Compartir Biblio en una red local con Windows XP

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1 Compartir Biblio en una red local con Windows XP Caso práctico Supongamos que tenemos 2 tipos de personas que van a necesitar acceder remotamente (a través de otro ordenador de la red local) a la base de datos de la biblioteca y a los que llamaremos: Alumno y Bibliotecario. Podríamos pensar también en un caso más simple en la que sólo los alumnos necesitarían acceder remotamente a la base de datos centralizada de la biblioteca. Además tenemos 2 tipos de ordenadores: el ordenador del bibliotecario donde está centralizada la base de datos de la biblioteca (y al que denominaremos Servidor ) y los ordenadores de consulta de la red local (a los que llamaremos clientes ). Diferentes usuarios El programa Biblio está pensado para que diferentes usuarios ( bibliotecario y alumno ), con diferentes niveles de acceso cada uno de ellos, puedan trabajar en cualquiera de los siguientes casos: ƒa) Bibliotecario y alumnos comparten el Servidor. Es decir, el ordenador donde está la base de datos de la biblioteca. No suele ser lo más recomendable, pero es perfectamente posible. ƒb) El bibliotecario trabaja en el Servidor (donde están los datos de la biblioteca) y los alumnos pueden acceder a consultar los datos de la biblioteca a través de otros ordenadores en la red local (a los que denominaremos clientes ). ƒc) Bibliotecario y alumnos comparten un ordenador cliente situado en la red local de forma que: o Cuando trabaja el bibliotecario puede, desde el ordenador cliente realizar modificaciones en el Servidor. Esto permitiría por ejemplo que varios bibliotecarios pudieran estar, al mismo tiempo, dando de alta libros desde varios ordenadores (desde el Servidor y desde otros ordenadores clientes ). o Cuando trabajan los alumnos solo pueden realizar, desde los ordenadores de la red ( clientes ) consultas en el Servidor Diferentes versiones de Windows Con Windows-98, el tema de la seguridad y el de compartir carpetas en una red local era muy simple y estaba basado en claves. Es decir, que una carpeta podía tener distintas claves de acceso según los distintos usuarios que quisieran entrar. Según el tipo de clave, el usuario podía tener permiso sólo para leer información ( alumno ) o para modificar la información ( bibliotecario ). Con Windows-XP se incrementó considerablemente el sistema de seguridad de los equipos en red (y por lo tanto la complejidad a la hora de configurarlos). Ahora, la seguridad y el acceso a las carpetas compartidas no está definido por claves como en Windows-98 sino por los permisos que cada usuario tiene en su cuenta. Con lo cual, la posibilidad de trabajar desde el programa Biblio con datos de un ordenador remoto ( Servidor ) nos exige configurar adecuadamente los distintos equipos de la red local (cosa que, con Windows-98 no necesitábamos). 1

2 Requisitos para compartir carpetas y conceder permisos en Windows-XP Antes de nada, deberemos asegurarnos si nuestro Windows-XP tiene el disco duro formateado según el sistema NTFS (suele ser lo habitual). Es posible que, en algún caso, el disco no haya sido formateado en este sistema y todavía mantenga el sistema de formateo propio de Windows-95/98 denominado FAT32 (porque no se cambió el formato cuando se actualizo la versión del sistema operativo, por ejemplo). Si tenemos el disco formateado en FAT32 deberíamos cambiarlo al sistema NTFS, y si no es posible, siempre podemos crear una nueva partición en el mismo disco con formato NTFS donde haremos todas las operaciones que indicaremos a continuación. Para averiguar si nuestro/s disco/s están formateados con el sistema NTFS solo tenemos que abrir Mi PC hacer click con el botón derecho en el disco duro y pedir sus propiedades. Como aparece en este gráfico podemos leer el texto: Sistema de archivos: NTFS Instalación del programa Biblio Debemos recordar que, para instalar un programa, normalmente, suele ser necesario tener una cuenta de usuario con atributos de Administrador. Si instalamos un programa y no tenemos nivel de Administrador (si lo instalamos con cuenta de Invitado o con una cuenta limitada ) el programa puede no instalarse correctamente. Cuando se instala el programa Biblio, éste por defecto se instala en la carpeta C:\Biblio (se recomienda no cambiar). NOTA: Para poder utilizar el programa Biblio en red, será preciso instalarlo en todos los equipos de la red en los que se va a trabajar con él ( Servidor y clientes ). Una vez instalado el programa Biblio, lo primero que debemos hacer, especialmente si éste va a ser utilizado por varios usuarios ( bibliotecario y alumnos ), es cambiar o establecer las claves de acceso para los diferentes usuarios. Para ello: 1. Ejecutar el programa Biblio. 2. Ir al menú Configuración >> Claves de acceso (cambiar) 3. Crear una clave de acceso al programa para el alumno (para hacerlo todo más sencillo podría ser la misma palabra alumno, por ejemplo). 4. Cambiar la clave de acceso al programa para el bibliotecario ya que por defecto es biblio y es conocida por todos. NOTA: Para no crear confusión, es conveniente que, de ahora en adelante, las claves de acceso sean las mismas en todos los equipos y para todos los accesos. Es decir, que la misma clave alumno sea la misma para que el alumno inicie la sesión en el ordenador cliente, para que el alumno entre en el programa Biblio, para solicitar acceso remoto en el Servidor para consultar los datos de la biblioteca, etc. 2

3 Crear cuentas de usuario En el equipo Servidor En el equipo Servidor, donde está la base de datos a compartir (el equipo que normalmente utilizará el bibliotecario), debemos crear 2 cuentas de usuario correspondientes a las 2 personas que podrían solicitar acceso desde otros ordenadores de la red. A estas 2 cuentas las llamaremos: Alumno y Bibliotecario. NOTA: Si tenemos claro que sólo los alumnos van a acceder desde otros ordenadores (y nunca otros bibliotecarios) podemos crear simplemente la cuenta de Alumno. 5. Entrar o iniciar sesión en el ordenador con categoría de Administrador para poder crear nuevas cuentas de usuario 6. Botón Inicio >> Panel de Control >> Cuentas de Usuarios >> Crear una nueva cuenta 7. A cada cuenta le asignaremos su nombre: Alumno y Bibliotecario NOTA: Además, estas 2 nuevas cuentas de usuario que vamos a crear deben de tener las siguientes características: ƒla cuenta Alumno : ha de ser de tipo Limitado y debe tener obligatoriamente una clave de acceso. ƒla cuenta Bibliotecario : ha de ser de tipo Administrador (o Limitada ) y debe tener también obligatoriamente una clave de acceso. Para establecer una clave de acceso en una cuenta de usuario: 8. Entramos de nuevo en la ventana de cuentas de usuarios en el Panel de control 9. Seleccionamos la cuenta en la que queremos crear una contraseña (por ejemplo: Alumno ) 10. En la ventana que aparece a continuación, seleccionamos la opción: Crear una contraseña. 3

4 En el equipo o los equipos cliente En los equipos cliente, es decir, aquel o aquellos equipos de la red que serán utilizados por los alumnos (o por otro bibliotecario) para acceder a los datos de la biblioteca, debemos crear las mismas 2 cuentas ( Alumno y Bibliotecario ) siguiendo los mismos pasos descritos en el apartado anterior para el equipo Servidor. Ejecutar y trabajar con el programa Biblio Una vez instalado el programa Biblio: ƒsi iniciamos una sesión en el ordenador con cuenta de nivel Administrador, ejecutamos el programa Biblio simplemente haciendo click sobre el icono correspondiente. Botón Inicio >> Programas >> Biblio. ƒsi iniciamos sesión con una cuenta limitada (la del Alumno por ejemplo), es posible que aparezcan mensajes de error al trabajar con el programa. Esto es debido a que, si la carpeta C:\Biblio fue creada por el Administrador (al instalar el programa), el Administrador es el Propietario de esa carpeta. Otro usuario que no tenga nivel de Administrador (el alumno por ejemplo) podría no estar autorizado a trabajar (modificar) los archivos allí existentes, lo que podría provocar la aparición de mensajes de error. Para solucionar esto y que el programa Biblio pueda ser utilizado indistintamente por el Administrador y por cualquier otro usuario con cuenta limitada ( alumno ) tendremos que leer más adelante el apartado denominado: Seguridad: Asignar permisos a los distintos usuarios 4

5 Compartir carpetas en Windows XP En Windows XP, por defecto: Todas las carpetas y archivos existentes en Documentos compartidos están compartidos para todos los usuarios y equipos de la red y su contenido puede ser leído y modificado por todos los usuarios desde cualquier equipo. ƒotra carpeta cualquiera (que no esté situada en Documentos compartidos ) puede ser compartida en la red simplemente haciendo click sobre ella con el botón derecho y seleccionando la opción Propiedades y luego la pestaña Compartir. ƒsi activamos la casilla Compartir esta carpeta en la red. El contenido de la carpeta podrá ser visualizado por todos los usuarios. ƒsi además activamos la casilla Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos, el contenido de la carpeta podrá ser visualizado y modificado por todos los usuarios de la red. Esto sería el equivalente a crear una carpeta en Documentos compartidos. En una unidad de disco o carpeta compartida, aparecerá siempre una mano debajo de esa unidad o carpeta para saber que se está compartiendo con otros equipos de la red. Lo que no parece posible (al menos en principio) es que la misma carpeta pueda ser de lectura para unas personas (alumnos de la biblioteca), y de escritura para otras personas (bibliotecarios). Para poder hacerlo necesitamos seguir leyendo este manual. 5

6 Activar opciones avanzadas para compartir carpetas Para solucionar el problema que acabamos de plantearnos al final del apartado anterior, debemos de activar las opciones avanzadas de compartir carpetas: 11. Volvemos al Panel de Control y seleccionamos el icono Apariencia y Temas. Después, hacemos doble click en el icono Opciones de carpeta. A continuación, seleccionar la pestaña Ver 12. Al final de todo, comprobar que la casilla Utilizar uso compartido simple de archivos (recomendado) está desactivada. Por defecto suele estar activada. 13. Desactivar también la casilla Ocultar las extensiones de archivos para tipos de archivos conocidos. No es imprescindible, pero puede sernos de utilidad. 14. Abrimos Mi PC, hacemos click con el botón derecho sobre la carpeta C:\Biblio y seleccionamos la opción Compartir y seguridad. Podremos comprobar ahora que aparecen nuevas opciones y pestañas que antes no existían. Diferencias entre Compartir y Seguridad COMPARTIR: Sirve solamente para conceder permisos de acceso a los usuarios de otros equipos de la red (cuyos nombres de cuentas de usuario no tienen que ser necesariamente las mismas que las que tengo en el equipo en el que estoy trabajando). Sirve para definir qué usuarios desde otros equipos de la red pueden acceder a una unidad/carpeta, y si pueden acceder para leer y escribir o acceder solamente para leer su contenido. ƒ Compartir no sirve (y no se precisa por lo tanto) para otorgar permisos a los distintos usuarios del equipo en el que estamos trabajando. ƒ Compartir solo sirve en el caso de que me interese que otros usuarios de la red tengan acceso a mi ordenador. Si no es así, no necesito utilizar esta opción. SEGURIDAD: Sirve para asignar permisos de acceso a los distintos usuarios del equipo en el que estoy trabajando. ƒen el caso de que un usuario de otro equipo de la red tuviese permisos para entrar en una unidad / carpeta de mi equipo (opción anterior de COMPARTIR ), definiría también sus niveles de acceso. ƒ Seguridad nos servirá para asignar permisos de acceso a las carpetas a los distintos usuarios de mi equipo. Nos servirá para permitir, por ejemplo, que el usuario Alumno pueda trabajar con los archivos de la carpeta C:\Biblio creada por el Administrador. 6

7 Compartir la carpeta C:\Biblio en red Solamente en el equipo Servidor Ahora vamos a compartir la carpeta C:\Biblio que está en el equipo Servidor con otros usuarios de la red. 15. Entrar o iniciar sesión en el ordenador con categoría de Administrador para poder realizar los siguientes cambios Compartir (o no compartir) la totalidad del disco duro 16. Abrimos Mi PC, seleccionamos con el botón derecho el disco duro de trabajo, seleccionamos la opción Compartir y Seguridad y marcamos la opción No compartir esta carpeta. Este paso no es obligatorio pero si aconsejable para evitar que otros usuarios de la red vean / lean el contenido existente en todas las carpetas de nuestro disco duro 17. Si tenemos más discos duros y lo consideramos necesario, podemos repetir el paso anterior con todos lo discos duros que tengamos (C:, D:...) Compartir la carpeta C:\Biblio del equipo Servidor 18. Seleccionamos la carpeta C:\Biblio y pulsamos sobre ella con el botón derecho. Seleccionamos la opción Compartir y Seguridad 19. En la ventana Compartir que aparece marcamos el botón Compartir esta carpeta 20. Pulsamos el botón Permisos y en la nueva pantalla que aparece haremos lo siguiente: 21. Seleccionamos y eliminamos (botón Quitar ) el usuario que aparece siempre por defecto Todos. 22. Añadimos a la lista de nombres de usuarios los 2 nuevos usuarios que hemos creado antes: Alumno y Bibliotecario. o Pulsamos el botón Agregar y en la nueva pantalla que aparece escribimos el nombre del usuario que vamos a añadir dentro de la caja de texto que pone: Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar. En nuestro caso escribiremos Bibliotecario y después pulsamos el botón Aceptar o Haremos lo mismo y añadiremos el usuario Alumno 7

8 o 23. Activamos para las dos nuevas cuentas que acabamos de añadir ( Alumno y Bibliotecario las casillas correspondientes a los permisos de Leer y Cambiar NOTA: Con la operación que acabamos de realizar, tanto el usuario Alumno como el usuario Bibliotecario tienen ahora permiso para poder acceder desde otro ordenador a la carpeta C:\Biblio del Servidor. Lo correcto sería que la cuenta Alumno tuviese activada sólamente la casilla Leer y que la cuenta Bibliotecario tuviese activadas las dos casillas: Leer y Cambiar. Pero para las necesidades concretas del programa BIBLIO debemos activar las 2 casillas mencionadas tanto para Alumno como para Bibliotecario. 8

9 Seguridad: Asignar permisos a los distintos usuarios Tenemos ahora que asignar permisos de acceso a la carpeta C:\Biblio para los diferentes usuarios de nuestro equipo ( Bibliotecario y Alumno ). Si no lo hacemos, solamente los usuarios con nivel de Administrador tendrán derecho de ejecutar el programa Biblio o modificar los datos existentes en la carpeta C:\Biblio. Esto es así porque el Administrador es el propietario de esta carpeta ya que fue él quien la creó (en el momento de la instalación del programa). 24. Igual que en el apartado anterior, si en la lista de nombres de usuarios no aparecen las 2 cuentas que nos interesan ( Alumno y Bibliotecario ), tendremos que añadirlas pulsando el botón Agregar En el equipo Servidor 25. A la cuenta de Bibliotecario le asignaremos los 4 permisos que aparecen en el gráfico: Lectura y ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Leer y Escribir 26. A la cuenta de Alumno le asignaremos solo 3 permisos: Lectura y ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta y Leer. Con esta operación, en el Servidor, el Bibliotecario tendrá permisos para leer y escribir (modificar) los datos existentes en la carpeta C:\Biblio mientras que el Alumno sólo podrán leer (y no modificar) su contenido. En el/los equipo/s clientes 27. A la cuenta de Bibliotecario le asignaremos los 4 permisos que aparecen en el gráfico: Lectura y ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Leer y Escribir 28. A la cuenta de Alumno le asignaremos también los 4 permisos: Lectura y ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Leer y Escribir. Con esta operación, el Bibliotecario y Alumno tendrán permisos para leer y escribir (modificar) los datos existentes, pero sólo en los equipos clientes. 9

10 Asignar atributos especiales a archivos individuales NOTA: Lo que se va a describir en este apartado es innecesario ya que toda la carpeta C:\Biblio es de solo lectura para los alumnos (imposible alterar los datos). Lo incluimos a título ilustrativo para ampliar el conocimiento de configuración de red de los posibles usuarios del programa. Para evitar que los usuarios con cuenta de Alumno puedan borrar o alterar los datos existentes en la carpeta C:\Biblio del equipo Servidor desde otros equipos de la red, asignaremos a determinados archivos existentes en esta carpeta atributos de solo lectura para que no puedan ser modificados, borrados o sustituidos por otros (independientemente de los atributos que tenga la carpeta en general). 29. Abrimos la carpeta C:\Biblio y dentro de ella hacemos click con el botón derecho en el archivo Biblio.mdb (la base de datos de la biblioteca) 30. Seleccionamos la opción Propiedades y a continuación hacemos click en la pestaña Seguridad 31. Si en la lista de nombres de usuarios no aparecen la cuenta de Alumno (en este caso no necesitamos la de Bibliotecario ), tendremos que añadirla pulsando el botón Agregar. 32. Marcamos la casilla Denegar Escribir y pulsamos el botón de Aceptar 33. Repetiremos la misma operación para los archivos: Biblio.ini (archivo de configuración del programa) y Biblio.exe 10

11 Conexión remota con el Servidor desde otro equipo Vamos a describir ahora los pasos a seguir para acceder de forma remota al Servidor desde otro equipo de la red. Tanto para realizar consultas (en el caso del Alumno ) como para realizar préstamos, altas, etc. (en el caso de un segundo Bibliotecario ). 34. Encender o bien iniciar sesión en cualquier ordenador de la red. En el caso de un alumno tendrá que iniciar sesión con la cuenta Alumno, en caso de un segundo bibliotecario lo hará con la cuenta Bibliotecario. 35. Ejecutar el programa Biblio introduciendo la clave de acceso correspondiente según se trate de un alumno o de un segundo bibliotecario. Recomendamos que para hacerlo más sencillo sea siempre la misma ( alumno para los alumnos, por ejemplo). 36. Una vez dentro del programa, en el menú Configuración seleccionar Trabajo en modo remoto 37. En la ventana que aparece pulsar Mis sitios de red ƒ 38. Seleccionar el equipo con el que se quiere establecer la conexión remota (equipo Servidor de la biblioteca) 39. Es posible que aparezca entonces una ventana en la que se nos pide que entremos el nombre de usuario y la clave de acceso para poder entrar en el ordenador remoto (no es obligatorio que aparezca). 40. Si aparece la mencionada pantalla, en la casilla Usuario pondremos Alumno o Bibliotecario según corresponda. En la casilla Contraseña tendremos que poner la clave asignada para la cuenta del Alumno o del Bibliotecario en el ordenador Servidor. Estás claves sólo sirven para acceder a la carpeta compartida y no para entrar en la base de datos, pero por simplicidad, insistimos que es conveniente que coincidan con las mismas que se establecieron para entrar en el programa Biblio. 11

12 41. Seleccionar la carpeta en la que está la base de datos de la biblioteca (que por defecto será la carpeta compartida C:\Biblio) 42. Una vez dentro de esta carpeta compartida en el Servidor, pulsamos el botón aceptar (puede hacerse, pero no es preciso seleccionar el archivo biblio.mdb donde está la base de datos). NOTA: Una vez establecida una primera conexión remota con el Servidor, estos datos quedan almacenados de forma que, la próxima vez que queramos establecer una nueva conexión remota, solo tendremos que confirmar que queremos establecer la misma conexión que la vez anterior. NOTA: Si en el mismo ordenador quieren trabajar distintos usuarios con diferentes niveles de acceso ( Alumno y Bibliotecario ). Después de que uno de ellos haya terminado de trabajar con el programa Biblio, será necesario cerrar la sesión (Inicio >> Cerrar sesión >> Cerrar sesión) y volver a abrirla con la nueva cuenta de usuario. Posibles errores Es importante advertir que todas estas operaciones de tipo técnico que hemos comentado en los apartados anteriores relativas a compartir carpetas en red deben ser realizadas por personas con experiencia en la configuración de equipos y redes. Así evitaremos posibles errores en el funcionamiento del programa y posibles pérdidas de datos por falta de adecuada seguridad y/o uso malintencionado de usuarios que puedan acceder a la carpeta C:\Biblio de forma remota. Se aconseja siempre comprobar el correcto funcionamiento del programa en red antes de ponerlo a disposición de los alumnos, así como verificar que no es posible borrar datos desde otro equipo remoto. En algunas ocasiones, aún habiendo realizado correctamente las operaciones descritas anteriormente, al utilizar el programa biblio, y al intentar conectar con el ordenador Servidor pueden aparecer mensajes de error de bloqueo de la base de datos o mensajes de error diciéndonos que la base de datos ya está siendo utilizada en forma exclusiva por otro usuario. Para evitar estos errores comprobar que se han seguido correctamente los pasos descritos en este manual y, si fuera necesario, borrar y volver a crear las cuentas de usuario comenzando de nuevo desde el principio. 12

13 Otra configuración... mucho más simple Para aquellos a los que les resulte un poco compleja esta configuración de red podemos optar por otra solución mucho más simple, y que, en la mayoría de los casos funcionará sin problemas. Pero claro, tiene algunas limitaciones. En que casos podríamos utilizar esta otra forma de compartir la carpeta Biblio? ƒsi no queremos complicarnos con configuraciones de cuentas de usuarios ƒsi el Bibliotecario no piensa utilizar un equipo remoto para trabajar con el programa Biblio. Es decir, que utiliza normalmente su propio equipo (el que está en la biblioteca) para realizar préstamos, altas de libros, etc. ƒcuando los usuarios que utilizan el ordenador para realizar consultas no precisan que la base de datos de libros esté actualizada en tiempo real. Cuando se dan estas circunstancias (en muchos casos) se puede optar por la siguiente solución: 43. En el ordenador Servidor (el del bibliotecario), copiar la carpeta Biblio (donde están los datos del programa) y pegarla en Documentos compartidos 44. En el ordenador cliente (el de consulta), conectarse remotamente a la carpeta Biblio que estará ahora en Documentos compartidos del ordenador Servidor. ƒperiódicamente, al final del día, o después de realizar algún cambio importante en la base de datos de la biblioteca (altas, préstamos, modificaciones), volver a copiar los datos de la carpeta C:\Biblio en la carpeta Biblio existente en Documentos compartidos como describimos anteriormente. Este procedimiento nos permite: ƒno tener que crear ni configurar cuentas en el equipo Servidor ƒnos asegura que los datos de la carpeta Biblio situada por defecto en C:\Biblio no van a sufrir modificaciones provocadas por los usuarios ƒindependientemente de realizar copias de seguridad en disquete, los datos existentes en Documentos compartidos podrían servirnos de copia de seguridad en caso de pérdida de información. Espero que todo esto os pueda servir de utilidad. Saludos, José A. Graña 13

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