Empresa adjudicataria del expediente S-14/08: Servicio de Agencia de Viajes para la Universidad de Cádiz

Transcripción

1 Empresa adjudicataria del expediente S-14/08: Servicio de Agencia de Viajes para la Universidad de Cádiz

2 Estimado Profesor/a: Nos dirigimos a vd. Con la intención de presentarle nuestro DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO EN LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS, CONVENCIONES, INCENTIVOS Y GRUPOS DE LA PROVINCIA DE CÁDIZ. () Viajes Corte Inglés es la agencia oficial de la Universidad de Cádiz y además de contar con un departamento para el servicio del día a día a nivel individual contamos con nuestro departamento especializado en la ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS, solicite una cita y lo presentaremos personalmente ya que se verá beneficiado de Tarifa UCA para los hoteles, Secretaría técnica de regalo, gestión de inscripciones y alojamiento mediante boletines, catering de la Cafetería de la UCA o externo, imprenta, regalos, azafatas, audiovisuales. así como todos los servicios que pueda necesitar. Hemos intentado recopilar todos aquellos aspectos que creemos necesarios para eventos como el suyo. Por supuesto, cualquier sugerencia que desee realizarnos no dude en contactar con nosotros. Esperando que nuestros servicios sean de su interés, reciba un cordial saludo y gracias por habernos dedicado unos minutos en leer nuestro dossier. VIAJES EL CORTE INGLÉS DIVISIÓN DE CONGRESOS.. Marta Vázquez Castilla Angel Martín Viejobueno

3 SUMARIO 1. PALACIO DE CONGRESOS 2. HOTELES 3. CATERING OFICIALES 4. TRANSPORTE 5. AZAFATAS 6. TRADUCCIÓN 7. MEDIOS AUDIOVISUALES 8. STANDS Y CARPAS 9. IMPRENTA 10. MAILING 11. MATERIAL CONGRESISTA 12. SEGURO DE VIAJE 13. PLAN DE COMUNICACIÓN 14. ORGANIZACIÓN y SECRETARÍA TÉCNICA 15. EVENTOS - HISTORICO OTROS SERVICIOS DECORACIÓN PROGRAMA SOCIAL PROGRAMA ACOMPAÑANTES REGALOS CONGRESISTAS DISEÑO DE IMAGEN SERVICIO PERSONALIZADO CON CONGRESISTAS VIPS SEÑALIZACIONES SEGURIDAD SERVICIO DE LIMPIEZA PÁGINA WEB GESTIÓN DE RESERVAS HOTELERAS E INSCRIPCIONES CON BOLETINES.

4 1. - PALACIO DE CONGRESOS DE CADIZ SALAS DE LA FACULTAD INFORMACIÓN GENERAL PALACIO DE CONGRESOS En el plano adjunto puede observarse la privilegiada situación del Palacio de Congresos. Estación de Ferrocarril, Puerto Comercial y Ayuntamiento forman un triángulo, en cuyo interior queda situado el edificio. El edificio cuenta con dos plantas a disposición de las empresas y entidades. Sus diversas dependencias permiten albergar todo tipo de eventos: Congresos, conferencias, exposiciones, reuniones de empresa, etc... PLANTA BAJA dispone de un amplio Auditórium con capacidad para unas 1000 personas, amplio Restaurante, Cafetería, Tiendas y Sala de Exposiciones. Situado en la planta baja, el Auditórium tiene capacidad para 926 butacas, y cuenta con magnífica visión desde cualquier punto del mismo. Las extraordinarias condiciones acústicas, así como los medios técnicos hacen posible la realización de los actos más diversos: Conciertos, Ballet, Teatro, Convenciones, Desfiles de Moda, Presentaciones de Productos, etc... PRIMERA PLANTA alberga un total de 3 amplias Salas de Conferencias, con capacidades que oscilan entre las 138 y 335 personas. En ella se sitúan, además, cinco Salas de Comisiones, así como la Zona VIP del Edificio. Todos ellos dotados de los más modernos elementos técnicos. El servicio de restauración se adapta a todas las exigencias, con distintas zonas donde se puede ofrecer un ambiente ideal para todo tipo de aperitivos, cafés, almuerzos o cenas con espectáculos, garantizando en todos una gran calidad y adecuada ambientación.

5 2. - HOTELES DE LA PROVINCIA Ofrecemos una amplia oferta hotelera con hoteles de 4****, 3*** y hoteles con encanto de menor capacidad en la ciudad de Cádiz. Además si su evento necesita ampliar opciones de alojamiento la provincia cuenta con localidades próximas y bien comunicadas para acceder a la ciudad de Cádiz, desde San Fernando, El Puerto de Santa María, Jerez puede venir hasta Cádiz en coche, tren o barco. En la zona próxima y costera de Sancti Petri también contamos con una amplia oferta hotelera para alojar a sus asistentes en hoteles a pie de playa de 4****-5****. Para Congresos organizados a través de la Universidad de Cádiz podemos ofrecer habitaciones a tarifa UCA para la organización así como habitaciones para los asistentes (limitadas según hotel) Ofrecemos la opción de gestionar las reservas hoteleras del evento a través de un BOLETÍN DE ALOJAMIENTO. Negociaremos unos cupos con los hoteles garantizando precio y disponibilidad de plazas durante los periodos acordados para facilitar el servicio a los asistentes u organización SERVICIO DE CATERING Coffee Breaks Almuerzos de Trabajo, aperitivos, cocktail Cena de Gala, cenas tematizadas Disponemos de una amplia cartera de espacios de diferentes tipo según sus necesidades, gustos y nº de comensales y presupuesto. Entre otros contamos con los catering, Cafeterías Universitarias JPJ, Alfonso Catering, Pablo Grosso, El Faro, Venta Antonio, Sayca Catering, Alcazar Catering.

6 4. - TRANSPORTE NEGOCIACIÓN DE TARIFAS TRANSPORTE AÉREO Y TERRESTRE Aprovechando el poder de contratación de Viajes El Corte Inglés, tramitaremos con las compañías IBERIA y RENFE condiciones especiales para los asistentes a su congreso según el volumen de asistentes. Turista NOTA: RENFE: 25% de descuento IBERIA: 25% de descuento en clase 30% de descuento en clase Preferente estos descuentos NO son aplicables sobre tarifas especiales / reducidas Así mismo para el transporte interno del congreso disponemos de una flota de autocares de lujo que atenderán sus necesidades tanto de traslados como de visitas para el programa social SERVICIOS COMPLEMENTARIOS 5. AZAFATAS Disponemos de un grupo de profesionales para atender las necesidades de su congreso, como puede ser la secretaría para la entrega de documentaciones, la atención en salas, etc... CONDICIONES Las azafatas deben disponer de al menos de dos horas para el almuerzo, en caso contrario se cargará una dieta por azafata y comida, o bien serán facilitadas por la organización. Se entiende la Media jornada por 4 Horas Se entiende la Jornada completa por 8 horas

7 6. TRADUCTORES El equipo de traductores de Viajes El Corte Inglés además de profesional acreditará, si el comité organizador lo requiere, su experiencia dentro del campo de que trate el congreso. CONDICIONES Los traductores deben disponer de al menos de 2 horas para el almuerzo, en caso contrario se cargará una dieta por traductor y comida, o bien serán facilitadas por la organización. Deberán descansar cada dos horas, durante un periodo de tiempo no inferior a una hora. En caso de tener que desplazar al traductor/a desde otra ciudad El Comité Organizador deberá abonar su alojamiento y dietas pertinentes. 7. MEDIOS AUDIOVISUALES La elección de una empresa líder en el sector audiovisual, será la garantía de éxito para su congreso. Los proveedores oficiales de Viajes El Corte Inglés aportarán su experiencia y profesionalidad y Viajes El Corte Inglés supervisará los servicios contratados. 8. STANDS CARPAS - PANELES Si la operativa de su congreso necesita el montaje de stands, Carpas, Viajes El Corte Inglés seleccionará a su proveedor habitual para la instalación de los mismos, los cuales dispondrán de: Iluminación, Moqueta, Rótulo, así como el propio montaje y desmontaje. Estos stands pueden complementarse según las necesidades de cada casa comercial, así como disponerlos de mobiliario. Disponemos de alquiler de paneles para la exposición de posters de melamina o digitales. 9. IMPRENTA El gran volumen dentro del campo publicitario puede proporcionarnos la consecución de unos precios ajustados para la elaboración de cartas, dípticos, cartelería, o cualquier otro soporte escrito que necesite su congreso. 10. MAILING El equipo de trabajo seleccionado para llevar su congreso realizará un mailing a través de para informar a los posibles congresistas, tanto de la realización del mismo como de la posibilidad de efectuar su reserva de alojamiento. En caso de hacer un mailing por correo llevarán implícito los costes de manipulación de la documentación y del sello de correos

8 11. MATERIAL DE CONGRESISTA Para la entrega de la documentación de su congreso, no deja de ser menos importante la elección de un soporte publicitario que impacte entre los asistentes y a la vez sea práctico con un posible uso futuro. Disponemos de una amplia gama de productos desde los materiales más sencillos como el nylon, hasta los más sofisticados y elegantes como el cuero. 12. SEGURO DE VIAJE Viajes el Corte Inglés ofrece la posibilidad de contratar una póliza de seguro que le permita cubrir una serie de coberturas tales como: - Perdida ó demora en la entrega de equipaje - Asistencia: Gastos médicos por enfermedad ó accidente - Repatriación de heridos ó enfermos - Repatriación de fallecidos - Desplazamiento de un acompañante por hospitalización del asegurado - Gastos de hotel del acompañante desplazado - Prorroga de estancia en hotel por preinscripción médica - Regreso de asegurado por fallecimiento de un familiar - Regreso anticipado de todos los miembros de la familia - Regreso anticipado de otros asegurados acompañantes NOTA IMPORTANTE Será necesario la contratación de este seguro, salvo renuncia expresa por parte del Comité Organizador, mediante comunicado escrito, para dar fe de su renuncia. 13. PLAN DE COMUNICACIÓN Viajes El Corte Inglés pasará de manera periódica vía , información sobre el evento a los medios de comunicación con el fin de conseguir una promoción del mismo. 14. ORGANIZACIÓN y SECRETARÍA TÉCNICA La Secretaría Técnica de Viajes El Corte Inglés, S.A. prestará antes, durante y después del congreso los siguientes servicios: Gestión y Coordinación incluyendo: Gestión de servicios administrativos. Control y supervisión de reservas hoteleras e inscripciones. Asesoramiento y seguimiento periódico con Comité Organizador. Personal de Viajes El Corte Inglés asignado en destino durante la celebración del evento. Coste de organización por persona 12 BONIFICACIÓN PARA LA UCA

9 Secretaría Técnica Tarifa Especial UCA, bonificación secretaría Técnica. Personal de Viajes El Corte Ingles, destacado en la sede durante la celebración del evento. Centralización en la gestión y reserva de todos los servicios del congreso (sede, hoteles, transporte, catering, medios audiovisuales, etc..) Elaboración y control del presupuesto económico de dicha secretaría Recepción, gestión, cobro y control de los boletines de inscripción y alojamiento. Edición y envío de boletines de Confirmación Asesoramiento y seguimiento periódico con el comité Organizador. Transporte y alojamiento de asistentes (colectivo o individual) Servicio vip para invitados Medios audiovisuales, votación interactiva,control asistencia a salas Producción de video y fotografía Servicio de traducción simultanea y azafatas Servicios de Imprenta, diseño grafico, decorados y escenarios Regalos para asistentes e invitados Programa de acompañantes, post-congreso y pre-congreso Gestión de Catering : Cenas de galas, almuerzo de trabajo,cofee-break, etc.. Actos lúdicos (visitas culturales, programas de acompañantes, actuaciones musicales, gynkanas, animación,etc...) Etc... o Secretaría Científica Recepción de las com Recepción de las comunicaciones y envío al comité evaluador. Secretaría Comercial Comercialización de los diferentes productos del congreso, a los posibles interesados del sector, mediante Stand, sponsor, colaboraciones, etc... Secretaría Turísitica Gestión con las diferentes Instituciones Publicas para solicitar colaboración con el evento : visitas guiadas por la ciudad, cocktail de bienvenida en el Ayuntamiento, o Diputación, cesión de espacios públicos para actos lúdicos... Entrega de material turístico de la ciudad y la zona en cuestión a los asistentes del evento Asesoramiento a los asistentes sobre lugares de interés. OTROS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN NUESTRA DELEGACIÓN Viajes de Grupos, escolares, adultos, asociaciones Incentivos de empresas Eventos deportivos Todo aquello que pueda necesitar y podamos hacer realidad

10 HISTÓRICO CON LA UNIVERSIDAD DE CADIZ, En Congresos, Reuniones y Jornadas 2001 Work shop Internacional Facultad de Empresariales 2002 Congreso Nacional de Ingienería Mecanica e Industrial Escuela Policteníca de Cádiz 2003 Work Shop Internacional Facultad de Empresariales Jornadas de Informática Escuela Polictécnica Congreso Nacional de Aeca Jornadas Relec 03 Facultad de Económicas Casem Puerto Real 2004 Jornadas Relec 04 Casem Puerto Real 2005 Congreso Nacional de la SEHCYT Facultad de Química Congreso Nacional de Biología celular Jornadas Relec 05 Work Shop Internacional Jornadas medicina deportiva campo de Gibraltar Facultad de Medicina Casem Puerto Real Facultad de Empresariales Escuela Enfermería 2006 Jornadas Relec 06 Casem- Puerto Real 2007 Congreso Internacional FLOSS Campus de Jerez Jornadas Relec Congreso Internacional Arqueología Romana Casem Puerto Real Filosofía y letras Congreso Nacional Cuieet Escuela Sup. De Ingenieria Jornadas Relec 08 Escuela Sup. De Ingeniería 2009 Congreso Caseib Escuela de Ingeniería Congreso Cirugía Menor Acto de Graduación The 5th annual ECG- Common Work Shop Gem Jornadas Dos Culturas Enfermería Escuela de Ingeniería Facultad de Puerto Real Fueca Cádiz 2010 Historias de Viaje Campus de Jerez Work Shop GEM Congreso Musicoterapia Botrytis Symposium Jornadas Relec 2010 Fueca Cádiz Facultad C. Edu. Puerto Real Química Jornadas Dos Culturas Congreso Reqomed Química Congreso Mesic Jornadas Relec 2011 Jornadas Dos Culturas Congreso Cerámica Romana Jornadas de Ingeniería Técnica Naval Casem Puerto Real Ingeniería Industrial Casem Puerto Real Filosofía y letras Casem Escuela Ingeniería Naval y Oceánica

11 DELEGACIÓN COMERCIAL CÁDIZ Viajes El Corte Inglés S.A DIVISIÓN DE CONGRESOS Avda Cayetano del Toro sn, esquina c/ Clara Campoamor sn CADIZ . Tlfno Fax Horario : de Lunes a Viernes 09:00 14:00 / 15:00 18:00