ASUNTO: INSTRUCCIONES DEL SERVICIO SOBRE LA GESTIÓN ECONÓMICO ADMINISTRATIVA DEL PECULIO DE INTERNOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS PENITENCIARIOS.

Transcripción

1 MINISTERIO DE JUSTICIA DIRECCÓN GENERAL DE INSTITUCIONES PENITENCIARIAS INSPECCIÓN MEDIOS I INSTRUCCIÓN DE 30 DE SEPTIEMBRE DE 1985 ASUNTO: INSTRUCCIONES DEL SERVICIO SOBRE LA GESTIÓN ECONÓMICO ADMINISTRATIVA DEL PECULIO DE INTERNOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS PENITENCIARIOS. La carencia de otra regulación específica que la marcada por el Reglamento Penitenciario para el desarrollo del servicio de peculio de libre disposición ha dado lugar a una diversidad de sistemas que, con mayor o menor acierto, permiten el desenvolvimiento del mismo. No obstante, se observan, en general, ciertas deficiencias que se hace necesario corregir. Se impone, pues, la conveniencia de establecer un sistema homogéneo de realización de este servicio en todos los Establecimientos Penitenciarios. A tal fin, a partir del ecibo de la presente, el servicio de peculio se realizará conforme a las siguientes instrucciones: 1ª) RECEPCIÓN DEL PECULIO POR VENTANILLA Se proveerá al funcionario designado para este cometido de un talonario de recibos, donde se hará constar, tanto en el recibo como en el resguardo, la fecha de recepción del dinero, nombre y apellidos del depositante, cantidad de lo recibido /en letra y número) y firma del funcionario receptor, consignando al pie de la del resguardo su nombre y apellidos si fuera ilegible. Se entregará en todo caso al depositante el recibo justificativo del dinero depositado. Se le proveerá, asimismo, de un Libro donde anotará las partidas de dinero recibidas, que serán fiel reflejo de las anotaciones efectuadas en el talonario de recibos anteriormente indicado. Cuando el dinero se reciba mediante giro (en los casos que sea imposible operar con la Caja Postal de Ahorros), se anotará en el mismo libro, consignando el

2 nombre y apellidos del remitente, localidad de procedencia y número de giro. Al final del servicio, cada funcionario entregará el total del dinero recibido al que le releve, haciendo figurar en el libro correspondiente la suma total y la firma por ambos de la entrega y recepción, consignando la fecha de este acto. 2ª) RECEPCIÓN DE GIROS EN VENTANILLA DE CORREOS Se contempla en este supuesto el caso de Establecimientos que no puedan operar con la Caja Postal de Ahorros y se siga el sistema de acudir a su cobro, mediante relación, ante la propia Oficina de Correos. Se interesará de dicha Oficina una relación de los giros a retirar y, previa comprobación de que el destinatario se halla en el Establecimiento o pendiente de ingreso, el Administrador firmará su conformidad con la misma, autorizando su cobro. Para ello se pondrá en contacto con la Oficina de Correos e interesará que el pago se haga por el total de los importes relacionados mediante cheque extendido a nombre de la Administración del Establecimiento, evitando así el riesgo evidente de transporte de dinero en efectivo. 3ª) ENTREGA DEL DINERO DEPOSITADO EN VENTANILLA AL ADMINISTRADOR: El Administrador, antes de dar por finalizada su jornada laboral en todo caso, o cuando el funcionario encargado de la recepción del dinero por ventanilla solicite le sea recogido, por tener acumuladas cantidades importantes, recogerá el importe total de lo depositado, previa comprobación de la exactitud de las anotaciones realizadas en el Libro de Ingresos por ventanilla y giros, verificando si coinciden con las efectuadas en el talonario de recibos y con los resguardos de giro, en su caso. Ambos firmarán la entrega y recepción, consignando la fecha en que se realiza dicho acto. La entrega del dinero se hará directamente al Administrador por el funcionario encargado de su recepción por ventanilla. No obstante, cuando las exigencias del servicio así lo requieran, podrá delegarse la recogida en el funcionario encargado del peculio (en cuyo caso firmará

3 el recibí, indicando la fecha), quien lo entregará seguidamente, junto con el Libro de recepción, talonario de recibos y resguardos de giro, al Administrador. El Administrador, una vez comprobada la rigurosa exactitud de las anotaciones efectuadas en los resguardos y libro, se hará cargo del dinero, firmará el recibí definitivo, consignando la fecha y procederá a su ingreso en Caja, practicando el oportuno asiento en el Libro Borrador. Asimismo, recabará de la persona encargada del cobro de giros en la Oficna de Correos la relación definitiva de los cobrados, el cheque nominativo extendido al efecto y los correspondientes resguardos, procediendo seguidamente a realizar el oportuno asiento contable en el Libro Borrador. Las relaciones de giros se archivarán convenientemente, una vez reflejado su importe total en un libro que se abrirá al efecto, donde constará la fecha de recepción, importe, serie y número del cheque recibido, firma de la entrega por la persona encargada del cobro y del Administrador como receptor. 4ª) OFICINA DE PECULIO: El funcionario encargado del servicio de peculio recabará diariamente el libro de recogida de dinero, la relación de giros y los resguardos de éstos, procediendo a efectuar las anotacione oportunas en el Libro de Ingresos y Pagos de Peculio; todo ello referido a los ingresos habidos el dia anterior. En dicho libro se consignará la suma parcial de los ingresos del día, que coincidirá con la suma de ingresos anotados por el Administrador en el Libro Borrador. La suma de los ingresos diarios se artrará con las de los días anteriores hasta la finalización del ejercicio trimestral. Seguidamente, presentará dichos libros al Administrador quien, una vez comprobada la exactitud de las anotaciones practicadas, firmará su conformidad, consignando la fecha del acto. Asimismo, se pasarán las anotaciones a la cuenta personal de cada interno, que deberá estar sellada y firmada por el Administrador. Este una vez comprobada, igualmente, la exactitud de lo anotado, dará su conformidad al saldo resultante, dejando constancia de ello junto al mismo. Para el más rápido conocimiento por el interno del ingreso que se le ha hecho, de facilitará a los Jefes de

4 cada Módulo o al de Centro, en su caso, un impreso de notificación, al que se unirá el resguardo de giro quew se entregará, quedandose con fotocopia del mismo. El interno destinatario firmará el enterado y recibí del resguardo, en su caso, y quedará advertido de la obligación de entregar su hoja de peculio en los días de recogida señalados para pagos, con el fin de actualizar los saldos. Dichos impresos serán retirados diariamente por el funcionario encargado de peculio y se conservarán debidamente archivados. 5ª) PAGOS DE PECULIO: Por la Junta de Régimen y Administración se señalará el día de recogida de hojas de peculio de los internos que deseen efectuar extracciones. Dichas hojas serán entregadas por los internos en las Jefaturas de cada Módulo, o en la de Centro, en su caso, facilitándose un impreso, confeccionado al efecto, donde se consignará la cantidad que se desea extraer. El Funcionario encargado de peculio recogerá todas las hojas e impresos, confeccionará la nómina correspondiente en el Libro de Pagos abierto al efecto, previa comprobación de la existencia de saldo, recabará el importe total de la nómina al Administrador y procederá a su pago, previa firma del interno en el libro. En caso de que se plantee duda sobre la personalidad del interno perceptor de la extracción, se tomará huella dactilar del mismo y se practicará la comprobación oportuna. Una vez efectuado el pago, se anotarán definitivamente los reintegros en el Libro de Ingresos y Pagos de Peculio, cuentas personales y hojas de3 peculio, pasándose todo ello al Administrador, quien, previa comprobación de la exactitud de las anotaciones y teneiendo a la vista la nómina de pagos, firmará su conformidad en ambos libros y en los saldos resultantes, tanto en las cuentas personales como en las hojas de peculio, procediendose seguidamente a practicar el correspondiente asiento contable en el Libro Borrador. Las hojas de peculio se depositarán de nuevo en las mismas oficinas de recogida, para su entrega a los internos. En el Libro de Ingresos y Pagos de peculio se arrastrarán igualmente las sumas de los reintegros anteriores hasta finalizar el ejercico trimestral, de forma que en todo momento coincida el saldo que presente de dicho

5 libro con el que ofrezca la misma cuenta en la contabilidad de Administración. 6ª GIROS Y TRANSFERENCIAS DE INTERNOS En los mismos impresos de solicitud de reintegro, los internos solicitarán, en su caso, el envío de transferencias o giros a la persona que deseen, autorizando al Administrador, bajo firma y estampación de huella, si se considera necesario, para disponer del dinero necesario, adjuntando su hoja de peculio. El Administrador, a la mayor brevedad posible, cumplimentará lo solicitado, previa comprobación de existencia de saldo suficiente, ocupándose personalmente de cerciorarse de que se ha realizado la tramitación y practicada la correspondiente anotación contable en el Libro Borrador. Facilitará dicho resguardo al funcionario encargado de peculio, quien, una vez realizadas las anotaciones oportunas, siguiendo el proceso normal de pagos pasará el Libro de Ingresos y Pagos, la cuanta personal y la hoja de peculio del interno al Administrador, para que verifique las anotaciones oportunas y preste conformidad a los saldos. Las hojas de peculio y los justificantes de la transfernecia se devolverán a los internos seguidamente, siguiendo el mecanismo señalado para la gestión de pago, y debiendo firmar el interno la recepción del resguardo correspondiente. 7ª GIROS Y TRANSFERENCIAS A OTROS ESTABLECIMIENTOS Todo traslado de internos se comunicará oportunamente al Administrador mediante relación firmada por el Subdirector de Régimen, en la que firmará el enterado el Administrador, debiendo retornar a la Subdirección, para su archivo. El Administrador, una vez tenga conocimiento del traslado, proveerá lo necesario para remitirle, mediante giro o transferencia, el saldo existente en su cuenta de peculio. En los casos en que opere con la Caja Postal de Ahorros, se atendrán a lo ya ordenado al respecto. Una vez remitido el dinero, lo comunicará mediante oficio al Administrador del establecimiento de destino, quien, a su vez, lo notificará formalmente al interno, debiendo firmar éste el enterado o notificación, que será convenientemente archivada. 8ª PECULIO DE AUSENTES

6 Los Administradores pondrán el mayor celo posible para, periódicamente, interesar de la Sección de Tratamiento sí los titulares se encuentrean en otro Centro, procediendo, en su caso, a girarles el saldo de su peculio; lo que también se hará en los casos en que, hallándose en libertas, sea conocido su domicilio. Si transcurridos cinco años desde su ausencia no hubiera sido posible conocer su paradero, se ingresará su peculio en el Tesoro. Siempre que un Establecimiento reciba solicitud de otro, para que se le envíe un expediente de bajas por reingreso, el Subdirector pasará una nota al Administrador, para que compruebe si dicho interno es titular de peculio como ausente, procediendo a su giro en caso afirmativo. La nota será firmada por el Administrador, quien la devolverá a la Subdirección para constancia y archivo. Para una mayor garantía del sistema anteriormente expuesto, se pondrá especial cuidado en cumplimentar cuanto se indica en los siguientes apartados: a) Todos los libros, talonarios y relaciones deberán estar numerados, sellados y foliados, así como practicadas las oportunas diligencias de apertura y cierre, en cuanto a los primeros. b) La anotaciones se harán con absoluta claridad y precisión y se expresarán a pie de firma, el nombre y apellidos de los funcionarios que intervengan, cuando ésta sea ilegible, a excepción del recibo facilitado a los depositantes de dinero, en cuyo caso bastará con cumplimentar este extremo en el resguardo del mismo. Toda anotación contable deberá tener carácter definitivo. Si por cualquier circunstancia, fuere preciso rectificar, se hará mediante el oportuno contra-asiento, con referencia exacta de la operación rectificada y con el visado y conforme del Administrador. c) En todo momento coincidirá el saldo de peculio del Libro de Ingresos y Pagos de Peculio con el que arroje la cuenta de peculio del Libro Mayor de Administración. d) Al finalizar cada trimestre, antes de confeccionar la cuenta correspondiente, se procederá a la recogida de todas las hojas de peculio, previo aviso con tiempo suficiente a los internos, y serán entregadas directamente por el Jefe de Servicios al Administrador, quein cotejará sus saldos con los de las cuentas personales y comprobará, asimismo, si el saldo total resultante coincide con el que refleje la cuenta en el Libro Mayor. Si, por alguna circunstancia,

7 algún interno careciese de su hoja de peculio, se le pedirá conformidad del saldo que figure en su cuenta personal. e) En aquellos centros que, por sus especiales características, opere el servicio de peculio servido por varios funcionarios, uno de ellos actuará como encargado responsable directo del mismo, Si, siendo servido por varios, deben relevarse, se harán entrega formal de los fondos de que dispongan, firmando el entregué y recibí correspondiente, dejando constancia de la fecha en que se realiza el acto. f) Los Establecimientos que, tanto para la recogida de dinero por ventanilla como para el servicio de peculio, custodia de dinero hasta la entrega al Administrador o de tarjetas hasta su pago, carezcan de caja de caudales de suficiente seguridad, la solicitarán, a ser posible, empotrable, de la suficiente solidez, siguiendo para ello los cauces ya establecidos. Acuse recibo a esta Inspección de Servicios. EL INSPECTOR DE MEDIOS I PEDRO ROMERO MACIAS