INSTITUTO DE EDUCACION COMFENALCO VALLE PROGRAMA DE PRIMARIA Y BACHILLERATO POR CICLOS PARA JÓVENES Y ADULTOS. GUIA DE APRENDIZAJE No.

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1 INSTITUTO DE EDUCACION COMFENALCO VALLE PROGRAMA DE PRIMARIA Y BACHILLERATO POR CICLOS PARA JÓVENES Y ADULTOS GUIA DE APRENDIZAJE No. 01 Microsoft Office Excel 2007 Formato AREA Y ASIGNATURA: CICLO: ESTUDIANTE: FECHA: SISTEMAS V DOCENTE: 1. LOGRO GENERAL Reconocer que Microsoft Excel es una hoja de cálculo o un programa capaz de trabajar con números, letras y gráficos de forma sencilla e intuitiva 2. COMPETENCIAS 2.1 Conocer las funciones de los iconos principales de las barras de Excel. 2.2 Dar formato a filas, columnas, hojas y celdas en Excel. 3. DESEMPEÑOS 3.1 Identifica las barras principales de la aplicación Excel y sus respectivos componentes. 3.2 Utiliza la barra de formato para modificar la apariencia de la hoja de cálculo. 4. EJE(S) TEMÁTICO(S) 4.1 Barras de herramientas 4.2 Formato filas, columnas, hojas 4.3 Selección de hojas, filas, columnas, rango 5. INTRODUCCIÓN / REFLEXIÓN En ocasiones tenemos que hacer muchos cálculos matemáticos, contables, financieros, organizar tablas y listados, representar gráficamente una serie de datos, organizar información de tipo estadístico, etc., y nos preguntamos si hay una forma de hacer todo este trabajo más sencillo y más rápido, y aunque hay varias hojas de cálculo, Microsoft Excel es una de las respuestas a este interrogante ya que nos provee de muchas herramientas que nos facilitan este trabajo. PARA ARRANCAR EXCEL: VEAMOS VARIAS FORMAS: 1. Clic en el botón, 2. Colocar el cursor sobre Todos los programas, 3. Colocar el cursor sobre Microsoft Office 4. Buscar Microsoft Office Excel 2007 y hacer clic sobre él, se arrancará el programa. Otra forma: Si el programa ha sido usado recientemente se puede arrancar dando clic en 1

2 Inicio y después sobre Microsoft Office Excel 2007 Otra forma: Dando doble clic o clic y después Enter sobre el icono del escritorio CERRAR MICROSOFT EXCEL 2007 Puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: a) Hacer clic en el botón cerrar b) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. c) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel. LA PANTALLA INICIAL Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial, vamos a ver sus componentes fundamentales. 2

3 Botón Office Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título Banda de opciones Barra de fórmulas Barras de desplazamiento Barra de estado Zoom Barra de etiquetas En Excel 2007 cada pestaña de la banda de opciones se encuentra dividida en varias secciones con iconos de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Veamos algunos ejemplos: La pestaña Inicio está dividida en las secciones: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar 3

4 A su vez cada sección contiene iconos de acceso rápido: Cortar Copiar Copiar formato Portapapeles Observa las secciones e iconos que vienen en cada pestaña: Insertar Diseño de página Fórmulas Datos Revisar Vista 4

5 Lo que antes era el menú Archivo, ahora es el botón office, al dar clic en él nos muestra diferentes opciones LIBRO DE TRABAJO CONCEPTOS DE EXCEL Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel2007, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel2007 tienen la extensión.xlsx para que el ordenador los reconozca como tal. Si se guardan como Libro de Excel su extensión será.xls Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 aunque el número de éstas puede variar, si miras en la parte inferior de la ventana de Excel2007 encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,... HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. 5

6 Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la última hoja. En caso de querer agregar más hojas, basta con dar clic en el icono Insertar hoja de cálculo FORMATO DE HOJAS Vamos a ver algunos métodos para cambiar el nombre de las hojas de cálculo y poder así identificarlas mejor. CAMBIAR NOMBRE DE LA HOJA Es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar varios métodos: El primer método es el más rápido y directo: 1. Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. 2. Escribe el nuevo nombre de la hoja. 3. Pulsa ENTER, INTRO ó Clic en cualquier parte de la hoja de trabajo. I N T R O El segundo método es utilizando el menú contextual: 1. Clic DERECHO encima de la etiqueta de la hoja a la cual le quieres cambiar el nombre. 2. Clic en Cambiar nombre 3. Escribe el nombre de la hoja 4. Pulsa ENTER, INTRO ó Clic en cualquier parte de la hoja de trabajo. 6

7 I N T R O Observa muy bien el menú contextual, ya que hay varias opciones que puedes hacer con las hojas, desde insertar una nueva hoja hasta seleccionar todas las hojas. Ejemplo: se puede cambiar el color de fondo de la etiqueta de una hoja, simplemente da clic derecho sobre el nombre de la etiqueta, se coloca la flecha (puntero del ratón) sobre color de etiqueta y se da clic sobre un color. 7

8 MOVER UNA HOJA Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo, puedes hacer lo siguiente: 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. 2. Pulsar y sostener el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta la posición donde queremos mover la hoja. 3. Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltar el botón del ratón. Observa el triangulito que aparece, este nos indica la posición en la que quedará una vez soltemos. COPIAR UNA HOJA A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Un método es utilizando el menú contextual: 1. Clic DERECHO encima de la etiqueta de la hoja que se quiere copiar. 2. Clic en Mover o copiar 3. En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. 4. En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada. 5. Clic en el recuadro Crear una copia 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar Cada hoja de cálculo está formada por columnas y filas. FILAS Y COLUMNAS Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV Cada fila se numera, por ejemplo, 1, 2, 3,. 8

9 CELDAS La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con la(s) letra(s) de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, esto se observa en la parte izquierda de la barra de fórmulas. En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan con base en los rangos. SELECCIÓN DE CELDAS Selección de una celda Hacer clic sobre la celda a seleccionar. 9

10 Selección de un rango de celdas 1. Pulsar el botón del ratón en la primera celda a seleccionar. 2. Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar. Selección de una columna 1. Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna (letra) a seleccionar. 2. Hacer clic sobre éste. Selección de una fila 1. Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila (número) a seleccionar. 2. Hacer clic sobre éste. Selección de una hoja entera 1. Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila Hacer clic sobre éste. 10

11 Selección de varias filas o columnas Si queremos seleccionar varias filas o varias columnas, se da clic sostenido y se arrastra hasta la última fila o columna. Para filas o columnas no contiguas se deja presionada la tecla Control y se va dando un solo clic en las filas o celdas correspondientes. Columnas A, B y C seleccionadas Filas 4, 5, 6, 7 y 8 seleccionadas 11

12 Columnas B, D y F seleccionadas Filas 4, 7, 10, 12 y 14 seleccionadas Añadir celdas a una selección Si queremos añadir celdas a una selección ya realizada, o realizar una selección de celdas no contiguas, se deja pulsada la tecla CONTROL y se va dando un solo clic en las celdas correspondientes. Rango A2:B6 seleccionado Rango A2:B6 y celdas D2, D6, E4 Y E8 seleccionadas Ampliar o reducir una selección Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos: 1. Pulsar la tecla SHIFT. 2. Manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic donde queremos que termine la selección. BORRAR CELDAS 1. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar. 2. Pulsa la tecla SUPR Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda. Columnas A y B seleccionadas Columnas A hasta E seleccionadas 12

13 ANCHO DE COLUMNA 1 1 Clic DERECHO encima de la letra de la columna 2 Clic en Ancho de columna 3 Escribir el ancho deseado 4 Clic en Aceptar Si se desea cambiar el ancho a varias columnas, se seleccionan y se sigue el mismo procedimiento ALTO DE FILA 1 1 Clic DERECHO encima del número de la fila 2 Clic en Alto de fila 3 Escribir el alto deseado 4 Clic en Aceptar Si se desea cambiar el alto de varias filas, se seleccionan y se sigue el mismo procedimiento GUARDAR EL ARCHIVO O LIBRO DE TRABAJO EN MIS DOCUMENTOS 1 Clic en el botón Office 2 Clic en Guardar como 3 Verificar que se está en Mis documentos 3a Clic en Mis documentos en caso de no estar en esa carpeta 4 Escribir el nombre del archivo 5 Clic en Guardar 1 2 Algunas de las opciones para guardar son: 13

14 Al guardar un archivo como Libro de Excel su extensión será.xlsx Al guardar un archivo como Libro de Excel su extensión será.xls Al guardar un archivo como PDF su extensión será.pdf Por lo general cuando se guarda en este formato, se abre con el programa Adobe Reader cuyo icono es 3 3a 4 5 ABRIR UN ARCHIVO O LIBRO GUARDADO EN MIS DOCUMENTOS 1 Clic en el botón Office 2 Clic en Abrir 3 Verificar que se está en Mis documentos 3a Clic en Mis documentos en caso de no estar en esa carpeta 4 Buscar el archivo y dar clic sobre el En caso de no verlo utilizar las barras de desplazamiento 5 Clic en Abrir 14

15 a

16 6. TALLER INTEGRAL 6.1 Actividades individuales T1. Digite lo siguiente: Coloque el siguiente formato a cada una de las celdas o rango CELDA O RANGO A1:G1 A2:G2 A3:A5 B3:B5 FORMATO Fuente: Arial Black Tamaño de fuente: 20 Cursiva, Combinar y Centrar Color de relleno: Azul Color de fuente: Blanco Fuente: Verdana Tamaño fuente: 16 Negrita Color de fuente: Rojo Alinear a la izquierda Porcentaje Centrar Decimales: 1 CELDA O RANGO FORMATO C3:C5 Decimales: 0 D3:D5 Alinear a la izquierda Decimales: 2 E3:E5 Centrar Decimales: 0 F3:F5 Millares Decimales: 1 Alinear a la izquierda G3 Millares Decimales: 0 A1:G5 Todos los bordes 6.2 Actividades de refuerzo y/o profundización ACTIVIDAD 1 Coloque el siguiente ancho a las columnas indicadas: COLUMNAS ANCHO A y B 4 C 6 D 50 E, F y G 12 Copie en cada celda el texto respectivo según la gráfica, tenga en cuenta combinar y centrar (D1:D2), (E1:E2), (F1:F2), (G1:G2) Seleccione las columnas desde A hasta G y coloque todos los bordes 16

17 Coloque color de relleno como se muestra ACTIVIDAD 2 Realice el siguiente procedimiento 9 veces: Clic derecho sobre la hoja / Mover o Copiar / Crear una copia / Aceptar Cree 10 Hojas con las siguientes etiquetas: Caja Bancos C x C Inventarios Maq. y Equi. Vehículos Mue. y Ens. Construcciones Terrenos Depósitos Debe quedar similar a lo siguiente: Ordene alfabéticamente las hojas: Bancos C x C Caja Construcciones Depósitos Inventarios Maq. y Equi. Mue. y Ens. Terrenos Vehículos Debe quedar como sigue: ACTIVIDAD 3 Finalmente debe quedar algo como lo siguiente: 17

18 ACTIVIDAD 4 Realice una sopa de letras, seleccione 10 filas y 10 columnas (clic sostenido), formando un tablero de 10 x 10 reduzca el tamaño de las celdas a través de formato en la sección celdas, colocando las filas de ancho 25 y las columnas de alto 5. Ajuste el formato de las letras (tamaño, color, alineación, etc.) Al lado derecho del rango de 10 x 10 coloque los nombres que se deben buscar en la sopa de letras, escoja el tema que desee, observe el ejemplo de cómo debe quedar (mínimo 5 palabras): 18

19 Coloque como nombre de la hoja: Sopa de letras Cada letra debe quedar totalmente centrada en la celda y de un tamaño adecuado que ocupe casi toda la celda, tal como se ve en el ejemplo Al terminar llame al profesor 7. GLOSARIO La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La banda de opciones contiene las operaciones de Excel, agrupadas en secciones. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos los iconos relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de los iconos que hay en las secciones de estas opciones. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. La banda de opciones Inicio contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas y también un botón por cada documento de Excel 2007 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel 2007, sino a Windows como su propio nombre indica. Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel 2007, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel 2007 tienen la extensión.xlsx para que el ordenador los reconozca como tal. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 o 5 hojas aunque el número de éstas puede variar, si miras en la parte inferior de la ventana de Excel 2007 encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,... Las columnas (verticales) se nombran por letras mientras que las filas (horizontales) por números. La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con la(s) letra(s) de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Rango, es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. 19

20 8. EVALUACIÓN Talleres o actividades: 60% Envío como archivo adjunto: 40% 9. PÁGINAS WEB SUGERIDAS Páginas web sugeridas