Custodia de documentos

Transcripción

1 Custodia de documentos Preocupado con la gestión de tus documentos? Lyreco te da la solución! Servicio proporcionado por

2 Custodia de documentos Cumple la normativa de conservación de documentos y ahorra espacio con el nuevo servicio de Custodia de Documentos Sólo tienes que solicitar el pack de Custodia de Documentos, guardar la documentación en las cajas y precintarlas. Las recogemos a domicilio y las llevamos a un centro de alta seguridad de Iron Mountain donde permanecerán custodiadas. Cuando necesites acceder los documentos, sólo tendrás que enviar un correo a consultacaja@lyreco.com, solicitar las cajas y te las llevaremos a domicilio. Cuando la documentación llegue al final de su vida útil la pondremos a tu disposición o la destruiremos proporcionándote un certificado de destrucción confidencial.

3 Por qué es importante conservar de forma correcta los documentos de la empresa? Optimización de espacio Externalizando la custodia de documentos podrás optimizar el uso de tus instalaciones dedicando el espacio para la actividad principal del negocio. Ahorro de costes Te permite reducir costes ocultos ya que tus recursos se podrán centrar en la actividad para la que han sido contratados, así como reducir los costes de alquiler de instalaciones al externalizar toda la documentación pasiva. Cumplimiento de la normativa legal Debes tener en cuenta que por normativa legal existen plazos máximos y mínimos de conservación de documentos, así como procedimientos específicos para su custodia y destrucción. Por qué Lyreco? Rápido y sencillo, listo para empezar a utilizar. Trabajamos con Iron Mountain, líder del sector en gestión de información con más de 50 años de experiencia. Los centros de custodia de Iron Mountain han sido diseñados para la gestión y custodia de documentos con las medidas de seguridad más avanzadas del mercado. Precio competitivo y sin sorpresas ya que todos los servicios están incluidos: custodia, transporte y devolución o destrucción certificada. Qué puedo guardar en la caja? Puedes guardar todo tipo de documentos. Nuestra recomendación es que lo hagas en cajas de archivo definitivo como los que se muestran en la foto para que la documentación esté lo más protegida posible. Contratos de proveedores, facturas, albaranes, expedientes académicos, certificados, bajas médicas, exámenes, escrituras de la empresa, tickets de compras, notas de gastos, historias clínicas, impuestos, nóminas y salarios, contratos de empleados, despidos, jubilaciones, pólizas de seguros, registros de compras, formularios de datos de clientes, etc.

4 Qué incluye el pack? 3 cajas de custodia de documentos con sus etiquetas de identificación. Precintos de seguridad numerados para garantizar que la caja no ha sido abierta en ningún momento y cumplir con la normativa de protección de datos. Manual de instrucciones y buenas prácticas para la realización del inventario de la documentación. Custodia de las tres cajas durante un periodo de tiempo variable en función del trimestre de contratación del servicio. 3 consultas y devoluciones por pack durante el año de contratación. Las consultas siempre incluyen precintos de seguridad nuevos para que puedas cerrar la caja. Destrucción o devolución pasado el periodo de custodia acordado. La destrucción incluye únicamente la destrucción de papel, cartón y elementos metálicos de fijación como grapas, clips y afines. Si la caja contiene otros materiales se realizará una cotización. El coste durante el año siguiente a la contratación del servicio y sucesivos será por caja de custodia, incluyendo la custodia de la misma y una consulta con sus precintos durante un año natural. El coste de destrucción o devolución queda incluido al comprar el pack.

5 Custodia de documentos cómo funciona? 1COMPRAS EL PACK SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO HABITUAL 2 El cliente guarda la RECIBES EL PACK documentación en las cajas 3 GUARDAS LA DOCUMENTACIÓN EN LAS CAJAS SIGUIENDO LAS RECOMENDACIONES QUE APARECEN EN LA GUIA DE BIENVENIDA AL SERVICIO 4 6 SOLICITAS LA RECOGIDA DE LAS CAJAS Iron Mountain recoge el pack LYRECO en PASA Alovera A RECOGER y lo LAS lleva CAJAS al centro de custodia 7 A partir de este momento las cajas permanecen en el centro de custodia de Iron Mountain. Si necesitas consultar la documentación o destruirla sólo tienes que enviar un correo a consultacaja@lyreco.com Este servicio requiere la firma de un contrato que te entregará tu comercial. Para cualquier consulta o aclaración llámanos al

6 GUÍA PLAZOS LEGALES DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Datos de candidatos no seleccionados Impuestos de aduanas Registros de transferencias a otros países de la UE Traslado de residuos industriales peligrosos Libro de registro de residuos 3 AÑOS Contratos de trabajo Jubilaciones anticipadas Datos de trabajadores temporales Planes sociales Visados y permisos de trabajo de los empleados Registros de tiempos de trabajo y descansos 4 AÑOS Registros médicos Planos de plantas Informes sobre accidentes medioambientales Derechos de propiedad intelectual e inustrial 5 AÑOS Libros y documentos contables Registros de adquisiciones Registros y documentos relacionados con subvenciones Informes de auditoría Permisos y licencias Pólizas de seguros 6 AÑOS Archivo y registros relacionados con la propiedad de bienes inmuebles Facturas Impuestos Contratos y acuerdos Información de empleados 10 AÑOS Contratos y acuerdos Acuerdos de confidencialidad y no competencia Documentos jurídicos relativos a la prestación de servicios 15 AÑOS Referencia extraída de la Guía de Conservación de Documentos de Iron Mountain sobre los periodos de conservación de documentos en España que resultan de aplicación y están en vigor a 31/12/2013. No es un listado completo ni exhaustivo y los requisitos de retención de documentos pueden variar. No debes adoptar decisiones o actuar sin el consejo previo de un asesor legal cualificado. Iron Mountain y Lyreco no se harán responsables de los posibles daños derivados del uso de la información contenida en este gráfico. Para descargarte la Guía de Conservación de Documentos visita