FORMATO UNICO. ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005)

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1 FORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005) 1. DATOS GENERALES: A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: ING. GERARDO MAIGUAL B. CARGO: JEFE DE CONTRATACION (E) C. ENTIDAD (RAZON SOCIAL): MUNICIPIO DE PROVIDENCIA - NARIÑO D. CIUDAD Y FECHA: PROVIDENCIA, DICIEMBRE 17 DE 2007 E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN: ENERO 1 DE 2006 F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN: SEPARACIÓN DEL CARGO RETIRO X RATIFICACIÓN G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN DICIEMBRE 20 DE 2007 DEL CARGO O RATIFICACIÓN 2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN: Informe narrado, máximo de dos hojas, sobre la gestión adelantada, en la que se cubra aspectos como son: Principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de los anteriores, contextualizado en términos de economía, eficiencia y eficacia. La Administración Municipal de Providencia, Nariño, a partir de Enero 1º de 2006, quizo fusionar el área de contratación, que hasta esa fecha era responsabilidad de cada una de las dependencias existentes, con el aval lógicamente del Ordenador del gasto y la Oficina de la Secretaría de Gobierno, en una sola oficina, desde donde se manejara si excepción toda la contratación y con el aval del Ordenador del gasto y según solicitud y atención de las necesidades presentadas por cada Jefe de Dependencia. Propósito este logrado a partir del 1º de enero del año 2006 hasta la fecha. Dentro de los objetivos fundamentales trazados es hacer un manejo controlado del gasto y una priorización en la resolución de necesidades acordes a la realidad que vive el Municipio de Providencia. Situación esta lograda y controlada desde esa fecha. Otros objetivos básicos son: el control de la documentación y requisitos del contratista, estandarización de precios según la zona, unificación de información para la presentación de información a los organismos de control y a la comunidad, control de la ejecución presupuestal, entre otros. Dentro del proceso de fusión de esta dependencia en lo relacionado a la contratación, en un inicio fue de difícil adecuación y aceptación por los funcionarios jefes de dependencia, por cuanto se restrigen los mecanismos de contratación y se adopta un nuevo modelo, tendiente a mantener la información actualizada y oportuna desde una sola dependencia. A la fecha, se considera que ese proceso de adaptación es un éxito total, y en términos porcentuales, se puede decir que el logro obtenido en los dos años es del 90%. Ese 10% faltante, corresponde a 1

2 mínimas contrataciones efectuadas desde algunas dependencias, específicamente desde la Dirección Local del Municipio, Tesorería Municipal y Umata, quienes a la fecha no han aceptado el nuevo modelo propuesto, pero, que con el tiempo va a entender los alcances de los objetivos trazados. Es de suponer que dichas dependencias hagan la presentación de informes en el área de contratación. Como todo proceso en desarrollo, existen falencias que se han ido paulatinamente solucionando, entre ellas la atención oportuna, la socialización de la necesidad de cumplir ciertos requisitos por parte de los contratistas, el manejo interno respecto al cumplimiento de requisitos para la contratación, entre ellos la disponibilidad y registro presupuestal, documentos que los expide Tesorería, el cumplimiento de los objetos contratados, la formalización de los contratos y la disponibilidad de recursos económicos efectivos en banco. Acordes al desarrollo y necesidad tecnológica y de adaptación, existen falencias en disponibilidad de equipos de computación y conexiones a Internet, herramientas estas indispensables en el manejo de ciertos procesos tales como manejo de Portal Unico de Contratación y manejo del Portal Sice y sobre todo en el cumplimiento oportuno en la rendición y consulta de informes y actividades. Peso a todo lo anterior, existen más razones de peso a favor, que mantienen a esta dependencia funcionando y en un corto periodo funcionando y cumpliendo con los objetivos propuestos. 3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS: Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, así: A. Recursos Financieros: ESTA DEPENDENCIA NO HACE MANEJO DE RECURSOS ECONOMICOS B. Bienes Muebles e inmuebles: CONCEPTO VALOR (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año 2006 Comprendida entre el día 1 del mes Enero y el día 31 del mes Diciembre Equipos de comunicación y computación 1.40 Muebles, enseres y equipos de Oficina 0.40 Vigencia Fiscal Año 2007 Comprendida entre el día 1 del mes Enero y el día 31 del mes Diciembre Equipos de comunicación y computación 1.40 Muebles, enseres y equipos de Oficina 0.40 Nota: Adjunte relación de inventarios y responsables. 2

3 4. PLANTA DE PERSONAL: CONCEPTO TOTAL NUMERO DE CARGOS DE PLANTA Cargos de libre nombramiento y remoción: Ala fecha de inicio de la gestión A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación NUMERO DE CARGOS PROVISTOS NUMERO DE CARGOS VACANTES Variación porcentual Cargos de carrera administrativa Ala fecha de inicio de la gestión A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación Variación porcentual PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad. 6. OBRAS PÚBLICAS: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todas y cada una de las obras públicas adelantadas, señalando si está en ejecución o en proceso, el valor debe incluir adiciones o modificaciones. Si la obra pública terminó en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.) se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones. 7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el porcentaje de ejecución. 3

4 8. CONTRATACIÓN: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, el numero de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación de, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías, consultarías, concesiones, Fiducias, etc.) y modalidades de contratación (No incluya los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de Gestión). MODALIDAD DE CONTRATACION OBJETOS CONTRACTUALES No. DE CONTRATOS EN PROCESO No. DE CONTRATOS EJECUTADOS VALOR TOTAL(Millones de pesos) Vigencia Fiscal Año 2006 Comprendida entre el dia 1 del mes Enero y el dia 31 del mes Diciembre Prestación de ,50 Adquisición de bienes ,30 Suministro ,09 Consultoría ,02 Arriendo ,08 Contratación directa Proceso Licitatorio Obra Pública Prestación de Adquisición de bienes Suministro ,41 Consultoría Arriendo Obra Pública Vigencia Fiscal Año 2007 Comprendida entre el dia 1 del mes Enero y el dia 30 del mes Noviembre Contratación Prestación de ,45 directa Adquisición de bienes 0 0 Suministro ,69 Consultoría ,40 Arriendo ,92 Proceso Licitatorio Obra Pública Prestación de 0 0 Adquisición de bienes 0 0 Suministro ,90 Consultoría 0 0 Arriendo 0 0 Obra Pública REGLAMENTOS Y MANUALES: Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad. 4

5 10. CONCEPTO GENERAL: Concepto General Gestión del funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma narrada máximo en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retiro o ratificación. La oficina de Contratación de la alcaldía Municipal de Providencia, Nariño, a la fecha se encuentra estructurada y debidamente funcionando, situación que favorece al Municipio, por cuanto se da cumplimiento a los propósitos trazados. Es deber de los directivos, hacer capacitaciones periódicas para la actualización de normatividad y sensibilización a los funcionarios para que ele den el uso adecuado y permitan el normal desarrollo de esta oficina; lo que interesa es, hacer un trabajo en equipo con las otras dependencias y que suministren la información de manera oportuna, sólo eso hace que una administración como tal logre sus objetivos y le cumpla a una comunidad expectante y beneficiada de todo proceso. 11. FIRMA: ING. GERARDO MAIGUAL FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Encargado) 12. OTRAS FIRMAS: En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artículo 8º de la Ley 951 de EMILCE ORTEGA AUXILIAR OFICINA DE CONTRATACION CARLOS YELA PORTILLO PRIMER TESTIGO 5

6 RELACIÓN DE INVENTARIOS Y RESPONSABLES CANTIDAD DETALLE ESTADO 1 Monitor Compaq Bueno 1 Impresora HP laserjet 1020 Bueno 1 CPU Compaq Regular 1 Escritorio tipo secretaria 2 Bueno gabetas 1 Escritorio tipo secretaria 2 Bueno (en préstamo) gabetas 4 Sillas Regular 1 Mesa madera Regular 1 Mesa plástica Bueno 1 Computador IBM + Impresora Regular (en comodato) HP laserjet 1 Archivador de pared Bueno ING. GERARDO MAIGUAL FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Encargado) 6