Taller: Importancia de los sistemas de información y la calidad de los datos

Transcripción

1 Taller: Importancia de los sistemas de información y la calidad de los datos Caso: Solución e-procurement para el Sistema de Compras y Contratación Pública del Estado Colombiano

2 Agenda Introducción Tres casos: 1. Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP I 2. Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP II 3. Tienda Virtual del Estado Colombiano

3 1. Introducción

4 1. Valor estratégico de la Compra Pública Compra pública en 2014 $115 billones 16% del PIB POLÍTICA PÚBLICA Compra pública Materializa la política pública. Legitima las instituciones. Es un motor de la industria. Tiene cobertura nacional.

5 1. Valor estratégico de la compra pública 20% del tiempo 80% de $ 80% 20% del tiempo de $

6 1. Valor estratégico de la compra pública Revelar / Divulgar información Proceso de conocimiento Información Búsqueda negocios Venta Compra Bogotá, 18 de noviembre de 2015

7 Más fácil Información en tiempo real Menos costos Más rápido Información e interacción en línea Transparente Acceso gratuito Disponibilidad de la información Mas agilidad, no hay lugar a desplazamiento SISTEMA DE COMPRA PÚBLICA Bogotá, 18 de noviembre de 2015

8 1. Valor estratégico de la compra pública Escasa capacidad de negociación del Comprador Altos costos administrativos que incrementan los costos de transacción Compra de los mismos bienes y servicios en condiciones diferentes Costos adicionales para manejar la información con eficiencia Bogotá, 18 de noviembre de 2015

9 Valor por dinero Eficacia Eficiencia Economía

10 Aproximación tradicional a la compra pública Valor agregado Nivel de esfuerzo Fase Inicio proyecto Identificación necesidad y análisis del mercado Definición Especificacio nes Aproximación y evaluación del mercado Selección Adjudicación del contrato Admin. del contrato Revisión

11 Aproximación estratégica a la compra pública Valor agregado Nivel de esfuerzo Fase Inicio proyecto Identificación necesidad y análisis del mercado Definición Especificacio nes Aproximación y evaluación del mercado Selección Adjudicación del contrato Admin. del contrato Revisión

12 El desafío Ofrecer un sistema de información de la compra y la contratación pública que permita hacer transacciones en línea para los bienes y servicios que adquiere el SCPC. - Información suficiente y de calidad - Tomar decisiones - Metas y objetivos de las Entidades Estatales - Plan nacional de desarrollo - Planes territoriales de desarrollo - Asegurar el óptimo valor por dinero en la compra - Trasparencia y confianza

13 SECOP

14 Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdos Marco Mínima Cuantía (Grandes superficies) Otras agregaciones de demanda

15 1. Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP I

16 Antecedentes Gobierno en Línea (i) (ii) (iii) Proveer a los ciudadanos información en línea; Proveer servicios y trámites en línea; Proceso de contratación en línea SECOP - Fase informativa El objetivo del sistema era publicar en un solo portal la información de los procesos de contratación y contratos de las Entidades Estatales Creación de Colombia Compra Eficiente Recibimos el SECOP I

17 Qué permite hacer el SECOP? Publicación del Proceso de Contratación Licitación Pública. Selección Abreviada. Subasta. De menor cuantía. De mínima cuantía. Contratos de Prestación de Servicios de Salud. Concurso de Méritos. Con precalificación y lista corta. Con precalificación y lista multiusos. Abierto. Contratación Directa. Régimen Especial. Avisos de procesos financiados con fondos de organismos multilaterales. Licitación Pública Nacional e Internacional. Presentación de Expresiones de Interés.

18 Qué permite hacer el SECOP? Publicación del Proceso de Contratación LIQUIDADO BORRADOR CONVOCADO ADJUDICADO CELEBRADO TERMINADO SIN LIQUIDAR DESCARTADO TERMINADO ANORMALMENTE DESPUES DE CONVOCADO

19 Qué hicimos? Depuración de los registros efectuados en los años 2011, 2012 y 2015 para identificar los errores frecuentes de registro, establecer acciones para corregirlos y contar con datos confiables de la contratación registrada en el SECOP en 2011, 2012 y 2015;

20 Qué hicimos? Circular No. 1 de de junio de Obligatoriedad de publicar la información contractual en el SECOP.

21 Qué hicimos? El seguimiento de los registros efectuados por las Entidades Estatales en el SECOP; La revisión de manuales, preguntas frecuentes y otros instrumentos de soporte para la publicación de la actividad contractual en el SECOP.

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24 Otras mejoras Sistema de notificación RSS Módulo de administración SECOP Actualización de la base de datos Mejora del buscador de procesos

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26 Evolución de las Entidades usuarias del SECOP

27 Evolución del reporte en el SECOP

28 Pero los problemas continuaban SECOP I es un sistema informativo. Problemas de calidad de datos. No entrega información confiable para la toma de decisiones alrededor del gasto público. No se puede integrar con ningún sistema de información.

29 2. Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II

30 Compradores

31 Proveedores

32 e-procurement Proceso de Contratación en línea

33 Como implementar este Sistema de Información? A la medida De la caja

34 Proceso de Contratación Técnicos Funcionales Servicio Arquitectura Datos Integración Seguridad Generales Administración Gestión de Entidades Estatales Gestión de Proveedores Documentos, procesos, reportes, colaboración. Específicos Planeación Selección Contratación Ejecución y liquidación Implementación Planeación Diseño Configuración Pruebas Capacitación Salida en Vivo Estabilización Mantenimiento y Soporte Preventivo Correctivo Evolutivo Soporte

35 Requisitos Técnicos Mínimos I. Arquitectura (14) A. Módulos B. Presentación C.Búsqueda III. Integración (47) A. Estándares B. Arquitectura de integración C.Comunicación D.Procesamiento de mensajes E. Calidad de servicio F. Seguridad y Administración G.Gobernabilidad II. Datos (11) A. Base de datos B. Respaldo de datos C.Conexión a la base de datos IV. Seguridad (39) A. Generales B. Confidencialidad, integridad y disponibilidad C.Autenticación D.Autorización E. Auditoría F. Firma electrónica

36 Prioridad Requerimientos Funcionales I. Requerimientos generales de la Plataforma (72) II. Requerimientos específicos del Proceso de Contratación (78) Tiempo de implementación Etapa 1 Etapa 2 I. Generales II. Específicos I. Generales II. Específicos Total Nivel Nivel Nivel Total

37 Evaluación de Ofertas Requerimientos Generales

38 Evaluación de Ofertas Requerimientos Específicos

39 I. Requerimientos generales de la plataforma

40 II. Requerimientos específicos del Proceso de Contratación

41 2014 Implementación Etapa 1 Planeación Diseño Configuración Pruebas Capacitación Preparación y salida en vivo Estabilización Etapa 2 Planeación Diseño Configuración Pruebas Capacitación Preparación y salida en vivo Estabilización M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12

42 Seguridad SECOP II - bloques Mesa de servicio Integración Plataforma - SIIF - SAP - WS (ERP) Compras Datos Abiertos OCDS Admin Infraestructura Equipo CCE

43 Beneficios e-procurement Mejora la interacción entre compradores y proveedores Automatiza y agiliza los procesos existentes Gestiona la información asociada al proceso de contratación Reduce los costos de transacción Aporta trazabilidad total y control del proceso Evita desplazamientos Permite la participación de proveedores de otras regiones y países Impulsa la estrategia de cero papel

44 Principales beneficios 1. Fortalecimiento de capacidad institucional 2. Más información de los proveedores 3. Mejor seguimiento a los procesos 1. Más oportunidades de negocio 2. Menos costos 3. Más eficiencia

45 SECOP II

46 1. Gestión de información 4. Subastas 2. Plan Anual de Adquisiciones 5. Gestión de contratos 3. Contratación en línea 6. Informes

47 1. Gestión de información Entidades Estatales Proveedores Datos generales Configuración de la entidad Administración de usuarios y perfiles Datos generales Áreas de interés Administración de usuarios Biblioteca documental Dependencias y grupos de trabajo Flujos de aprobación

48 1. Gestión de la información Configuración de usuarios - Información de usuario, zona horaria, seguridad. - Noticias SECOP (información de interés, ventanas). - Gestionar solicitudes de registro. - Delegar usuarios, históricos de acceso al SECOP. - Términos y condiciones de uso del SECOP

49 1. Gestión de la información Configuración de Entidad Estatal - Datos de la Entidad Estatal / Proveedor. - Configuraciones. Unidades de contratación. - Perfiles. Comprador, Aprobador. - Configuración de las dependencias. - Biblioteca de documentos. - Configurar correo de notificación. - Configurar flujos de aprobación. - Crear el proceso, aprobar publicación del proceso - Aprobar modificaciones, apertura de ofertas - Evaluación de las oferta, adjudicación

50 1. Gestión de la información Configuración de Proveedor

51 2. Plan Anual de Adquisiciones Creación y publicación del Plan Anual de Adquisiciones Carga y descarga en Excel de las adquisiciones y necesidades Perfiles de usuario y Flujos de aprobación Interacción entre el PAA y los procesos de contratación Consultas del PAA

52 2. Plan Anual de Adquisiciones Creación del PAA

53 2. Plan Anual de Adquisiciones Publicación y consulta del PAA

54 3. Contratación en línea Creación y configuración de Procesos de Contratación Presentación de ofertas en línea Apertura de sobres y evaluación de ofertas Adjudicación y publicación de contratos.

55 3. Contratación en línea Creación de Procesos de Contratación - Información general. Nombre, ID, clasificación, anexos. - Configuraciones. Cronograma, CDP (SIIF), subasta. - Formularios de la oferta. Habilitantes, técnicos, precios. - Modelos de evaluación. Manuales, automáticos, f(x). - Documentos del proceso. Crear o utilizar plantilla. EP, PPC. - Documentos de la oferta. RUP, RUT, certificaciones, etc.

56 3. Contratación en línea Área de trabajo del Proceso de Contratación

57 3. Contratación en línea Trazabilidad Eventos

58 3. Contratación en línea Interacción Observaciones Mensajes Tareas

59 3. Contratación en línea Modificaciones, constancias Adenda Constancias

60 3. Contratación en línea Presentación de ofertas en línea

61 3. Contratación en línea Apertura de sobres y evaluación de ofertas

62 3. Contratación en línea Adjudicación y publicación del contrato

63 4. Subasta inversa Configuración de subastas Participación en la subastas Informe de la subasta Adjudicación de acuerdo con el resultado de la subasta

64 4. Subastas Creación de subasta

65 4. Subastas Participación en subastas Vista Comprador Vista Proveedor Vista Proveedor (por lotes)

66 4. Subastas Informe de la subasta

67 5. Gestión de contratos Gestión y publicación de contratos Modificaciones Evaluar Proveedores

68 5. Gestión de contratos Gestión de contratos - Información general. Nombre, ID, tipo, fechas, versión. - Condiciones. Entrega, garantías, compromiso (SIIF). - Lista de bienes y servicios. Carga automática. - Documentos. Carga automática. Contrato firmado. - Ejecución. % avance, facturas, pagos, entregas. - Modificaciones. - Evaluar proveedores

69 5. Gestión de contratos Modificaciones

70 6. Reportes

71 6. Reportes

72 3. Tienda Virtual del Estado Colombiano SECOP II

73 2. Agregación de demanda Eficiencia en los Procesos de Contratación. Equiparar los términos y condiciones en los cuales las Entidades Estatales adquieren bienes y servicios. Economías de escala. Mejorar la información del sistema de compra pública. Liberar tiempo de los compradores públicos para adquisiciones estratégicas. Bogotá, 18 de noviembre de 2015

74 2. Agregación de demanda Selección Proveedores Acuerdos Marco de Precios Grandes Superficies Selección de Proveedores Otros instrumentos de agregación Proveedor Único Única Entidad Compradora Bogotá, 18 de noviembre de 2015

75 2. Agregación de demanda Selección Proveedores Selección de Proveedores Bogotá, 18 de noviembre de 2015

76 2. Agregación de demanda Bogotá, 18 de noviembre de 2015

77 3. Resultados de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Bogotá, 18 de noviembre de 2015

78 Instrumento de Agregación de Demanda 3. Resultados de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Intrumento de Agregación de Total de ordenes de Demanda compra Valor total de compras Valor total de ahorros $ Aseo y Cafetería Aseo y Cafetería 634 $ ,47 $ , ,47 $ $ Blindaje Blindaje 1 $ 1 38,20 $ 11,97 $ $ Centro Datos / Nube Privada , ,98 Centro Datos / Nube Privada 10 $ 4.089,94 $ 1.685,98 $ $ Centro de Contacto , ,60 Centro de Contacto 44 $ $ $ ,00 $ ,60 Combustible ,35 - Combustible 451 $ $ $ ,35 $ - Combustible (Bogotá) , ,36 Combustible (Bogotá) 683 $ $ $ ,93 $ 6.122,36 Conectividad , ,92 Conectividad 137 $ $ $ ,85 $ ,92 Dotación de vestuario , ,53 $ $ Dotación de vestuario Google 1074 $ , ,64 $ 2.786,53 $ $ Google Grandes Superficies 5 $ , ,45 $ - $ $ Grandes Superficies Intranet Gubernamental 369 $ ,98 $ ,74 $ $ Microsoft ,32 - Intranet Gubernamental 10 $ ,74 $ 466,01 $ $ Nube Privada , ,89 Microsoft 35 $ ,32 $ - $ $ Nube Pública , ,30 Nube Privada 33 $ $ $ ,08 $ ,89 PAE ,01 - Nube Pública 13 $ $ $ 6.098,44 $ 2.809,30 Papelería ,34 - PAE 3 $ $ $ 2.023,01 $ - Productos y Servicios Google 2 103,32 5,00 $ $ Papelería 473 $ ,34 $ - Productos y Servicios Microsoft 4 712,96 67,04 $ Productos y Servicios Google Servicios Financieros 2 $ ,06 25,00 103,32 $ 5,00 $ $ Productos y Servicios Microsoft Servicios Oracle 4 $ ,96 $ 67, ,94 $ $ Servicios Financieros SOAT 10 $ ,06 $ 25,00 $ $ Tiquetes Aéreos , ,56 Servicios Oracle 67 $ ,94 $ ,56 $ $ Vehículos , ,73 SOAT 366 $ $ $ ,42 $ 8.762,60 Vehículos Blindados ,12 446,28 Tiquetes Aéreos 18 $ $ $ ,59 $ 2.387,56 Total general , ,04 Bogotá, 18 de noviembre de 2015 Total de ordenes de compra Valor total de compras Valor total de ahorros Vehículos 418 $ ,80 $ ,73 Vehículos Blindados 3 $ 5.683,12 $ 446,28 Total general 4863 $ ,95 $ ,04 Cifras en millones de pesos

79 3. Resultados de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Orden Total de ordenes de compra Valor total de las compras Valor total de ahorros Nacional 4299 $ ,25 $ ,82 Territorial 564 $ ,70 $ ,97 Total general 4863 $ ,95 $ ,04 Bogotá, 18 de noviembre de 2015

80 Instrumentos de Agregación de Demanda Material Pedagógico Lenguaje y Matemáticas Bogotá, 18 de noviembre de 2015

81 4. Instrumentos de Agregación de Demanda MEN Lote Lote 1 Lote 2 Lote 3 Lote 4 Lote 5 ETC Norte de Santander, Arauca, Meta, Soacha, Neiva e Ibagué. Valle del Cauca, Cauca, Palmira, Cali, Manizales. Sucre, Córdoba, Montería, Cartagena. Antioquia, Medellín. Atlántico, Barranquilla, Soledad, Valledupar, Santa Marta Bogotá, 18 de noviembre de 2015

82 4. IAD impresión y distribución Material Pedagógico lenguaje Servicio de impresión y distribución Material Pedagógico definido por el MEN Acta de Impresión 15 días calendario siguientes a la Orden de Compra Logo de la Entidad Compradora en la carátula del Material Pedagógico. Selección de la cantidad de Material Pedagógico en la TVEC por grado de escolaridad Entrega del Material Pedagógico en los Establecimiento Educativo entre el 12 de enero y el 12 de febrero Bogotá, 18 de noviembre de 2015

83 4. IAD impresión y distribución Material Pedagógico lenguaje 1. Seleccionar en el Catálogo TVEC la cantidad de Material Pedagógico que requiere, según grado de escolaridad; indicar el nombre del Establecimiento Educativo y la dirección de entrega. 2. Informar al Proveedor si la compra del Material Pedagógico está sujeta a estampillas o a cualquier otro gravamen adicional. 3. Entregar al Proveedor el logo de la Entidad Compradora. 4. Colocar la Orden de Compra. 5. Establecer el cronograma de entrega y el horario correspondiente. Verificar entrega. 6. Pagar al Proveedor. Bogotá, 18 de noviembre de 2015

84 4. IAD Compra Material Pedagógico Matemáticas Servicio de distribución Material Pedagógico definido por el MEN Establecer fecha de recolección del Material Pedagógico en la instalación de la editorial Selección de la cantidad de Material Pedagógic o en la TVEC por grado de escolaridad Proveedor debe almacenar, embalar y entregar. Entrega del Material Pedagógico en los Establecimiento Educativo en la fecha establecida por la Entidad Compradora Bogotá, 18 de noviembre de 2015

85 4. IAD Compra Material Pedagógico Matemáticas La Entidad Compradora para adquirir el Material Pedagógico de Matemáticas debe: 1. Seleccionar en el Catálogo TVEC la cantidad de Material Pedagógico que requiere, según grado de escolaridad. 2. Informar al Proveedor si la compra del Material Pedagógico está sujeta a estampillas o a cualquier otro gravamen adicional. 3. Colocar la Orden de Compra por compra del Material Pedagógico. 4. Establecer el cronograma de entrega y el lugar de entrega al proveedor de distribución. 5. Pagar al Proveedor el valor de la compra del Material Pedagógico. Bogotá, 18 de noviembre de 2015

86 Tel. (+57 1) Ext 6614 Carrera 7 No Piso 17 Bogotá - Colombia Bogotá, 18 de noviembre de 2015

87 Tel. (+57 1) Carrera 7 No Piso 17 Bogotá - Colombia