Servicio de Acreditación Ecuatoriano. Procedimiento Operativo

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1 Servicio de Acreditación Ecuatoriano P015 Organismo de AcreditaciónEcuatoriano R Verificación ECUAPASS Pág. 1/11 PO15 R Procedimiento Operativo VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD INGRESADOS AL SISTEMA ECUAPASS El presente documento se distribuye como copia no controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en la página web SAE, Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: DC DC DE L. Jácome M. Romo E. Ruiz Fecha: Fecha: Fecha:

2 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD REGISTRO EN ECUAPASS E INGRESO DE SOLICITUD VERIFICACIÓN DEL CERTIFICADO RAZONES PARA SUBSANAR LAS SOLICITUDES EN EL SISTEMA DE ECUAPASS RAZONES PARA LA NO APROBACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD RAZONES PARA SUSPENDER LA ACEPTACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD VERIFICACIÓN DEL ESTADO DE SOLICITUD NOTAS ACLARATORIAS REGISTROS ANEXOS Pág. 2 de 11

3 1. OBJETO Establecer el procedimiento que aplica el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), para la verificación de los certificados de conformidad de producto, certificados de inspección, certificado de materiales de referencia y/o reportes de ensayo ingresados al sistema de ECUAPASS para la importación de bienes sujetos a Reglamentos Técnicos Ecuatorianos. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica en la verificación por parte del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), de la validez y vigencia de todos los certificados de conformidad de producto, certificados de inspección, certificado de materiales de referencia y/o reportes de ensayo que ingresan al sistema ECUAPASS. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA En la realización de este procedimiento se han considerado los criterios y/o recomendaciones establecidas en los siguientes documentos: NTE INEN-ISO/IEC Evaluación de la conformidad Requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad Ley , publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 26 del jueves 22 de febrero del 2007, reformada mediante el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, publicado en el suplemento del Registro Oficial No. 351 del 29 de diciembre de Resolución No del Comité Interministerial de la Calidad Resolución No del Comité Interministerial de la Calidad Resolución Nº del Comité Interministerial de la Calidad "Marco general ecuatoriano para la Evaluación de la conformidad" y el "Manual de procedimientos previo a la nacionalización, comercialización y vigilancia en el mercado en todas sus etapas para los bienes producidos, importados y comercializados sujetos a reglamentación técnica ecuatoriana, publicados en el Registro Oficial No.4 del 30 de mayo del Que reforma la Resolución No. 001 con referencia a los productos no incluidos, casos de excepción y procedimiento. Marco General Ecuatoriano para la Importación de Muestras de Ensayos de Aptitud/Comparaciones Interlaboratorios y Materiales de Referencia Certificados para uso de Laboratorios o Centros de Investigación. Pág. 3 de 11

4 Resolución No del Comité Interministerial de la Calidad Que modifica a la Resolución No CIMC, Publicada en el Registro oficial Nº 4 de 30 de mayo DEFINICIONES Certificado de conformidad: Documento emitido de conformidad con las reglas de un sistema de Evaluación de la Conformidad en el que se declara que un producto debidamente identificado es conforme con un reglamento técnico o procedimiento de evaluación de la conformidad. Organismo de evaluación de la conformidad (OEC): Organismo que realiza servicios de Evaluación de la Conformidad. Puede ser un laboratorio, un organismo de inspección o un organismo de certificación. Organismo de acreditación: Organismo con autoridad que lleva a cabo la acreditación, es decir, la atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas de evaluación de la conformidad. En el Ecuador, el ente oficial de acreditación es el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE). Evaluación de la conformidad: Demostración de que se cumplen los requisitos especificados en documentos normativos (tales como reglamentos, normas y especificaciones técnicas) relativos a un producto, proceso, sistema, persona u organismo. Estas actividades pueden ser el ensayo o prueba, la inspección y la certificación. ECUAPASS: Sistema aduanero ecuatoriano que permite a los Operadores de Comercio Exterior realizar todas sus operaciones aduaneras de importación y exportación. El ECUAPASS está conformado por 10 módulos articulados, que permiten realizar todo trámite aduanero, uno de los cuales es el Portal de Comercio Exterior y Ventanilla Única Ecuatoriana. Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE): modulo del ECUAPASS que a través de una herramienta electrónica permite realizar la generación de la Declaración Juramentada de Origen (DJO), Certificado de Origen (CO) y todo tipo de licencia de importación, como registro sanitario, permisos y otros documentos de acompañamiento. Consularización: Acto de autenticación de cualquier documento legal realizado por la embajada o consulado del país de procedencia de dicho documento. Apostillado: Método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Es realizado entre los países miembros de la Convención de la Apostilla. NOTA: Para efectos prácticos, el SAE puede referirse en este documento como certificado de conformidad a un certificado de conformidad de producto, certificado de conformidad con un sistema de gestión, certificado de inspección y reporte o informe de ensayos, indistintamente. Aplica también a los certificados de materiales de referencia de acuerdo a la Resolución Nº CIMC Registro Oficial 291. Pág. 4 de 11

5 5. RESPONSABILIDADES Dirección de Certificación (DC): Administrar en el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE) los procesos de verificación de certificados de conformidad para importación de bienes, a través del sistema ECUAPASS, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Dirección Ejecutiva (DE): Disponer las políticas que aplica el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), para las actividades de verificación de certificados de conformidad para importación de bienes. Aprobar este procedimiento. Dirección de Gestión de Calidad (DGC): Controlar el documento, revisarlo, difundirlo una vez aprobado. Directores de Área (DA): Responsable del control y cumplimiento de este documento y la revisión y/o modificaciones que se puedan generar. Personal técnico y administrativo del SAE, importadores y usuarios del ECUAPASS: Conocer y cumplir con lo establecido en este documento en el proceso de verificación de certificados de conformidad. 6. VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD 6.1. Registro en ECUAPASS e ingreso de solicitud El proceso inicia con el ingreso de la solicitud por parte del importador en el sistema ECUAPASS a través de la página web portal.aduana.gob.ec. Para ello el importador debe estar registrado y haber obtenido la firma electrónica (token) en las entidades autorizadas para el efecto, como son el Banco Central de Ecuador o la empresa Data Security. El importador ingresa al sistema ECUAPASS usando su nombre de usuario y contraseña, otorgados por el propio sistema, luego de esto procede al ingreso de la solicitud, en el enlace de la Ventanilla Única Ecuatoriana. Pág. 5 de 11

6 Para la elaboración y registro de la solicitud, en la barra de menú ingresa a Elaboración de solicitud /Documentos de Soporte /Listado de Documentos de Soporte. Escoge la Institución [SAE] Servicio de Acreditación Ecuatoriano y da clic en consultar. Al seleccionar en la información Resultado OAE se activa la barra inferior y da clic en Solicitar. El importador procede a ingresar los datos de su solicitud en los campos obligatorios requeridos por el sistema ECUAPASS. Luego se adjunta el certificado de conformidad y procede a su envío dando clic en Traer. El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), recibe la información de la solicitud e impone la tasa para que sea cancelada por el importador en los bancos autorizados, los cuales están detallados en la orden de pago de tasas que el importador obtiene en el mismo sistema ECUAPASS. La vigencia de la papeleta tiene una validez máxima de 8 días una vez efectuado el depósito, transcurrido ese tiempo debe realizarse un nuevo pago. Pág. 6 de 11

7 El importador debe subir la orden de pago y el comprobante de depósito en el link enviado a su correo electrónico para el efecto Una vez llenos los campos solicitados dar clic en Enviar. El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), recibe los documentos de pago y procede a su revisión, confirma el pago y luego continúa con la revisión del certificado de conformidad Verificación del certificado El área de Certificación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), valida el certificado de conformidad para lo cual realiza las siguientes actividades: a) Verificar la vigencia y el alcance de la acreditación del Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC), que emite el certificado, en el sitio web del organismo acreditador correspondiente. b) Comprobar que los certificados de conformidad hagan referencia a un documento normativo y al producto objeto de la solicitud, información que debe ser coherente con lo indicado en el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad. c) Verificar la validez de los certificados de conformidad (certificados de conformidad de producto o certificados de inspección o certificado de materiales de referencia y/o reportes de ensayo); a través de la información pública disponible en las páginas web de los Organismos Evaluadores de la Conformidad (OECs) o entidades rectoras en los países de origen, en el caso de que la información no esté disponible a través de los medios antes indicados el SAE no podrá verificar la validez del certificado de conformidad. Es responsabilidad del importador gestionar ante el OEC la publicación de los certificados de conformidad. NOTA: Los certificados apostillados podrán seguir siendo utilizados hasta el 1 de diciembre del 2014, fecha de ingreso de la solicitud al Sistema ECUAPASS, transcurrido esta fecha se aplicará el literal c). Pág. 7 de 11

8 d) Los certificados deben estar emitidos en idioma español. Si se encuentra en un idioma diferente al español debe ir acompañado por una traducción al español certificada (declaración juramentada o reconocimiento de firmas). e) Cuando sea necesario, el importador será el responsable de realizar las consultas internacionales pertinentes para demostrar la veracidad de los documentos y salvar las dudas o inconsistencias relacionadas con la validez o alcance de los certificados de conformidad. El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), dará respuesta al trámite del solicitante en un tiempo no mayor a 5 días hábiles, una vez que el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), solicita al importador se haga la consulta internacionales. f) El importador deberá subir el certificado de conformidad a través de un solo archivo formato PDF utilizando un solo anexo del ecuapass. Si se cumplen los literales mencionados anteriormente la solicitud será aprobada Razones para subsanar las solicitudes en el sistema de ecuapass. Cuando en el detalle del ingreso de la solicitud se registra un nombre del producto diferente al que menciona en el certificado de conformidad. Cuando la documentación no esté completa Cuando el documento no corresponda a lo establecido en las Resoluciones o reglamentos técnicos vigentes. Cuando la traducción no esté completa. Cuando no se detalla correctamente los países de origen Cuando el documento sea ilegible Cuando el certificado no sea entregado en el idioma español o no se haya anexado una traducción certificada (declaración juramentada o reconocimiento de firmas), si el certificado esta en un idioma diferente al español Razones para la no aprobación de certificados de conformidad El área de Certificación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), no aprobará los certificados de conformidad en los siguientes casos: a) Cuando los certificados de conformidad sean emitidos por un Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC) que no se encuentre acreditado por una entidad reconocida por el OAE, dentro de los acuerdos de reconocimiento mutuo suscritos por este organismo. b) Cuando el certificado de conformidad no esté vigente. c) Cuando el certificado de conformidad (certificados de conformidad de producto, certificados de inspección, certificado de materiales de referencia y/o reportes de ensayo) no se encuentren disponibles en las páginas web de los Organismos Evaluadores de la Conformidad (OECs). Pág. 8 de 11

9 d) Cuando la acreditación del Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC), no esté vigente. e) Cuando el producto y/o el documento normativo indicado en el certificado de conformidad no coincidan con lo señalado en el alcance de acreditación otorgada al Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC). f) Cuando la información publicada en la página web del Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC) no corresponde a la detallada en el certificado presentado. g) En los casos en los que exista evidencia que ponga en duda los resultados emitidos por el OEC o estos hayan sido cuestionados por autoridades de control. h) Cuando se detecten adulteraciones en los certificados de conformidad. En los casos e), f), g) y h) adicionalmente, la información relevante será remitida a la Subsecretaría de la Calidad a fin de que se inicien las investigaciones respectivas de acuerdo a lo que establece el Art. 52 y siguientes de la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. (1) 6.5. Razones para suspender la aceptación de los certificados de conformidad El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), podrá suspender temporal o definitivamente la aceptación de los certificados de conformidad en los siguientes casos. a) En los casos en que exista duda razonable de adulteración de los certificados de conformidad, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE) suspenderá la probación de los certificados hasta que el importador presente los justificativos de descargo suficientes. b) En los casos en los que exista evidencia suficiente de adulteración de documentos, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal aplicable, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE) suspenderá de forma definitiva la aprobación de los certificados para el importador. c) Cuando existan denuncias o quejas emitidas por el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), ante un organismo de evaluación de la conformidad y/o un organismo acreditador, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), suspenderá el reconocimiento de la acreditación otorgada al organismo evaluador de la conformidad, y por tanto de sus certificaciones, hasta obtener respuesta satisfactoria, conforme a los requisitos establecidos en las normas de acreditación aplicables, que permita solventar dichas denuncias o quejas. Así mismo, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), podrá dejar de reconocer las acreditaciones dadas por el organismo de acreditación que no haya actuado acorde a los principios antes mencionados. 6.6 Verificación del estado de solicitud El importador podrá verificar el estado de su solicitud a través del Sistema de Ecuapass. (1) Sistema Ecuatoriano de la Calidad Título IV DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES CAPÍTULO I DE LAS INFRACCIONES. Art. 52. Determinación de sanciones. Pág. 9 de 11

10 Para la verificación del estado debe ingresar a Proceso de solicitud, en la barra funciones de conveniencia/ actualidad de procesamiento de solicitud (usuario)/ ingresar el número de solicitud y dar clic en consultar. Estados de la solicitud: Solicitud receptada.- Significa que ingresó al sistema de Ecuapass Pago Autorizado.-Se ha generado la tasa pendiente de pago Pago Confirmado.- El área financiera ha revisado su pago y ha sido aprobado Solicitud receptada.- Su solicitud será revisada por el técnico que es asignado aleatoriamente en el sistema. Subsanación Requerida.- En caso de que aplique el técnico le solicitará que efectué algún cambio. Subsanación enviada.-cuando el importador realiza el cambio solicitado y lo envía nuevamente al técnico Solicitud Aprobada o Negada.- Cuando la solicitud fue revisada y el trámite ha finalizado 6.7 Notas aclaratorias Los reportes de ensayo que se encuentran en un idioma diferente al español deben ir acompañados por una traducción al español certificada (declaración juramentada o reconocimiento de firmas) de la carátula y de la información relevante del cliente, del emisor y las normas aplicadas en los ensayos realizados. El Servicio Ecuatoriano de Acreditación (SAE), publicará en su página web un registro de los certificados de conformidad que ha aprobado, señalando el nombre del organismo de evaluación de la conformidad emisor del certificado, nombre del organismo acreditador, norma o reglamento técnico, país de origen del organismo de certificación y nombre del producto. Pág. 10 de 11

11 Adición Supresión Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE El Servicio Ecuatoriano de Acreditación (SAE), no garantiza que la normativa con la cual se emite el certificado de conformidad es equivalente a la ecuatoriana, exigida a través del reglamento técnico aplicable. Esta actividad es facultativa del Instituto Ecuatoriano de Normalización y es responsabilidad del importador asegurar a través de las autoridades competentes la equivalencia de las normativas. Es obligación del importador informarse sobre las disposiciones regulatorias establecidas, a través de las páginas web de las instituciones que forman parte del Sistema Ecuapass o de su participación en charlas de difusión realizadas por estas instituciones. 7 REGISTROS Registros existentes en el sistema ECUAPASS. 8 ANEXOS Sin anexos fin del documento Control de Cambios Fecha Revisión Modificaciones R01 Localización del cambio (artículo, numeral, etc.) Contenido Modificado Cambio de denominación de Organismo de Acreditación Ecuatoriano (OAE) a Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE). Se cambia la página web por 1, 2 X Se incluye certificados de materiales de referencia 3 X 6.1 X X 6.2. c), e), f) X x Ver texto Se incluye las Resoluciones Nº y N del Comité Interministerial de la Calidad Se indica que la papeleta tiene una validez máxima de 8 días una vez efectuado el depósito. 6.3 x Razones para subsanar las solicitudes en el sistema de ecuapass. Ver texto 6.4 c) x Ver texto 6.4 x x Ver texto 6.5 x x Razones para suspender la aceptación de los certificados de conformidad. Ver texto 6.6 x Verificación del estado de solicitud. Ver texto 6.7 x Ver texto Pág. 11 de 11

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