FORMACION ONLINE SOROLLA2 UNIDAD DIDACTICA B8. B8.2 - Liquidación provisional y generación de la cuenta justificativa de una comisión de servicio

Transcripción

1 FORMACION ONLINE SOROLLA2 UNIDAD DIDACTICA B8 B8.2 - Liquidación provisional y generación de la cuenta justificativa de una comisión de servicio

2 Contenido Introducción al Perfil del comisionado... 3 Enunciado del caso de uso... 3 En la pantalla Menú principal... 4 En la pantalla Apuntes... 8 En la pantalla Liquidación... 9 En la pantalla Documentos Vuelta a Menú principal

3 Introducción al Perfil del comisionado Tal y como se explicó en el caso de uso B8.1 el perfil del comisionado permite introducir al propio comisionado o a quién actúe en su nombre, determinados datos de la comisión, tanto antes como después de realizarse la misma. En este caso de uso veremos cómo el propio comisionado quien actúe en su nombre introduce los gastos reales que se han generado y que se desconocían antes del viaje, las posibles modificaciones sobre el itinerario previsto, etc, y todo ello con el objetivo de que el propio comisionado o quien actúe en su nombre pueda generar de forma automática la liquidación provisional y obtención de la cuenta justificativa de la misma, quedando a expensas de la conformidad del gestor de la Unidad tramitadora para convertirse en liquidación definitiva. Enunciado del caso de uso Realizada la comisión del caso de uso B8.1 vamos a generar la liquidación provisional y la cuenta justificativa. Habiéndose producido un retraso en la hora de llegada en el viaje de regreso a Madrid (19:30) procedemos a su modificación, así como a incorporar los gastos producidos en la comisión que han sido pagados por el comisionado, tales como gastos de taxis entre estación y lugar de trabajo (110 euros) y transportes urbanos (20 euros). El paso de Propuesta a Orden lo habrá realizado el gestor de la Unidad tramitadora de tipo Caja a través de la gestión propia de ese perfil. Tal y como vimos en el caso de uso B8.1 el gestor habrá asignado tipo de fondo, en nuestro caso Anticipo de caja Fija y fecha de la orden de la comisión(10/01/2013). 3.

4 Pasos a seguir: En primer lugar, debemos recuperar la comisión. Para ello accedemos a la ventana de búsqueda. En la pantalla Menú principal Menú principal Posicione su ratón sobre Comisiones de servicio. Haga click sobre el enlace Gestión. 4.

5 En esta nueva ventana se pueden filtrar las comisiones de servicio en base a numerosos criterios. En nuestro caso, utilizaremos el número de la comisión. Parámetros de selección En el campo Nº de la comisión desde, introduzca 8. En el campo hasta, introduzca 8. Haga click sobre el botón - Buscar. 5.

6 Resultado de la consulta Haga click sobre la comisión 2013 / 8. El sistema vuelca a pantalla los datos de la comisión que hemos recuperado con nuevas pestañas (Apuntes, Pagos/Cobros y Liquidación) como consecuencia de su tramitación por el cajero. Observamos también que su estado ha cambiado a Orden y que en el campo Fecha orden comisión figura una fecha. 6.

7 Modificación y baja Haga click sobre el enlace Apuntes, desde donde introduciremos los gastos de la comisión. 7.

8 En la pantalla Apuntes Apuntes Obsérvese que esta pantalla se encuentra dividida en dos apartados, la de los pagos del cajero y la de los pagos del comisionado. En el presente caso, daremos de alta los gastos de taxi y de transporte urbano en el apartado Justificantes (pagos del comisionado). Haga click sobre el enlace Añadir apunte del apartado Justificantes (pagos del comisionado) En el desplegable Tipo de gasto, seleccione Taxi entre estaciones y lugar de destino o residencia. En el campo Descripción del gasto, introduzca Taxis varios. En el campo Líquido a pagar, introduzca 110. Haga click de nuevo sobre el enlace Añadir apunte. 8.

9 En el desplegable Tipo de gasto, seleccione Transporte urbano. En el campo Descripción del gasto, introduzca 8 autobuses. En el campo Líquido a pagar, introduzca 20,00. A continuación, nos disponemos a generar la liquidación de la comisión. Haga click sobre el enlace Liquidación. En la pantalla Liquidación 9.

10 Liquidación En el campo Fecha de liquidación, introduzca Con carácter previo a la liquidación, debemos indicar el itinerario realmente realizado por el comisionado. Para ello, podemos reutilizar el itinerario de la orden de comisión y sobre él realizar las modificaciones oportunas si no coincidiera con el efectuado. Haga click sobre el enlace Importar itinerario. Para volcar a esta pantalla el itinerario de la orden de comisión. Puesto que se produjo un retraso en el viaje de regreso, en el campo Hora de la columna Llegada del viaje de regreso, introduzca Haga click sobre el enlace Calcular tarifas de dietas según itinerario. Aparecerá a continuación un aviso de que una vez calculadas las tarifas de dietas no será posible modificar el itinerario sin eliminar previamente las tarifas. Aviso Haga click sobre el botón. 10.

11 Liquidación Haga click sobre el enlace Importar apuntes. Para volcar a la liquidación los gastos introducidos en la pestaña Apuntes En el presente caso, aparece el mensaje anterior como consecuencia de haber introducido los gastos de transporte urbano que no estaban autorizados en la orden de comisión. Haga click sobre el botón. 11.

12 Haga click sobre el enlace - Guardar. En este momento se pueden obtener el impreso de cuenta justificativa. Haga click sobre el enlace Documentos. 12.

13 En la pantalla Documentos Documentos Haga click sobre el botón Generar informes del apartado Documentos. 13.

14 Informes Seleccione el documento Cuenta justificativa. Declaración de itinerario y certificación. Haga click sobre el botón - Generar. 14.

15 Informes Haga click sobre el literal Cuenta justificativa para ver el informe generado. 15.

16 Visor de documentos Haga click sobre el enlace - Cerrar. 16.

17 A continuación, el comisionado incorporará a la comisión un documento externo al sistema que puede estar almacenado en cualquier unidad. Documentos Haga click sobre el botón Nuevo fichero del justificante del apartado Ficheros externos 17.

18 Ficheros del justificante En la nueva ventana, a través del botón Examinar, se dirigirá a la ruta donde se encuentre el fichero que se desea incorporar. En la casilla Descripción, que es obligatoria, deberá teclear algún identificador del documento. Haga click sobre el botón. 18.

19 Elegir archivo Haga click sobre el enlace FACTURA N.pdf. Haga click sobre el botón. 19.

20 Ficheros del justificante Haga click sobre el enlace - Agregar. 20.

21 Documentos Haga click sobre el enlace - Guardar. Haga click sobre el enlace - Inicio. 21.

22 Vuelta a Menú principal Vuelta a la pantalla Menú principal 22.