HOJA DE CÁLCULO LIBREOFFICE CALC.

Transcripción

1 1.- INTRODUCCIÓN HOJA DE CÁLCULO LIBREOFFICE CALC. Calc es la hoja de cálculo de la suite ofimática LibreOffice. Es software libre y gratuito, y existen versiones para Linux y para Windows. Como todas las hojas de cálculo, permite trabajar con datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en celdas dentro de tablas, de tal forma que podemos realizar operaciones numéricas y lógicas con dichos datos. Además, también podemos representarlos gráficamente. Una de las características de las hojas de cálculo es que, cuando cambiamos el valor del dato contenido de una celda, automáticamente se actualizarán los valores de todas las celdas que usen ese dato. Los archivos que crea el programa calc se denominan libros de trabajo. Cada libro puede contener varias hojas de cálculo (hay tres predefinidas, pero se pueden incluir hasta 255 hojas en cada libro). Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas (solapas) en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo; estas etiquetas permiten desplazarse fácilmente entre las distintas hojas de un libro. El área de trabajo de una hoja de cálculo simula una hoja de papel cuadriculada sobre la que se escribe la información. Está constituida por una trama formada por filas y columnas; las hojas de calc contienen 256 columnas (identificadas con letras) y filas (identificadas con números). La intersección de cada columna con cada fila genera una casilla denominada celda. Las celdas constituyen el elemento básico de las hojas de cálculo. Por tanto una hoja de cálculo está formada por un conjunto de celdas ( ). Debido al gran número de celdas existentes en una hoja de cálculo, en la pantalla sólo aparecerá una parte de la misma. Podemos desplazarnos a través de la hoja y visualizar la parte deseada utilizando las barras de desplazamiento o mediante las teclas de movimiento del cursor. Al iniciar Calc, tendremos una pantalla de inicio como la siguiente: Cada celda se identifica mediante su dirección; la dirección de celda está formada por la letra de la columna y el número de la fila. Además de la habitual barra de menús, que nos dará acceso (más o menos directo) a todas las funcionalidades del programa, en la parte superior aparecen otras tres barras de herramientas. De arriba hacia abajo son: 1/6

2 Barra estándar. Además de las funcionas habituales, incluye el botón para insertar un gráfico. Barra de formato. Incluye la posibilidad de tomar los datos numéricos como tantos por ciento o formato numérico, entre otros. Barra de fórmulas. Permite introducir las fórmulas que queremos que aparezcan en esa celda, normalmente como resultado de operaciones realizadas con los datos de diferentes celdas. 2.- REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS. Como se acaba de mencionar, la barra de fórmulas permite realizar operaciones sobre datos de otras celdas. A veces querremos usar un dato que esté en una celda determinada, pero otras muchas lo que necesitaremos será aplicar la misma fórmula a una serie de datos, por ejemplo, para calcular la raíz cuadrada de los cien primeros números enteros. En este caso, nos llevaría mucho tiempo escribir cien veces la misma fórmula. Por ello, usaremos las referencias relativas. Simplemente, escribiríamos la fórmula para la primera celda: En este caso, decimos al programa que en la celda B1 queramos que aparezca el resultado de calclar la raíz cuadrada del número que se encuentre en la celda A1. Es importante notar que debemos empezar por un signo =. Si no lo hacemos así, en la celda B1 aparecería en texto A1^0,5, no el resultado de una operación. Al pulsar la tecla intro, aparecería el resultado de la operación en la celda B1. Pero repetir esto para las cien celdas de la columna A sería un proceso largo y engorroso. Para evitarlo, lo que se puede hacer es pinchar con el ratón en el cuadrado que aparece en la parte inferior derecha de la celda (en este caso, la B1) y arrastrar hacia abajo, hasta llegar a la última celda deseada. También podemos hacer un sólo click sobre la celda B1, copiar, seleccionar el rango de celdas donde queremos aplicar la fórmula y pegar. En ambos casos, el resultado será el mismo. Lo que habremos logrado será que la fórmula se aplique a todas las celdas de la columna A. Lo que el programa interpreta no es que en la celda B8, por ejemplo, aparezca la raíz cuadrada del valor alojado en la celda A1, sino que al usar la referencia relativa interpreta que debe calcular la raíz cuadrada del contenido de la celda situada justo en la columna de la izquierda. En resumen, lo que hace el programa es ver cuál es la posición relativa de la celda (o celdas) en las que se encuentran los datos con los que vamos a operar respecto a la posición de la celda donde introducimos la fórmula por primera vez. Cuando copiamos y pegamos, no sólo estamos copiando y pegando la fórmula (obtener la raíz cuadrada), sino esa posición relativa (de la celda situada justo a 2/6

3 la izquierda). Sin embargo, a veces necesitaremos usar un dato concreto, situada en una celda determinada. Por ejemplo, el incremento en el precio de un producto al aplicar el correspondiente IVA. Imaginemos que queremos calcular el 16% de las dos cantidades que aparecen en la imagen: En principio, podríamos escribir, en la barra de fórmulas, D2=C2*A2, y copiaríamos esta expresión en el resto de celdas de la columna C. Sin embargo, al haber usado referencias relativas, no obtendríamos el resultado esperado, ya que la fórmula que el programa genera para la celda D3 será D3=C3*A3. Como A3 está en blanco, devolvería un valor 0. En este caso, tendríamos que usar una referencia absoluta, para que el programa interprete que siempre debemos usar el valor contenido en una celda concreta. En este caso, A2. Deberíamos escribir: D2=C2*$A$2 Cuando copiásemos y pegásemos la fórmula para la celda D3, interpretaría C2 como referencia relativa; es decir, toma el valor de la celda a la izquierda (C3) pero $A$2 como absoluta, tomando el valor que haya en la celda A2. Saber cuándo y cómo hay que usar referencias relativas o absolutas es fundamental para que las hojas de cálculo ejecuten correctamente las operaciones que deseamos que realicen. 3.- FORMATOS NUMÉRICOS DE CELDA. Calc permite ajustar el formato de las celdas. Para acceder al menú, podemos pinchar con el botón derecho sobre una celda, y seleccionar la opción formato de celdas. En ese momento se abrirá el cuadro de diálogo de la imagen de la izquierda. De todas las opciones que aparecen, nos centraremos por ahora en la pestaña números. Dentro de las posibilidades que se ofrecen, hablaremos de las que vamos a usar este curso: Cantidad. Es la activada por defecto. En principio, fijaremos dos decimales y ningún cero a la izquierda. Porcentaje. Muy útil en ciertas circunstancias, ya que no sólo aparecerá el símbolo % detrás de la cifra que escribamos, sino que automáticamente el programa usará el dato en tanto por ciento a la hora de hacer el cálculo. Por ejemplo, imaginemos que estamos haciendo la hoja de cálculo de una factura, y tenemos que tener en cuenta el IVA en el cálculo. En ese caso, lo correcto sería dar a la celda donde se va a ubicar el tipo de IVA aplicable un formato de 3/6

4 porcentaje. Al introducir el dato, sólo necesitaríamos escribir 21. Automáticamente aparecería el símbolo % detrás, y a la hora de hacer cálculos, el valor que toma el programa es 0,21. Moneda. Al usar este formato, automáticamente se añade el símbolo de la moneda. Por defecto, es. En este caso, puede ser interesante mantener la configuración por defecto, en la que los números negativos aparecen en rojo. Científico. La opción adecuada en el caso de trabajar con números muy grandes o muy pequeños. 4.- FÓRMULAS Como ya se comentó anteriormente, las fórmulas permiten manipular y realizar operaciones con los datos contenidos en las celdas. Las operaciones que se realizan en una hoja de cálculo pueden afectar a una celda o a un conjunto de celdas. Se denomina rango a un conjunto de celdas agrupadas para realizar sobre ellas alguna operación. Los rangos se identifican mediante las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha, separadas por el símbolo: (por ejemplo A1:B20). Para seleccionar un rango se marca éste haciendo clic con el ratón en la primera celda y arrastrando el ratón hasta marcar las celdas requeridas; en el caso en que las celdas del rango no estén adyacentes habrá que mantener pulsada la tecla CTRL mientras se marcan las celdas. A una celda se le puede asociar una fórmula matemática en la que aparezcan direcciones de otras celdas; en dicha celda aparecerá el resultado de la operación expresada en la fórmula. Las fórmulas de la hoja de cálculo tienen la propiedad de que su valor se vuelve a recalcular cuando cambia el contenido de alguna de las celdas referidas en su definición, lo que constituye una de las grandes ventajas de este tipo de programas. Todas las fórmulas empiezan por el signo =, que indica al programa que las entradas que se indiquen a continuación serán utilizadas en algún tipo de cálculo. Las fórmulas requieren: un conjunto de argumentos que indican las direcciones de las celdas que contienen los datos a manipular. un conjunto de operadores matemáticos que informan al programa cómo debe manipular los argumentos. Se pueden escribir fórmulas de forma explícita, utilizando los operadores matemáticos habituales (+, -, *, /, ^...) aunque Calc incorpora también un numeroso conjunto de fórmulas predefinidas, denominadas funciones, que permiten realizar gran número de cálculos. Dependiendo del tipo de operación que realizan, las funciones se clasifican en distintas categorías: matemáticas, financieras, lógicas, etc. Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los valores de la hoja de cálculo. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas contenidas en la misma hoja de cálculo, a celdas contenidas en otras hojas de cálculo del mismo libro, o a celdas contenidas en hojas de otros libros. Pueden ser muy sencillas, como por ejemplo sumar el contenido de dos celdas, o incluir cálculos mucho más complejos en los que intervengan varios operadores matemáticos. El siguiente ejemplo muestra una fórmula en la que se suma el contenido de las celdas B4 y B2, y a continuación, el resultado se divide entre la suma de las celdas incluidas en el rango D5:F5. Cuando se crea inserta una función, es decir, una fórmula 4/6

5 predeterminada del programa, aparece un cuadro de diálogo, como el que se muestra a continuación, en el que se informa del tipo de operación que realiza dicha función, de los datos que es necesario introducir y del resultado obtenido. A continuación, hablaremos de algunas de las funciones que vamos a usar en los ejercicios. PROMEDIO() Devuelve el valor medio de una serie de números. MAX(), MIN() Devuelven el valor máximo y mínimo de la serie de datos, respectivamente. Condicionales Las funciones condicionales devuelven un valor, o realizan una operación, dependiendo de si se cumple o no una condición. Su sintaxis es: SI(Condición; se cumple ; no se cumple ). Devuelve el texto que aparece en el segundo argumento del paréntesis si se cumple la condición que hay en el primer argumento. En caso de no cumplirse, dicha condición, muestra el texto que aparece en el tercer argumento. Por ejemplo, imaginemos que deseamos preparar un listado de notas, en las que aparezca al lado de cada una de ellas si el alumno está aprobado o no. Como se aprueba a partir de 5, lo que tendríamos que escribir sería (suponiendo que el valor de la nota del alumno en cuestión aparece en la celda B7): =SI(B7>=5; Aprobado ; Suspenso ) También valdría: SI(B7<5; Suspenso ; Aprobado ) Puede ocurrir que el que no se cumpla la condición lleve a tener que tomar otra decisión. En ese caso, se pueden anidar condicionales uno dentro de otro. En ese caso, hay que tener cuidado con cerrar el mismo número de paréntesis que se ha abierto. SI(Condición1; Se cumple ;SI(Condición 2; Se cumple ;No se cumple )) También podemos combinar funciones con condicionales. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber cuántos alumnos han aprobado el examen. Bastaría con contar el número de casillas en las que aparece la palabra Aprobado =CONTAR.SI(Rango de datos; Aprobado ) Para contar el número de suspensos =CONTAR.SI(Rango de datos; Suspenso ) 5/6

6 Funciones trigonométricas En este caso no se trata de complicación en la sintaxis, sino más bien de tener en cuenta que Calc trabaja en radianes, y que para escribir π debemos teclear PI(), con los paréntesis. 5.- GRÁFICOS. Calc permite representar gráficamente los resultados de los cálculos. Supongamos, por ejemplo, que queremos representar en una gráfica las raíces cuadradas y cúbicas de los primeros 20 números. En primer lugar, realizaríamos la tabla, la seleccionaríamos entera e insertaríamos el gráfico, bien desde la barra de menús o bien pulsando el icono de la barra estándar. En ambos casos, se abriría el asistente: En la opción tipo de gráfico, elegiríamos el deseado. En este caso, puntos y líneas. Al pulsar en siguiente, nos aparecen las opciones sobre el rango de datos: Activaremos las opciones Primera fila como etiqueta y Primera columna como etiqueta. De esta forma, aparecen los nombres de las columnas en la gráfica y el eje X se escala automáticamente, tomando los valores que haya en la primera columna. Si lo hemos hecho correctamente, en el siguiente cuadro de diálogo, Series de datos, no tendríamos que tocar nada. Ya sólo quedaría escribir el nombre del gráfico y la leyenda de los ejes. Pulsaríamos Finalizar y el gráfico quedaría insertado en la hoja. Una vez que el gráfico está insertado, puede ser modificado haciendo doble click en la zona que nos interese. Entre otras cosas, podemos modificar el formato de los dos ejes, el título, las leyendas, el formato de las líneas de las gráficas, etc. Es importante notar que si no elegimos la primera columna a la hora de insertar el gráfico, en el eje X tendremos simplemente números indicando el orden de los datos. Esta opción puede ser interesante en el caso de que no queramos que aparezcan los datos de la columna en cuestión. 6/6