MÓDULO PROFESIONAL PROYECTO EMPRESARIAL DAVID ESPINOSA SALAS - I.E.S. GREGORIO PRIETO (VALDEPEÑAS) LA ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

Transcripción

1 La O. ÍNDICE. 1. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. 2. EL ORGANIGRAMA Y SUS CLASES. 3. MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: LINEAL, EN LÍNEA Y STAFF, EN COMITÉ, MATRICIAL Y FUNCIONAL La estructura organizativa de Tipos de estructura organizativa. 4. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Por el propósito Por la causa Por la autoridad Por la estructura Por el proceso. 5. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL. 6. LA FUNCIÓN DIRECTIVA: PLANIFICACIÓN, GESTIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL Cualidades de un buen directivo Estilos de dirección Las funciones de dirección. 1

2 1. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. Organizar es dividir y distribuir el trabajo entre las personas que hayan de realizarlo, determinar las relaciones que deben existir entre ellos, fijar sus responsabilidades y delimitar el ámbito de autoridad que se ha delegado a esas personas. Más concretamente, en toda organización son siempre necesarios tres aspectos: División del trabajo: todos los componentes del grupo realizan un trabajo determinado y necesario, cada uno de ellos tiene perfectamente delimitadas sus funciones, las cuales conjuntamente se dirigen al objetivo de la empresa. Existencia de una fuente de autoridad: la autoridad puede ser expresa (se materializa en órdenes concretas) o tácita (no tiene por qué manifestarse a través de órdenes concretas), pero en cualquier caso, es necesaria y debe ser aceptada por parte de los miembros de la organización, porque si no cada uno haría lo que quisiera y cuando quisiera. Establecimiento de relaciones lógicas: han de estar perfectamente claras las relaciones que ligan a los individuos de la organización, así como a otros grupos que cooperan con la organización; estas relaciones constituyen las reglas de trabajo en equipo. La organización de una empresa se rige por unos determinados principios, debe respetar la estructura definida por el empresario y constituye una de las funciones de la. 2. EL ORGANIGRAMA Y SUS CLASES. Un organigrama es un gráfico en el que se representan las unidades organizativas de una empresa. Cuando dos o más personas que desarrollan una actividad homogénea están agrupadas bajo la supervisión de un jefe, que ejerce sobre ellas autoridad, es responsable de su trabajo y posee un cierto grado de autonomía de decisión, se tiene una unidad organizativa. 2

3 Los departamentos de una empresa son un claro ejemplo de unidades organizativas. Incluso, las distintas secciones de un mismo departamento también constituyen unidades organizativas. Por ejemplo, las secciones de publicidad, de relaciones públicas, de investigación de mercados, de distribución, etc., constituyen unidades organizativas encuadradas dentro de una unidad organizativa más amplia (departamento comercial o de marketing). En cualquier caso, los organigramas tienen que ser flexibles, es decir, deben adaptarse a los cambios que puedan producirse en. Existen varios criterios para clasificar los organigramas: Por la extensión: podemos distinguir entre organigramas generales (son los que reflejan la estructura de toda a la que se refieren) y organigramas de detalle (se refieren a un departamento concreto de la empresa). Por el contenido: se pueden destacar los organigramas estructurales (representan las unidades organizativas que constituyen sin indicar quién las ocupa- y las relaciones entre ellas), los organigramas funcionales (añaden a los anteriores, las funciones que realiza cada una de las unidades representadas) y los organigramas de personal (en ellos figuran el rango y el nombre de la persona que dirige cada una unidad organizativa). Por la forma: destacan los organigramas verticales (la autoridad y responsabilidad de las unidades organizativas disminuye conforme se desciende de arriba a abajo por el organigrama) y los organigramas horizontales (donde el nivel de autoridad y responsabilidad disminuye a medida que nos desplazamos de izquierda a derecha por el organigrama). 3

4 Organigrama general, estructural y horizontal CONSEJO DE ADMINIST. Organigrama de detalle, personal y vertical DIRECCIÓN GENERAL DPTO. COMPRAS DPTO. ADMINISTR. DPTO. COMERCIAL José Luis Pérez Director del Dpto. de Personal SECCIÓN COMPRAS SECCIÓN ALMACÉN SECCIÓN PUBLICIDAD SECCIÓN DISTRIBUC. Miguel Ángel Peco Responsable Tomás Guillén Responsable Área Selección Ana López Responsable Área Nóminas José Antonio Serrano Responsable Área Contratos TALLER 1: Fabricación de componentes DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN TALLER 2: Ensamblaje de componentes Organigrama de detalle, funcional y horizontal TALLER 3: Pintura y acabado del producto Ejemplos de organigramas 4

5 3. MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: LINEAL, EN LÍNEA Y STAFF, EN COMITÉ, MATRICIAL Y FUNCIONAL La estructura organizativa de. Los estudios clásicos sobre la organización de consideraban que su estructura estaba formada por la suma de sus departamentos. Sin embargo, las organizaciones son sistemas más complejos que están influidos por múltiples variables y elementos (distribución del poder, entorno, tecnología, tamaño de la empresa, etc.). El fin de la estructura de es conseguir una organización que sea eficaz y eficiente. Decimos que una organización es eficaz cuando cumple los objetivos que se ha marcado y que es eficiente cuando consigue los mejores resultados posibles en relación con los recursos que ha empleado. El proceso de diseño de una estructura organizativa empresarial pasa por las siguientes fases: Formulación de los objetivos que los responsables de las organizaciones quieren conseguir. Descripción de las actividades que es necesario realizar para la consecución de los objetivos marcados y agrupación de las tareas de cada puesto concreto dentro de la estructura. Elaboración de la estructura, lo que supone distribuir las tareas, la responsabilidad y los cargos de poder, y establecer qué puestos dependen de otros Tipos de estructura organizativa. Podemos distinguir los siguientes tipos de estructura organizativa: La estructura lineal o jerárquica es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Esta sencilla forma de estructura puede ser adecuada en un negocio pequeño, como un taller de reparación de automóviles, pero no en una gran empresa como General Motors. La estructura en línea y staff es aquélla en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con 5

6 relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs. La estructura en comité es aquélla en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas, en lugar de asumirlas una sola. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea y staff, y sólo para la toma de algunas decisiones en concreto, como por ejemplo, el estudio del desarrollo de un producto, en el que se crea un comité con directivos de diversas áreas (producción, marketing y finanzas, normalmente). La estructura matricial implica que especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos, como por ejemplo, los relacionados con la investigación y el desarrollo, y al igual que sucede con la estructura en comité, la matricial se utiliza conjuntamente con la de línea y staff. La estructura funcional, en la que existen especialistas sobre una tarea concreta que se sitúan al más alto nivel; en existen varias funciones (marketing, finanzas, recursos humanos, compras, etc..) y al frente de cada una de ellas se sitúa un especialista. Jerárquicamente por encima de ellos puede haber varios jefes o directivos. 6

7 4. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN. En el diseño de cualquier estructura organizativa se deben seguir una serie de principios organizativos, que constituyen simples criterios indicativos. Algunos de estos principios, son los siguientes: 4.1. Por el propósito. Según este criterio, podemos distinguir el principio de unidad de objetivo (todos los componentes de la organización deben contribuir, en la medida que les corresponda, a la consecución del objetivo de ) y el principio de eficiencia (que implica conseguir los mejores resultados posibles en relación con los recursos empleados) Por la causa. Atendiendo a la causa, el principio más importante es el de extensión del área de mando, según el cual, existe un límite en cada puesto administrativo, en cuanto al número de personas que un individuo puede administrar de forma efectiva Por la autoridad. Según la autoridad, distinguimos los siguientes principios: Principio escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad más efectiva será la toma de decisiones y el sistema de comunicación en la organización. Principio de la delegación mediante resultados: la autoridad que se delega debe ser adecuada a los resultados que se espera obtener. Principio de responsabilidad absoluta: los superiores responden ante la organización de sus subordinados. Principio de paridad entre autoridad y responsabilidad: la responsabilidad por los actos debe ser proporcional a la autoridad delegada. Principio de unidad de mando: para evitar conflictos, es preciso que cada trabajador reciba órdenes de un solo superior. 7

8 4.4. Por la estructura. Atendiendo a la estructura, podemos diferenciar los siguientes principios: Principio de jerarquía: en existirá una jerarquización de responsabilidades que permitirá ejercer más fácilmente la función de control sobre las actividades desarrolladas. Principio de autoridad: o poder de tomar decisiones que guíen las acciones de otros. En este tipo de relación, el subordinado mantiene en suspenso sus propias facultades críticas de elección, de forma que todas las situaciones se aceptan sin una revisión o consideración crítica. Estos dos principios se refieren a la estructura vertical de cualquier organización. Existen, además, principios relativos a la estructura horizontal, entre los que se pueden destacar: Principio de división del trabajo: trata de optimizar la actividad de partiendo de un reparto racional de tareas entre los elementos que la componen, para conseguir economías de escala y mejorar el rendimiento. Principio de especialización del trabajo: cada elemento en que se divide el trabajo ha de especializarse en una tarea determinada. Directamente relacionado con este principio se encuentra el de departamentalización, que supone la especialización en una función determinada por parte de grupos homogéneos de trabajo, contribuyendo más adecuadamente al logro de los objetivos de la empresa. Principio de funcionalidad: los medios disponibles han de ser adecuados a los fines y objetivos de. Para finalizar con los principios de organización empresarial relacionados con la estructura, es necesario hacer referencia al principio de motivación y participación del factor humano en, que contribuye al equilibrio y estabilidad de la organización. Se trata de conciliar los conflictos entre los trabajadores y de compatibilizar sus objetivos particulares con el objetivo general de, de forma que sea posible lograr este último satisfactoriamente. 8

9 4.5. Por el proceso. Quizás el principio de organización más importante relacionado con este criterio, es el de flexibilidad, en virtud del cual, toda estructura debe incluir dispositivos, técnicas y factores que le permitan responder adecuadamente a los cambios e incluso anticiparse a ellos. 5. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL. Dentro de una empresa, podemos encontrar grupos formales y grupos informales. Los primeros, son aquellos previstos por la y orientados hacia sus objetivos, configurando la organización formal. Los segundos, que constituyen la organización informal, surgen como consecuencia de las relaciones espontáneas que se dan en cualquier empresa, orientándose a la satisfacción de las necesidades personales y sociales de sus componentes. Los grupos informales ejercen una gran influencia sobre la eficiencia de, sobre su productividad, sobre el clima laboral, sobre la satisfacción en el trabajo, sobre el rendimiento y el comportamiento de los individuos. Entre las funciones de la organización informal, se pueden señalar: a) remediar las insuficiencias de los canales oficiales de comunicación; b) suministrar a las personas satisfacciones de naturaleza social; etc. En las organizaciones pequeñas la estructura formal e informal se encuentran, normalmente, superpuestas. 9

10 6. LA FUNCIÓN DIRECTIVA: PLANIFICACIÓN, GESTIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL. Dirigir consiste en conducir a la organización hacia unos objetivos propuestos, mediante la aplicación de los factores disponibles, desarrollando las funciones de planificación, organización, gestión y control. El trabajo del directivo es, pues, combinar los recursos humanos y técnicos lo mejor posible para conseguir aquellos objetivos Cualidades de un buen directivo. Entre las principales cualidades que ha de poseer un buen directivo se pueden destacar: 10

11 a) Cualidades técnicas: aunque no es necesario que los directivos conozcan todos los aspectos técnicos del trabajo que dirigen, han de tener los conocimientos suficientes para comunicarse con sus subordinados y superiores, y para conseguir cierta credibilidad entre sus subalternos. b) Cualidades humanas: todo directivo debe saber mantener unas buenas y sinceras relaciones humanas con su equipo. c) Cualidades reflexivas: los directivos han de tener la capacidad de enfocar los problemas y sus soluciones de forma lógica y sistemática, insertándolos en el contexto más amplio del que forman parte Estilos de dirección. El estilo de dirección influye notablemente en el sistema de relaciones establecido en las organizaciones, ya que el comportamiento de los directivos afecta de manera especial a las motivaciones de todos sus componentes. Entre las diferentes clasificaciones de estilos de dirección que existen, la más extendida es la que se realiza en función del clima laboral que crea el jefe en la empresa. Se distinguen los estilos autocrático, democrático, Laissez-faire o dejar hacer, paternalista y burocrático Las funciones de dirección. Como se ha comentado anteriormente las funciones de dirección son las siguientes: planificación, organización, gestión y control. Estas funciones las realiza la dirección personalmente o delegando tareas en otras personas. LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN. La planificación comporta el establecimiento de objetivos y la decisión sobre las estrategias y las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. La planificación es previa a las otras funciones de dirección; es imposible organizar, gestionar y controlar con eficacia sin unos planes adecuados. En la planificación ha de seguirse un enfoque lógico y bien desarrollado, con las siguientes fases: 11

12 Reconocimiento de las oportunidades existentes. Selección de los objetivos del plan: éste ha de tener algún propósito. Sin un objetivo claro y cuantificable, el plan fracasará. Identificación y creación de alternativas: se han de identificar las diversas alternativas existentes para alcanzar los objetivos. Evaluación de las alternativas: cada alternativa ha de ser evaluada con precisión a la vista de los objetivos. Ha de estudiarse el coste de cada una, sus posibles resultados, la disponibilidad de recursos suficientes para llevarlas a cabo, el tiempo que requerirán, etc. Selección de una alternativa. Seguimiento continuo del plan, que puede poner de manifiesto la conveniencia de alterar alguna o varias de las fases. LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN. Llevar a efecto los planes requiere la función de organización, que constituye la segunda fase del proceso de dirección. Organizar es dividir el trabajo entre las personas y los grupos, y coordinar sus actividades. Una empresa, sea pequeña o grande, y cualquier organización, sea lucrativa o no, está bien organizada si cada uno sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las partes se encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y conseguir sus objetivos. LA FUNCIÓN DE GESTIÓN. Tras planificar un futuro deseado y la forma de alcanzarlo, y organizar los medios disponibles para ello, hay que hacer que todo cuanto se ha decidido se realice. Gestionar consiste esencialmente en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados. Para realizar esta función es necesario el liderazgo, es decir, el ejercicio de la influencia y del poder. La motivación también es muy importante en la función de gestión; para que las personas hagan lo que se espera de ellas es preciso que se encuentren motivadas para ello. LA FUNCIÓN DE CONTROL. Tras planificar un futuro deseado y la forma de alcanzarlo, organizar los medios disponibles, y conseguir que las decisiones se ejecuten, los directivos han de efectuar la función de control. Básicamente, controlar significa ajustar, es decir, 12

13 comparar los resultados reales con lo que se había planificado y hacer desaparecer las diferencias negativas existentes. El control comienza con la planificación: cuando se comunica a los empleados los objetivos que se pretenden conseguir y las políticas, procedimientos, reglas y presupuestos que señalan las líneas por las que se ha de llegar a ellos. Tras ello, comienza un proceso de recogida de información sobre los hechos reales. Tras la obtención de la información, se efectúa una evaluación de los resultados. Finalmente, si es preciso, se tomarán medidas correctoras. 13