MANUAL DE CONTRATACION. Código: MN-GABS-MC. Proceso de Gestión de Adquisiciones, Bienes y Servicios Contratos

Transcripción

1 Proceso de Gestión de Adquisiciones, Bienes y Servicios Contratos Fecha de Aprobación: 30 de Julio de 204 Versión: Bogotá D.C. 204

2 TABLA DE CONTENIDO. Título Primero. Presentación Título Segundo. Naturaleza jurídica de la entidad y su ubicación en la estructura del Estado Título Tercero. Dependencias encargadas y cargos responsables de las actividades de cada etapa del proceso de contratación Título Cuarto. Procedimientos para desarrollar la Gestión Contractual Capítulo Primero. Etapa Precontractual... 7 Capítulo Segundo. Etapa Contractual Capítulo Tercero. Etapa Postcontractual Capítulo Cuarto. Administración de documentos del Proceso de Contratación Capítulo Quinto. Comunicación con oferentes y contratistas Capítulo Sexto. Administración de controversias y la solución de conflictos derivados del Proceso de Contratación Capítulo Séptimo. Información y buenas prácticas de la Gestión Contractual Título Quinto. Supervisión de contratos y/o convenios Capítulo Primero. Nociones y objetivos de la supervisión Capítulo Segundo. Régimen de la supervisión y sus principios orientadores Capítulo Tercero. Designación de supervisor Capítulo Cuarto. Responsabilidades del supervisor Capítulo Quinto. Supervisión Técnica y Administrativa Capítulo Sexto. Supervisión Financiera Capítulo Séptimo. Supervisión Legal Capítulo Octavo. Obligaciones del supervisor en cada etapa contractual Capítulo Noveno. Prohibiciones para los supervisores Capítulo Décimo. Herramientas del supervisor Título Sexto. Régimen Especial de Contratación Capítulo Primero. Fundamentos jurídicos y régimen de contratación del Fondo de Inversión para la Paz -FIP Capítulo Segundo. Reglas comunes aplicables a todas las modalidades de selección Capítulo Tercero. Modalidades de selección de contratistas Capítulo Cuarto. Documentos, perfeccionamiento y ejecución y modificaciones de contratos y/o convenios Capítulo Quinto. Memorandos de Entendimiento (Alianzas por lo Social) Capítulo Sexto. Constitución de garantías con recursos FIP Título Séptimo. Consideraciones Finales Anexos

3 TÍTULO PRIMERO PRESENTACIÓN Teniendo en cuenta lo dispuesto en los LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA EXPEDICIÓN DE MANUALES DE CONTRATACIÓN, expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, el Manual de Contratación es un documento que: i) Establece la forma como opera la gestión contractual de las entidades estatales y, ii) da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública, la manera en que opera la gestión contractual. Así mismo, el Manual de Contratación es un instrumento de gestión estratégica, cuyo propósito principal es apoyar el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad estatal; igualmente, este documento se orienta a garantizar dentro de los procesos de contratación, los objetivos del sistema de compras y contratación pública, en especial, aquellos relativos a la eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia. A su turno y de acuerdo a los lineamientos en mención, el Manual de Contratación representa el instrumento que define los procedimientos para seleccionar a los contratistas, en lo relativo al Estatuto General para la Contratación Pública, las disposiciones normativas que lo complementan y al régimen especial de contratación que aplica el DPS respecto al Fondo de Inversión para la Paz FIP. Colofón de lo anterior y con el propósito de unificar criterios, brindar herramientas para facilitar el desarrollo de la gestión contractual en el DPS y propiciar la comprensión de los procedimientos internos en que intervienen los partícipes del sistema de compras y contratación pública, se expide el MANUAL DE CONTRATACIÓN, en el cual se encuentran desagregados los componentes atinentes a las etapas de planeación, precontractual, contractual y postcontractual, así como lo relativo a la supervisión, en procura del cumplimiento de las funciones, metas, objetivos institucionales y la debida prestación del servicio a la población vulnerable objeto de atención. 3

4 TÍTULO SEGUNDO NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO De acuerdo al Decreto 455 de 20, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS es el organismo principal de la administración pública del Sector administrativo de Inclusión Social y Reconciliación. El DPS tiene como objetivo en el marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención y reparación a víctimas de la violencia, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada, la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia que refiere el artículo 3 de la Ley 448 de 20, las cuales desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos competentes.. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO: El DPS forma parte de la Rama ejecutiva del poder público del orden nacional. 2. SECTOR ADMINISTRATIVO DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN: A. Nivel central: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. B. Nivel descentralizado (por servicios): Entidades adscritas: - Establecimientos públicos: o o Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- Centro de Memoria Histórica. - Unidades administrativas especiales con personería jurídica: o o o Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema -ANSPE- Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas. Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial. 4

5 TÍTULO TERCERO DEPENDENCIAS ENCARGADAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN En este título se describen las actividades que se deben agotar al interior del DPS, para desarrollar los procesos de contratación previstos en este documento, teniendo en cuenta las dependencias de la entidad y las funciones de los cargos responsables de la gestión, las cuales se encuentran descritas en el Manual de funciones del DPS: ACTIVIDAD REQUERIDA DEPENDENCIA CARGO RESPONSABLE El estudio de las necesidades de la entidad estatal (Se deben identificar en el Plan anual de adquisiciones - PAA y en sus respectivas actualizaciones) Las dependencias solicitantes del proceso de contratación Elaboración de la Ficha técnica Solicitud de Investigación de mercado (Análisis de sector) Elaboración de la Investigación de mercado (Análisis de sector) Elaboración de la Ficha técnica y Estudios previos (La estimación y cobertura de los riesgos, la definición de los requisitos habilitantes, la definición de los criterios de evaluación de propuestas) La selección de contratistas Elaboración de los documentos del proceso Fecha de expedición de los documentos del proceso. Publicación de los documentos del proceso Archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental Las dependencias solicitantes del proceso de contratación Las dependencias solicitantes del proceso de contratación Subdirección de Contratación Las dependencias solicitantes del proceso de contratación Ordenador del gasto, Comité evaluador y Subdirección de Contratación. Dependencia solicitante del proceso de contratación y Subdirección de Contratación. En consideración al tipo de documento, la determinación de la fecha de expedición de los documentos del proceso corresponde a la Subdirección de Contratación y/o Secretaria General. Subdirección de Contratación. Dependencia solicitante del proceso de contratación, Subdirección de Contratación (Archivo de Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Subdirector Técnico Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Director General, Subdirector General, Secretario General, Comité evaluador y Subdirector Técnico. Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. Subdirector Técnico. Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios a cargo de las dependencias solicitantes del proceso de contratación. 5

6 ACTIVIDAD REQUERIDA DEPENDENCIA CARGO RESPONSABLE gestión) y Subdirección de Operaciones (Gestión Documental) Supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos y/o convenios La comunicación con los oferentes y contratistas. Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago. El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos y/o convenios Trámite de debido proceso por presuntos incumplimientos contractuales. El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación Si el supervisor es un funcionario, las funciones del cargo responsable de la gestión, se encuentran descritas en el Manual de funciones de la entidad. Si el supervisor es un contratista, las obligaciones del responsable de la gestión se encuentran consignadas en el contrato de prestación de servicios respectivo. Comunicación con los oferentes: Subdirección de Contratación. Comunicación con los contratistas: Supervisor respectivo y Subdirección de Contratación Subdirección Financiera y Supervisores (tramitarán las solicitudes de índole presupuestal, financiero y de pago). Subdirección de Contratación (solicitud de registro presupuestal). Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina Supervisor. La Subdirección de Contratación tramitará las solicitudes relativas a presuntos incumplimientos contractuales. Oficina Asesora Jurídica, con el apoyo de la Subdirección de Contratación y del Supervisor. Supervisores designados por el Ordenador del gasto. Subdirector Técnico a través del correo electrónico contratos@dps.gov.co y supervisores designados por el Ordenador del gasto. Subdirector Técnico. Supervisores designados por el Ordenador del gasto. Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina Subdirector Técnico y supervisores designados por el Ordenador del gasto. Jefe de Oficina, Subdirector Técnico y supervisores designados por el Ordenador del gasto. NOTA : Es importante advertir que en la etapa precontractual deberán observarse los trámites relacionados en este manual para cada modalidad de contratación y su respectivo responsable. NOTA 2: Toda la documentación que sea presentada para trámite ante la, debe encontrarse radicada en la herramienta que para el efecto disponga la entidad. 6

7 . ETAPA DE LA PLANEACIÓN. TÍTULO CUARTO PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL CAPÍTULO PRIMERO ETAPA PRECONTRACTUAL En esta etapa se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato y/o convenio, en procura de seleccionar la propuesta que cumpla los requerimientos de bienes y servicios por parte del DPS. Comprende los trámites desde la elaboración de estudios y documentos previos, hasta la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente o el perfeccionamiento del contrato y/o convenio en la modalidad de contratación directa. Las actividades que se realizan en esta etapa son: A. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA): El Plan anual de adquisiciones es el instrumento de Gestión en el cual se registran los bienes y servicios requeridos por la entidad para cubrir las necesidades institucionales y se elabora anualmente. Objetivo: Identificar, consolidar y cuantificar las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios, de conformidad con el presupuesto general de gastos de funcionamiento y de inversión de la entidad, así como el seguimiento y control a la ejecución del Plan anual de adquisiciones. Alcance: El Plan anual de adquisiciones inicia con la planeación de actividades y recepción de la lista de necesidades de todos los procesos de la Entidad y finaliza con la aprobación del mismo por parte del Comité de Contratación y su publicación en la página web de la Entidad. Criterios operativos: - El Plan anual de adquisiciones debe estar alineado con el presupuesto de gastos de funcionamiento y de inversión y el Plan de acción de las distintas dependencias de la entidad. - Todas las necesidades de bienes y servicios de las diferentes dependencias, deben ser registradas en el aplicativo PAA, el cual puede ser objeto de ajustes durante la vigencia de ejecución, así mismo de dicho aplicativo se extrae el Plan anual de Adquisiciones, aprobado por el Comité de Contratación para su publicación, en la página web de la Entidad a más tardar el 3 de enero de cada vigencia. - Para la elaboración del Plan anual de adquisiciones se debe observar el Plan de acción y el Presupuesto general, además de tener en cuenta: La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, la cuantificación de bienes y servicios que se pretende adquirir, la modalidad y el mes planeado de contratación y el valor estimado. - No se puede iniciar un proceso de contratación, sin antes tener la necesidad aprobada por el Comité de Contratación. Procedimiento: N ACTIVIDAD REQUERIDA REGISTRO RESPONSABLE Definir necesidades de bienes y servicios para el siguiente año fiscal (La Subdirección de Operaciones, la Secretaría General y la Oficina Dependencia Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación - Actas de reunión solicitante OAPME, brindarán acompañamiento a las Dependencias para definir las necesidades). De acuerdo con instructivo. 7

8 N ACTIVIDAD REQUERIDA REGISTRO RESPONSABLE Secretaría Solicitar a las Dependencias las necesidades de 2 Comunicación Oficial General/Subdirección bienes y servicios de Operaciones Diligenciar en aplicativo definido las necesidades de bienes y servicios (Diligenciamiento de los campos establecidos en el aplicativo definido para el registro de las necesidades de bienes y servicios) Revisar y consolidar el PAA (Revisar y consolidar en la matriz las necesidades de bienes y servicios de las dependencias) Remitir PAA (Remitir el proyecto del PAA a la Secretaría Técnica del Comité de Contratación) Presentar Proyecto del PAA (Para recomendación de aprobación por parte del Comité de Contratación) Analizar el PAA y recomendar la aprobación (Análisis de la matriz de necesidades de bienes y servicios de las dependencias y recomendar a los Ordenadores de Gasto la aprobación del PAA) Aplicativo Matriz revisada del PAA Proyecto PAA en el formato definido por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente Proyecto PAA en el formato definido por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente Proyecto PAA en el formato definido por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente Dependencia Solicitante Secretaría General/Subdirección de Operaciones/OAPME Subdirección de Operaciones Secretaría Técnica del Comité de Contratación Comité de Contratación 8 Aprobar el proyecto del PAA para su publicación Acto Administrativo Ordenadores del Gasto 9 Publicar PAA (Publicación en la Página Web de la entidad y en el SECOP, del PAA aprobado para el año fiscal vigente) Página Web y en SECOP Subdirección de Operaciones NOTA : La elaboración del Plan anual de adquisiciones tendrá una duración de hasta tres (3) meses. NOTA 2: Para la actualización del Plan anual de adquisiciones, se deberá atender lo señalado en el artículo 7 del Decreto 50 de 203. NOTA 3: Para todos los efectos se deben aplicar los Manuales y/o Guías con los lineamientos relativos al Plan anual de adquisiciones, publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. B. INVESTIGACIÓN DE MERCADO: Objetivo: Establecer las condiciones del mercado, buscando precios acordes con la realidad del mismo para el bien y/o servicio que requiere la entidad. Alcance: Nivel Nacional y Regional. Criterios operativos: - Para toda adquisición de bienes y/o servicios que se pretenda realizar con recursos del presupuesto del DPS, FIP y con cargo a recursos de organismos internacionales, se deben surtir los trámites establecidos por la entidad, relacionados con las investigaciones de mercado, elaboración y revisión de estudios y documentos previos. Así mismo, deberán contar con el apoyo del proceso de soporte competente, según la naturaleza de los bienes y/o servicios a contratar. 8

9 - Para los contratos interadministrativos, contratos de arrendamiento y adiciones, se adelantará un proceso de investigación de mercado y/o de análisis de costos respectivamente. Procedimiento: N ACTIVIDAD REQUERIDA REGISTRO RESPONSABLE Verificación en el PAA del bien y/o servicio (Si el bien y/o servicio que conforma la necesidad del proceso se encuentra incluido en el PAA, pasar a la actividad 6; de lo contrario, continuar con la actividad 2). Dependencia solicitante del proceso de contratación 2 3 Justificación de la necesidad para su inclusión en el PAA (Se debe justificar la necesidad y solicitar al Comité de Contratación su incorporación al PAA) Aprobación ajuste PAA (Revisar la pertinencia de la necesidad para solicitar el ajuste del PAA) Si el Comité de Contratación aprueba el ajuste del PAA, continuar con la actividad 4; de lo contrario, finalizar 4 Procedimiento PAA (Ajustar PAA) Reporte ajuste del PAA (Informar a la dependencia solicitante sobre el ajuste del PAA) Elaboración y radicación ficha técnica y proyecto de estudios previos (Radicar en físico con carpeta foliada y hoja de control, la ficha técnica y el proyecto de estudios previos; así mismo, se remitirán por correo electrónico tales documentos. Para los Contratos Interadministrativos y Contratos de Arrendamiento, se debe solicitar la Investigación de mercado y para el caso de adiciones, se debe solicitar el análisis de costos. En ambos casos, allegar ficha técnica y oferta). Mesa de trabajo en el marco del Comité Técnico (Se convocará a las mesas de trabajo del Comité Técnico, conformado por: La dependencia solicitante del proceso de contratación, abogado y financiero a cargo en la - GT Investigación de mercado, para revisión de la ficha técnica y los estudios previos y realizar las observaciones y sugerencias correspondientes). Elaboración y envío del acta (Se elaborará y se remitirá el acta de la mesa de trabajo a sus participantes, con el propósito de que el proceso solicitante realice los ajustes necesarios a la ficha técnica y a los estudios previos) Memorando radicado en la herramienta dispuesta por la entidad - Justificación de la necesidad Correo electrónico Correo electrónico remitido por la Subdirección de Operaciones a la dependencia solicitante del proceso de contratación, con copia a la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación, a la Subdirección de Contratación y a la Secretaría General Correo electrónico a la dependencia solicitante Memorando radicado en Orfeo Ficha técnica y Proyecto de estudios previos Correo electrónico Acta de Comité Dependencia solicitante del proceso de contratación Comité de Contratación Subdirección de Operaciones Subdirección de Operaciones Subdirección de Operaciones Dependencia solicitante del proceso de contratación GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. 9

10 N ACTIVIDAD REQUERIDA REGISTRO RESPONSABLE Radicación ficha técnica ajustada (Realizar los ajustes sugeridos a la ficha técnica y enviar al 9 GT de Investigación de mercado - Subdirección Ficha técnica y Dependencia solicitante de Contratación, para iniciar el proceso estudios previos del proceso de correspondiente; realizar los ajustes sugeridos a mediante correo contratación los estudios previos, para que el abogado electrónico responsable del proceso continúe con la revisión) Identificación de proveedores (Identificar proveedores de la base de datos de proveedores, del SECOP, de Internet y de otras fuentes, con el fin de conformar el listado de proveedores de bienes y/o servicios acordes con la necesidad) Envío de solicitud a cotizar (Remisión de la solicitud a cotizar a los proveedores incluidos en el listado de proveedores del GT Investigación de mercado y confirmación de la recepción de solicitud de cotización, realizando el seguimiento correspondiente) Observaciones del proveedor (En caso de que los proveedores presenten observaciones a la ficha técnica, continuar con la actividad 3; de lo contrario, pasar a la actividad 6) Remisión de observaciones a la dependencia solicitante del proceso de contratación para su respuesta Respuesta a observaciones y ajuste de la ficha técnica (Responder en un plazo máximo de un - - día, enviando las aclaraciones, modificaciones y/o correcciones a la ficha técnica. Si las observaciones presentadas por el proveedor/es, implican la modificación del contenido de la ficha técnica, realizar el ajuste y continuar; de lo contrario, pasar a la actividad 6). Remisión de respuesta a proveedores y/o ficha técnica ajustada (Enviar respuesta a proveedores que presentaron observaciones y/o remitir ficha técnica con ajustes a la totalidad de proveedores para nuevamente requerir cotizaciones) Recepción y análisis de cotizaciones de los proveedores Verificación y análisis de precios históricos (Verificar y analizar precios históricos para bienes y/o servicios adquiridos por la entidad; así mismo, obtener información en materia de contrataciones similares al proceso, tanto del SECOP como de otras fuentes). Elaboración de Investigación de mercado (análisis del sector) y cuadro comparativo (Realizar el análisis de la Investigación de mercado y cuadro comparativo con los datos obtenidos, definiendo el precio de los bienes y/o servicios solicitados y se remitirá por correo electrónico a la Coordinación del GT de Investigación de mercado para su revisión). Revisión y ajuste de Investigación de mercado (análisis del sector) (Revisar documentos, análisis y cuadro comparativo de la Listado de proveedores Correo electrónico con ficha técnica Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico Análisis de la Investigación de mercado Investigación de mercado (análisis del sector)/cuadro comparativo/correo electrónico Correo electrónico y visto bueno Elaboración de GT Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. Dependencia solicitante del proceso de contratación GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. 0

11 N ACTIVIDAD REQUERIDA REGISTRO RESPONSABLE Investigación de mercado) Investigación de mercado (análisis del sector) y cuadro comparativo Visto bueno de Investigación de 20 Aprobación de Investigación de mercado mercado (análisis del Subdirección de (análisis del sector) sector), Cuadro Contratación comparativo y correo electrónico 2 Remisión resultado de la Investigación de mercado (Análisis del sector)a la dependencia solicitante del proceso de contratación - (Enviar el resultado por correo electrónico) 22 Procedimiento expedición CDP Recepción CDP y estudios previos ajustados (Estudios previos deben encontrarse suscritos por el Director técnico, Subdirector técnico o Jefe de la oficina solicitante del proceso de contratación, adjuntarse a la carpeta y entregar al abogado responsable). Procedimiento de contratación de acuerdo con la modalidad Correo electrónico Procedimiento expedición CDP Planilla registro procesos entregados GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. Subdirección financiera GT de Investigación de mercado - Subdirección de Contratación. Dependencia solicitante del proceso de contratación NOTA : El procedimiento de Investigación de mercado tendrá una duración de ocho (8) a quince (5) días hábiles, dependiendo de la naturaleza de la solicitud para el tiempo de respuesta de los proveedores, mesa de trabajo, las observaciones, ajuste de la ficha técnica. El tiempo de respuesta en aclaraciones a la parte técnica por parte del proceso solicitante será un () día. En cuanto al análisis de costos de adiciones, entre dos (2) y cuatro (4) días, dependiendo de las observaciones, ajuste a la ficha técnica y si es del caso, la consecución de cotizaciones. NOTA 2: Deberá aplicarse la Guía para la elaboración de estudios de sector, publicada por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que la modifique o sustituya y sus anexos. C. FICHA TÉCNICA La ficha técnica es el documento por el que se divulga a los posibles proponentes, las condiciones básicas del bien y/o servicio y se establece como base para la Investigación del mercado. La ficha técnica deberá contener, como mínimo, la siguiente información: - Clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios. - Descripción de la necesidad. - Objeto general a contratar. - Alcance del objeto. - Requerimientos técnicos. - Experiencia. - Personal o recursos. - Duración del contrato. - Garantías. - Forma de pago.

12 - Estructura de costos. Lo anterior, con la finalidad de obtener un mayor conocimiento del mercado para estimar las condiciones bajo las cuales la entidad podrá contratar. NOTA: Para la realización de la ficha técnica, se deben consultar el Decreto 50 de 203, en especial su artículo 40, los lineamientos que prevea la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos, y los formatos establecidos por la entidad para el efecto. D. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Se entiende por Estudios y documentos previos, los soportes para todo proceso de contratación en los cuales se refleja el análisis realizado por la entidad sobre la necesidad a satisfacer, de acuerdo con el Presupuesto y el Plan anual de adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Para los estudios y documentos previos en la modalidad de selección de Mínima Cuantía, se aplicará lo dispuesto en el artículo 84 del Decreto 50 de 203 y las pautas previstas en el Manual de la modalidad de selección de Mínima Cuantía, publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que lo modifique o sustituya y sus anexos. Teniendo en cuenta el artículo 20 del Decreto 50 de 203, dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos, aplicando igualmente los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos: La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación: Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato y/o convenio implica la habilitación legal para celebrarlo y la competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico. Aquí se consignarán las razones que motivan la contratación y lo que se espera con ella, en aras de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Se describirá la necesidad de realizar la contratación de servicios y/o bienes, enfatizando en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren las dificultades que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación. En este análisis se concretarán los siguientes aspectos: - La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación. - Que la necesidad se encuentra prevista en el Plan anual de adquisiciones de la entidad. - La forma de satisfacer tal necesidad. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución: - Objeto: Es la forma en que la Administración establece el bien y/o servicio que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta el tipo de contrato y/o convenio a celebrar. Para su elaboración, se recomienda tener en cuenta los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se evitará elaborar objetos extensos que detallen las obligaciones del contrato y/o convenio. - Alcance del objeto contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual. - Especificaciones: Se incluirán la definición técnica de la necesidad, su correspondiente soporte y las condiciones del contrato y/o convenio a celebrar. Cuando se trate de un proceso para la 2

13 adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes, se deberá elaborar una ficha técnica atendiendo lo señalado en el artículo 40 del Decreto 50 de 203 y lo indicado en este Manual. - Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se dejará constancia de los requisitos que deben reunir tanto la entidad como el contratista. Cuando el contrato y/o convenio incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, como por ejemplo: cálculos, planos, entre otros. Codificación del bien y/o obra o servicio según las Naciones Unidas -UNSPSC-: Definidos los bienes y/o servicios a contratar (previa identificación en el Plan anual de adquisiciones), se deben codificar según la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que la modifique o sustituya y sus anexos, lo cual se aplicará para todos los efectos. Plazo: Es el tiempo estimado establecido por las partes del contrato y/o convenio en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico por parte de la Administración. En cualquier caso deberá obedecer a una fecha cierta. Lugar de ejecución del contrato y/o convenio: Es el lugar geográfico en el cual se desarrollarán las obligaciones propias del contrato y/o convenio. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección: En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, según la modalidad de la misma y de acuerdo a los términos del artículo 2 de la Ley 50 de En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación: Corresponde al costo económico requerido para la ejecución, el cual debe corresponder con la Investigación de mercado realizada por la entidad. (No deberán publicarse las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando se trate de la modalidad de concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la entidad no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración). Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de habilitación y calificación, los cuales permitirán concluir que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Para lo anterior, se deberá aplicar el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que lo modifique o sustituya y sus anexos. En la modalidad de contratación directa se dejará constancia de la verificación de idoneidad del futuro contratista. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo: Para todas las pautas relativas al análisis del riesgo y la forma de mitigarlo, se aplicará el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que lo modifique o sustituya y sus anexos. Las garantías que la entidad estatal contempla exigir en el proceso de contratación: 3

14 Las garantías y amparos deberán corresponder con lo establecido en la normatividad vigente y el presente Manual, atendiendo igualmente los lineamientos en la materia que expida la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos. La indicación de sí el proceso de contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial: Para establecer si un Proceso de Contratación está sujeto a un Acuerdo Comercial, se aplicará el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública o el documento que lo modifique o sustituya y sus anexos. NOTA: Para la realización de los estudios previos, se deben consultar los formatos establecidos por la entidad. E. PARTIDAS Y DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES: Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas partidas y disponibilidades presupuestales (Ley 80 de 993, artículo 25). 2. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: Para todos los efectos y en virtud del artículo 59 del Decreto 50 de 203, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. A. LICITACIÓN PÚBLICA: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica. la ficha Estudios y documentos previos. técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector). 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera 4 Elaboración del Aviso de convocatoria. 5 Elaboración del Proyecto de pliego de condiciones Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad del Aviso de convocatoria, resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al Proyecto de pliego de condiciones. Respuestas a observaciones al Proyecto de pliego de condiciones Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de las respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Acto administrativo de apertura. Elaboración del Pliego de condiciones definitivo. 2 Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad del Pliego de Condiciones definitivo y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. 4

15 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 3 Audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones, si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la misma Audiencia de aclaraciones Elaboración del Acta de audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones Publicación del Acta de audiencia de asignación de riesgos y/o aclaraciones en el SECOP y en la página Web de la Entidad Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. No podrán expedirse Adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección ni siquiera para extender el término del mismo. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de las adendas, si a ello hay lugar. La publicación de las adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración de documento de conformación de Comité Evaluador. y la dependencia interesada en la contratación. y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación Ordenador del gasto 23 Recepción de propuestas 24 Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia interesada en la contratación Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre Elaboración de adendas al proceso de selección, si a ello hay lugar. Verificación de los requisitos habilitantes, evaluación y calificación de las propuestas y elaboración del informe de evaluación Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de evaluación y la dependencia interesada en la contratación Comité Evaluador 29 Recepción de observaciones al informe de evaluación 30 Respuestas a observaciones al informe de evaluación Comité Evaluador 3 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al informe de evaluación 32 Recomendación de adjudicación o declaratoria desierta Comité Evaluador 33 Audiencia Pública de adjudicación o declaratoria desierta y la dependencia interesada en la contratación 34 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 35 Elaboración del acto administrativo de adjudicación o 5

16 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE declaratoria desierta Elaboración del acta de audiencia pública de adjudicación o declaratoria desierta Publicación del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta, del acta de audiencia de adjudicación o declaratoria desierta en el SECOP y en la página Web de la Entidad Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato y la dependencia interesada en la contratación 38 y contratista 39 Elaboración del contrato 40 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 4 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 42 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 43 Aprobación de la póliza 44 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la entidad 45 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 46 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. NOTA 4: En lo relativo a las convocatorias limitadas a Mipyme, se deberán atender los artículos 52 y siguientes del Decreto 50 de 203. B. SELECCIÓN ABREVIADA: Respecto a las convocatorias limitadas a Mipyme, se deberán atender los artículos 52 y siguientes del Decreto 50 de 203. ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: La adquisición de estos bienes y servicios de características técnicas uniformes puede hacerse a través de tres (3) procedimientos: - Subasta inversa electrónica o presencial: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica. la Estudios y documentos previos ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector). Dependencia interesada en la Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que 3 contratación y la Subdirección autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Financiera 4 Elaboración del aviso de convocatoria 5 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones. y la dependencia interesada en la 6

17 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE contratación Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del aviso de convocatoria, resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la entidad del Acto Administrativo de apertura Elaboración del pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del pliego de condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de las Adendas, si a ello hay lugar. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico y la dependencia interesada en la contratación. Ordenador del gasto 20 Recepción de propuestas 2 Diligencia de cierre y apertura de propuestas técnicas y la dependencia interesada en la contratación Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre Elaboración de adendas al proceso de selección, si a ello hay lugar. y la dependencia interesada en la contratación 24 Verificación de los requisitos habilitantes Comité Evaluador 25 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de verificación de requisitos habilitantes 26 Recepción de observaciones al informe de verificación de 7

18 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE requisitos habilitantes 27 Respuestas a observaciones al informe de verificación de requisitos habilitantes Comité Evaluador 28 Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad de respuestas a observaciones al informe de verificación de requisitos habilitantes 29 Recomendación de adjudicación o declaratoria desierta cuando un oferente queda habilitado Comité Evaluador 30 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 3 Elaboración del Acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta cuando un oferente queda habilitado 32 Realización del evento de Subasta Inversa Electrónica o Presencial, cuando hay dos o más oferentes habilitados 33 Recomendación de adjudicación o declaratoria desierta cuando hay dos o más oferentes habilitados Comité Evaluador 34 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 35 Elaboración del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta Publicación del acto administrativo de adjudicación o 36 declaratoria desierta en el SECOP y en la página web de la Entidad 37 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del y contrato contratista 38 Elaboración del contrato 39 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y del contratista 40 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 4 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 42 Aprobación de la póliza 43 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la Entidad 44 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 45 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para adelantar una subasta de manera presencial, la Oficina de Tecnologías de Información deberá certificar que no se cuenta con la infraestructura tecnológica para llevarla a cabo en la modalidad electrónica. NOTA 4: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. - Adquisición de Bienes y servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios: Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos Dependencia interesada en la contratación entregará a la los estudios y documentos previos 2 Dependencia interesada en la Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento contratación y la Subdirección que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Financiera 8

19 Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 3 Búsqueda del bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, de acuerdo a los Estudios y documentos previos. 4 Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 5 Solicitud, recibo, análisis y comparación de cotizaciones entre los proveedores y en relación con los precios estipulados en el Acuerdo Marco de Precios. (En caso de pluralidad de proveedores, se requiere la solicitud de cotizaciones y su comparación en algunos Acuerdos Marco de Precios antes de elegir al proveedor). 6 Selección del proveedor. 7 Designación de supervisor de la orden de compra. Ordenador del gasto 8 Envío de la solicitud de compra al Ordenador del gasto para su aprobación. 9 Recepción y aprobación o rechazo de la solicitud de compra. Ordenador del gasto 0 Solicitud del Registro Presupuestal Expedición del Registro Presupuestal Subdirección Financiera Comunicación de la recepción (total o parcial) de los bienes y servicios solicitados mediante la orden de compra, con indicación de la cantidad. Registro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano del recibo (total o parcial) de los bienes y servicios, de acuerdo a la comunicación anterior. Recepción de la factura de compra a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano y su remisión a la dependencia interesada en la contratación. Revisión, aceptación o rechazo de la factura de compra y su comunicación a la. Registro de la aceptación o rechazo de la factura de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, de acuerdo a la comunicación anterior. Trámite del pago al proveedor (Si se surte la aceptación del paso anterior). Supervisor Supervisor Supervisor - Subdirección Financiera NOTA : Si la factura de compra es rechazada por el supervisor de la orden de compra, se comunicará al proveedor para el ajuste correspondiente. La entidad deberá aprobar o rechazar la factura de compra dentro de los diez (0) días hábiles a la recepción de la misma. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 4: Para todos los efectos, se deben aplicar los Manuales y Guías para la Operación de los Acuerdos Marco de Precios, publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. - Adquisición a través de bolsa de productos: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica. la ficha Estudios y documentos previos técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de sector) 9

20 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. 4 Publicación en la página web de la Entidad del resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector) y Estudios y documentos previos. 5 Selección del Comisionista. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera y la dependencia interesada en la contratación, de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos y comisionista 6 Solicitud al comisionista de documentos para elaboración del contrato. 7 Elaboración del contrato. 8 Suscripción del contrato. Ordenador del Gasto y comisionista 9 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 0 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera Aprobación de la póliza. 2 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página Web de la Entidad 3 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre 4 definido en el contrato o se requiere modificación de la Ordenador del Gasto supervisión, se hará la respectiva designación). NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE La dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica. la ficha Estudios y documentos previos técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector).. La dependencia interesada en la Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento 3 contratación y la Subdirección que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Financiera 4 Elaboración del aviso de convocatoria. 5 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones. 6 7 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Aviso de convocatoria, resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 8 Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones. y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello 20

21 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. 9 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de 0 condiciones. Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Acto Administrativo de apertura. Elaboración del Pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Pliego de Condiciones definitivo. Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo. Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico 6 Recepción de manifestaciones de interés. 7 Elaboración y publicación del listado de quienes manifestaron interés dentro del término legal establecido. La Entidad podrá realizar un sorteo cuando reciba más de diez (0) manifestaciones de interés o continuará con el proceso Elaboración del acto administrativo de declaratoria desierta cuando no se presenten manifestaciones de interés. Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad de las Adendas, si a ello hay lugar. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. y la dependencia interesada en la contratación Ordenador del gasto 23 Recepción de propuestas 24 Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia interesada en la contratación Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre Verificación de los requisitos habilitantes, evaluación y calificación de las propuestas y elaboración del informe de evaluación Comité Evaluador 27 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de evaluación 28 Recepción de observaciones al informe de evaluación 29 Respuestas a observaciones al informe de evaluación Comité Evaluador 30 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al informe de evaluación 2

22 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 3 Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta Comité Evaluador 32 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 33 Elaboración del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta 34 Publicación del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta en el SECOP y en la página web de la Entidad. 35 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración y del contrato contratista 36 Elaboración del contrato 37 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 38 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 39 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 40 Aprobación de la póliza 4 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la entidad 42 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 43 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD: Cuando se requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, atendiendo de igual manera lo señalado en el artículo 60 del Decreto 50 de 203. POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN: Si la entidad ha declarado desierta una licitación, puede adelantar el proceso de contratación que corresponda aplicando las normas del procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta las pautas indicadas en el artículo 6 del Decreto 50 de 203. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIÓN AGROPECUARIA: El contratista podrá ser seleccionado a través del procedimiento de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos. Asímismo, deberán aplicarse las indicaciones previstas en el artículo 62 del Decreto 50 de 203. CONTRATACIÓN EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y DE LAS SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA: De conformidad con el artículo 63 del Decreto 50 de 203, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y las empresas en las que el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial, salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública, respecto a los cuales se aplicará la modalidad que corresponda. 22

23 CONTRATACIÓN EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIÓN CON ALTO GRADO DE VULNERABILIDAD: De acuerdo al artículo 64 del Decreto 50 de 203, para la contratación relativa a la ejecución de los programas previstos en el literal h) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 50 de 2007, se deberá aplicar el procedimiento establecido para la selección abreviada de menor cuantía. C. ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO: ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la Ficha técnica. contratación entregará a la Subdirección Estudios y documentos previos de Contratación la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector). 3 Elaboración del aviso de convocatoria 4 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones. y la dependencia interesada en la contratación Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Aviso de convocatoria, resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Elaboración y publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad del Acto Administrativo de apertura 0 Elaboración del pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad del Pliego de Condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad de las Adendas, si a ello hay lugar. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. 23

24 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 7 Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Ordenador del gasto 8 Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador 9 Recepción de ofertas. 20 Diligencia de cierre y apertura de ofertas. y la dependencia interesada en la contratación. 2 Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre. 22 Verificación de los requisitos habilitantes, evaluación y calificación de las ofertas, elaboración del informe de evaluación y elaboración de la lista de bienes sobre los Comité Evaluador cuales se recibieron ofertas. 23 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de evaluación y de la lista de bienes sobre los cuales se recibieron ofertas. 24 Audiencia para dar apertura a las ofertas económicas de oferentes habilitados. y la dependencia interesada en la contratación 25 Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. Comité Evaluador 26 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 27 Elaboración del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta. 28 Publicación del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta en el SECOP y en la página web de la Entidad. 29 Solicitud al adjudicatario de documentos para y elaboración del contrato contratista 30 Elaboración del contrato 3 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 32 Aprobación de la póliza Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. ENAJENACIÓN DIRECTA A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA: Tratándose de este mecanismo y según lo señalado por el artículo 99 del Decreto 50 de 203, se deberá seguir el procedimiento de subasta inversa. ENAJENACIÓN A TRAVÉS DE INTERMEDIARIOS IDÓNEOS: 24

25 El artículo 00 del Decreto 50 de 203, reglamenta que al elegirse este mecanismo de enajenación, la venta siempre debe realizarse a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario. La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación empleando las reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el intermediario es comisionista de bolsa de productos, se selecciona a través del procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, según lo señalado en los artículos 92 y 93 del Decreto 50 de 203. D. CONCURSO DE MERITOS: Para esta modalidad, se deberá atender la definición señalada en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 50 de CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN: Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Ficha técnica. Estudios y documentos previos Investigación de Mercado (Análisis de Sector) - No se publica. Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Elaboración del aviso de convocatoria para la precalificación del concurso de méritos. 5 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del aviso de convocatoria, Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Dependencia interesada en la contratación entregará a la Subdirección de Contratación la ficha técnica y los estudios y documentos previos.. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. 0 Recepción de manifestaciones de interés. verificará los aspectos de carácter jurídico y financiero, Verificación de los requisitos habilitantes y cuando a ello haya lugar y la dependencia elaboración del informe de precalificación. interesada en la contratación verificará los aspectos de carácter técnico Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de precalificación. Recepción de observaciones al informe de precalificación. Audiencia pública de precalificación (Realización de sorteo si a ello hay lugar). Elaboración del acta de audiencia pública de precalificación y de la lista de precalificados. Publicación del acta de audiencia pública de precalificación y de la lista de precalificados en el SECOP y en la página web de la Entidad. y la dependencia interesada en la contratación y la dependencia interesada en la contratación 25

26 NOTA : La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad a abrir el proceso de contratación, de acuerdo al artículo 72 del Decreto 50 de 203. NOTA 2: Si la entidad decide continuar con el proceso de contratación, se adelantará el siguiente procedimiento: Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 7 Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Acto Administrativo de apertura 8 Elaboración del Pliego de Condiciones Definitivo y la dependencia interesada en la contratación. 9 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Pliego de Condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de las Adendas, si a ello hay lugar. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación Ordenador del gasto 27 Recepción de propuestas 28 Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia interesada en la contratación Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación técnica (Calificación técnica y orden de elegibilidad) Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de evaluación (Calificación técnica y orden de elegibilidad) 32 Revisión de la oferta económica Comité Evaluador La dependencia interesada en la contratación 33 Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta Comité Evaluador 34 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 35 Elaboración del Acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta 36 Publicación del Acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta en el SECOP y en la página web de la Entidad 37 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato y contratista 38 Elaboración del contrato 39 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 40 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 26

27 Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 4 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 42 Aprobación de la póliza 43 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la Entidad 44 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 45 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. NOTA 4: La entidad estatal deberá limitar a las Mipyme nacionales con mínimo un () año de existencia la convocatoria del proceso de contratación para esta modalidad de selección, en los casos señalados en la normatividad vigente. CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO: Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Ficha técnica. Estudios y documentos previos La dependencia interesada en la contratación entregará a la Subdirección de Contratación la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector) - No se publica.. 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Dependencia interesada en la contratación documento que autoriza comprometer vigencias y la Subdirección Financiera futuras si se requiere. 4 Elaboración del Aviso de convocatoria. 5 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones. y la dependencia interesada en la contratación Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Aviso de convocatoria, los Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Acto Administrativo de apertura Elaboración del Pliego de Condiciones Definitivo 2 3 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del Pliego de Condiciones Definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. 27

28 Nº ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de las Adendas, si a ello hay lugar. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación Ordenador del gasto 20 Recepción de propuestas. 2 Diligencia de cierre y apertura de propuestas. y la dependencia interesada en la contratación Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación técnica (Calificación técnica y orden de elegibilidad). Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del informe de evaluación (Calificación técnica y orden de elegibilidad). 25 Revisión de la oferta económica. Comité Evaluador La dependencia interesada en la contratación 26 Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. Comité Evaluador 27 Adjudicación o declaratoria desierta Ordenador del gasto 28 Elaboración del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta. 29 Publicación del acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta en el SECOP y en la página web de la Entidad. 30 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato. y contratista 3 Elaboración del contrato. 32 Suscripción del contrato. Ordenador del gasto y contratista 33 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 34 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 35 Aprobación de la póliza. 36 Publicación del contrato y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página web de la Entidad 37 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 38 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. 28

29 NOTA 3: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. NOTA 4: La entidad estatal deberá limitar a las Mipyme nacionales con mínimo un () año de existencia la convocatoria del proceso de contratación para esta modalidad de selección, en los casos señalados en la normatividad vigente. E. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE La dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica la ficha Estudios y documentos previos técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector). 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. 4 Elaboración de la Invitación a participar. 5 Publicación en el SECOP y en la página Web de la Entidad del resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y la Invitación a participar. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera. y la dependencia interesada en la contratación.. 6 Recepción de observaciones a la Invitación a participar.. 7 Respuestas a observaciones a la Invitación a participar. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. 8 9 Publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad de respuestas a observaciones a la Invitación a participar. Elaboración de adendas al proceso de selección, si a ello hay lugar.. y la dependencia interesada en la contratación. 0 Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad de las adendas, si a ello hay lugar. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la Ordenador del Gasto contratación. 2 Elaboración de documento de conformación de Comité Evaluador. 3 Recepción de propuestas. 4 Diligencia de cierre y apertura de propuestas. y la dependencia interesada en la contratación 5 6 Elaboración y publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad del acta de cierre Verificación de los requisitos habilitantes, evaluación de la oferta económica (menor precio) y elaboración del informe de verificación y evaluación. Comité Evaluador 7 Elaboración de la aceptación de la oferta. 8 Suscripción de la aceptación de la oferta Ordenador del gasto 9 Comunicación de aceptación de la oferta. 20 Respuesta a observaciones del informe de verificación y evaluación Comité Evaluador. 2 Remisión de la comunicación de aceptación de la oferta 29

30 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE para la expedición del registro presupuestal 22 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 23 Aprobación de la póliza (si se exigió) 24 Publicación de la aceptación de la oferta y de la oferta adjudicataria en el SECOP y en la página Web de la Entidad 25 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 26 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : La documentación que no se encuentre completa, se devolverá a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Para todos los efectos se deben aplicar los Manuales y Guías para la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MÍNIMA CUANTÍA: Para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía, la entidad puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 50 de 203. Cuando la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente expida los lineamientos en relación a esta modalidad de contratación, el DPS los implementará. F. CONTRATACIÓN DIRECTA: CONTRATO Y/O CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis La dependencia interesada en relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la la contratación y futuro documentación del futuro contratista para la elaboración del contratista contrato y/o convenio 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector) 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que La dependencia interesada en autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato y/o convenio y/o sus modificaciones. la contratación 5 Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa 6 Elaboración del contrato y/o convenio. 7 Suscripción del contrato y/o convenio. Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato y/o convenio para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. Publicación del contrato y/o convenio en el SECOP y en la página Web de la Entidad 2 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato y/o convenio). 3 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato y/o convenio o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: 30

31 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector). 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. La dependencia interesada en la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato y/o sus modificaciones. la contratación 5 Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa 6 Elaboración del contrato 7 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. Publicación del contrato en el SECOP y en la página Web de la Entidad 2 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 3 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista 2 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que La dependencia interesada en autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. la contratación 3 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en 4 5 suscripción del contrato y/o sus modificaciones Formato de autorización de la contratación por parte del Director General Certificado de la inexistencia de personal de planta para realizar la actividad a contratar, expedido por la Subdirección de Talento Humano y constancia escrita sobre la idoneidad y experiencia del futuro contratista directamente relacionada con el área de que se trate la contratación La dependencia interesada en la contratación Subdirección de Talento Humano 6 Elaboración del contrato 7 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. 2 3 Publicación del contrato en el SECOP y en la página Web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONVENIOS DE ASOCIACIÓN: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo La dependencia interesada en a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del la contratación y futuro futuro contratista para la elaboración del convenio contratista 3

32 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 2 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que La dependencia interesada en autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. la contratación 3 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del convenio y/o sus modificaciones. la contratación 4 Evaluación de idoneidad, en la que se determine la capacidad La dependencia interesada en técnica y jurídica (con certificación de experiencia y resultados la contratación satisfactorios) y financiera 5 Elaboración del convenio. 6 Suscripción del convenio. Ordenador del gasto y contratista 7 Remisión del convenio para la expedición del registro presupuestal. 8 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 9 Aprobación de la póliza. 0 Publicación del convenio en el SECOP y en la página Web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del convenio). 2 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el convenio o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATOS CON OCASIÓN A NO PLURALIDAD DE OFERENTES: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos. Documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato La dependencia interesada en la contratación 2 3 Documento que acredite como proveedor exclusivo al futuro contratista Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato o sus modificaciones la contratación 5 Elaboración del contrato 6 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 7 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 8 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 9 Aprobación de la póliza. 0 Publicación del contrato en el SECOP y en la página Web de la entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 2 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto Para los cinco procedimientos de contratación directa, aplica lo siguiente: NOTA : La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 2: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 3: Teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 33 y 38 de la Ley 996 de 2005, en el DPS no se emplearán las casuales de contratación directa durante las fechas establecidas por aplicación del cuerpo normativo en mención. 32

33 NOTA 4: Para todos los efectos, se deberán aplicar los Manuales y Guías que publique la Agencia Nacional de Contratación Pública o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. CAPÍTULO SEGUNDO ETAPA CONTRACTUAL Esta etapa comprende la celebración, perfeccionamiento y ejecución contractual y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista y los que adelante la entidad, tendientes a garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Así mismo, esta fase se desarrollará a través de la celebración de contratos y/o convenios que estarán identificados con un número secuencial por anualidad y por fuente de recursos (DPS y FIP), el cual asigna la. Serán foliados en debida forma todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato y/o convenio, sometiéndose a las normas en materia de archivo.. CONTENIDO MÍNIMO DE LA MINUTA DEL CONTRATO Y/O CONVENIO. a) Identificación de las partes: En el contrato y/o convenio deberán identificarse plenamente las partes que lo celebran, indicando quien actúa como representante legal de cada una de ellas o a quien se delegó esa facultad. b) Consideraciones: Corresponde en este acápite incluir las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación, teniendo en cuenta lo dispuesto en los estudios y documentos previos, según la modalidad de selección. c) Objeto: Es la forma en que la Administración establece el bien, servicio u obra que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta el tipo de contrato y/o convenio a celebrar. d) Valor: Corresponde al costo económico requerido para la ejecución, el cual debe corresponder con lo previsto en los estudios y documentos previos.. e) Forma de pago o desembolsos: Deben indicarse las condiciones y plazo en que se realizarán los pagos o desembolsos. f) Plazo de ejecución: Es el tiempo estimado establecido por las partes del contrato y/o convenio en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico por parte de la Administración. En cualquier caso deberá obedecer a una fecha cierta. g) Lugar de ejecución: Es el lugar geográfico en el cual se desarrollarán las obligaciones propias del contrato y/o convenio. h) Obligaciones del contratista: Descripción de las actividades que debe desarrollar el contratista para cumplir con el objeto del contrato y/o convenio. Se identificarán los productos que debe entregar el contratista, los cuales tendrán relación directa con el objeto y las obligaciones del contrato y/o convenio, así como los informes que debe presentar el contratista para hacer efectivo el pago o desembolso. i) Reserva y confidencialidad: Se debe indicar que toda la información que el contratista pueda conocer, manejar o desarrollar durante el plazo de ejecución del contrato y/o convenio, le será de carácter confidencial e intransferible, salvo que sea calificada como pública por la entidad. La información confidencial sólo podrá ser utilizada para el propósito de cumplir a cabalidad con el servicio contratado, quedándole prohibido al contratista compartirla con terceros. j) Garantías: Las garantías y amparos deberán corresponder con lo establecido en la normatividad vigente y el presente Manual. k) Amparo presupuestal: En todos los contratos y/o convenios celebrados por el DPS, cuando se comprometan recursos públicos representados en moneda de curso legal, se deberá consignar una cláusula en la que se registre el número del certificado de disponibilidad presupuestal que respalda esa obligación, así como la fecha de su expedición. Cuando se comprometan vigencias futuras, se 33

34 debe registrar el número de oficio que otorga la autorización del cupo de las mismas, su destinación y valor. l) Supervisión: En ésta cláusula se debe indicar el cargo o rol del responsable de ejercer la supervisión del contrato y/o convenio. Este aspecto debe definirse desde los estudios y documentos previos, con el perfil que acredite al responsable como idóneo para el ejercicio de la supervisión. En caso que se requiera la modificación de designación de supervisor, esta le corresponderá al ordenador del gasto realizarla mediante memorando, previa recomendación del director técnico, subdirector técnico o jefe de oficina. m) Liquidación: Las partes deben acordar en el texto del contrato y/o convenio, el término dentro del cual se procederá a efectuar la liquidación bilateral, o determinar si este procedimiento se realizará de acuerdo con lo previsto en la ley. n) Exclusión de relación laboral: En esta clausula quedará entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el contratista y la entidad en virtud del desarrollo del contrato y/o convenio. o) Indemnidad: Corresponde en esta cláusula indicar que el contratista mantendrá indemne a la entidad de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones, demandas, acciones legales y costos de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto contractual, y terminados éstos, hasta la liquidación definitiva del contrato y/o convenio. p) Multas o clausula penal pecuniaria: En caso de incumplimiento total o parcial, de cumplimiento tardío o defectuoso, renuencia al cumplimiento, retraso o simple atraso de las obligaciones legales y contractuales por parte del contratista. q) Causales de terminación: Es necesario señalar los eventos en los cuales se dará por terminado el contrato y/o convenio, tales como: Por mutuo acuerdo entre las partes; por el vencimiento de su plazo; por incumplimiento de las obligaciones pactadas; por las causales señaladas la Ley. En caso de terminación anticipada, se dejará constancia de ello en acta motivada suscrita por las partes. r) Requisitos de perfeccionamiento y ejecución: Se debe indicar lo relativo a la suscripción del contrato y/o convenio, así como lo relativo a la expedición del registro presupuestal y a la constitución de garantías (cuando haya lugar). s) Confidencialidad y manejo de la información: Corresponde en este acápite indicar la obligación por parte del contratista de guardar absoluta reserva, en relación con toda la información que maneje o que le sea dada a conocer con ocasión de las actividades propias del contrato y/o convenio, debiendo cuidar la información a la que tenga acceso, evitando su destrucción o utilización indebida. NOTA: La entidad podrá implementar en su gestión contractual, los documentos estandarizados y especializados por tipo de obra, bien o servicio (Estándares y Documentos Tipo) que diseñe la Agencia Nacional de Contratación Pública, con ocasión al artículo 59 del Decreto 50 de 203, o los documentos que los modifiquen o sustituyan y sus anexos. 2. DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS EN FORMA PREVIA A LA ELABORACION DE CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN PERSONA NATURAL: - Copia legible de la cédula de ciudadanía (Si el documento se encuentra en trámite, debe presentar copia de la contraseña autenticada en Registraduría). - Formato Único de Hoja de Vida para persona natural, debidamente diligenciado. - Diligenciar y/o actualizar en la página del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público (SIGEP), la información de la hoja de vida. - Diligenciar Formato Único Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada Persona Natural. - Copia legible del Registro Único Tributario -RUT- expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-. - Formato original de Información General y Tributaria de terceros, debidamente firmado y diligenciado con la información que aparece en el RUT. 34

35 - Formato original de Información Bancaria para pagos, debidamente firmado y diligenciado con la información que aparece en la certificación bancaria expedida por el Banco. - Original de la certificación bancaria expedida por el Banco, con el número y tipo de cuenta donde se le consignarán los honorarios, con una vigencia no mayor a un () mes. - Copia del documento respectivo que acredite la afiliación a la Seguridad Social integral, con certificación de las tres (3) últimas planillas de pago o certificado de paz y salvo. - Copia de los títulos académicos obtenidos (Diplomas y/o Actas de grado. Certificados académicos) - Certificaciones de la experiencia profesional, incluyendo fotocopia de la tarjeta profesional si la profesión la tiene establecida. - Copia de la libreta militar para contratistas menores de cincuenta (50) años. - Conforme a la Ley 238 de 2008, el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. - Conforme a la Circular 005 del 25 de febrero de 2008 expedida por la Contraloría General de la República, el Certificado Boletín Responsables Fiscales deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. - Consulta en línea de antecedentes y requerimientos judiciales expedido por la Policía Nacional. Este certificado deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. NOTA: Para todas las contrataciones que se realicen bajo la modalidad de contratación directa, se debe exigir al futuro contratista la documentación prevista en la ley. 3. PERFECCIONAMIENTO. Los contratos y/o convenios se entenderán perfeccionados cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleven a escrito (suscripción de las partes). 4. REQUISITOS DE EJECUCIÓN. Suscrito el contrato y/o convenio, la solicitará a la Subdirección Financiera el trámite del registro presupuestal, cuando haya lugar. Posteriormente, la entregará copia del contrato y/o convenio a la dependencia interesada en la contratación, quien a su vez hará el respectivo traslado para que sea constituida la garantía o garantías requeridas de conformidad con lo dispuesto en el contrato y/o convenio (cuando sea el caso), la normatividad vigente sobre la materia y el presente Manual. La realizará el trámite de aprobación de la garantía previa revisión de su contenido, teniendo en cuenta los requisitos previstos en la normatividad vigente y el presente Manual, atendiendo igualmente los lineamientos en la materia que expida la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos. 5. CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS CON RECURSOS DPS: Dando aplicación al Título III GARANTIAS del Decreto 50 de 203, se establecen los siguientes requisitos para la constitución de garantías que amparan contratos y/o convenios (y sus modificaciones) con recursos DPS: REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS CON RECURSOS DPS: a) Las garantías deben estar constituidas a favor de entidades estatales. b) Las condiciones generales anexas a la póliza deben corresponder a favor de entidades estatales. c) Cuando se trata de garantía única de cumplimiento, el tomador y/o afianzado debe corresponder a la razón social del contratista con su NIT o el número del documento de identificación que aplique. d) El beneficiario y/o asegurado debe corresponder al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS, identificado con NIT e) Se deben verificar las coberturas, porcentajes de valor asegurado y vigencia de la garantía única de cumplimiento, las cuales deben corresponder a las señaladas en el contrato y/o convenio respectivo 35

36 (cumplimiento, calidad, salarios, entre otros). Tal información se ingresa al sistema de información correspondiente. Para la suficiencia de la garantía se tendrán en cuenta los siguientes amparos: - Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (00%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y/o convenio y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato mismo, o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la entidad estatal. - Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá equivaler al cien por ciento (00%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato y/o convenio, o hasta que la entidad estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado. - Cumplimiento. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (0%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a un millón ( ) de smmlv y hasta cinco millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a cinco millones ( ) de smmlv y hasta diez millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a diez millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato y/o convenio y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del mismo. - Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y/o convenio y deberá extenderse por el plazo del mismo y (3) tres años más. - Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior. - Calidad de bienes. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato y/o convenio y deberá cubrir por lo menos el lapso en que, de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. - Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato y/o convenio principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 474 de Responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad civil extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, es de Doscientos (200) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (.500) smmlv; Trescientos (300) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a mil quinientos (.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv; Cuatrocientos (400) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv; Quinientos (500) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (0.000) smmlv; el cinco por ciento (5%) del valor del contrato y/o convenio cuando este sea superior a diez mil (0.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato y/o convenio. 36

37 f) En el contrato de seguro que ampara el cumplimiento no podrá incluirse la cláusula de proporcionalidad u otra similar, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 32 del Decreto 50 de 203. g) La garantía debe indicar el número y objeto del contrato y/o convenio que se está amparando. h) La garantía debe encontrarse suscrita por la aseguradora y por el tomador o contratista. i) Cuando se trata del seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, el nombre del tomador debe corresponder a la razón social del contratista con su correspondiente NIT. Los asegurados deben ser el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS, identificado con NIT y el contratista, limitado ello únicamente a los daños producidos por el contratista con ocasión de la ejecución del contrato y/o convenio amparado. Los beneficiarios serán tanto el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS como los terceros afectados. j) En el seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual solamente se pactará deducibles con un tope máximo del 0% del valor de cada pérdida, sin que en ningún caso puedan ser superiores a 2000 SMLMV. k) Las coberturas de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual serán las indicadas en el artículo 37 del Decreto 50 de 203. l) No procede la terminación automática del seguro de cumplimiento expedido a favor del DPS por falta de pago de la prima e improcedencia de la facultad de revocación de ese seguro. La garantía única de cumplimiento expedida a favor del DPS no expirará por falta de pago de la prima ni podrá ser revocada unilateralmente. Por lo anterior, no se aceptarán garantías que establezcan lo contrario a lo aquí señalado. m) Para la aprobación de las garantías, los contratistas deberán aportar el original de las mismas, acompañadas del recibo de pago de la prima expedida por la aseguradora y las condiciones generales de la misma, cumpliendo con los requisitos señalados en el título III del Decreto 50 de 203 y las instrucciones aquí precisadas. NOTA : Para todos los casos, los amparos no deben ser contrarios a los señalados en los artículos 0 y s.s. del Decreto 50 de 203. NOTA 2: El no cumplimiento de los requisitos aquí establecidos dará lugar a la no aprobación de la póliza por parte del DPS. NOTA 3: Lo señalado en este numeral aplica para las modificaciones contractuales. NOTA 4: Se deberán atender los lineamientos que en la materia expida la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos. 6. MODIFICACIONES CONTRACTUALES. En el evento en que se requieran modificaciones al contrato y/o convenio, se deberán solicitar oportunamente a la, su elaboración, sea adición, prórroga, suspensión, cesión y en general, las que el contrato y/o convenio exija. Igualmente, se deberá incluir en dicha solicitud la justificación detallada que origina el cambio, la conveniencia, el beneficio, el valor y/o el tiempo a adicionar, atendiendo al asunto particular. Tal solicitud debe encontrarse suscrita por el supervisor y Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación, correspondiendo radicarla en la Subdirección de Contratación dentro de los quince (5) días anteriores a la necesidad de la respectiva modificación. La solicitud deberá contar mínimo con los siguientes soportes: - Justificación y recomendación al ordenador del gasto - Solicitud de modificación contractual (formato) - Informe de supervisión actualizado - Propuesta económica actualizada debidamente desagregada (cuando haya lugar) - Certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras (cuando sea el caso) 37

38 - Igualmente, se aportará el informe de interventoría en el que se determine el alcance de la obra y las razones de la modificación (cuando haya lugar) A. ADICIÓN: Se presentan cuando se incrementa el valor inicialmente pactado en el contrato y/o convenio. Las adiciones deben contar con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y/o cupo de vigencias futuras En todo caso deberá darse aplicación a lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 993, según el cual los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes. Sin perjuicio de lo expuesto, previo a la realización de cualquier adición se deberá realizar un análisis de costos a cargo de la, en consideración a los insumos técnicos suministrados para el efecto por parte de la dependencia interesada. Dicha solicitud de adición debe encontrarse suscrita por el supervisor y Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación, correspondiendo radicarla en la. B. PRÓRROGA: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución del contrato y/o convenio, para lo cual, se debe justificar la ampliación de dicho término. C. SUSPENSIÓN: Durante el desarrollo del contrato y/o convenio pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales impiden en forma temporal la normal ejecución contractual. En estos eventos, las partes (ordenador del gasto y contratista) pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del contrato y/o convenio. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión; así mismo, el contratista deberá ajustar la garantía única de cumplimiento con ocasión de la suspensión. En caso de no computarse, no será necesario ajustar la garantía y se deberá informar a la aseguradora. Si el contrato y/o convenio tiene plazo de ejecución dentro de la respectiva vigencia, pero no finaliza ni supera el 3 de diciembre de la misma, se puede computar para efectos de suspensión y se ajustara la garantía. Dicha solicitud deberá firmarse por el contratista con visto bueno del supervisor y del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación y corresponde radicarla en la para la elaboración del otrosí correspondiente y posterior firma del ordenador del gasto. Adicionalmente, en el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la solicitud de la suspensión deberá contar con el visto bueno del ordenador del gasto. D. CESIÓN: Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra(s) persona(s), total o parcialmente los derechos y obligaciones pactadas en el contrato y/o convenio. La cesión también opera para los casos en los que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista durante el período de ejecución contractual. Para el acto de cesión de un contrato y/o convenio, se debe analizar por parte del supervisor y del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de contratación, si el cesionario tiene como mínimo las mismas calidades del cedente; de ser procedente la Subdirección de Contratación elaborará el otrosí correspondiente y lo remitirá para firma del ordenador del gasto. Si el contrato inicial fue amparado por garantía única de cumplimiento, el cesionario deberá constituir una nueva garantía para amparar el cumplimiento de las obligaciones que ha asumido. 38

39 En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre los miembros que integran el consorcio o la unión temporal. Una vez se suscriba la cesión, debe remitirse a la Subdirección Financiera para realizar un nuevo registro presupuestal y modificación del existente. E. OTRAS MODIFICACIONES: Las partes podrán de común acuerdo suscribir las respectivas aclaraciones del contrato y/o convenio, cuando se presenten errores de digitación, aritméticos o conceptuales, con la finalidad de permitir la correcta ejecución contractual. 7. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES. A. INTERPRETACIÓN UNILATERAL: Según la normatividad vigente, procede esta facultad si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de las cláusulas del contrato y/o convenio. B. MODIFICACIÓN UNILATERAL: De acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente, se emplea esta potestad para evitar la paralización o la afectación grave del servicio y cuando se hace necesario introducir variaciones en el contrato y/o convenio. C. DECLARATORIA DE CADUCIDAD: Se aplica esta facultad excepcional, cuando se presenta una de las causales previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 993. D. TERMINACIÓN UNILATERAL: Procede cuando se configura alguna de las causales previstas en el artículo 7 de la Ley 80 de TERMINACIÓN ANTICIPADA POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES. Se aplica cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado. 9. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO. Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se acatará el procedimiento previsto en el artículo 86 de la Ley 474 de 20 o la norma que la derogue, subrogue, modifique, adicione o sustituya. Sin perjuicio de lo expuesto, la solicitud se debe encontrar soportada en un informe de supervisión, el cual deberá contener como mínimo los siguientes elementos para garantizar el inicio del trámite: - Razón social, dirección y teléfono del contratista. - Número del contrato - Relación del origen del contrato (detalle contratación directa o proceso de selección) - Naturaleza de los recursos - Fecha de perfeccionamiento - Fecha de inicio de la ejecución - Objeto - Valor - Plazo de ejecución o duración - Suspensiones (si ha ocurrido alguna) - Prorrogas (si ha ocurrido alguna) - Adiciones (si ha ocurrido alguna) - Mención expresa, cronológica y detallada de los hechos que soportan la solicitud. - Explicación clara y detallada de la razón del posible incumplimiento. 39

40 - Anexar informe de interventoría en el que se sustente la actuación (en caso de existir interventoría en el contrato). - Presentar las pruebas que den sustento de los hechos o que demuestren el posible incumplimiento. - Enunciar las normas o clausulas posiblemente violadas (relación de las obligaciones posiblemente incumplidas y el fundamento de dicha indicación). - Valoración, cuantificación y detalle del perjuicio causado (en caso de verificarse). - Días del posible incumplimiento. - Consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación (imposición de multa, clausula penal pecuniaria o cualquier otra sanción establecida en el contrato). (Apoyo de la ). - Detalle de los desembolsos realizados al contratista (Aportar como anexo la certificación de tesorería y contabilidad de la Subdirección Financiera). - Valores pendientes por pagar al contratista. Actividades posteriores al procedimiento: Una vez ejecutoriado el acto administrativo, se deberá: - Publicar la información de la sanción en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). - Comunicación a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. - Comunicación a la Procuraduría General de la Nación. - En caso que se verifique la orden de compensación de saldos, se deberá remitir copia del respectivo acto administrativo a la Subdirección Financiera del DPS. CAPÍTULO TERCERO ETAPA POSTCONTRACTUAL. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O CONVENIOS: Una vez vencido el plazo contractual para la liquidación de contratos y/o convenios, el Subdirector de Contratación y el supervisor, tendrán en cuenta lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 993, los artículos y 32 de la Ley 50 de 2007, el artículo 27 del Decreto 09 de 202 y el artículo 37 del Decreto 50 de 203. Los Directores Técnicos, Subdirectores Técnicos y/o Jefes de Oficinas realizarán las gestiones orientadas a liquidar los contratos y/o convenios de su competencia; en tal sentido efectuarán el seguimiento a los supervisores de los contratos y/o convenios para que alleguen a la la totalidad de los soportes documentales, relativos al cumplimiento del objeto contractual y de cada una de las obligaciones contractuales, financieras y sobre la ejecución presupuestal, en los términos establecidos en la normatividad vigente. En caso que se haya adelantado un proceso sancionatorio, se hará mención de su trazabilidad en el acta de liquidación correspondiente. Serán objeto de liquidación los siguientes contratos y/o convenios: De conformidad con la normatividad vigente, serán objeto de liquidación todo tipo de contrato y/o convenio que suscriba la entidad. No serán objeto de liquidación los siguientes contratos: De acuerdo con el artículo 27 del Decreto 09 de 202, no será obligatoria la liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, siempre y cuando hayan terminado el plazo de ejecución contractualmente pactado. No obstante lo anterior, será necesario liquidar los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que presenten: i) terminaciones anticipadas, ii) suspensiones, iii) incumplimientos, que afecten el balance definitivo que requiera liberaciones de recursos o pagos contra acta de liquidación. - LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO: 40

41 Se llevará a cabo la liquidación de mutuo acuerdo dentro del término establecido en el pliego de condiciones, o según el acordado por las partes. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato y/o convenio o a la expedición del acto administrativo que decrete la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN: El supervisor del contrato y/o convenio deberá remitir a la la solicitud de liquidación, acompañada de la información que soporte y evidencie el cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones contractuales, sobre las cuales la supervisión adelantó el respectivo control y seguimiento. La solicitud de liquidación del contrato y/o convenio deberá presentarse por el supervisor vía memorando dirigido al Subdirector de Contratación, dentro del plazo señalado en el procedimiento establecido en el presente Manual; a tal solicitud se deberán anexar sin excepción los documentos que se señalan a continuación, debidamente archivados y foliados de conformidad con los procedimientos de archivo establecidos por Gestión Documental de la entidad: - Documentación general del contrato y/o convenio (Certificado de disponibilidad presupuestal, contrato y/o convenio, registro presupuestal, adiciones, modificaciones, pólizas y su aprobación, oficio de designación del supervisor, actas de inicio, de suspensión, de reinicio, de finalización, de comités, etc.). Cuando el supervisor no haya remitido los documentos soportes para su archivo y digitalización a la, el supervisor deberá allegarlos previo al proceso de liquidación. - Los informes de ejecución remitidos por el contratista avalados por el supervisor del contrato y/o convenio. - El informe final de ejecución remitido por el contratista, junto con la liquidación financiera de los recursos comprometidos en el contrato y/o convenio. - Informes bimestrales de supervisión (todos los informes de supervisión deben diligenciarse en el formato único establecido por la entidad), acompañados cuando sea el caso, de las actas y registros que permitan establecer el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales. - Informe final de supervisión (precisar en el formato que corresponde al informe final) en el que se indique el balance de la ejecución del contrato y/o convenio, el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, con fundamento en los informes y certificaciones emitidas por el contratista. - Las consignaciones efectuadas a favor de la Dirección del Tesoro Nacional por concepto de reintegro de recursos no ejecutados y de los rendimientos financieros, cuando haya lugar a ellos. - Copia de las solicitudes de pago remitidas a la Subdirección Financiera, por medio de las cuales el supervisor autorizó los desembolsos. - Certificado de Tesorería, en el que se evidencien los pagos efectuados con cargo al contrato y/o convenio que se pretende liquidar. - Certificación emitida por la Subdirección Financiera en donde conste si existen o no saldos pendientes por legalizar, o partidas conciliatorias. - Si en el marco del convenio fueron suscritos contratos derivados, el supervisor deberá allegar copia de los mismos y de las actas de liquidación correspondientes; pero si dicha documentación es de difícil recopilación, la supervisión deberá solicitar al contratista la expedición de una constancia donde éste relacione todos y cada uno de los contratos derivados, con número, nombre del contratista, objeto, fecha de inicio y de terminación, valor, y donde certifique que los mismos fueron ejecutados a satisfacción y que las partes se encuentran a paz y salvo. En dicha constancia también puede incluirse información sobre la existencia de multas o de procesos de incumplimiento, indicando con exactitud los contratos de que se trate, lo que también permitirá determinar si deben o no existir reintegros al DPS. Esta constancia o certificación debe encontrarse debidamente suscrita por la persona competente. - Actas de entrada al almacén de los bienes adquiridos con recursos del DPS. - Registro fotográfico según el tipo de contrato y/o convenio que se pretenda liquidar tales como los de obra, hábitat y en general, los que tengan intervención en infraestructura. - Los demás, que de conformidad con el contrato y/o convenio, soporten y evidencien el cumplimiento del objeto, estado financiero y de todas las obligaciones contractuales a cargo del contratista. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN: - Para el efecto, el supervisor deberá presentar dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación del contrato y/o convenio, la solicitud de liquidación del mismo a la Subdirección de Contratación. 4

42 - Una vez radicada la solicitud de liquidación en los términos ya enunciados, la Subdirección de Contratación realizará dentro de los veinte (20) días siguientes la verificación de la existencia de los documentos, y de encontrarse el Informe Final de Supervisión debidamente soportado con los documentos requeridos, se procederá a la elaboración del acta de liquidación; de lo contrario, se remitirán las observaciones pertinentes al supervisor. - En caso contrario, es decir, que los documentos requeridos para la liquidación del contrato y/o convenio no cumplan con los requisitos establecidos, la requerirá del supervisor la remisión de los documentos faltantes, para lo cual, este último contará con un plazo de quince (5) días. - No obstante, y en caso que las observaciones presentadas por la no sean resueltas o la documentación aportada para la liquidación sea insuficiente, el supervisor o la podrá solicitar dentro de los diez (0) días siguientes, la realización de mesa de trabajo, cuyo propósito exclusivo será el de resolver las inquietudes que presente el supervisor con ocasión de la liquidación del contrato y/o convenio y que le impiden dar cumplimiento a los requerimientos que se le efectuaron. - Una vez subsanada la documentación, se dará curso al trámite de liquidación, con la elaboración del acta correspondiente y su remisión para la recolección de las firmas en los términos indicados previamente. Luego de lo cual, de ser posible, se continuara con el trámite de elaboración y remisión para las firmas del acta de liquidación, respecto a lo cual la contará con un término de once () días. - Posteriormente, se remitirá el acta al supervisor correspondiente para que se tramiten las firmas: En primer lugar, la correspondiente al supervisor y con posterioridad, la del contratista; una vez sean obtenidas, el acta deberá remitirse dentro de los treinta (30) días siguientes a la Subdirección de Contratación. - Luego de lo anterior, y dentro de los tres (3) días siguientes, el Subdirector de Contratación procederá a firmar y fechar el acta de liquidación. - En definitiva, un () día después se remitirá copia a la Subdirección Financiera para lo que corresponda a su competencia y al archivo correspondiente, con lo cual se entenderá que el contrato y/o convenio ha sido liquidado. Finalmente y en caso que la totalidad de la información requerida al supervisor para efectos de la liquidación no haya sido subsanada o aportada completamente, se devolverá la solicitud de liquidación a su remitente original, sin realizar la liquidación solicitada. NOTA: Será requisito indispensable para solicitar la liquidación, haber reintegrado previamente los recursos no ejecutados, así como los rendimientos financieros que se hayan generado. CUADRO PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Terminación del plazo de ejecución del convenio y/o Dependencia interesada contrato (Inicio) 2 Recopilación de documentos y radicación de solicitud de Supervisor Contrato y/o Convenio liquidación (30 días) 3 Revisión de documentos para efectos de liquidación o remisión al supervisor de las observaciones a que haya lugar (20 días) 4 Subsanación de observaciones (falta de documentación y/o Supervisor Contrato y/o Convenio información) - (5 días) 5 Mesa de trabajo de las observaciones a subsanar de las que se requiere aclaración (0 días) Supervisor del Contrato y/o Convenio / 6 Elaboración del acta de liquidación y remisión al supervisor para el trámite de firmas ( días) 7 Suscripción del acta de liquidación por parte del supervisor Supervisor del Contrato y/o Convenio y contratista y remisión a la (30 días) 8 Suscripción del acta de liquidación por parte del Subdirector de Contratación (3 días) 9 Remisión copia del acta de liquidación a la Subdirección Financiera y al supervisor para fines pertinentes, publicación y archivo final ( día) 42

43 - LIQUIDACIÓN UNILATERAL: En aquellos casos que el supervisor no haya obtenido la firma por parte del contratista o que este no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le realice el supervisor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la entidad adelantará la liquidación del contrato y/o convenio mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes al término legal y/o contractual en que debió adelantarse la liquidación bilateral. Al respecto, los supervisores deberán solicitar la elaboración de la liquidación unilateral, inmediatamente tengan conocimiento de la imposibilidad de obtener la suscripción del acta bilateral de liquidación, o una vez cumplido el término que se le haya otorgado al contratista para que ésta fuera suscrita. Si vencido el término anteriormente establecido, no se ha realizado la liquidación, la misma podrá llevarse a cabo en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos mencionados, de mutuo acuerdo o unilateralmente. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL: Si el supervisor no obtuvo la suscripción del acta bilateral que dispuso la entidad para la firma del contratista dentro del término establecido para ello, deberá proceder de manera inmediata a solicitar a la Subdirección de Contratación, la elaboración de la respectiva liquidación unilateral, para lo cual debe remitir los documentos a través de los cuales se evidencie que se remitió el acta al contratista junto con las constancias de envío mediante correo certificado y acuse de recibo, o que se le solicitó acercarse a la entidad a suscribirla, así como cualquier respuesta que éste haya manifestado negándose a firmar. En todo caso y para efectos de la solicitud de liquidación unilateral, el supervisor deberá radicar la documentación completa ante la con un término mínimo de seis meses (6) previos a la fecha de la pérdida de competencia por parte de la entidad para realizar la liquidación; lo anterior con ocasión a los términos previstos por el artículo 67 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para adelantar las notificaciones que correspondan. NOTA: Para los contratos cuya fuente de financiación corresponde a FIP, no será procedente la liquidación unilateral, razón por la cual, agotado el procedimiento para lograr la liquidación bilateral, el supervisor deberá solicitar a la Oficina Asesora Jurídica del DPS el trámite correspondiente a la liquidación judicial. - LIQUIDACIÓN CON SALVEDADES: Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Al respecto, es necesario tener en cuenta que las salvedades u objeciones que el contratista deja en el acta de liquidación del contrato y/o convenio deben ser claras, concretas y que versen sobre su contenido; de otra manera, su inclusión resulta ineficaz. De presentarse salvedades u objeciones, éstas se deberán incluir en el acta de liquidación con posterioridad a las firmas de quienes intervinieron en ella. - LIQUIDACIÓN JUDICIAL: Si la administración no liquida unilateralmente un contrato y/o convenio durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o en su defecto, el establecido por la ley (4 meses), el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. Conforme lo anterior, las partes pierden la oportunidad de liquidar bilateral o unilateralmente el contrato y/o convenio, cuando se notifica a la parte demandada el auto admisorio de la acción contractual cuya pretensión sea la liquidación judicial del contrato y/o convenio, ya que en dicho caso, únicamente el juez tiene la competencia para liquidar el mismo. - EXIGIBILIDAD DE AMPLIACIÓN DE GARANTÍAS DURANTE EL PERIODO DE LIQUIDACIÓN Y GARANTÍAS EXIGIBLES CON POSTERIORIDAD A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías necesarias para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato y/o 43

44 convenio, como la de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras. De igual manera, el supervisor del contrato y/o convenio realizará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del mismo, relativas con la presentación de las garantías que sólo se constituyen una vez éste finaliza, y en caso de incumplimiento al respecto, coordinará con la Oficina Asesora Jurídica las acciones administrativas y judiciales que correspondan. Conforme lo anterior, es necesario precisar que al momento de adelantar la liquidación de cualquier contrato y/o convenio, todas las obligaciones contractuales deben encontrarse debidamente cumplidas y recibidas a satisfacción por el supervisor. Adicionalmente, si el contrato y/o convenio superó dos (2) meses de vencimiento y su liquidación no se ha adelantado, el supervisor deberá solicitar a los contratistas la ampliación de todas las pólizas exigidas en el mismo, por el término que la supervisión considere necesario, manteniéndolas vigentes hasta que se obtenga su liquidación definitiva. En concordancia con lo establecido en el artículo 37 del Decreto 50 de 203, existen obligaciones posteriores a la liquidación, relacionadas directamente con el término de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, respecto de las cuales, el supervisor será el encargado de verificar su cumplimiento. Con relación a las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, el supervisor deberá verificar con las dependencias competentes al interior del DPS, para tal efecto. - ACTA DE BALANCE FINANCIERO POR PÉRDIDA DE COMPETENCIA: Una vez perdida la competencia para liquidar por parte de la entidad, únicamente es procedente elaborar un acta denominada Acta de balance financiero por pérdida de competencia, que será suscrita solamente por el supervisor y revisada por la, con base en lo establecido en el respectivo Informe final de supervisión, en donde deberá constar la ejecución presupuestal del contrato y/o convenio, según el estado de cuenta emitido por la Subdirección Financiera del DPS, así como el cumplimiento de las obligaciones pactadas y del objeto contractual. Finalmente, se ordenará el archivo del respectivo contrato y/o convenio, sin perjuicio de adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar. - SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN: En concordancia con lo establecido en el artículo 37 del Decreto 50 de 203, se establece como obligación posterior a la liquidación, la constancia de cierre del expediente del respectivo proceso de contratación, cuyo seguimiento será realizado por el Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina. - PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CIERRE Y ARCHIVO DEL EXPEDIENTE: El cierre del expediente se realizará mediante acta denominada Acta de Cierre y Archivo suscrita por el respectivo Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina, de la cual deberá remitirse una copia a la para actualizar la base de datos. Para la determinación del momento en el que se debe elaborar el acta respectiva, se tendrá en cuenta lo siguiente: - Verificación del vencimiento de los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, en las bases de datos de la dependencia que tiene a su cargo la custodia del expediente contractual, especificando la fecha de inicio y vencimiento de los amparos respectivos. - Para la confirmación del vencimiento de las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, se debe verificar lo establecido en el pliego de condiciones y en el contrato y/o convenio, cuyo seguimiento corresponde al supervisor de manera previa a la liquidación. 44

45 CAPÍTULO CUARTO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO: Con posterioridad a la identificación de la necesidad, para el inicio de un proceso de contratación por cualquiera de las modalidades señaladas en éste Manual, o para la realización de una modificación contractual, las dependencias solicitantes deben elaborar los documentos y estudios previos, los cuales se radicaran en la. Para la elaboración de documentos tales como resoluciones, terminaciones, cesiones, actas de liquidación, entre otros, la dependencia interesada deberá radicar de manera previa la solicitud en la Subdirección de Contratación, con los anexos correspondientes. Acto seguido a la radicación de la solicitud de contratación, la elaboración de los documentos del proceso corresponde a la, en lo que respecta a su competencia. Toda la documentación que sea presentada para trámite ante la, debe encontrarse radicada en la herramienta que para el efecto disponga la entidad. 2. EXPEDICIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO: Luego de recibida la solicitud en la, se determinará el día de expedición en consideración a la fecha de radicación y a los tiempos de elaboración, revisión y firma de los documentos del proceso. 3. PUBLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO: Con posterioridad al proceso de elaboración, revisión, firma y expedición, la publicación de los documentos del proceso se llevará a cabo en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces y en la página Web de la entidad. 4. EXPEDIENTE CONTRACTUAL: Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, debidamente foliadas de acuerdo con el orden establecido en las hojas de control. Las carpetas de los expedientes contractuales contendrán los documentos y estudios previos, proyecto de pliego de condiciones, pliego de condiciones definitivo, adendas, constancias de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP-, actas de audiencias, grabación de las audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, contrato, convenio, garantías, oficios, documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relación de contratación derivada, copia de los contratos derivados, documentos de correspondencia entre la entidad contratante y el contratista, las actas de liquidación, informes de ejecución que el contratista haya presentado, los informes de supervisión o interventoría, actas del Comité de Contratación (en caso de resultar aplicable), así como todos los documentos soporte de la ejecución contractual, actos administrativos de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, sus respectivas constancias de ejecutoria y oficios derivados de esta actividad. CAPÍTULO QUINTO COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS La interlocución con los oferentes y contratistas se adelanta únicamente a través de canales oficiales de comunicación. Para tal efecto, la cuenta con el correo electrónico contratos@dps.gov.co. 45

46 CAPÍTULO SEXTO ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN Los conflictos derivados de los procesos de contratación se dirimirán de la siguiente manera:. CONCILIACIÓN. La conciliación es un mecanismo de solución de conflictos mediante el cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. La conciliación es un procedimiento con diversas etapas, mediante las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Además de las personas en conflicto, esta figura involucra también a un tercero neutral e imparcial llamado conciliador que actúa, siempre habilitado por las partes, facilitando el dialogo entre ellas y promoviendo formulas de acuerdo que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes. Desde una perspectiva diferente, además de ser un procedimiento, la conciliación es un acto jurídico en el cual intervienen sujetos con capacidad jurídica y distintos intereses y en donde su consentimiento y voluntad están dirigidos directamente a dar por terminada una obligación o una relación jurídica, a modificar un acuerdo existente o a crear situaciones o relaciones jurídicas nuevas que beneficien a ambas partes. 2. ARREGLO DIRECTO. El acuerdo directo o negociación directa es un mecanismo alternativo de solución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de su controversia o previenen un conflicto futuro sin la intervención de un tercero. El acuerdo al que llegan las partes se consigna en un contrato de transacción AMIGABLE COMPOSICIÓN. La amigable composición es un mecanismo de solución de conflictos, a través del cual un tercero imparcial (amigable componedor) toma la decisión sobre un conflicto en virtud de un mandato que le ha sido otorgado por las personas que presentan una diferencia. La amigable composición es un procedimiento eminentemente contractual, en el que particulares ejercen la función estatal de dirimir un conflicto de intereses generando una derogatoria de la jurisdicción estatal, para el caso concreto. Los amigables componedores, por principio, no ejercen función estatal judicial; por el contrario, los árbitros sí, conforme lo establece directamente la Constitución Política (Artículo 6). Esta figura aparece como un mecanismo de autocomposición, y se desarrolla de acuerdo a la forma acordada por las partes concluyendo en un acuerdo o convención que goza de los mismos efectos de una transacción y que ha sido facilitado por terceros con facultades para comprometer contractualmente a las partes PROCESOS ANTE LA JURISDICCIÓN DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Los asuntos específicos serán conocidos por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a través de los mecanismos de control establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 437 de 20). CAPÍTULO SÉPTIMO INFORMACIÓN Y BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL.. DESEMPEÑO TRANSPARENTE DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL. El principio de transparencia, previsto en el artículo 24 de la Ley 80 de 993, garantiza otros principios tales como la imparcialidad, igualdad, moralidad y selección objetiva en la contratación, para lo cual se Ministerio de Justicia y del Derecho. Programa Nacional de Conciliación. 2 Ibíd. 3 Ibíd. 46

47 instrumentan procedimientos de selección, con actuaciones motivadas, públicas y controvertibles por los interesados, con el fin de elegir la mejor oferta 4. En el DPS se adelantan las siguientes prácticas para garantizar el desempeño transparente de la gestión contractual: A. ADECUADA PLANEACIÓN: En la entidad se encuentran conformados varios Comités, resaltándose los de Contratación, Transparencia y Gestión Financiera. Su propósito es fortalecer la planeación contractual. B. PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN: Acuerdo de confidencialidad suscrito por los miembros del Comité Evaluador designado por el ordenador del gasto para cada proceso de selección. Compromiso anticorrupción en los pliegos de condiciones (ver pliego de condiciones tipo publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente). C. HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL: Para facilitar la gestión contractual del DPS, la tiene a cargo el manejo de los siguientes aplicativos: Sistema de Información Contractual del DPS -SICON-. CALIPSO Carpeta correspondiente a la - (herramienta de digitalización, archivo y consulta). D. CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO: La Gestión Contractual del DPS, se estructura sobre la base de los siguientes fundamentos de Control Interno: Autorregulación: Es la capacidad institucional de la entidad pública para aplicar de manera participativa al interior de la organización las normas, métodos y procedimientos que le permiten el desarrollo e implementación del sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando la requiera a fin de garantizar que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad, garantice el ejercicio de una función administrativa transparente y ética. Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y las Leyes. 2. PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA. Con la intención de garantizar la participación de la ciudadanía en los procesos de selección de contratistas del DPS, se promueve la invitación general en el pliego de condiciones a las veedurías ciudadanas inscritas en el Registro Público de Veedurías Ciudadanas e interesados en realizar control social al Proceso de Selección, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones u observaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los documentos del proceso en el SECOP y en la página Web de la entidad. 3. CONDICIONES PARTICULARES DE LA ENTIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE LIBRE CONCURRENCIA Y PROMOCIÓN DE LA COMPETENCIA. Atendiendo a las condiciones particulares de la entidad, se destacan las siguientes medidas tendientes a garantizar el cumplimiento de los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia: 4 Consejo de Estado de Colombia. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección B. Radicación número: (2489). 28 de mayo de 202. Consejera ponente: Ruth Stella Correa Palacio 47

48 Adecuada y oportuna publicidad de todos los actos en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP), en los términos señalados por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en la página Web de la entidad. Determinación de requisitos claros, objetivos y acordes con la necesidad identificada en los pliegos de condiciones. Certificado de participación independiente en los pliegos de condiciones. TÍTULO QUINTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS CAPÍTULO PRIMERO NOCIONES Y OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN Según el artículo 83 de la Ley 474 de 20, mediante la supervisión se ejerce la vigilancia permanente de la correcta ejecución de los objetos contractuales, con las finalidades de: i) proteger la moralidad administrativa; ii) prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y iii) tutelar la transparencia de la actividad contractual. A partir de estas premisas, la supervisión comprende el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que en relación al cumplimiento del objeto del contrato y/o convenio, es ejercida por la misma entidad cuando no requiere conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. Por lo anterior, la supervisión a la que alude el presente Manual consiste en la función o actividad ejercida por el funcionario o contratista designado por la entidad, orientada a ejercer el control y seguimiento permanente e integral de los contratos y/o convenios asignados, con el propósito de lograr que el objeto de las actividades contractuales y postcontractuales del DPS, alcancen su finalidad y se ajusten a las normas y procedimientos que las regulan, observando los principios que gobiernan la gestión administrativa y la fiscal. El supervisor deberá implementar un efectivo control en la gestión, en lo que corresponde a la ejecución y liquidación del contrato y/o convenio, buscando la eficacia y el cumplimiento de los fines primordiales del Estado. CAPÍTULO SEGUNDO RÉGIMEN DE LA SUPERVISIÓN Y SUS PRINCIPIOS ORIENTADORES En el ejercicio de sus funciones, el supervisor deberá tener en cuenta las siguientes disposiciones: i) la Constitución Política; ii) el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos Reglamentarios; iii) los principios y fines de la contratación estatal; iv) el Estatuto Anticorrupción; v) el Estatuto Orgánico del Presupuesto, vi) las normas especiales atinentes al objeto del contrato y/o convenio, y vii) el presente Manual de Contratación. Igualmente, el supervisor tendrán en cuenta lo dispuesto en los artículos 6, 2, 22 y 209 de la Constitución Política, artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por lo cual su gestión se ajustará a los principios de modalidad, igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, debido proceso, participación, responsabilidad, transparencia, coordinación y buena fe. Adicionalmente y en atención al Principio constitucional de Legalidad, el supervisor deberá tener en cuenta que los funcionarios o contratistas sólo pueden realizar los actos previstos por la Constitución Política, las Leyes o los Reglamentos, y no podrán desarrollar funciones o actividades ajenas a su competencia. Adicionalmente y considerando que el supervisor hace parte de la matriz de gestión fiscal 5 contractual, deberá ejercer sus actividades o funciones en el marco de los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales, así como del artículo 267 de la Constitución Política. Las nociones y directrices contenidas en el presente documento deberán atenderse por el funcionario público o contratista que ejercen funciones o actividades de Supervisión. 5 Artículo 3 de la Ley 60 de

49 CAPÍTULO TERCERO DESIGNACIÓN DE SUPERVISOR Para el ejercicio de las actividades o funciones de supervisión, el ordenador del gasto designará las personas que estime pertinentes e idóneas a través de la cláusula del contrato y/o convenio denominada Supervisión, caso en el cual se establecerá el cargo de quien ejercerá tales funciones. Para la designación de supervisor, la dependencia interesada en la contratación deberá indicar desde los estudios previos que presente para la misma, el cargo de quien debe designarse como supervisor. De igual manera, es necesario que el supervisor cuente con la disponibilidad de tiempo para vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales y controlar el desarrollo operativo del contrato y/o convenio. Los Directores Técnicos, Subdirectores Técnicos y/o Jefes de Oficina deben brindar soporte y asesoría permanente en lo que sea de su competencia, a los supervisores en las Direcciones Regionales y de igual manera, los Directores Regionales están en la obligación de prestar todo el apoyo y colaboración necesaria a los supervisores del Nivel Central, cuando el objeto o las obligaciones contractuales se ejecuten en la regional. La será la encargada de apoyar contractualmente a los supervisores, incluidas las Direcciones Regionales, frente a las inquietudes que éstos presenten con relación al ejercicio de sus funciones. También le asiste a cada una de las Subdirecciones de apoyo del DPS como la Subdirección Financiera, Subdirección de Talento Humano, Subdirección de Operaciones, entre otras, así como la Oficina Asesora Jurídica, apoyar a los supervisores en asuntos relacionados con su dependencia.. CAMBIO DE SUPERVISOR: En caso de ser necesaria una modificación de supervisor, el Director Técnico, el Subdirector Técnico y/o el Jefe de Oficina la solicitará ante la, con memorando dirigido al ordenador del gasto con el cumplimiento de los requisitos, indicando el cargo de quien asumirá la supervisión (si se trata de funcionario público) y el perfil profesional. La, una vez estudiada la solicitud y si la considera ajustada, remitirá el memorando de designación para suscripción por parte del Ordenador del gasto correspondiente. Es preciso señalar que, hasta la realización de la nueva designación, el actual supervisor deberá continuar ejerciendo sus funciones y/o actividades. De no solicitarse la modificación del supervisor, durante la ausencia temporal o permanente del mismo, por cualquier situación administrativa que se presente, la misma quedará en cabeza del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina. La remitirá por correo electrónico al supervisor la comunicación de la designación del contrato y/o convenio, junto con una copia digital de este Manual. 2. SUPERVISIÓN COMPARTIDA Para efectos de la supervisión de contratos y/o convenios a través de los cuales se ejecutan varias obras o proyectos, o cuyo objeto requiera de una supervisión específica o de mayor acompañamiento, la dependencia interesada solicitará al Ordenador del gasto, la supervisión compartida. 3. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN PARA EFECTOS DE LIQUIDACIÓN En los eventos en que el término de duración del contrato y/o convenio haya terminado y la supervisión del mismo haya variado por razones de reestructuración o retiro definitivo del funcionario público o contratista que ejercía funciones de supervisión, el Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina deberá solicitar al ordenador del gasto la designación de un nuevo supervisor, para efectos de liquidación. Siempre que se presente designación de supervisión en el desarrollo del contrato y/o convenio o para efectos de liquidación, el supervisor recién designado deberá respaldarse en la documentación soporte de ejecución recopilada por el anterior supervisor y en sus informes periódicos, y dejará constancia en el Informe Final de Supervisión, de la fecha en que asumió la misma, las condiciones en que recibió el contrato y/o convenio y su supervisión, y la documentación existente en ese momento. Lo anterior, sin perjuicio de las actividades propias de control y vigilancia que debe adelantar el nuevo supervisor designado. 49

50 4. PERFIL: Si bien la designación del supervisor se encuentra a cargo del ordenador del gasto, ésta se realiza con base en un análisis que adelanta la dependencia interesada en la contratación, quien establece desde los mismos estudios previos el cargo (si se trata de funcionario público) al cual considera debe asignársele la misma, con fundamento en los siguientes criterios: Que cuente con amplia experiencia en la materia, o que Haya supervisado eficientemente ese tipo de contrato y/o convenio en anteriores oportunidades, o que Cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato y/o convenio que se va a supervisar. CAPÍTULO CUARTO RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR Los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos y/o convenios estatales, se entienden como Sujetos Disciplinables (Artículos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único y artículo 44 de la Ley 474 de 20 Estatuto Anticorrupción). Por regla general, el régimen de responsabilidad de los supervisores es aplicable tanto a supervisores que ostentan la calidad de servidores públicos, como a los supervisores contratistas, considerando que tanto uno como el otro ejercen la misma función pública, por cuanto custodian, vigilan, controlan y liquidan relaciones contractuales que involucran gestión de recursos públicos. El artículo 82 de la Ley 474 de 20, modificatorio del artículo 53 de la Ley 80 de 993, amplió el ámbito de responsabilidad de los supervisores, indicando que sean servidores públicos o contratistas, los supervisores 6 responderán civil, fiscal 7, penal y disciplinariamente 8 según sea el caso. El supervisor se encuentra sujeto a la responsabilidad de naturaleza civil o patrimonial, la cual se hace efectiva a través de la Acción de Repetición que, de acuerdo con el artículo 90 Constitucional y la Ley 678 de 200, aplica cuando se presenta una condena en contra de la entidad y logra determinarse que la conducta del servidor público o del particular supervisor que dio lugar a ella, adoleció de dolo o culpa grave. Aplica, además, la responsabilidad penal en el evento en que el servidor público o el particular con funciones públicas incurra en una conducta tipificada como delito en el Código Penal, especialmente las relacionadas con los delitos contra la Administración Pública. Cabe advertir que al interior de un proceso penal, también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial. En cuanto a la responsabilidad disciplinaria, el artículo 25 de la Ley 734 de 2002 (por la cual se expide el Código Disciplinario Único) es claro en definir que los servidores públicos son sujetos disciplinables y, por tanto, les aplica el régimen allí dispuesto, en el evento de incurrir en causales de falta disciplinaria en el ejercicio de la supervisión. En este mismo sentido, acorde a la tendencia de hacer extensiva y equivalente la responsabilidad de los supervisores, independiente a su tipo de vinculación con la entidad estatal, el artículo 44 de la Ley 474 de 20 Estatuto Anticorrupción modificatorio del artículo 53 de la Ley 734 de 2002, indica que el régimen disciplinario se aplica a los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales. De otra parte y según las estipulaciones del contrato de prestación de servicios, en el evento en que se constate un presunto incumplimiento por parte del Supervisor Contratista, habrá lugar a realizar el proceso sancionatorio correspondiente. En cuanto a la responsabilidad fiscal, es la que se deriva de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, es de naturaleza administrativa y 6 Al respecto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en Concepto de agosto 6 de Rad. 453, expresó: Además de la responsabilidad meramente contractual que pueda caber al contratista por el incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, la ley 80 de 993 establece que los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la ley (art.52), para cuyo efecto en materia penal los contratistas están sujetos a la responsabilidad que en esta materia se señala para los servidores públicos, al igual que los interventores, consultores y asesores (art.56). 7 Artículo º de la Ley 60 de 2000 y Corte Constitucional de Colombia. Sentencias SU-620/96 Magistrado ponente: Antonio Barrera Carbonell y C-69/02 Magistrados ponentes: Jaime Córdoba Triviño y Rodrigo Escobar Gil. 8 Artículos 25 y 53 de la Ley 734 de

51 patrimonial en cuanto busca la reparación del daño causado por la gestión fiscal irregular y es de carácter independiente y autónomo 9. Teniendo en cuenta la normatividad vigente, se establece que el supervisor, independientemente si se trata de un funcionario público o de un contratista prestador de servicios, tiene unos deberes funcionales cuyo incumplimiento puede dar lugar a una declaratoria de responsabilidad fiscal, los cuales son: - Están obligados en ejercicio responsable de la supervisión a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones al contratista sobre el desarrollo contractual. - Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles. - Deben mantener informada de manera oportuna a la entidad de los hechos o circunstancias que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato y/o convenio. - Mantener informada a la entidad cuando el presunto incumplimiento se presente. Presunciones de responsabilidad fiscal: Atendiendo a la condición de gestores fiscales, los supervisores están sujetos a las presunciones de dolo y culpa grave consagradas en el artículo 8 de la Ley 474 de 20. Corresponde al supervisor: CAPÍTULO QUINTO SUPERVISIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA a) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los estudios previos, pliegos de condiciones, planos y especificaciones generales para la debida ejecución del contrato y/o convenio. b) Controlar e inspeccionar la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos, productos y servicios. Solicitar al contratista las pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizar, en caso de requerirse, los ensayos o pruebas requeridas para verificar que el contratista se encuentre cumpliendo con las especificaciones y normas técnicas establecidas en el contrato y/o convenio y en la ley. c) Velar por el cumplimiento del cronograma, efectuando controles periódicos, así como recomendar los ajustes al mismo, si hay lugar a ello, a efectos de obtener el cumplimiento del objeto contractual. d) El supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el posible incumplimiento de sus obligaciones y solicitarle los correctivos inmediatos. e) En caso de constatarse el posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y que no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de supervisión, el supervisor deberá dar aviso, dentro de los cinco (5) días hábiles al Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina de la dependencia que solicita la contratación y a la, a fin de evaluar la situación, la cual será descrita con detalle por el supervisor, quien explicará los hechos que motivaron tal aviso, señalando los perjuicios sufridos por DPS, así como su cuantía, que en caso de no poderse definir con exactitud al momento de la comunicación, el supervisor deberá presentar un estimativo aproximado. f) Solicitar a la la suspensión, adición y/o prórroga o demás modificaciones que exija el contrato y/o convenio, emitiendo por escrito una justificación que la sustente con sus anexos, aportando la documentación requerida de acuerdo con el contrato y/o convenio, la ley vigente y el presente Manual. Para ello, se empleará el respectivo formato y se realizará la solicitud con anterioridad al vencimiento del contrato y/o convenio, por lo menos con quince (5) días de antelación, con el fin de legalizar el documento soporte. 9 Citando la Sentencia C-69/02 - Magistrados ponentes: Jaime Córdoba Triviño y Rodrigo Escobar Gil. 5

52 g) El supervisor rendirá, cada dos (2) meses, el informe de supervisión respecto del contrato y/o convenio, según el formato establecido por la entidad. Tratándose de contratos de obra, el informe se rendirá igualmente cada dos meses acompañado de las respectivas actas de obra y, además, del registro fotográfico que evidencie el porcentaje de ejecución, identificando cada una de las imágenes con la fecha, hora y lugar en que se obtuvieron. Para los convenios interadministrativos que no tengan recursos de los programas Familias en Acción y Jóvenes en Acción, la periodicidad de la presentación de los informes de supervisión será cada seis (6) meses. h) Revisar y avalar los informes de ejecución o de actividades rendidos por el contratista y archivarlos en la carpeta respectiva. i) Reportar oportunamente al DPS y/o los organismos de control, cuando sea requerido, la información sobre los contratos y/o convenios supervisados. j) Verificar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos y/o convenios correspondientes, dejando constancia escrita. k) Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el contrato y/o convenio y la Ley para su ejecución. l) El supervisor velará por la unidad y claridad de los mensajes institucionales que se transmiten desde el DPS, consolidando de ésta manera la imagen de la entidad. Así mismo, difundir los mensajes con los cuales se busca divulgar la oferta institucional y que la gestión de la misma sea reconocida. m) El supervisor propenderá por el cumplimiento del Sistema de Gestión Integral, que constituye una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. n) Realizar las respectivas reuniones de seguimiento de la ejecución del contrato y/o convenio, dejando constancia de ello por escrito en las respectivas actas, registrando el estado de avance. o) Asistir a los comités a que haya lugar, dejando constancia de las decisiones que se adopten. p) Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de manera oportuna. q) Suscribir las siguientes actas, requeridas durante la ejecución del contrato y/o convenio: - Acta de inicio: Suscrita por supervisor y el contratista. De ser necesario y si a ello hubiere lugar, firmada por el interventor. - Suspensión (otrosí al contrato y/o convenio): Suscrita por las partes (contratista y ordenador del gasto, previo visto bueno del supervisor o del interventor). - Acta de reinicio (cuando se requiera): Suscrita por las partes (contratista y ordenador del gasto, previo visto bueno del supervisor o del interventor). - Actas parciales de recibo de cantidades de obra: Suscrita por contratista, interventor y visto bueno del supervisor. - Acta de modificación de cantidades de obra: Suscrita por contratista, interventor y visto bueno del supervisor. - Actas de entrega y recibo final de obra: Suscrita por contratista, interventor, supervisor y demás partes intervinientes. r) Verificar los requisitos establecidos en el contrato y/o convenio para llevar a cabo el pago. s) Ejercer el seguimiento y control del contrato y/o convenio, buscando garantizar el cumplimiento del objeto contractual, implementando o promoviendo instrucciones, recomendaciones y acciones para una gestión eficaz y oportuna, así como la aplicación de correctivos necesarios para la correcta ejecución. t) Valorar constantemente los riesgos de la gestión contractual. u) Aprobar y firmar con el contratista, la respectiva acta de liquidación del contrato y/o convenio. 52

53 Las instrucciones y recomendaciones que imparta el supervisor deben: i. Orientarse por los principios de economía, eficiencia y eficacia particularmente, sin perjuicio de la valoración constante de los demás principios de la gestión administrativa y la gestión fiscal. ii. iii. iv. Contemplar medidas de seguimiento al cumplimiento de dichas instrucciones y medidas de reacción frente a su inobservancia. Tender a la implementación de correctivos eficaces y oportunos. Orientarse a soluciones que minimicen el impacto de las dificultades presentadas y que sean eficaces para superar las mismas con celeridad y eficacia; así mismo deben establecer claramente responsables y acciones concretas con fechas determinadas o determinables. NOTA: En virtud de lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 474 de 20, por regla general no serán concurrentes en relación con un mismo contrato y/o convenio, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato y/o convenio principal, caso en el cual, dentro del contrato respectivo de interventoría se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor. Por lo anterior, los aspectos que por su especialidad se encuentren a cargo de la interventoría no serán verificados por los supervisores, sin perjuicio de la armonía entre sus funciones o actividades y el cumplimiento de las obligaciones a cargo del interventor. CAPÍTULO SEXTO SUPERVISIÓN FINANCIERA Su objetivo es verificar la legalidad financiera de los requisitos necesarios, desde el inicio de la ejecución del contrato y/o convenio y hasta la liquidación del mismo. En tal sentido, corresponde al supervisor: a) Realizar la programación financiera del contrato y/o convenio y verificar el cumplimiento de la misma. b) Velar para que la ejecución financiera del contrato y/o convenio se ajuste a su planeación y al proyecto formulado; en caso contrario, promover la adopción de las medidas correctivas necesarias. c) Llevar el control de los recursos desembolsados al contratista durante el desarrollo del contrato y/o convenio y de la ejecución presupuestal, con base en los soportes de legalización entregados por el contratista y las certificaciones expedidas por la Subdirección Financiera del DPS. d) Revisar y verificar el monto de los rendimientos financieros generados mensualmente por los recursos girados por el DPS con ocasión al contrato y/o convenio, y exigir al contratista la consignación de los mismos a la Dirección del Tesoro Nacional, dentro de los términos establecidos en el contrato y/o convenio. e) Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el contrato y/o convenio para llevar a cabo el pago. f) En caso de existir saldos por reintegrar al DPS, por concepto de recursos no ejecutados o rendimientos financieros generados no consignados, el supervisor realizará los trámites pertinentes previos a la liquidación para lograr el reintegro de los mismos, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Subdirección Financiera del DPS. g) En el caso de los contratos y/o convenios suscritos con Organismos Internacionales o Nacionales, el supervisor debe realizar un seguimiento oportuno sobre los recursos que son entregados y velar por el oportuno reintegro a la Dirección del Tesoro Nacional, o a la Tesorería del DPS según corresponda. h) El supervisor deberá hacer seguimiento a la ejecución de los recursos de aquellos Contratos y/o Convenios celebrados con Organismos de Cooperación Internacional. De igual manera, deberá verificar 53

54 la remisión de los soportes de sus ejecuciones a la Subdirección Financiera, dentro los siete (7) primeros días del mes siguiente al de la ejecución de los recursos. i) Exigir el informe escrito al contratista sobre el estado financiero, conforme a la periodicidad establecida en el contrato y/o convenio. j) Revisar y aprobar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista. k) Asegurar la correcta y total legalización del anticipo, según lo estipulado contractualmente, presentando los soportes de la misma. l) Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista, según lo dispone el artículo 4 de la Ley 80 de 993 y el parágrafo 3º del artículo 50 de la Ley 789 de 200, la Ley 607 de 202 y sus decretos reglamentarios. m) Verificar el pago oportuno de los impuestos, tasas y contribuciones a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y postcontractual, tales como: Contribución aplicable a los contratos de obra pública, Impuestos regionales o locales aplicables al contrato, entre otros. n) Velar para que los desembolsos o pagos que se le realicen al contratista obedezcan a los porcentajes de ejecución del contrato y/o convenio. CAPÍTULO SÉPTIMO SUPERVISIÓN LEGAL Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente legal, se tienen las siguientes: a) El supervisor del contrato y/o convenio no podrá autorizar el inicio de la ejecución contractual, sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. b) Una vez suscrito el contrato y/o convenio, verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. Para la ejecución del contrato, el supervisor verificará la aprobación de la garantía y la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. El contratista deberá presentar al supervisor la garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y/o convenio, y las que se requieran desde el estudio previo, las cuales se mantendrán vigentes durante su plazo de ejecución y hasta la liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. La aprobación de las garantías corresponde a la, quien luego de revisarlas de acuerdo a lo señalado en la normatividad vigente y este Manual, procederá a su aprobación. c) Revisar y verificar que la vigencia, cuantía y amparos de las garantías presentadas por el contratista, sean conformes a lo contractualmente estipulado. Una vez se perfeccione el contrato y/o convenio correspondiente, y durante la ejecución contractual, el supervisor tendrá a su cargo las siguientes obligaciones legales dentro de la etapa contractual: d) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los estudios previos, pliegos de condiciones, planos y especificaciones generales para la debida ejecución del contrato y/o convenio. e) Examinar de forma cuidadosa los estudios, diseños y proyectos con base en los cuales se ejecutará el respectivo contrato y/o convenio, a efectos de verificar una correcta ejecución. f) Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del convenio y/o contrato conforme a las normas legales vigentes y a este Manual. g) A efectos de establecer sus actividades o funciones respecto al contrato y/o convenio a supervisar, el supervisor deberá verificar que se haya surtido el trámite de delegación debidamente suscrito por el ordenador del gasto. 54

55 h) Modificaciones al contrato y/o convenio: Durante el término de ejecución, el supervisor del contrato y/o convenio será el encargado de realizar los trámites necesarios para que las modificaciones al contrato y/o convenio sean suscritas por los contratistas. En el caso de modificaciones al contrato y/o convenio, el supervisor presentará las respectivas solicitudes dentro de un término no inferior a quince (5) días previos al vencimiento del contrato y/o convenio. Así mismo es importante tener en cuenta que en casos excepcionales bajo los cuales no sea posible presentar a tiempo la solicitud de modificación contractual, el supervisor deberá informarlo a la antes de que se venza el término de ejecución del respectivo contrato y/o convenio, con la debida justificación y sus soportes. i) El supervisor debe valorar las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato y/o convenio y ejercer las acciones necesarias para su debido desarrollo y finalización. j) Suscribir las actas de reunión que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato y/o convenio, de acuerdo con los formatos establecidos por la entidad. k) Remitir las actas suscritas durante la ejecución de un contrato y/o convenio al expediente contractual. l) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. m) Asegurar el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato y/o convenio, las cuales deberán atenderse dentro de los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 437 de 20). o) Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista, según lo dispone el artículo 4 de la Ley 80 de 993 y el parágrafo 3º del artículo 50 de la Ley 789 de 200, la Ley 607 de 202 y sus decretos reglamentarios. n) Asegurar el cumplimiento de las normas del Sistema de Gestión Integral. o) Promover el oportuno ejercicio de las acciones para garantizar el cumplimiento del objeto contractual: i) Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. ii) iii) iv) Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato y/o convenio las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de ofertar (en los casos en que se hubiere realizado proceso de selección), o de contratar (en los casos de contratación directa). Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato y/o convenio. v) En caso de evidenciarse un posible incumplimiento, el supervisor informará a la, para que se inicien de manera inmediata las acciones legales correspondientes y las contractualmente pactadas. vi) vii) Si de conformidad con el procedimiento adelantado por la, se impone multa al contratista o se le aplica la cláusula penal pecuniaria, el supervisor deberá adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que se generen en desarrollo del contrato y/o convenio celebrado. 55

56 viii) ix) Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones. Expedir certificaciones de los contratos y/o convenios que celebre el DPS y que se encuentren en ejecución o en trámite de liquidación al momento de la solicitud. CAPÍTULO OCTAVO OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR EN CADA ETAPA CONTRACTUAL Las obligaciones de supervisión se concentran en ejecutar las actuaciones necesarias para ejercer el seguimiento, control y dirección de todas las funciones o actividades realizadas durante la ejecución del contrato y/o convenio supervisado y con posterioridad a su vencimiento, esto es, sobre las postcontractuales, según lo establecido en la ley, decretos reglamentarios y el presente documento.. ETAPA PRECONTRACTUAL: En la etapa precontractual no procede la figura del supervisor, sin embargo, es obligación del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina que solicita la contratación, efectuar el seguimiento y control de las distintas actividades adelantadas durante el procedimiento de selección del contratista. De conformidad con lo anterior, es responsabilidad de los distintos programas y dependencias de la entidad, garantizar y verificar el cumplimiento de los requerimientos y postulados propios del principio de planeación, que se reflejan en los siguientes aspectos: a) En forma previa a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato y/o convenio en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños, proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda 0 ; los cuales deberán verificarse, así como la documentación requerida para el estudio de títulos, comprobando que estos correspondan al predio y se encuentren actualizados, con anterioridad a la radicación de la solicitud ante la. b) Adelantar las diligencias necesarias para que los contratos y/o convenios sean suscritos por el contratista. c) Asistir a las mesas de trabajo. d) Verificar que la necesidad se encuentre incluida en el Plan anual de adquisiciones de la entidad. e) Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP-. f) Radicar en la los documentos soportes para la elaboración del pliego de condiciones y del contrato y/o convenio, de acuerdo con la normatividad vigente. g) Verificar que la forma de pago pactada corresponda a la necesidad real de caja del proyecto. h) Elaborar la ficha técnica del producto o servicio a contratar. i) Participar en la elaboración del proyecto del pliego de condiciones. 2. ETAPA CONTRACTUAL: El supervisor tendrá a su cargo las siguientes obligaciones específicas: Dar estricto cumplimiento a las disposiciones establecidas en las circulares emitidas por la entidad, relacionadas con la actividad contractual. El supervisor efectuará el control, seguimiento y evaluación de las obras, bienes o servicios objeto del contrato y/o convenio, exigiendo de forma diligente el cumplimiento de todas las obligaciones, entre ellas, el buen manejo presupuestal, el control del ritmo de ejecución y de las modificaciones y 0 Artículo 87 de la Ley 474 de

57 alteraciones del valor y del término de ejecución contratado, para lo cual desplegará las actividades necesarias para tales efectos. El supervisor exigirá al contratista la realización de los trámites requeridos con el fin de obtener y entregar a la entidad: i) la garantía que cubra en debida forma los amparos estipulados en el contrato; en los casos de convenios con cargo a los cuales deben celebrarse contratos, el supervisor verificará que en los pliegos de condiciones y en el convenio inicial se establezca la obligación de constituir la garantía y que en la minuta del contrato se encuentre pactada; ii) el recibo de pago de la prima o el documento que evidencie el pago. El supervisor velará por el cumplimiento de los requisitos previstos en este Manual para la constitución de garantías. Durante el término de ejecución, el supervisor del contrato y/o convenio será el encargado de realizar los trámites necesarios para que las modificaciones al mismo sean suscritas por los contratistas. El supervisor del contrato y/o convenio no podrá autorizar el inicio de la ejecución contractual, sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Durante el término de ejecución, el supervisor del contrato y/o convenio será el encargado de realizar los trámites necesarios para que las modificaciones al contrato sean suscritas por los contratistas. En el caso de modificaciones al contrato y/o convenio, el supervisor presentará las respectivas solicitudes dentro de un término no inferior a quince (5) días previos al vencimiento del contrato y/o convenio. Así mismo es importante tener en cuenta que en casos excepcionales bajo los cuales no sea posible presentar a tiempo la solicitud de modificación contractual, el supervisor deberá informarlo a la antes de que se venza el término de ejecución del respectivo contrato y/o convenio, con la debida justificación y sus soportes. El supervisor debe valorar las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato y/o convenio y ejercer las acciones necesarias para su debido desarrollo y finalización. El supervisor tramitará los actos administrativos correspondientes que se requieran para las adiciones y/o prórrogas de los contratos y/o convenios que presenten saldos y que de manera excepcional, por hechos de fuerza mayor y/o caso fortuito, se requieran ejecutar en la siguiente vigencia, adjuntando la justificación detallada para la aprobación de la modificación respectiva. Para aquellos contratos con vigencias futuras que presenten saldos a ejecutar en la vigencia siguiente y requieran constituirse como reserva, debe adjuntar al contrato y/o convenio la justificación señalada aprobada por el Ordenador del gasto. En todo caso, el supervisor tramitará las modificaciones contractuales que se requieran para que se refleje la realidad financiera del contrato y/o convenio. En cuanto a las solicitudes de modificación contractual, el supervisor debe tener en cuenta que las justificaciones no deben plantearse en forma general ni abstracta, sino de manera específica y concreta. Para la modificación contractual deben allegarse los siguientes documentos, que estarán archivados en la respectiva carpeta y se relacionarán estrictamente foliados: - Justificación y recomendación al ordenador del gasto - Solicitud de modificación contractual - Informe de supervisión actualizado - Propuesta económica actualizada debidamente desagregada (cuando haya lugar) - Certificado de disponibilidad presupuestal (cuando sea el caso) - Igualmente, se aportará el informe de interventoría en el que se determine el alcance de la obra y las razones de la modificación (cuando haya lugar) El supervisor rendirá, cada dos (2) meses, el informe de supervisión respecto del contrato y/o convenio, según el formato establecido por la entidad. Tratándose de contratos de obra, el informe se rendirá igualmente cada dos meses acompañado de las respectivas actas de obra y, además, del registro fotográfico que evidencie el porcentaje de ejecución, identificando cada una de las imágenes con la fecha, hora y lugar en que se obtuvieron. Para los convenios interadministrativos que no tengan recursos 57

58 de los programas Familias en Acción y Jóvenes en Acción, la periodicidad de la presentación de los informes de supervisión será cada seis (6) meses. El supervisor exigirá al contratista los informes de ejecución o actas de obra, según sea el caso, de acuerdo con la periodicidad estipulada en el contrato y/o convenio, y los archivará en el expediente contractual en orden cronológico. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta amortización: Para determinar el porcentaje de los anticipos que se otorgarán, el DPS deberá tener en cuenta las características, complejidad y magnitud de los compromisos contractuales y tendrá por objeto apoyar la debida ejecución y continuidad de las obras o servicios. El supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el incumplimiento de sus obligaciones y solicitarle los correctivos inmediatos. El supervisor debe velar para que el objeto contractual se ejecute durante el término de ejecución convenido contractualmente y en las condiciones establecidas en el contrato y/o convenio. En caso de constatarse el incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista y se concluya la imposibilidad de obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de supervisión, el supervisor avisará mediante memorando dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina al que pertenece el contrato y/o convenio y a la, la situación presentada en el mismo a fin de evaluarse. Así mismo, el memorando de solicitud de estudio del posible incumplimiento debe acompañarse de la información mencionada para tal fin, según lo señalado en este Manual. El supervisor deberá cuantificar los perjuicios que sufre la entidad a causa del posible incumplimiento del contratista. Realizar acompañamiento y prestar apoyo a la Oficina Asesora Jurídica respecto de las actuaciones judiciales que adelante la entidad y con relación a las medidas judiciales o extrajudiciales a que haya lugar. Remitir a la los documentos generados en desarrollo del contrato y/o convenio, con el fin de digitalizarse en el expediente virtual correspondiente. De conformidad con la ejecución del contrato y/o convenio, el supervisor remitirá al proceso respectivo y con la debida antelación, la información requerida para la realización del pago, determinando su monto y el mes estimado para realizar el mismo, con el fin de que dicho proceso consolide ésta información y solicite a la Subdirección Financiera el Plan Anual de Caja (PAC) dentro de los plazos establecidos en el calendario respectivo. De igual forma deberá reportar cualquier modificación que se haga respecto de los pagos del contrato y/o convenio, con la finalidad de que la Subdirección Financiera realice los aplazamientos del PAC oportunamente. Autorizar y tramitar los pagos a favor del contratista, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales correspondientes, entre ellas, las referentes al pago de los aportes a la Seguridad Social integral y la entrega de los soportes de la ejecución de los recursos. De igual manera, y teniendo en cuenta que la supervisión autoriza los pagos periódicos establecidos en el contrato y/o convenio, puede abstenerse de ello, hasta tanto se cumpla con los requisitos o condiciones consignados en el contrato y/o convenio para el pago. Dar estricto cumplimiento a las disposiciones establecidas en las circulares emitidas por la entidad en materia financiera, relacionadas con la remisión, por parte de los supervisores, de la documentación necesaria para autorizar desembolsos o pagos y efectuar la legalización de los mismos. Atender de manera oportuna los requerimientos presentados por el DPS y Entes de Control respecto del contrato y/o convenio supervisado. 58

59 Recibir las obras objeto del contrato y/o convenio y los bienes adquiridos indicando que se reciben a satisfacción de acuerdo a lo contractualmente pactado, o indicando las objeciones que impiden recibirlas. Cuando el valor de la garantía se afecta con ocasión de las reclamaciones efectuadas por el DPS, el supervisor deberá solicitar al contratista restablecer el amparo exigido en el contrato y/o convenio. Tramitar el registro presupuestal a través del cual se comprometen vigencias futuras, cuando sea requerido y entregarlo a la para el respectivo archivo. 3. ETAPA POSTCONTRACTUAL: Una vez termine el contrato y/o convenio por cualquiera de las causales legal o contractualmente estipuladas, el supervisor tendrá a su cargo las siguientes actividades ante la, tendientes a la liquidación: a) El supervisor deberá presentar dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación del contrato y/o convenio, la solicitud de liquidación del mismo. b) El supervisor del contrato y/o convenio deberá remitir a la la solicitud de liquidación, acompañada de la información que soporte y evidencie el cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones contractuales, sobre las cuales la supervisión adelantó el respectivo control y seguimiento. c) La solicitud de liquidación del contrato y/o convenio deberá presentarse por el supervisor vía memorando dirigido al Subdirector de Contratación, dentro del término señalado en el procedimiento establecido en el presente Manual; a tal solicitud se deberán anexar sin excepción los documentos que se indican a continuación, debidamente archivados y foliados de conformidad con los procedimientos de archivo establecidos por Gestión Documental de la entidad (cuando se trate de un expediente totalmente digitalizado, bastará con mencionar en el memorando remisorio el número de expediente): - Documentación general del contrato y/o convenio (Certificado de disponibilidad presupuestal, contrato y/o convenio, registro presupuestal, adiciones, modificaciones, pólizas y su aprobación, oficio de designación del supervisor, actas de inicio, de suspensión, de reinicio, de finalización, de comités, entre otros). Cuando el supervisor no haya remitido los documentos soportes para su archivo y digitalización a la, el supervisor deberá allegarlos previo al proceso de liquidación. - Los informes de ejecución remitidos por el contratista avalados por el supervisor del contrato y/o convenio. - El informe final de ejecución remitido por el contratista, junto con la liquidación financiera de los recursos. - Informes bimestrales de supervisión (todos los informes de supervisión deben diligenciarse en el formato único establecido por la entidad, publicado en la Intranet), acompañados cuando sea el caso, de las actas y registros que permitan establecer el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales. - Informe final de supervisión (precisar en el formato que corresponde al informe final) en el que se indique el balance de la ejecución del contrato y/o convenio, el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, con fundamento en los informes y certificaciones emitidas por el contratista. - Las consignaciones efectuadas a favor de la Dirección del Tesoro Nacional por concepto de reintegro de recursos no ejecutados, rendimientos financieros cuando haya lugar a ellos. - Copia de las solicitudes de pago remitidas a la Subdirección Financiera por medio de las cuales el supervisor autorizó los desembolsos. - Certificación de Tesorería, en el que se evidencien los pagos efectuados con cargo al contrato y/o convenio que se pretende liquidar. 59

60 - Certificación de legalización contable emitida por la Subdirección Financiera en donde conste si existen o no saldos pendientes por legalizar, o partidas conciliatorias. - Si en el marco del convenio fueron suscritos contratos derivados, el supervisor deberá allegar copia de los mismos y de las actas de liquidación correspondientes; pero si dicha documentación es de difícil recopilación, la supervisión deberá solicitar al contratista la expedición de una constancia donde éste relacione todos y cada uno de los contratos derivados, con número, nombre del contratista, objeto, fecha de inicio y de terminación, valor, y donde certifique que los mismos fueron ejecutados a satisfacción y que las partes se encuentran a paz y salvo. En dicha constancia también puede incluirse información sobre la existencia de multas o de procesos de incumplimiento, indicando con exactitud los contratos de que se trate, lo que también permitirá determinar si deben o no existir reintegros al DPS. Esta constancia o certificación debe encontrarse debidamente suscrita por la persona competente. - Actas de entrada al almacén de los bienes adquiridos con recursos del DPS. - Registro fotográfico según el tipo de contrato y/o convenio que se pretenda liquidar tales como los de obra, hábitat y en general, los que tengan intervención en infraestructura. - Los demás, que de conformidad con el contrato y/o convenio, soporten y evidencien el cumplimiento del objeto, estado financiero y de todas las obligaciones contractuales a cargo del contratista. d) Respecto a las consignaciones efectuadas a la Dirección del Tesoro Nacional o al DPS, según el caso, por concepto de rendimientos financieros y/o reintegro de recursos previamente girados por el DPS, que estén a cargo del contratista u organismo correspondiente, el supervisor debe solicitar por escrito a la Subdirección Financiera Tesorería, el número de la cuenta bancaria en la que deben consignarse los recursos, señalando: i) contratista u organismo ejecutor; cédula-nit; ii) número del contrato o convenio; iii) registro presupuestal con cargo al cual se desembolsaron los recursos y valor a consignar, aclarando si se trata de rendimientos financieros o reintegro de recursos. Con ésta información, la Tesorería del DPS identificará, para conocimiento del supervisor, si la consignación procede en una cuenta de la Dirección del Tesoro Nacional o en una cuenta del DPS. e) La liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será obligatoria, de acuerdo con el artículo 27 del Decreto 09 de 202, siempre y cuando hayan terminado su plazo de ejecución contractualmente pactado. No obstante lo anterior, será necesario liquidar los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, que presenten situaciones tales como: i) terminaciones anticipadas, ii) suspensiones, iii) incumplimientos, que afecten el balance definitivo que requiera liberaciones de recursos o pagos contra acta de liquidación. f) De conformidad al literal anterior, para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que no requieren liquidación, el supervisor deberá remitir a la, una certificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales, diferente al último Informe de Actividades avalado por él mismo, manifestando el recibo a satisfacción del bien o servicio. g) Para la liquidación, el supervisor exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato y/o convenio a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato y/o convenio. h) El supervisor velará para que la garantía de cumplimiento del contrato y/o convenio, se mantenga vigente durante el plazo de ejecución del mismo y el previsto para su liquidación; en caso de no haberse convenido término para la liquidación del contrato y/o convenio, se tendrá el término legal establecido para ello, es decir, cuatro (04) meses después de vencido el plazo de ejecución. i) Una vez culminado el procedimiento de liquidación establecido en el Capítulo Tercero del presente Manual, el supervisor realizará las gestiones tendientes a la suscripción del acta de liquidación que ponga a su disposición la. No se recibirán actas de liquidación firmadas que no cuenten con el aval de la. En caso de no poder suscribirse el Acta de liquidación bilateral por parte del contratista, el supervisor deberá solicitar a la Subdirección de Contratación, el inicio del proceso para llevar a cabo la liquidación unilateral, la cual solo procederá en 60

61 los contratos y/o convenios celebrados con recursos DPS, de conformidad con el procedimiento y términos establecidos en el presente Manual. j) Debe tenerse en cuenta que el acta de liquidación bilateral supone el agotamiento del trámite previo para llevar a cabo la liquidación unilateral. k) Las causales para llevar a cabo la liquidación unilateral son: i) Que el contratista no acuda a la cita para suscribir el acta de liquidación bilateral, o ii) acudiendo, no se encuentra de acuerdo con el contenido. En cada caso, deben allegarse los documentos que acreditan la ocurrencia de una de estas circunstancias. l) Para los contratos y/o convenios cuya fuente de financiación corresponde a FIP, no será procedente la liquidación unilateral, razón por la cual, agotado el procedimiento para lograr la liquidación bilateral, el supervisor deberá solicitar a la Oficina Asesora Jurídica del DPS en trámite correspondiente a la liquidación judicial. m) Los contratistas podrán efectuar salvedades a la liquidación bilateral, las cuales deberán versar únicamente sobre el contenido de la misma, caso en el cual la liquidación unilateral sólo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. n) En el evento de terminarse anticipadamente el contrato y/o convenio, el supervisor del mismo avisará tal circunstancia a la, efectuando la solicitud de terminación anticipada y liquidación, para lo cual deberá allegar los documentos soportes para que sea suscrita la respectiva acta, previo conocimiento del ordenador del gasto. o) Si el contratista desea dar por terminado anticipadamente un contrato de prestación de servicios, este debe previamente informar la situación al ordenador del gasto, mediante escrito que cuente con el visto bueno del supervisor; esta misma comunicación se remitirá a la con los demás documentos soportes requeridos, para que adelante el trámite correspondiente. p) Dentro del seguimiento y control de tutela, el supervisor deberá comunicar a la Dirección General, Secretaría General y Oficina de Control Interno, las actuaciones que se han realizado para llevar a cabo la liquidación del contrato y/o convenio, así como las situaciones que han impedido adelantar la misma. q) El supervisor verificará el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales a que haya lugar, en especial, las referentes al pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. r) Verificar que se realice el pago, o la liberación de los recursos no utilizados correspondientes a que haya lugar, de conformidad con el acta de liquidación. s) Todas las actas que surjan en desarrollo de un contrato y/o convenio, serán elaboradas y suscritas por el supervisor. Las actas de liquidación se realizarán por la y el supervisor deberá suscribirlas, quien a su vez deberá adelantar las gestiones tendientes para la consecución de la firma por parte del contratista. t) El supervisor designado para efectos de liquidación deberá respaldarse en la documentación soporte de ejecución recopilada por el anterior supervisor y en sus informes periódicos, y dejará constancia en el Informe Final de Supervisión, de la fecha en que asumió la misma, las condiciones en que recibió el contrato y/o convenio y su supervisión, y la documentación existente en ese momento. CAPÍTULO NOVENO PROHIBICIONES PARA LOS SUPERVISORES A los supervisores del DPS les está prohibido, entre otras: a) En ningún caso, el supervisor podrá suscribir documentos que comprometan un incremento en el valor inicial del contrato y/o convenio (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, entre otros), sin contar con la modificación contractual respectiva, la cual debe ser tramitada en la y se fundamentará en las constancias y justificaciones del caso, previa existencia del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente que deberá tramitarse por el supervisor. b) El supervisor no podrá recibir trabajos, bienes o servicios realizados por el contratista, después de culminado el término de ejecución del contrato y/o convenio. 6

62 c) El supervisor no podrá autorizar cambios o especificaciones a las condiciones del contrato y/o convenio que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra con los cuales se modifique su valor, término de ejecución u objeto del contrato y/o convenio. d) No podrá tranzar diferencias o conciliar divergencias con el contratista, pues la suscripción del documento que legaliza cualquier acuerdo debe ser autorizado y suscrito por el Comité de Defensa Judicial y de Conciliación del DPS. e) Permitir la iniciación del objeto materia del contrato y/o convenio con antelación a la fecha estipulada en el mismo y sin verificarse el previo cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y fiscales para su ejecución. f) Impartir órdenes o instrucciones que modifiquen o alteren las condiciones del contrato y/o convenio. g) Recibir bienes o servicios que se encuentren por fuera de las estipulaciones contractuales. h) Demorar la suscripción de las diferentes actas. i) El supervisor no podrá presentar demoras en los reportes e informes o trámites de pagos, que puedan afectar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de contratista o la administración. j) Participar en comité de compras, selección de proveedores o de personal. k) Insinuar con quien contratar o donde cotizar. El supervisor sólo puede verificar el procedimiento que el operador utilice, según su manual de contratación. l) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista. m) Omitir, denegar o retardar injustificadamente el despacho de los asuntos a su cargo. n) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato y/o convenio. o) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato y/o convenio. p) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato y/o convenio. q) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones o hacer requerimientos al contratista de obligaciones que no hacen parte del contrato y/o convenio. r) Extralimitarse en el ejercicio de sus funciones. CAPÍTULO DÉCIMO HERRAMIENTAS DEL SUPERVISOR El supervisor cuenta con un grupo de herramientas que le permite trazar la ruta de una efectiva ejecución de las funciones o actividades propias de control y vigilancia, en aras del cumplimiento del objeto del contrato y/o convenio y de cada una de las obligaciones previstas en el mismo. Dichas herramientas deberán consultarse permanentemente por el supervisor: a) Ley 80 de 993. b) Ley 50 de c) Ley 474 de 20. d) Decreto 09 de 202. e) Decreto 50 de 203. f) Manual de Contratación del DPS. 62

63 g) Circulares y guías vigentes. h) Capacitaciones. i) Alarmómetro.. ANEXOS ANEXO No. - FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN: El Formato de Informe de Supervisión F-GABS-INSUP-00 o el documento que lo modifique o sustituya, deberá diligenciarse por el supervisor del contrato y/o convenio. De conformidad con lo anterior, para la solicitud de cualquier trámite frente a la Subdirección de Contratación, el supervisor deberá mantener archivado en la carpeta correspondiente, física o virtual, la totalidad de los informes de supervisión de conformidad con la periodicidad señalada para tal fin; adicionalmente, y si se trata de la solicitud de liquidación, deberá contener el Informe Final de Supervisión, con el balance financiero final. TÍTULO SEXTO RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIÓN Teniendo en cuenta lo establecido en los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación, publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública, las entidades estatales sometidas a regímenes especiales de contratación deben incluir en su manual de contratación una descripción detallada de los procedimientos para seleccionar a los contratistas, los plazos, los criterios de evaluación y de desempate, contenido de las propuestas, los procedimientos para la aplicación de las restricciones de la Ley 996 de 2005 y los demás aspectos que garanticen el cumplimiento de los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública, en todas las etapas del proceso de contratación. CAPÍTULO PRIMERO FUNDAMENTOS JURÍDICOS Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DEL FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ -FIP- Los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de 99, referentes a la función administrativa y al control fiscal respectivamente. El artículo 8 de la Ley 487 de 998, referente a la creación del Fondo de Inversión para la Paz FIP- como principal instrumento de financiación de programas y proyectos estructurados para la obtención de la paz. El artículo 0 del Decreto 83 de 2000, relativo a la reorganización del Fondo de Inversión para la Paz. El artículo 3 de la Ley 50 de 2007, que prevé disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos, entre las cuales se encuentra la aplicación de los Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y del régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. El artículo 29 del Decreto 455 de 20, atinente a la transformación de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional Acción Social- en Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS- y por el cual se establece que el Fondo de Inversión para la Paz, creado mediante la Ley 487 de 998 como una cuenta especial sin personería jurídica, continúa administrándose como un sistema separado de cuentas adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con el objeto de financiar y cofinanciar los programas y proyectos estructurados para la obtención de la paz en el país, sujeto a las disposiciones previstas en dicha ley y demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. En todo caso, le aplicará el Estatuto Orgánico de Presupuesto. En virtud de tales fundamentos jurídicos, el régimen contractual del Fondo de Inversión para la Paz es el propio del derecho privado.. NOCIONES: CAPÍTULO SEGUNDO REGLAS COMUNES APLICABLES A TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN 63

64 A. ADENDA: Es la información suscrita por el DPS-FIP con posterioridad a la apertura del proceso de selección. Esta información modifica, adiciona o aclara los pliegos de condiciones. B. ANÁLISIS DEL VALOR DE LA CONTRATACIÓN: Es el análisis que permite establecer el precio en los eventos de contratación directa, mediante la utilización de herramientas de investigación de mercado como datos históricos, estadísticos, el incremento en el índice de precios al consumidor, entre otros. C. DÍAS: Sin ninguna especificación adicional, estos se entenderán días calendario. D. DIRECTOR GENERAL: Deberá entenderse que se hace referencia al Director General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz, en su condición de Ordenador del gasto. E. RESPONSABLE DE PROCESO: Sin ninguna especificación adicional, se entenderá como el Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina que ha solicitado la contratación. 2. COMPETENCIA: La facultad para contratar y el control de todas aquellas actividades inherentes a la misma, estará en cabeza del Director General, salvo los casos en que la misma haya sido delegada en la Subdirección o en la Secretaría General, en función del presupuesto asignado al DPS-FIP para cada vigencia fiscal. Los procesos de contratación que adelante el DPS-FIP podrán desarrollarse en forma preferente mediante mecanismos electrónicos, de tal manera que la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos a que haya lugar, los documentos, contratos y, en general, todos los actos derivados de los procedimientos de selección de contratistas que se adelanten con recursos del DPS-FIP tengan lugar por tales medios. Para el efecto, deberán observarse los requerimientos y procedimientos que establezca el SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública). Hasta tanto se cuente con las herramientas necesarias para la contratación por medios electrónicos, la misma podrá realizarse empleando medios físicos. 3. PRINCIPIOS: La contratación del DPS-FIP se regirá por las normas del derecho privado teniendo en cuenta los principios de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad, transparencia, selección objetiva y planeación. La contratación realizada con recursos del DPS-FIP, se someterá al régimen de inhabilidades e incompatibilidades que se tiene previsto para la contratación estatal, independientemente de la modalidad de contratación que se adelante. El DPS-FIP, basado en los principios precitados, con el ánimo de garantizar una mayor pluralidad de proponentes y, teniendo presente que la información del Registro Único de Proponentes RUP, una vez en firme se constituye en plena prueba respecto de la inscripción, calificación y clasificación de los proponentes que aspiren a contratar con el Estado, solicitará el RUP en los procesos de selección FIP que así resuelva el DPS-FIP. En desarrollo del sometimiento al control fiscal previsto en el artículo 267 de la Constitución Política, el DPS- FIP incluirá en sus contratos la obligación expresa para los contratistas de suministrar toda la información relacionada con la ejecución de los recursos vinculados a la contratación. De forma especial, y siempre que el régimen jurídico aplicable a estos organismos permita su exigencia, el DPS-FIP incluirá esta obligación en los contratos y/o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público, así como en los que se encuentren financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros. 64

65 Así mismo, se incluirá esta obligación en los contratos y/o convenios celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el fin de impulsar programas y actividades de interés público en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política. El DPS-FIP garantizará la publicidad de todas las actuaciones y documentos asociados a los procesos de contratación que adelante, mediante su publicación en la página web del DPS. De forma especial, deberán publicarse: - El aviso de convocatoria. - Los estudios y documentos previos, cuando sea el caso. - El proyecto de pliego de condiciones. - Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones y las apreciaciones y respuestas del DPS-FIP en relación con las mismas. - El pliego de condiciones definitivo. - Las aclaraciones y observaciones al pliego de condiciones definitivo. - Las adendas al pliego de condiciones. - El informe de evaluación de las ofertas. - El contrato y/o convenio, sus adiciones, modificaciones o suspensiones, así como la información sobre las multas y sanciones ejecutoriadas; igualmente, deberá publicarse en la página Web del DPS la información relacionada con los contratos y/o convenios financiados con recursos provenientes de la Banca Multilateral, entes gubernamentales extranjeros. - Acta de liquidación del contrato y/o convenio. 4. ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos deberán contener, como mínimo, la siguiente información: - La descripción de la necesidad que el DPS-FIP pretende satisfacer con la contratación. - El objeto a contratar, con su alcance, especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. - La modalidad de selección del contratista y los correspondientes fundamentos jurídicos. - Término y lugar de ejecución del contrato y/o convenio. - El valor estimado y la justificación del mismo. - Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. - Obligaciones y supervisión del contrato y/o convenio. - El análisis del riesgo y la forma de mitigarlo. - Las garantías que la entidad contempla exigir en el proceso de contratación. NOTA: Para la realización de los estudios previos, se deben consultar los formatos establecidos por la entidad. 65

66 5. PLIEGO DE CONDICIONES: La elaboración del pliego de condiciones conforme a los lineamientos aquí establecidos, se aplicará a la totalidad de las modalidades contenidas en este título, con excepción de la modalidad de contratación directa, la cual se regirá por lo allí dispuesto: El pliego de condiciones deberá contener, como mínimo, la siguiente información: - La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes, o los requerimientos técnicos, según el caso. - Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas. - El presupuesto oficial y plazo de ejecución. - Los factores de escogencia y de evaluación de las ofertas. - Causales de rechazo de las propuestas y de declaratoria de fallido del proceso. - Garantías exigidas. - Cronograma. - Invitación a la ciudadanía y las veedurías para ejercer control sobre los procesos de selección que se adelanten. 6. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán corresponder con los parámetros establecidos en el pliego de condiciones o invitación -mínima cuantía- que se establecen como ley para las partes, atendiendo a la modalidad de selección. 7. CUANTÍAS: Las cuantías del DPS-FIP son las siguientes: - Mínima Cuantía: de 0 a 00 S.M.L.M.V. - Menor Cuantía: de 0 a.000 S.M.L.M.V. - Mayor Cuantía: de.00 S.M.L.M.V en adelante. Teniendo en cuenta lo anterior, el DPS-FIP adoptará la modalidad de selección de Mínima Cuantía para aquellas necesidades que no superen los 00 S.M.L.M.V, en relación con el presupuesto total de la entidad en la vigencia respectiva. CAPÍTULO TERCERO MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS Se debe tener en cuenta que los procedimientos que se desarrollarán en este aparte, serán aplicables en la contratación para el funcionamiento, ejecución o inversión de los recursos del Fondo de Inversión para la Paz FIP-.. SUBASTA INVERSA. Es la puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente Manual y en el pliego de condiciones. S.M.L.M.V.: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente 66

67 Podrá hacerse uso de esta modalidad para los casos en que se requiera la compra de bienes y servicios de características técnicas uniformes. En caso que la adquisición de bienes y servicios no exceda el diez por ciento (0%) de la menor cuantía, la entidad podrá optar por adquirirlos aplicando el procedimiento de mínima cuantía señalado en este documento. El pliego de condiciones deberá contener, además de los requerimientos señalados en este Manual, la siguiente información: - El procedimiento para realizar el evento de subasta, indicando si será presencial o electrónica. - Deberá contener, para cada bien o servicio de características técnicas uniformes, una ficha técnica que incluya tanto sus características y especificaciones en términos de desempeño y calidad, así como la denominación técnica del bien o servicio, su unidad de medida, su descripción general y demás requisitos previstos en este Manual. En esta modalidad se tendrá como único criterio de evaluación el precio. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, el DPS-FIP puede adjudicarle el contrato si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. NOTA: En caso que el DPS-FIP considere que en una compra de bienes y servicios de características técnicas uniformes que supere el 0% de la menor cuantía, el precio no sea el único factor más conveniente para la entidad, se optará por la aplicación de otra modalidad de proceso de contratación. A. PROCEDIMIENTO: El proceso de subasta inversa para la ejecución de los recursos del DPS-FIP se desarrollará de la siguiente forma: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Ficha técnica Estudios y documentos previos Dependencia interesada en la contratación entregará a la, la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector) Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Dependencia interesada en la contratación y la 3 documento que autoriza comprometer vigencias Subdirección Financiera futuras si se requiere Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones. Publicación en la página web de la entidad del resultado de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones 9 Elaboración del pliego de condiciones definitivo 0 2 Publicación en la página web de la entidad del pliego de condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación 67

68 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE atenderá las respuestas de carácter técnico Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar. Publicación en la página web de la entidad de las adendas, si a ello hay lugar. Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. y la dependencia interesada en la contratación. Ordenador del gasto 8 Recepción de propuestas. Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia 9 técnicas interesada en la contratación. 20 Elaboración y publicación en la página web de la entidad del acta de cierre 2 Elaboración de adendas al proceso de selección, y la dependencia si a ello hay lugar interesada en la contratación 22 Evaluación preliminar (verificación de los requisitos habilitantes) Comité Evaluador 23 Publicación en la página web de la entidad de la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 24 Recepción de observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 25 Respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) Comité Evaluador 26 Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 27 Evaluación definitiva y recomendación de adjudicación o declaratoria fallida cuando un Comité Evaluador oferente queda habilitado 28 Realización del evento de Subasta Inversa Electrónica o Presencial, cuando hay dos o más oferentes habilitados 29 Evaluación definitiva y recomendación de adjudicación o declaratoria fallida cuando hay Comité Evaluador dos o más oferentes habilitados 30 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato y contratista 3 Elaboración del contrato 32 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 33 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 34 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 35 Aprobación de la póliza 36 Publicación del contrato en la página web de la Entidad 37 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 38 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto 68

69 NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, se devolverá a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. B. MODALIDADES. El DPS-FIP podrá determinar si realiza la subasta inversa de manera electrónica o presencial; sin embargo, se emplearán de manera preferente los medios electrónicos para todos los eventos de subasta, sin perjuicio de la posibilidad de realizarlos de forma presencial: Subasta inversa presencial: La subasta inversa presencial se adelantará con la presencia física de los proponentes habilitados, en aquellos casos en que no pueda adelantarse por medios electrónicos. Para el desarrollo de la subasta inversa presencial, deberá seguirse el procedimiento que se establezca en el pliego de condiciones, con base en las siguientes reglas generales: - A los proponentes se les distribuirá sobres y formularios para la presentación de sus lances, en los cuales se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. - Únicamente se comunicará el valor de la menor oferta tanto inicial como de los lances sucesivos. - Los proponentes que no presenten un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. - Se considera lance válido cuando éste se realice con el porcentaje establecido en el pliego de condiciones y dentro del término estipulado. - Una vez se haya dejado de recibir mejores lances, la entidad hará público el resultado del certamen, incluyendo la identidad de los proponentes. - En caso de empate, se preferirá al proponente que haya presentado la menor propuesta inicial y, en caso de persistir el empate, se definirá por medio de sorteo. - En la subasta presencial sólo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior según el caso. Subasta inversa electrónica: La subasta inversa electrónica tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. El DPS-FIP podrá contratar con terceros la herramienta electrónica necesaria para la realización de éste evento. En el evento de subasta inversa electrónica se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente y según lo señalado en el pliego de condiciones. Subasta Mixta: En consideración de los principios de celeridad y economía, la subasta mixta consiste en integrar, en diferentes etapas, alguna de las modalidades de selección del régimen especial de contratación y otra modalidad de selección que se establezca expresamente en el pliego de condiciones. La subasta mixta tendrá una primera etapa clasificatoria, en la cual se determinarán las mejores propuestas económicas para cada bien o servicio (o grupos de ellos), y una segunda etapa de adjudicación, en la que se elegirá el proponente que presente la mejor oferta. Las reglas aplicables a la etapa de adjudicación en la subasta mixta se establecerán en los pliegos de condiciones, tratando siempre de obtener la mayor eficiencia en el uso de los recursos del DPS- FIP y fomentando la competencia entre las mejores propuestas. 69

70 Procedimiento de subasta inversa electrónica o presencial: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación Ficha técnica. entregará a la, la Estudios y documentos previos ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector) 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. 4 Elaboración del proyecto de pliego de condiciones Publicación en la página web de la entidad del resultado de de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de pliego de condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones 9 Elaboración del pliego de condiciones definitivo Publicación en la página web de la entidad del pliego de condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar Publicación en la página web de la entidad de las adendas, si a ello hay lugar Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico y la dependencia interesada en la contratación Ordenador del gasto 8 Recepción de propuestas Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia 9 técnicas interesada en la contratación Elaboración y publicación en la página web de la 20 entidad del acta de cierre Elaboración de adendas al proceso de selección, si y la dependencia 2 a ello hay lugar interesada en la contratación Evaluación preliminar (verificación de los requisitos 22 Comité Evaluador habilitantes) Publicación en la página web de la entidad de la 23 evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 70

71 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE 24 Recepción de observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 25 Respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) Comité Evaluador Publicación en la página web de la entidad de 26 respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 27 Evaluación definitiva y recomendación de adjudicación o declaratoria fallida cuando un Comité Evaluador oferente queda habilitado 28 Realización del evento de Subasta Inversa Electrónica o Presencial, cuando hay dos o más oferentes habilitados 29 Evaluación definitiva y recomendación de adjudicación o declaratoria fallida cuando hay dos Comité Evaluador o más oferentes habilitados 30 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato y contratista 3 Elaboración del contrato 32 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 33 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 34 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 35 Aprobación de la póliza 36 Publicación del contrato en la página Web de la Entidad 37 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 38 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, se devolverá a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. 2. ADQUISICIÓN EN BOLSAS DE PRODUCTOS. Podrá hacerse uso de esta modalidad para los casos en que se requiera la compra de bienes y servicios de características técnicas uniformes que se negocien en las bolsas de productos. Además de los requisitos previstos en el presente Manual, en los eventos de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos, los estudios previos y el pliego de condiciones deberán contener al menos la siguiente información: - La ficha técnica de los bienes y servicios de características técnicas uniformes. - Precio máximo de la comisión que se pagará al comisionista, que por cuenta del DPS-FIP adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. - El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. El régimen aplicable para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en sus reglamentos. 7

72 Sólo podrán adquirirse mediante el mecanismo de bolsa de productos, aquellos bienes y servicios que se encuentren estandarizados y tipificados en los listados que las respectivas bolsas de productos elaboren para el efecto. A. NEGOCIACIÓN: En la negociación por cuenta de entidades estatales en bolsa de productos, el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio. La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos que estas dispongan para el efecto. N B. PROCEDIMIENTO: ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación entregará a la Ficha técnica. la ficha Estudios y documentos previos técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de sector) 3 4 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Publicación en la página web de la entidad del resultado de de la Investigación de Mercado (Análisis de sector) y Estudios y documentos previos. 5 Selección del comisionista. Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera y la dependencia interesada en la contratación, de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos 6 Solicitud al comisionista de documentos para elaboración del contrato. 7 Elaboración del contrato. 8 Suscripción del contrato. Ordenador del Gasto y Comisionista 9 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal Expedición del registro presupuestal. Aprobación de la póliza. Publicación del contrato en la página Web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Subdirección Financiera Ordenador del Gasto NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. 3. SELECCIÓN DE OFERENTES Y CONTRATISTAS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE PRESELECCIÓN. Es una convocatoria pública y se desarrollará con las personas que en el tiempo establecido para ello, expresen su interés de presentar ofertas, proporcionando con la manifestación los documentos necesarios 72

73 para validar la capacidad jurídica, financiera y técnica. No obstante lo anterior, dependiendo de la cuantía del proceso, el DPS-FIP podrá limitar el número de participantes de conformidad con lo señalado en el procedimiento que se adopte para tal efecto. Esta modalidad de contratación se llevará a cabo en aquellos eventos para los cuales se requiera contratar: - Gerencia y maduración de proyectos - Ejecutar planes y programas especiales - Procesos integrales. El proceso de preselección (Etapa : Selección de oferentes Habilitación-) no compromete a la entidad para la suscripción del contrato, ya que este solo se realiza con la finalidad de obtener un registro de posibles oferentes. Los criterios de selección deben corresponder con el objeto a contratar. A. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN POR SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN: Esta modalidad se desarrollará en dos etapas: Etapa : Selección de Oferentes (Habilitación): N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Ficha técnica. Estudios y documentos previos Dependencia interesada en la contratación entregará a la la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector) 3 Elaboración del Proyecto de Pliego de y la dependencia Condiciones. interesada en la contratación. 4 Publicación en la página web de la entidad del resultado de de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y Proyecto de Pliego de Condiciones. 5 Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones 6 7 Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones 8 Elaboración del pliego de condiciones definitivo Publicación en la página web de la entidad del pliego de condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar Publicación en la página web de la entidad de las adendas, si a ello hay lugar Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico y la dependencia interesada en la contratación. Ordenador del gasto 6 Elaboración del documento de conformación de 73

74 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Comité Evaluador. 7 Recepción de propuestas 8 Diligencia de cierre y la dependencia interesada en la contratación 9 Elaboración y publicación en la página web de la entidad del acta de cierre 20 Elaboración de adendas al proceso de selección, y la dependencia si a ello hay lugar. interesada en la contratación 2 Evaluación preliminar (Verificación de los requisitos habilitantes) Comité Evaluador 22 Publicación en la página web de la entidad de la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 23 Recepción de observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) 24 Respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) y Comité Evaluador conformación de listas de posibles oferentes 25 Publicación en la página Web de la entidad de respuestas a observaciones a la evaluación preliminar (verificación de requisitos habilitantes) y conformación de listas de posibles oferentes NOTA : Con ocasión a este procedimiento, la entidad podrá llevar a cabo una Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones y para la tipificación, estimación y asignación de riesgos. NOTA 2: En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 3: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 4: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. Etapa 2: Selección del contratista: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere 2 Solicitud y recepción de oferta económica o técnica de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones 3 Diligencia de cierre Dependencia interesada en la contratación y la Subdirección Financiera y la dependencia interesada en la contratación 4 Elaboración y publicación en la página web de la entidad del acta de cierre 5 Evaluación de las ofertas presentadas Comité Evaluador 6 Publicación en la página web de la entidad de la evaluación de las ofertas presentadas 7 Solicitud al (los) adjudicatario(s) de documentos para elaboración del contrato y contratista 8 Elaboración del contrato 9 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 0 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 2 Aprobación de la póliza 3 Publicación del contrato en la página Web de la entidad 4 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se 74

75 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE designe a través del contrato) 5 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación) Ordenador del Gasto NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. 4. SELECCIÓN POR PUNTAJE. Es una convocatoria pública que se llevará a cabo en aquellos eventos en los cuales el DPS-FIP requiera la contratación de bienes y servicios diferentes a aquellos de características técnicas uniformes, así como en los eventos en que, requiriendo la adquisición de este tipo de bienes y servicios, no resulte viable su contratación mediante las modalidades establecidas para ello. Teniendo en cuenta la naturaleza del objeto del proceso, la convocatoria podrá incluir el requisito de manifestación de interés y se desarrollará con las personas que en el tiempo establecido para ello manifiesten su interés de presentar ofertas. En este último caso, el DPS-FIP podrá limitar el número de participantes a máximo diez (0). En los eventos de selección por puntaje, el mismo será asignado de conformidad con los factores de evaluación que se establezcan en el pliego de condiciones para cada caso. A. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN POR PUNTAJE: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Ficha técnica. Estudios y documentos previos Dependencia interesada en la contratación entregará a la la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de Sector) Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Dependencia interesada en la contratación y la 3 documento que autoriza comprometer vigencias Subdirección Financiera futuras si se requiere Elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones. Publicación en la página web de la entidad del resultado de de la Investigación de Mercado (Análisis de Sector), Estudios y documentos previos y proyecto de pliego de condiciones. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones Respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al proyecto de pliego de condiciones 9 Elaboración del pliego de condiciones definitivo 0 2 Publicación en la página web de la entidad del pliego de condiciones definitivo Recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo Respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico. y la dependencia interesada en la contratación. atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero y la 75

76 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones al pliego de condiciones definitivo Elaboración de adendas al pliego de condiciones definitivo, si a ello hay lugar Publicación en la página web de la entidad de las adendas, si a ello hay lugar Designación de los integrantes del comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación de Comité Evaluador. y la dependencia interesada en la contratación. Ordenador del gasto 8 Recepción de propuestas Diligencia de cierre y apertura de propuestas y la dependencia 9 técnicas interesada en la contratación 20 Elaboración y publicación en la página web de la entidad del acta de cierre 2 Elaboración de adendas al proceso de selección, y la dependencia si a ello hay lugar interesada en la contratación 22 Evaluación preliminar Comité Evaluador 23 Publicación en la página web de la Entidad de la evaluación preliminar 24 Recepción de observaciones a la evaluación preliminar 25 Respuestas a observaciones a la evaluación preliminar, evaluación definitiva y recomendación Comité Evaluador de adjudicación o declaratoria fallida 26 Solicitud al adjudicatario de documentos para elaboración del contrato y contratista 27 Elaboración del contrato 28 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 29 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal 30 Expedición del registro presupuestal Subdirección Financiera 3 Aprobación de la póliza 32 Publicación del contrato en la página web de la Entidad 33 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). 34 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 4: Con ocasión a este procedimiento, la entidad podrá llevar a cabo una Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones y para la tipificación, estimación y asignación de riesgos. 5. MÍNIMA CUANTÍA. 76

77 Se considera que la contratación es de mínima cuantía, cuando su valor se encuentra entre cero salarios mínimos legales mensuales vigentes ($0) y cien (00) salarios mínimos legales mensuales vigentes, inclusive, independientemente de su objeto. Así mismo, bajo este tipo de modalidad de selección se adelantarán aquellas compras denominadas de Gran Almacén, de acuerdo a las definiciones que para el efecto establezca la Superintendencia de Industria y Comercio. N A. PROCEDIMIENTO DE MÍNIMA CUANTÍA: ACTIVIDAD REQUERIDA Ficha técnica Estudios y documentos previos RESPONSABLE Dependencia interesada en la contratación entregará a la la ficha técnica y los estudios y documentos previos. 2 Investigación de mercado (Análisis de sector). Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Dependencia interesada en la contratación y la 3 documento que autoriza comprometer Subdirección Financiera. vigencias futuras si se requiere. 4 Elaboración de la Invitación a participar Publicación en la página web de la entidad del resultado de la Investigación de mercado (Análisis de sector), Estudios y documentos previos y la Invitación a participar. Recepción de observaciones a la Invitación a participar. Respuestas a observaciones a la Invitación a participar. Publicación en la página web de la entidad de respuestas a observaciones a la Invitación a participar. Elaboración de adendas al proceso de selección, si a ello hay lugar. y la dependencia interesada en la contratación... atenderá las respuestas de carácter jurídico y financiero, cuando a ello haya lugar y la dependencia interesada en la contratación atenderá las respuestas de carácter técnico.. y la dependencia interesada en la contratación. Publicación en la página web de la entidad de 0 las adendas, si a ello hay lugar. Designación de los integrantes del Comité evaluador. Los evaluadores para los aspectos técnicos serán designados previa Ordenador del Gasto recomendación de la dependencia interesada en la contratación. Elaboración del documento de conformación 2 de Comité evaluador. Recepción de propuestas. 4 y la dependencia Diligencia de cierre y apertura de propuestas. 5 interesada en la contratación Elaboración y publicación en la página web de 6 la entidad del acta de cierre Verificación de los requisitos habilitantes, evaluación de la oferta económica (menor Comité Evaluador 7 precio) y elaboración del informe de verificación y evaluación. Elaboración de la aceptación de la oferta. 8 Suscripción de la aceptación de la oferta Ordenador del gasto 9 2 Comunicación de aceptación de la oferta. 77

78 N ACTIVIDAD REQUERIDA Respuesta a observaciones del informe de verificación y evaluación Remisión de la comunicación de aceptación de la oferta para la expedición del registro presupuestal Expedición del registro presupuestal Aprobación de la póliza (si a ello hay lugar) Publicación de la oferta adjudicataria y su aceptación en la página web de la entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). RESPONSABLE Comité Evaluador. Subdirección Financiera Ordenador del Gasto NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, se devolverá a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. 6. CONTRATACIÓN DIRECTA. Es aquella contratación que se realiza directamente sin acudir a un proceso de selección. A. CAUSALES: La contratación directa procederá en los siguientes casos: - Cuando no exista pluralidad de oferentes: se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser el titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Tales circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación. - Convenios y/o contratos interadministrativos, con el fin de cooperar en el cumplimiento de las funciones administrativas siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad con las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos y/o convenios podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en los procesos establecidos en el presente Manual. Se exceptúan igualmente de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales. - Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, en los términos establecidos en el Decreto Ley 59 de 99 y las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. - Contratos y/o convenios que se celebren en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política. - Adquisición o arrendamiento de bienes inmuebles. 78

79 - Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para la realización de convenios y/o contratos interadministrativos y los de asociación, en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política, se deberá cumplir además del procedimiento establecido, con los siguientes requisitos que serán incluidos en el estudio previo: - Verificar la imposibilidad o inconveniencia técnica, jurídica, financiera o económica de acudir a un proceso en el cual se realice la respectiva convocatoria pública. - Analizar las ventajas o beneficios institucionales o colectivos derivados de la aplicación de esta modalidad, frente a los que se obtendrían con una convocatoria pública. - Los riesgos derivados de la ejecución del contrato y/o convenio, su estimación y distribución, así como las medidas para mitigar su impacto o prevenir su ocurrencia. - La necesidad de contar con una garantía, los amparos, vigencia y cuantía de éstos, fijados en los términos de la normatividad vigente. - Determinación del investigación de mercado (análisis de sector), para establecer razonable y objetivamente el valor del futuro contrato, exhibiendo todas las variables que lo afecta y que permiten verificar que dicho valor se encuentra dentro de los rangos del mercado, es decir, resulta apropiado en el mercado existente para el bien y servicio. - Para el caso en el que el objeto sea la ejecución de una obra, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda y debidamente suscritos por el responsable de la dependencia solicitante. - Cuando se requiera en razón del orden público, para la implementación de programas de alto impacto, prioridad y/o urgencia nacional. En estos eventos, la contratación directa deberá aprobarse por el Director General y dejar constancia por escrito, por parte del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina en la que se expresen los motivos que dan origen a la misma. NOTA : En caso que se declare fallido el proceso de selección, se publicara la evaluación definitiva con la declaratoria fallida; igualmente, se revisaran las causas que generaron dicha declaratoria omitiendo la etapa del proyecto de pliego de condiciones. Si los cambios a realizar son sustanciales, se publicara el proceso de selección desde el proyecto de pliego de condiciones. NOTA 2: Para efectos de los convenios de asociación, se deberá corroborar y dejar evidencia de la idoneidad del contratista, bien sea un particular u otra entidad pública, para dar cumplimiento satisfactorio al objeto del contrato. Esta idoneidad se concreta en la capacidad jurídica, técnica, de experiencia certificada con resultados satisfactorios y financiera, verificada por la entidad contratante frente al alcance jurídico, técnico y económico de las obligaciones que se pactarán, lo cual deberá presentarse en escrito separado firmado por el Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina solicitante. B. PROCEDIMIENTO: CONTRATO Y/O CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato y/o convenio La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector) 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que La dependencia interesada en autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato y/o convenio y/o sus modificaciones. la contratación 5 Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa 6 Elaboración del contrato y/o convenio. 7 Suscripción del contrato y/o convenio. Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato y/o convenio para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. Publicación del contrato y/o convenio en la página Web de la 79

80 N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Entidad 2 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato y/o convenio). 3 Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato y/o convenio o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: N ACTIVIDAD REQUERIDA RESPONSABLE Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista 2 Investigación de Mercado (Análisis de Sector). 3 Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. La dependencia interesada en la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato y/o sus modificaciones. la contratación 5 Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa 6 Elaboración del contrato 7 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. Publicación del contrato en la página Web de la Entidad 2 3 Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN: N ACTIVIDAD REQUERIDA Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la suscripción del contrato y/o sus modificaciones Formato de autorización de la contratación por parte del Director General Certificado de la inexistencia de personal de planta para realizar la actividad a contratar, expedido por la Subdirección de Talento Humano y constancia escrita sobre la idoneidad y experiencia del futuro contratista directamente relacionada con el área de que se trate RESPONSABLE La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación Subdirección de Talento Humano 6 Elaboración del contrato 7 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 8 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 9 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 0 Aprobación de la póliza. 80

81 N 2 3 ACTIVIDAD REQUERIDA Publicación del contrato en la página Web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). RESPONSABLE Ordenador del Gasto CONVENIOS DE ASOCIACIÓN: N ACTIVIDAD REQUERIDA Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos, y la documentación del futuro contratista para la elaboración del convenio Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la suscripción del convenio y/o sus modificaciones. Evaluación de idoneidad, en la que se determine la capacidad técnica y jurídica (con certificación de experiencia y resultados satisfactorios) y financiera RESPONSABLE La dependencia interesada en la contratación y futuro contratista La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación 5 Elaboración del convenio. 6 Suscripción del convenio. Ordenador del gasto y contratista 7 Remisión del convenio para la expedición del registro presupuestal. 8 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 9 Aprobación de la póliza. 0 2 Publicación del convenio en la página Web de la Entidad Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del convenio). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el convenio o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). Ordenador del Gasto CONTRATOS CON OCASIÓN A NO PLURALIDAD DE OFERENTES: N 2 3 ACTIVIDAD REQUERIDA Estudios y documentos previos: Se debe incluir el análisis relativo a la estimación y cobertura de los riesgos. Documentación del futuro contratista para la elaboración del contrato Documento que acredite como proveedor exclusivo al futuro contratista Certificado de disponibilidad presupuestal y/o documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere. RESPONSABLE La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación La dependencia interesada en la contratación 4 Justificación y recomendación al ordenador del gasto para la La dependencia interesada en suscripción del contrato o sus modificaciones la contratación 5 Elaboración del contrato 6 Suscripción del contrato Ordenador del gasto y contratista 7 Remisión de contrato para la expedición del registro presupuestal. 8 Expedición del registro presupuestal. Subdirección Financiera 9 Aprobación de la póliza. 0 Publicación del contrato en la página Web de la entidad 8

82 N 2 ACTIVIDAD REQUERIDA Designación de supervisor (Se comunicará cuando se designe a través del contrato). Designación de supervisor (Cuando no se encuentre definido en el contrato o se requiere modificación de la supervisión, se hará la respectiva designación). RESPONSABLE Ordenador del Gasto Para los cinco procedimientos de contratación directa, aplica lo siguiente: NOTA : En virtud del principio de transparencia, la entidad podrá publicar los documentos del proceso de contratación en el SECOP. NOTA 2: La documentación que no se encuentre completa, será devuelta a la dependencia interesada a efectos de que sea corregida. NOTA 3: Los documentos que resulten de las actividades indicadas con anterioridad, deben integrarse en el expediente contractual. NOTA 4: Teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 33 y 38 de la Ley 996 de 2005, en el DPS no se emplearán las casuales de contratación directa durante las fechas establecidas por aplicación del cuerpo normativo en mención. CAPITULO CUARTO DOCUMENTOS, PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y MODIFICACIONES DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS. DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS EN FORMA PREVIA A LA ELABORACION DE CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN - PERSONA NATURAL: - Copia legible de la cédula de ciudadanía (Si el documento se encuentra en trámite, debe presentar copia de la contraseña autenticada en Registraduría). - Formato Único de Hoja de Vida para persona natural, debidamente diligenciado. - Diligenciar y/o actualizar en la página del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público (SIGEP), la información de la hoja de vida. - Diligenciar Formato Único Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada Persona Natural. - Copia legible del Registro Único Tributario -RUT- expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-. - Formato original de Información General y Tributaria de terceros, debidamente firmado y diligenciado con la información que aparece en el RUT. - Formato original de Información Bancaria para pagos, debidamente firmado y diligenciado con la información que aparece en la certificación bancaria expedida por el Banco. - Original de la certificación bancaria expedida por el Banco, con el número y tipo de cuenta donde se le consignarán los honorarios, con una vigencia no mayor a un () mes. - Copia del documento respectivo que acredite la afiliación a la Seguridad Social integral, con certificación de las tres (3) últimas planillas de pago o certificado de paz y salvo. - Copia de los títulos académicos obtenidos (Diplomas y/o Actas de grado. Certificados académicos) - Certificaciones de la experiencia profesional, incluyendo fotocopia de la tarjeta profesional si la profesión la tiene establecida. - Copia de la libreta militar para contratistas menores de cincuenta (50) años. - Conforme a la Ley 238 de 2008, el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. - Conforme a la Circular 005 del 25 de febrero de 2008 expedida por la Contraloría General de la República, el Certificado Boletín Responsables Fiscales deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. - Consulta en línea de antecedentes y requerimientos judiciales expedido por la Policía Nacional. Este certificado deberá consultarse directamente por el DPS en la página Web de dicha entidad. Tal verificación deberá reposar en el expediente contractual. 82

83 NOTA: Para todas las contrataciones que se realicen bajo la modalidad de contratación directa, se debe exigir al futuro contratista la documentación prevista en la ley. 2. PERFECCIONAMIENTO Los contratos y/o convenios se entenderán perfeccionados cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleven a escrito (suscripción de las partes). 3. REQUISITOS DE EJECUCIÓN Suscrito el contrato y/o convenio, la solicitará a la Subdirección Financiera el trámite del registro presupuestal, cuando haya lugar. Posteriormente, la entregará copia del contrato y/o convenio a la dependencia interesada en la contratación, quien a su vez hará el respectivo traslado para que sea constituida la garantía o garantías requeridas de conformidad con lo dispuesto en el contrato y/o convenio (cuando sea el caso), la normatividad vigente sobre la materia y el presente Manual. La realizará el trámite de aprobación de la garantía previa revisión de su contenido, teniendo en cuenta los requisitos previstos en la normatividad vigente y el presente Manual, atendiendo igualmente los lineamientos en la materia que expida la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos. 4. MODIFICACIONES CONTRACTUALES. En el evento en que se requieran modificaciones al contrato y/o convenio, se deberán solicitar oportunamente a la, su elaboración, sea adición, prórroga, suspensión, cesión y en general, las que el contrato y/o convenio exija. Igualmente, se deberá incluir en dicha solicitud la justificación detallada que origina el cambio, la conveniencia, el beneficio, el valor y/o el tiempo a adicionar, atendiendo al asunto particular. Tal solicitud debe encontrarse suscrita por el supervisor y Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación, correspondiendo radicarla en la Subdirección de Contratación dentro de los quince (5) días anteriores a la necesidad de la respectiva modificación. La solicitud deberá contar mínimo con los siguientes soportes: - Justificación y recomendación al ordenador del gasto - Solicitud de modificación contractual (formato) - Informe de supervisión actualizado - Propuesta económica actualizada debidamente desagregada (cuando haya lugar) - Certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras (cuando sea el caso) - Igualmente, se aportará el informe de interventoría en el que se determine el alcance de la obra y las razones de la modificación (cuando haya lugar) A. ADICIÓN: Se presentan cuando se incrementa el valor inicialmente pactado en el contrato y/o convenio. Las adiciones deben contar con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y/o cupo de vigencias futuras Sin perjuicio de lo expuesto, previo a la realización de cualquier adición se deberá realizar un análisis de costos a cargo de la, en consideración a los insumos técnicos suministrados para el efecto por parte de la dependencia interesada. Dicha solicitud de adición debe encontrarse suscrita por el supervisor y Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación, correspondiendo radicarla en la. B. PRÓRROGA: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución del contrato y/o convenio, para lo cual, se debe justificar la ampliación de dicho término. 83

84 C. SUSPENSIÓN: Durante el desarrollo del contrato y/o convenio pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales impiden en forma temporal la normal ejecución contractual. En estos eventos, las partes (ordenador del gasto y contratista) pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del contrato y/o convenio. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión; así mismo, el contratista deberá ajustar la garantía única de cumplimiento con ocasión de la suspensión. En caso de no computarse, no será necesario ajustar la garantía y se deberá informar a la aseguradora. Si el contrato y/o convenio tiene plazo de ejecución dentro de la respectiva vigencia, pero no finaliza ni supera el 3 de diciembre de la misma, se puede computar para efectos de suspensión y se ajustara la garantía. Dicha solicitud deberá firmarse por el contratista con visto bueno del supervisor y del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de la contratación y corresponde radicarla en la para la elaboración del otrosí correspondiente y posterior firma del ordenador del gasto. Adicionalmente, en el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la solicitud de la suspensión deberá contar con el visto bueno del ordenador del gasto. D. CESIÓN: Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra(s) persona(s), total o parcialmente los derechos y obligaciones pactadas en el contrato y/o convenio. La cesión también opera para los casos en los que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista durante el período de ejecución contractual. Para el acto de cesión de un contrato y/o convenio, se debe analizar por parte del supervisor y del Director Técnico, Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina donde se originó la necesidad de contratación, si el cesionario tiene como mínimo las mismas calidades del cedente; de ser procedente la Subdirección de Contratación elaborará el otrosí correspondiente y lo remitirá para firma del ordenador del gasto. Si el contrato inicial fue amparado por garantía única de cumplimiento, el cesionario deberá constituir una nueva garantía para amparar el cumplimiento de las obligaciones que ha asumido. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre los miembros que integran el consorcio o la unión temporal. Una vez se suscriba la cesión, debe remitirse a la Subdirección Financiera para realizar un nuevo registro presupuestal y modificación del existente. E. OTRAS MODIFICACIONES: Las partes podrán de común acuerdo suscribir las respectivas aclaraciones del contrato y/o convenio, cuando se presenten errores de digitación, aritméticos o conceptuales, con la finalidad de permitir la correcta ejecución contractual. CAPÍTULO QUINTO MEMORANDOS DE ENTENDIMIENTO (ALIANZAS POR LO SOCIAL) En los términos esgrimidos por la Oficina Asesora Jurídica del DPS 2, la expresión memorando de entendimiento y/o intención se usa normalmente para denotar un acuerdo en forma simplificada, en el cual se incluyen compromisos que no implican la existencia de obligaciones ni la ejecución de recursos públicos. De igual forma, se emplea esta expresión para aquellos documentos en los que no se incluyen obligaciones de comportamiento reales, sino más bien cláusulas programáticas con una redacción que excluye los términos imperativos y que suele contener simples exhortaciones o declaraciones de intención. Por tanto, allí solamente deberán consagrarse intenciones políticas programáticas, sin connotaciones legales imperativas. 2 Radicado Orfeo No del 3 de noviembre de

85 Se resalta que tales documentos no podrán incluir órdenes imperativas, obligaciones o erogaciones al gasto de la entidad, que torne el acuerdo programático inicial en un contrato o convenio según el caso. CAPÍTULO SÉXTO CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS CON RECURSOS FIP Cuando se trata de contratos y/o convenios en el que la entidad contratante es el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP, el contratista deberá constituir una póliza entre particulares, acompañada de las condiciones generales de la póliza ante entidades públicas con régimen privado de contratación, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para operar en Colombia, vigilada por la Superintendencia Financiera a favor del Departamento para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP, identificado con NIT El contratista deberá presentar junto con la garantía original, el recibo de pago de la misma y las condiciones generales de la póliza ante entidades públicas con régimen privado de contratación, sin lo cual no se aprobará la misma.. REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS CON RECURSOS FIP: a) Se deben verificar las coberturas, porcentajes de valor asegurado y vigencia de la garantía única de cumplimiento, las cuales deben corresponder a las señaladas en el contrato y/o convenio respectivo (cumplimiento, calidad, salarios, entre otros). Tal información se ingresa al sistema de información correspondiente. Para la suficiencia de la garantía se tendrán en cuenta las siguientes reglas: - Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (00%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y/o convenio y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del mismo, o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la entidad estatal. - Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (00%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato y/o convenio, o hasta que la entidad estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado. - Cumplimiento. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (0%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a un millón ( ) de smmlv y hasta cinco millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a cinco millones ( ) de smmlv y hasta diez millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (%) del valor del contrato y/o convenio; si el valor del contrato y/o convenio es superior a diez millones ( ) de smmlv, la entidad estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato y/o convenio y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del mismo. - Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y/o convenio y deberá extenderse por el plazo del mismo y (3) tres años más. - Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior. - Calidad de bienes. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato y/o convenio, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. 85

86 - Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato y/o convenio. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato y/o convenio principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 474 de Responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad civil extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, es de Doscientos (200) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (.500) smmlv; Trescientos (300) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a mil quinientos (.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv; Cuatrocientos (400) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv; Quinientos (500) smmlv para contratos y/o convenios cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (0.000) smmlv; el cinco por ciento (5%) del valor del contrato y/o convenio cuando este sea superior a diez mil (0.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato y/o convenio. b) La garantía debe indicar el número y objeto del contrato y/o convenio que se está amparando. c) La garantía debe encontrarse suscrita por la aseguradora y por el tomador o contratista. d) Cuando se trata del seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, el nombre del tomador debe corresponder a la razón social del contratista con su correspondiente NIT. Los asegurados deben ser el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP, identificado con NIT y el contratista, limitado ello únicamente a los daños producidos por el contratista con ocasión de la ejecución del contrato y/o convenio amparado. Los beneficiarios serán tanto el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP como los terceros afectados. e) En el seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual solamente se pactará deducibles con un tope máximo del 0% del valor de cada pérdida, sin que en ningún caso puedan ser superiores a 2000 SMLMV. f) No procede la terminación automática del seguro de cumplimiento expedido a favor del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS- FIP por falta de pago de la prima e improcedencia de la facultad de revocación de ese seguro. La garantía única de cumplimiento expedida a favor del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP no expirará por falta de pago de la prima ni podrá ser revocada unilateralmente. Por lo anterior, no se aceptarán garantías que establezcan lo contrario a lo aquí señalado. g) Para la aprobación de las garantías, los contratistas deberán aportar el original de las mismas, acompañadas del recibo de pago de la prima expedida por la aseguradora y las condiciones generales de la misma. NOTA : El no cumplimiento de los requisitos aquí establecidos dará lugar a la no aprobación de la póliza por parte del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Fondo de Inversión para la Paz DPS-FIP. NOTA 2: Lo señalado en este capítulo aplica para las modificaciones contractuales. NOTA 3: Se deberán atender los lineamientos que en la materia expida la Agencia Nacional de Contratación Pública y sus anexos.. VIGENCIA: TÍTULO SÉPTIMO CONSIDERACIONES FINALES El Manual de Contratación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efecto las disposiciones cuyas materias versen sobre el contenido de este documento. 86

87 2. REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES: Para la permanente actualización del Manual de Contratación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, la Secretaria General y al Subdirector de Contratación del DPS realizarán las modificaciones o adiciones a que haya lugar, salvo que las mismas impliquen un cambio sustancial de las políticas o principios adoptados mediante la presente resolución, caso en el cual se requerirá de la aprobación de la Dirección General. La Secretaria General y el Subdirector de Contratación podrán expedir anexos, formatos, circulares y aplicativos que harán parte del Manual de Contratación del DPS en los que se incluirán las modificaciones o adiciones al mismo. 3. PUBLICACIÓN: El Manual de Contratación y sus modificaciones se publicarán en el Diario oficial, la página Web de la entidad, la Intranet institucional, el SECOP y se divulgarán a través de los medios electrónicos internos. 4. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN (PROCESOS DE SELECCIÓN - CONTRATACIÓN CON RECURSOS DEL FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ - FIP): Los procesos de selección soportados presupuestalmente con recursos del Fondo de Inversión para la Paz (FIP), cuyo pliego de condiciones definitivo haya sido publicado a la fecha de publicación de éste documento en el Diario oficial, podrán continuar hasta su culminación aplicando el Manual de contratación del Fondo de Inversión para la Paz (FIP) vigente al momento de dicha publicación, o podrán ajustarse mediante adendas a las disposiciones contenidas en el presente Manual. 5. COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Mediante Resolución N del 03 de febrero de 204 vigente desde la fecha de su publicación en el Diario Oficial (2 de febrero de 204), fue creado y reglamentado el Comité de Contratación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz -FIP-, por lo cual deberá revisarse su aplicación en la totalidad de los asuntos correspondientes al proceso de contratación. 87

88 ANEXOS ANEXO No. - FORMATO DE INFORME DE SUPERVISIÓN 88

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