INSTALACION DE LA ACTUALIZACION.

Transcripción

1 paso a paso: GESTION RECIBOS BANCARIOS EN FORMATO SEPA DICIEMBRE 2013 En este anexo al manual, detallamos todos los cambios que implica la actualización de la preparación de soportes bancarios para la presentación de recibos de alquiler, para su cobro en el nuevo formato SEPA Recomendamos que se efectúe una lectura a todos los cambios a efectuar, ya que es bastante diferente a la operatoria que hasta la fecha se venia efectuando, y cuando tratamos el tema de recibos, hay que tener en cuenta que es un elemento vital para esta profesión. INSTALACION DE LA ACTUALIZACION. La instalación de esta actualización se efectúa como siempre descomprimiendo el fichero que se le ha remido y una vez descargado en el directorio \CETMUE o el que tenga asignado en su aplicación, para que cada fichero sea registrado en su carpeta convenida En el momento que se solicita el menú de Alquileres, la primera vez, se observara que tarda más de lo normal en aparecer. Hemos preparado que para esta ocasión, se proceda internamente a la conversión de los datos que son precisos para la gestión de los soportes en SEPA Al finalizar aparecerá un ventana con un mensaje que nos indica que se ha creado un fichero, que puede ser abierto con el explorador o con Bloc de notas, en el cual habrá la relación de entidades bancarias de las que no se ha localizado el código BIC y de esta forma el usuario puede comprobar esta información. Hay que tener en cuenta que ha habido muchas fusiones bancarias y si bien hasta la fecha con la cuenta de la entidad absorbida, los recibo eran pagados sin problema, ahora con el código IBAN, no tenemos la misma garantía, y por preguntas efectuadas a personal de entidades bancarias, que quedas pensando que era mejor no preguntar, por lo cual hemos puesto este aviso para que se puedan ir corrigiendo estos datos, si han sido solicitados a los inquilinos por carta de autorización. Para cumplir con todos los requisitos que impone la nueva norma SEPA, se han efectuado varias actualizaciones de opciones que hasta la fecha han sido opciones, y que el usuario deberá ver la conveniencia de su integración en su aplicación o no. En este manual de operatoria serán detallados todos estos cambios y así de esta forma se podrá tener conocimiento de la necesidad de cada despacho. En este manual se presentan las fichas con todas las actualizaciones incluidas, con lo cual cada usuario deberá comprobar su situación, ya que la actualización se efectuara a cada solicitud, según tenga la aplicación antes de la actualización concreta que solicite. El primer cambio lo vamos a encontrar en la ficha de FICHA INQUILINOS El formato de los datos bancarios de esta ficha, han cambiado para que pueda verse el código IBAN, de forma actual El cálculo del, código IBAN, ha sido formateado en el momento de actualizar la aplicación, de acuerdo con los datos de la cuenta bancaria. Téngase en cuenta que el código que aparece puede ser incorrecto, si la entidad bancaria a la que hace referencia ya no existe En la página siguiente se expone la ficha actual, sobre la que comentaremos los cambios efectuados y las actualizaciones que tiene, algunas ya instaladas por muchos usuarios, otras de nuevas para efectuar el control que a Informática Mue 16/12/13 1

2 partir de ahora debe contemplarse Hemos remarcado los controles que ayudan a la gestión de la nueva normativa. La estructura de la cuenta en formato IBAN, es compatible con la carga por soporte tradicional del mes de enero, así como con los usuarios que empelan la Norma 58, que tiene validez hasta el año 2016 A continuación de la cuenta se incorpora un icono en una calculadora. El motivo es para que se calcule el IBAN y los demás datos complementarios que veremos en una segunda ficha auxiliar del inquilino, cuando el inquilino es nuevo, o bien se efectúan cambios en el nombre o en la cuenta de pago, con lo cual hay que cambiar los datos complementarios. Esta ficha complementaria, recoge datos que son necesarios para la presentación de los recibos.y serán Informática Mue 16/12/13 2

3 cumplimentados al pulsar el icono de la calculadora, al mismo tiempo que el IBAN de la cuenta asignada La Referencia Adeudo, mantenemos el mismo código que hasta la fecha, y en principio es fijo. Referencia Única. Esta referencia la entidad bancaria la exige como única para cada cliente, por lo cual si se cambia el inquilino, esta referencia ya no es válida. Para evitar que se tengan que cambiar y crear códigos nuevos, cuando se efectúan los cambios de los inquilinos y por tanto la cuenta será nueva, este dato que puede tener hasta 35 posiciones que si no se usan hay que cumplimentar con ceros a la derecha, serán configurado, con el código del inquilino, seguido del número de contrato y la fecha que se efectúa el cambio. Si el inquilino, cambia de entidad bancaria, en este caso este dato también variara ya que se indicara la nueva fecha del cambio El dato titular de la cuenta, deberá de indicarse siempre que no sea el mismo que el inquilino El dato BIC, que al crear una nueva ficha, aparecerá en blanco, debe pulsar la tecla TAB en el campo, Para abrir la ventana de ayuda.en la que podrán localziar la mayoría de los bancos que hemos encontrado. Si precisan registrar una nueva entidad, al rellenar los datos en los campo de la parte baja de la pantalla, pulsando el icono de Salvar, quedara incluido en la lista, la nueva entidad Para registrar el código BIC en la ficha auxiliar, indique el código interbancario en el campo al pie de la columna, y aparecerá el registro, si consta en el fichero. Pulse el icono de la llave inglesa y seguidamente el icono de Salir. El dato quedara registrado en la ficha auxiliar. El Tipo de Adeudo, tiene pantalla de ayuda pulsando TAB. Cuando los recibos son habituales y periódicos (ahora se dicen Recurrentes), debe indicarse RCUR, pero siempre que haya un cambio en la cuenta o en los datos será de primera vez, con lo cual debe indicarse FRST Cuando se haya efectuado la primera emisión, de forma automática este dato pasara a Recurrente al efectuar la emisión del próximo periodo. El campo categoría, tiene pantalla de ayuda, pulsando TAB, nosotros hemos considerado que el código TRAD era el más oportuno, no obstante este dato es de elección del usuario una vez haya consultado la tabla de posibilidades Informática Mue 16/12/13 3

4 Identificador Deudor. Este es otro dato que es preciso indicar, pero que desconocemos para que sirve. En esta pantalla se tiene que indicar una primera letra que relación al inquino que debe ser para indicar si es organización o persona. Aquí detallamos textualmente lo indicado en el libreto de instrucción editado por SEPA y que puede descargase desde las entidades bancarias o Internet y que sobre este punto dice: Código Identificación como organización o persona Si se identifica como organización, es necesario seleccionar uno de los siguientes códigos ( 36 posiciones) A seguido de 35 posiciones = Código BIC I seguido de 35 posiciones = Otro código identificativo Si se identifica como persona, es necesario seleccionar el siguiente código J seguido de 35 posiciones = Otro código de identificación Regla de uso en la comunidad española: figurara el código NIF, NIE, etc. del deudor En el traspaso inicial de la información, hemos registrado de forma automática J y DNI del inquilino, de forma que si es preciso solo se tengan que modificar los alquileres a empresas El segundo campo, es por si precisan en algún recibo determinado, poner más código de identificación Volvemos a la ficha de inquilino y veamos los controles remarcados y su utilidad. Si hemos remitido cartas para solicitar la autorización de pago bancario y como es de esperar no se reciben todas, para poder remitir nuevamente cartas, es preciso saber los inquilinos que tenemos la autorización, marcando este control El campo E: Mail y el de enviar factura por , tiene la gran utilidad de enviar por correo electrónico los comunicados o facturas de los recibos a presentar al cobro, tal como indica la normativa Comprueben si en su aplicación dispone de estas funciones o si son de su interés para el momento de la actualización. FICHA PRESENTADOR SOPORTE Esta ficha de presentador ha tenido un cambio total, veamos su composición. Cuando se efectúa la instalación, los datos de la ficha de presentador existentes, serán cambiados de forma automática para cumplimentar esta ficha, con excepción de la Referencia ID, que es un dato que debe de indicar el propio usuario a Informática Mue 16/12/13 4

5 cada una de las fichas existentes La Referencia ID, según el libro indica: Referencia identificativa que asigne el presentador (13 caracteres) Por lo cual es a criterio de cada usuario que indique un dato de trece caracteres para cada presentador Cuando la ficha sea de nueva creación, hay que indicar en primer lugar el DNI/NIF del presentador, los tres dígitos del Sufijo, y pulsar el icono de la calculadora del campo de Identificación, y este dato de auto calculará. El dato País: siempre debe ser ES FICHA PRESENTADOR SOPORTE PROPIETARIO Esta ficha debe de emplearse cuando la gestión de recibos no se efectúa a través de una cuenta general del administrador, sino que tratándose de usuarios que gestionan su propio patrimonio, los ingresos se efectúan directamente en las cuentas de las Sociedades propietarias de las fincas. La información traspasada es igual que en la ficha anterior, y tiene la misma composición, con independencia del código del propietario al que pertenece. CARGA RECIBOS REMESA SOPORTE Mediante esta opción se efectúa la carga de los recibos en un fichero para su posterior presentación al banco. Es imprescindible tener disponible la impresora para ejecutar esta opción. Esta opción a simple vista para el usuario, es exactamente la misma de siempre, solamente debe elegir el tipo de soporte a preparar En esta versión están disponibles Esquema Básico: que es el mismo sistema que hasta ahora ofrecía el soporte tradicional Esquema Básico plazo reducido, que tiene otras características para el abono de los recibos. Esta elección cada usuario debe de conectar con su entidad bancaria para ver conveniencia y condiciones de las mismas El programa por defecto actúa sobre el Esquema Básico Con esta opción se confeccionara el fichero con la nueva Norma 19 SEPA para su presentación, tal como tenga convenido cada usuario. Esta pantalla, se muestra tal como está preparada para su última versión, con lo cual puede que algún usuario Informática Mue 16/12/13 5

6 compruebe que en su aplicación tiene diferencias. El motivo es que por su parte no ha efectuado ninguna actualización de la misma y sigue en su versión original La pantalla la podemos ver en la imagen siguiente CARGA SOPORTE POR PROPIETARIOS Esta opción es igual que la anterior, pero con la diferencia que se procede a crear un fichero de entrega con varios Ordenantes simultáneamente. Informática Mue 16/12/13 6

7 Debe de efectuar la solicitud de datos siguiendo las mismas pautas que la opción anterior y cuando se indica el Banco de Remesa, se entenderá que es la entidad en la cual varios propietarios o uno solo tienen la cuenta de ingreso establecida. CARGA RECIBOS SOPORTE MANUAL Accederemos a esta pantalla sólo cuando deseemos realizar un soporte magnético de forma manual. Se debe indicar el código del Presentador Soporte, para que se cumplimenten todos los datos Debe tener en cuenta dos puntos importantes en esta pantalla. Los campos descritos como: "importe gastos fijos", "importe tope gastos fijos" y "tanto por mil s/recibo", contengan algún dato. Es decir si no tienen ningún dato para cumplimentarlos deberán pasar sobre ellos con Tabulador y se le pondrá a 0 o según corresponda, de lo contrario no se efectuará la carga. Al final de este manual incorporamos una muestra aproximada (según cada entidad) de tal como quedaran los recibos que reciba el cliente Como se puede comprobar, es preciso que se remita un detalle del recibo, ya que este documento no informa en absoluto, tal como se venía haciendo hasta esta fecha En esta actualización el usuario tiene la oportunidad de efectuar estos envíos, ya sea como Avisos de Pago o como Factura, incorporando a su aplicación las opciones que a continuación se detallan y que hemos adaptado para estas necesidades. IMPRESIÓN FACTURAS RECIBOS ALQUILER (OPCIONAL PARA IMPRESORA Y POR ) Esta opción tiene algunas variantes, dependiendo de la versión de la aplicación que disponga el usuario La función principal y básica es la de poder imprimir una factura para enviar al inquilino, en la cual se detallan todos los Informática Mue 16/12/13 7

8 conceptos del recibo Esta es la función básica, pero si el usuario dispone en su aplicación del módulo del Archivo Virtual, en este caso se puede efectuar la impresión en un documento PDF que además de ser guardado en el archivo virtual de la ficha del propietario, esta opción tiene la posibilidad de enviar por correo electrónico este fichero, al inquilino que así lo tenga asignado en su ficha. Son muchos los usuarios que ya disponen en su aplicación del módulo de Archivo Virtual, por lo cual en este caso la actualización que hemos realizado, ya le permite el envío automático de las facturas a los inquilinos que lo tenían solicitado, y que ahora posiblemente serán muchos más. Si su aplicación no dispone de este módulo de archivo virtual, puede comunicarse con nuestra oficia, para ver la posibilidad de su actualización. si realmente es de su interés. En la imagen siguiente se muestra la pantalla actualizada de esta opción Al final del documento, encontraran una muestra de la factura impresa que se remite al inquilino IMPRESIÓN AVISOS DE PAGO (OPCIONAL POR E.MAIL) Esta opción hasta fecha solo tenía la utilidad de enviar avisos de paso a los inquilinos que no tenían domicilio bancario, para que efectuaran el ingreso en la cuenta del administrador, evitando de esta forma las visitas al despacho También podían imprimirse avisos de pago para los recibos de forma de pago bancario, a pesar que no era esta su utilidad. Para este nuevo sistema, hemos habilitado que si se pueda imprimir el aviso de pago, con un mensaje diferente al de los recibos no bancarios y pueda ser remitido al inquilino para poder de esta forma emitir comunicado al inquilino, con Informática Mue 16/12/13 8

9 detalle de su recibo La opción contempla la, posibilidad del envío a través de correo electrónico, siempre que su aplicación disponga del módulo de archivo virtual. Para el envío por E.Mail, al momento de solicitar los avisos se imprimirán los no bancarios, y los que si tengan correo electrónico, serán conservados en un fichero interno, para que al finalizar la impresión los ficheros serán mostrados en la pantalla del Menú de Procesos Comunes Correspondencia Correspondencia por E.Mail, para poder remitirlos todos de forma automática. Esta pantalla es la que aparece de forma automática para el envío de los avisos de pago por E.Mail de los recibos domiciliados La opción tendrá en cuenta si el inquilino tiene instrucción de remitir factura, para que en este caso no se haga el aviso, Informática Mue 16/12/13 9

10 y también será impreso directamente por impresora, si el inquilino no tiene c E.Mail, y se solicita la impresión de la forma de pago que este incluido En las páginas finales podrá verse un modelo de la impresión de un aviso de pago, para recibos no domiciliados y de recibos domiciliados DEVOLUCION RECIBOS SOPORTE Esta opción permite leer los ficheros de devolución que nos pueda entregar la entidad bancaria, detectando las dos modalidades de devolución. Los recibos podrán ser de Retorno, cuando los datos de presentación sean incorrectos o de Devolución, por los motivos habituales de falta de fondos o por orden del cliente, El fichero de devolución o retorno de la entidad bancaria, contiene el motivo de dicha devolución, y los datos principales del registro. Por esta opción, podrá optarse por la imp`resion del recibo o no, según la forma de trabajar de cada usuario. El que siempre nos imprimirá es el listado de las devoluciones o retornos incluidos en el fichero, para tenet total constancia de su control. Este listado debe solicitarse siempre con la configuración de la impresora para Impresión Horizontal, ya que la información es demasiada para una línea normal. Informática Mue 16/12/13 10

11 Modelo de factura de recibo alquiler Informática Mue 16/12/13 11

12 Modelo de recibo que emitirá la entidad bancaria para el envío al cliente Informática Mue 16/12/13 12

13 Modelo de aviso de pago para recibos NO bancarios Informática Mue 16/12/13 13

14 Modelo de aviso de pago para recibos bancarios Informática Mue 16/12/13 14