IV. EJEMPLOS DE PLAN DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES EN DIFERENTES ENTORNOS

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1 IV. EJEMPLOS DE PLAN DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES EN DIFERENTES ENTORNOS ÍNDICE 1. INTRODUCCION CLASIFICACION DE LA EMPRESA ACTIVIDAD ORIGEN DEL CAPITAL MAGNITUD DE LA EMPRESA VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA PRODUCCIÓN MARKETING FINANZAS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN MODELO DE INDICE DE PLAN DE SISTEMAS INTRODUCCIÓN METODOLOGÍA MÉTRICA VERSIÓN 3 MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS INTRODUCCIÓN APORTACIONES DE MÉTRICA VERSIÓN PROCESOS PRINCIPALES DE MÉTRICA VERSIÓN PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (PSI) DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (MSI) INTERFACES DE MÉTRICA VERSIÓN GESTIÓN DE PROYECTOS SEGURIDAD GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD... 45

2 4. EJEMPLO DE MISIÓN EJEMPLO: PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA REALIZACION DEL PLAN DE SISTEMAS EMPRESAS EJEMPLO: ENTORNO SANITARIO (FUENTE: HOSPITAL DE MOTRIL) INTRODUCCIÓN EL ENTORNO DEFINICIÓN Y ALCANCE OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL SISTEMA DE INFORMACION FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PROYECTOS ORGANIZACIÓN CALENDARIO DE EJECUCIÓN EJEMPLO: ENTORNO EMPRESARIAL INTRODUCCIÓN DESARROLLO EJEMPLO: ENTREVISTA PARA RECOLECCION DE REQUISITOS DE COMUNICACIONES EJEMPLO: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES POR CABLE OBJETIVOS METODOLOGÍA DE TRABAJO ANÁLISIS DAFO DEL SECTOR CLAVES TECNOLÓGICAS: ASPECTOS DIFERENCIALES HIPÓTESIS DE PARTIDA DE LA OPERADORA PROCESOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PRODUCTO/PROVEEDOR CONCLUSIONES REFERENCIAS...77

3 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA 1. INTRODUCCION En este apartado se introducen aspectos que deben ser considerados al realizar el plan estratégico de sistemas de información y comunicaciones de una empresa. Muchas veces por ser considerados demasiado básicos no son tenidos en cuenta CLASIFICACION DE LA EMPRESA El continuo avance tecnológico, moderno y económico ha propiciado la existencia de una gran diversificación de las empresas. Hay diferentes criterios para clasificar una empresa: por actividad, por origen de capital, por magnitud de la empresa y otros criterios ACTIVIDAD La empresa se clasifica por la actividad o giro en la cual se desarrolla esta. 1.-Industriales La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a la vez se clasifican en extractivas y manufactureras: Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Un ejemplo de este tipo de empresas son las industrias petroleras, pesqueras y madereras. Manufactureras: Son empresas que se encargan de procesar las materias primas en productos terminados estas son de dos tipos: o Manufactureras de bienes de consumo final: Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor. Estos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Es decir son aquellas que producen bienes o productos para los consumidores finales. 2.- Comerciales o Manufactureras de bienes de producción: Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final". Un ejemplo de estas empresas que se dedican a la fabricación de envases y botellas de vidrio para la industria farmacéutica. Son empresas intermediarias entre productor y el consumidor; su función primordial es la compraventa de productos terminados. Estas se clasifican en: Mayoristas: cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas) que a su vez distribuyen el producto al consumidor. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 1

4 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Minoristas o detallistas: las que venden el producto en pequeñas cantidades al consumidor final. 3.- Servicio Como su denominación lo indica son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Existen diferentes ramas dentro de esta clasificación entre estas tenemos: Transporte (publico colectivo, transporte de carga pesada, mudanzas, transportes de productos varios (alimenticios, combustibles, granos y hortalizas). Turismo (Hoteles, restaurantes, centros turísticos). Instituciones financieras (Bancos, cajas de ahorro). Servicios públicos varios (alcantarillado, pavimentación y alumbrado publico). Comunicaciones (Empresas de telefonía, Internet, radio y televisión). Energía (empresas dedicadas a proveer luz eléctrica). Agua (empresas abastecedoras de Agua potable) ORIGEN DEL CAPITAL También las empresas se clasifican dependiendo del origen de las aportaciones de su capital: Publicas: En este tipo el capital pertenece al estado y generalmente su finalidad es satisfacer las necesidades de carácter social. Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros y las utilidades se enfocan en el país de origen MAGNITUD DE LA EMPRESA Otra forma de clasificar a la empresa es por la magnitud o tamaño de esta que es: pequeña, mediana o grande. Sin embargo es difícil determinar los límites de cada una. A continuación se mencionan algunos criterios: 1. Financiero: El tamaño de la empresa se determina con base a su capital 2. Personal ocupado.- Por el número de personas que trabajan en la empresa. a. Pequeña: Esta es de hasta 250 empleados. b. Mediana: esta es de 250 hasta 1000 empleados. c. Grande: esta es de 1000 empleados en adelante. Pág. 2 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

5 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA 3. Producción: Se clasifica a "la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción". Entonces podemos definir que una empresa se puede clasificar de esta manera: Pequeñas.- Aquellas que cuentan con poca maquinaria y en la mayor parte realizan su trabajo manualmente o de forma artesanal. Mediana.- Son aquellas que realizan su trabajo con maquinaria y menos mano de obra que en la pequeña. Grande.- Son aquellas empresas altamente mecanizadas y/o sistematizadas con menos mano de obra ya que sus actividades son hechas por maquinaria en su mayor parte. 4. Mercado: Este criterio establece que las empresas se van a clasificar "en razón del mercado que domina y abastece. Es decir se hace la clasificación de acuerdo al dominio que tengan en el mercado las empresas con respecto a las ventas que realicen. Ahora con el uso de Internet empresas tanto pymes como grandes pueden competir a la par con la publicación de páginas web que ofrecen sus productos a todo el mundo solo importando que las pymes sepan usar la tecnología que se encuentra a su alcance para competir con las empresas grandes VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA Los valores institucionales de la empresa son: "La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón o sistema de valores deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en el que actúa, y operar con ética. Toda empresa moderna debe perseguir valores institucionales, ya que al conseguirlos incide directamente en su progreso. Los valores institucionales según el autor Lourdes Munch en su libro de Fundamentos de Administración son los siguientes: Económicos: Tendientes a lograr beneficios monetarios: o o Cumplir con los intereses de los accionistas al retribuirlos con dividendos sobre la inversión colocada. Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concedidos. Sociales: Aquellos valores que contribuyen al bienestar de la comunidad. o o o Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta. Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios, y al crear fuentes de trabajo. Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago de cargas tributarias. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 3

6 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA o Producir productos y/o servicios que no sean nocivos al bienestar de la comunidad. Técnicos: Dirigidos a la optimización de la tecnología: o o Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa para contribuir al logro de sus objetivos. Propiciar la investigación y la mejora de las técnicas actuales para la creación de tecnología nacional ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Las áreas funcionales, conocidas también como áreas de responsabilidad o como departamentos o divisiones están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Cabe mencionar que las áreas funcionales básicas son: Producción, marketing, finanzas, recursos humanos y sistemas. Toda empresa cuenta con estas áreas funcionales. Solo algunas como son las comerciales y de servicios no cuenta con el área de producción PRODUCCIÓN El área de producción se define como el proceso mediante el cual se elaboran bienes y servicios. Este departamento es de mucha importancia en las empresas industriales ya que el encargado de la elaboración de productos de buena calidad y que estos sean elaborados de forma rápida para su posterior venta a los consumidores MARKETING La palabra marketing es una palabra de origen inglés y quiere decir mercadología y su definición es "el conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios". El marketing ayuda a conocer las tendencias, gustos y modas de los consumidores para así poder determinar la mejor estrategia que ayude a la empresa a introducir o mantener el producto vigente en el mercado con el fin de que no disminuyan las ventas FINANZAS Esta función es de vital importancia es, ya que toda empresa trabaja con constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros. El área funcional de finanzas siempre es un área a la que se da mucha importancia debido a que se gestionan los recursos financieros de la empresa. Pág. 4 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

7 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados, de selección, de capacitación y desarrollo. Los recursos humanos son los mas difíciles de controlar ya que es necesario motivarlos e incentivarlos constantemente para que puedan realizar su trabajo con calidad, de no hacerlo puede existir demasiada rotación de personal SISTEMAS DE INFORMACIÓN Su objeto es el de optimizar la información de una manera fiable y segura para la toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se presenten en los sistemas de la empresa. Sistemas también es el área encargada de proponer las tecnologías mas adecuadas de interconectividad y del desarrollo de sistemas de información y comunicación Características de los sistemas de información Todo sistema necesita tener interacción con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas, a esos sistemas se le conocen como sistemas abiertos, ya que reciben entradas tanto del medio ambiente como internamente y producen salidas de importancia tanto internamente como para el medio ambiente. En contraste todos aquellos sistemas que no interactúan con su medio se les llama sistemas cerrados. En realidad estos sistemas no existe, solo están como conceptos, solo existen los sistemas abiertos" Tipos de sistemas de información Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo del tipo de empresa. Se pueden distinguir entre: a. Sistemas de procesado de transacciones. b. Sistemas de información de gestión. c. Sistemas de apoyo a decisiones. d. Sistemas expertos e inteligencia artificial. e. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo. f. Sistemas de apoyo a ejecutivos. Sistemas de procesado de transacciones Los sistemas de procesado de transacciones son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa. Por ejemplo, entre estas tenemos el pago de nómina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa. Los sistemas de procesado de transacción o TPS (transacción procesation system) por sus siglas en inglés, eliminan el trabajo tedioso de las transacciones operacionales y como resultado reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarlas actualmente, aunque los usuarios todavía deben alimentar de datos a los TPS. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 5

8 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Los sistemas de procesado de transacciones son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen y sin interrupción. Sistemas de información gerencial Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés) no reemplazan a los sistemas de procesado de transacciones ni tampoco son los mismos, sino que estos sistemas incluyen procesado de transacciones. Los sistemas de información de gestión son sistemas de información que trabajan con la interacción entre usuarios y ordenadores. Requieren que los usuarios, el software y el hardware trabajen a un mismo ritmo. Los sistemas de información de gestión dan soporte a un espectro mas amplio de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesado de transacciones, los sistemas de información de gestión incluyen el análisis de decisiones y la toma decisiones. Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información de gestión producen información que es usada en la toma de decisiones. Sistema de apoyo a decisiones Los sistemas de apoyo a decisiones o DSS (Decision Support Systems) están en un nivel más alto del anterior que se han visto. El sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información de gestión tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se diferencia de los sistemas de información de gestión tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o director). Los sistemas de apoyo a decisiones son desarrollados de acuerdo a las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a diferencia de los sistemas de información de gestión tradicionales. Un sistema de apoyo de decisiones es una de las formas de establecer un sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización. Sistemas expertos e inteligencia artificial (AI) Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. La AI es la actividad de proveer a máquinas como los ordenadores de la capacidad para exhibir conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de los ordenadores, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano. Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios. Pág. 6 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

9 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA El sistema experto o también llamado sistema basado en el conocimiento, captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una empresa. A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone para la toma de decisiones. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es un sistema basado en ordenadores que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución. El sistema de apoyo a decisiones de grupos está diseñado para disminuir el comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en público o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto de vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la empresa. Muchas veces los sistemas de apoyo a decisiones de grupos son tratados bajo el termino general de trabajo colaborativo o cooperativo apoyado por ordenadores y estas pueden incluir el software llamado "Groupware" para el trabajo en red. Sistemas de información a ejecutivos Se trata de sistemas de información que proveen al ejecutivo un acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito. Aunque los sistemas de información de ejecutivos (IES o EIS) se apoyan en los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información de gestión por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una manera integral. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 7

10 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA ANALOGÍAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE SISTEMAS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRANSACCIONALES Ahorro significativo de la mano de obra Son recolectores de información Normalmente son el primer sistema implantado en la empresa Son intensivos en la entrada y salida de información Su coste es fácilmente justificable Adaptables a paquetes de aplicación del mercado DE APOYO A LAS DECISIONES No suelen ahorrar mano de obra Su información sirve de apoyo a mandos intermedios en decisiones repetitivas y no estructuradas Se implantan después de los sistemas transaccionales Suelen ser intensivos en cálculos, pero no en la entrada y salida de información Su justificación económica es difícil Suelen ser interactivos ESTRATÉGICOS Su función es lograr ventajas que los competidores no posean Su función no es ni transaccional ni de apoyo a las decisiones, sin embargo puede realizar ambas tareas Su forma de desarrollo es en base a incrementos Apoyan el proceso de innovación de los productos Son de costes elevados Suelen desarrollarse In House por lo que no son adaptables a paquetes del mercado Pág. 8 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

11 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA 2. MODELO DE INDICE DE PLAN DE SISTEMAS A continuación se presenta un modelo general de índice de plan de sistemas orientado a instituciones, que por su claridad y relevancia ha sido considerado de interés su incorporación en esta unidad didáctica. El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) de Perú, en concordancia con sus fines y objetivos institucionales y como ente central y rector de los Sistemas de Estadística e Informática, pone a disposición de las Entidades Públicas, Privadas, estudiantes y público en general el Manual Guía para la Elaboración de un Plan de Sistemas". A continuación se hace un resumen de esta guía: 2.1. INTRODUCCIÓN El documento inicial que debe servir como base para esta guía, es el "Plan Estratégico Institucional", en donde se podrán apreciar la misión y objetivos Institucionales; así como sus principales ideas políticas. En caso de que la Institución no cuente con el documento del Plan Estratégico Institucional, es necesario tratar de obtener la información necesaria, recurriendo a otras fuentes, tales como: Planes Operativos, Revistas Institucionales, Planes Presupuestarios, Leyes de creación de la Institución, Reglamento de Organización y Funciones (ROF), Manual de Organización y Funciones (MOF), Cuestionarios y entrevistas a la alta Dirección de la Institución. En el Capítulo I, "Objeto de Negocios", se determina la misión, objetivos y estrategias del área de sistemas y su relación con el objeto de negocios de la institución, lo cual coadyuva al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional, donde la definición de objetivos y estrategias se deben llevar a cabo de manera que aseguren su coherencia a los objetivos corporativos y desarrolle ventaja competitiva por cada área funcional (direcciones y oficinas). El Capítulo II, "Identificación de Necesidades y Descripción de los Sistemas de Información", se encuentra dividido en dos partes. La primera muestra la estructura funcional, procesos, contexto. Los que permiten obtener una idea general e integral de la situación actual de la institución. La segunda parte, refleja el impacto del desarrollo informático dentro de la institución. Así mismo se identifican los sistemas de información existentes, los cuales en algunos casos serán modificados y en otros, reemplazados. En este capítulo se mostrará los requerimientos de información, los cuales se determinaron de acuerdo a las diferentes entrevistas realizadas en los niveles estratégicos y operativos. Así mismo, se determina el Modelo Conceptual de Datos que permitirá construir la base de datos requerida, considerada como la piedra fundamental en la elaboración de los sistemas propuestos a informatizarse. Estos sistemas han sido determinados teniendo en cuenta los requerimientos de información, apoyados con el empleo de la técnica de Matriz Proceso - Entidad, los mismos que son descritos y priorizados en el documento. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 9

12 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA En el Capítulo III, "Definición y Descripción del Escenario Propuesto", se definen y describen escenarios con la finalidad de proporcionar soporte lógico, físico y de comunicaciones asociadas a los sistemas propuestos, buscando alcanzar buenas especificaciones. Finalmente en el Capítulo IV, Plan de Acción, se definirán planes globales de implantación, donde se definen el orden de los proyectos a implantar, en función a las prioridades establecidas. Capítulo I: Objeto del Negocio 1.- Misión Del área informática: "Apoyar al logro de los objetivos de la institución mediante el empleo de equipos y medios de alta tecnología". 2.- Objetivos El Objetivo de Negocio en un Plan Estratégico contempla definir la misión, políticas, objetivos, estrategias, funciones y organización de la institución, las cuales están orientadas a reducir costes y obtener ventaja competitiva. Así, para el logro de los objetivos corporativos, todas las actividades de la institución deben estar orientadas al cumplimiento de los mismos. Por lo tanto el Plan de Sistemas de Información, es el esquema de desarrollo de sistemas de información a través del cual se planifica y se racionaliza la asignación de recursos informáticos (software, hardware y comunicaciones), con la finalidad de satisfacer las necesidades de la institución en un período determinado. El Plan de Sistemas, al igual que los planes de las demás direcciones, debe estar alineado al Plan Estratégico con la finalidad de coadyuvar al logro de los objetivos corporativos, de manera que la institución logre reducir costos y alcanzar ventaja competitiva. Con la finalidad de que el Plan de Sistemas de Información coadyuve al logro de los objetivos corporativos, es necesario en primer lugar definir la misión del área de informática, es decir, cuál es la razón de ser de este departamento, sus objetivos programados a corto y medio plazo, y las estrategias en tecnología a tomar, con el propósito de alinear sus actividades al logro de los objetivos del Plan Estratégico Institucional. 3.- Estrategias De acuerdo a los objetivos formulados por el área de informática se proponen una serie de estrategias orientadas al cumplimiento de los mismos. Estas estrategias a su vez se encuentran alineadas al Plan Estratégico de la Institución, es decir, apoyan a las metas y objetivos corporativos. Como ejemplo de estas estrategias se pueden mencionar: Elaborar un Plan de Ventas de Servicios a nivel nacional con la finalidad de mejorar la posición de la organización en el mercado. Elaborar un Plan de Redes y Comunicaciones con la finalidad de integrar a la organización y establecer lazos con los clientes y proveedores. Otros. Pág. 10 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

13 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA El análisis y diagnóstico de la situación actual se realiza con la finalidad de determinar el contexto en el cual se desenvuelve la institución, es decir, determina cuál es su función en el medio, su estructura orgánica y los principales procesos que se realizan para cumplir con su misión. Además, se determinará el grado de desarrollo informático en la institución, con la finalidad de adoptar medidas orientadas a su modernización. Para realizar este estudio se toma como base la información obtenida mediante las entrevistas, realizados en forma integral a las direcciones y oficinas de la institución. 4.- Análisis y diagnostico de la Estructura de la Organización Estructura La estructura vigente se encuentra de acuerdo a la R.M...., y se representa gráficamente en la Figura Nº X: Organigrama Estructural de la Institución Alta Dirección Órganos de Control - Departamento de auditoria Interna Órganos de Asesoramiento: - Oficina Técnica de Planificación y Desarrollo - Oficina Técnica de Asesoría Jurídica (OTAJ). Direcciones Técnicas: Dirección Técnica de... Dirección Técnica de Personal El número de personas aprobado es de N Funciones De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones de la (Institución)..., y al D.L. Nº., se establecen las funciones generales de la institución, las cuales fueron aprobadas mediante R.VM. o J...., siendo éstas las siguientes: Formular, proponer, supervisar y evaluar la política nacional de..de corto, mediano y largo plazo y el Plan Nacional de.en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, así como proponer su aprobación al Presidente del Consejo de Ministros. Formular, aprobar, ejecutar, supervisar y evaluar el Plan Operativo Institucional (Plan Estratégico). Conducir y coordinar las actividades IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 11

14 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Producir y difundir las. Conducir y supervisar el uso de la tecnología y el desarrollo de la..oficial en el país. Propiciar, fomentar y difundir la normatividad para. Supervisar y evaluar las normas, métodos y procedimientos utilizados por los órganos integrantes de los Sistemas, en sus diferentes niveles. Capacitar principalmente, al personal de los sistemas y fomentar la investigación técnica - científica de la Contexto El diagrama de contexto muestra la relación existente entre la organización.. y su entorno (sectores públicos, privados, organismos internacionales, entre otros), así como los requerimientos de información (proporcionada por las fuentes) y la información producida por ésta (empleada por los usuarios). Debido al flujo de información existente en la Institución, y a la relevancia existente entre las actividades estadísticas, así como las informáticas, el diagrama de contexto institucional se dividió de la siguiente manera Procesos Los procesos que se realizan en la institución se encuentran agrupados de acuerdo a cada una de las funciones que se cumplen en la institución. Estas funciones a su vez, vienen a ser un consolidado de las funciones generales especificadas en el ROF y de las funciones específicas, donde se reflejan las principales funciones que se realizan en la institución. Cada uno de estos procesos a su vez, agrupan actividades y éstas a su vez, agrupan procedimientos, los cuales serán empleados para la identificación de Sistemas de Información. Ejemplos: Formular políticas en. Para cumplir con esta función, la institución elaborará una serie de normas y metodologías con la finalidad de orientar a las oficinas sectoriales en la producción de.. y en la administración de recursos.. Esta función está conformada por los siguientes procesos: P1. Elaborar normas P2. Proponer metodologías (estadística e informática) Efectuar acciones de control de las actividades de la institución Se formularán planes operativos y se evaluará la ejecución de los mismos. Además, se realizarán acciones de auditoria con respecto a la ejecución de proyectos. Estas funciones involucran los siguientes procesos: Pág. 12 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

15 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA P1. Elaborar el Plan Operativo P2.Evaluar actividades según Plan Operativo P3. Auditar las operaciones técnicas administrativas, financieras y de gestión Conducir las actividades administrativas de la institución (F7). Se efectuarán acciones orientadas a conducir las actividades de personal, abastecimiento, finanzas y presupuesto de la institución. Entre los procesos involucrados en esta función, tenemos: P1. Elaborar el presupuesto según ley P2. Administrar el recurso humano P3. Administrar los recursos financieros P4. Administrar los recursos físicos Brindar servicios y asesoría en materia de estadística e informática a las instituciones públicas y/o privadas que lo soliciten. Se brindarán servicios de asesoría en materia de estadística tales como: cartografía, elaboración de muestras, estudios de investigación, entre otros. En materia de informática tales como: elaboración de planes estratégicos y de sistemas, desarrollo de sistemas, entre otros. Los procesos involucrados en esta función son: P1. Desarrollar e implementar sistemas P2. Análisis cartográfico P3. Elaborar Muestra P4. Conducir Comisiones Así, la descripción de cada uno de estos procesos para su mejor entendimiento, se muestra en el Apéndice Nº 1: Descripción de Procesos. 5.- Análisis y Diagnostico del Desarrollo Informático El análisis y diagnóstico del desarrollo informático se realiza con el fin de determinar el impacto de la tecnología de la información en la institución. Para ello, se identificarán los sistemas de información existentes, con el fin de evaluar si satisfacen los requerimientos de información de los usuarios. Además, se efectuará una descripción del número de computadoras existentes. Finalmente se realizará el diagnóstico, para determinar cómo la institución ha evolucionado en informática, con el fin de proponer más adelante un nuevo entorno tecnológico que permita a la institución obtener ventaja competitiva. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 13

16 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Descripción de Aplicaciones Existentes Actualmente, en la institución, se ha venido desarrollando paulatinamente diversos sistemas de información, los cuales se crean con la finalidad de satisfacer las necesidades de información de los usuarios. A continuación, describiremos las características más importantes de cada uno de estos sistemas. 1.- Sistema de Información Geográfico Este sistema registra gráficamente diversos planos y mapas del Perú en forma espacial, pudiendo relacionarse con información de tipo estadístico u operativo resumen. 2.- Sistema de Trámite Documentario Este sistema permite el control del flujo de ingreso de documentos a la institución que es alrededor de 200 a 300 documentos al mes. Este sistema a su vez, tiene los siguientes módulos: 3.- Sistema de Ventas Módulo de Remitidos, el que registra los documentos remitidos a la institución Módulo de Emitidos, el que registra los documentos remitidos por la institución Módulo de Directorio de Instituciones Este sistema permite controlar las ventas y está conformado por los siguientes módulos: Módulo de Publicaciones, registra las publicaciones a ser vendidas Módulo de Clientes, registra los clientes existentes Módulo de Suscriptores, registra a todos los clientes suscritos Módulo de Vendedores, registra los vendedores que laboran para la institución Módulo de Ventas, registra las ventas realizadas por la institución Módulo de Almacén, registra las publicaciones existentes en almacén 4.- Sistema de Finanzas Este sistema está conformado por los siguientes módulos: Módulo de Caja, permite realizar a la oficina de finanzas su respectiva caja chica Módulo de Conciliación Bancaria, permite a la oficina de finanzas realizar su conciliación bancaria 5.- Sistema de Almacén Este sistema controla el sistema que reporta las pólizas de entrada y salida al almacén. Pág. 14 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

17 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA 6.- Sistema de Personal El sistema de personal está conformado por los siguientes módulos : Módulo de Planillas, el cual elabora las planillas del personal Módulo de Escalafón, el que registra el legajo de los empleados Módulo de Control de Asistencia, registra la asistencia del personal La relación entre los sistemas de información existentes y los procesos que se ejecutan en la institución se muestran en la Tabla Nº 1: Matriz de Procesos Actuales vs. Sistemas Existentes. En esta matriz, se podrá ver los procesos que son apoyados con la presencia de sistemas de información Descripción del Entorno Informático Luego de haberse identificado los sistemas de información existentes, se procedió a realizar un inventario del campo informático con que cuenta la institución Diagnóstico del Desarrollo Informático El presente diagnóstico determinará el grado de desarrollo en que se encuentra la informática dentro de la institución, así como la concepción que tiene el nivel directivo en cuanto a la ayuda que pueda brindarle la informática. Para realizar el diagnóstico se vio por conveniente aplicar el Modelo de Notan, el cual divide en seis etapas el desarrollo de la informática en la organización. Estas etapas son: o o o o o o Etapa Nº 1: Iniciación Esta etapa se caracteriza por la automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir los costes funcionales. Etapa Nº 2: Expansión. Esta etapa se caracteriza por la diseminación y el contagio de los participantes, es decir, se automatizan los procesos operativos completos. Etapa Nº 3: Control Esta etapa se caracteriza por la profesionalización de los participantes. Hay una tendencia hacia la automatización de datos y la implicación de los usuarios en los gastos informáticos. Etapa Nº 4: Integración Se caracteriza por aplicaciones on line (en línea) y bases de datos. Etapa Nº 5: Administración de Datos Se caracteriza por la aparición de modelos de datos y necesidades de información de la organización, y porque existe una independencia de entornos materiales y lógicos. Etapa Nº 6: Madurez Se caracteriza porque la organización asume el papel innovador de las tecnologías de la información y las aplicaciones son oportunas y competitivas. De acuerdo a estas seis etapas y en base a la extracción de información efectuada, se determinó que la institución se encuentra en la tercera etapa: "CONTROL". Las principales características que califican a la institución en esta etapa son las siguientes: IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 15

18 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA De los sistemas de información existentes, se pudo deducir que no existen sistemas de información que ayuden a la toma de decisiones estratégica. La mayoría de los sistemas de información existentes apoyan a la gestión operativa, es decir, los sistemas se encuentran orientados al procesamiento de la información. El nivel directivo considera al área de informática como un departamento de servicios, el cual tiene que satisfacer las necesidades de automatización de otras áreas. CAPITULO II. IDENTIFICACION DE NECESIDADES Y DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 1.- Necesidades de Informática En función a las entrevistas efectuadas a los directivos y técnicos (los documentos de ayuda memoria se encuentran en el archivo....), se ha elaborado una lista de necesidades de información, las cuales al cumplirse, permitirán desarrollar sus actividades en forma eficiente y eficaz, como: Contar con información correspondiente a los requerimientos de información de los usuarios (gobierno central, regional, local, entre otros), con la finalidad de ampliar el número de variables e indicadores existentes, lo que permitirá orientar la producción estadística a estos niveles y obtener así, ventaja competitiva. Contar en forma veraz y rápida con la información procedente de las Oficinas Regionales y Sub-regionales, a fin de elaborar estadísticas confiables y oportunas. Contar en forma confiable y oportuna con la información procedente de los registros administrativos. Contar con un banco de datos de uso gerencial (estratégico), coordinación y control (táctico), técnico-operacional, inter- institucional. Tener acceso simultáneo a las bases de datos económica, social y demográfica, existentes a nivel nacional. Contar con un directorio actualizado de empresas e instituciones relacionadas con nuestra institución. Contar con una base de datos cartográfica actualizada que le permita brindar, en forma eficiente, servicios a los usuarios. 2.- Modelo Conceptual de Datos El Modelo Conceptual de Datos se realiza con la finalidad de determinar las bases de datos corporativas que van a funcionar en la institución. Para ello, en primer lugar, se definirán las entidades, las cuales, agrupadas, darán origen a las bases de datos corporativas Entidades Para modelar la información y diseñar la base de datos, es necesario identificar las entidades, que no es más que todo aquello (objeto) sobre lo que la institución pueda almacenar datos y cuyo propósito está claramente definido. Pág. 16 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

19 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Del análisis de la información requerida, la información generada y de las funciones de la institución se han identificado las siguientes entidades: Materia técnica (estadística e informática). Algunos ejemplos son: o Población o Demografía Entidades en Materia de gestión (Institución: ). Algunos ejemplos son: o Convenios o Contratos o Expedientes o Gastos o Estados-financieros o Proveedor o Bienes/servicios o Patrimonio La descripción de estas entidades se especificará en el Apéndice Nº 2: Descripción de Entidades Modelo de Datos Es la representación gráfica y verbal de la información que fluye en cualquier sistema del mundo real, cuya validez puede ser verificada. El Modelo de Datos representa las relaciones entre entidades. Para la elaboración del Modelo se tomó en cuenta las relaciones naturales entre las entidades y la articulación de las mismas en los diversos procesos, debido a las funciones desempeñadas por la Dirección. El Modelo de Datos se muestra en las siguientes figuras: Figura Nº A: Modelo de Datos de Nivel Técnico y en la Figura Nº B: Modelo de Datos de Gestión. 3.- Especificaciones de los Sistemas de Información Luego de haberse identificado las entidades y las posibles bases de datos corporativas, se procede a identificar los sistemas de información que han de desarrollarse en la institución, de manera que ésta logre cumplir con sus objetivos programados. Es decir se sabe donde se está y donde se quiere ir, por tanto queda determinar como llegar. En base a los requerimientos de información de la institución y del estudio de los sistemas de información existentes, se estima conveniente proponer un Sistema de Información Integral de la Institución.., formado por diversos módulos y sub-módulos que tengan vigencia en el mediano y largo plazo y que sirvan para lograr los objetivos institucionales. La identificación de los módulos y sub-módulos se basa en la aplicación de técnicas matriciales. De esta forma se ha construido la Matriz Procesos - Entidades de Datos ( Ver Tabla Nº 2: Matriz IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 17

20 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Procesos - Entidades), que permite representar el tratamiento lógico de los procesos sobre los datos del sistema, agrupando los procesos y los datos en distintos módulos. 4.- Priorización De acuerdo a las necesidades de información de los usuarios, y en base a los objetivos corporativos programados a corto plazo, se propone el desarrollo de los sistemas en un período de corto plazo [0..1] año, y mediano plazo [1..3] años. 5.- Modelo Global de Datos El Modelo Global de Datos es la representación gráfica de las diferentes aplicaciones propuestas, las que a su vez apoyarán funcionalmente al logro de los objetivos de la institución. Así mismo, el modelo global de datos, permite la visualización de la interrelación de los sistemas con las posibles bases de datos o grupos de entidades. El modelo global de datos se muestra en la Figura Nº C: Modelo Global de Datos. CAPITULO III. DEFINICION Y DESCRIPCION DEL ESCENARIO PROPUESTO 1.- Estructuras Organizativa La implantación de los sistemas de información propuestos, en algunos casos, traerá como consecuencia una modificación de la estructura organizativa de la institución. Esta estructura a su vez, no provocará un cambio radical en los procesos que se ejecutan en cada dirección, al contrario, tratará de potenciar las funciones de las direcciones con el fin de obtener ventaja competitiva en el medio. En la Institución, se formarán grupos de trabajo en cada dirección, los que tendrán a su cargo la administración de los sistemas de información propuestos y bases de datos corporativas. El criterio a usar para definir estos grupos, se basará en los procesos fundamentales que se ejecutan en la institución, los cuales permitirán ejecutar eficientemente las actividades. Estos grupos de trabajo son los siguientes: 1. Directivo 2. Métodos y Normas 3. Cartografía 4. Procesamiento de Datos 5. Síntesis 6. Administración del Directorio de Empresas y Establecimientos 7. Conducción de Comisiones 8. Investigación 9. Edición y Publicación 10. Planificación Pág. 18 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

21 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA 11. Presupuesto 12. Normas Legales 13. Asesoría Interna 14. Gestión de Recursos Humanos 15. Gestión de Finanzas 16. Gestión de Recursos Físicos 17. Recepción 18. Seguridad 19. Marketing 20. Ventas 21. Comunicaciones (Trámite documentario) 22. Workflow 23. Difusión 24. Capacitación 25. Plan de Sistemas 26. Soporte 27. Desarrollo Cada uno de estos grupos de trabajo estará integrado por personal de las direcciones y oficinas de la institución Funciones y Responsabilidades de Gestiones de la Informática El uso adecuado de los sistemas y bases de datos corporativas propuestas, implica que exista un personal y/o área especializada en la gestión de la misma. Sin embargo, los miembros de cada grupo, en algunos casos no pertenecerán a la misma dirección, pero existirá una comunicación fluida entre ellos. Por tal motivo, se les asignará funciones y responsabilidades específicas a cada uno de los grupos de trabajo identificados para tal fin, éstas son : 1.- Directivo Este grupo estará conformado por el Ministro o Jefe de la Institución, el Vice-ministro o sub-jefes de.., así como los directores de las direcciones nacionales y/o técnicas de la institución. Este grupo empleará como consulta los siguientes sistemas: IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 19

22 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Sistema de Información de Gestión (Alta Dirección) Sistema de Información de Gestión Administrativa (módulo de planificación). Sistema de Soporte a Decisiones Otros 2.- Métodos y Normas Este grupo estará conformado por el personal de las Direcciones,y tiene como función elaborar normas y metodologías en estadística e informática. El grupo se responsabilizará de actualizar: - Sistema de Información Normas y Metodologías - Sistema de Información de Normas Legales. 3.- Cartografía El grupo lo integrará el personal de la Dirección., y tiene por función actualizar permanentemente la cartografía. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente módulo: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Cartografía) Así mismo, se dispondrá de acceso en modo de consulta al siguiente sistema : - Sistema de Información Geográfico 4.- Procesamiento de Datos Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de ejecutar el procesamiento de los formularios y/o encuestas críticas codificadas. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: a. Sistema de Información Estadístico (Módulo de Procesamiento, Módulo de Información de Base) 5.- Producción de Estadísticas Regionales Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la producción de estadísticas regionales (personal de las Direcciones encargadas). El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Estadísticas) Así mismo, el grupo accederá de modo consulta al siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Información de Base, Módulo de Publicaciones, Módulo de Inventario estadístico) 6.- Administración del Directorio de Empresas y Establecimientos Pág. 20 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS

23 UGR-Dpto. Teoría de la Señal PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la administración del directorio de empresas y establecimientos. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Directorio de empresas y Establecimientos) 7.- Conducción de Comisiones Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la conducción de comisiones inter-institucionales de estadística. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información Especializados (Módulo de Comisiones) Así mismo, el grupo accederá de modo consulta al siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Información de Base, Módulo de Publicaciones, Módulo de Inventario estadístico) 8.- Investigación Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de efectuar investigaciones en materia estadística e informática. El grupo se encargará de la actualización del siguiente sistema: - Sistema de Información Especializados (Módulo de Estudios Especiales) Así mismo, el grupo accederá de modo consulta al siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Estudios Especiales, Información de Base, Módulo de Publicaciones, Módulo de Inventario estadístico) 9.- Edición y Publicación Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la edición y publicación de compendios y/o publicaciones, es decir, estará conformado por personal de todas las direcciones de línea de la institución. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información Estadístico (Módulo de Publicaciones) 10.- Planificación Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas del control y planificación de las actividades de la institución. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Planificación) 11.- Presupuesto Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas del control del presupuesto asignado a la institución. IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS Pág. 21

24 PLAN DE COMUNICACIONES EN LA EMPRESA El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Presupuesto) 12.- Normas Legales Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la asesoría en normas legales dentro de la institución.. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Normas Legales 13.- Asesoría Interna Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de brindar asesoría jurídica al personal de la institución El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Asesoría Legal) Gestión de Recursos Humanos Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la gestión de los recursos humanos en la institución (personal de la Oficina de Personal). El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Personal) 15.- Gestión de Finanzas Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la gestión financiera en la institución (personal de la Oficina de Finanzas). El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Finanzas) 16.- Gestión de Recursos Físicos Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la gestión de los recursos físicos en la institución (personal de la Oficina de Abastecimiento). El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: - Sistema de Información de Gestión Administrativa (Módulo de Abastecimiento) 17.- Recepción Este grupo lo integrarán aquellas personas encargadas de la recepción de visitas a la institución. El grupo se encargará de la actualización y consulta del siguiente sistema: 18.- Seguridad - Sistema de Información de Control de Visitas Pág. 22 IV. EJEMPLOS DE PLAN EN DIFERENTES ENTORNOS