Calc III Fórmulas y funciones. Referencias a celdas

Transcripción

1 Calc III 1. Fórmulas Qué son las fórmulas? Ya mencionamos anteriormente que un dato que podemos insertar en una celda cualquiera puede ser una fórmula. Dicha fórmula puede ser una secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de otros valores existentes, etc. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operación de suma deberíamos escribirla así: = En la celda sólo aparecerá el resultado una vez hayamos aceptado la introducción del valor, pero en cambio, y esto es importante, en la barra de fórmulas si aparecerá la fórmula que contiene oculta esa celda. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 1

2 En muchas ocasiones nos encontraremos también con la necesidad de introducir en una fórmula el valor que adopta otra celda. En estos casos, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados con más detalle más adelante. Observamos en la anterior imagen que la celda D8, que es la celda activa, posee el valor 14, pero como hemos mencionado anteriormente en la barra de fórmulas aparece la expresión que da origen a ese valor (el valor de la celda C6 más 10). Podría surgirnos la pregunta de y qué ocurre si en la celda C6 existe otra fórmula? Pues que Calc sólo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es una fórmula o un valor directamente. OBSERVACIÓN: La gran ventaja de utilizar referencias de celdas en una fórmula es que, al modificar el contenido de alguna de ellas, el programa realizará automáticamente el cálculo de todas las fórmulas que tengan referencia a dicha celda. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 2

3 fórmula son: Los operadores aritméticos más comunes que pueden utilizar en una OPERADOR DESCRIPCIÓN % Porcentaje ^ Potencia * Y / Multiplicación y división + Y - Suma y resta Además si se combinan varios operadores en una única fórmula, Calc ejecutará las operaciones en el orden habitual. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Calc evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Copiar fórmulas en un rango Una de las operaciones que permite comprender la verdadera potencia de una hoja de cálculo es la de copiar una fórmula en un rango de celdas, puesto que al escribir una única fórmula y copiarla posteriormente, es posible repetir una misma operación con valores situados en celdas distintas. Existen varios modos de copiar fórmulas nen un rango, los dos más frecuentes son: 1. Utilizar las opciones Copiar / Pegar. Para ello: Activamos la celda que contiene la fórmula que se desea copiar. Seleccionamos la opción Copiar del menú Editar. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 3

4 Seleccionamos el rango de celdas en la que deseamos copiar la fórmula. Seleccionamos la opción Pegar del menú Editar. 2. Mediante el botón de Autollenado. La fórmula puede copiarse en un rango de celdas contiguo mediante el botón Autollenado que ya vimos anteriormente. Introducimos la fórmula Arrastramos el botón de autollenado hasta abarcar el rango de celdas que se desea copiar 2. Funciones Qué son las funciones? Las funciones no son más que fórmulas que todas las hojas de cálculo traen incorporadas para que el usuario pueda realizar operaciones más complicadas. Dependiendo del tipo de operación que vayamos a realizar, las funciones pueden clasificarse en funciones estadísticas, financieras, lógicas, de fecha y hora, de conversión, etc. Cada función posee un nombre concreto, que deberá ser escrito correctamente para que el programa pueda identificarla y que al igual que las fórmulas deberá ir precedida del signo =. Además, como cualquier otra fórmula, para que la función pueda realizar los cálculos, ésta deberá actuar sobre algunos valores o datos; a estos datos se les denomina argumentos de la función. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 4

5 =función(argumento1; argumento2;argumento3 ) El argumento puede ser un único dato, la dirección de una celda, un rango de celdas Además, algunas funciones sólo necesitan un argumento, mientras que otras necesitan varios (que deberán ir separados por punto y coma), o incluso puede ocurrir que la función no necesite argumentos. Insertar funciones Para insertar una función basta conocer la sintaxis de la misma y escribirla correctamente indicando además adecuadamente sus argumentos. Algunos ejemplos de funciones vienen reflejadas en la siguiente captura de imagen: Al introducir las funciones en la barra de fórmulas y pulsar Enter nos devuelve el resultado correspondiente Funciones introducidas Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 5

6 Tal y como podemos imaginar, el número de funciones de las hojas de cálculo es muy elevado, por lo cual es imposible conocer la sintaxis de todas ellas. Para solucionar este inconveniente, Calc dispone de un asistente que nos ayudará a introducir cualquier función desconocida. Para acceder a dicho asistente bastará con activar la celda en la cual queremos insertar la función y seleccionar del menú la opción Insertar / Función Aquí visualizamos todas las funciones existentes. Una vez seleccionada la función nos aparecerá en esta zona un breve texto explicativo a cerca de la función. Una vez elegida, pulsaremos el botón Siguiente para activar el siguiente cuadro de diálogo en el cual introduciremos los argumentos que necesite la función seleccionada. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 6

7 Los argumentos resaltados en negrita son imprescindibles, mientras que el resto son optativos. Si el argumento a introducir es un rango de celdas podemos seleccionarlo directamente en la hoja de cálculo haciendo clic en dicho botón, con ello el cuadro de diálogo se contraerá y se podrá seleccionar el rango, al pulsar Enter volverá a aparecer el cuadro de diálogo. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 7

8 A continuación se exponen en unas tablas las funciones que se pueden considerar de mayor utilidad en el contexto educativo: Categoría :Hora y Fecha FUNCIÓN Objetivo de la función AHORA() Es una función sin argumentos que devuelve la fecha y la hora actual del ordenador en formato interno. HORA(n) MINUTO(n) SEGUNDO(n) HOY() Devuelve la hora de la función. Devuelve los minutos de la hora que se introduce en la función. Devuelve los segundos de la hora que se introduce en la función. Es una función sin argumentos que devuelve la fecha actual del ordenador en formato interno. AÑO(n) MES(n) DÍA(n) DIAS(fin; inicio) Devuelve el año correspondiente a la fecha n. Devuelve el mes correspondiente a la fecha n. Devuelve el día correspondiente a la fecha n. Devuelve los días transcurridos entre inicio y fin. Por ejemplo observemos las siguientes capturas de imagen: AHORA() HORA(A2) MINUTO(A2) SEGUNDO(A2) Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 8

9 HOY() DÍA(A2) MES(A2) AÑO(A2) DIAS(C2;A2) Categoría :Matemáticas FUNCIÓN Objetivo de la función ABS(n) Calcula el valor absoluto de un número n. ALEATORIO() Genera un número decimal aleatorio entre 0 y 1. ALEATORIO.ENTRE(n1;n2) SENO(n), COS(n), TAN(n) Genera un número decimal aleatorio entre n1 y n2. Funciones trigonométricas para ángulos en radianes. GRADOS(n), RADIANES(g) Conversores grados sexagesimalesradianes. RAIZ(n) PI() LN(n), LOG10(n), LOG(n;b) EXP(n), POTENCIA(b;e) SUMA(n1,n2, ) PRODUCTO(n1,n2, ) Raíz cuadrada. Número pi. Logaritmos de base decimal, natural, base arbitraria Funciones exponenciales Suma de varios números de un rango. Producto de varios números de un rango. REDONDEAR(n;m) Redondea el número n al orden m. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 9

10 Categoría :Estadística FUNCIÓN MÁX(n1;n2; ) MÍN(n1;n2; ) PROMEDIO(n1;n2; ) MEDIANA(n1;n2; ) MODO(n1;n2; ) VAR(n1;n2; ) DESVEST(n1;n2; ) CONTAR(n1;n2; ) CONTAR.SI(rango;criterios) Objetivo de la función Máximo de una muestra o rango. Mínimo de una muestra o rango. Valor medio de una muestra. Mediana de una muestra. Moda de una muestra. Varianza de una muestra. Desviación típica de una muestra. Raíz cuadrada de la varianza. Cuenta el número de elmentos existentes en un rango. Cuenta el número de elementos de un rango que verifican una determinada condición. Por ejemplo observemos las siguientes capturas de imagen: MÁX(A2:D7) MÍN(A2:D7) PROMEDIO(A2:D7) MEDIANA(A2:D7) MODO(A2:D7) CONTAR(A2:D7) CONTAR.SI(A2:D7; =8 ) Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 10

11 Categoría :Lógico FUNCIÓN Objetivo de la función O(b1;b2; ) Función lógica OR: Si las condiciones b1,b2 son todas verdaderas devuelve el resultado VERDADERO, en caso contrario devuelve el resultado FALSO. Y(b1;b2; ) Función lógica AND: Si entre las condiciones b1,b2 hay alguna verdadera devuelve el resultado VERDADERO, en caso contrario (es decir, si son todas falsas) devuelve el resultado FALSO. SI(cond;s1;s2) Condicional. Si cond es cierto devuelve s1, si es falso devuelve s2 Observa los siguientes ejemplos: SI(B5<=C5; SI ; NO ) Y(B5>=5;C5>=5;D5>=5) Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 11

12 Una vez visto como insertar funciones y el funcionamiento de las más importantes, es conveniente indicar, que las funciones se pueden concatenar (enlazar), es decir, se pueden aplicar funciones a otras funciones. Observa los siguientes ejemplos: 1. Si por ejemplo queremos redondear una operación: 2. Si dado por ejemplo los resultados de unas pruebas físicas en las que hay un mínimo, y queremos conocer si el participante está APTO (para lo cual debe superar todas las pruebas) o no, entonces enlazaremos las funciones SI() y Y() =SI(Y(B3<C3;D3<E3);"APTO";"SUSPENSO") 3. Si quisiésemos dar distintos resultados en una sola celda dependiendo de la elección hecha en otra celda, entonces enlazaremos varias veces la función SI() =SI(B5="A";B1+12*B2;SI(B5="B";B1+B3*12;0)) Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 12

13 3. Referencias a celdas Referencias relativas Al visualizar las fórmulas o funciones que hemos copiado en un rango se puede apreciar que todas son diferentes. La explicación de esto es que cuando se introduce la dirección de una celda en una fórmula o función, lo que realmente se está haciendo es indicar la posición relativa del dato con el que ésta debe operar respecto a la celda en la cual se ha introducido la fórmula. Así, si en la celda E3 introducimos la fórmula C3*D3, lo que se está indicando es que se deben multiplicar los valores de las celdas situadas dos posiciones a la izquierda y una posición a la izquierda. Entonces, al copiar la fórmula en las celdas E4, E5 y E6, dicha fórmula tomará el dato de las celdas situadas dos posiciones a la izquierda y una posición a la izquierda. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 13

14 Estas referencias que aparecen en las fórmulas se llaman referencias relativas a celdas, caracterizándose porque el programa las modifica automáticamente al copiar una fórmula en un rango de celdas. Referencias absolutas En algunas ocasiones nos interesará que la referencia de una celda no se modifique cuando copiamos la fórmula que la contiene. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una serie de productos con un precio y queremos aplicarle un descuento del 10%, es decir, como vemos en la siguiente captura aplicamos la fórmula E3*C9 Sin embargo, si copiamos dicha fórmula en las celdas siguientes obtendremos algo así: Esto es debido, a que al copiar la fórmula, el programa está considerando que lo que debe aparecer en F4 es el resultado de multiplicar E4*C10 (un lugar a la izquierda y un lugar debajo de C9). Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 14

15 Para solucionar este problema y dejar fijo el valor de la celda C9 utilizaremos en la fórmula el signo $ precediendo tanto a la fila como a la columna ($C$9), para que así el programa deje fijas la fila y columna correspondiente, es decir, que deje fija la celda. Este tipo de referencias se llaman referencia absolutas a celdas, caracterizándose porque el programa mantiene constante la referencia a la celda. Referencias mixtas Además de los dos tipos de referencias vistas anteriormente, también existen las llamadas referencias mixtas, las cuales, al copiarse, mantienen fija una coordenada de la celda y permite que varíe la otra. Así pues, dependiendo de la coordenada que se mantenga fija, las referencias mixtas pueden escribirse de dos maneras, por ejemplo: D$4: Se mantiene fija la fila 4, mientras que la columna D variará cuando sea necesario, es decir, cuando se copie la fórmula en celdas de otras columnas. $D4: Se mantiene fija la columna D, mientras que la fila 4 variará cuando sea necesario, es decir, cuando se copie la fórmula en celdas de otras filas. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 15

16 Este tipo de referencias son muy útiles cuando queramos obtener tablas de valores. Por ejemplo imaginemos que queremos obtener la tabla de multiplicar de los diez primeros números naturales con la escritura de una única fórmula que después copiaremos en el rango. La fórmula introducida en la celda B2 es =$A2*B$1, porque lo que nos interesa es dejar fija la fila 1 para que no baje al ser copiada, y la columna A, para que no se desplace hacia la derecha al ser copiada. Finalmente copiamos dicha fórmula en el rango deseado. Manuel Otero (Departamento de matemáticas) 16