Herramientas para Equipos Virtuales Globales

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1 Herramientas para Equipos Virtuales Globales La siguiente tabla examina algunas de las herramientas típicas utilizadas por los equipos virtuales e ilustra algunos de los asuntos particulares que los equipos globales podrían tener en cuenta. Herramienta Beneficio Potenciales Correo electrónico El correo electrónico es rápido, directo, bidireccional, y las personas pueden abrir y responder a los mensajes cuando decidan que es conveniente para ellos hacerlo. Debido a que usted puede enviar y recibir a su conveniencia, este medio no tiene que interrumpir reuniones u otros trabajos. Como el correo electrónico le permite leer y responder a su propio ritmo, esta es una buena herramienta para las personas policrónicas que trabajan con aquellos que son más monocrónicos. Cuando el correo electrónico no es contestado dentro de un cierto periodo de tiempo, pueden surgir en el equipo. Estos pueden ser causados por problemas con su trabajo o por las diferencias culturales en la noción del tiempo. Los grupos que utilizan el correo electrónico deben definir normas para el tiempo de respuesta y fomentar el uso de mensajes como: "fuera de la oficina" u "hoy estoy enfermo", para cuando los destinatarios no puedan ver sus mensajes de manera frecuente. Es una buena herramienta para las personas de culturas individualistas y monocrónicas, Para algunas personas de culturas más colectivas, este medio puede ser muy frío e impersonal. Para las personas de colectivas, el correo electrónico debe ser utilizado de manera conjunta con otro tipo de herramientas. 1

2 Correo electrónico que les gusta ser capaces de ordenar y controlar el medio de comunicación. Las personas de colectivas pueden encontrar que el correo electrónico es útil para el intercambio de información DESPUÉS que la confianza ha sido construida. Estas personas pueden preferir la comunicación personal cara a cara, videoconferencia o teleconferencia, en vez del correo electrónico. Para los mensajes importantes y la resolución de conflictos, podría ser necesario un acercamiento más personal (por lo menos una llamada telefónica, y si es posible una reunión cara a cara) El correo electrónico puede ser especialmente valioso para los equipos, si el idioma provoca un inconveniente. Cuando hay barreras lingüísticas, el correo electrónico proporciona tiempo para utilizar los servicios de traducción, diccionarios, u otras herramientas. Las diferencias en el dominio del idioma podrían ser incomodas para algunos grupo, y los ofrecimientos de ayuda podrían dar lugar a situaciones delicadas con ciertos asuntos jerárquicos o culturales. Como el correo electrónico carece de símbolos de poder, en ocasiones resulta difícil para las personas de culturas en donde hay una alta distancia entre las jerarquías, establecer la Los equipo podrían ofrecer servicios de edición para aquellos que no están trabajando en su idioma nativo - pero esto debe ser manejado con cuidado. Ofertas de este tipo deben hacerse discretamente, y no delante de todo el grupo, para evitar avergonzar o causarle una pérdida de reputación a alguno de los equipo. 2

3 Correo electrónico manera correcta de tratar las diferencias de poder. Estos detalles pueden causar problemas con equipos conformados por personas de diferentes culturas, con diferente jerarquía en la diferencia de poder. Puede ser difícil determinar el nivel correcto del trato pidiendo a la gente directamente. En muchas culturas colectivistas, usted no obtendrá una respuesta si pregunta " Está bien usar los nombres de pila?" o se obtiene una respuesta positiva, sin importar los sentimientos que hay detrás. Algunas personas son muy escuetas e informales en los correos electrónicos. Esto podría entenderse como grosero, molesto o impersonal. Este problema puede producirse en equipos con miembros de otras culturas que difieren en la escala de las culturas femenino/masculino. Se deben discutir los protocolos y las formalidades relativas a los niveles de cortesía y a la forma de abordar o tratar al uno o al otro. Recomendar a los equipo que la mejor manera de descubrir el protocolo adecuado, es empezar muy formal (como una carta formal de negocios) y reaccionar si su compañero (colectivista) cambia a algo más informal. Deben existir diferentes alternativas para enviar por correo electrónico, con el fin de resolver los malos entendidos y proporcionar un mayor grado de confidencialidad. Recomendar a los equipo reevaluar y considerar cómo los mensajes que envían pueden ser interpretados. 3

4 Correo electrónico El correo electrónico es útil cuando se desea una respuesta rápida, pero si la pregunta no se formula correctamente puede perjudicar la relación. Recomendar a los equipo revaluar y considerar cómo los mensajes que envían pueden ser interpretados. Cuando ellos reciban mensajes que parecen ofensivos, ellos también deben tratar de considerar lo que el remitente en realidad quería decir y cuál pudo haber sido su intensión, teniendo en cuenta los posibles malentendidos basados en las culturas. Foros de discusión Puede ser una herramienta útil en la preparación de planes y objetivos específicos y para el establecimiento de los temas que el equipo va a tratar. A veces, los equipo necesitan recordar " desahogarse" antes de responder a un correo electrónico que molesta o los hace enojar. 4

5 Foros de discusión Debido a que usted Las personas pueden puede acceder a los fácilmente quedarse foros de discusión atrás si no son según su capaces de participar conveniencia, esta tanto como los otros es una buena equipo. herramienta de trabajo conjunto para las personas de culturas policrónicas y monocrónicas. La herramienta puede ser lo suficientemente flexible como para permitir la incorporación de imágenes, sonidos y otros medios interactivos. Esto puede ser útil para los equipo que prefieren medios de comunicación de amplio contexto Las personas pueden encontrar que este no es un medio muy eficaz de utilizar para las diferentes tareas. Este problema puede surgir especialmente con personas de individualistas. Otros podrían sentirse frustrados por el énfasis de la herramienta en la conversación, y las relaciones no siempre conducen a una acción eficiente. Los equipo que pertenecen a culturas más colectivas o aquellas con altos niveles de distancia de poder, pueden tener para participar en los debates, a menos de que su relación haya sido muy larga, de confianza, segura y, si todas las personas participantes están en el mismo nivel de El líder del equipo de facilitadores necesita prestar atención al ritmo de la discusión y los participantes deben comprometerse a revisar regularmente la discusión. Fomentar el uso de imágenes y otros medios de comunicación dentro de las discusiones, para que las personas con diferentes preferencias se sientan cómodas con el medio. Es importante controlar el número de personas involucradas y organizar cuidadosamente los temas que se discuten. Además de desarrollar relaciones entre los equipo, el grupo debe centrarse explícitamente en el cumplimiento de sus objetivos. Los foros de discusión no son necesariamente una buena opción para la acción o toma de decisiones. 5

6 Foros de discusión jerarquía (de lo contrario, la gente no se sentirá cómoda diciendo nada diferente a lo que el jefe diga.) Chat y mensajería El ritmo rápido y el instantánea estilo abreviado de la comunicación sincrónica del chat puede ser problemático para las personas que no se están comunicando en su idioma nativo. Para las personas más policrónicas, el chat y la mensajería instantánea pueden ser unas excelentes maneras para hablar sobre varias cosas en una forma no estructurada. Si no hay una agenda establecida de antemano, el chat puede resultar frustrante e improductivo para las personas individualistas o monocrónicas. Puede ser difícil programar charlas sincrónicas en múltiples zonas horarias. Haga uso otras herramientas para estas tareas. Éstos son de ritmo rápido, por lo que todos los participantes deben respetar y valorar que hay diferentes niveles de comprensión, pero siempre se puede pedir una aclaración, en caso de no entender. Anime a los equipo a pedir aclaraciones cuando no entiendan los acrónimos o términos del argot que se están utilizando. Publicar glosarios de acrónimos comunes y frases. Si se utiliza algún gráfico o material impreso, las copias deben ser enviadas con antelación a todos los participantes del chat. Tener una copia de la agenda es aún más importante de lo habitual, para el seguimiento de la discusión y la 6

7 Chat y mensajería instantánea preparación de cualquier idea o comentario. Trate de programar eventos sincrónicos y, de esta forma, causar la menor molestia a todos los involucrados. Sea consciente de las diferentes actitudes culturales relacionadas con tiempo y la puntualidad. Los chats pueden ser una forma rápida y colectiva de facilitar las interacciones personales y crear un sentido de equipo. Las personas de individualistas pueden ver como la pérdida de tiempo el trabajo en equipo a través de chats o mensajería instantánea. Con el fin de dar cabida a las personas de colectivas, se puede destinar tiempo a calentamientos previos y a la charla, pero también tener una agenda concreta que después se pueda seguir, así que los demás participantes no se sentirán frustrados. Es importante que alguien asuma la responsabilidad de resumir los datos y los debates que surgen de las sesiones de chat. Éstos pueden estar en forma de actualizaciones breves, que luego pueden ser utilizadas para la 7

8 Chat y mensajería instantánea La mensajería instantánea podría molestar a los equipo que tienen un sentido monocrónico del tiempo y de la actividad - Ellos podrían no disfrutar de la aparición de mensajes y de la interrupción de su línea pensamiento, mientras están trabajando en otra cosa. siguiente sesión de conversación, actualizaciones del proyecto, etc. Discuta el uso de esta herramienta cuando el equipo esté conformado. Anime a las personas a configurar su software de mensajería para indicar cuando ellos deseen no ser interrumpidos. Teleconferencia La teleconferencia puede ser una herramienta muy útil para que las partes puedan hablar. Una vez más, se hace útil una agenda para la sesión de información previa. Si hay algunas personas que están en un lugar y otros en la conferencia, pueden sentirse excluidas de la convocatoria. No hay nada peor para una persona virtual, que sentarse y escuchar como un intruso y no ser incluido en la conversación. Los participantes deben sentirse cómodos con el Es importante tener un facilitador de la reunión en el sitio. Este facilitador debe recordarle a la gente sobre los otros miembros del equipo que están en el teléfono y hacer que todos tengan la oportunidad de hablar y expresar su opinión sobre cada tema. Tener a alguien que presida la conferencia es esencial si todas las partes deben contribuir y ser escuchadas. Cuando hay barreras lingüísticas, los 8

9 Teleconferencia lenguaje que se utiliza en la conferencia telefónica, ya que la conversación es a menudo rápida y no hay tiempo para buscar palabras. foros dan tiempo para utilizar los servicios de traducción, diccionarios, u otras herramientas. A los participantes se les debe recordar hablar despacio y sin utilizar argot o jerga. Hay que recordar que la mejor comunicación es simple y concreta. Escoja el idioma que mejor se adapte a las necesidades y competencias del equipo. Uno puede ver fácilmente las diferencias entre los lenguajes de alto y bajo contexto. Las diferencias de tiempo pueden ser un inconveniente para la teleconferencia. Permita que el grupo se sienta cómodo con el medio. Trate de no usar la herramienta sólo cuando hay problemas y cuando "las cosas se complican", porque algunos equipo pueden cohibirse de participar si no están acostumbrados a ello. Trate de programar eventos sincrónicos y, de esta forma, causar la menor molestia 9

10 Teleconferencia Si hay algunas personas que están en un lugar y otros en la conferencia, pueden sentirse excluidas de la convocatoria. No hay nada peor para una persona virtual, que sentarse y escuchar como un intruso y no ser incluido en la conversación. a todos los involucrados. Sea consciente de las diferentes actitudes culturales relacionadas con tiempo y la puntualidad. Es importante tener un facilitador de la reunión en el sitio. Este facilitador debe recordarle a la gente sobre los otros miembros del equipo que están en el teléfono y hacer que todos tengan la oportunidad de hablar y expresar su opinión sobre cada tema. En una conferencia telefónica, uno casi puede percibir los sentimientos de todos los miembros del equipo. Este medio puede ser un punto intermedio entre el correo electrónico y la comunicación cara a cara. Algunos equipo pueden percibir la teleconferencia como un lujo costoso e innecesario que podría ser sustituido por otros medios de comunicación. Si se utiliza algún gráfico o material impreso, las copias deben ser enviadas con antelación a todos los participantes del chat. Tener una copia de la agenda es aún más importante de lo habitual, para el seguimiento de la discusión y la preparación de cualquier idea o comentario. 10

11 Videoconferencia Un grupo de La combinación de los videoconferencia problemas inherentes puede hacer una a los medios de reunión sobre un comunicación con los hecho u ocasión problemas de real, en la que se lenguaje, puede espera que usted dificultar que las esté presente (ya personas se que se pueden ver entiendan entre sí. entre sí). Esto refuerza al grupo como una entidad real. Las personas deben hablar más despacio de lo que usualmente hablan. La videoconferencia es útil para la creación de un equipo, ayudando a poner a los miembros cara a cara. También es un buen medio que la gente utiliza para hacer preguntas. Las personas de colectivas están a favor de éste y otros medios de comunicación de alto contexto, por encima del correo electrónico y foros de discusión. Para las personas de culturas de alto contexto, este medio puede ofrecer pistas adicionales al significado y a la reacción de los miembros, ya que se pueden ver las expresiones y los gestos de los participante. Las personas de culturas individualistas pueden pensar que la videoconferencia es un lujo costoso e innecesario que puede ser remplazado por las conferencias colectivas. Desafortunadamente, la tecnología es todavía limitada por lo que no es lo mismo ver estas reacciones cara a cara. Utilizar una variedad de diferentes medios para distintos propósitos. 11

12 Videoconferencia Si los Cuando hay barreras grupo se sienten lingüísticas, estas cómodos conferencias pueden comunicándose en ser mucho menos un lenguaje común, eficaces y, la videoconferencia posiblemente, lleguen puede ser un buen incluso a afectar la medio para las dinámica del equipo, discusiones de sobre todo entre los grupo o para las participantes de presentaciones de información. colectivas. Por ejemplo, la mayoría de los japoneses se sienten incómodos cuando se habla en inglés, y esta sensación aumenta cuando son vistos como actores en una pantalla. Puede ser difícil programar conferencias de video sincrónicas en múltiples zonas horarias. Puede ser muy costoso Las personas más jóvenes de las colectivas, suelen ser más abiertas a las videoconferencias en lenguajes diferentes a su idioma nativo, pero usualmente no se les permite hablar, ya que no ocupan un lugar suficientemente alto en la escala jerárquica. Trate de programar eventos sincrónicos y, de esta forma, causar la menor molestia a todos los involucrados. Sea consciente de las diferentes actitudes culturales relacionadas con tiempo y la puntualidad. Para maximizar el tiempo, el costo y el esfuerzo, una cosa que ayuda es si la gente tiene una agenda o al menos los resultados para el curso de la conversación. De otra forma, podrían salirse del curso establecido. 12

13 Las reuniones cara a cara son una buena manera de construir relaciones, algo especialmente importante para las personas de colectivas, pero esencial para todos los equipos. Reuniones cara a cara Los participantes deben sentirse cómodos con el lenguaje que se utiliza en la reunión porque la conversación es a menudo rápida y no hay tiempo para buscar palabras. Cuando hay barreras lingüísticas, los foros dan tiempo para utilizar los servicios de traducción, diccionarios, u otras herramientas. A los participantes se les de recordar hablar despacio y sin utilizar argot o jerga. Puede ser eficaz en las primeras etapas de un equipo, como una forma para ayudar a construir confianza entre los miembros del grupo. Son convenientes para tratar situaciones delicadas y complejas Puede resultar muy costoso reunir a todos los equipo en un único sitio para una reunión cara a cara. Si hay recursos disponibles para reunirse, puede ser más beneficioso usarlos cuando el equipo esté conformado. Una buena facilitación puede hacer una gran diferencia en la efectividad de la reunión. Si los miembros del equipo no están acostumbrados a trabajar en grupos multiculturales, algún tipo de capacitación en diversidad cultural puede ayudar al grupo a superar los malentendidos. Autores: Assumpta Aneas, España Catherine Cosgrove, Canadá Anna Shirley Harper, Australia Anne Niesen, Alemania Emily Reich, Estados Unidos George Simons, Francia Fecha de consulta: Noviembre 16 de 2011-Adaptado: Noviembre 19 de

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