SEGUROS wmue Pólizas. Le detallamos los pasos que debe efectuar en el momento gestionar Pólizas de Seguros

Transcripción

1 paso a paso: MENÚ DE POLIZAS de SEGUROS de la Versión 3.00 de Octubre Le detallamos los pasos que debe efectuar en el momento gestionar de Seguros REGISTRO DE POLIZAS Al entrar en el registro de pólizas, el primer campo que aparece es el de código que esta partido en tres campos. Indicaremos un código de la forma siguiente: primero dos dígitos de compañía, a continuación tres dígitos del ramo / riesgo y por ultimo el código de la póliza. Seguidamente indicaremos las fechas, Propuesta: de cuando esta nos es presentada, Efecto: a partir de cuando empieza a cursar efecto la misma, y la fecha de la Baja, caso de que dicha póliza se cancele. Situación de Riesgo nos permitirá especificar la dirección exacta del inmueble, objeto... Forma de Pago deberá indicar el código de la forma de liquidación de esta póliza. Este código permite que un mismo cliente tenga varios sistemas de pago, si tiene mas de una póliza, sin que se tengan que modificar datos de su ficha. Si indicamos 1, aparecerá a continuación Agencia. Esto indica que el cobro de este recibo es gestionado por nuestra cuenta y no tiene domicilio bancario. Si indicamos 2 aparecerá a continuación Compañía. Esto indica que el cobro de este recibo lo efectúa directamente la compañía, por lo cual solamente debe controlar el importe de comisiones y el de la retención IRPF. Si indicamos 3 aparecerá a continuación p/banco. Esto indica que el cobro de este recibo es gestionado por nuestra cuenta, pero esta domiciliado su pago a la cuenta bancaria que consta en la ficha del cliente. Índice Variable En este campo especificar el índice, caso de que el total asegurado posea dicho dato. Tipo y Modelo Describir el riesgo en estos campos indicando aquellas observaciones del riesgo de carácter interno según se crea oportuno. Por ultimo se nos solicitara la fecha de referencia, y la fecha de la ultima actualización de dicha póliza. Valor Asegurado es un dato informativo de la póliza Facturación en: debe indicar el periodo de meses de una facturación a otra, y en los campos de los meses, hay que activar el control del mes que debe emitir el recibo de la póliza Genera Aviso de Pago: Este control activado indica que cuando se registra la cartera de recibos recibida de la compañía, al cliente titular de esta póliza hay que remitirle carta de aviso de pago del recibo. Informática Mue 21/10/2003 1

2 A continuación se nos solicitara el código de cliente y de forma automática aparecerán sus datos de nombre, DNI, domicilio, teléfono, fax, población, distrito..., si el código registrado existe en el fichero de clientes. Si al dar de alta una póliza, también debe darse de alta el cliente, es preciso efectuar el registro en la ficha de clientes, antes de la póliza Cuando la póliza tenga siniestros registrados, aparecerán en la ventana intermedia. Estos datos solo serán a nivel de información. Aparecerán todas las incidencias registradas en esta póliza, especificando el numero de siniestro, la fecha, el tipo (según la descripción que le hayamos dado en el registro de siniestros), y los importes de: los daños, la parte que cubre la compañía y la parte que se ha liquidado al cliente. Para efectuar una consulta sobre un siniestro determinado, solo debe pulsar doble clic sobre el registro que desee. El icono abrirá una nueva pantalla para que el usuario pueda efectuar registros de notas y comentarios a nivel interno de la empresa, sobre la póliza Las líneas de los registros se numeran automáticamente, pulsado TAB en el campo de texto situado debajo la columna de numero Cuando se efectúen registros de anotaciones, en la pantalla de la póliza, quedara activado el control Hay Notas El icono abrirá una nueva pantalla para que el usuario pueda registrar cada una de las coberturas que incluye el seguro de la póliza que se esta registrando, ofreciendo la posibilidad de añadir a cada una de las coberturas dos campos explicativos a libre disposición del usuario. Al entrar en la ficha auxiliar el cursor se situara en código a la espera de que indiquemos el código de la descripción de cobertura que queramos asignar a la póliza registrada. En cualquier momento podrán ser añadidas coberturas, modificados sus campos de dato 1 y dato 2 o bien ser dadas de baja. LISTADO DE POLIZAS A través de esta opción se obtiene listado de las pólizas de las Compañías que se soliciten, clasificadas por Ramos de las mismas LISTADO CONTROL CARTERA A través de esta opción se obtiene listado de las pólizas de las Compañías que se soliciten, clasificadas por Ramos de las mismas, y solamente de las que tienen vencimiento en el mes que se indica en pantalla De esta forma el usuario, puede tener un control exacto de los recibos a gestionar en cada vencimiento. REGISTRO RECIBOS EN CARTERA Por esta opción el usuario debe registrar todos los recibos de cartera que recibe de las compañías, unos para su gestión de cobro y los que ya directamente cobra la compañía, para poder tener el control en el momento de la liquidación, de las comisiones a percibir El cursor aparecerá situado en el campo de Cia, y deberá introducir el código de la compañía a continuación el código de ramo y por ultimo el numero de la póliza. Informática Mue 21/10/2003 2

3 Si los datos son correctos irán apareciendo en los campos correspondientes, los nombres referentes a los códigos indicados. Indicar el numero de recibo. Deberá de indicarse el propio de la compañía. Se disponen 12 dígitos para este dato, que puede también ser alfanumérico. Indicar la fecha del recibo que a puesto la Compañía Indicados estos datos, se efectuara una búsqueda interna, para comprobar si el registro existe. Si es así todos los datos aparecerán en pantalla, por si es preciso efectuar alguna modificación. En caso contrario el usuario debe seguir cumplimentando el resto de datos que se solicitan. Indicar la prima neta, comisión, retención, total cliente, (el total Cia. aparecerá por deducción del Total Cliente - Comisión + retención). bonificación y Estado. En este ultimo campo de ESTADO indicaremos 1 Cartera, si es un recibo que ya estaba previsto y 3 Producción si es un recibo nuevo que entra este año en cartera. Cuando a través de esta pantalla se este registrando un recibo que en la ficha de la póliza tenga asignado el cobro por Compañía, se indicara un mensaje de aviso a esta situación. Se seguirá el registro normalmente, pero cuando se Salve el registro, interiormente, se considerara como cobrado, y aparecerá en el listado, con la nota Cia para que en la liquidación solamente actúe la comisión. Cuando se deba dar de Baja un recibo, o póliza por anulación, deberá hacerse exclusivamente por esta pantalla, para controlar internamente esta anulación y proceder al borrado de la cartera. Este recibo quedara controlado internamente, para efectuar un listado a la compañía, con la relación de los recibos anulados. Los recibos registrados en cartera, quedan preparados para poder efectuar la confección de avisos de pago, la Impresión física de Recibos con formato propio, carga por soporte bancario, si es el caso. Esta información estará disponible, mientras no se proceda a la anulación de Borrador, el cual se produce cuando se solicita el listado del borrador del registro. Hay que tener presente que es preciso efectuar este listado y su eliminación, antes de la inclusión de los nuevos vencimientos, ya que de no ser así, se acumularan los registros en este borrador y no podrán efectuarse los cobros bancarios, de los recibos que se precisen cobrar por la agencia, con esta modalidad. También hay que tener en cuenta que al eliminar el borrador, ya no se podrán remitir avisos de pago, ni efectuar carga de soporte automática, por lo tanto el usuario debe tener en cuenta la utilidad que desea obtener de este fichero de Borrador del Registro, antes de efectuar su eliminación. REGISTRO CARTERA AUTOMATICO Cuando la Compañía entrega al agente, un fichero con la información de las pólizas con los vencimientos a integrar en la cartera, esta opción de registro puede automatizarse. Esta opción solo es vigente para clientes que hayan solicitado y entregado el fichero de la compañía, para que se le pueda realizar este proceso de traspaso de los datos. Si es de su interés esta opción, debe ponerse en contacto con nuestro departamento de Soporte AVISOS DE PAGO DE RECIBOS Una vez que se ha registrado los recibos en la Cartera, algunos de ellos deberán de ser notificados al cliente, para que se proceda a su pago, o bien que en tal fecha, le sera presentado al banco este importe, para su cargo. Esta opción, a través de la Combinación de correspondencia con Word, efectuara una notificación a las pólizas de esta emisión, que en su ficha, se haya autorizado generar este aviso de pago La opción genera un fichero de datos, para combinar con el texto que haya creado el usuario en el directorio Informática Mue 21/10/2003 3

4 \CETMUE\CARTAS El fichero de datos esta ubicado en \CETMUE\WORD\SEGUAVSO.DOC y dispone de los datos que se detallan, para intercalar entre el texto de la notificación. Seguavso.doc Idioma Codigo Nombre Dirección Población Compania Ramo Poliza FechaPoliza ImporteRecibo Bonificación SituacionRiesgo ElementoAsegurado ModeloAsegurado BancoPago Agencia Cuenta FechaCarta Una vez que se ha efectuado esta opción, se le indica el usuario si desea eliminar el borrador. Este borrador se refiere al que se crea en el momento del registro de cartera que tiene utilidad, para esta opción,, para la impresión de recibos y para efectuar la preparación de la remesa y su presentación en soporte. Es preciso que el usuario sepa la utilidad de esta información, para efectuar las opciones que sean precisas, pero para efectuar la eliminación de este borrador antes del inicio del registro de la nueva cartera IMPRESIÓN RECIBOS FISICOS La impresión de los recibos se efectúa en modo grafico, en una hoja DIN A4, con formato propio de la agencia. En pantalla debe indicar los limites de códigos de cliente a imprimir, y si se desean los Bancarios o los NO Bancarios o bien todos activando los dos controles. Este sera de orden interior de la agencia, y en el constaran los datos principales de la póliza a la que corresponde cada uno de ellos. PREPARACIÓN REMESA SOPORTE Si es preciso efectuar la presentación de recibos mediante soporte, el usuario debe preparar la remesa, en la que se incluirán los recibos precisos. En esta pantalla, aparecerán todos los registros efectuados que tengan asignado en la ficha de póliza la forma de pago 3 p/banco. El usuario deberá comprobar si los datos son correctos y todos ellos deben componer la remesa. Si alguno es preciso anularlo debe hacer doble clic sobre este registro y cuando se visualicen los datos en los campos inferiores a la ventana, pulsando sobre el icono de la Basura, sera eliminado. Pulsando el icono de la impresora, se obtendrá un listado de los recibos que están en pantalla, es preciso cumplimentar los datos de Fecha Emisión y Banco Remesa Si se desea preparar el fichero de la remesa, cumplimente los datos de Fecha Emisión y Banco de Remesa (Este campo pulsando TAB tiene ventana de ayuda) y pulse el icono de Salvar. Todos estos registros serán los componentes de la remesa a cargar por soporte. Si se entra nuevamente en esta opción, antes de haber efectuado todo el proceso de la remesa, se eliminara la Informática Mue 21/10/2003 4

5 información de la misma, para que pueda formular una nueva composición. Si no es el caso de efectuar la remesa de nuevo, debe efectuar la Carga por Soporte y el cobro automático de esta remesa, antes de iniciar una nueva consulta. FICHA PRESENTADOR SOPORTE Si su aplicación dispone del proceso de Comunidades, esta ficha corresponde al mismo fichero de las Comunidades, por lo tanto si el banco a presentar recibos es el mismo, no procede a una nueva creación de la ficha presentador. Mediante esta pantalla, procederemos a la grabación de todas las cuentas bancarias donde sean presentados recibos, de forma que estos datos queden pregrabados en esta ficha. De este modo cuando realicemos cargas por soporte el proceso será mucho más rápido. Dispondremos de 999 fichas de presentadores diferentes a cumplimentar en función de la necesidad de cada administración. Al acceder a esta pantalla el cursor se situará en el campo de código a la espera de que indiquemos el mismo. Si al indicar el código de presentador, este está dado de alta, la ficha se nos mostrará en pantalla. Si por el contrario esta ficha no existe, el cursor se situará en el campo de código a la espera de que sea cumplimentado. Repasemos uno a uno los datos que debemos grabar en cada uno de los campos. La Norma para presentación del Soporte Magnético requiere que el presentador del soporte tenga un código compuesto por el NIF del mismo, además de un numero de tres cifras que deberá solicitarse a la entidad bancaria correspondiente, que deberá indicarse en el campo de Presentador Código:, y seguidamente el nombre del presentador. Cuando el ordenante sea la misma persona o entidad que el presentador, deberán indicarse los mismos datos en Código y Nombre de Ordenante. Téngase presente que el Ordenante, es el titular de la cuenta donde se presentan los recibos para su abono. La Entidad Receptora y Oficina corresponderán a los códigos interbancarios, de cuatro cifras cada uno de la entidad que gestiona el soporte, Debe consultar con su entidad bancaria, estos datos, ya que puede darse el caso de no ser los mismos códigos que los de la oficina, donde se presentan los recibos. La Entidad de Ingreso, Agencia, Control, Cuenta, corresponderán al código interbancario de la entidad donde esta depositada la cuenta donde se presentan los recibos. Tipo de Soporte a Cargar, deberá indicar el formato de los disquetes que se utilizaran para efectuar el ingreso Debe indicarse el numero asignado a cada formato, que aparecerá al pie de la pantalla. Letra disquetera: indicaremos el nombre de la disquetera de destino. Normalmente suele ser A. En los campos informativos, el administrador, puede cumplimentar estas cinco líneas, para que se incluya en el recibo un mensaje propio, que bien puede ser publicidad propia de su despacho. CARGA RECIBOS POR SOPORTE Mediante esta opción se efectúa la carga de los recibos que se indiquen, en un disquete para su posterior presentación al banco. Es imprescindible tener disponible la impresora y la disquetera para ejecutar esta opción. Para el funcionamiento de esta opción, el usuario debe tener la impresora conectada, y libre la disquetera, para su uso. Esta opción está preparada para la aplicación de la normativa dictada al respecto por el Consejo Superior Bancario El número de disquetes a preparar dependerá del número de recibos que se emitan y el formato de los disquetes que se preparen. Lo primero que nos solicita es el número de presentador, previamente hemos debido cumplimentar la Ficha presentador soporte, por lo que deberemos teclear el código que le hemos dado y se nos presentaran todos los datos del presentador, del ordenante, la cuenta bancaria... Todos los campos deben estar cumplimentados, por ejemplo, aunque no deseemos colocar ningún importe Informática Mue 21/10/2003 5

6 en gastos fijos o otros campos, deberemos tener 0 o así que en los que no queramos colocar nada pasaremos sobre estos campos con Tabulador. Cuando la entidad bancaria adeude al usuario, un importe fijo por cada recibo físico que se presente, podrá indicarse el importe en el campo indicado, y el mismo será cargado a cada recibo que se imprima, sin incrementar el importe real de los conceptos, pero si sumado al total a percibir. Cuando la entidad perciba un porcentaje sobre el importe del recibo, puede darse el caso que se fije un importe límite, hasta el cual será un tanto fijo y a partir de este se aplicará el porcentaje estipulado. En estos casos deberá indicarse en la pregunta Tope Máximo Gastos Fijos, el importe que limita el cambio. Si el cargo se efectúa solamente por gastos fijos, pulsando TAB, se impresionará , por lo cual no se controlará ningún recibo por este sistema. Si el cargo se efectúa solamente por porcentaje, se indicará 0 en Importe Gastos Bancarios. Seguidamente se indicará el Tanto por mil S/Recibo, que deba aplicarse. Cuando no tenga aplicación, pulsando TAB, se indicará 0. La Fecha Soporte corresponderá a la del día en que se efectúa la carga y la Fecha de Cargo deberá corresponder con la fecha que deben serles cargados los recibos a los clientes y Fecha Emisión de ser la de emisión de los recibos a cargar que se ha indicado en el momento de la Preparación de la Remesa. Debe de indicar el numero de copias a listar de la remesa resultante de este ingreso. Si no indica ningún dato, no se imprimirá la remesa. Si durante el procesamiento, apareciese algún dato de banco, agencia o cuenta no correcto, será impresa una línea de alerta por la impresora, y este recibo no será incluido en el ingreso. Al final de la carga de cada disquete, por impresora serán indicados, el número de orden de cada disco, con el total de Recibos, el Importe total de los mismos, y el número de Registros que se han precisado. Estos datos es importante tenerlos en cuenta para la identificación del disco, y posiblemente su entidad bancaria se los solicitará. CARGA RECIBOS SOPORTE MANUAL Accederemos a esta pantalla sólo cuando deseemos realizar un soporte magnético de forma manual de cualquier recibo en estado de pendiente de cobro, que exista en la cartera, fuere de la emisión que fuere.. Se debe indicar el código del Presentador Soporte, para que se cumplimenten todos los datos Debe tener en cuenta dos puntos importantes en esta pantalla. Los campos descritos como: "importe gastos fijos", "importe tope gastos fijos" y "tanto por mil s/recibo", contengan algún dato. Es decir si no tienen ningún dato para cumplimentarlos deberán pasar sobre ellos con Tabulador y se le pondrá a 0 o según corresponda, de lo contrario no se efectuará la carga. Se irán describiendo los recibos de los clientes que solicitemos, es decir, clicaremos el código del cliente y a continuación Tab.,En la pantalla inferior nos aparecerán todos los recibos de dicho cliente que estén pendientes de cobro, seleccionaremos el que deseamos que aparezca en el soporte y a continuación teclearemos el icono representado por un disquete. Una vez finalizada la entrada de recibos, pulsaremos el botón Inicio y se procederá a preparar el soporte en el disquete. ELIMINACIÓN HISTORICO RECIBOS Esta opción procede a eliminar los registros de los recibos que ya hayan sido cobrados, de los clientes y fechas indicados como limites en la pantalla Recuerde que cualquier recibo que este en situación de pendiente de cobro, no sera eliminado por esta opción, debiendo por tanto darlo como cobrado y posteriormente efectuar nuevamente la eliminación de registros por esta pantalla. Informática Mue 21/10/2003 6

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