Unidad 2: Procesos de negocio

Transcripción

1 Unidad 2: Procesos de negocio Objetivo Lograr como emprendedor(a) tener una fotografía mental de mi proceso de negocio definido que me anime a llevarlo a cabo. 1

2 Qué opinas? Será rentable este negocio? Procesos de negocios Para entender lo fundamental de los Procesos de Negocios, es necesario respondernos a las siguientes preguntas: Qué es un proceso? Qué es un negocio? Qué es un proceso de negocio? Qué incluyen los procesos de negocio? Cómo puedo diseñar mi proceso de negocio? Después de este taller con lo que ya se, cómo será mi empresa? 2

3 Qué es un proceso? Es una serie de actividades que se desarrollan y que tienen como objetivo en su conjunto, producir un mayor valor para el cliente que lo recibe. Ejemplo de proceso GENERACIÓN DE IDEAS DETECCIÓN DEL PROBLEMA PROPUESTA DE SOLUCIÓN Solución del problema ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA OPORTUNIDAD 3

4 Qué es común a todos los procesos? Es una secuencia lógica de actividades, u ordenamiento de actividades. Se hace énfasis en cómo se hacen las cosas. El principio y fin (insumos y ex-sumos) están claramente identificados. Todas las actividades realizadas en el proceso van a producir un output, resultado mayor valor para el cliente. Qué es un negocio? Es la ocupación, el trabajo o actividad que se realiza con fines lucrativos. 4

5 Ejemplo de negocio Qué es un proceso de negocio? Los procesos de negocios se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso. (K.C. Laudon, J.P. Laudon, 2004). Un proceso de negocio describe un conjunto de tareas que se llevan a cabo para lograr un objetivo de negocio específico (R. Pressman, 2005). Conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un bien o prestar un servicio determinado, para un cliente o mercado específico. 5

6 Ejemplos: Diseño y desarrollo de un producto o prestación de servicio. Generar y completar un pedido. Iniciar un negocio. Contratar un empleado. Características de un proceso de negocio: Participan personas, que pueden ser de una misma unidad funcional (por ejemplo: ventas) u otra, bodega). Se realiza un trabajo administrativo, como resultado de un trabajo físico de cualquier naturaleza. En efecto, se capturan y registran los datos que fueron definidos como pertinentes del suceso que se está atendiendo. La acción se realiza porque se recibe un Input de un evento externo (venta), de una actividad que la precede y que forma parte de la secuencia del proceso (bodega despacha, porque venta realizó una venta) o de otra que forma parte de la secuencia de otro proceso (adquisiciones compra, porque en producción se detectó un faltante de insumo en el proceso de producción). Se genera un resultado, por lo general a través de un formulario u otro impreso, que lleva a otras actividades y se almacena en la unidad que lo produjo. 6

7 Características de un proceso de negocio: El formulario para llegar a su nuevo destino debe recorrer un espacio y se debe tomar su tiempo. En la acción propiamente tal, se debe tomar una decisión, para lo cual se debe disponer de información. Características de los procesos de negocios Pueden ser medidos y están orientados al rendimiento Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso. Responden a acciones o eventos específicos Tienen resultados específicos Entregan resultados a clientes o stakeholders 7

8 Un proceso de negocio se integra por: Un objetivo. Entradas específicas. Salidas específicas. Emplea recursos. Actividades que se llevan a cabo en algún orden. Puede afectar más de una unidad organizacional. Crea valores de algún tipo para el cliente. El cliente puede ser interno o externo. Clasificación de procesos de negocios Núcleo: valor que reciben los clientes. Cuáles son los servicios básicos que un cliente recibe del negocio? Soporte: actividades que no benefician directamente al cliente, como: desarrollo del personal, de las Tics, mantenimiento de la oficina, seguridad y actividades legales. Gerencial: procesos que tienen que ver con el manejo del negocio en su conjunto. Informar del negocio a los dueños, preparar metas del presupuesto a largo plazo. 8

9 Puntos de vista de los procesos de negocios Vista de Datos: Qué información es importante? (Paciente, Proveedor, Producto). Vista de Función: Qué funciones serán realizadas? (Hacer plan de producción, procesar pedidos). Vista de Organización: Qué unidades organizacionales existen? (Compras, Almacén, Contabilidad). Vista de Procesos: Interrelaciones entre datos, funciones y unidades organizacionales. Vista de Productos/Servicios: Cuáles son los productos/servicios importantes? (historia clínica, diagnóstico, factura). Ciclo de vida de un proceso de negocio Optimizar Descubrir Monitorear Modelar Implementar Simular 9

10 Ciclo de vida de un proceso de negocio Descubrir: hace explícita la manera en que se hacen las cosas. Modelar: modelado de procesos de negocios (Diagramas de actividad, BPMN, etc.). Simular: reestructurar, identificar cuellos de botella, predecir capacidades, detectar problemas, etc. Implementar: tecnologías de la información: servicios Web, BPEL, etc. Monitorear: detectar errores, monitorear volumen de transacciones, resolver excepciones, tiempo de ejecución de tareas, medir rendimiento, etc. Optimizar: cambiar el proceso para mejorarlo, definir estrategias de mejora, toma de decisiones. Qué es modelar? Formar de cera, barro u otra materia blanda una figura u adorno. Acción o efecto de modelar. Configurar o conformar algo no material. (RAE 2010). Representación o descripción simplificada de una entidad o proceso. 10

11 Qué es un modelo de proceso de negocio? Es una representación abstracta (gráfica) de los procesos de una organización, que muestran principalmente cómo y por quién son llevadas a cabo las actividades que generan valor para la organización. Muestran también: Los actores involucrados en los procesos. Cuáles son las actividades operativas distinguibles. Qué actividades son ejecutables y por quién. Cuáles son las entradas y salidas de actividades. Cuál es la secuencia de las actividades. Los recursos consumidos. Los eventos que dirigen el proceso. Qué es el modelado del negocio? Es una técnica para comprender los procesos del negocio. Actividad fundamental para la comprensión y evolución de la empresa. Es un proceso de representación de uno o más aspectos o elementos de una empresa, tales como: Su propósito Entender la estructura y dinámica del negocio Entender los problemas actuales Identificar mejoras potenciales Tener una idea común de la organización Derivar requerimientos del sistema 11

12 Por qué es necesario modelar los procesos de la empresa? Para identificar con facilidad donde están sus problemas u oportunidades de crecimiento y mejora. Porque desde la perspectiva de los sistemas, no es conveniente automatizar procesos que no estén claramente definidos. Modelado: diagrama de actividad Es un diagrama UML (OMG) Se utiliza para la representación del comportamiento dinámico de un sistema Se centra en la secuencia de actividades que se llevan a cabo. 12

13 Partición 1 28/03/2015 Elementos básicos del diagrama de actividad Actividad: Flujo de Dato: Factura Flujo: Nodo Decisión y Combinación: Nodo de Inicio: Nodo Unión (Join): Nodo de Fin: Partición: Nodo Bifurcación (Fork): Modelado de Procesos de Negocio Diagrama de Actividad Nodo Decisión: Guían el flujo en una u otra dirección. Esta dirección se decide en tiempo de ejecución al comprobar las condiciones de cada uno de los flujos salientes. Poseen un único flujo de entrada y varios flujos de salida que llevan condiciones asociadas. Nodo Combinación: Tiene la misma representación que el nodo anterior pero a diferencia de este tienen múltiples flujos entrada pero un único flujo de salida. Pasa de manera inmediata cualquier tipo de flujo que le llegue, ya sea de control o de datos, a su único flujo de salida, es decir, sirve para juntar varios flujos. Nodo Fork: Divide un único flujo de entrada en varios flujos de salida que se ejecutarán de manera concurrente. El control y los datos que llegan a este nodo son duplicados para cada uno de los flujos de salida. Nodo Join: Para sincronizar múltiples flujos. Tienen la misma notación que los nodos Fork pero con la diferencia de tener varios flujos de entrada y único flujo de salida que únicamente se dispara cuando están disponibles todos los flujos de entrada. 13

14 Ejemplo de un diagrama de actividad Ejemplo de un diagrama de actividad Solicitud de crédito 14

15 Sistemas empresariales integrados: Proporcionan una plataforma tecnológica en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios. Ventas Crea el pedido Remite el pedido Contabili dad Verifica el crédito Aprueba el crédito Genera factura Manufactura y producción Ensambla el producto Embarca el producto Cómo puedo innovar y mejorar un proceso de negocio? Flujo = simplificarlo, de modo que no haya redundancia de trabajo, demoras, pasadas por un mismo lugar, etc. Costo = minimizar el número de personas que participan y racionalizar el uso de los recursos que intervienen. Tiempo = reducirlo, que tienda a tiempo real o bien lo antes que sea posible (la salida debe estar disponible en el momento que se requiera). Calidad = mejorarla de modo de conseguir el 100% de lo indicado en las normas correspondientes. Espacio = desde el punto de vista de la información, reducir el espacio que media entre una estación de trabajo y otra. Servicio = satisfacer a plenitud al cliente que recibe la salida de una acción, de modo de lograr su fidelización. 15

16 Cómo puedo innovar y mejorar un proceso de negocio? El análisis detallado del flujo, teniendo como base las seis variables que se deben controlar, permite identificar qué conviene cambiar o modificar, para hacerlo de otra manera, esto es: bajar costo, disminuir tiempos, mejorar calidad, etc. Input: De que unidad proviene Frecuencia con que se recibe Espacio que debe recorrer el objeto, entre una estación de trabajo y otra Tiempo del transporte Proceso (actividad / acción): Calidad de la recepción Acciones de transformación o logísticas sobre el input, formando el output del proceso (si corresponde) Acciones de control o gestión (procesos o trabajos) que se realizan en la actividad, sobre el objeto, como son: hacer cálculos, acceder algún otro documento, clasificar, ordenar, analizar, almacenar, registrar, comunicarse, decidir, llenar un formulario y/o generar un informe Que se registra del evento que se está realizando. Que output se genera Output: A quien se le entrega el resultado de la actividad Frecuencia de entrega Espacio a recorrer y tiempo del trayecto del objeto, entre una estación de trabajo y otra Expectativas sobre el servicio que espera el receptor del output 16

17 Ejemplo del pedido de un menú Ejemplo de proceso de negocio: actualizar stock de productos 17

18 Ejemplo de un diagrama de proceso lineal Surge la idea Contacta un taller y elabora ficha técnica Prepara los insumos necesarios y envía al taller Confecciona muestra. Si es correcta Controla ficha técnica y verifica disponibilidad de insumos Si los insumos están disponibles, arma el pedido y lo envía Produce las prendas y si están correctas Arma orden de producción Prenda finalizada Actividades iniciales Encontrar un terreno e instalaciones adecuadas y poner a funcionar cualquier servicio que se necesite, como electricidad, agua, gas, entre otros. Obtener los permisos necesarios para la producción o la venta de los artículos o servicios. Obtener equipo y herramientas. Que hayan sido revisados todos los pasos necesarios para vender el producto. Si el producto debe venderse en un local en el mercado, deben conseguir uno. Podría requerirse un permiso de venta Obtener los insumos iniciales y encontrar proveedores regulares. Decidir quién será responsable de cuáles áreas del negocio. Contratar a cualquier persona adicional si el grupo no puede hacerlo todo. Que todo el equipo funcione adecuadamente. Que todas las personas involucradas en el negocio sepan lo que deben hacer y que puedan hacerlo correctamente. Que se cuente con un lugar adecuado para almacenar los insumos y los productos antes de su venta. 18

19 Actividades de operación Comprar insumos (por ejemplo, harina) y asegurarse de que se reciban regularmente. Operaciones de procesamiento o producción. Empaque. Venta del producto. Registros. Almacenamiento del inventario de insumos y de productos terminados. Verificación de la calidad del producto. 19