DE LOS PROVEEDORES PRIVADOS ORDEN Y MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO DE VACUNAS VFC EN FLORIDA SHOTS

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1 PREGUNTAS FREQUENTES DE LOS PROVEEDORES PRIVADOS ORDEN Y MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO DE VACUNAS VFC EN FLORIDA SHOTS Información de Contacto Servicio De Ayuda Gratuito: SHOT (7468) Monday Friday, 8 A.M. to 5 P.M. Hora del Este.

2 Panorama general de vacunas VFC cambios en Florida SHOTS 1. Cuáles son los cambios que se están implementando en Florida SHOTS con respecto a las vacunas VFC y por qué son necesarios estos cambios? Centers for Disease Control and Prevention (CDC) se encuentra lanzando un nuevo sistema para el ordenamiento de vacunas VFC. El CDC proporcionó a todos los estados la opción de utilizar este nuevo sistema o de utilizar el registro de inmunización del estado en cada centro proveedor de vacunas, para realizar los pedidos directos de vacunas VFC. El estado de la Florida decidió utilizar Florida SHOTS para la administración de pedidos y recepción de vacunas VFC, cálculo de dosis de vacunas administradas, contabilidad de vacunas, así como la previsión de sus necesidades sobre la base de la información que cada sitio ingresa en Florida SHOTS. La administración del inventario de vacunas VFC en Florida SHOTS eliminará la necesidad de los proveedores VFC de utilizar dos sistemas diferentes y con ello la introducción por duplicado de datos relacionados con ordenar, recibir y rendir cuentas sobre las vacunas. 2. Recientemente, parece existir un mayor énfasis en los códigos NDC (Código Nacional de Drogas) y números de lote de vacunas. Cuál es la causa? El enfoque en la precisión de los códigos NDC y números de lote es el resultado de la iniciativa del CDC para lograr una mejor contabilidad de las vacunas VFC de alto costo. Las vacunas disponibles a través de la oficina del Programa VFC se proporcionan por medio de contratos con los fabricantes del CDC y reflejan sólo ciertos códigos NDC. Sólo aquellos códigos NDC que se relacionan con los contratos del CDC deben ser atribuidos a las vacunas del Programa VFC. Florida SHOTS se encuentra implementando una manera muy fácil para los proveedores VFC de rastrear los códigos NDC, números de lote y fechas de caducidad de manera automática, mediante la aceptación de éstos en el sistema y sin necesidad de entrar datos manualmente. Esto elimina las inexactitudes que se derivan de la entrada manual de datos, y contribuye a una mejor contabilidad de las vacunas, así como a un registro de inmunizaciones de los pacientes más completo y preciso. 3. Con qué frecuencia debo iniciar mi sesión en Florida SHOTS para gestionar las vacunas VFC? Le recomendamos que designe en su consultorio a una persona responsable de ordenar, recibir y gestionar el suministro de vacunas VFC. Los usuarios con permisos para acceder al inventario deben conectarse con regularidad para asegurar que no existan recibos aún pendientes por aceptar. Un recibo pendiente es creado en Florida SHOTS para cada una de sus órdenes pendientes en cuanto McKesson envía la vacuna. No ocuparse de estos recibos pendientes periódicamente podría afectar su proceso de pedido y la rapidez con que la oficina del programa VFC sea capaz de completar su orden. 12 de Julio de

3 Creación del inventario inicial en Florida SHOTS 4. El comunicado sobre la instalación del administrador de vacunas VFC en Florida SHOTS se hace efectivo el 30 de julio de 2012, y requiere que mi sitio establezca el inventario VFC inicial en el sistema. Sin embargo, mi próximo pedido no es hasta octubre. Teniendo en cuenta la fecha programada para nuestra orden, cuando mi sitio debería establecer su inventario inicial? Todos los sitios deben establecer su inventario VFC inicial tan pronto como se haga efectiva la instalación del administrador del inventario de vacunas VFC en Florida SHOTS (30 de julio de 2012). Ello establecerá el inventario VFC inicial a partir del cual sus órdenes futuras serán procesadas, por lo que la información debe ser introducida lo antes posible. 5. Tengo compradas vacunas como parte de mi reserva privada, las cuales utilizo para devolver las dosis de vacunas VFC prestadas. Estos números de lote no aparecen en el inventario inicial de vacunas VFC pero necesito mostrar que esta reserva de vacunas constituyen actualmente vacunas de tipo VFC. Cómo puedo añadir estos lotes que no figuran en mi página VFC Private Provider Initial Inventory a mi inventario VFC inicial? Los lotes de vacunas VFC que no han sido enviados a su sitio a través de la oficina del programa VFC, pero que son ahora considerados parte del inventario, deben adicionarse a su sitio utilizando la página Adjust Inventory (Ajuste inventario). Su sitio debe seleccionar uno de los códigos NDC de VFC en Florida SHOTS. Posteriormente, haga clic sobre New Lot Number (Nuevo número de lote) para introducir los detalles necesarios sobre esta vacuna. Instrucciones específicas para completar estos pasos se incluyen en la guía de capacitación Cómo completar el inventario VFC inicial para su sitio. 12 de Julio de

4 Órdenes de vacunas VFC en Florida SHOTS 6. Cómo van a cambiar los pedidos de vacunas VFC con las nuevas funciones de Florida SHOTS? A partir del 30 de julio de 2012, podrá imprimir el formulario de pedidos desde Florida SHOTS y enviarlo por fax a la oficina del programa VFC, de igual manera que envía por fax su pedido actual, por medio del formulario pre-impreso. El formulario para pedidos de vacunas disponible en Florida SHOTS, sustituye la copia impresa que ha utilizado en el pasado. Cuando el formulario se imprime desde Florida SHOTS, la mayor parte de la información es completada automáticamente a partir de datos previamente introducidos en el sistema, como por ejemplo, el inventario inicial o el número de lote de vacunas VFC. El inventario de códigos NDC y números de lotes serán proporcionados para sus sitios. Usted deberá verificar la información completada automáticamente en el formulario, el registro de las dosis administradas, llevar a cabo un conteo del inventario actual e introducir la información del inventario. Una vez que haya documentado las dosis administradas y su inventario actual, envíe por fax el formulario a la oficina del programa VFC tal como lo realiza actualmente. 7. Puedo revisar el estado de mi pedido en Florida SHOTS? Solamente si usted tiene funciones y privilegios de inventario en Florida SHOTS. Una vez que el personal de la oficina del programa VFC ingresa su solicitud de pedido en Florida SHOTS, usted será capaz de ver el estado de los pedidos desde el punto de ingreso al sistema, hasta la entrega y recepción de la orden de vacunas. 8. Por qué no puedo realizar mi pedido electrónico directamente en Florida SHOTS? Imprimir el formulario de pedido directamente desde Florida SHOTS y enviarlo por fax es un paso intermedio para completar pedidos electrónicos. La capacidad para realizar su solicitud de pedido directamente en Florida SHOTS y poder enviar el pedido por vía electrónica está programada para un lanzamiento futuro. Esta funcionalidad se implementará en etapas durante un período de tiempo. Cuando esto ocurra, el proceso de pedido será aún más automatizado y eficiente. 9. Yo trabajo con inventarios de múltiples sitios VFC dentro de mi organización. Seré capaz de ver los pedidos y gestionar el inventario para todos los sitios? Sí, usted será capaz de ajustar lotes, transferir inventarios de un sitio a otro y ver los pedidos de cada sitio, siempre y cuando tenga el permiso necesario para gestionar el inventario VFC para todos los sitios con los que trabaja. 12 de Julio de

5 Órdenes de vacunas VFC en Florida SHOTS (cont.) 10. Mi organización tiene una farmacia central que realiza los pedidos de vacunas para nuestros sitios VFC. Cómo afectan estos cambios a mi organización? Los datos de Florida SHOTS han sido actualizados para indicar aquellos proveedores que son suministrados a través de una farmacia central de distribución. Las órdenes de vacunas (con la excepción de envíos directos del fabricante) continuarán siendo realizadas y recibidas por su farmacia central. Su farmacia central deberá utilizar la función de transferencia de vacunas de un sitio VFC a otro, dentro de Florida SHOTS, mediante la utilización de un PIN VFC. 12 de Julio de

6 Recibo de vacunas VFC en Florida SHOTS 11. Qué es un recibo pendiente de vacunas VFC? Cuando su pedido de vacunas VFC es aprobado y procesado por la oficina del programa VFC, se envían a los CDC y de allí a McKesson (centro distribuidor nacional para todas las vacunas), con excepción de la vacuna contra la varicela (debido a requisitos especiales de distribución). La vacuna contra la varicela es enviada directamente por su fabricante Merck. Una vez McKesson o Merck completan su solicitud y la vacuna es enviada, se crea, de manera automática, un recibo pendiente en Florida SHOTS. Este recibo pendiente contiene toda la información importante relacionada con su solicitud para dar seguimiento al inventario, tales como dosis, empaque, códigos NDC, números de lote, fechas de vencimiento. Su sitio deberá comprobar que la vacuna entregada coincide con el recibo pendiente en Florida SHOTS y aceptarlo antes de poder colocar nuevas órdenes. Dado que toda la información en el recibo está disponible en Florida SHOTS, la aceptación de un recibo pendiente proporciona automáticamente todos los datos que usted necesita, por tanto requiere mínimo trabajo manual. Usted simplemente tiene que comprobar la precisión de los pedidos y aceptar el recibo pendiente. Es así de simple. El personal de su sitio que dispone de permisos de inventario en el sistema, recibirá recordatorios de los recibos pendientes cada vez que inicie su sesión en Florida SHOTS. 12. Puede la oficina del programa VFC procesar la orden posterior de mi sitio si tengo un recibo pendiente? No, la oficina del programa VFC no puede procesar su siguiente orden si existen recibos aún pendientes. Una vez que su sitio acepta un recibo pendiente, el inventario se incrementa automáticamente. Florida SHOTS se bloqueará hasta que la orden con recibos pendientes haya sido resuelta y reflejada en el balance de su inventario, independientemente de la fuente de la factura, es decir, McKesson, Merck u otro proveedor de PIN VFC. 13. Con qué frecuencia mi sitio tendrá recibos pendientes? Usted puede tener solamente una orden pendiente al mismo tiempo, sin embargo, los pedidos solicitados incluyen artículos individuales para diversas vacunas. El remitente puede enviar su pedido en varios paquetes, los cuales, a su vez, crean varios recibos pendientes. Además, las transferencias recibidas de otros sitios de VFC se incluyen en los recibos pendientes de su sitio, por lo que podría tener varios recibos pendientes en cualquier momento dado. Le recomendamos que revise sus envíos con precisión (por ejemplo: cuente las dosis, verifique los números de lote y fechas de caducidad), compare la cantidad de vacunas recibidas con la información en la hoja de embalaje, y con la información de recibos pendientes en Florida SHOTS. Al finalizar, acepte los envíos recibidos en Florida SHOTS. Esto asegurará inventarios y pedidos exactos. 12 de Julio de

7 Transferencias y adjustes en Florida SHOTS 14. Dónde puedo procesar mis transferencias? Las trasferencias de vacunas VFC sólo son permitidas entre un sitio con un PIN VFC y otro sitio con otro PIN VFC. Las trasferencias de vacunas VFC desde un PIN creará recibos pendientes para el PIN VFC receptor, los cuales aparecerán en la página de recibos pendientes del sitio receptor. 15. Qué ocurre con el ajuste del inventario? Florida SHOTS proporciona un formulario para desechos y devoluciones, o es necesario descargarlo del website de VFC? El ajuste del inventario se refiere a la documentación de cualquier vacuna perdida, estropeada o caducada. Florida SHOTS le proporciona a cada sitio la capacidad de ajustar sus lotes de inventario, así como de producir, directamente desde el sistema, el formulario que documenta los ajustes al inventario. Para la devolución de cualquier vacuna, cada sitio podrá imprimir el formulario y enviarlo a la oficina del programa VFC o McKesson. 16. Qué occure si mi sitio transfiere una vacuna a otro PIN VFC y es rechazada por este sitio? Una vez que un sitio transfiere vacunas VFC, su inventario para ese NDC y número de lote se reduce automáticamente según la cantidad transferida. Si el sitio receptor rechaza la transferencia, el inventario para el sitio emisor se ajustará automáticamente, aumentando el número de dosis a la cantidad original. El sistema proveerá a su sitio con una notificación de este ajuste. 17. Es posible revisar las transacciones de vacunas VFC ocurridas en Florida SHOTS? Si tiene permisos de inventario para su sitio, usted puede revisar todas las transacciones relacionadas con las vacunas VFC en la sección Transaction History (Historial de transacción). A esta información se puede acceder haciendo clic sobre Transaction History localizado en el menú Vaccine Inventory. Esto le permitirá acceder a un NDC y número de lote específicos, para ver todas las transacciones que se han producido en su sitio desde el inventario inicial. 12 de Julio de