PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Servicio de mantenimiento integral de las instalaciones deportivas y dependencias administrativas de los centros de Barcelona y de Lérida del Instituto Nacional de Educación Física de Cataluña, para el periodo comprendido entre el día 1 de junio de 2016 y el 31 de diciembre de 2017

2 ÍNDICE 1. Objeto del contrato Necesidades administrativas Instalaciones a mantener Mantenimiento de las instalaciones y sistemas Mantenimiento preventivo Mantenimiento normativo, técnico y legal Mantenimiento conductivo Instrucciones de uso y maniobra Instrucciones de seguridad Programa de gestión energética Mantenimiento correctivo ordinario Mantenimiento correctivo extraordinario Retimbrado y recarga de extintores Gestión de los consumos energéticos y de agua Montaje del protector de parquet (Bateco) Subcontratación Inspecciones periódicas reglamentarias Requerimientos de los servicios Dimensionado del servicio Dirección de operaciones y responsabilidad técnica Equipo de mantenimiento Servicio de Atención de Usuario (SAU) Medios materiales Material Incluido en el contrato Material no Incluido en el precio del servicio Gestión del mantenimiento Transición de los servicios Acta de ocupación Inventario de las instalaciones Programa de mantenimiento Libros oficiales Informe mensual Informe anual Devolución de los servicios Condiciones de ejecución Responsable de la ejecución de la prestación del servicio y seguimiento del contrato Responsabilidades y niveles de servicio Otras obligaciones del contratista Deficiencias objeto de penalización Régimen de penalizaciones Colaboración en las auditorías Garantía de los aparatos Garantía de los trabajos Lengua y plazos de entregas de la documentación: Cláusulas lingüísticas Prevención de riesgos laborales Coordinación empresarial Póliza de responsabilidad civil Plazo de Ejecución, presupuesto y pagos Plazo de ejecución Aplicación presupuestaria Presupuesto. Presupuesto máximo de licitación Precio del servicio objeto del contrato Precios de mano de obra para servicios extraordinarios Tramitación del pago Información orientativa sobre la distribución de trabajos Visita previa Presentación de la OFERTA DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO ANEXOS... 34

3 Pliego de condiciones técnicas que regirá en la contratación del servicio de mantenimiento integral de las instalaciones deportivas y dependencias administrativas de los centros de Barcelona y de Lérida del Instituto Nacional de Educación Física de Cataluña, para el periodo comprendido entre el día 1 de junio de 2016 y el 31 de diciembre de Objeto del contrato Este pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto la enumeración y descripción detallada de las condiciones y características a las cuales se tiene que ajustar la ejecución del contrato relativo al servicio de mantenimiento técnico de todas las instalaciones que se detallarán en este pliego, adscritas al Instituto Nacional de Educación Física de Cataluña (INEFC). El contrato también incluye el suministro del material de reposición no incluido en el precio del servicio, de forma que determina que este sea un contrato mixto y contiene prestaciones correspondientes al contrato de servicios y al de suministros. La prestación que tiene más importancia desde el punto de vista económico es la del servicio, es por eso que se aplicarán las normas previstas por el contrato de servicios. Esta contratación quedará estructurada en los siguientes lotes: Dirección Superficie m 2 Puestos de trabajo Usos edificios Lote 1 Barcelona Avda. del Estadio, 12-22, (08038) Administrativo, docente y deportivo Lote 2 Lérida Partida de la Caparrella, 5 (25192) Administrativo, docente y deportivo 2. Necesidades administrativas El INEFC tiene la necesidad de contratar los servicios de mantenimiento normativo, técnico, legal, preventivo, conductivo y correctivo de las instalaciones de climatización, electricidad, fontanería, voz y datos, alcantarillado, gas, sistemas de protección contra incendios, carpintería, pintura, elementos estructurales, constructivos, elevadores y funcionales, desde el 1 de junio de 2016 hasta el 31 de diciembre de 2017, en las sedes de sus centros de Barcelona y Lérida, de acuerdo con las cláusulas que figuran a continuación. Aproximadamente en el Centro de Barcelona trabajan 120 personas y asisten a unos 900 alumnos y en el Centro de Lérida trabajan 70 personas y asisten a unos 700 alumnos. Obviamente, hay días que hay más demanda de servicio que otros, en función de la actividad docente y los periodos de vacaciones. Hace falta que, a priori, el contratista considere esta variabilidad y esté preparado para prestar el servicio correspondiente. 3

4 3. Instalaciones a mantener En el anexo 1, Relación de las instalaciones y sistemas de este pliego, se describen las instalaciones y equipos que son objeto a cada uno de los lotes del contrato. A título indicativo, la tipología de instalaciones a mantener son las siguientes: Instalaciones de los sistemas de climatización y ventilación Comprende todos los sistemas de climatización de los edificios, incluidas las calderas y la ventilación. También incluye todo lo que afecta al control directo de normalización y seguimiento en materia de prevención de la legionela. Instalaciones de protección contra incendios Comprende la totalidad de las redes de detección y extinción de incendios. Incluye el mantenimiento de los equipos activos de detección y la recarga y retimbrado de los extintores. Instalaciones eléctricas Instalaciones eléctricas de los edificios (baja y alta tensión); canalizaciones; alumbrado; puntos de luz, incluidos luces y enchufes; todos los tipos de cuadros generales y de distribución; redes de tierra y protección de las instalaciones como es el caso de los pararrayos, los grupos electrógenos, SAI y centros de transformación, entre otros. Instalaciones de voz y datos Incluye las instalaciones de voz y datos, audiovisuales, sistemas de megafonía, TV. Incluye las redes de voz y datos y puntos de trabajo para las conexiones con sistemas informáticos, telefonía, audiovisuales, de TV, domótica, megafonía, etc. Instalaciones de gas Sistema de gas en cualquiera de los edificios que disponga de estas instalaciones. El ámbito de actuación es la parte de la instalación desde la línea de enlace con la acometida de la compañía suministradora hasta las instalaciones de producción o distribución. Instalaciones de fontanería y alcantarillado Comprende todas las instalaciones generales de fontanería, grifos, las instalaciones sanitarias, los elementos del alcantarillado, desagües, drenaje, bajantes y arquetas que sean propios de los edificios Instalación y producción de agua sanitaria (caliente y fría) El ámbito de actuación es toda la instalación de producción y distribución del agua sanitaria del edificio. Instalación de redes de riego, estanques y depósitos Incluye todo el sistema de acequia así como todo el conjunto de equipamiento del estanque, entre ellos el equipamiento de desinfección, floculación y aspersión entre otros. Depósitos gasóleo Incluye el mantenimiento de los depósitos de gasóleo. 4

5 Instalación de frío Incluye los sistemas y elementos de refrigeración previstos en los edificios. Instalaciones de presión Incluye los compresores y aparatos sujetos a la normativa sectorial correspondiente. Instalaciones de ascensores Incluye el mantenimiento normativo, preventivo y correctivo de los ascensores y aparatos elevadores. El servicio correctivo será un todo riesgo con la empresa fabricante de los ascensores. Servicios auxiliares de montaje y desmontaje Montaje y desmontaje de los elementos de protección del pavimento de los pabellones interiores, de acuerdo con las necesidades del centro. Montaje y desmontaje de instalaciones no fijas (equipos de megafonía, tarimas, estantes, mobiliario de aulas, gradas, etc.) de acuerdo con las necesidades del centro. Mantenimiento de material deportivo Comprende las tareas de mantenimiento de todo el material deportivo docente. Estas pueden ser: mantenimiento de máquinas de fitness, bicicletas, etc. 4. Mantenimiento de las instalaciones y sistemas El objeto del mantenimiento es conseguir el buen estado de conservación de los elementos constructivos y el funcionamiento fiable y correcto de las instalaciones, con el fin de asegurar al máximo su disponibilidad permanente y alargar la vida útil. Por eso, la empresa contratista tendrá que implantar y gestionar un sistema informático de gestión. El INEFC dispondrá de las licencias que determine para cubrir el servicio sin que eso suponga ningún coste. Este mantenimiento comprende las actuaciones siguientes: 4.1. Mantenimiento preventivo Consistirá en el conjunto de operaciones periódicas y programadas de mantenimiento preventivo, previstas en las recomendaciones de los fabricantes y en las normativas y disposiciones legales que las afectan y destinadas a conocer el estado actual de las instalaciones, equipos y elementos, así como para detectar las averías o defectos y poder corregirlos; regular, sustituir, limpiar o reparar antes de que se puedan producir alteraciones en el funcionamiento y en su uso y todas aquellas que sean necesarias con el fin de asegurar la vida útil y la funcionalidad asignada a los equipos y aparatos que se relacionan en el anexo 1, dando cumplimiento, tanto a las renovaciones previstas por los fabricantes, como a las especificaciones de los reglamentos oficiales. Para conseguir este objetivo es necesario desarrollar una serie de actuaciones fundamentales como son: Conducción y utilización correcta de equipos, efectuando los controles pertinentes y cumpliendo las normas básicas para su correcta conservación (limpieza, lubricación, etc.). 5

6 Inspección periódica de los elementos constructivos fundamentales y de instalación, para asegurar la detección precoz de desgastes o averías y su corrección antes de que lleguen a producirse, y anticipar situaciones potencialmente peligrosas. Pruebas de funcionamiento periódicas de las instalaciones relacionadas con la seguridad y en los equipos de detección, alarma y extinción de incendios, para garantizar su disponibilidad real en caso de emergencia. Tareas asumibles al mantenimiento diario de los edificios que sean necesarias para su correcto funcionamiento ordinario, de acuerdo con las instrucciones de los representantes del INEFC. Auditorías periódicas de los fabricantes de los aparatos para informar sobre su estado general o sobre aquellos puntos o características de la maquinaria a los cuales no se pueden llegar con los medios ordinarios de las empresas mantenedoras. En relación con el sistema de protección contra incendios, la inspección y el mantenimiento periódico y programado de los elementos que componen las instalaciones se realizarán de acuerdo con los apartados que le correspondan de las tablas I y II del Real decreto 1942/1993, de 5 de noviembre, por el cual se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios modificadas por la orden de 16 de abril de 1998, en la modalidad de una revisión por trimestre Mantenimiento normativo, técnico y legal La empresa contratista tendrá que llevar a cabo de forma rigurosa y exhaustiva todas las operaciones de mantenimiento y de inspección, con las frecuencias establecidas por la normativa legal vigente. Estas operaciones se llevarán a cabo mediante ciclos preestablecidos sujetos a calendario planificado, según sea indicado por los diferentes organismos oficiales. La empresa contratista tendrá toda la información y los libros oficiales actualizados a la fecha de la última revisión normativa llevada a cabo, y pondrá la información a disposición de la Subdirección General de Obras y Servicios. También se encargará de gestionar los trámites ante las entidades y laboratorios oficiales, con la conformidad previa del INEFC, de todas las instalaciones y aparatos sometidos a normativa aunque el mantenimiento no lo haga el adjudicatario (ascensores, aparatos de rayos x, extintores, etc.). El mantenimiento normativo implica la utilización de los libros oficiales siguientes: Libro oficial de mantenimiento de instalaciones de climatización, calefacción y A.C.S. Libro oficial de alta tensión. Libro oficial de mantenimiento de baja tensión, exigido en el Reglamento y que aparece reflejado en el Decreto 363/2004, de 24 de agosto, de la Generalitat de Catalunya (DOGC nº. 4205, de ). Libro de registro de mantenimiento, limpieza y desinfección de las instalaciones de A.C.S. y A.F.S., en la prevención y control de la legionelosis. Resto de libros y registros preceptivos en relación con las instalaciones objeto de este contrato 6

7 La descripción detallada de elementos y las operaciones y las tareas a realizar en estos mantenimientos, así como la frecuencia, la calificación de los operarios y el tiempo previsto en cada intervención, quedarán concretadas según la legislación específica correspondiente Mantenimiento conductivo La empresa contratista tendrá que llevar a cabo la operativa diaria de todas aquellas operaciones de control, comprobación, verificación y ajuste, necesarias para que las instalaciones proporcionen en todo momento las prestaciones de servicio sin interrupciones ni incidencias. La relación de operaciones de conducción de las instalaciones es: Puesta en marcha y paro de las instalaciones, de acuerdo con la programación establecida y necesidades de utilización. Supervisión y control del correcto funcionamiento de las instalaciones. Mantenimiento de un archivo de documentación de la conducción de las instalaciones en que se incluirán y detallarán las medidas efectuadas, observaciones, paros, etc. El soporte documental podrá ser el mismo programa informático de mantenimiento. Vistos los actos y acontecimientos que se pueden producir fuera del horario establecido como de presencia necesaria, la empresa adjudicataria tendrá que tener la capacidad de respuesta suficiente para dar el servicio de conducción fuera de los horarios previstos. Con esta finalidad las ofertas presentadas incluirán el sistema operativo y el plazo de respuesta. Con respecto a las instalaciones térmicas, incluirá, como mínimo, los aspectos que determina la Instrucción Técnica 3.7 del RITE Instrucciones de uso y maniobra La empresa contratista elaborará las instrucciones de uso y maniobra que serán adecuados a las características técnicas de las instalaciones de cada uno de los lotes y servirán para su puesta en marcha, paro y programación, de acuerdo a las especificaciones del fabricante. Comprenderán las instalaciones de climatización, agua caliente sanitaria y energía solar térmica, e incluirán, como mínimo, los aspectos que describe la IT 3.6 del RITE. Se entregarán en el plazo de 3 meses a contar del inicio de ejecución del contrato y se actualizarán de forma mensual Instrucciones de seguridad Las instrucciones de seguridad darán la información necesaria con el fin de reducir a límites aceptables el riesgo de que los usuarios u operarios sufran daños durante el uso de las instalaciones o equipos. 7

8 En el caso de instalaciones térmicas de más de 70kW y en las salas de máquinas de ascensores las instrucciones serán claramente visibles en el acceso a las máquinas o instalaciones. Se entregarán al cabo de 6 meses del inicio del servicio Programa de gestión energética Las empresas licitadoras elaborarán un programa de gestión energética que evalúe el rendimiento de las instalaciones de cada uno de los lotes de forma periódica. Este programa incluirá, como mínimo, las especificaciones de la IT 3.4 del RITE Mantenimiento correctivo ordinario Comprende la asistencia continuada con el fin de adaptar, ajustar o corregir los parámetros de funcionamiento de los edificios y de sus instalaciones de acuerdo con las necesidades del momento; en las intervenciones no programadas que se consideren necesarias para la reparación de las averías o anomalías que eventualmente se puedan producir y en las operaciones encaminadas a restituir todas las instalaciones y elementos en su estado normal de funcionamiento o de conservación. Además de solucionar las posibles anomalías y reparaciones que requieran, tanto el edificio como sus instalaciones, este mantenimiento comprende también el apoyo del trabajo que lleven a cabo las empresas externas, así como atender las solicitudes y dar asistencia técnica necesaria para los montajes y actividades de diversa índole que se dispongan a través del responsable técnico del mantenimiento del INEFC. La empresa mantenedora atenderá, también, los requerimientos de los responsables de cada edificio para actuaciones asimilables a pequeñas reparaciones de mobiliario y utensilios, pequeños montajes y/o desplazamientos de elementos de mobiliario y equipos, u otros trabajos similares, necesarios para el buen funcionamiento de los servicios, equipamientos y confort del personal Mantenimiento correctivo extraordinario El mantenimiento correctivo extraordinario será a cargo del personal de la empresa contratista, la cual tendrá que hacerse cargo de la intervención especializada para realizar trabajos de reparación de averías, sustitución de equipos u otros trabajos similares, durante las 24 horas del día, todos los días del año, con servicio de localización permanente. En función de la gravedad del defecto la actuación tendrá que ser más o menos inmediata, distinguiéndose dos niveles de respuesta: Averías de resolución urgente: Se entiende por averías urgentes aquellas que supongan un peligro a personas o puedan causar desperfectos graves a equipos o instalaciones. También aquellos defectos que supongan detener la actividad o que suponga un inconveniente grave para su realización. 8

9 La notificación de estas averías se podrá hacer por teléfono en el SAU, al jefe de mantenimiento que haya designado al contratista o a un teléfono móvil con respuesta las 24 horas. Las averías urgentes requerirán un tiempo de respuesta inferior a 2 horas. Se entiende como tiempo de respuesta, el tiempo transcurrido desde el aviso de la incidencia hasta la presencia en los lugares de la avería de los encargados del mantenimiento. Averías no urgentes: Las averías que no sean inmediatas o urgentes se tendrán que resolver, de acuerdo con sus características y situaciones, en un tiempo inferior a 24 horas, en el caso de espacios con presencia continua o durante la visita periódica programada en aquellos casos de averías que no afecten al normal funcionamiento de los sistemas Retimbrado y recarga de extintores La empresa contratista tendrá que velar para que la totalidad de los extintores ubicados en los edificios incluidos en este pliego garanticen el pleno cumplimiento de la normativa vigente. Asimismo, la empresa adjudicataria realizará las operaciones planificadas de revisión, siguiendo un calendario previamente determinado, y se hará cargo del retimbrado y carga de los extintores. Todo el material necesario para el mantenimiento normativo y preventivo será a cargo de la empresa contratista, en los términos descritos en el punto 7 de este pliego Gestión de los consumos energéticos y de agua Dentro de las prestaciones del servicio se incluye la gestión y análisis de los consumos. Así, la empresa adjudicataria tendrá que efectuar el control de los parámetros relativos a los consumos eléctricos, de agua y gas para detectar y corregir utilizaciones poco eficientes o bien si hay que proponer mejoras, con el objetivo de reducir los costes de explotación. La información en lo referente a la gestión de consumos y su análisis se recogerá en los informes mensuales y anuales. Además, la empresa realizará el control y seguimiento de la facturación energética y el estudio de nuevas fórmulas de contratación para adaptar los consumos de los centros a las tarifas más favorables Montaje del protector de parquet (Bateco) El INEFC acoge diversidad de actos y acontecimientos, algunos de los cuales requieren montar sistemas de protección del parquet (Bateco). La empresa contratista realizará 10 montajes y 10 desmontajes en cada centro sin que eso genere ningún coste para el INEFC. Si el número de actos que requieran el montaje de este protector superara los 10, entonces, estos montajes y desmontajes se facturarían aparte. Como dato orientativo, el año 2015 se realizaron 8 acontecimientos con Bateco. 9

10 4.12. Subcontratación La empresa contratista tendrá que efectuar con sus propios medios, sin subcontratar, como mínimo, los mantenimientos siguientes: - Instalación de baja tensión y alumbrado - Instalaciones receptoras de gas natural - Instalaciones de agua caliente y fría sanitaria (con excepción de la protección catódica, la cual tendrá que realizar el servicio técnico oficial). - Instalaciones de calefacción y climatización (con excepción de calderas y generadores de frío de más de 70 kw, que tendrá que realizar el servicio técnico oficial). - Instalaciones solares térmicas (únicamente Lote 2) - Instalaciones piscina (únicamente Lote 2) La empresa contratista tendrá que subcontratar, como mínimo, los servicios técnicos oficiales, para dar cobertura a: Ascensores (modalidad todo riesgo) Calderas (Viesman) Protección catódica acumuladores (Guldaguer) Grupo electrógeno Incendios También se podrá subcontratar algún otro servicio más siempre que la suma global de los importes subcontratados no supere el 10% del importe del contrato para cada uno de los lotes Inspecciones periódicas reglamentarias Las instalaciones técnicas tendrán que pasar inspecciones periódicas de acuerdo con la normativa vigente, el coste de las cuales correrá a cargo del INEFC. La empresa contratista realizará el seguimiento de las inspecciones periódicas realizadas por las entidades colaboradoras de la Administración. Se realizará un informe valorado del resultado del acta emitida, en donde queden presupuestadas las actuaciones necesarias para resolver las carencias e incidencias detectadas por la Entidad de Inspección y Control (EIC) correspondiente. Este informe valorado se tendrá que entregar en un plazo de 15 días a partir de la fecha del acta emitida por la EIC. 5. Requerimientos de los servicios Los servicios a contratar se enmarcan dentro de lo que dispone la normativa sectorial de las instalaciones y servicios correspondientes, por lo cual la empresa contratista del expediente será la responsable de que el mantenimiento de las instalaciones y las reparaciones que se tengan que realizar sean las adecuadas con el fin de garantizar su funcionamiento, el uso 10

11 racional de la energía y salvaguardar su duración y seguridad. En este sentido, la empresa contratista puede modificar, si lo considera oportuno, las instrucciones de uso y mantenimiento, siempre que se respeten los mínimos considerados normativamente como reglamentarios u obligatorios. La empresa contratista tendrá que estar especialmente capacitada para dar una respuesta directa a los asuntos relacionados con el mantenimiento de los edificios objeto del contrato y tendrá que aportar soluciones técnicas económicas homogéneas que faciliten la organización, dirección, ejecución y control de la gestión integral centralizada de mantenimiento. Con el fin de llegar a esta finalidad, el contratista tendrá que cumplir con lo siguiente: a) Garantizar en todo momento el servicio requerido por el INEFC, de forma que queden siempre asegurados, incluyendo el periodo de transición o bisiesto entre los contratistas, tanto desde la empresa mantenedora actual hacia el contratista de este contrato, como desde esta hacia el siguiente contratista. b) Disponer de un sistema de gestión informatizado y de atención al usuario y un servicio de conducción y mantenimiento integral, flexible y capaz de centralizar homogéneamente el control del conjunto de los edificios. c) Aportar el personal calificado necesario en el centro con el apoyo de la misma organización, para garantizar los tres puntos vitales en el funcionamiento de los edificios en clima, electricidad e hidráulica. La empresa contratista tendrá que utilizar tecnologías de vanguardia, optimizando las prestaciones de confort, seguridad e imagen y minorando los costes hasta niveles razonables, de acuerdo con los objetivos cuantitativos y cualitativos determinados por los representantes del INEFC. 6. Dimensionado del servicio El servicio de mantenimiento estará constituido por los equipos o unidades siguientes: Director de operaciones o responsable técnico. Equipo de mantenimiento. Servicio de Atención de Usuarios (SAU) Dirección de operaciones y responsabilidad técnica La empresa contratista asignará una persona técnica titulada de su plantilla, como responsable del mantenimiento y funcionalidad del edificio y de sus instalaciones frente al INEFC, con titulación de ingeniero de grado medio o superior. La persona responsable técnica tendrá las obligaciones básicas que seguidamente se describen: Ostentar la representación de los servicios técnicos cuando sea necesaria su actuación o presencia. Hará que se cumpla el trabajo de mantenimiento 11

12 programado, tanto del personal de la empresa contratista asignado en el edificio como el de empresas externas contratadas con esta finalidad por la empresa, verificando o corrigiendo, si es conveniente, sus posibles desviaciones. Atender los requerimientos que le formulen los representantes designados por el INEFC, y resolver las cuestiones que le sean planteadas por este, a efectos de la ejecución de los trabajos, presentando informes periódicos de los trabajos realizados y del estado de las instalaciones y proponiendo mejoras de los sistemas implantados con criterios de austeridad y eficacia. Organizar la ejecución de los trabajos e interpretar y poner en práctica las instrucciones contenidas en el manual de mantenimiento de los edificios. Esta organización y control de los trabajos se hará extensiva a cualquier especialidad o elementos del edificio. Propondrá los stocks y gestionará los aprovisionamientos. Será el responsable de la implantación y gestión de un sistema informático de gestión del mantenimiento que se entregará a cargo de la empresa y que tendrá que llevar al día (instrucción de órdenes de trabajo cerradas, informe de averías, control del almacén, control económico...). Esta aplicación informática tendrá las licencias de acceso necesarias para los/las responsables del INEFC, sin ningún coste. Controlará todas las incidencias que se producen a través del SAU. Efectuará el seguimiento y control de los consumos. Dirigirá y organizará la conducción y explotación de las instalaciones de los edificios. Realizará un informe anual del estado de las áreas de actuación Equipo de mantenimiento Como garantía y para una mayor eficacia en la prestación de los servicios, las empresas licitadoras tendrán que estar acreditadas por el Departamento de Empresa y Conocimiento, en aquellos mantenimientos que reglamentariamente se exige (baja tensión, climatización, gas, control legionelosis, presión, etc.) y que son objeto del contrato. Los licitadores detallarán en sus ofertas tanto los medios humanos como los materiales que pondrán en servicio, con un mínimo de oficiales 1ª como plantilla presencial, con carné de especialistas en instalador de electricidad, clima, hidráulica (especialmente agua caliente sanitaria), expedido por el Departamento de la Vicepresidencia y de Economía y Hacienda, distribuidos en turnos de mañana y tarde. Incluyendo toda pequeña actuación que no suponga aportación de más personal del existente, así como los utensilios que permitan el trabajo: maquinaría, herramientas, aceites, escaleras, etc. Como parte fundamental para el desarrollo de las diversas actuaciones de mantenimiento ordinario, se dispondrá de un equipo de personal suficientemente capacitado y experimentado (de categoría mínima de oficial) como para atender cuantitativamente y cualitativamente todas las necesidades que se deriven de los planes de mantenimiento que anteriormente se han mencionado, así como para atender las actuaciones derivadas del mantenimiento correctivo. 12

13 En cualquier caso, la empresa contratista aportará los recursos humanos convenientes, complementando en la plantilla mínima en caso necesario, con el fin de garantizar en todo momento el correcto funcionamiento de las instalaciones. La empresa adoptará las medidas de orden y seguridad necesaria para la buena y segura marcha de los trabajos que sea responsable, según la Ley de prevención de riesgos laborales y restante normativa que la desarrolla. Equipo mínimo de trabajo: Lote 1.- El equipo mínimo de trabajo estará formado por dos oficiales 1ª y un operario, que realizarán el horario que se indica en el párrafo siguiente. El Operario tendrá que ser un oficial de 2ª o 3ª con conocimientos de las tareas relacionadas con las especialidades de clima, electricidad e hidráulica. La dedicación presencial será completa y permanente durante todo el periodo contractual, es decir, desde las 7:00 hasta las 22:30 horas, durante todos los días laborables de lunes a viernes y mínimo 1 persona (7h) el fin de semana que podrá ser el sábado mañana o tarde o el domingo mañana según necesidades. El horario de dedicación presencial se cubrirá en dos turnos de trabajo de 8:00 a 15:00 y de 15:00 en 22:00. En consecuencia, la empresa está obligada a qué, en caso de ausencias por enfermedad, sanciones de la empresa, bajas o de otras ausencias del personal por cualquier motivo, los puestos de trabajo adscritos al servicio de mantenimiento objeto de este contrato estarán siempre cubiertos y con personal conocedor del funcionamiento de estas instalaciones y dispondrá (sin coste adicional para el INEFC) de un servicio de urgencias por las noches, los sábados por la tarde y los días festivos que garantizará la disponibilidad para acudir al centro en menos de una hora desde que sea requerido para afrontar cualquier incidencia. Lote 2.- El equipo mínimo de trabajo estará formado por dos oficiales 1ª y un operario, que realizarán el horario indicado al párrafo anterior. El Operario tendrá que ser un oficial de 2ª o 3ª con conocimientos de las tareas relacionadas con las especialidades de clima, electricidad e hidráulica. La dedicación presencial será completa y permanente durante todo el periodo contractual, es decir, desde las 7:00 hasta las 22:30 horas, durante todos los días laborables de lunes a viernes y mínimo 1 persona (7h) el fin de semana que podrá ser el sábado mañana o tarde o el domingo mañana según necesidades. El horario de dedicación presencial se cubrirá en dos turnos de trabajo de 8:00 a 15:00 y de 15:00 en 22:00. En consecuencia, la empresa está obligada a qué, en caso de ausencias por enfermedad, sanciones de la empresa, bajas o de otras ausencias del personal por cualquier motivo, los puestos de trabajo adscritos al servicio de mantenimiento objeto de este contrato estarán siempre cubiertos y con personal conocedor del funcionamiento de estas instalaciones y dispondrá (sin coste adicional para el INEFC) de un servicio de urgencias por las noches, los sábados por la tarde y los días festivos que garantizará la disponibilidad para acudir al centro en menos de una hora desde que sea requerido para afrontar cualquier incidencia. 13

14 Una vez adjudicado el contrato, la empresa tiene que presentar una relación con los datos de los trabajadores (nombres y apellidos, fecha de nacimiento, categoría, antigüedad, tipo de contrato, horas de dedicación y horario) que se harán cargo del mantenimiento. Todos ellos irán vestidos con ropa de trabajo con la identificación de la empresa bien visible. En caso de qué alguna de estas personas no mantenga el nivel mínimo de rendimiento y comportamiento que el INEFC considera necesarios, se informará por escrito a la empresa, que deberá de presentar a su consideración al posible sustituto. Los equipos humanos estarán dotados de los medios técnicos que haga falta con el fin de poder realizar los trabajos previstos. Con la presentación de la oferta, cada empresa acompañará una relación de los medios que piensa dedicar, de forma exclusiva, al desarrollo y materialización de los trabajos, por ejemplo: Vehículos. Herramientas manuales y especiales. Medios de seguridad personal. Medios especiales y ordinarios de elevación y transporte. Aparatos de medida y control. La empresa contratista se responsabilizará de la aplicación de las medidas y de la formación de su personal en materia de prevención de riesgos laborales y aportará una copia de la evaluación de riesgos laborales de sus trabajadores al servicio de Prevención de Riesgos Laborales del Departamento de la Presidencia. Las intervenciones se llevarán a cabo procurando el mínimo de estorbo al desarrollo de las tareas propias del INEFC y estarán determinadas, con carácter previo a cada actuación, por el Área de instalaciones de cada uno de sus centros. Para las pruebas acústicas y en ciertas operaciones particularmente molestas o ruidosas, o bien que requieran la aportación de medios aparatosos, se tendrán que establecer horarios especiales, sin que eso represente un coste adicional en lo que se prevé para el mantenimiento ordinario. De acuerdo con el artículo con el artículo 54 TRLCSP y el artículo 37 del RD 1098/2001 modificado por el Real Decreto 773/2015, de 28 de agosto, los licitadores podrán acreditar su solvencia mediante la clasificación empresarial especificada a continuación o una superior: Para licitar en un solo lote: Clasificación anterior al RD 773/2015 Clasificación según RD 773/2015 Grupo: O Grupo: P Grupo: O Grupo: P Subgrupo: 1 Subgrupo: 1, 2, 3 Subgrupo: 1 Subgrupo: 1, 2, 3 Categoría: B Categoría: B Categoría: 2 Categoría: 2 14

15 Para licitar en los dos lotes: Clasificación anterior al RD 773/2015 Clasificación según RD 773/2015 Grupo: O Grupo: P Grupo: O Grupo: P Subgrupo: 1 Subgrupo: 1, 2, 3 Subgrupo: 1 Subgrupo: 1, 2, 3 Categoría: C Categoría: C Categoría: 3 Categoría: Servicio de Atención de Usuario (SAU) La empresa contratista pondrá a disposición permanente del contrato un Servicio de Atención de Usuarios (SAU) que consistirá en la recepción por diferentes canales (teléfono, web, correo electrónico, o cualquier otro canal que se pueda añadir en un futuro), el registro, diagnóstico y la resolución, o si procede el escalado, de todas las incidencias de mantenimiento o de las necesidades manifestadas por los usuarios de los edificios o por otros servicios (CAU, HELP DESK...), durante un horario de 8:00 a 20:00 horas, de lunes a viernes laborables. El SAU se configura como el punto de contacto para resolver las incidencias relacionadas con el mantenimiento y debe poder cumplir las funciones siguientes: Recepción y gestión de incidencias relacionadas con: o Averías de las instalaciones, desperfectos, funcionamiento incorrecto y reposiciones relacionadas con el material de los sistemas (bombillas, luces, fluorescentes, ladrones, canalizaciones, mobiliario...). o Conducción de las instalaciones relacionadas con control de sus variables, con el fin de mantener el clima adecuado de confort y seguridad dentro de los edificios. o Consultas y problemas de funcionalidades básicas de usuarios sobre el entorno del clima, instalaciones eléctricas o fontanería. Registro y seguimiento de los tiempos de respuesta y resolución de averías y mantenimiento. Eso incluye la reclamación y/o la petición de información en caso de retraso o avería crítica. El SAU será responsable del seguimiento de la incidencia en que le llegue hasta su cierre, así como de la medida de los niveles de servicio y satisfacción. La plantilla que se exige como dimensionado de este servicio, es la siguiente: SAU Medios Personal asignado Servicio de atención de usuarios Teléfono Correo electrónico Web Otros Un gestor con dedicación presencial completa, en horario de 8:00 a 20:00 horas, todos los días laborables, de lunes a viernes. Para poder valorar estos niveles de servicio, la empresa contratista facilitará a los responsables del INEFC el acceso a la información a través de los programas, informes mensuales y documentación derivada. 15

16 7. Medios materiales 7.1. Material INCLUIDO en el contrato Los gastos derivadas de la captura del conocimiento y de los periodos de transición y traspaso del servicio, de la dirección técnica, de la recopilación y elaboración de toda la documentación relacionada con las instalaciones y del asesoramiento especificados en este Pliego. Los gastos derivados del Servicio de Atención de Usuarios (SAU), incluidos los gastos o el coste de las llamadas telefónicas. Las empresas contratistas tendrán que aportar todo el material necesario para desarrollar la tarea de mantenimiento preventivo, sin que en ningún caso pueda facturarse la compra, el suministro o bien la instalación de material y de los recambios que hagan falta para realizar el mantenimiento preventivo de las instalaciones objeto de este contrato. Asimismo, y como es habitual en este tipo de mantenimiento, se incluyen tanto en el mantenimiento preventivo como en el correctivo pequeños consumibles, los cuales corren a cargo de las empresas contratistas. Algunos ejemplos de material fungible o actuaciones incluidas: Aceites y grasas no específicas, aplicables a operaciones de mantenimiento tipo genérico. También se entenderá incluido en el precio de mantenimiento todo aquel pequeño material necesario para realizar el mantenimiento preventivo de cualquier sistema a mantener, como: filtros para climatizadores y material eléctrico hasta una intensidad de 16 Amp, trapos, escobas, cepillos, pinceles, brochas, rodillos de pintar, cinta aislante, brocas, hojas de sierra, tornillos, materiales de estocada (bombas y válvulas con vallas convencionales), electrodos, detergentes y productos para limpiezas técnicas, pinturas para reparaciones y materiales de albañil para reparaciones. Limpieza, cambio o sustitución de filtrines. Otros similares Se incluyen también los pequeños andamios, escaleras, máquinas y otros medios auxiliares que sean necesarios para la realización de los trabajos, como, herramientas de mano y de taller, equipos de comunicaciones, equipos electrónicos de medición, etc., así como también todos los gastos derivados de los servicios de mantenimiento descritos en este contrato. No se podrá facturar ningún desplazamiento para la realización de los trabajos objeto de este pliego Material NO INCLUIDO en el precio del servicio Con esta finalidad se establece un importe máximo global de ,00, IVA incluido, destinado al suministro de material y equipos de sustitución o nueva 16

17 instalación, el cual tendrá que estar incluido en la oferta que presenten las empresas licitadoras, y que en ningún caso podrá ser objeto de variación. La distribución anual, IVA incluido, de este importe para cada lote es la siguiente: Lote 1 - Barcelona: Anualidad Importe , ,00 Total Lote ,00 Lote 2 - Lérida: Anualidad Importe , ,00 Total Lote ,00 Esta imputación anual y máxima es aproximada y podrá variar en función de las necesidades reales del INEFC de disponer de estas cantidades. En todo caso, este importe se agotará o no en función de las sustituciones y/o nuevas instalaciones efectivamente llevadas a cabo y además, el importe de material no agotado podrá incrementar automáticamente las horas de mantenimiento correctivo del lote correspondiente. Mensualmente, las empresas contratistas tendrán que presentar el detalle de los materiales y/o equipos de sustitución o nueva instalación que han sido efectivamente sustituidos o repuestos. Este importe se facturará, mensualmente, aparte del equipo básico de mantenimiento, en función de los gastos aprobados efectivamente. Tendrá la consideración de material no incluido en el precio del servicio: el material repuesto como consecuencia de las actuaciones del mantenimiento correctivo siempre que su reparación o reposición no sea como consecuencia de defectos del mantenimiento preventivo. el material de sustitución y recambio, el cual tendrá que ser del mismo modelo que el existente actualmente y, en caso de no fabricarse, se sustituirá por lo que determine el fabricante con la conformidad de los técnicos del INEFC. Las empresas contratistas suministrarán el material nuevo siempre previa aceptación del presupuesto por parte del INEFC. En caso de disconformidad con el presupuesto presentado, el INEFC fijará el precio unitario máximo del material mencionado, previa audiencia a las empresas contratistas. Si hay conformidad con el presupuesto que presenten las empresas contratistas, se dejará constancia mediante la correspondiente acta de precios contradictorios. La falta de acuerdo sobre un precio, facultará al órgano de contratación a contratar el material afectado con otros empresarios en los términos que prevé la legislación vigente en materia de contratación administrativa. 17

18 En todo caso, las empresas contratistas deberán disponer del stock suficiente con el fin de solucionar cualquier avería en el tiempo de respuesta indicado en su oferta y, en todo caso, en el plazo máximo de tres horas. 8. Gestión del mantenimiento 8.1. Transición de los servicios La empresa contratista se responsabilizará de la captura y recopilación de la documentación relativa a los datos relacionados con el servicio, así como del asesoramiento técnico y práctico del funcionamiento de los sistemas, en termas equiparables a los que se especifican en la cláusula 8.8 Devolución de os servicios. Para llevar a cabo esta transición la empresa contratista asumirá los gastos derivados de estas actuaciones y de la dedicación adicional que se necesite. La empresa contratista hará una propuesta detallada de este punto en su oferta 8.2. Acta de ocupación Durante el primer mes de vigencia del contrato, la empresa contratista elaborará un informe detallado sobre eventuales anomalías y deficiencias observadas que pueden afectar al cumplimiento del contrato. Esta acta definirá aquellas instalaciones o equipos que en el momento de hacerse cargo no se encuentren en correctas condiciones. Caso de haber equipos o instalaciones en estado deficiente, habrá que hacer una puesta a cero para adquirir la responsabilidad correspondiente. El acta tendrá un carácter de exclusivo y todo lo que no quede reflejado será aceptado tácitamente como idóneo a todos los efectos Inventario de las instalaciones En el anexo 1 se describen, a título informativo, las instalaciones objeto del mantenimiento y, una vez adjudicado el contrato, se entregará el resto de documentación identificativa de los sistemas. No obstante, en un periodo no superior a 1 mes, desde el inicio de la prestación del contrato, la empresa contratista tendrá que elaborar y presentar al INEFC una actualización completa del inventario de las instalaciones para su correcta gestión e identificación. El inventario tendrá que incluir como mínimo y para cada uno de los equipos de cada instalación, la información que se describe acto seguido: Marca, modelo y características técnicas. Número de unidades que configuran los diversos equipos, como por ejemplo pantallas, tubos fluorescentes, detectores de incendios y similares. Ubicación descriptiva y gráfica de cada una de las unidades de los equipos. Estado y vida útil de estos equipos y/o instalaciones. En todo momento se tendrá que mantener actualizado y, con periodicidad mensual, se entregará copia de este inventario en soporte digital. 18

19 8.4. Programa de mantenimiento Las empresas licitadoras tendrán que presentar un programa de mantenimiento básico, donde se relacionen las tareas de mantenimiento preventivo y normativo, detallando las actividades a realizar y su periodicidad, teniendo en cuenta que en la ejecución del contrato se tendrá que dar cumplimiento, obligatoriamente y como mínimo, a las actuaciones y en el calendario previsto en el anexo 2 del presente pliego, donde se detalla una propuesta de mantenimiento preventivo. Las empresas podrán mejorar este programa con la inclusión de nuevas actuaciones o bien la variación de las periodicidades o frecuencias que se establecen, y la valoración de estas aportaciones se efectuará de acuerdo con lo que se establece en el anexo 6A, punto 1, del pliego de cláusulas administrativas. Este programa no será excluyente y será suficientemente abierto para poder adaptarlo a las necesidades del edificio. Para la redacción del plan de mantenimiento definitivo se facilitará al contratista, para su análisis, el acceso a la documentación que se disponga, relativa a la obra y a las instalaciones. La actuación por parte del personal propio o ajeno al ámbito del mantenimiento tiene que basarse íntegramente en su contenido, y seguir sus indicaciones. La estructura de este manual tiene que ser flexible y capaz de incorporar las nuevas aplicaciones que surjan con el paso del tiempo. Este programa será aprobado por el responsable del Área de instalaciones de cada centro Libros oficiales La empresa contratista tendrá que disponer de todos los libros oficiales y certificaciones de mantenimiento que hagan falta. También tendrá que estar inscrita en los registros oficiales apropiados para poder desarrollar la actividad de mantenimiento necesaria. Es obligación y responsabilidad de la empresa contratista establecer en el programa de mantenimiento las actuaciones técnicas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa apropiada en materia de instalaciones del edificio objeto de este contrato 8.6. Informe mensual La empresa contratista elaborará un informe mensual que se entregará en los 15 días naturales del mes siguiente al que se refiera el informe. Como propuesta, el documento puede recoger la información siguiente: Recopilación de actuaciones: o Mantenimiento programado: la clasificación por sistemas y por grupos funcionales del número de horas utilizadas y resumen global de la unidad durante el periodo en cuestión. o Mantenimiento correctivo: clasificación por sistemas y por grupos funcionales del número de horas utilizadas y resumen del global de la unidad durante el 19

20 periodo en cuestión, distinguiendo las actuaciones de urgencia. o Incluirá los datos con un análisis del tiempo de resolución y las no resueltas, ordenando proporcionalmente las órdenes de trabajo en las que su resolución, desde el momento del aviso, ha sido de un día, o entre dos días y una semana, o de dos semanas, etc. Esta clasificación se tiene que hacer tanto para las órdenes de trabajo de mantenimiento programado como del correctivo. o Proporción del destino de los recursos, tanto materiales como humanos, distinguiendo los mantenimientos programados, correctivo no urgente y correctivo urgente en cada espacio y del global de la unidad, durante el periodo en cuestión. o Cuadros de los diferentes mantenimientos programados por edificio y sistema, indicando las operaciones previstas y las que se han llevado a cabo. Copia de los Libros de Registros de los diferentes mantenimientos. Copia del Registro de los diferentes consumos. Un apartado de observaciones, informes técnicos y comentarios que encuentren adecuado formular Por lo que respecta al servicio del SAU hará falta detallar, además, los datos resultantes sobre: o Llamadas recibidas. o Media del tiempo de respuesta. o Llamadas en espera. o Llamadas abandonadas. o Tiempo medio de resolución de incidencias. o Relación de incumplimientos. Los apartados relacionados de los informes mensuales son orientativos y queda abierta la posibilidad de incorporaciones que puedan acordar durante la ejecución del contrato el contratista y los responsables de la ejecución de la prestación del servicio designados por el INEFC para cada uno de los lotes. Los informes se tendrán que adaptar a las necesidades de la organización definidas para cada caso concreto. El pago de las facturas quedará condicionado a la presentación y aceptación de estos informes Informe anual Al final del año natural, e independientemente de los informes mensuales, se entregará un informe resumen que constará de las mismas secciones del informe mensual. Toda esta documentación se facilitará en soporte digital Devolución de los servicios Con una antelación mínima de un mes antes de finalizar el periodo contractual se tiene que programar un traspaso de los servicios, el cual se realizará de forma que en todo momento el funcionamiento de los sistemas queden asegurados durante el periodo de transición, desde el contratista de este contrato hacia los nuevos contratistas. El modelo de transición que se propone es el siguiente: En la fase de captura del conocimiento y planificación de la transición al nuevo contratista, que se llevará a cabo dentro del periodo mencionado del mes anterior 20

21 a la finalización del contrato: o El contratista de este contrato factura los servicios y tiene la responsabilidad del cumplimiento. o El contratista de este contrato facilitará la colaboración y la información necesaria, sin ningún coste adicional o El nuevo contratista del servicio dedicará los recursos adecuados, que se contemplarán en su oferta, para la captura del conocimiento, necesaria para la prestación del servicio. o El contratista de este contrato, el nuevo contratista y los responsables de la ejecución de la prestación del servicio designados por el INEFC para cada uno de los lotes, acordarán la finalización de esta fase mediante la firma de un documento de aceptación. Una vez finalizada la fase de captura del conocimiento y planificación del traspaso, se inicia la fase de ejecución de la transición, en la cual: o El nuevo contratista factura los servicios y tiene la responsabilidad del cumplimiento de los niveles de servicio ofrecidos para la fase de ejecución de la transición, que como mínimo tienen que ser iguales a los actuales, bajo la supervisión de la empresa mantenedora saliente. o El coste de esta fase estará incluido en la oferta presentada, con la dedicación adicional del proveedor saliente incluida, si es el caso. Todo el periodo de transición, desde el inicio de la fase de captura hasta el final de la fase de ejecución de la transición, no tendría que superar el plazo de 1 mes. Para los sistemas el mantenimiento se contemplará preparar, sin ningún coste para la Generalitat o para terceros, un resumen de la documentación técnica y de los informes, que se entregará en soporte digital (CD, USB) y además la siguiente: o Si se dispone de documentación técnica específica o metodología concreta, se entregará la documentación asociada. o Relación de tareas de mantenimiento realizadas durante el periodo inmediatamente anterior al traspaso de la aplicación. o Relación de tareas de mantenimiento identificadas y pendientes de realizarse a la fecha de traspaso de la aplicación. o Cuando las tareas incluyan algún manual de usuario, se entregará el mencionado documento. Adicionalmente, se realizará dentro de la dedicación prevista a los servicios objeto de este contrato, unas sesiones de explicación de la documentación técnica entregada. El proceso de traspaso del servicio incluye realizar un plan de comunicación a los usuarios en caso de servicios de SAU provistos desde el contratista actual. Este plan de comunicación consistiría en, dos semanas antes de la finalización del servicio, difundir en el mensaje de recibimiento del servicio el futuro número de teléfono de acceso. Además, durante la semana posterior al fin del servicio, se incluiría una locución informativa con el mismo contenido. Se entiende que el compromiso explicitado es de mínimos y que el INEFC y la empresa contratista planificarán conjuntamente su ejecución, de forma que afecte lo menos posible a los servicios objeto de este contrato. La empresa contratista hará una propuesta detallada de este punto en su oferta. 21