Universidad Católica Andrés Bello Marzo 2010

Transcripción

1 Propuesta de Pasantía Sistema de Planificación de Demanda y Abastecimiento Preparado para Universidad Católica Andrés Bello Marzo 2010

2 Presentación El ambiente Venezolano caracterizado por la regulación en obtención de Divisas obliga a las empresas a mantener una rigurosa disciplina de abastecimiento para así poder sincronizar los trámites de solicitud de divisas, la generación de órdenes de compra a proveedores, los tiempos de entrega, transporte y nacionalización, la reposición oportuna de inventarios y en fin poder cumplir con sus clientes y generar la rentabilidad deseada. Nuestra empresa requiere el apoyo de un pasante de la Universidad Católica Andrés Bello, para el desarrollo de una solución que permita mejorar la gestión de planificación, con el fin de ajustar y programar compras, alinear políticas de inventario, disminuir los stock-outs y mejorar el nivel de servicio de la cadena comercial, específicamente para una empresa importadora de repuestos para maquinaria pesada Openage, Propietario y confidencial 2

3 contenido Quiénes somos? Objetivos. Requerimientos y alcance. Conceptos Básicos a Utilizar. Proceso de Desarrollo.

4 Quiénes somos?

5 Quiénes somos? En OpenAge trabajamos en asociación con nuestros clientes para implementar soluciones tecnológicas a problemas de negocio, con un fuerte foco en el usuario y con visión a largo plazo Ofrecemos balance entre tecnología y requerimientos de negocio con el fin de obtener resultados a corto plazo Contamos con un equipo de gente capacitada y motivada, que nos permite superar las expectativas de nuestros clientes Trabajamos en conjunto con nuestros aliados, complementando nuestros servicios con expertos en áreas específicas Tenemos experiencia en las siguientes industrias: Telecomunicaciones Servicios Medios y Entretenimiento Banca 2007 Openage, Propietario y confidencial 5

6 Algunos de nuestros clientes 2008 Openage, Propietario y confidencial 6

7 Objetivos.

8 Objetivo General. Diseñar, desarrollar e implantar un sistema de apoyo en la definición y toma de decisiones de los procesos de planificación de demanda y planificación de abastecimiento para una empresa importadora de repuestos para maquinaria pesada Openage, Propietario y confidencial 8

9 Objetivos Específicos Desarrollar un prototipo que permita validar los conceptos a implementar Diseñar e implementar reglas para estimar la demanda Diseñar e Implementar Pantallas y Reporte para la consulta de curvas de proyección de demanda, permitiendo hacer drill-down por sucursales, líneas de producto, proveedores y productos Diseñar e implementar controles sobre proceso de abastecimiento Diseñar e implementar reglas que permitan establecer los montos óptimos de compra y períodos de compra Diseñar e implementar Reportes generales de la aplicación Diseñar e implementar un Panel de Control para la Aplicación. Realizar Pruebas de Aceptación de Usuario. Ejecutar el pase a Producción. Elaborar Manuales de Usuario y Sistemas 2007 Openage, Propietario y confidencial 9

10 Requerimientos y alcance

11 Ciclo de Planificación de Abastecimiento CICLO DE PLANIFICACION DE VENTA Y ABASTECIMIENTO C L I E N T E S Pronóstico de Demanda Tendencias y Estacionalidades calculadas por Producto PRONOSTICO DE DEMANDA Puntos de Pedido y Rupturas de Inventario calculadas por Producto Planificación de Compras CICLO DE PLANIFICACION DE VENTA Y ABASTECIMIENTO PLAN DE COMPRAS Plan estructurado por Grupos de Pedido para aprovechar economías de escala y diversidad en Proveedores P R O V E E D O R E S 2008 Openage, Propietario y confidencial 11

12 INTERFASES En el Modelo se alínean los Procesos, la Tecnología y los Productos para el soporte a la gestión de planificación Modelo para la Planificación de Demanda Abastecimiento Procesos Planificación de Demanda Planificación de Abastecimiento Planificación Anual Seguimiento Mensual Seguimiento Rupturas de Inventario Revisión Trimestral T1 T2 T3 T Sistema HERRAMIENTA PARA PRONOSTICO DE VENTAS Sistema Abastecimiento (Inventario/Compras) Productos para Gestión Plan General de Ventas Soporte a Programa de Compras Actualización de Pronósticos para Compras Revisión/Generación Orden de Compra 2008 Openage, Propietario y confidencial 12

13 El sistema determinará el tratamiento de acuerdo al comportamiento histórico de cada producto Patrones de Demanda Tratamiento en Pronóstico Patrones de Demanda por Sector Económico Componente estacional claramente identificado Componente cíclico estable Estable Productos de Demanda Continua Tratamiento Automático Tendencia reconocida Patrones de Demanda por Producto Algunos productos tienen un comportamiento similar al anterior Se observan productos con comportamientos diversos Errático Productos de Baja Transaccionalidad Productos de Escasa Historia de Demanda Productos Nuevos Productos Fuera de Modelación de Demanda Tratamiento Semi- Automático 2008 Openage, Propietario y confidencial 13

14 El proceso de Estimación de Demanda contiene los siguientes bloques de ejecución 2007 Openage, Propietario y confidencial 14

15 El sistema de planificación de demanda ofrecerá 3 ambientes Productos Palancas de ajuste adicional Activación para Pronóstico Revisión Palancas generales Períodos de Pronóstico Planificaci ón de Demanda Consulta Anual Actualización según actividad Pronóstico por Producto y total, en unidades y monto Mensual Actualización según actividad Pronóstico por Producto, en unidades y monto Reportes Gráficos Tablas Dimensiones de Monto y Cantidades Región y Total Producto y Portafolio 2007 Openage, Propietario y confidencial 15

16 Mapa de Proceso Propuesto para Planificación de Compras Macroproceso Planificación de Compras para Reabastecimiento Monitoreo Formulación de Plan Preliminar Formulación de Plan Definitivo Procesos Revisión de Niveles de Inventario/ Ruptura de puntos de Pedido Análisis de Pedidos Sugeridos Revisión de Parametrización de Productos Definición de Plan de Pedidos Revisión de Grupos de Pedido Revisión de Temas Relevantes Definición de Plan Final Tipo de Soporte AUTOMATIZADO AUTOMATIZADO SOPORTE A ANALISTA AUTOMATIZADO SOPORTE A ANALISTA SOPORTE A SESION DE TOMA DE DECISIONES Funcionamiento Ciclo Mensual Pedidos calculados según Lote Económico de Compra Agrupaciones de productos en Grupos de Pedido Soporte automatizado en todo el Ciclo Conexión con ambientes vecinos de Gestión de Compras y de Gestión de Existencia 2007 Openage, Propietario y confidencial 16

17 Módulo de Control de Inventario Módulo de Compras Ambientes para Sistema de Soporte a Planificación de Compras Parametrización del Sistema Materiales Grupos de Pedido Proveedores Proceso Proceso de Planificación de compras Seguimiento automático de Inventario y Compra Análisis de Compras Sugeridas Formulación para versión preliminar de Plan de Compras Sesión de Definición de Plan Final Descripción general de Plan Preliminar Temas relacionados en el Plan Preliminar Formulación de Plan Final Panel de Control 2007 Openage, Propietario y confidencial 17

18 Finalmente, El Panel de Control ofrecerá un conjunto de indicadores de seguimiento dirigido a la alta gerencia Demanda Estabilidad Errores de Pronóstico Rotación Estatus (Activo, Inactivo, obsoleto) Inventario Stock-outs Días de Inventario Análisis Por: Producto Línea Proveedores Uso Tiempos de Entrega Tiempos de Respuesta a Cotización Respecto a ordenes solicitadas Grupo de Pedido Proceso Proveedor Tiempos de Procesamiento de Ordenes Efectividad en Completación de ODC 2007 Openage, Propietario y confidencial 18

19 Conceptos básicos a utilizar durante el proyecto

20 Metodología general de Estimación de Demanda Componentes de la proyección Tendencia Calculado por Promedios móviles a 13 meses Estacionalidad Calculado sobre la base de la relación de las ventas con el promedio móvil Eliminación de valores atípicos Correcciones de diferencias entre el valor sin estacionalidad y la tendencia que varíen mas de una desviación estándar de la media. Recálculo de Tendencia y Estacionalidad Proyección Proyección por extrapolación lineal a 18 meses 2007 Openage, Propietario y confidencial 20

21 Método de Estimación de Demanda Métodos de Descomposición de Series Cronológicas Los métodos de descomposición tratan de identificar los 3 componentes principales que definen una serie económica o de negocios. Adicional a los componentes principales, se considera que existe un elemento de error o aleatoriedad en la serie Data Patrón Tendencia Ciclo Estacionalidad Error 2007 Openage, Propietario y confidencial 21

22 Para calcular de tendencia se usarán Promedios Móviles. Promedios Móviles El método de promedios móviles permite calcular la tendencia de una serie, dándole mayor peso a las ultimas observaciones, a través de la definición de una ventana de cálculo del promedio (Ej. Últimos 12 meses) El Promedio móvil es un buen estimador de la tendencia, dentro del método de descomposición, ya que elimina las variaciones estaciónales y de ciclos. Por otra lado, asumiendo que los errores tienen una tendencia a 0, es decir que los mismo se compensan a lo largo de la serie, el método utilizado es el siguiente: Promedio Móvil Data Tendencia Estacionalidad + Ciclo Error 2007 Openage, Propietario y confidencial 22

23 Nivel de Inventario Punto de Reorden con Inventario de Seguridad Punto de Reorden (R): Inventario de Seguridad : Nivel de Inventario donde debe hacerse un nuevo pedido Porción de inventario que garantiza disponibilidad durante el tiempo de entrega R = dl + ds Tiempo de Entrega (L) Tiempo que ocurre desde que se emite la Orden de Compra hasta que la mercancía es entregada Demanda Promedio (d) (d) Promedio de la demanda en el Tiempo período de Entrega análisis Período de Seguridad (S) Tiempo de inventario requerido para mantener el inventario de seguridad. ds es el Inventario de seguridad Punto de Reorden, R Q 0 Inventario de Seguridad L L 2007 Openage, Propietario y confidencial Tiempo en Días 23

24 Método de Cálculo de Pedidos Costo de Preparación de la Orden (C 0 ) Costo fijo al que se incurre cada vez que se genera un pedido Independiente del tamaño de la orden Costo Anual (Bs.F.) Costo Total Costo Variable de Pedido (C c ) Costo de comprar una unidad adicional de mercancía Pendiente = 0 Costo de Retención Costo que motiva a retener menos inventario en el almacén. Usualmente se calcula como un porcentaje del valor del producto. Costo Total Mínimo Costo de Retención Costo de Ruptura Costo de quedar sin inventario Es un costo de oportunidad difícil de medir En el modelo propuesto, se minimizará este tipo de costo a través de Inventarios de Seguridad, que asegurarán un porcentaje determinado del nivel de servicio Cantidad óptima Q opt Costo de Preparación de la Orden Cantidad, Q 2007 Openage, Propietario y confidencial 24

25 Lote Económico de Pedido C o Costo de Preparación de la Orden C c Costo Anual de Retención por unidad D Demanda Anual Q Cantidad en Pedido Costo Anual de Pedido = C od Q Costo Anual de Retención = C cq 2 Costo Total = C o D Q + C c Q 2 Lote Económico para Pedido Q opt = 2C o D 2007 Openage, Propietario y confidencial 25 C c

26 Proceso de desarrollo

27 Metodología de Desarrollo Equipo Gerencial Preparación - Requerimientos - Arquitectura - Lineamientos - Equipo - Ambiente Definición de Fase - Alcance (Meta) - Asignación Tareas Equipo de mantenimiento Ciclo de desarrollo - Checkpoint - Desarrollo - Prueba unitaria - Prueba de ensamblaje Producción - Liberación a producción. - Mantenimiento Validación - Prueba Integral - Validación del Usuario - Retroalimentación - Ajustes Equipo de desarrollo días 2008 Openage, Propietario y confidencial 27

28 Análisis Diseño Desarrollo Pruebas UAT Puesta en Produc. Proceso Entendim. de los requerim. funcionales y arquitectura a alto nivel Diseño de los componentes tecnológicos. Construcción y pruebas unitarias de todos los componentes de la solución. Validación de parte del usuario de la solución construida Instalación y configuración de la solución en ambiente producción. 1 semana 3 semanas 13 semanas 2 semanas 1 semana Total: 20 semanas 2008 Openage, Propietario y confidencial 28

29 Gracias Obrigado Thanks