Informe Etapa Nº 2. Percepción de la Ciudadanía, Socios y Colaboradores del Gobierno Regional de Los Ríos. Versión 5.0

Transcripción

1 Percepción de la Ciudadanía, Socios y Colaboradores del Gobierno Regional de Los Ríos Informe Etapa Nº 2 Diseño de Estrategia Comunicacional N 2 y Ejecución del Plan de Medios STAFF CREATIVO Versión 5.0 Junio,

2 1. Fundamentos El Plan de Medios del Gobierno Regional de Los Ríos propuesto en esta Consultoría ha sido elaborado, considerando los resultados del Estudio de Percepción e Imagen que fueron realizados en la Etapa N 1; el análisis del entorno; el posicionamiento deseado; los fundamentos de base; y la Estrategia de Comunicación presentada durante la Etapa N 2 de la Consultoría y validada posteriormente, tras diversas observaciones, tanto por la Inspectoría y Contraparte Técnica, como por el Consejo Regional de Los Ríos. Sus lineamientos y objetivos derivan en una serie de acciones y tareas destinadas a informar, reflexionar, participar y obtener respuestas de parte de los públicos-foco identificados, en los niveles interno y externo, que retroalimentarán de información útil al Gobierno Regional, con la finalidad de aportar a su gestión o fortalecer su imagen y posicionamiento en la comunidad, que le corresponde liderar y administrar. Este Plan ha sido dividido en dos fases. La primera apunta a conseguir efectos a través de acciones y tareas específicas, de acuerdo con lo establecido en las Bases de Licitación y en el Contrato, las cuales se hicieron efectivas entre febrero y junio de La segunda fase, en tanto, abarca las acciones planificadas que deberán ser ejecutadas a partir del Elementos que componen el Plan de Medios El Plan de Medios propuesto considera los siguientes elementos: Acciones: Actividades planificadas y destinadas a generar un resultado concreto. Tareas: Iniciativa que se ejecutan para que una acción logre su propósito y que son capaces de ser medidas. Programación (Carta Gantt): Calendarización de las acciones y tareas definidas y costos involucrados. 2

3 2. Primera Fase del Plan de Medios La primera fase del Plan de Medios consideró la ejecución de acciones y tareas destinadas a oficializar la Estrategia de Comunicación y potenciar la gestión general de las comunicaciones, para así generar efectos inmediatos en el posicionamiento e imagen del Gobierno Regional de Los Ríos, tanto en sus públicos externos como internos. En términos de plazos, esta fase se diseñó para ser concretada durante el año Acciones y Tareas Acción I: Ordenar, fortalecer y proyectar la imagen de institucionalidad. 1. Tarea: Elaboración de un Manual de Normas, Uso y Aplicaciones de la Identidad Gráfica del Gobierno Regional de Los Ríos. - Objetivo: Dotar a la identidad gráfica del Gobierno Regional de Los Ríos de un Reglamento, que establezca los principios y criterios básicos sobre cómo debe utilizarse, para que pueda ser reconocida debidamente por sus públicos externos e internos, evitando así confusiones respecto a su uso. Elaboración de tres originales (impreso en papel couché, con anillado metálico y tapas duras). - Fecha de puesta en marcha: febrero-marzo, Presupuesto: $ Tarea: Aprobar mediante Resolución Exenta el Manual de Normas Uso y Aplicaciones de Identidad Gráfica del Gobierno Regional de Los Ríos. - Objetivo: Oficializar el instrumento para que tenga validez institucional y pueda ser aplicado y, posteriormente, socializado a nivel interno como externo. - Fecha de puesta en marcha: segundo semestre, Presupuesto: No requiere. 1 Este producto fue financiado por la Consultora, como parte de los requisitos establecidos en las Bases y en el Contrato. 3

4 3. Tarea: Aprobación de la ejecución de la Estrategia de Comunicación del Gobierno Regional por parte del Consejo Regional de Los Ríos. - Objetivo: Oficializar el instrumento para que tenga validez institucional y pueda ser aplicado y, posteriormente, socializado a nivel interno. - Fecha de puesta en marcha: segundo semestre, Presupuesto: No requiere. Acción II: Gestionar la comunicación. 1. Tarea: Habilitación del software entregado por la consultora, que podrá ser utilizado en dos modalidades: on-line y presencial, permitiendo contar con un instrumento de control y seguimiento. Se debe señalar que será el Gobierno Regional, a través de la unidad o profesional que designe, el encargado de su implementación y actualización. - Objetivo: Disponer de una herramienta para medir la percepción e interacción ciudadana. Dicho módulo podrá ser integrado a la actual plataforma web, manteniendo el actual estilo y formato del sitio, como también podrá ser aplicado en terreno (encuestadores). - Fecha de puesta en marcha: segundo semestre, Presupuesto: $ Acción III: Sistematizar la difusión y el envío de información. 1. Tarea: Diseño e impresión de ejemplares de desplegable. - Objetivo: Contar con un medio impreso que informe sobre la institucionalidad del Gobierno Regional de Los Ríos y el rol que cumplen sus autoridades. - Fecha de puesta en marcha: abril, Presupuesto: $ TOTAL PRESUPUESTO PRIMERA FASE: $ Este producto fue ofertado por Publicidad y Producciones Staff Creativo LTDA. Este producto fue financiado por la consultora, como parte de los requisitos establecidos en las Bases y en el Contrato. 4

5 3. Segunda Fase del Plan de Medios La segunda fase del Plan de Medios fue diseñada para ser ejecutada a partir de Considera acciones y tareas orientadas a generar impacto comunicacional inmediato y de mediano plazo, entre los diferentes públicos establecidos en los niveles interno y externo. 3.1 Acciones y Tareas de Nivel Interno Acción I: Gestionar la comunicación. 1. Tarea: Asignar las funciones (gestión) que detalla la Estrategia de Comunicación a un profesional del Área de las Comunicaciones. - Objetivo: Contar con un responsable directo de la aplicación de los principios de la estrategia y la ejecución de los planes acciones y tareas aprobadas. - Fecha de puesta en marcha: primer semestre, Presupuesto: No requiere. Acción II: Valorar la gestión. 1. Tarea: Instaurar y otorgar distinciones a los funcionarios que cumplan 5 ó más años de servicio en cada división, departamento y/o unidad. Se entregarán cada año en la ceremonia establecida para conmemorar el aniversario del Gobierno Regional de Los Ríos y que es coincidente con el aniversario de la Región. - Objetivo: Reconocer el trabajo que realizan los funcionarios del Gobierno Regional, reforzar su compromiso y fortalecer la cultura institucional. - Fecha de puesta en marcha: a partir de octubre de Presupuesto: $ Medallas y certificados en base a 10 personas. 5

6 Acción III: Activar nuevos procesos y protocolos internos de inducción y vinculación. 1. Tarea: Mejorar y actualizar el Manual de Inducción existente, con el fin de ser entregado a toda persona que se incorpora al Gobierno Regional de Los Ríos, con la información principal de la organización (valores, misión, normativas, etc.) relativa a la gestión y las comunicaciones. - Objetivo: Ordenar los procesos internos y fortalecer la cultura institucional. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto: $ Tarea: Realizar desayunos o encuentros de los consejeros regionales y el ejecutivo regional con los nuevos funcionarios y colaboradores que ingresan al Gobierno Regional (al menos, una vez al año). - Objetivo: Ordenar los procesos internos y fortalecer la cultura institucional y acercar a las autoridades con los funcionarios. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto de cada desayuno o encuentro: $ Acción IV: Perfeccionar el sistema de ceremonial y protocolo. 1. Tarea: Redefinir acciones protocolares y soportes (presentes o folletería) para saludos protocolares, cumpleaños, felicitaciones, fallecimientos, etc. - Objetivo: Ordenar los procesos internos y fortalecer la cultura institucional. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto: $

7 2. Tarea: Oficializar (definir y socializar) protocolos mediante Resolución Exenta: check list. Cuándo habla el Intendente, los Consejeros Regionales u otras autoridades. Cómo se organizan las ceremonias, cuándo participan las autoridades, entregan distinciones y/o reconocimientos, etc. y uso de la imagen corporativa en las ceremonias oficiales. - Objetivo: Ordenar los procesos internos y fortalecer la cultura institucional. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto: No requiere. Acción V: Potenciar y sistematizar la circulación de información institucional. 1. Tarea: Diseñar y enviar a los funcionarios - cada 30 días - un boletín electrónico (fotos y textos) con noticias y logros destacados del Gobierno Regional de Los Ríos. Esta tarea debe reemplazar a la que realiza el Departamento de Personal o, a lo menos, realizarse en conjunto entre ese departamento y la Unidad de Comunicaciones. - Objetivo: Mantener informados a los funcionarios del quehacer institucional, más allá de sus propias tareas. La idea es hacerlos partícipes del cumplimiento de los objetivos de corto y mediano plazo. - Fecha de puesta en marcha: desde el primer semestre de 2014, y en forma permanente. - Presupuesto: No requiere. 2. Tarea: Realizar talleres de trabajo orientados a informar a los funcionarios sobre el quehacer del Gobierno Regional en su conjunto, como también difundir sobre la formalización de nuevos procedimientos y/o medidas. - Objetivo: Mantener informados a los funcionarios del quehacer institucional, más allá de sus propias tareas, como también hacerlos partícipes del cumplimiento de los objetivos que se fije la institución. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto Anual: $

8 Acción VI: Incorporar la identidad gráfica del Gobierno Regional en el trabajo diario. 1. Tarea: Crear elementos de mercadeo para uso y utilización de los funcionarios, Consejeros Regionales y Ejecutivo Regional: ropa, tazones, cuadernos, etc. Estos elementos también pueden ser entregados por los funcionarios a públicos externos, que se relacionan laboralmente con ellos. - Objetivo: Fortalecer la identidad y la cultura corporativa. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto: $

9 3.2 Acciones y Tareas de Nivel Externo Acción I: Proyectar el compromiso del Gobierno Regional con el análisis de diversos temas y la defensa de los intereses regionales. 1. Tarea: Encuentros (una vez por semestre) con líderes de opinión denominados Desayuno Análisis, con participación de invitados destacados, de perfil nacional, con el fin de debatir temas de interés regional y promover el diálogo, abierto a la prensa. - Objetivo: Proyectar al Gobierno Regional como una instancia comprometida con los temas de futuro y el desarrollo de la Región de Los Ríos. - Fecha de puesta en marcha: a partir del primer semestre de 2014, y en forma permanente. - Presupuesto Semestral: $ Acción II: Potenciar la imagen y el posicionamiento del Gobierno Regional. 1. Tarea: Programa de visitas al Gobierno Regional y al Consejo Regional orientado a estudiantes secundarios, dirigentes o representantes de organizaciones sociales y ciudadanas. - Objetivo: Promover y fortalecer el conocimiento del Gobierno Regional y del Consejo Regional respecto al rol que desempeñan sus autoridades y funcionarios. - Fecha de puesta en marcha: meses de abril y octubre de cada año. - Presupuesto: $ Incluye entrega de algunos presentes, refrigerios, etc. 9

10 2. Tarea: Instaurar un premio y/o distinción anual que el Gobierno Regional de Los Ríos entregue a ciudadanos destacados por su aporte al desarrollo de la Región de Los Ríos. Se entregará cada año en la ceremonia establecida para conmemorar el aniversario de la Región de Los Ríos. Si bien en la actualidad esta distinción la realiza el Consejo Regional de Los Ríos, la idea es que a futuro sea asumida como una actividad del Gobierno Regional, entendido como una institución conformada por el Ejecutivo (Intendente), cuerpo colegiado (Consejo Regional) y servicio administrativo (funcionarios). - Objetivo: Proyectar al Gobierno Regional de Los Ríos como institución vinculada al quehacer de la Región y potenciar sus vínculos con los líderes de opinión. - Fecha de puesta en marcha: octubre de 2014, coincidente con el aniversario de la Región de Los Ríos. - Presupuesto: $ Tarea: Instaurar una ceremonia para conmemorar el aniversario de la creación de la Región de Los Ríos y de su Gobierno Regional. En dicha ocasión, se entregarán las distinciones a funcionarios y ciudadanos destacados, según la definición que se entregó en las acciones previas. - Objetivo: Proyectar al Gobierno Regional de Los Ríos como institución vinculada al quehacer de la Región y potenciar sus vínculos con los líderes de opinión. - Fecha de puesta en marcha: octubre de 2014, coincidente con el aniversario de la Región de Los Ríos. - Presupuesto: $

11 Acción III: Sistematizar y ordenar la entrega de información relevante a la comunidad. 1. Tarea: Campaña en medios radiales, escritos y on line. Construcción y difusión de mensajes para anunciar el inicio y/o término de proyectos (obras) emblemáticos financiado por el Gobierno Regional de Los Ríos, previa revisión y V/B del Departamento Jurídico. - Objetivo: Informar a la comunidad sobre el quehacer del Gobierno Regional y fortalecer la identidad del Gobierno Regional. - Fecha de puesta en marcha: a partir del primer semestre de 2014, y en forma permanente. - Presupuesto: $ Tarea: Rediseño del sitio web del Gobierno Regional. Jerarquizar, reordenar y actualizar sus actuales contenidos, privilegiando el diseño de un perfil propio, claramente diferenciado del que evidencia el sitio web de la Intendencia Regional. - Objetivo: Mantener informada en forma más oportuna y precisa a la comunidad sobre el quehacer del Gobierno Regional, en forma equilibrada y de acuerdo con la visión establecida en la Estrategia de Comunicación. - Fecha de puesta en marcha: primer semestre de Presupuesto: $ Tarea: Conferencia de prensa del Consejo Regional de Los Ríos -a lo menos una vez al mes, pudiendo ser dos si la realidad lo amerita- con participación del Intendente y de Consejeros Regionales, según funciones y/o cargos (presidentes de comisiones, por ejemplo). Si bien en la actualidad el Consejo Regional realiza una actividad similar cada tres meses, en donde además se complementa con un desayuno para los asistentes, la idea es fortalecer la iniciativa realizándola mensualmente y contando con la presencia del Intendente, dada su condición de Presidente de este cuerpo colegiado. - Objetivo: Propiciar la convocatoria a los medios de comunicación para informar y dar a conocer los proyectos aprobados y/o en ejecución, como también de los recursos involucrados. - Fecha de puesta en marcha: a partir del segundo semestre de 2014, y en forma permanente. - Presupuesto por cada conferencia de prensa: $

12 4. Tarea: Elaboración y envío (una vez al mes) de un boletín electrónico (máximo 2 páginas tamaño oficio) a públicos escogidos, con información relevante sobre el quehacer del Gobierno Regional y los proyectos aprobados. Incluye la habilitación de un banner en el sitio web para suscribirse. - Objetivo: Propiciar un contacto más directo con la ciudadanía, dar a conocer los proyectos y principales iniciativas, y fomentar su proyección en la comunidad. - Fecha de puesta en marcha: una vez actualizado y perfeccionado el sitio web del Gobierno Regional. - Presupuesto: No requiere. Acción IV: Potenciar y difundir la imagen institucional. 1. Tarea: Elaboración e impresión -cada cuatro años- de una Memoria del Gobierno Regional, coincidente con los periodos de Gobierno Nacional, con el fin de ser distribuida entre autoridades regionales, empresarios y organizaciones sociales y ciudadanas (impresión con estándares de calidad). - Objetivo: Fortalecer la imagen del Gobierno Regional. - Fecha de puesta en marcha: primer semestre, Presupuesto: $ Acción V: Ordenar, fortalecer y proyectar hacia la comunidad la identidad institucional. 1. Tarea: Actualización de diseño e imagen gráfica del Gobierno Regional en letreros de obras, avisos sobre licitaciones y proyectos, a usar en distintos soportes. - Objetivo: Fortalecer la identidad del Gobierno Regional de Los Ríos, facilitar su identificación y dar sentido a su cultura institucional. - Fecha de puesta en marcha: una vez aprobado mediante Resolución Exenta el Manual de Normas, Uso y Aplicaciones de la Identidad Gráfica del Gobierno Regional de Los Ríos. - Presupuesto: No requiere 7. 6 Mínimo ejemplares. 7 Los costos deben ser incluidos como parte de los requisitos que se establezcan en las Bases de Licitación de cada iniciativa de inversión. 12

13 2. Tarea: Diseño y elaboración de regalos corporativos (ejemplo, un libro con la Historia de la Región o Del Reino de Valdivia, artesanía o producto típico). - Objetivo: Fortalecer la imagen del Gobierno Regional de Los Ríos, facilitar su identificación y vincularla con la Región. - Fecha de puesta en marcha: durante el Presupuesto: $ PRESUPUESTO SEGUNDA FASE, NIVEL INTERNO: $ PRESUPUESTO SEGUNDA FASE, NIVEL EXTERNO: $ TOTAL PRESUPUESTO PLAN-2014: $

14 4. Programación del Plan (Carta Gantt) 4.1 Primera Fase: 2013 ACCIÓN MANUAL DE NORMAS, USO Y APLICACIONES DE LA IDENTIDAD GRÁFICA DEL GOBIERNO REGIONAL DE LOS RÍOS Diseño e impresión de 3 originales. PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE VALOR X OFICIALIZAR MANUAL X - Aprobación de Manual mediante Resolución Exenta. APROBACIÓN EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y POSICIONAMIENTO X - Aprobación del Consejo Regional de Los Ríos. HABILITACIÓN DE SOFTWARE ENTREGADO POR LA CONSULTORA X Entrega de herramienta de control al Gobierno Regional. DISEÑO E IMPRESIÓN DE DESPLEGABLES X Diseño e impresión de ejemplares. TOTAL PRESUPUESTO PRIMERA FASE $

15 4.2 Segunda Fase (Nivel Interno): 2014 ACCIÓN PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE VALOR ASIGNAR FUNCIONES PARA GESTIONAR LA ESTRATEGIA X - Definición de la autoridad competente. ENTREGA DISTINCIONES A FUNCIONARIOS X Medallas y certificados. ACTUALIZAR MANUAL DE INDUCCIÓN X X Impresos para ser entregado a cada nuevo funcionario. DESAYUNOS DE BIENVENIDA X X Encuentro del ejecutivo y consejeros regionales con funcionarios nuevos. REDEFINICIÓN ACCIONES PROTOCOLARES X X Soportes (presentes o folletería) para saludos protocolares, cumpleaños, fallecimientos, etc. OFICIALIZACIÓN DE LOS PROTOCOLOS INTERNOS X X - Check list para ceremonias y procedimientos mediante Resolución Exenta. DISEÑO Y ENVÍO DE BOLETIN ELECTRÓNICO AL PERSONAL INTERNO X X - Mensual. TALLERES DE TRABAJO ORIENTADOS A INFORMAR A LOS FUNCIONARIOS X X Talleres de información a los funcionarios sobre el quehacer institucional. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE ELEMENTOS DE MERCADEO X X Ropa, tazones, lápices, cuadernos, etc. TOTAL PRESUPUESTO SEGUNDA FASE (NIVEL INTERNO) $

16 4.3 Segunda Fase (Nivel Externo): 2014 ACCIÓN PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE VALOR DESAYUNO ANÁLISIS: ENCUENTROS CON EXPERTOS DESTACADOS X X Actividad semestral (2 veces al año). VISITAS AL GOBIERNO REGIONAL Y CONSEJO REGIONAL X X Programa para estudiantes, dirigentes sociales, etc. DISTINCIÓN A CIUDADANOS DESTACADOS X Una vez al año. CEREMONIA DE ANIVERSARIO DEL GOBIERNO REGIONAL X Entrega de distinciones. CAMPAÑA VINCULADA A PROYECTOS X X Informar sobre avance y estado de principales obras ejecutadas. RESIDEÑO DE SITIO WEB X Actualización de diseño y contenidos. CONFERENCIAS DE PRENSA SOBRE PROYECTOS Y DECISIONES DEL CORE X X Convocadas al término de sesiones escogidas. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE BOLETÍN ELECTRÓNICO X X - Una vez concretado el rediseño del sitio web. MEMORIA DE LA GESTIÓN DEL GOBIERNO REGIONAL X Documento impreso en alta calidad, cada cuatro años. 16

17 ACCIÓN PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE VALOR ACTUALIZACIÓN Y DISEÑO DE IMAGEN GRÁFICA EN LETREROS DE VIA PÚBLICA X X - Vinculados a proyectos y obras licitadas. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE REGALOS CORPORATIVOS X X Libro, artesanía, productos típicos regionales. TOTAL PRESUPUESTO SEGUNDA FASE (NIVEL EXTERNO) $

18 5. Análisis de la Gestión de Recursos Para la correcta implementación del Plan de Medios, se hace necesario realizar un análisis de la gestión de los recursos que serán destinados a financiar las acciones y tareas que se han contemplado. En tal sentido, se hace presente la necesidad de que el Gobierno Regional de Los Ríos disponga de un presupuesto anual destinado exclusivamente a financiar este Plan de Medios. Por lo tanto, se deberán contemplar recursos a través del Programa 01 del Presupuesto Anual del Gobierno Regional de Los Ríos. 18

19 6. Unidad Responsable de la Comunicación 6.1 Antecedentes La comunicación del Gobierno Regional de Los Ríos debe estar a cargo de una unidad responsable de gestionar el cumplimiento diario de los objetivos, acciones y tareas definidas o derivadas de la Estrategia de Comunicación, tal como fueron establecidas en el Informe Nº 2 Plan de Mejoramiento de la Percepción y Posicionamiento del Gobierno Regional de Los Ríos y en el presente Informe. Para ello, se propone crear la Oficina de Comunicaciones del Gobierno Regional de Los Ríos, cuya jefatura deberá estar a cargo de un periodista. Además, se propone que esta Oficina esté conformada por un equipo base de profesionales encargado de ejecutar las tareas habituales, según áreas definidas, cuyo equipo podrá ir completándose de manera gradual. Sin embargo, se debe tener presente que la correcta y adecuada implementación de la Estrategia Comunicacional sólo será posible, en la medida que se cuente efectivamente con los recursos materiales, financieros y técnicos (dotación de personal) que exige esta Estrategia y su correspondiente Plan de Medios. 6.2 Estructura General Visión Estratégica En lo estratégico, la visión debe apuntar a establecer una convergencia e interacción coordinada, integrada y de pleno equilibrio entre los dos órganos que conforman el Gobierno Regional: Ejecutivo, órgano unipersonal representado por el Intendente, y Consejo Regional, órgano colegiado integrado por los consejeros. Por consiguiente, la comunicación del Gobierno Regional debe surgir siempre como resultado de una definición previa y consensuada. Por lo que resulta fundamental que ambas instancias tienen que realizar labores de comunicación en forma sustantiva y 19

20 complementaria. Y será precisamente esta definición previa y consensuada, la que adquirirá forma a través de la Estrategia de Comunicación, documento que establece el marco de acción general y los principios básicos de las normas comunicacionales del Gobierno Regional y de sus autoridades. Tal como se indicó en el Informe Nº 2 Plan de Mejoramiento de la Percepción y Posicionamiento del Gobierno Regional de Los Ríos de la presente Consultoría, en donde se detalla la Estrategia Comunicacional a seguir, como también en lo indicado en el presente Informe, resulta relevante su adecuada implementación, ya que tiene el valor de asignar un ámbito específico de acción en materia comunicacional, sin perder la perspectiva de integralidad. En el caso del Ejecutivo Regional, este debiera actuar y comunicar conforme a sus atribuciones, pero también de acuerdo a una agenda temática a definir con el Consejo Regional. En estos casos, cuando ejerza la comunicación el Ejecutivo Regional, deberá hablar siempre como Presidente del Consejo Regional, y no como Representante del Presidente de la República y/o Jefe del Gobierno Interior de la Región de Los Ríos. En aquellos casos en que temas o coyunturas compliquen su accionar, se recomienda que se delegue a una vocería, previamente consensuada. En relación con el Consejo Regional, se apunta a otorgar la estatura y figuración que le corresponde, mediante los propios consejeros. Este órgano deberá actuar y comunicar de acuerdo a la importancia y atribuciones que le otorga la ley. Para ello, se debe resaltar la labor que realizan sus distintas Comisiones como también en Plenario. La visión estratégica que se ha propuesto considera el escenario de elección directa de los consejeros, e igualmente las implicancias que tendrá en el contexto de los actuales liderazgos regionales. De ahí la importancia que prime esta visión estratégica, ya que servirá de guía a la visión operativa: el trabajo diario y permanente de la comunicación. En definitiva, la gestión de las comunicaciones depende necesariamente de ambas instancias y, por lo mismo, ambas deben consensuar la forma como se generarán los contenidos o la fundamentación del Plan de Medios. Sin embargo, se debe tener presente que todo esto se concretizará y resguardará en la visión operativa. Por tales motivos, se hace necesario que el Plan Estratégico y su correspondiente Plan de Medios sea aprobado por el Consejo Regional, para que, posteriormente, puedan en conjunto, Ejecutivo y Consejo, velar por su correcta y adecuada implementación. 20

21 6.2.2 Visión Operativa El trabajo operativo de la Oficina de Comunicaciones deberá estar supervisado por un Comité de Comunicaciones, que deberá velar porque en el ámbito operativo (día a día) sea su jefatura la que siga los lineamientos definidos en la Estrategia de Comunicación y, que el trabajo encomendado a esta unidad, se ejecute en los plazos establecidos. Para tal efecto, se propone que este Comité se reúna una vez por semana y lo integre un representante del ejecutivo regional, dos consejeros regionales y el jefe y/o encargado de la Oficina de Comunicaciones. A su vez, el Comité de Comunicaciones cumplirá dicho rol, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la visión estratégica. Esquema de la Orgánica General de la Comunicación 21

22 6.3 Comité de Comunicación Funciones Supervisar el funcionamiento habitual de la Oficina de Comunicaciones. Coordinar la aplicación del plan de comunicaciones, acciones específicas y/o situaciones que afecten la imagen institucional. Presentar al Gobierno Regional el Plan Anual de Comunicación, propuesto por la Oficina de Comunicaciones. Evaluar los resultados del plan de comunicación del ejercicio anterior. Establecer los objetivos para el nuevo ejercicio Composición Representante del Ejecutivo Regional (designado oficialmente). Consejeros Regionales (2, elegidos por el Consejo Regional). Jefe y/o Encargado de la Oficina de Comunicaciones Comité de Manejo de Crisis Muchas veces las crisis no se logran evitar, pero sí se pueden prever sus efectos, siempre y cuando la respuesta ante las mismas sea rápida y eficaz. Para tal efecto, y como instrumento preventivo, debe establecerse un Comité de Manejo de Crisis que se activa -a petición expresa de alguno de los integrantes del Comité de Comunicaciones- en el momento en que aparezcan los primeros síntomas de una situación que pueda afectar a la imagen y la reputación del Gobierno Regional. Funciones: Instrucciones de comunicación en caso de crisis. Primer diagnóstico de la crisis. Elaboración del discurso de espera. Primera evaluación mediática de la crisis. Designación del portavoz ante los medios de comunicación. Información interna, posibles afectados y autoridades. Intensificación de las relaciones informativas con los medios. 22

23 Composición: Secretario Ejecutivo del Consejo Regional. Representante del Ejecutivo Regional. Jefe y/o Encargado Unidad de Comunicaciones. Asesor Jurídico. 6.4 Perfiles y Funciones: Oficina de Comunicaciones A continuación, se detallan las funciones principales para cada área Jefatura de Comunicaciones Debe ser un periodista con experiencia de -a lo menos- cinco años en el ejercicio profesional y capacidad para conformar equipos. Además, debe tener buena vinculación con los medios y capacidad para trabajar con los Consejeros Regionales. Ser responsable de la gestión y ejecución del Plan Estratégico de Comunicación. Revisar y evaluar las políticas y acciones comunicacionales. Establecer los presupuestos y negociaciones de medios. Dirigir al equipo de comunicaciones bajo su responsabilidad. Participar de las reuniones de coordinación del Gobierno Regional. Integrar el Comité de Comunicaciones. Realizar los estudios periódicos de evaluación de la gestión comunicacional Área de Prensa y Difusión Al respecto, se sugiere que esta área sea conformada por -a lo menos- dos periodistas. Periodista Nº 1: Cubrir las actividades del Gobierno Regional para difusión interna y externa. Mantener una relación permanente con todos los medios regionales. Remplazar al Jefe y/o Encargado de Comunicaciones en su ausencia. Mantener el archivo de prensa. 23

24 Enviar el reporte diario de lo publicado sobre el Gobierno Regional a Consejeros Regionales, Secretario Ejecutivo del Consejo Regional, Ejecutivo Regional y Jefes de División. Periodista Nº 2: Cubrir las actividades internas y externas del Gobierno Regional para difusión. Responsable de administrar la web institucional. Mantener la información diaria que aparece en la web. Redactar y enviar boletines digitales a los distintos segmentos definidos en el Plan Área de Relaciones Públicas y Protocolo Gestionar y aplicar protocolos (check list y manuales respectivos). Producir y organizar actividades y eventos del Gobierno Regional. Producir y organizar las salidas del Gobierno Regional a terreno. Organizar y recibir visitas. Manejar exposiciones. Mantención de regalos publicitarios y de mercadeo Área de Diseño Elaborar material gráfico impreso y digital. Diseñar los cambios a la web. Garantizar el manejo y uso de la marca y su manual corporativo Área Gráfica y Audiovisual Registrar actividades del Gobierno Regional en soporte fotográfico y audiovisual. Mantener un archivo fotográfico y audiovisual. Editar el material para su envío a los respectivos medios. Editar y preparar material para la web. 24

25 6.5 Presupuesto Recurso Humano de Base Se consideran valores totales bruto requerido para desarrollar la Oficina de Comunicaciones. MONTO BRUTO MENSUAL CANTIDAD COSTO TOTAL Jefe y/o Encargado de Comunicación $ Periodista N 1 y N 2 $ Relacionador Público $ Diseñador $ Gráfico/Audiovisualista $ Total Mensual Total Anual $ Proceso de Instalación Es necesario considerar un proceso de implementación de este equipo de profesionales para las comunicaciones del Gobierno Regional. La idea es contar con un equipo de base (jefe y/o encargado de comunicaciones, un periodista y un relacionador público) para que sea constituido durante el primer semestre de 2014, y posteriormente ir completándolo (otro periodista, un diseñador y un gráfico/audiovisualista) durante el segundo semestre. En un primer momento será necesario establecer prioridades en el plan de acción, de tal modo, de emplear eficazmente los recursos disponibles. No es bueno proyectarse en un gran plan de trabajo que no pueda ser abordado con calidad técnica y consistencia en el tiempo. 25

26 7. Consideraciones en torno al Plan de Medios Es necesario tener presente que todo Plan de Medios debe estar sujeto a revisiones y modificaciones, conforme a los requerimientos propios que la gestión vaya definiendo. Sin embargo, es preciso garantizar algunas acciones que deben permanecer en el tiempo, más allá de las propias contingencias, con el fin de asegurar una continuidad, que siempre es fundamental para generar y mantener un buen posicionamiento comunicacional. Igualmente, es prioritaria la participación activa de las instancias de dirección y supervisión de la gestión comunicacional. De lo contrario, esta gestión con el tiempo puede irse relajando y perdiendo el dinamismo necesario para cumplir con eficiencia los objetivos definidos. También la evaluación periódica de la gestión constituye una tarea irrenunciable de parte de la instancia de dirección política general, ya que permitirá garantizar que el trabajo de los profesionales cumpla con las tareas definidas en forma adecuada y oportuna. 26

27 8. Propuesta: Ejecución Plan de Medios realizada por Consultor 8.1 Implementación del Plan de Medios Esta propuesta considera la ejecución -en un plazo máximo de 30 días- de acciones específicas a nivel de medios de comunicación masiva, particularmente en radios, relacionadas con algunas de las tareas propuestas en la Estrategia Comunicacional Nº 2 (Plan de Medios). También comprende un taller de difusión para informar a periodistas y comunicadores sobre los principales resultados obtenidos en esta Consultoría. El objetivo de esta etapa es difundir a nivel público y poner en conocimiento de la ciudadanía, información sobre aspectos relevantes de la gestión del Gobierno Regional de Los Ríos, considerando las definiciones, estrategias, discurso y ejes comunicacionales establecidos en el Plan de Mejoramiento de la Percepción y Posicionamiento del Gobierno Regional (Estrategia de Comunicación), aprobado por la Inspectoría y Contraparte Técnica Acciones Realización de una campaña de difusión en radios de carácter comunal o local con una mirada de alcance regional. Esta campaña tiene el siguiente objetivo: Generar presencia del Gobierno Regional en el territorio de la Región. Campaña de identificación con la Región, previa revisión y visto bueno del Departamento Jurídico. Se hace imperioso generar presencia del Gobierno Regional, ya sea para marcar presencia, como para darse a conocer en momentos en que se debe potenciar su valoración de parte de la comunidad. Por su naturaleza, siempre será contraproducente una campaña directa y que se puede cuestionar por un desaprovechamiento de recursos. Sin embargo, el marcar presencia es imperioso. Se ha denominado la campaña: AMA TU REGIÓN. 27

28 De acuerdo a lo establecido en el Contrato, esta campaña cuenta con un presupuesto de $ Desarrollo de dos talleres (uno en La Unión y otro en Valdivia) de Difusión del Plan de Mejoramiento de la Percepción y Posicionamiento del Gobierno Regional de Los Ríos, orientados a periodistas de los servicios públicos y medios de prensa existentes en la Región. Entrega del plan y de un informe de resultados a la Inspectoría y Contraparte Técnica, Comisión de Trabajo y Comité de Calidad, como también una presentación de los principales resultados obtenidos en la etapa. Presentación de los resultados al Consejo Regional de Los Ríos. Estas acciones se precisarán y aprobarán, en cuanto a su forma y fondo, en acuerdo con la Inspectoría y/o Contraparte Técnica. Cada una de las acciones que se ejecuten deberá apuntar a difundir los siguientes contenidos: Promover el conocimiento de la institucionalidad del Gobierno Regional y de los cambios que implicará la modificación a la ley, en lo relativo a la elección directa de los Consejeros Regionales. Otorgar prioridad a la difusión de aquellos proyectos e iniciativas orientadas a fomentar el desarrollo humano, territorial y productivo de la Región de Los Ríos. Impulsar la defensa, en el ámbito político-económico y ante el poder central Ejecución y Resultados La ejecución de estas acciones estará a cargo de la consultora, la que, asimismo, se hará cargo de la contratación de la campaña radial en las emisoras que se definan para tal efecto. 28

29 8.2 Consideraciones a la Propuesta de Ejecución del Plan La Etapa señalada indica que la consultora debe implementar el Plan de Medios, lo que implica establecer acciones de medios de prensa, radiales y/o digitales. La generación de un posicionamiento efectivo no es el resultado de acciones de propaganda o de difusión en medios puntuales, sino de una estrategia amplia y precisa, y de un plan de medios que la acompañe en el tiempo. Para ello, se ha desarrollado una estrategia y acciones para un período de un año. En tal situación, la consultora advierte que resulta inconducente realizar acciones puntuales de tipo propagandística, por las razones que se explican a continuación: 1. Una campaña puntual del Gobierno Regional, que refiera a sí mismo, es contraproducente, pues la comunidad enjuicia el uso de recursos para este fin. 2. Cualquier acción de comunicación en base al plan propuesto, no genera resultados en un período de 30 días. 3. El presupuesto que se puede asignar para un plan de estas características resulta muy insuficiente para el fin señalado. 4. La situación política actual existente en la Región de Los Ríos y el país no asegura una buena recepción de este tipo da campañas. 29