ANEXO 10. INTERVENTORÍA AL SUMINISTRO DE LOS PAQUETES DE REFRIGERIOS

Transcripción

1 ANEXO 10. INTERVENTORÍA AL SUMINISTRO DE LOS PAQUETES DE REFRIGERIOS 1. La Interventoría revisará al inicio de la ejecución los documentos necesarios que describan en detalle las especificaciones del bien a suministrar y toda la documentación exigida por la normatividad vigente de la planta de ensamble utilizada de acuerdo con lo registrado en la ficha técnica de negociación y los anexos que hacen parte integral de la misma, para lo cual el comitente vendedor pondrá a disposición de la interventoría todos los documentos pertinentes. De la revisión inicial la interventoría presentará el informe respectivo al comitente comprador y su comisionista. 2. La Interventoría realizará las visitas a planta del comitente vendedor de manera permanente para la verificación y el seguimiento a las obligaciones definidas en la Ficha técnica de negociación. Los procesos de seguimiento se realizarán adicionalmente en rutas y durante la recepción de los paquetes de refrigerios en las instituciones educativas. En los seguimientos la interventoría verificará entre otros aspectos el cumplimiento de los siguientes ítems: Cumplimiento de lo estipulado en el Decreto 3075 de 1997 con relación a la ubicación, tipo de construcción, protección, áreas, señalización y condiciones generales de las instalaciones físicas de la planta de ensamble, servicios sanitarios, vestieres, si estos son adecuados en cantidad y condiciones de limpieza, al igual que los elementos de higiene personal. Cumplimiento de las buenas prácticas de manipulación del personal operativo. Aplicación por parte del comitente vendedor del plan de vigilancia microbiológica en la planta y en alimentos, la contratación de laboratorio externo y el concepto higiénico sanitario de la planta. Cumplimiento del plan de saneamiento: verificando el cumplimiento de los programas de limpieza y desinfección en equipos, ambientes, superficies y personal manipulador; programa de manejo de residuos sólidos y líquidos, programa de control de plagas y abastecimiento de agua. Se identifican las sustancias utilizadas, los registros y controles establecidos en cada aspecto.

2 Cumplimiento de la capacidad, exclusividad y condiciones de almacenamiento en frío y en seco, el cumplimiento de distancias perimetrales. Cumplimiento de los requisitos en ensamble, verificando la programación y el cumplimiento de horarios, turnos y personal de ensamble; así mismo la verificación del volumen de producción vs tiempo y número de paquetes de refrigerios, de acuerdo con la negociación de suministro. Cumplimiento en equipos y utensilios en planta, verificando el número y las condiciones de funcionamiento y sanitarias de los equipos ofertados y la ejecución del cronograma de mantenimiento preventivo, así como su diligenciamiento en la respectiva hoja de vida. Cumplimiento de las condiciones higiénicas de equipos de transporte, verificando que los vehículos, se encuentren en óptimas condiciones de limpieza y funcionamiento, con dispositivos de medición de temperatura y con conceptos sanitarios vigentes. Cumplimiento de las condiciones físicas y de limpieza de estibas y canastillas, y el cumplimiento de la entrega de las mismas, por parte del comitente vendedor a los colegios, para el almacenamiento temporal y distribución interna del refrigerio. Verificación durante el proceso de despacho y ensamble el cumplimiento de la cadena de temperatura de las bebidas y conteo de los componentes y de los paquetes de los refrigerios por canastilla. Cumplimiento del número de rutas, planes de contingencia de transporte, número de paquetes de refrigerios por canastilla, entre otros. Cumplimiento del talento humano en cuanto a la presencia del personal requerido para la operación con su respectivo certificado médico y carné de manipulación de alimentos. Cumplimiento de la adopción de buenas prácticas y medidas de protección del talento humano operativo y transportador, durante todas las fases de la cadena de suministro. Cumplimiento del programa de gestión de la calidad durante los procesos y procedimientos, desarrollados por el comitente vendedor. Cumplimiento de la cadena de temperatura en almacenamiento y distribución acorde a la naturaleza del producto, acorde con los rangos permitidos en la normatividad vigente.

3 Cumplimiento de especificaciones para liberación de producto: rotulado, fechas de vencimiento, vida útil, registros sanitarios y cantidades suministradas de cada componente. Cumplimiento de los criterios establecidos para la recepción de materias primas en planta, así como el diligenciamiento de los formatos estipulados para tal fin. Cumplimiento en el almacenamiento de muestras de seguridad de cada uno de los paquetes de refrigerios suministrados a los colegios. Cumplimiento de los proveedores ofertados mediante la revisión del concepto higiénico sanitario y visitas del comitente vendedor a los fabricantes de los componentes. Cumplimiento de la programación de los paquetes de refrigerios acorde con el número de paquete de refrigerio establecido. Cumplimiento de los gramajes establecidos para los alimentos que conforman los paquetes de refrigerios Tipo A y Tipo B, mediante la aplicación de la Resolución del 18 de junio de 2003 de la Superintendencia de industria y comercio. Para la evaluación del cumplimiento de gramaje de frutas frescas la Interventoría tomará una muestra de 100 unidades, de tal manera que el 10% de estas no puede estar por debajo del 90% del peso contenido en la Ficha técnica Cumplimiento del número de componentes del paquete del refrigerio mediante muestreo, utilizando la norma técnica NTC-ISO Ausencia de cualquier tipo de contaminación física de los alimentos y la ausencia de hongos, mediante muestreo, utilizando la norma técnica NTC-ISO Cumplimiento de las características de los empaques secundario y primario mediante muestreo, utilizando la norma técnica NTC-ISO Cumplimiento del aporte de hierro de los alimentos adicionados con hierro mediante toma de muestras de laboratorio. Cumplimiento del aporte de proteína de los alimentos mediante toma de muestras de laboratorio. Seguimiento de la calidad organoléptica de los alimentos suministrados mediante análisis sensorial de los alimentos suministrados, el resultado de la evaluación será la obtenida por la calificación individual asignada sobre 10 puntos a cada producto evaluado, la cual debe ser igual o superior a 6, de acuerdo al protocolo definido. Entrega oportuna por parte del comitente vendedor de los paquetes de refrigerios y la programación de frutas a las sedes educativas. Cumplimiento de los parámetros establecidos para la rotación de frutas.

4 Cumplimiento de los horarios de entrega, curvas térmicas de los alimentos y condiciones de los vehículos a la entrega del refrigerio en las sedes. Cumplimiento en colegios del ciclo de menús, rotación, número de componentes, empaque y rotulado, entrega de servilleta y entrega de documentos de autorización de intercambios. Cumplimiento por parte del comitente vendedor de la capacitación a los coordinadores y las visitas a las sedes, en los tiempos específicos solicitados. 3. Cuando el comitente vendedor requiera realizar un cambio justificado de proveedor, ó solicitud de proveedor alterno remitirá a la Interventoría, la totalidad de fichas técnicas y documentos de soporte como microbiológicos, bromatológicos y registros sanitarios de los alimentos utilizados, concepto higiénico sanitario favorable y copia de la visita a la planta del proveedor que demuestre condiciones sanitarias, acorde al Decreto 3075/97 y capacidad de producción. La Firma interventora realizará el estudio e informará al comitente vendedor el resultado del mismo. 4. Cuando el comitente vendedor requiera intercambios de componentes, realizará la solicitud a la interventoría, ajustándose a lo establecido en la ficha técnica de negociación. 5. Cuando comitente vendedor requiera cambio del coordinador encargado, la interventoría previo cumplimiento de los requisitos exigidos aprobará dichos cambios previa aprobación del comitente comprador. 6. El manejo de las novedades del suministro como (Suspensión temporal, suspensión definitiva, aumento de refrigerios, cambio de horario de entrega, reubicaciones, traslado entre sedes, horario de entrega por emergencia ó reestructuración, fechas especiales, suministros especiales), serán informadas por la Interventoría. La Interventoría mantendrá una comunicación permanente con los mandantes vendedores, quién aplicará las novedades acorde con las autorizaciones informadas por el interventor. 7. Respecto a las cancelaciones de refrigerios en las instituciones educativas es necesario tener en cuenta que se respetaran los cinco días hábiles de anticipación definidos en la Ficha de negociación. 8. La Interventoría velará para que se cumplan los horarios establecidos en la Ficha técnica de negociación para la entrega de paquetes de refrigerios en las sedes educativas.

5 9. La Interventoría autorizará cuando haya lugar las reubicaciones o redistribuciones de lo cual se levantará un informe semanal para entregar al comitente comprador. 10. La Interventoría informará al comitente vendedor de la entrega de paquetes refrigerios especiales de acuerdo con lo establecido en la Ficha técnica de negociación. 11. La Interventoría impartirá al comitente vendedor previa aprobación de la SED, las instrucciones pertinentes de acuerdo con lo establecido en la FTN, en los casos presentados de paros, marchas sindicales u otros que alteren el suministro diario de los paquetes de refrigerios. 12. La interventoría enviará cinco días antes de la iniciación del suministro al comitente vendedor las bases de datos de suministro mensuales; el comitente vendedor deberá ceñirse a suministrar los paquetes de refrigerios por institución de acuerdo a las cantidades estipuladas en estas bases de datos. 13. La Interventoría enviará al comitente vendedor, las bases de facturación mensual al finalizar el período las cuales deben ser cotejadas por el comitente vendedor para determinar la cantidad exacta diaria de paquetes de refrigerios a reconocer por institución educativa; una vez la verificación esté realizada se procederá a efectuar el documento de conciliación de bases de datos de facturación entre la interventoría y el comitente vendedor, documento que será soporte para el área financiera en el proceso de facturación. 14. Para certificar el pago, el comitente vendedor debe entregar a la firma interventora, el tercer día hábil posterior a la terminación de las entregas autorizadas: a. Planillas de entrega de paquetes de refrigerios en original, debidamente diligenciados con las firmas del interventor y responsable del colegio. b. Formato único de novedades con la firma del funcionario que recibe los refrigerios. c. Oficio especificando las cantidades y valor a facturar. d. Factura e. Certificación de pago de aporte integral al sistema integral de seguridad social.

6 15. Las planillas de entrega de paquetes de refrigerios deben entregarse en el orden establecido por la firma interventora; dicho formato debe corresponder con la base de datos de autorización de suministro y deben encontrarse debidamente foliados, adjuntando el formato único de novedades. 16. La Interventoría debe velar para que el comitente vendedor responda de manera efectiva a las quejas y reclamos formulados por la comunidad educativa e informadas por la interventoría hasta el cierre total del evento ó la generación del no pago respectivo. 17. La interventoría no aceptará formatos con registros en lápiz y/o con enmendaduras y deben encontrarse completamente diligenciados. Las correcciones, en caso de que se requieran, deben venir registradas en los espacios disponibles en los formatos de registro de refrigerios y Formato único de novedades y deben encontrarse avaladas por la misma persona que recibió el refrigerio o por el Rector mediante firma. 18. En caso de pérdida de las planillas de entrega de paquetes de refrigerios en el colegio, inmediatamente se debe reportar la novedad a la interventoría mediante correo electrónico o medio escrito de tal forma que se adopten las medidas correspondientes para garantizar el registro diario de la entrega a satisfacción del refrigerio. En caso en el cual sea imposible la entrega por parte del colegio, el Rector puede certificar la entrega mediante oficio escrito indicando las fechas de entrega y cantidad de refrigerios recibidos a satisfacción. 19. En caso de pérdida del formato único de novedades se debe realizar la respectiva denuncia ante las autoridades competentes por el mecanismo que ellos dispongan. 20. Los acuerdos de entregas entre el comitente vendedor y el colegio que no cuentan con la autorización de la interventoría soportados mediante correo electrónico o medio escrito, no serán tenidos en cuenta para el pago. 21. El comitente vendedor debe consolidar diariamente el reporte de novedades que se presenten en el desarrollo de la operación y que no hayan sido informadas previamente por el comitente comprador y/o la interventoría. Este reporte debe ser enviado al área de relaciones con la comunidad al día siguiente hábil en el formato diseñado para tal fin.

7 22. Una vez realizado el proceso de verificación, al 5 día hábil la interventoría enviará por correo electrónico el acta especificando el valor a certificar y los suministros pendientes de pago. El acta debe ser devuelta al día hábil siguiente de recibida firmada por el representante legal junto con los documentos que acrediten el pago de seguridad social integral. 23. Si quedan pendiente para pago suministros por novedades administrativas se deben adjuntar el oficio de los soportes de pago antes de 3 días hábiles de tal forma que se pueda emitir la certificación oportuna de estos suministros. La interventoría enviará por correo electrónico una segunda acta especificando el valor a certificar de los pagos pendientes y el estado final de los suministros entregados y recibidos a satisfacción. 24. Los no pagos reportados por el área de relaciones con la comunidad al área legal, serán informados al área financiera antes del segundo día hábil después de terminado el suministro con el fin de aplicarlos a la facturación del periodo a certificar. Para la aplicación posterior de no pagos, que no hayan sido incluidos en la certificación de pago, el comisionista comprador indicará al comisionista vendedor y comitente vendedor el trámite que se debe adelantar. 25. Los descuentos tramitados por el área Técnica con el apoyo del área legal, que hayan sido aprobados por el mandante vendedor serán informados antes del segundo día hábil después de terminado el suministro al área financiera con el fin de aplicarlos a la facturación del periodo a certificar. Para la aplicación posterior de descuentos en trámite no autorizados y no incluidos en la certificación de pago, el comisionista comprador indicará al comisionista vendedor y comitente vendedor el trámite que se debe adelantar. 26. El comitente vendedor deberá previa solicitud de la interventoría designada, allegar la documentación requerida para el ejercicio de la función de la interventoría. Dicha documentación corresponde a la documentación técnica de las especificaciones de los suministros como son fichas técnicas de los productos, documentos de soporte como análisis microbiológicos, bromatológicos, registro sanitario y cartas de compromiso de proveedores, concepto higiénico sanitario de la planta de ensamble de refrigerios acorde con lo establecido en la presente ficha técnica de negociación, la normatividad vigente.

8 27. La Interventoría velará para que el comitente vendedor desarrolle la ejecución dentro del plazo, montos, obligaciones relacionadas con la Ficha técnica de negociación en cuanto a calidad y demás términos establecidos por las partes. 28. La Interventoría exigirá y verificara al comitente vendedor la prórroga de las garantías otorgadas, acorde con el plazo pactado en la FTN las modificaciones suscritas, las suspensiones efectuadas o la proyección de recursos con que se disponga. 29. Previa terminación de la ejecución, la Interventoría entregará al comisionista comprador informe ejecutivo en el cual detallará el cumplimiento por parte del COMITENTE VENDEDOR en los aspectos técnicos, financieros y jurídicos a su cargo. 30. Cuando la Interventoría en ejecución de sus funciones evidencie no conformidades aplicables a la operación realizada por el comitente vendedor emitirá, requerimientos, solicitud de aplicación de descuentos acopiando toda la documentación que considere pertinente, de dichos comunicados la interventoría remitirá copia al comisionista comprador. Así mismo el comitente vendedor al dar respuesta a la interventoría debe remitir copia al comisionista asignado. 31. La Interventoría hará traslado oportuno al comisionista comprador, de las solicitudes y peticiones que realice al comitente vendedor en relación con el desarrollo de la ejecución y advertirá al comisionista sobre el vencimiento de términos para resolver. 32. La Interventoría enviará al comitente vendedor con copia a los comisionistas vendedor y comprador, la solicitud de aplicación de descuentos y/o incumplimientos cuando se evidencie el incumplimiento de una o varias de las obligaciones pactadas, previo cumplimiento del procedimiento establecido para tal fin en la ficha técnica de negociación. En el evento de no autorizarse los descuentos por incumplimiento por parte del comitente vendedor, la interventoría remitirá al comisionista comprador toda la información necesaria para adelantar el trámite de aplicación de sanciones con aprobación del mandante comprador. 33. La Interventoría debe verificar todas y cada una de las condiciones establecidas en la ficha técnica de negociación, fichas técnicas de producto y anexos que forman parte integral de la misma. Solicitará al comitente vendedor las muestras de producto para su análisis microbiológico o bromatológico que haya lugar. 34. La Interventoría presentara al comitente comprador los informes semanales, mensuales, o eventuales sobre la ejecución del suministro con las novedades, actuaciones y recomendaciones del caso.

9 35. La Interventoría mantendrá comunicación directa y simultanea con los comisionistas, comitentes vendedores y el comitente comprador.