MOTIVO: INSTALACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN PARÁMETROS FICHERO VIRTUAL. paso a paso: Archivo Virtual Documentos e Imágenes v:1.

Transcripción

1 paso a paso: Archivo Virtual Documentos e Imágenes v:1.02 Junio 2007 MOTIVO: Con esta actualización, se pretende eliminar al máximo la gestión de papeleo en nuestras dependencias, así como conseguir el máximo de agilidad en conseguir la información de nuestras fichas..la actualización comprende tres modos de conseguir el archivo, que crea mediante documentos de fabricación propia, como liquidaciones, cartas, etc., documentos externos que deben ser pasados por el scanner, y la obtención de fotografías. Con todos estos documentos archivados de forma virtual en nuestro disco, se dispone al instante de una valiosa información, que además estará disponible, para cada usuario de la aplicación. Todos estos documentos al ser accesibles, podrán ser impresos nuevamente, podrán remitirse copia de los mismos, por fax, o enviar el fichero directamente por , a nuestros clientes o proveedores que lo precisen, evitando perdidas de tiempo en la localización de los mismos. Todos los documentos serán guardados en formato PDF, para que puedan ser leídos con Acrobat Reader, que es un modulo gratuito y puede bajarse de Internet (recomendamos la versión 5.0 en adelante) y las imágenes deben ser guardas en formato JPG, que es el modo mas habitual y que la mayoría de cámaras digitales, así las preparan Los documentos obtenidos por opciones de correspondencia, serán guardados en formato Word y los documentos obtenidos de envíos por lotes a la Agencia Tributaria, serán guardados en formato html.. Veamos los procesos de instalación y las opciones afectadas INSTALACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Esta actualización de la aplicación, también precisa la instalación de una aplicación externa denominada PdfFactory, que es el modulo que efectuara las impresiones que se soliciten para el archivo, y efectuara la conversión a formato PDF y que el usuario avanzado, podrá utilizar para impresiones propias como documentos Word e Excel, etc. si se lee su manual de ayuda. Una vez efectuada la instalación del CD de actualización y siguiendo las instrucciones que se adjuntan, ya podrá preparar las fichas para que se creen los documentos de archivo. En el Menú de Procesos Comunes se incorpora un Submenú denominado Archivo Virtual que contiene tres opciones. PARÁMETROS FICHERO VIRTUAL Es necesario cumplimentar esta pantalla, para que la actualización se active, de no ser así, aparecerán mensajes de error en las opciones que soliciten el Archivo Virtual Se adjunta a este documento una imagen de la pantalla tal como debe quedar configurada, para que a partir de este momento, todos los procesos se realicen de forma automática. No debe el usuario saltarse este paso, puesto que la actualización no quedara realmente preparada hasta que esta ficha quede registrada. Debe en primer lugar indicar el disco y directorio, donde esta operando la aplicación WMUE. Para poderlo localizar mejor, en este campo, si se pulsa TAB, se les aparecerá una ventana de ayuda a buscar el disco y el directorio. Informática Mue 30/05/2007 1

2 Una vez seleccionado se colocara en este campo El directorio de Archivo Virtual, será el mismo que el anterior, pero deben añadir \ARCHIVO En este subdirectorio, se abrirán todas las carpetas de archivo de documentos y fotografías que se vayan creando. Para indicar el nombre de la impresora Virtual, deben pulsar TAB y les aparecerá el dialogo habitual de selección impresora. Localice PdfFactory y selecciónela. Esta aplicación actúa como una impresora mas del equipo En dato del Directorio Acrobat Reader, dependerá de la versión que tenga instalado el usuario, por lo que para su rápida localización, acudan al icono de Acrobat, hagan clic con el botón de la derecha y busquen Propiedades y seleccionen el campo Destino, sitúen el cursor sobre este campo, y con el botón derecho, soliciten Copiar, pasen a la pantalla de la aplicación que estamos cumplimentando y situados sobre el campo, pulsamos con el botón derecho del ratón, Pegar Con estos pasos quedara la pantalla preparada, para salvar la información. DESCRIPCIÓN ARCHIVO VIRTUAL Con el fin de poder clasificar los documentos que se generan en el archivo, existen unas claves fijas que darán nota exacta de a la ficha que corresponden y que veremos en la opción siguiente, pero deben existir unas claves que son de tres cifras alfanuméricas que nos indicaran que clase de documento es el archivado. Cuando se efectúa la instalación, se crean de forma automática unos cuantos, que creemos son los mas frecuentes, para los documentos que se generan por la propia aplicación, sin embargo, el usuario puede crear de nuevos, para controlar los documentos que se registren mediante scanner y que podrán ser tan variados como el propio usuario Informática Mue 30/05/2007 2

3 desee. Las descripciones que se indican, en las claves ya registradas, deben ser exactamente las que se indican, o sea no se puede cambiar el tipo de documento, ya que la clave asignada actúa de forma automática a través de la aplicación, lo que si puede el usuario, es cambiar la frase, para que indique lo mismo, o incluso efectuar a traducción a catalán, si lo cree oportuno. Todas las claves que puedan ser creadas por el usuario, serán conservadas y utilizadas para el registro a través del asistente del Archivo Virtual que veremos a continuación. Si hay que tener presente, que NO PUEDE ser registrado ningún documento que no tenga una clave de clasificación, ya que no será detectada su identidad. En este fichero deberemos indicar, la clave que debe ser de tres cifras o caracteres, ya que pueden mezclar letras y números. No debe empezar la clave por ningún numero, siempre por letras y MAYÚSCULAS. Para esta actualización, deben de añadir las claves CRT para las cartas que se generan mediante opción de correspondencia RCP para las cartas que se generan por reclamación de recibos pendientes En referencia hay que indicar Cod/Fecha La descripción debe realizarse teniendo en cuenta la columna final, que indica el dato que le aparecerá a continuación de su descripción. Referencia por, indica si el documento que se archiva, nos los referencia por código, por ejemplo, ya sea de la finca, del Informática Mue 30/05/2007 3

4 inquilino, o propietario, o por Fecha, como por ejemplo una liquidación, o bien por los datos como un presupuesto o notificación de aumentos. Es preciso esta referencia, para una buena localización posterior de los documentos. ASISTENTE PARA ARCHIVO VIRTUAL Esta pantalla guía al usuario, para conseguir un correcto archivo de los documentos que se consiguen a través del scanner. Para esta versión se añade el acceso al proceso de Gestiones Cuando efectúe la copia a través del scanner de un documento, debe de generar el documento en formato PDF, compruebe que su scanner efectúe este tipo de grabación, y guardar el fichero con un nombre a su elección, pero que le indique el contenido, en el directorio de Archivo indicado en la pantalla de los parámetros, en este caso \CETMUE\ARCHIVO Una vez que ha guardados los ficheros que desea incorporar al Archivo Virtual, desde la aplicación y acudiendo a este asistente, se nos mostraran los ficheros que ha guardado, con sus nombres aleatorios. Veamos un ejemplo con el fichero Contrato001001, que realmente seria la copia del contrato del inquilino , del proceso de Alquileres, como podría ser cualquier otro documento, tanto de alquileres como de comunidades que queramos asignar, En pantalla nos aparecen los documentos pendientes de archivo, y vamos a proceder con Contrato a su archivo Pulsamos dos veces sobre el documento y pasará la selección al campo Fichero Origen de la pantalla. Indicaremos si el fichero corresponde al proceso de Alquileres, Comunidades o Gestiones. Seguidamente indicaremos si el documento hace referencia a la finca o al propietario. En alquileres todos los Informática Mue 30/05/2007 4

5 documentos de inquilinos siempre estarán registrados en la carpeta de su finca, a pesar que como veremos después, este documento será localizable desde la ficha de inquilino. En este caso indicaremos Finca Indicamos el código de la finca 001 y pasamos al campo de Código Descripción. En este campo, es obligada la descripción, por lo que pulse TAB y aparecerán las descripciones que se tienen disponibles en este momento. Para este caso elegimos CON que corresponde a contrato de arrendamiento. Al solicitar CON, se nos ha habilitado el campo de Entidad, para que indiquemos el código del inquilino. Pues esta clave opera con la referencia del Código Cuando la clave que se solicite este marcada con referencia de fecha, se habilitara solamente el campo de fecha, y se referencia por ambos campos, serán habilitados los dos Cuando se han indicado todos los datos, aparece en fichero destino el siguiente nombre C:\cetmue\ARCHIVO\PVF001\PVF001CON001.pdf Al aceptar este nombre se efectúa el registro de forma correcta en la carpeta que le corresponde para ser posteriormente localizable, tanto por la ficha de la finca, como por la del inquilino, en este caso. Si fuera un documento de Comunidad seria por la ficha de Propietario. Visto el nombre del fichero, vamos a describir su composición. C:\cetmue\ARCHIVO es el nombre del directorio de archivo que la ficha de Parámetros del Archivo Virtual C:\cetmue\ARCHIVO\PVF001 el archivo será guardado en la carpeta PVF001, que corresponde a PV=propiedad Vertical (Cuando se trate de comunidades se indicara PH), F de finca (Cuando se trate de propietarios de Alquileres sera P. En comunidades no se efectúa archivo por propietarios) 001, es el código de la finca o seria el del propietario si en lugar de F tuviéramos P. \PVF001CON001.pdf esta composición es realmente el nombre del fichero que ha quedado para el documento que traducido seria Propiedad Vertical Finca la 001 es un contrato del inquilino 001 Esta opción es la que manejara tos documentos que provienen del exterior a través de copias con el scanner. Los documentos que se generan con la aplicación, ya son archivados de forma correcta en sus carpetas. Esta forma de clasificación también será valida para cuando archivemos imágenes fotográficas de los pisos o fincas, que sea de interés guardar. El tratamiento de imágenes no debe hacerse a través del Asistente de Archivo Virtual, porque en este caso, ya se supone que el usuario conoce los mecanismos de copias de sus fotografías desde la Cámara digital al ordenador y forma de cambiar de nombre, a través de sus propios programas o bien con el Explorador, que en nuestro caso es al que haremos referencia por su simplicidad. Todas las fotografías se guardaran en la carpeta que han creado como archivo virtual, en nuestro caso \ CETMUE\ARCHIVO y en el subdirectorio \FOTOS, por tanto quedara como \CETMUE\ARCHIVO\FOTOS El nombre del fichero quede quedar como PVF o PHF seguido del código de la finca o del inquilino en Alquileres o del propietario en Comunidades, y finalizando con la numeración de la foto 01 a 10 Cada ficha tendrá capacidad para diez fotos, por tanto debemos componer los ficheros, de forma que puedan ser localizados por la ficha de consulta de la forma que hemos indicados. Como ejemplo simularemos tres fotografías del piso del inquilino La grabación debería ser PVF JPG PVF JPG PVF JPG etc. hasta la serie 10 Una vez vista la operatoria de los ficheros externos y la fotografía, veamos las modificaciones que se crean dentro del Informática Mue 30/05/2007 5

6 proceso de ALQUILERES En las fichas de Propietarios Fincas e Inquilinos, nos aparecen los iconos que permiten consultar las fotografías y el archivo de documentos. En la ficha de Propietario solamente se accede al Archivo Virtual de documentos, en la Ficha de finca y de Inquilino, al Archivo Virtual de Documentos e Imágenes propias de la ficha Veamos un ejemplo de cada conexión Esta seria la pantalla de una finca, con sus nuevos iconos que nos permitirán el acceso al archivo virtual y a las imágenes que se puedan tener de esta finca. Se entenderán imágenes propias de la finca, como por ejemplo la fachada, o las grietas que se están produciendo y de esta forma pasamos nota a la propiedad, etc. Ahora accederemos al archivo Virtual de esta finca y nos aparecerá la pantalla que se muestra en la pagina siguiente Vemos como se nos indica el nombre del fichero, el documento que contiene y la fecha que fue creado. Se mostraran todos los documentos que se disponga en el archivo, y al seleccionarlo podremos efectuar movimientos Cuando el documento seleccionado se haya impreso en la línea inferior podemos pulsar en el icono que representa un ojo, para ver este documento Esta opción ha tenido que ser actualizada para esta versión, porque al cabo de dos años de su creación, cuando se solicita esta pantalla, puede estar muy llena de documentos, por que se puede hacer engorroso localizar el que se precisa. Se ha añadido el campo para selección el tipo que se desea, y solo aparecen en pantalla, los ficheros que hagan referencia a la solicitud. Informática Mue 30/05/2007 6

7 Esto hace mucho mas ágil la búsqueda de datos. Si deseamos eliminar algunos ficheros que están registrados por error, o bien ya han caducado, como contratos de arrendamiento, debemos seleccionar el fichero y marcar una cruz en la columna de la derecha de la pantalla. Cuando se pulse en el icono de la Basura, serán eliminados todos los ficheros que están marcados. El tercer icono representa una carta y nos facilita el envío del o de los ficheros marcados con una cruz, para ser remitidos por El equipo que haga esta solicitud, debe tener conexión con Internet y de forma automática se le abrirá el dialogo, para el envío de ficheros, en el que solo deberá completar los datos de dirección y texto. El icono de la impresora, solo tiene utilidad para imprimir la relación de ficheros que existen en esta carpeta. Es importante que el usuario no confunda esta opción, puesto que para imprimir de nuevo un documento, debe acudir al icono de Ver el documento, y al entrar en Acrobat, podrá efectuar la impresión de los documentos con la impresora que seleccione, e incluso si tiene fax interno en su equipo, puede efectuar esta impresión directa al fax, para el envío de cualquier copia a terceras personas En la próxima pantalla, les mostramos el resultado de solicitar las imágenes de una ficha de inquilino, al que se han incorporado 8 fotografías siguiendo las pautas antes indicadas. Esta pantalla tiene capacidad para 10 fotografías por ficha, que aparecen en los cuadros de imagen que la rodean. Cuando se haga doble clic en una de las fotografías, se ampliara al marco interior y se considera la principal. El icono de la impresora que aparece en esta pantalla, si se pulsa, procederá la impresión de la fotografía que esta ampliada, en un papel din A4 de forma que quede centrada, y que el usuario pueda a través de Word u otro procesador Informática Mue 30/05/2007 7

8 efectuar anotaciones o precios, y pueda exponerla en el escaparate publicitario, sin necesidad de gestionar un programa especifico, si el volumen de sus necesidades no lo requieren Esta opción, debemos comentar que según el equipo que este operando puede ser mas o menos lenta, ya que tratándose imágenes, se precisa procesadores mas bien rápidos, sin embargo cuando las necesidades, tal como hemos indicado antes, no requieren un gran volumen, las prestaciones que se ofrecen son mas que suficientes. Otra opción de esta pantalla, es poder mostrar los pisos en alquiler o venta de nuestro despacho, antes de efectuar un desplazamiento a la vivienda. Ya hemos comentado la forma de recoger información exterior a través de un scanner y la de obtener las fotografías desde una cámara digital. A partir de este punto, trataremos de explicar las opciones que crean documentos para el archivo, de forma automática y que en ningún momento varia la operatoria del usuario, ya que simplemente se efectúa una nueva impresión con selección de otra impresora (PdfFactory) En el proceso de ALQUILERES, nos encontramos preparadas las opciones CONFECCIÓN LIQUIDACIONES POR FINCAS CONFECCIÓN LIQUIDACIONES POR PROPIETARIOS La operatoria de estas opciones no varia en absoluto de proceso normal, la única diferencia es que cuando ya se tienen las liquidaciones preparadas y conformes, solamente se precisa imprimir una copia para entregar al propietario, ya que la copia que queda en el despacho, al momento de efectuar su impresión, debe solicitar que es Archivo Virtual, y seleccionar la impresora PdfFactory, la cual debe tener configurada como Predeterminada. Informática Mue 30/05/2007 8

9 Este mensaje le aparece al efectuar la solicitud en pantalla. En este caso, no se efectuara ninguna impresión real, si no que se iran confeccionando las impresiones de forma Virtual (debajo del control del Archivo Virtual, se imprimirá el numero de finca o propietario en curso, para ver si progreso), y cada liquidación, será guardada en documento independiente en la carpeta de la finca o propietario, según se haya efectuado la solicitud. A la pregunta Y que me firma el propietario que recibe la liquidación en nuestro despacho?, hay que responder que la aplicación ha activado la opción de Impresión recibos Saldos que permite tener un resumen de los importes a liquidar, por propietario, y que con un mínimo documento, se controlan estos pagos. IMPRESIÓN NOTIFICACIONES AUMENTOS IPC/VARIOS Una vez que se hayan efectuado la impresión de notificaciones impresas por Word y antes de anular el fichero de cartas, puede solicitar la segunda copia de estas notificaciones, para Archivo Virtual. En la carpeta de cada finca, controlando al inquilino que le va dirigida será incluido un fichero Word, con el texto de cada carta de forma individual, para que cuando se efectúe una consulta del inquilino, pueda extraerse el archivo de correspondencia de aumentos que se le ha remitido. RESUMEN RETENCIONES IRPF Esta opción también tiene la posibilidad de efectuar una impresión de estos listados para guardar en el Archivo Virtual Para efectuar el archivo, deben realizar la impresión, solicitando esta modalidad y para este caso la impresora PdfFactory, debe estar configurada como Predeterminada. NOTIFICACIÓN RETENCIONES Una vez que se hayan efectuado la impresión de notificaciones impresas por Word, puede solicitar la segunda copia de estas notificaciones, para Archivo Virtual. En la carpeta de cada finca, controlando al inquilino que le va dirigida será incluido un fichero Word, con el texto de cada carta de forma individual, para que cuando se efectúe una consulta del inquilino, pueda extraerse el archivo de correspondencia de aumentos que se le ha remitido. RESUMEN ANUAL DE FINCAS Esta opción también tiene la posibilidad de efectuar una impresión de estos listados para guardar en el Archivo Virtual Para efectuar el archivo, deben realizar la impresión, solicitando esta modalidad y para este caso la impresora PdfFactory, debe estar configurada como Predeterminada. RECLAMACIÓN DE RECIBOS PENDIENTES Esta opción tiene la posibilidad de guardar las cartas que se remiten en la reclamación de los recibos. La opción es optativa, por tanto el usuario debe decidir cuando es de interés guardar el documento. En esta versión, ya no será preciso solicitar dos veces la impresión de cartas. Cuando se desee crear el archivo virtual, solamente debe de indicarse, y cuando se finalice la impresión normal de las cartas solicitadas, se iniciara el paso al Archivo virtual. Aparecerá en pantalla un mensaje indicando que debe indicar que se realice el Archivo, una vez se haya finalizado la impresión de las cartas. En este momento es cuando deben Aceptar. Si se pulsa el botón antes de finalizar las cartas, se creara un error que no efectuara el registro, puesto que se cruzara el mismo texto de Word en las dos operatorias y el procesador no lo permitirá. Informática Mue 30/05/2007 9

10 CORRESPONDENCIA GENERAL Esta opción tiene la posibilidad de guardar las cartas que se remiten en la correspondencia de Cartas No se tendrá en cuenta la solicitud cuando se pidan etiquetas o sobres. Esta opción solo tendrá efecto para las cartas dirigidas a ALQUILERES, COMUNIDADES o GESTIONES, siempre que el usuario disponga de los correspondientes módulos. La opción es optativa, por tanto el usuario debe decidir cuando es de interés guardar el documento. En esta versión, ya no será preciso solicitar dos veces la impresión de cartas. Cuando se desee crear el archivo virtual, solamente debe de indicarse, y cuando se finalice la impresión normal de las cartas solicitadas, se iniciara el paso al Archivo virtual. Aparecerá en pantalla un mensaje indicando que debe indicar que se realice el Archivo, una vez se haya finalizado la impresión de las cartas. En este momento es cuando deben Aceptar. Si se pulsa el botón antes de finalizar las cartas, se creara un error que no efectuara el registro, puesto que se cruzara el mismo texto de Word en las dos operatorias y el procesador no lo permitirá Informática Mue 30/05/