooperativas de trabajo asociado o sociedades laborales. Trabajador por cuenta propia o autónoma. Se cumplirá el objetivo de inserción por usuario, cuando éste tenga contabilizado como mínimo 90 días trabajados a partir de la fecha de la primera sesión de orientación. La comprobación de los días trabajados será por Vida Laboral y para ello es necesario presentar los anexo 1( autorización vida laboral ) firmados por los usuarios. Para el cómputo total de cada objetivo de inserción, se tendrán en cuenta todos los contratos iniciados a partir de la primera sesión de orientación hasta el segundo mes después de la finalización del programa subvencionado. En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo prioritario, el porcentaje de inserción deberá ser proporcional a cada uno de ellos, siempre teniendo en cuenta el porcentaje de inserción aprobado en resolución. 14

15 -INCUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS : Cuando no se alcance al menos el 50% del porcentaje de compromiso de inserción y al menos un 85% de compromiso de orientación recogido en la resolución de concesión se considerará incumplimiento total y se procederá al reintegro total de la subvención. Para el Reintegro Total de la subvención concedida se deben incumplir los dos objetivos con los límites marcados anteriormente; que la entidad NO alcance a orientar al 85% ni tampoco llegue a insertar al 50% de los usuarios. Para el Reintegro Parcial de la subvención concedida se debe dar UNO de los siguientes casos: -Si la entidad no cumple el porcentaje de compromiso de orientación y si cumple el objetivo de inserción, se le restarán 140 euros por cada usuario NO orientado. -Si la entidad no cumple el porcentaje de compromiso de inserción y sí cumple el objetivo de orientación, se le restará 140 euros por usuario NO insertado. - Si la entidad no cumpliera el 100% de los usuarios a orientar y a insertar, pero queda por encima del 85% en orientados y el 50% de insertados, se calculará restando 140 euros por cada usuario no orientado y 140 euros por cada usuario no insertado. En ningún caso se considerará inserción laboral, a los efectos del cumplimiento de objetivos en el proyecto aprobado, la contratación de trabajadores por parte de las entidades beneficiarias y los contratos que los usuarios del programa puedan suscribir con las distintas administraciones, así como cualquier otra contratación acogida a programas de subvenciones. 6.- ACTIVIDAD DE ORIENTACIÓN Es un proceso individualizado dentro del programa (OPI), con el objetivo de facilitar, mediante la entrevista individual, un proceso personal para la inserción laboral en función de las características personales, profesionales y formativas del usuario/a. 15

16 El orientador hará uso de los recursos técnicos de esta acción para facilitar la inserción. Durante la orientación se propondrán y evaluarán las acciones de mejora de la empleabilidad y se podrán ofertar acciones grupales. Cada usuario debe responsabilizarse de forma autónoma de la búsqueda de empleo y esta tarea implica la planificación y desempeño de muchas actividades que, en muchos casos, resultan desconocidas o de difícil realización para el usuario. La duración de la Orientación se establece en cuatro horas de media de atención individualizada y se considerará usuario orientado el que reciba como mínimo 1 hora de orientación. julio : Serán usuarios del programa los establecidos en el Decreto 168/2014 de 29 de - Desempleados demandantes de empleo menores de 25 años. - Desempleados demandantes de empleo entre 25 y 34 años. - Desempleados demandantes de empleo entre 35 y 44 años. - Desempleados demandantes de empleo con la condición de discapacitado. La entidad se pondrá en contacto con los Directores de los Centros del Empleo en los cuales se van a desarrollar, por un lado la realización de las ofertas de actividad para la captación de usuarios y por otra la actualización en los historiales de los demandantes de las distintas sesiones de orientación. Las entidades requerirán a los usuarios para las entrevistas a través de citaciones se aconseja que la primera citación sea sin acuse de recibo y sólo citar con acuse de recibo las cartas que hayan sido devueltas. Una vez que se hayan realizado las entrevistas individuales a los usuarios, el personal de apoyo deberá mecanizar en cada demanda el código 140 de Diagnostico Individualizado.Este será el primer código que se tendrá que mecanizar por cada usuario orientado, no pudiendo mecanizar ningún otro si previamente no está mecanizado el 140 y sólo se mecanizará la primera vez. Ligado al código de la entidad SOLO puede aparecer un 140 por cada usuario. 16

17 A partir de esa primera entrevista, el orientador puede solicitar que el usuario vuelva a pasar por otra sesión ( que tendrá siempre un código distinto al 140) Las entrevistas individuales tendrán la duración de 1 hora como mínimo por usuario para ser considerado como objetivo de usuario orientado. El tiempo restante podrá ser utilizado para el resto de las sesiones y estas se harán dentro del periodo de duración del programa subvencionado. Estos son los códigos de los distintos servicios y los códigos de mecanización : Sesiones de orientación y Códigos SISPE 1- Diagnostico Individualizado (140) 2- Información del Mercado de Trabajo (130) 3-Asesoramiento Autoempleo (220) 4- Entrenamiento en Búsqueda de Empleo y Autoempleo (sesión individual o grupal (122)) 5- Seguimiento (14F) Código SISPE de Inserción 1-Contratación de demandantes OPI ( 14N) Hay cinco códigos ligados a las sesiones de orientación: 1- Diagnostico Individualizado (140): Esta es la primera sesión que tiene que deben de recibir los usuarios de forma individualizada, en ella el orientador recabará datos personales, valorará los perfiles profesionales y detectará necesidades formativas 2- Información del Mercado de Trabajo (130): A partir de la entrevista individual el orientador puede concertar otra sesión para informarle del mercado de trabajo en general y en relación a sus ocupaciones de forma mas especifica. 3-Asesoramiento Autoempleo (220): Esta sesión puede ser propuesta por el orientador (si detectara el interés del usuario en una iniciativa empresarial )o puede ser el propio usuario el que demande el servicio. 17

18 4- Entrenamiento en Búsqueda de Empleo. (sesión individual o grupal (122)): Esta sesión puede ser tanto para acción individual o grupal, se pondrá en ambos casos el código 122.Esta sesión está enfocada a las necesidades especificas y particulares del usuario, ya bien por que necesite entrenamiento para una actividad en concreta o bien para preparar un entrevista de trabajo con el orientador, entre otros.si el orientador detectara un grupo de usuarios con las mismas necesidades se realizaría una acción grupal. 5- Seguimiento (14F): Esta sesión esta contemplada para el seguimiento del usuario en cualquier actividad que haya desarrollado dentro del programa OPI, es la que contempla el seguimiento de todas las acciones de orientación ( descritas anteriormente) y también del seguimiento de las entrevistas de trabajo que haya podido realizar el usuario. El único código que no es de orientación es el referido a la inserción del usuario: Contratación de demandantes OPI ( 14N) 7.- ACTIVIDAD DE PROSPECCIÓN LABORAL. La prospección laboral se define como el conjunto de actuaciones encaminadas a conocer el mercado laboral en un determinado periodo, con unas características socioeconómicas y con los cambios y tendencias que se van produciendo, con el objeto de actuar sobre él. Las Entidades beneficiarias contactarán con las empresas para difundir información sobre actividades y objetivos del programa subvencionado, a través de la prospección se detectaran las necesidades de las empresas y los yacimientos de puestos de trabajo con los que conseguir el emparejamiento entre las ofertas y demandas de empleo de los usuarios. 18

19 Las actividades de prospección laboral pretenden mejorar la posición de los usuarios del programa en el mercado de trabajo, aumentando las posibilidades de colocación de los mismos, así como, satisfacer las necesidades de puestos de trabajo de las empresas. Para diseñar un plan de prospección de empresas es básico identificar a qué objetivo se quiere responder (usuarios del programa) y en qué periodo se va a desarrollar, pues de esa manera tanto las fuentes de información elegidas como los instrumentos utilizados en la prospección estarán enfocados y serán acordes con dichos fines. -Documentación específica del tejido empresarial mediate: publicaciones, revistas, guías, anuarios y estudios estadísticos. -Internet se constituye como una de las herramientas más utilizadas a la hora de obtener información del mercado laboral: páginas web propias de las empresas, web de determinadas asociaciones empresariales, publicaciones, estudios o directorios. - Las organizaciones y asociaciones empresariales, son una fuente de información muy interesante para llegar más fácilmente a determinados sectores y zonas determinadas. - El estudio y conocimiento in situ de una determinada zona o tejido empresarial. Instrumentos a utilizar en la prospección. A) Fichas de prospección para la recogida y organización de la información. Con el uso de una ficha centrada en la empresa de forma individual se recogerá información relevante de la misma con campos como: fecha de la acción, fuente de información, nombre del técnico prospector/a, razón social de la empresa, cif, domicilio social, localidad, persona de contacto, teléfonos, , descripción de la actividad (CNAE al que pertenece), forma jurídica, nº y tipo de trabajadores, antigüedad, etc. Esta ficha de empresa permitirá recoger toda esta información para su posterior clasificación por sectores, por localidad, por código postal, o con cualquier otro criterio dependiendo de los objetivos de prospección. B) Medios informáticos tales como ordenadores con acceso a internet y las aplicaciones informáticas como bases de datos, etc. Donde poder registrar las fichas del apartado anterior para su posterior uso y tratamiento de la información. 19

20 Se adjunta como anexo 7 un modelo de ficha para recoger la información de visitas a empresas EL PROCESO DE INSERCIÓN. El fin último que persigue todo el desarrollo de las actividades de esta subvención es la inserción en el mercado de trabajo de los usuarios del programa OPI. Para que un usuario sea objetivo de inserción tiene que tener registrado en su demanda el código 140 ( no sería válido ningún otro código ) y tiene que estar registrado con anterioridad a la colocación. Es decir no sería objetivo de inserción si el usuario tuviese registrado el código 122, por ejemplo, y la colocación con 14N, ya que el código que se considera objetivo de orientación es el 140, el resto de los códigos son consecuencia del diagnóstico indiviualizado que se realiza en esa primera sesión. Si la contratación del usuario es menor que el tiempo estipulado para ser objetivo de inserción ( 6 meses) y quiere volver al programa, ya NO ES NECESARIO VOLVER A MECANIZAR UN CÓDIGO 140. En este caso se le codificaría un 14 F ( seguimiento ) Para el registro de las inserciones se abrirá una oferta de actividad en la cual se reflejará el / los candidatos que hayan ido al proceso de selección, al candidato seleccionado se le podrá el código 20 y al resto se le mecanizará el 08. ( desligado de la actividad) Siempre que sea posible, cualquier inserción realizada por la entidad será mecanizada con el código 14N dentro de su oferta de actividad. Código SISPE de Inserción 5-Contratación de demandantes OPI ( 14N) Si a raíz de las comprobaciones de la vida laboral de los usuarios, los técnicos del SEXPE detectaran algún usuario que fuese objetivo de inserción,se daría como tal aunque la entidad no lo tuviese reflejado en el anexo 9, eso no significa que el peso del control de la actividad de inserción recaiga en los técnicos el SEXPE. 20

21 8 RECURSOS HUMANOS Para la ejecución del programa la entidad podrá contratar personal adecuado en la categoría de técnico superior o técnico medio - Técnico/a Orientador/a. - Técnico Prospector/a. - Técnico de Gestión y Coordinación. Para la ejecución del programa la entidad podrá contratar al menos un personal adecuado en la categoría de auxiliar administrativo - Personal de Apoyo. Para las entidades que trabajen con colectivos de discapacidad auditiva, podrán contratar un Técnico Superior en Lengua de Signos, con la categoría profesional de técnico medio. El número total de recursos humanos a contratar para la consecución del programa vendrá determinado por el tipo de programa que solicite la entidad, ya sea de tipo 1 ( 100% de los usuarios ) o tipo 2 (50% de los usuarios ) datos que quedan reflejados en las hojas excels que acompañan a esta guía de gestión y que están publicadas en 9- LOCALES Todas las actividades realizadas con los usuarios serán efectuadas en los locales que la entidad haya destinado para el uso de las acciones OPI y para la identificación del mismo deberán estar colocados los carteles de publicidad exterior. Todas las salas, despachos y áreas dedicadas al programa deberán estar diferenciadas y con la cartelería interna específica como punto de referencia OPI. 21

22 En el interior de los locales la entidad deberá contar con espacios adaptados para la labor de orientación, despachos individuales y salas donde realizar acciones grupales, en el caso de ser necesarias. Es muy importante el lugar destinado a las sesiones de orientación de tutorías individualizadas para garantizar la confidencialidad de la sesión. Si la entidad contratara un gestor/ coordinador, deberá de disponer de una sala con capacidad suficiente para realizar las gestiones que el cargo conlleva MEMORIA DE JUSTIFICACIÓN Y LIQUIDACIÓN. Justificación de objetivos La documentación para acreditar el cumplimiento de objetivos constará de la memoria de las actividades; esta consistirá en un informe detallando la ejecución del proyecto con un resumen de las actividades y destacando los aspectos e incidencias más significativos así como perfiles de los colectivos. Se reflejarán también las actuaciones de prospección para la inserción laboral realizadas para la consecución de los objetivos del proyecto. La documentación que deberá presentar será: a) Memoria detallada de la ejecución del proyecto y de los resultados obtenidos de las actividades realizadas. b) Relación de los participantes debidamente identificados para realizar las comprobaciones necesarias a efectos de verificar colectivos, edad y niveles de inserción. c) Documentos de comprobación de las distintas actividades subvencionadas firmado por cada uno de los usuarios del programa. d) Informe de vida laboral o autorización individual (Anexo 1) de cada uno de los participantes del programa declarados como objetivo de inserción, con la finalidad de comprobar las inserciones. 22

23 - Justificación de gastos. La justificación del 35%, deberá presentarse durante la ejecución del proyecto, cuando la entidad disponga de los documentos justificativos, de conformidad con el punto 3 del artículo 15 del decreto. La justificación restante, de hasta el 65% de la subvención o en su caso del 100%, deberá presentarse en el plazo de dos mes desde la finalización del programa subvencionado, de conformidad con el punto 1 del artículo 15. En la justificación se presentarán el resto de gastos que no hayan sido debidamente justificados, ni admitidos en las liquidaciones parciales. A efectos de justificar los gastos generados por la actividad subvencionada, deberá presentarse la cuenta justificativa con aportación de justificantes de gastos y pagos, originales o copia compulsada, así como el anexo de justificación. A este respecto los costes se justificarán con facturas o documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa respecto de los gastos, así como la documentación acreditativa del pago. La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario. Las facturas deberán emitirse conforme a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Para todas las factura que se imputen al programa será necesario la utilización del sello, poniendo en el mismo el porcentaje de imputación y la cantidad en euros que corresponde dicho porcentaje. Se utilizará también en aquellas facturas que se impute el 100% del gasto. 23

24 Presentación de la documentación: La documentación a presentar para la justificación de los gastos y pagos será presentada sin encuadernar, con todas las hojas paginadas y referenciadas..-contratos de trabajo y nóminas de todo el personal que sea imputado al programa, así como sus justificantes de pago: se agruparán por trabajador y por meses correlativos (para acreditar debidamente el pago de las nóminas de trabajadores se debe presentar la transferencia bancaria del pago de las mismas)..-documentos de cotización a la Seguridad Social TC1 o recibo de liquidación de cotizaciones y su justificante de pago y TC2 (si en los TC2 se recogen trabajadores ajenos al proyecto, se marcarán de forma clara los trabajadores adscritos al programa). Las pagas extras deberán ser abonadas desde el inicio de los contratos hasta la finalización de los mismos, debiendo estar estos dentro del periodo de ejecución del programa. Por lo que sería conveniente prorratear las pagas extras por mensualidades..-modelo 111 de Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF :rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta Autoliquidación, junto con el correspondiente justificante bancario de pago..-modelo 190 Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta..-dietas y desplazamientos del personal imputado al programa subvencionado; para su justificación se presentarán los documentos habilitados a tal efecto, junto con sus justificantes bancarios de pago. Dicho documento deberá ser presentado al SEXPE para su visto bueno. Estas se presentará junto con la autorización de las comisiones de servicio ( pueden estar en el mismo documento), los billetes o tickets de transportes y las notas de comidas que han de cumplir los mismos requisitos que los exigidos para cualquier factura, pero si no es posible, se exigirá como mínimo que contenga el CIF de la empresa. No se consideran gastos elegibles los desayunos, meriendas, ni las copas, aunque estén incluidas en las facturas de las comidas. 24

25 .-Se devengará media manutención cuando la comisión obligue a realizar alguna de las comidas principales del día fuera de la residencia oficial. Como dato orientativo, la media manutención es de 19 euros y el gasto por desplazamiento es de 0,22 /km, (Decreto 287/2007 de 3 de agosto, DOE Nº 92 del 9/08/2007, sobre Indemnizaciones por razones de servicio personal laboral de la Junta de Extremadura)..-Cada orden de comisión irá grapada a su justificación de pago; si el documento acreditativo del pago acumulara más de una comisión, se agruparán las órdenes que se hayan hecho efectivas conjuntamente. Las comisiones tienen que estar detalladas con todos los datos necesarios: objeto de la comisión, día, hora de salida y regreso, localidad de salida y localidad/es objeto de la comisión, nombre del comisionado, DNI. NO olvidar firmar los documentos tanto por parte de la entidad como por parte del técnico, para su correcta identificación como pista de auditoria..-alquiler de inmuebles; para su justificación se presentarán los contratos firmados por ambas partes, arrendador y arrendatario, y las facturas acompañadas de su justificante bancario de pago, junto con el modelo 115 de retenciones e ingresos a cuentas sobre rentas o rendimientos procedente del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. Dichos documentos deberán contener los detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado. No serán gastos subvencionables los gastos de intermediarios inmobiliarios..-servicios de limpieza: para su justificación se presentará el contrato correspondiente, acompañado de las facturas junto sus correspondientes justificantes bancarios de pago; estos documentos deberán contener detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado..-pólizas de seguro de responsabilidad civil; para su justificación se presentará la póliza de seguro en la que se identificará el tipo de seguro, actividad asegurada, y el periodo de cobertura acompañada de la factura y su justificante bancario de pago.para que este gasto pueda ser subvencionable, tiene que venir identificado el objeto del contrato específico para el programa OPI. 25

26 Si la entidad ya tiene un seguro del responsabilidad civil, solo tendrá que hacer una adenda a dicho contrato e imputarle la parte correspondiente del programa OPI.Dicha adenda contendrá los apartado suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado..-gastos de amortización; para su justificación, se presentará factura de adquisición de los elementos, a nombre de la entidad beneficiaria, junto con el cuadro de amortización de acuerdo con las normas contables y fiscales en el que se refleje el porcentaje de amortización anual a aplicar según tabla de coeficientes anuales de amortización y acompañada de su justificante bancario de pago. Todos los documentos deberán contener detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado..-para el resto de los gastos generales se justificarán con facturas que deben cumplir los requisitos formales establecidos en el punto 3 del artículo 15 de dicho decreto, junto con su justificante bancario de pago; así mismo, se presentará Modelo 111 de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF junto con su correspondiente justificante bancario del pago. OBSERVACIONES: Facturas: se presentaran de todos los gastos, junto con su justificante de pago (transferencias bancarias o para cargos menores asiento contable). Es imprescindible que en la factura venga detallado el concepto que se factura (no son válidas descripciones vagas como: materiales de oficina o conceptos varios...) Las facturas aportadas deben cumplir los requisitos formales establecidos en el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: Número, y en su caso, serie. Fecha de su expedición. 26

27 Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Código de Identificación Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor. Descripción de la operación, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible así como el tipo tributario y la cuota repercutida cuando la operación esté sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido. Si la factura comprende entrega de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo CRITERIOS DE IMPUTACIÓN Todos los gastos necesarios para el desarrollo del programa pueden ser susceptibles de utilización compartida con otras actividades que la entidad realice. En estos casos, la entidad deberá determinar a priori el criterio de imputación que utilizarán para determinar el porcentaje de los gastos que correspondan al programa. Para ello presentarán una relación con los tipos de gastos, criterios de imputación y los porcentajes a aplicar para su validación. Si cambian el criterio deberán justificar el motivo que origina este cambio. Todas las facturas, cuya imputación sea parcial, deben venir acompañada por sus criterios de imputación. También se admiten, que para cada tipo de gasto (agua, luz, etc), se establezca un criterio general que será aplicado a todas las facturas que contengan ese concepto. Si se imputa una factura del 100% del gasto, dicha factura tiene que estar ligada indubitadamente al programa de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, indicando en la misma factura el nº de expediente. Es necesario poner el estampillado inclusive en las factura IMPUTADAS al 100% al programa OPI. 27

28 - DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES Y CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO. Sección de Coordinación de Políticas Activas de Empleo Servicio de Orientación e Intermediación Dirección General de Empleo SEXPE Paseo de Roma Módulo C, Tercera Planta Mérida. Teléfono Fax: Para consultas utilizar el correo electrónico corporativo: subvencionorientacion.sexpe@extremaduratrabaja.net 28