Guía Básica de Redes para pequeñas empresas. Una guía de negocios de 2 a 50 computadoras.

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1 Guía Básica de Redes para pequeñas empresas Una guía de negocios de 2 a 50 computadoras.

2 1 Qué hace un servidor por su negocio? Utilizar un solo equipo central, o servidor, para vincular todos sus PCs proporciona cuatro benefi cios principales: ELEVA LA PRODUCTIVIDAD Y LA EFICIENCIA Almacenar archivos en una ubicación central ahorra a todas las personas tiempo y esfuerzo. Sus empleados no tendrán que averiguar quién está utilizando en ese momento un documento en particular, y no tendrán que enviar mensajes por correo electrónico para solicitar copias. Con un servidor, usted accede a los archivos necesarios de inmediato y también administra proyectos de colaboración de manera mucho más efi ciente. Cuando alguna persona actualiza un archivo, la nueva información está disponible al instante para todo el equipo. AHORRA DINERO Con frecuencia, el costo de completar tareas específi cas disminuye cuando un negocio empieza a utilizar un servidor. Sencillamente requiere menos tiempo para realizar algunas tareas. De acuerdo a una encuesta publicada por Forbes.com (ver página 6), estos ahorros pagan el costo del software, así como el del hardware, la instalación y el soporte, en un promedio de cinco meses. AYUDA A PROTEGER LA INFORMACIÓN DEL CLIENTE Y LOS DATOS DE LA EMPRESA La seguridad es esencial para cualquier empresa que esté conectada a Internet. El servidor incluye funciones integradas que ayudan a proteger su sistema contra intrusos no deseados. Además, los respaldos automáticos ayudan a proteger sus datos en caso de una falla de energía o de algún error humano. LE PERMITE TRABAJAR EN EL CAMINO El acceso remoto le permite conectarse fácilmente a su servidor y a sus PCs de escritorio conectados al servidor desde cualquier PC con acceso a Internet. Ya sea que esté utilizando PCs portátiles en el camino o su PC del hogar, usted contará con acceso a su correo electrónico, programas y archivos, exactamente como si se encontrara en la ofi cina. Es sencillo hacerlo y cuenta con una seguridad integrada.

3 2 Introducción a las redes DE IGUAL A IGUAL: LA RED MÁS BÁSICA La manera más sencilla de conectar a varios usuarios se denomina red de igual a igual, la cual vincula una serie de PCs a través de cables. Este tipo de red permite que los usuarios compartan impresoras e intercambien archivos. Sin embargo, no existe un depósito centralizado de datos ni protecciones de seguridad; sus PCs necesitan estar cerca unos de otros; y todos los PCs tienen que estar encendidos. Una red de igual a igual suele reducir la velocidad cuando se conectan más de cinco PCs. REDES CLIENTE/SERVIDOR: AMPLÍE SUS CAPACIDADES Una red cliente/servidor utiliza un solo equipo sólido (el servidor) como el concentrador central que conecta todos los equipos de sus empleados. El servidor está diseñado para administrar de manera más efi ciente y segura las tareas como el uso compartido de archivos, el procesamiento de impresiones y la administración de correos electrónicos y de la red. Los clientes son PCs de escritorio individuales, PCs portátiles o dispositivos remotos. Al mejorar los recursos de su red cliente/servidor y utilizar Internet y la tecnología inalámbrica, las empresas logran grandes avances en la manera en que trabajan sus empleados. Utilizar el número más pequeño de impresoras localizadas estratégicamente y distribuir los faxes de manera electrónica genera una reducción en los costos de hardware y eleva la productividad. La capacidad de conectar a todas las personas a Internet desde un solo punto es tanto redituable como seguro. Al mismo tiempo, la red conecta a las empresas con recursos globales y proporciona un alcance potencialmente ilimitado, con una presencia en línea que pueda competir fácilmente con compañías mucho más grandes.

4 3 Lo que debe saber acerca de las redes cliente/servidor ALMACENAMIENTO CENTRAL DE DATOS El utilizar un servidor fomenta una efi ciencia superior en toda su empresa. Por ejemplo, almacenar archivos en el servidor y no en el disco duro de cada persona, reduce la necesidad de que los empleados respalden los archivos individualmente, ya que el servidor automáticamente ejecuta losrespaldos programados en todo el sistema. El almacenamiento centralizado de datos también facilita en gran medida que otros empleados accedan a documentos y trabajen en conjunto en proyectos de colaboración. Por último, una gran variedad de aplicaciones de negocios o programas, como de contabilidad, planeación de negocios y software de administración de contactos, trabajan en conjunto con una base de datos centralizada. IMPRESIONES, FAXES Y ACCESO A INTERNET COMPARTIDOS La tecnología del servidor también le permite reducir el número de impresoras y máquinas para enviar los faxes que necesite. Automáticamente, el servidor envía los trabajos de impresión a su impresora central; los faxes entrantes se digitalizan y entregan directamente al PC de cada persona. Una sola conexión a Internet compartida elimina la necesidad de contar con una conexión de módem o DSL y con diversas confi guraciones. Administrar una sola cuenta es mucho más sencillo y las funciones de supervisión del servidor le permiten dar seguimiento y controlar el uso interno de Internet. SEGURIDAD Las redes cliente/servidor mejoran la seguridad al limitar a su compañía a un solo punto de contacto para acceder a Internet. Un servidor de seguridad le ayuda a proteger su negocio contra piratas informáticos y virus. La capacidad de fi ltrar los correos electrónicos no deseados es otro benefi cio. Las confi guraciones de seguridad le permiten establecer los niveles adecuados de acceso para los empleados, proveedores o clientes que acceden al sistema de manera remota.

5 4 CORREOS ELECTRÓNICOS Y PROGRAMAS Si bien es posible contratar un servicio externo para utilizar el correo electrónico de un Proveedor de servicios de Internet, existen algunas ventajas importantes de albergar su propio sistema para correos electrónicos. Todas las direcciones de sus empleados contendrán el nombre de su compañía como parte de su dirección electrónica, para que todos los comunicados reafi rmen su marca. Además, el correo electrónico albergado también incluye herramientas como calendarios y programas. ACCESO REMOTO El acceso remoto le permite a usted o a cualquier empleado iniciar sesión en la red de la compañía, utilizando ya sea su propio PC portátil o cualquier otro PC disponible. Al utilizar un procedimiento seguro para inicio de sesión, usted obtiene acceso a una pantalla que se ve exactamente igual que su escritorio. Usted lo utiliza mientras se encuentra de viaje o para conectar a los empleados que trabajan en ofi cinas remotas. Los dispositivos móviles incluyen teléfonos celulares habilitados por el Web y asistentes digitales personales. Los empleados que utilizan estos dispositivos acceden a su correo electrónico y calendarios a su conveniencia mientras se encuentran fuera de la ofi cina. Los dispositivos móviles incluyen teléfonos celulares habilitados en Web y asistentes personales digitales. Los empleados que utilizan estos dispositivos pueden acceder a su correo electrónico y calendarios a su voluntad, mientras se encuentran fuera de la ofi cina. INTRANETS Una intranet es un sitio Web al que sólo acceden los usuarios autorizados dentro de un dominio. Por lo general, la Intranet de una compañía contiene documentos comerciales como contratos, listas de precios y productos, presupuestos y devoluciones de impuestos, así como materiales de marketing y trabajos en progreso. Usted otorga el acceso a usuarios específi cos dentro de su compañía. ADMINISTRACIÓN DE UNA RED La administración de las redes cliente/servidor actuales es sencilla y económica. Se recomienda el uso de un consultor para la confi guración inicial, pero las tareas de rutina (como agregar un usuario con licencia o recuperar documentos perdidos) son fáciles de realizar en el hogar. El sistema se supervisa continuamente a sí mismo y emite informes regulares sobre el estado de la red y el uso del sistema, con alertas automáticas por correo electrónico en caso de que haya algún problema. CRECIMIENTO La fl exibilidad se refi ere a la capacidad de que un sistema responda y trabaje conforme crece el número de usuarios. La fl exibilidad es una de las fortalezas más importantes de las redes cliente/servidor, ya que usted simplemente agrega otro servidor cuando es necesario. Está experimentando un crecimiento rápido? Actualizar a un sistema más sólido es posiblemente la solución. Es por esto que una buena idea es considerar su ruta de migración para administrar el crecimiento de su empresa y sus necesidades de tecnología.

6 5 Avances para negocios en cuatro áreas clave LOS RECURSOS COMPARTIDOS HACEN QUE SU NEGOCIO SEA MÁS PRODUCTIVO La mayoría de los empresarios experimentan presiones constantes que requieren que ejecuten tareas de manera rápida y confi able, pero sin invertir una gran cantidad de dinero. Por ejemplo, encontrar la versión más actualizada de un contrato, enviar un fax con la nueva lista de precios a todos sus clientes o programar una reunión importante. Microsoft Windows Small Business Server 2003 le ayuda a conseguir un lugar de trabajo más productivo. Usted y sus empleados comparten información puntual y efi cazmente, y estas mejoras fortalecen la relación con sus clientes. Con Windows Small Business Server 2003, todas las personas en su compañía coordinan sus programas, descargan archivos y administran e integran documentos y proyectos desde una ubicación central. Usted crea su propio sitio Web interno, lo cual permite que los empleados compartan bibliotecas de documentos, anuncios, eventos y vínculos. Es poco probable que los detalles clave se pierdan, ya que se integran y almacenan con una mayor facilidad. Usted o un equipo se reúnen electrónicamente para encargarse de la cuenta de un cliente, del presupuesto o de una licitación, todo a través de Windows SharePoint Services. Las herramientas de colaboración de Windows Small Business Server 2003 revolucionan los procesos de su área de trabajo y le permiten obtener un mayor valor de sus PCs. Con tantas tareas de rutina automatizadas, y tantas maneras de agilizar las comunicaciones y de administrar los esfuerzos de un equipo, su compañía cosecha grandes ganancias en productividad. LA SEGURIDAD MEJORADA LE PERMITE ENFOCARSE EN SU EMPRESA Windows Small Business Server 2003 está integrado en Windows Server 2003, el sistema operativo de red más seguro y confi able que Microsoft haya ofrecido al mercado. Usted podrá respaldar de manera más segura su información y proteger su sistema contra virus, exposiciones a correos no deseados y a accesos no autorizados. Una vez que se ejecuta, las herramientas de supervisión y capacidades de respaldo del sistema de Windows Small Business Server 2003 funcionan de manera automática. Para protegerse contra la pérdida de información, las confi guraciones predeterminadas respaldarán todos los archivos de sus empleados. Una función denominada Instantáneas de volumen incluso restaura los archivos que se eliminaron o se sobrescribieron por accidente. Además, sus empleados cuentan con la capacidad de recuperar esos archivos ellos mismos. Muchas funciones de seguridad de Windows Small Business Server 2003 están completamente automatizadas. Un servidor de seguridad interno le ayuda a protegerse contra intrusos inoportunos de Internet. Los controles del correo electrónico no deseado dejan fuera a las personas que envían este tipo de correos ya conocidos y elimina los archivos adjuntos peligrosos que llegan por correo electrónico. Las políticas de restricción de software impiden que se realicen instalaciones no aprobadas, lo que ayuda a proteger sus sistemas contra virus.

7 6 Windows Small Business Server 2003 ayuda a que sus operaciones se realicen sin problemas, con confi anza y de manera más segura para que usted pueda seguir trabajando. EL ACCESO REMOTO LO MANTIENE CONECTADO Y LE PROPORCIONA EL CONTROL Windows Small Business Server 2003 facilita que usted y sus empleados trabajen de manera remota. Simplemente inicie sesión utilizando cualquier PC conectado a Internet y en unos cuantos minutos contará con acceso completo al PC de su ofi cina. Cuando se encuentre de viaje o trabaje desde una ubicación remota, reciba y responda correos electrónicos, actualice su programa y mantenga el impulso en un trabajo en progreso. Nunca tendrá que preocuparse por olvidar un documento clave. Lo mejor de todo es que ni siquiera tiene que cargar su PC portátil para acceder a su Área de trabajo Web remota. Usted utiliza su PC local que cuenta con una conexión a Internet, o recibe correos electrónicos y actualizaciones programadas a través de dispositivos móviles como Smartphones o PDAs. Con las funciones de acceso remoto de Windows Small Business Server 2003 usted cuenta con un mayor control, incluso cuando no se encuentra en la ofi cina. AGREGA UN VALOR EXCEPCIONAL A SU NEGOCIO La última prueba para cualquier inversión en su negocio es qué tanto valor agrega en realidad. La tecnología permite que su negocio sea más efi ciente? La respuesta es un Sí defi nitivo, de acuerdo con el ROI directo de la caja para las pequeñas empresas, una encuesta que se realizó entre 25 usuarios de Windows Small Business Server 2003 publicada por Forbes. com. Las empresas que participaron en la encuesta indicaron que Windows Small Business Server 2003 eleva la productividad de sus empleados en un 20%, como resultado de la capacidad de encontrar y compartir documentos con facilidad, colaborar en proyectos, automatizar muchas tareas rutinarias y acceder al área de trabajo de manera remota. Más aún, estas ganancias se generan con un costo inicial bajo, para que los retornos en las inversiones puedan ser dramáticas, en promedio de cerca del 1000%. Los usuarios de Windows Small Business Server 2003 recuperan su inversión total, la cual incluye software, hardware, instalación y soporte, en un promedio de cinco meses. En pocas palabras, Los propietarios de las pequeñas empresas recuperan con una gran velocidad sus inversiones y consiguen enormes benefi cios. Acceda al texto completo del informe en: ( en Inglés)

8 7 PERFIL DEL CLIENTE Giro: Compañía de renovación de baños Establecido en: 1996 Empleados: 23 Ubicación: Wilmington, DE 2 Days Bath LA MIGRACIÓN DE IGUAL A IGUAL REVITALIZA LOS PROCESOS DE NEGOCIOS PARA 2 DAYS BATH Desde que se fundó en 1996, 2 Days Bath experimentó un crecimiento de dos dígitos, y sus operaciones cotidianas y procesos de comunicación necesitaban una renovación extrema. Su promesa de brindar un servicio, para completar la renovación de un baño en dos días o menos resultaba muy atractiva para los clientes. Sin embargo, la red de igual a igual de la compañía no se podía mantener al ritmo de las demandas de esta compañía. 2 Days Bath experimentaba interrupciones y ralentizaciones del sistema, y su red no soportaba el uso compartido de los documentos que necesitaban para coordinar los esfuerzos en los proyectos de renovación. Literalmente administrábamos algunas de nuestras tareas con notas adhesivas adjuntas a la solicitud de trabajo original, indica Jodi Wahlund, Presidente de 2 Days Bath. Los comunicados básicos entre la administración, ventas, instaladores y clientes eran desorganizados. El primer paso para revitalizar 2 Days Bath fue crear un entorno de operación más estable y seguro al implementar Windows Small Business Server 2003 para conectar a la red sus 15 PCs de escritorio. El servidor proporcionaba a la compañía una plataforma estable para el uso compartido de archivos y el acceso remoto. Los vendedores ahora cuentan con acceso completo a la información de ventas, productos y calendarios cuando se encuentran en el campo. Las Áreas de documentos permiten que los equipos de administración, ventas e instalación de la compañía cuenten con un depósito centralizado basado en el Web de documentos comerciales clave como listas de precios, descripciones de productos, así como detalles y bibliotecas de imágenes para ayudar a que la administración de las tareas sea más efi ciente. En toda la compañía, las comunicaciones se han mejorado en gran medida. Wahlund calcula que ella y su esposo y socio, Andy, podrán elevar las ventas durante el siguiente año a cerca de US$1.5 millones y que también elevarán los márgenes de ganancia de 2 Days Bath. Además, las nuevas capacidades de acceso remoto de Wahlund han tenido un dramático efecto en sus vidas personales ahora acceden a su red desde su hogar y pasan más tiempo con su familia. Resulta difícil expresar el valor y el impacto personal de contar con acceso a mi red desde el hogar. Puedo mover mis programas laborales para cumplir con las necesidades de mi familia. Después de seis años de hacer malabares con mis actividades, ahora he recuperado una parte importante de mi familia. Jodi Wahlund Presidente de 2 Days Bath

9 8 PERFIL DEL CLIENTE Giro: Prácticas pediátricas Establecido en: 2003 Empleados: 7 Ubicación: Beachwood, OH Advanced Pediatrics LAS GANANCIAS EN EFICIENCIA AYUDA QUE ADVANCED PEDIATRICS OFREZCA UN CUIDADO DE PACIENTES EXCEPCIONAL Los doctores Arthur Lavin y M. Stacia Dearmin lanzaron su práctica pediátrica en enero de 2003 con la meta de proporcionar el nivel más alto de cuidado a los pacientes. Enfocaron su experiencia anterior en la práctica de medicina para remediar las barreras en lo que deseaban lograr. Imagine una situación en donde cada paciente crea otra capa de papeles en un escritorio, indica el Dr. Lavin. Ahora imagine la difi cultad de recuperar información rápidamente cuando tiene que dar seguimiento a 2500 personas diferentes. Entre las prioridades de la Lista de metas de Dearmin y Lavin se encontraba contar con un acceso completo a los registros, un sistema que soportara la comunicación entre ofi cinas y la capacidad de mantenerse conectados con sus pacientes y sus registros, cuando tuvieran que expedir una receta fuera de horas hábiles. Lavin y Dearmin se enfocaron en la tecnología como el medio para cuidar a sus pacientes de manera más completa. Windows Small Business Server 2003 ha sido el habilitador central en ese proceso. Su nuevo servidor permite que las personas que se encargan del cuidado de la salud de Advanced Pediatrics cuenten con acceso las 24 horas al día a los registros de los pacientes, lo que les ayuda a asistirlos fuera de horas hábiles mejor y más rápido. Además, las nuevas herramientas de colaboración ayudaron a que el personal almacenara y comunicara información crucial de manera más efi ciente. Ambos doctores utilizaron los programas para toma de notas de Microsoft Offi ce OneNote 2003 en sus Tablet PCs para registrar, organizar y volver a utilizar las notas de manera electrónica. Estas notas, junto con otro tipo de información del cliente, las notas de las reuniones, calendarios, boletines informativos, presentaciones y faxes se comparten entre todo el equipo mediante el uso de Windows Small Business Server 2003 y Windows SharePoint Services. El sitio se ha convertido en una fuente central de documentos y archivos compartidos. Lavin indica que la solución de la clínica se combina para reducir las necesidades del personal en dos tercios en comparación con la práctica médica tradicional basada en papel, lo que genera ahorros anuales por más de US$60 mil. Necesitábamos una oficina que se administrara de manera más eficiente para poder ofrecer la calidad de cuidado que buscábamos en nuestra práctica, y buscamos que la tecnología nos ayudara a cumplir esa meta. Dra. Stacia Dearmin. Cofundadora de Advanced Pediatrics

10 9 PERFIL DEL CLIENTE Giro: Servicios no lucrativos de calidad de vida y desarrollo económico para SW Minnesota Personal: Combinado, 27 Ofi cina matriz: Slayton, MN Southwest Regional Development Commission DOS ORGANIZACIONES NO LUCRATIVAS DE MINNESOTA UNIERON SUS FUERZAS PARA ASEGURAR SUS DATOS Y ELEVAR SU RENDIMIENTO Southwest Regional Development Comisión (Comisión de Desarrollo Regional del Suroeste) y Southwest Minnesota Housing Partnership (Sociedad de albergues del suroeste de Minnesota) comparten una visión de espacio de ofi cinas para el desarrollo regional de la comunidad, y un servidor. Ambas organizaciones se enfrentaban a problemas con la seguridad y tenían que utilizar herramientas de colaboración inadecuadas que su servidor Novell Netware no solucionaba. No contaban con una dirección de Internet dedicada ni con la protección de un servidor de seguridad. No podían separar las listas de distribución de correos electrónicos para cada negocio ni tampoco podían compartir la visión de las carpetas y calendarios para poder coordinar sus equipos. Los datos se distribuyen en todas sus PCs de escritorio debido a la falta de un espacio en un servidor disponible. Implementar Windows Small Business Server 2003 resolvió una gran cantidad de problemas de manera segura para ambas organizaciones, y mejoró la habilidad de los empleados para trabajar como un equipo. Ahora, cuentan con una manera más segura de centralizar y mantener sus bases de datos. Con el servidor protegido por un servidor de seguridad, el correo electrónico es más seguro y todos los mensajes de correo electrónico se analizan para detectar correos electrónicos no deseados y virus. Cada organización cuenta con una lista de distribución de correos electrónicos individual, junto con calendarios compartidos y carpetas públicas. Esta comunidad de socios de negocios ahora cuenta con un servidor con un amplio espacio de almacenamiento disponible para necesidades futuras. Los miembros del equipo acceden a su correo electrónico o archivos de datos compartidos directamente desde cualquier ubicación remota con Internet. Iniciar sesión es sencillo y más seguro, lo que les proporciona la libertad para trabajar fuera de la ofi cina. Su base de datos controlada por un servidor asegura el respaldo completo de datos diarios, lo cual ha permitido que el personal acceda a la base de datos sin tener una baja en el rendimiento. Migrar a Windows Small Business Server 2003 permitió que ambas organizaciones lograran una seguridad mejorada y un acceso más productivo a la información. Sus esfuerzos por servir colectivamente a los 14 condados de Minnesota ahora están totalmente respaldados por su tecnología. Al ser una agencia de planeación regional que se involucra con problemas de todo el estado, nuestro personal con frecuencia tenía que salir de la oficina. Nuestro nuevo servidor nos proporciona un medio seguro para acceder a nuestro sistema de manera remota, lo que nos permite acceder a los recursos de nuestra oficina mientras nos encontramos de viaje, lo cual eleva nuestra productividad mientras nos encontramos en el camino. P A G I Jay Trusty Director Ejecutivo Southwest Regional Development Comission

11 Las evaluaciones de los medios independientes le otorgan una alta puntuación a Windows Small Business Server PC Magazine galardonó a Windows Small Business Server 2003 como el Mejor del programa Comdex (19 de noviembre de 2003) y eso dio pie a que se le califi cara como la mejor red para la pequeña empresa en general (3 de febrero de 2004). Si desea un sistema que ofrezca todas las funciones que se encuentran en cualquier red empresarial y una ruta de actualización que acompañará al crecimiento de su propia empresa, entonces SBS 2003 es la elección adecuada para usted. Oliver Kaven, PC Magazine CRN: Newsweekly for Builders of Technology Solutions indica que Windows Small Business Server 2003 consiguió el respeto de la industria al ser un sistema sólido. Microsoft ha demostrado que SBS 2003 es la mejor opción de su reconocida línea de productos Small Business Server. Frank Ohlhorst, CRN Windows y.net Magazine se enfocan en la facilidad de uso y lo adecuado que resulta el producto para todos los tipos de la pequeña empresa. Windows Small Business Server 2003 es defi nitivamente un ganador [SBS] es el punto de inicio perfecto para prácticamente cualquier negocio, ya que es muy fácil de instalar y de usar. Paul Thurrott, Windows &.NET Magazine P A G I 1 0

12 Para mas detalles visite: The information contained in this document represents the current view of Microsoft Corporation on the issues discussed as of the date of publication. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information presented after the date of publication. This document is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS DOCUMENT Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, OneNote, Outlook, SharePoint, Windows, and Windows Server, are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners.