1 Pequeño Manual de Correspondencia Combinada en Writer 2.0 CCA Universidad de los Andes MANUAL DE CORRESPONDENCIA COMBINADA EN WRITER 2.

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1 1 MANUAL DE CORRESPONDENCIA COMBINADA EN WRITER 2.0 MAYO 2006

2 2 Licencia de uso Este manual contiene un material muy sencillo y un cúmulo de información referencial sobre el Manual de Correspondencia Combinada en Writer 2.0 versión Windows. Copyright (c) 2006 de Vielma (Consejo de Computación Académica ULA) Se concede permiso de copiar, distribuir o modificar este documento bajo los términos establecidos por la licencia de documentación de GNU, GFDL, Versión 1.2 publicada por la Free Software Foundation en los Estados Unidos, siempre que se coloquen secciones sin cambios o nuevos textos de portada o nuevos textos de cubierta final. Una copia de la licencia se incluye al final del documento en el capítulo GNU Free Documentation License. Me apegaré a esta licencia siempre que no contradiga los términos establecidos en la legislación correspondiente de la República Bolivariana de Venezuela. Según establece GFDL, se permite a cualquier modificar y redistribuir este material y el autor original confía que otros crean apropiado y provechoso hacerlo. Esto incluye traducciones, bien a otros lenguajes naturales o a otros medios electrónicos o no. A mi entender de GFDL, cualquiera puede extraer fragmentos de este texto y usarlos en un nuevo documento, siempre que el nuevo documento se acoja también a GFDL y sólo si mantienen los créditos correspondiente al autor original (tal como lo establece la licencia). Licensing This handbook contains both tutorial and reference information on features of Mail Merge on OpenOffice 2.0 Windows Copyright (c) 2006 de Vielma (Consejo de Computación Académica ULA- Mérida Venezuela)

3 3 Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License". Under the terms of the GFDL, anyone is allowed to modify and redistribute this material, and it is our hope that others will find it useful to do so. That includes translations, either to other natural languages, or to other computer source or output formats. In my interpretation of the GFDL, you may also extract text from this book for use in a new document, as long as the new document is also under the GFDL, and as long as proper credit is given (as provided for in license).

4 4 CORRESPONDENCIA COMBINADA Cuando al dirigir la misma carta a diferentes destinatarios podríamos hablar de la Correspondencia Combinada útil. Veamos el siguiente dibujo: Este dibujo muestra en forma de diagrama como una carta modelo es enviada a diferentes Facultades a un total de N facultades. La Combinación de la Correspondencia es una forma de utilizar campos para crear múltiples copias (personalizadas), en este ejemplo sería a diferentes facultades. El nombre en Ingles Mail Merge, proviene de la aplicación más común para esta técnica, consiste en dirigir la misma carta a diferentes destinatarios. Sin embargo, el mismo procedimiento se puede emplear para otros propósitos también, tales como personalizar un formulario, realizar diplomas de cursos etc.. La combinación de la Correspondencia es una de

5 5 las más útiles, y de la más complicadas también, por lo tanto se tratará de dar una explicación paso a paso en este manual.. En la versión 2.0, la combinación de la correspondencia se volvió más simple y novedad con la incorporación del Asistente al menú de herramientas. Partes de una Correspondencia Combinada: Requiere de Tres documentos distintos: A.Fuente de Datos: es una base de Datos, una hoja de cálculo ó una libreta de direcciones de Mozilla Thunderbird 1 B.- El documento fuente: Un documento hecho en Writer con los comandos de combinación añadidos en Menú-Insertar-Campos-Otros- Bases de Datos. C.- Los documentos de destino: Son aquellos documentos de Writer creados al ejecutar la función de combinación de correspondencia. Para que este manual sea un éxito hagamos los siguientes pasos: En mi pc, en disco C: \ crear una carpeta llamada gruponumero (El número de grupo que le corresponde). Ejemplo: C:\grupotres Dentro de la Carpeta que crearon, crea otra nueva llama Combinados. Entrar a Calc. Archivo-Nuevo-Hoja de Cálculo: 1.- Creamos una tabla en OpenOffice Calc de la siguiente manera: 1 Mozilla Thunderbird es un manejador de correos de fuente libre.

6 6 Nombre CI Dependencia León Briceño, Rafael Darío Auditoria Int. Altuve de Duerto, Ysabel Teresa Auditoria Int Angulo de Velásquez, Dora Alicia Auditoria Int Avila de Avila, Almida Rosa Auditoria Int Best de Silva, Angélica Beatriz Auditoria Int 1.1 Incorporar todos estos datos en la hoja de Cálculo. Lo guardamos como tabla1 en c:\gruponumero\combinados, al finalizar cerremos la ventana de Hoja de Cálculo. Acuérdese que los archivos de CALC se guardan como *.ods.

7 7 2.- Registramos una Fuente de Datos: 2.1 Abrimos un editor de Texto en Writer Inicio- Programas- OpenOffice 2.0 OpenOffice Writer. 2.2 Hacemos un modelo de carta tal y como lo muestra la figura siguiente:

8 8 Y se guarda como C:\gruponumero\combinado\carta 2.3 Debajo de Archivo le damos clic al icono Y seleccionamos Bases de Datos. Se nos abrirá una Ventana como muestra la figura siguiente:

9 9 Esto abre el asistente de base de datos 2, como nosotros creamos una tabla y la guardamos en el disco duro, entonces seleccionamos el botón conectar con una base de datos existente, aparecerá una lista desplegable, en este caso, el tipo de la fuente de datos se seleccionaría una hoja de cálculo, podemos seleccionar la que quiera (Libretas de direcciones de mozilla Thunderbird, Hojas de Cálculo y archivos de texto y archivos de Microsoft Office. Un archivo de texto se puede crear con un bloc de Notas ó un Word Pad, pero se necesitaría delimitadores especiales para designar filas y columnas. 2.4 Si usted no está familiarizado con la bases de datos y tiene menos de un millar de de registros, probablemente una hoja de cálculo Calc sea la mejor elección como fuente de datos. Se puede usar una hoja de cálculo 2 Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Conjunto de registros (unidades de información relevante) ordenados y clasificados para su posterior consulta, actualización o cualquier tarea de mantenimiento mediante aplicaciones específicas.

10 10 con una mayor cantidad de registros, pero se corre el riesgo de experimentar demoras significativas en la apertura y en la grabación del archivo. 2.5 Le damos clic a Siguiente para continuar. Ingrese la ruta de acceso a la fuente de datos. Haga clic en Examinar.. y busque en el disco C:\gruponumero\combinados\tabla1.ods, para seleccionar una hoja de Cálculo de OpenOffice.org. OpenOffice abrirá este archivo en modo de sólo lectura. Si tiene una contraseña por su seguridad, haga clic en el recuadro Contraseña requerida ó Password required. Haga clic en el botón siguiente para continuar.

11 11 Haga clic en el botón sí, registrar la base de datos para mi uso, seguido del botón Finalizar. Desactivamos la casilla donde dice Abrir la base de datos para editar. Inmediatamente muestra una ventana donde pide el nombre y la ruta para la nueva Base de Datos y haga clic en botón guardar. Ingrese un nombre y la ruta para la nueva base de datos y haga clic en el botón Guardar. En este caso seleccione la ruta C:\gruponumero\combinado\ y escribalo como nombre datos1. Listo, la nueva base de datos ha sido creada y está disponible para su uso.

12 Documento Fuente de Combinación de Correspondencia. 3.1 Mantenga activa la carta modelo (punto 1.2) la nombró carta1.odt Siga estos pasos: Seleccionar Ver Fuente de datos ó presionar la tecla F4, esto abre la ventana de fuentes de datos 3. 3 Una ventana de Fuente de Datos que se abre en el Area de la Barra de Herrramientas

13 13 Esta figura muestra una Fuente de Datos registrada en la ventana de edición de Writer. 3.2 Seleccionar Insertar-Campos-Otros-Base de Datos-Campos de Combinación de Correspondencia tal y como se muestra a continuación.

14 Darle doble clic a la base de datos llamada datos1, el desplegará una nueva lista tal y como se muestra en la figura siguiente: 3.4 Expandiendo la vista del árbol de la fuente de datos para visualizar los campos individuales seguidamente darle doble clic a la Hoja1, y debe aparecer la lista de los campos, ver figura siguiente: 3.5 Como usted observa, los campos de Nombre, CI y Dependencia aparecen desplegados en la figura anterior. De manera similar, para las libretas de direcciones de Mozilla 4, la tabla es la libreta de direcciones con nombres específicos. 3.6 Seleccione el campo que desee añadir al documento fuente Ubíquese con el cursor en la parte del documento modelo que realizó en el punto Sin importar qué campo se seleccione, notar que solamente será visible como un espacio con fondo gris. Por lo general, en este punto, aún no contiene información, ya que es solamente un indicador lugar. 4 Manejador de Correos

15 Repita todos los pasos hasta introducir todos los campos necesarios. En este punto, puede guardar el documento para usarlo en el futuro ó puede añadirles registros e imprimirlos. Si lo guarda, recuerde que el documento fuente necesita la fuente de datos original ó una similar, con los mismos campos para ser útil. Si va a utilizar el documento fuente con frecuencia, puede guardarlo como una plantilla usando el comando Archivo- Plantillas-Guardar 4.- Creamos un documento destino. Como lo dijimos anteriormente los documentos destinos son aquellos documentos de Writer creados al ejecutar la función de combinación de correspondencia. Estos documentos son impresos ó almacenados como archivos. Si va a imprimir a archivos coloque el documento fuente a una carpeta distinta. Todos estos documentos destinos irán a esta carpeta ( si usted tiene una base de datos de 15 personas de diferentes colegios, pues se le imprimirá a 15 diferentes archivos en esa carpeta). De esta forma se le hará mas fácil ubicarla después.

16 Le damos clic al botón Combinar Correspondencia (El que tiene un sobre y una carta), el nos abre un asistente para combinar correspondencia como lo muestra la figura: 4.2 Seleccionas el documento al que se basa la correspondencia combinada, dejando activa el circulo Usar el documento actual, darle clic a siguiente. 4.3 Seleccione el tipo de documento que deseo crear, en este caso carta, le damos clic a siguiente y si queremos crear un saludo le incorporamos un saludo, volvemos a hacerle clic, si desea obtener una vista previa del documento antes de imprimir la versión (La versión no tenía esta sección), damos clic a siguiente y luego el asistente procesará la generación de los documentos combinados.

17 En el paso 8, muestra la figura siguiente: Podrás obtener la opción de guardar el documento combinado (Recuerde que se le recomienda crear una carpeta en el paso que se explicó al principio para que el asistente le guarde los documentos combinados en el mismo). Si en el caso quiera imprimir los documentos combinados seleccionar la opción Imprimir documento combinado. Hay dos formas de guardar la configuración del documento combinado: Si selecciona Guardar como documento único el le guardará en un solo archivo todas los documentos combinados Si selecciona Guardar como documentos únicos el le guardará el numero de correspondencias combinadas en distintos archivos, uno a uno. Por ejemplo si usted tiene 15 facultades a quien le envía una carta de invitación, con esta selección usted tendrá como resultados 15 archivos

18 18 diferentes combinados. Si usted sigue estos pasos tal y como lo indica esta guía, podrá obtener resultados exitosos, si todavía tiene duda puede reportarlo a y gustosamente se le atenderá.

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